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Normes courriers

Ce document établit des normes pour la présentation de documents commerciaux et administratifs dans le cadre de la formation continue du personnel de l'enseignement secondaire, en s'appuyant sur les directives de la norme NBN Z01-002. Il aborde des aspects tels que la présentation des chiffres, des lettres, et des formats de documents, tout en visant à garantir une présentation cohérente et esthétique. L'objectif est d'uniformiser les pratiques au sein des établissements de l'enseignement libre subsidiés par la communauté française.

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......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 Présentation de documents commerciaux et administratifs selon la norme NBN Z01-002
......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION ......................................................................................................................................4 PREMIERE PARTIE: NORMES GÉNÉRALES.......................................................................................5 1 CHIFFRES ET NOMBRES ..........................................................................................................5 1.1 Présentation des nombres................................................................................5 1.2 Signe décimal ...................................................................................................5 1.3 Opérations arithmétiques (additions et soustractions) ......................................5 1.4 Indication du temps...........................................................................................6 1.5 Codes postaux..................................................................................................6 1.5.1 Code national et numéro de boîte postale...................................................................................................................6 1.5.2 Code international .......................................................................................................................................................6 1.6 Numéro de maison ...........................................................................................7 1.7 Numéro de téléphone, de fax et de Gsm ..........................................................7 1.7.1 Numéros nationaux .....................................................................................................................................................7 1.7.2 Numéros internationaux ..............................................................................................................................................8 1.8 Numéro de compte en banque .........................................................................8 1.9 Numéro d'entreprise .........................................................................................9 2 CODES ET UNITÉS MONÉTAIRES............................................................................................9 3 ABRÉVIATIONS........................................................................................................................10 4 COURRIEL (e-mail)...................................................................................................................11 5 DATE.........................................................................................................................................11 6 RÈGLES D'ESPACEMENT.......................................................................................................12 6.1 Signes de lecture............................................................................................12 6.2 Signes lexicaux...............................................................................................13 6.3 Signes mathématiques et scientifiques...........................................................13 6.4 Opérateurs arithmétiques ...............................................................................14 DEUXIEME PARTIE: DISPOSITION DE LETTRES ET PRESENTATION DE DOCUMENTS .............15 INTRODUCTION ....................................................................................................................................15 1 NORMES RELATIVES À LA PRÉSENTATION D'UNE LETTRE .............................................15 1.1 Marges............................................................................................................15 1.2 Interligne.........................................................................................................15 1.3 Suscription......................................................................................................16 1.3.1 Adresse du destinataire.............................................................................................................................................16 1.3.2 Mentions spécifiques.................................................................................................................................................16 1.3.3 Destinataire ...............................................................................................................................................................16 1.3.4 Fonction et/ou Département......................................................................................................................................16 1.3.5 Société ou organisation.............................................................................................................................................17 1.3.6 Rue, numéro et boîte.................................................................................................................................................17
......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 1.3.7 Code postal et localité ...............................................................................................................................................17 1.3.8 Pays...........................................................................................................................................................................18 1.4 Références .....................................................................................................18 1.5 Objet ...............................................................................................................18 1.6 Vedette ou appellation ....................................................................................19 1.7 Corps de texte ................................................................................................19 1.8 Formule de politesse ......................................................................................19 1.9 Souscription (Signature) .................................................................................19 1.10 Divers..............................................................................................................20 1.10.1 Annexes.....................................................................................................................................................................20 1.10.2 Copie(s) à..................................................................................................................................................................20 1.10.3 Lettre-suite.................................................................................................................................................................20 2 DISPOSITION DE LETTRES.....................................................................................................20 2.1 Lettres sans en-tête préimprimée ...................................................................21 2.2 Lettres avec en-tête préimprimée ...................................................................25 3 ENVELOPPES...........................................................................................................................27 3.1 Avec ou sans fenêtre ......................................................................................28 3.2 Standard .........................................................................................................28 4 TEXTES.....................................................................................................................................28 4.1 Mise en évidence............................................................................................28 4.1.1 Gras...........................................................................................................................................................................28 4.1.2 Italique.......................................................................................................................................................................28 4.1.3 Soulignement.............................................................................................................................................................29 4.1.4 Retrait ou centrage....................................................................................................................................................29 4.2 Interligne.........................................................................................................29 4.3 Titres...............................................................................................................29 4.4 Numéro de page.............................................................................................29 4.5 En-tête et pied de page...................................................................................29 4.6 Notes de bas de page ou de fin de document ................................................29 4.7 Tableaux, graphiques et illustrations ..............................................................30 4.8 Sauts de page et de section ...........................................................................30 4.9 Table des matières .........................................................................................30 4.10 Sources bibliographiques................................................................................30
4 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 INTRODUCTION Cet outil est une initiative de la Fesec. Il a pour objectif d'uniformiser nos pratiques dans les écoles du réseau libre quant à la présentation des documents à caractère commercial et administratif. L’apparition du traitement de texte combinée à l’interprétation des normes NBN (2003) et les nouvelles pratiques «du terrain» ont quelque peu «déstabilisé» les certitudes: − l’Institut Belge de Normalisation a publié en 2003 la norme NBN Z01-00 dans le but d’uniformiser le traitement de données tant commerciales qu’administratives; − l’informatique depuis plusieurs décennies a permis le développement d’outils d’automatisation du traitement de texte; − les pratiques courantes dans un contexte de mondialisation ont fortement évolué. Dans ce cadre, nos enseignants souhaitaient une référence. Nous espérons que ce document a atteint cet objectif. Certaines normes doivent être adaptées par l’utilisateur de façon souple dans le but de: − respecter une présentation cohérente, claire et esthétique. − respecter les paramètres propres à l’entreprise, Nous tenons à remercier toutes les personnes qui de près ou de loin ont apporté leur contribution à la réalisation de cet ouvrage et tout particulièrement à Patrick Flament et Francine Chaidron qui en ont été les concepteurs.
5 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 PREMIERE PARTIE: NORMES GÉNÉRALES 1 CHIFFRES ET NOMBRES Il est déconseillé: − de commencer une phrase par un nombre écrit en chiffres, − de scinder un nombre en fin de ligne. 1.1 PRÉSENTATION DES NOMBRES Dans les nombres, le point (considéré comme signe décimal anglo-saxon) sera évité autant que possi- ble. Afin d'améliorer la lisibilité, on regroupera par trois les chiffres tant avant qu'après la décimale. Exemples: 250 896 532 174,56 3 246 Cette présentation des nombres ne permet pas les opérations mathé- matiques sauf si le symbole de groupement des chiffres est l'espace blanc (Panneau de configuration/Personnaliser les options régionales). 1.2 SIGNE DÉCIMAL La virgule est utilisée comme signe décimal; pas d'espacement après la virgule. Exemple: 78,29 1.3 OPÉRATIONS ARITHMÉTIQUES (ADDITIONS ET SOUSTRACTIONS) On utilisera le signe de soulignement qui sera placé en dessous de la colonne des nombres. Dans le cas d'une soustraction, il est conseillé d'ajouter le signe "moins": − soit devant le nombre (de préférence une position de plus à gauche par rapport à l'emplacement du premier chiffre du plus grand nombre; − soit derrière le nombre. Exemples 2 456,89 2 456,89 - 142,23 142,23 - 9,15 9,15 2 323,81 2 323,81
6 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 1.4 INDICATION DU TEMPS Le temps s'indique de plusieurs manières. Exemples 15 heures ou 15 h 15 h 30 ou 15:30 15 h 45 min 50 s ou 15:45:50 1.5 CODES POSTAUX (Voir 2e partie: point 1.3.7) 1.5.1 Code national et numéro de boîte postale Exemple: 7000 MONS BP 2589 Pour les envois nationaux: n’indiquez pas de code de pays (BE). 1.5.2 Code international Exemple: FR-75008 PARIS Voir tableau page suivante
7 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 Pays Code ISO (pays) Pays Code ISO (pays) Allemagne DE Chypre CY Autriche AT Danemark DK Belgique BE Estonie EE Espagne ES Hongrie HU Finlande FI Lettonie LV France FR Lituanie LT Grèce GR Malte MT Irlande IE Pologne PL Italie IT République Tchèque CZ Luxembourg LU Grande-Bretagne GB Pays-Bas NL Slovaquie SK Portugal PT Slovénie SI Etats-Unis US Suède SE 1.6 NUMÉRO DE MAISON L'indication "boîte" sera mentionnée dans l'adresse postale juste après le numéro de maison. Exemples route de Philippeville 3 boîte 45 ou route de Philippeville 3 bte 45 1.7 NUMÉRO DE TÉLÉPHONE, DE FAX ET DE GSM On met un point après l'abréviation de téléphone (tél.) mais pas derrière "Gsm" et "fax". 1.7.1 Numéros nationaux Les numéros de téléphone ou de fax commencent par le numéro de zone ou le préfixe approprié, suivi du numéro de l'abonné. Celui-ci est indiqué par groupe de deux ou trois chiffres séparés par un espace. Exemples Tél. 065 39 95 11 Fax 02 649 95 12 Gsm 0478 63 22 11
8 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 Pour des raisons mnémotechniques, on peut grouper les chiffres du numéro d'abonné d'une autre façon. Exemples Tél. 078 111 222 Tél. 0800 20 600 1.7.2 Numéros internationaux Les numéros internationaux sont précédés d'un signe +, suivi d'un espace, du numéro du pays, du nu- méro de zone (sans le zéro) et finalement du numéro de l'abonné. Ces numéros sont séparés par un espace. Exemples: Tél. + 32 10 65 56 27 Fax + 32 2 587 101 appels vers la Belgique 1.8 NUMÉRO DE COMPTE EN BANQUE Les numéros de compte bancaire se scindent en 3 groupes séparés par un tiret: − 3 chiffres pour l'identification de la banque, − 7 chiffres pour le numéro de compte du client, − 2 chiffres pour le numéro de contrôle. Pas d'espace avant ni après le tiret. Exemple: 310-0366619-45 Dans le cadre des paiements internationaux, l'IBAN est la nouvelle structure de numéro de compte bancaire. Cette structure comprend: − le code ISO du pays où le compte est détenu (2 lettres), − un numéro de contrôle (Check digit de 2 chiffres), − l'actuel numéro de compte national. Ce numéro doit toujours être communiqué avec le BIC. Le BIC (Bank Identifier Code) est le code inter- national d'identification de votre banque (appelé aussi code SWIFT). Exemple: IBAN: BE44 3100 3666 1945 BIC: BBRUBEBB
9 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 1.9 NUMÉRO D'ENTREPRISE Le numéro d'entreprise est la clé unique d'identification des entreprises. Exemples Personne physique TVA BE 0610 850 273 Personne morale TVA BE 0450 268 060 RPM Charleroi 2 CODES ET UNITÉS MONÉTAIRES Les codes pour les unités monétaires sont placés après le montant. Entre le montant et le code monétaire, un espace sera inséré. Si le symbole de l'unité monétaire est utilisé, celui-ci est placé avant le montant et est suivi d'un espace. Exemples: 560,25 EUR € 560,25 560,25 euros UNITÉ MONÉTAIRE UNITÉ MONÉTAIRE PAYS CODE ISO SYMBOLE PAYS CODE ISO SYMBOLE Allemagne EUR € Chypre CYP CY£ Autriche EUR € Danemark DKK DKK Belgique EUR € Estonie EEK EEK Espagne EUR € Hongrie HUF HUF Finlande EUR € Lettonie LVL LVL France EUR € Lituanie LTL LTL Grèce EUR € Malte MTL MTL Irlande EUR € Pologne PLN PLN Italie EUR € République Tchèque CZK CZK Luxembourg EUR € Grande-Bretagne GBP £ Pays-Bas EUR € Slovaquie SKK SKK Portugal EUR € Slovénie SIT SIT Suède SE SEK
10 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 3 ABRÉVIATIONS APPELLATIONS RAISONS SOCIALES Expéditeur Exp. Association sans but lucratif asbl Madame Mme Compagnie Cie Mademoiselle Mlle Etablissements Ets Mesdames Mmes Moniteur belge M.B. Mesdemoiselles Mlles Société Sté Messieurs MM. Société de personnes à responsabilité limitée sprl Monsieur M. Société anonyme sa Maître Me Taxe sur la valeur ajoutée TVA/tva Veuve Vve Docteur Dr COURRIER EDITION Avenue Av. Annexe an. Boîte postale BP C’est-à-dire c-à-d ou càd Boulevard Bd Confer cf. Courant ct Document doc. Nos références N/réf. Et caetera etc.1 Nota bene N.B. Exemple ex. numéro/Numéro n°/N° Idem id. Procès-verbal PV Lignes l. Recto r° Page p. Téléphone tél. Pages pp. Verso v° Paragraphe par. ou § Vos références V/réf. Par exemple p. ex. 1 L'abréviation "etc." n’est jamais suivie de trois points. Si l'abréviation se termine par la dernière lettre du mot, on ne met pas de point.
11 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 4 COURRIEL (e-mail) Un courriel se compose généralement de: prenom.nom@nom du domaine Aucun espace, accent, ni signe diacritique (-, &, #, …) ne figurera dans l'adresse. Le point sépare géné- ralement le nom du prénom. 5 DATE L'année sera toujours représentée par 4 chiffres. Dans un texte continu et dans la majorité des dispositions, le mois sera écrit en toutes lettres. Exemples Nous sommes, aujourd'hui, le 28 octobre 2005. Bruxelles, le 28 octobre 2005 En abrégé, la date s'écrira (cf. mode anglo-saxon) en: − format de base: AAAAMMJJ (norme ISO) Exemple: 20051028 − format étendu: AAAA-MM-JJ Exemple: 2005-10-28 Il est également possible (pour courrier interne) de s'écarter de cette notation ISO et d'écrire la date comme suit: − JJ.MM.AAAA Exemple: 28.10.2005
12 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 6 RÈGLES D'ESPACEMENT 6.1 SIGNES DE LECTURE ESPACEMENTS DÉNOMINATIONS SIGNES AVANT APRÈS EXEMPLES Virgule , 0 1 Commander des biens ou des servi- ces, réserver, prendre rendez-vous. Point-virgule ; 0 1 Le plaisir de la table est particulier à l’espèce humaine; il suppose des soins antécédents pour le choix du lieu. Deux-points : 0 1 Avantages: légèreté et fiabilité Point d'exclamation ! 0 1 Bon congé! Ouverture des: − guillemets " 1 0 − accolades { 1 0 − parenthèses ( 1 0 − crochets [ 1 0 Fermeture des: − guillemets " 0 1 − accolades } 0 1 − parenthèses ) 0 1 − crochets ] 0 1 "Technicien de bureau" Sports d'équipe (football, basket- ball) et autres Point (à la fin d'une phrase) . 0 1 Internet est utilisé à domicile par la majorité des personnes. Points de suspension rem- plaçant la fin d'un mot … 0 1 Je m'en f… de cette histoire! Points de suspension dans une phrase … 1 1 Il en résulte … des clients satisfaits. Points de suspension à la fin d'une phrase … 1 1 Il ne savait pas s'il y parviendrait … Il se laissa influencer. Point de suspension dans une énumération … 1 1 Le français, l'espagnol, l'italien, … sont des langues romanes.
13 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 ESPACEMENTS DÉNOMINATIONS SIGNES AVANT APRÈS EXEMPLES Point d'interrogation ? 0 1 Peut-on espérer une nouvelle vie pour le manuel scolaire? Les édi- teurs l'espèrent. Le trait ou tiret de séparation – 1 1 A renvoyer – d'urgence – au secrétariat. Esperluette & 1 1 Dupond & Cie Signe paragraphe § 1 1 Chapitre 5, § 12 6.2 SIGNES LEXICAUX ESPACEMENTS DÉNOMINATIONS SIGNES AVANT APRÈS EXEMPLES Apostrophe ' 0 0 L'application des règles de typographie Parenthèses dans un mot ( ) 0 0 Les ami(e)s Le trait d'union – 0 0 Procès-verbal Point d'abréviation . 0 1 M. P. Durand La barre oblique / 0 0 Oui/Non Lorsque deux signes se suivent, la règle du deuxième signe est prioritaire sauf après l'ouverture des parenthèses ou des guillemets. Exemple ("deux avis valent mieux qu'un!"). 6.3 SIGNES MATHÉMATIQUES ET SCIENTIFIQUES ESPACEMENTS DÉNOMINATIONS SIGNES AVANT APRÈS EXEMPLES Virgule décimale , 0 0 La ristourne est de 3,5 %. Signe degré (latitude) ° 0 0 10°56'36" Signe degré (angle) ° 0 1 90° est un angle droit. Signe degré suivi du symbole de température ° 1 0 Il fait plus de 30 °C.
14 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 ESPACEMENTS DÉNOMINATIONS SIGNES AVANT APRÈS EXEMPLES Signe degré non suivi du symbole 0 1 Il fait plus de 30° aujourd'hui. Signe minute ' 0 1 L'athlète a parcouru cette distance en 8' ce matin. Signe seconde " 0 1 Un écart de 60" maximum est autorisé. Signe moins (valeur négative) – 1 0 L'hiver dernier, la température est descendue à –15 °C. Signe plus (valeur posi- tive) + 1 0 Aujourd'hui, il fait +13 °C. Tiret (numéro ou nom- bre) - 0 0 Année scolaire 2004-2005 Barre oblique / 0 0 FC/PF/1309 Signe pour cent % 1 1 50 % des étudiants doivent réussir. Signe pour mille ‰ 1 1 Le taux de natalité est inférieur à 2 ‰ pour l'année passée. Point (indication de temps) . 0 0 La réunion commence à 12.30 h précises. 6.4 OPÉRATEURS ARITHMÉTIQUES ESPACEMENTS DÉNOMINATIONS SIGNES AVANT APRÈS EXEMPLES Signe moins - 5 - 2 Signe plus + 6 + 4 Signe égal = 10 = 5 + 5 Signe multiplication * 3 * 3 Signe division : 1 1 6 : 3 = 3 Barre oblique fraction / 0 0 3/5
15 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 DEUXIEME PARTIE: DISPOSITION DE LETTRES ET PRESENTATION DE DOCUMENTS INTRODUCTION En traitement de texte, la notion de "modèle" est très importante. Dans un premier temps, les élèves peuvent utiliser des modèles prévus par le logiciel et/ou créés par l'enseignant. La création et/ou l'adaptation d'un modèle est réservée au troisième degré. Vous trouverez ci-joint des exemples de disposition de lettres simples ainsi que des variantes adaptées à différents papiers à en-tête et permettant une souplesse d'adaptation des règles généralement en vigueur. 1 NORMES RELATIVES À LA PRÉSENTATION D'UNE LETTRE Pour la présentation des lettres, on utilise exclusivement le format A4. L'utilisation d'autres formats né- cessitera une adaptation judicieuse des règles ci-après énumérées. 1.1 MARGES Marge Minimum De préférence Gauche 20 mm 33 mm Droite 10 mm 20 mm Supérieure 13 mm 20 mm Inférieure 5 mm 20 mm Le texte sera toujours aligné sur la marge de gauche. 1.2 INTERLIGNE L'interligne simple est de rigueur. Pour les textes comportant des caractères positionnés en dessous (indice) ou au-dessus (exposant) de la ligne d'écriture, un interligne plus grand sera choisi.
16 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 1.3 SUSCRIPTION 1.3.1 Adresse du destinataire L'adresse du destinataire peut comporter jusqu'à 7 lignes. Celles-ci forment un bloc. On trouvera dans l'ordre: − les mentions spécifiques, − le destinataire, − la fonction et/ou le département, − la société ou l'organisation, − la rue, numéro de maison ou numéro de boîte postale, − le code postal et la localité, − le pays. L'adresse sera libellée dans la langue officielle de la commune du destinataire. 1.3.2 Mentions spécifiques Les mentions spécifiques se mettent sur la première ligne et commencent par une lettre majuscule. Exemples Recommandé Par avion Personnel 1.3.3 Destinataire Le destinataire comprend trois mentions: − le titre de la personne (Madame, Monsieur, etc.) ou la raison sociale de la société, − le prénom ou les initiales, − le patronyme (l'initiale en majuscule). Ce nom peut être cependant mis en lettres majuscules s'il y a confusion avec un prénom. Exemples Madame Annick Roche Monsieur Léon ROLAND 1.3.4 Fonction et/ou Département Ces mentions s'écrivent avec une majuscule dans la langue officielle de la localité du destinataire. Elles peuvent s'écrire en deux lignes si besoin en est.
17 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 1.3.5 Société ou organisation Il est d'usage d'adopter la présentation habituellement utilisée par la société ou l'organisation. Exemple: Entreprise Louis Dewaele 1.3.6 Rue, numéro et boîte Les noms et numéro de rue ainsi que le numéro de boîte figurent sur la même ligne d'écriture. Un numéro de boîte postale peut remplacer le nom et le numéro de la rue. Il est à noter que les mots "Rue, Boulevard, Avenue, etc." peuvent prendre une majuscule. Exemples boulevard Élisabeth 145 Rue des Cloches 12 boîte 5 avenue Charlotte 68 bte 122 1.3.7 Code postal et localité Le code postal précède toujours le nom de la localité qui s'écrit en lettres majuscules, dans la langue de la commune du destinataire. Un espace sépare ces deux mentions. Exemples 7000 MONS Imprimé Entreprise Duculot rue du Centre 56 6000 CHARLEROI Autres exemples Recommandé Prof. Dr Johan Schepers Departement Germaanse Talen Universitaire Instelling Antwerpen Universiteitsplein 1 2610 ANTWERPEN
18 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 Monsieur Guy HERMAN Directeur Etablissement de Meulder Chaussée de Waterloo 4 1000 BRUXELLES Pour la correspondance avec l'étranger à l'intérieur de l'Europe, le code ISO est suivi d'un trait d'union et du code postal. Exemples FR-75008 PARIS AT-1000 WIEM 1.3.8 Pays Dans les contacts avec l'étranger, le pays du destinataire est inscrit en lettres capitales en français. Exemple Par avion Herrn J. Strauss Mattheusgasse 14 A1 AT-1030 WIEN AUTRICHE 1.4 RÉFÉRENCES Dans la disposition normalisée, les références sont notées en dessous du mot concerné et suivent les règles de la présente norme. Exemple Votre lettre du Vos références Nos références Localité 2005-11-02 CT/hg/245 MD/rt/456 2005-11-16 (marge de gauche) (4,5 cm) (8,5 cm) (12,5 cm) La présentation des références peut faire l'objet d'un tableau de 4 co- lonnes sur 2 lignes (sans bordure). 1.5 OBJET La mention "objet" ou "concerne" ne figure jamais mais le contenu peut être mis en évidence (italique, gras, souligné).
19 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 1.6 VEDETTE OU APPELLATION La vedette commence par une lettre majuscule généralement suivie d'une virgule. Exemples Cher Monsieur Dubois, Madame, 1.7 CORPS DE TEXTE Chaque paragraphe commence généralement à la marge de gauche. Le premier mot du corps de la lettre doit toujours commencer par une lettre majuscule. 1.8 FORMULE DE POLITESSE Il convient de séparer la formule de politesse du reste du texte. Si la formule de politesse n'est pas une phrase, elle peut être suivie d'une virgule. Exemples Votre dévoué, Cordialement, Meilleures salutations, 1.9 SOUSCRIPTION (SIGNATURE) Après la formule de politesse, il convient de laisser un certain nombre d'interlignes pour indiquer la si- gnature qui se compose généralement: − de la signature manuscrite, − du nom du signataire, − de sa fonction (qui commence par une majuscule). Lorsque la lettre comporte 2 signatures, le supérieur hiérarchique signe à droite. Exemple José Dulac Chef des ventes Amandine Rasson Directrice Un alignement droit peut être prévu pour la deuxième signature. Lorsque la lettre comporte trois signatures, la signature la plus impor- tante se place au centre, la seconde en importance à droite et la troi- sième à gauche.
20 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 Exemple Inès Perret Sous-directrice Florentine Lenoir Directrice générale Elise Vervoort Directrice 1.10 DIVERS 1.10.1 Annexes L'existence d'annexes s'inscrit généralement au bas de la lettre, après la signature sous la forme: An- nexe(s) ou Pièce(s) jointe(s). On peut également l'inclure entre les mentions "Nos références" et "Localité" Exemple Votre lettre du Vos références Nos références Pièce(s) jointe(s) Bruxelles 2005-09-25 20/340 PDS2 1 2005-10-03 1.10.2 Copie(s) à Mention facultative qui se place généralement après la signature. Elle pourra, le cas échéant, se dacty- lographier après l'annexe de la lettre. 1.10.3 Lettre-suite Lorsqu'une lettre comprend plus d'une page, on l'indiquera sur la première page en tapant trois points dans le coin inférieur droit. Par contre, sur la page suivante, on peut indiquer le numéro de la page (chif- fre arabe) dans le coin supérieur droit. Les références pourront être rappelées. 2 DISPOSITION DE LETTRES Il faut tenir compte des enveloppes utilisées (avec ou sans fenêtre) lors du choix de la disposition.
21 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 2.1 LETTRES SANS EN-TÊTE PRÉIMPRIMÉ ¶ ¶ ¶ SIEMENS NIXDORF sa chaussée de Charleroi 540 1060 BRUXELLES ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Bruxelles, le 05 avril ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Monsieur Laurent BARRE Ventout sa rue du Labyrinthe 130 7000 MONS ¶ ¶ Vos références: MB/../03 Nos références: PR/VJ/2185 ¶ ¶ Votre appel d'offre ¶ ¶ Monsieur, ¶ Nous vous remercions de votre lettre du 3 courant concernant le matériel informatique et des logiciels. ¶ Dans le catalogue ci-joint, vous trouverez tous les renseignements concernant les différents modèles ainsi que le tarif. Nos conditions de vente sont les suivantes: ¶ Conditions de paiement: ¶ − règlement à 30 jours fin de mois de livraison, − escompte de 3 % pour règlement comptant à la commande. ¶ Conditions de livraison: ¶ − expédition franco de port et d'emballage dans les 15 jours de la commande, − installation et livraison gratuite par nos soins dans un rayon de 100 km. ¶ NOTRE TECHNICIEN SE TIENT À VOTRE ENTIÈRE DISPOSITION AU NUMÉRO D'APPEL SUIVANT: 02 345 22 48. ¶ Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations empressées. ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Pierre RENAUD Directeur ¶ ¶ Pièce jointe: 1 Annexe 1
22 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 ¶ ¶ ¶ SIEMENS NIXDORF sa – chaussée de Charleroi 540 – 1060 BRUXELLES ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Monsieur Laurent BARRE Ventout sa rue du Labyrinthe 130 7000 MONS ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Votre lettre du Vos références Nos références Bruxelles -04-03 MB/../03 PR/VJ/2185 -04-05 ¶ Votre appel d'offre ¶ ¶ Monsieur, ¶ Nous vous remercions de votre lettre du 3 courant concernant le matériel informatique et des logiciels. ¶ Dans le catalogue ci-joint, vous trouverez tous les renseignements concernant les différents modèles ainsi que le tarif. Nos conditions de vente sont les suivantes: ¶ Conditions de paiement: ¶ − règlement à 30 jours fin de mois de livraison, − escompte de 3 % pour règlement comptant à la commande. ¶ Conditions de livraison: ¶ − expédition franco de port et d'emballage dans les 15 jours de la commande, − installation et livraison gratuite par nos soins dans un rayon de 100 km. ¶ NOTRE TECHNICIEN SE TIENT À VOTRE ENTIÈRE DISPOSITION AU NUMÉRO D'APPEL SUIVANT: 02 345 22 48. ¶ Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations empressées. ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Pierre RENAUD Directeur ¶ ¶ Annexe: 1 ¶ Copies à: Laurent Baisse, Albert Muda Annexe 2
23 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 Expéditeur Adresse CP LOCALITE Date Destinataire Espacement avant 42 pts ou plus (cf. feuille à en-tête) Adresse CP LOCALITE Espacement après 36 pts Vos références: Nos références: Espacement après 36 pts Objet de la lettre Espacement après 36 pts (mettre en évidence) Vedette, Espacement après 12 pts ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nom du signataire Espacement avant 36 pts minimum Fonction du signataire Espacement après 12 pts minimum Pièce jointe: 1 Espacement avant 12 pts minimum Espacement après 12 pts Espacement après 12 pts Espacement après 12 pts De 1 à 2 cm De 2 à 3,3 cm Annexe 3
24 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 Expéditeur Adresse CP LOCALITE Destinataire Espacement avant 42 pts ou plus (cf. feuille à en-tête) Adresse CP LOCALITE Espacement après 36 pts Votre lettre du Vos références Nos références Localité Espacement après 36 pts Objet de la lettre Espacement après 36 pts (mettre en évidence) Vedette, Espacement après 12 pts ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nom du signataire Espacement avant 24 pts (jusqu'à 72 pts selon la longueur de la lettre) Fonction du signataire Espacement après 24 pts Pièce jointe: 1 Espacement après 12 pts Copie à M. Prénom Nom De 2 à 3,3 cm Espacement après 12 pts Espacement après 12 pts Espacement après 12 pts De 1 à 2 cm De 2 à 3,3 cm Tabulation gauche - 4,5 cm Tabulation gauche - 9 cm Tabulation gauche - 13,5 cm Annexe 4
25 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 2.2 LETTRES AVEC EN-TÊTE PRÉIMPRIMÉ L'Etoile Sportive chemin des Gagnants 21 5020 CHAMPION V/réf. GG/LO/38 Bourlers -04-03 N/réf. JN/RF/07 ¶ ¶ Notre livraison du 31 mars ¶ ¶ Messieurs, ¶ Nous avons bien reçu votre lettre du 01 courant relative à la livraison rappelée en objet. ¶ Effectivement, une erreur de référence a conduit notre livreur à vous remettre ¶ 3 barres d'haltère en acier chromé ∅ 30 mm – 1 600 mm au lieu de 3 barres d'haltère en acier chromé ∅ 30 mm – 1 200 mm. ¶ Il procédera à l'échange lors de son prochain passage. ¶ Vous trouverez ci-joint une note de crédit de 81,81 EUR HTVA correspondant au montant de la reprise. ¶ Nous vous prions de nous excuser pour cet incident. ¶ Veuillez agréer, Messieurs, nos meilleures salutations. ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Jim Nastic Annexe: note de crédit Chef des ventes 060 41 18 40 060 41 18 42 TVA BE 0704 850 203 RPM Charleroi ING 370-0724552-49 Fortis 270-0191668-49
26 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 sa Musclor allée de la Sueur 12 6464 BOURLERS ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Votre lettre du Vos références Nos références Tailles JN/RF/64 SN/MO/77 -04-01 ¶ Notre commande n° 41 ¶ ¶ Messieurs, ¶ Les marchandises faisant l'objet de notre commande du 20 mars ne nous sont pas en- core parvenues. Pourtant, celles-ci étaient livrables franco domicile dans les 8 jours. ¶ Comme nous sommes actuellement en rupture de stock pour certains de ces articles, nous vous prions de nous les envoyer dans les plus brefs délais. ¶ Nous comptons sur votre promptitude et attendons votre réponse. ¶ Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées. ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Sammy Nijupe Gérant rruuee ddee llaa MMiinncceeuurr 4433 66666611 TTAAIILLLLEESS
27 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 40 mm 3 ENVELOPPES Zoneréservéeà l'affranchissement 15mm Cemodèleàl'échelle1/1vouspermetdevérifier facilementsivotreenvoiestdeformatnormalisé. Placezlecoindroitdel'enveloppedansl'anglenoir. L'envoiestnormalisésicelui-cicouvreauminimunla partieblancheducadreataumaximumlapartie coloréeducadre. 15 mm 15mm 74mmDimensionsmaximales:125mmx235mm Dimensionsminimales:90mmx140mm
28 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 Aucune mention, aucun graphisme dans une zone de 15 mm des bords latéraux et inférieur de l'enveloppe. 3.1 AVEC OU SANS FENÊTRE Tout document est envoyé dans une enveloppe normalisée. L'enveloppe mesure en général 22,4 cm de long sur 11,4 cm de large. Il est conseillé, pour une lettre personnalisée, d'utiliser une enveloppe à fenê- tre. La fenêtre a alors une hauteur de 4 cm et permet l'affichage d'une adresse d'une hauteur de 3,5 cm. L'adresse du destinataire se dactylographiera à 5,9 cm du bord supérieur et à 3 cm du côté gauche de l'enveloppe. Quant à l'adresse de l'expéditeur, elle peut être dactylographiée dans le coin supérieur gauche de l'enveloppe ou au verso. Il est également possible de réaliser la frappe des enveloppes via l'option "Publipostage" du logiciel. Le pli de la lettre s'opère en trois parties. 3.2 STANDARD Celles-ci sont utilisées pour des documents au format A5 et non pliés ou des documents A4 (lettres) pliés en deux. Sources: Normes NBN Z01-002(2003) Sources internet: http://www.reinbold.be/typo http://www.laposte.be http://www.enblc.be 4 TEXTES 4.1 MISE EN ÉVIDENCE 4.1.1 Gras Il sera utilisé pour la présentation des titres. 4.1.2 Italique L'italique sert à marquer les différences: mots étrangers, noms d'œuvres, titres de revues et de livres dans les références bibliographiques, les noms des polices de caractère, les citations.
29 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 4.1.3 Soulignement Le soulignement sera utilisé en dernier recours car, sur le Web, on l'utilise également pour déterminer des zones activables. On lui préfèrera l'utilisation de couleurs (sauf le bleu qui désigne généralement l'URL). 4.1.4 Retrait ou centrage Ces deux techniques peuvent être utilisées pour mettre en évidence une partie de texte. 4.2 INTERLIGNE L'interligne simple est vivement conseillé mais si cela s'avère nécessaire, un interligne 1,5 ou 2 peut être appliqué. 4.3 TITRES Le titre est l'élément principal d'un texte. Il n'est jamais suivi d'un point. Il peut être mis en évidence par: − des lettres majuscules, − un style, − le centrage, − une bordure, − l'utilisation du gras ou d'une autre couleur. On distancera différemment les titres des sous-titres et des titres de paragraphes. Afin d'assurer une meilleure présentation et lisibilité d'un texte, on peut avoir recours à des styles. 4.4 NUMÉRO DE PAGE Pour une impression recto, le numéro de page s'indique dans le coin inférieur ou supérieur droit. Il n'est pas suivi d'un point, ni placé entre tirets. 4.5 EN-TÊTE ET PIED DE PAGE Des informations complémentaires inscrites de préférence en plus petits caractères pourront figurer dans ces deux parties. La gestion de celles-ci se fera par le logiciel. 4.6 NOTES DE BAS DE PAGE OU DE FIN DE DOCUMENT Celles-ci sont gérées par le logiciel2. Elles sont alignées à la marge de gauche. Elles peuvent être nu- mérotées pour l'ensemble du document, par sections ou par page (exemple: le mode d'emploi où les informations sont reprises par langue et les pages renumérotées à partir de 1 pour chaque langue). 2 Il est possible de modifier les valeurs par défaut.
30 ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Formationet publication dans le cadredudécret sur laformationen cours decarrièredupersonnel del'enseignementsecondaire ordinaire,subsidiées par la Communauté françaiseet le Fonds SocialEuropéen– Objectif 1– Jonction 1 4.7 TABLEAUX, GRAPHIQUES ET ILLUSTRATIONS Les tableaux, graphiques et illustrations doivent être insérés dans le texte qui les concerne. Une légende sera placée immédiatement en dessous (de préférence dans un caractère plus petit). Si dans le texte, il est fait référence à des tableaux, des graphiques ou des illustrations, ils seront numé- rotés en continu. Le titre fait partie intégrante du tableau. On veillera à adapter la taille des cellules au contenu. Les chiffres seront alignés sur la virgule ou l'opérateur mathématique. Dans de longs tableaux, il est judicieux de mettre des points de conduite afin de faciliter la lecture des données. 4.8 SAUTS DE PAGE ET DE SECTION Il est interdit de reporter un mot ou moins d'une ligne à la page ou colonne suivante. On veillera à suivre scrupuleusement la technique "veuve et orpheline"3 . 4.9 TABLE DES MATIÈRES La table des matières se placera en début de document, après l'avant-propos et avant l'introduction. La table des matières s'effectuera de préférence sur base des styles. 4.10 SOURCES BIBLIOGRAPHIQUES La rédaction de la bibliographie se conformera aux prescriptions de la norme NBN 245 (Document – Référence bibliographique). 3 Veuve: première ligne d'un paragraphe laissée en bas de page ou de colonne. Orpheline: ligne en fin de paragraphe ou de colonne rejetée au début d'une page.