REVIEW QUESTIONS

Question 1: PURCHASE

MediPharma Ltd. is a mid-sized pharmaceutical company specializing in the production and distribution of
prescription medications. The company sources raw materials and active pharmaceutical ingredients (APIs) from
multiple suppliers. Recently, MediPharma has encountered issues related to excessive procurement costs, delayed
deliveries, and potential compliance risks.

phat hien kip thoi -> idedntify dc weakness, deficiencies -> risk -> component monitoring van hanh tot

The purchasing process at MediPharma Ltd. follows these steps:

 The department in need of raw materials submits a purchase requisition (PR) =Purchase Request to the
procurement department.
 The procurement team evaluates the request, selects suppliers, and requests quotations. có independent
department, in charge of procurement --> procurement dep.
 Upon receiving quotations, the procurement team selects a supplier and issues a purchase order (PO).
dont know how to select.
Purchase requisition -> purchase order
 The supplier delivers the materials, and the receiving department inspects and acknowledges receipt.  ko có
procedures cụ thể để hướng dẫn
 The accounting department processes the supplier’s invoice for payment.

Required:

1. Identify internal control weaknesses that led to issues at the company

2. Propose relevant controls to mitigate the above weaknesses and solve the issue identified.

Strength:

- Independent departments
- Raw materials in need are documented in separate documents (Purchase requisition), make order based on the
properly
- Ycau mua hàng đc gửi rõ ràng qua PO (official doc) chứ k phải là call hay email
- Có yêu cầu receiving dep receive material inspect, acknowledge receipt (ghi nhận chứng từ) nhưng k có
detailed procedures  k thể hiện rõ ràng ở đâu, ko có tài liệu hướng dẫn
1. Weaknesses:
Note:
- Chi phí mua hàng tăng cao  Supplier selection
- Procurement team dựa trên quotation để select supplier. Lack of approval for supplier selection. Nếu họ
collude w/ supplier, supplier cho họ high commission, họ sẽ chọn supplier đó  nguyên nhân chính dẫn đến
cphi mua hàng cao.
- Phải có 1 cái approval để họ căn cứ lựa chọn, top managers phải review cái list đó
- Delayed delivery: Sau khi send PO cho , ko có hd follow up order gửi r bao h receive, ko có feedback lại họ
đã nhận
- 1 PO shsould be sent to receiving dep. Để họ lên timeline, receiving, call supplier, arrange cviec, check goods
against PO tương ứng

Sửa bài:
- Lack of approval for supplier selection: the procurement team can select a supplier without approval or policy
on supplier selection
Recommendation:
Supplier selection should be approved by Credit Manager/Procurement Manager bases on policy on supplier
selection and quotations from the potential suppliers.  address procurement excess
 - Lack of follow-up procedures of order receiving: procurement team sends PO to supplier, and receiving
department receives it without feedback to procurement team.
Recommendation:
Procurement team follow up the receiving of order and push the supplier if the order has not received when
the schedule arrives.
Additionally, the receiving department verifies the goods received against the relevant PO (1 PO should be
sent to receiving dep) and ensures the goods/materials and API complies with the regulation related, and
acknowledges receipt on the delivery note or Receiving Report should be sent back to procurement team. 
address delayed delivery
- Nói thêm vddd lquan: Vấn đề payment k có đề cập, nma nói: Ko có ttin về recording:
Invoice gửi cho ai, ko có verify against PO, Accounting department ko record, quotaion, IPAs, invoice
Payment approval chưa nói

Question 2: SALES

XYZ Motors is a car dealership that sells vehicles to individual customers (B2C). The company

offers two main payment options:

 Full payment (one-time payment).

 Installment payment (hire purchase), where the customer pays a down payment and the remaining amount is
paid in monthly installments over a set period.

To process a sale, a salesperson prepares the sales contract, collects customer information, and forwards the contract to
the CFO for approval. Once approved, the customer makes the initial payment, and the vehicle is delivered. For
installment sales, XYZ Motors partners with a financial institution, which conducts a credit assessment before
approving financing. However, the company offers installment plans directly to some customers without thorough
credit checks. Salespersons also have the authority to offer customers discounts of up to 15%. The sales team is
incentivized to close deals quickly to earn a high commission.  có thể lquan tới fraud

There is no automated system for tracking overdue payments. Payment reminders are sent manually  inconsistent,
and follow-ups on overdue accounts are inconsistent.

Required:

1. Identify weaknesses in XYZ Motors' internal controls over the sales cycle.

2. Propose relevant controls to mitigate the above weaknesses.

Note:

Sales cycle:

Sales contract: XYZ Motors partners with a financial institution, which conducts a credit assessment before approving
financing  approval for installment sales  Strength

Strength: Có sales personnel riêng, tư vấn cho KH tốt, separate với bộ phận bans hàng CFO

CFO chỉ đưa ra approval chỉ dựa trên sales contract mà k có bastaa kỳ ttin của KH. Dù cho KH chọn full payment,
việc thu hồi phần còn lại ko đc follow up

Ko có HD 3 bên: dealership, customer, financial institution.

Bài làm:

- Lack of clear sales collection policy: Once approved, the customer makes the initial payment, and the vehicle
is delivered. When the customer pays the remaining amount in case of full payment and a financing guarantee
from financial institution  Collection policy should indicate that:
 Full payment: before receiving the car, the customer has to settle the remaining amount
 Installment payment: Before receiving the car, the customer has to show the 3rd party agreement with the
financial institution and XYZ for financing.
- Lack of credit check for direct installment sales: the company offers installment plans directly to some
customers without thorough credit checks  Phải có 1 credit department riêng để evaluate the credit rate of
customer approve the direct installment sales before signing sales contract.
- Lack of sales discount approval: Salespersons also have the authority to offer customers discounts of up to
15% and they are motivated by sales commission leading to high risk of extensive discount.  Sales manager
offers the sales discount based on a clear discount policy.
- There is no automated system for tracking overdue payments  unable to collect debts set up an automated
for tracking overdue payments and a clear policy for overdue follow-up and collection.

Giả sử: Nhân viên đc hưởng benefit ưu đãi mua xe, lỡ như họ chuyển nhượng cho người ngoài thì sao?

 Giới hạn 1 nhân viên đc mua 1 xe. Nếu họ muốn trao lợi ích cho ng khác thì họ sẽ mất quyền đó.

Question 3: PAYROLL

ABC Manufacturing is a mid-sized company specializing in producing automotive parts. The company has over 500
employees, including factory workers, administrative staff, and management personnel. The payroll process is
managed by the Human Resources (HR) and Accounting departments. The HR department is responsible for hiring,
maintaining employee records, and processing payroll, while the Accounting department oversees salary
disbursements.

During an internal audit, the Accounting department noticed an unexplained increase in payroll expenses despite no
corresponding increase in production or workforce expansion (tiền lương tăng nhưng k tuyển dụng đáng kể). Further
investigation revealed that several employees listed in the payroll system did not exist. These "ghost employees" had
been receiving salaries, which were being deposited into bank accounts controlled by an HR employee and the payroll
officer. (risk chính)

Current internal controls over HR and payroll cycle at ABC Manufacturing:

 The HR department is responsible for adding new employees to the payroll system and processing payroll.
 Payroll calculations are reviewed by the HR manager and then sent to the payroll officer for payment
processing.
 Employees provide their bank account details directly to the payroll officer for salary disbursement.
 The company has a fingerprint scanning system for door access. However, employees are not required to scan
their fingerprints daily for attendance tracking.
Required:

1. List internal control weaknesses that allowed the fraud to occur.

2. Recommend relevant controls that could prevent or detect similar fraud in the future.

Note

- Người có thể thực hiện gian lận: HR department (add new employee), payroll officer process payment (lấy
ttin về tkhoan của nvien để thanh toán tiền -> lấy từ đâu? -> lấy từ nvien -> phát hiện ra liền) cho nên 2 ông
này có thể collude
- HR phải check existence với payroll. Điểm yếu là nvien ko check fingerprint

Bài làm

- Lack of segregation of duties between the HR in charge of HR record and adding new staffs and the payroll
staffs who calculates the payroll: HR dep is responsible for adding new employee to the payroll system and
processing payroll
- Lack of attendance tracking: Employees are not required to scan their fingerprints daily for attendance
tracking
- No verification of payroll against staff attendance tracking: the payroll calculations are reviewed by HR
manager and then the payroll officer for payment processing.
- No approval of payment by Chief Accountant and CEO
 HR staff may commit fraud alone or collude with payroll officer to do this

Recommendations:

- Employees are required to scan their fingerprints daily for attendance tracking
- HR prints out the monthly Timesheet for each department and get approval of department managers
- (Nên separate người phụ trách thông tin về nhân sự và người tính lương  ng tính lương ko thể add thêm
ghost employees) Payroll officer should calculate the payroll based on Timesheet approved, HR records (new
staffs, resginers, change in salary and bonuses), and compensation policy.
- Payroll should be sent to Chief Accountant, HR manager, and CEO for approval
- (Payroll ko đc add nvien mới và k thay đổi ttin của nvien) Staff bank accounts should be collected directly
from the employees to the person who’s in charge of payroll disbursement. (ông thanh toán muôn add nvien
mới cũng ko đc, vì payroll phải kiếm thông tin của nvien thực sự có tồn tại, nếu ko kiếm đc nhân viên đó thì
ông payroll chắc chắn sẽ phát hiện ra)
Important: segregation of duties, approval
 Câu hỏi 1: MUA HÀNG
MediPharma Ltd. là một công ty dược phẩm quy mô vừa, chuyên sản xuất và phân phối các loại thuốc kê đơn.
Công ty thu mua nguyên vật liệu và các hoạt chất dược (API) từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Gần đây,
MediPharma gặp các vấn đề liên quan đến chi phí mua sắm quá cao, giao hàng chậm trễ và nguy cơ rủi ro về
tuân thủ.
phát hiện kịp thời → xác định được điểm yếu, sự thiếu sót → rủi ro → yếu tố giám sát để vận hành tốt
Quy trình mua hàng tại MediPharma Ltd. gồm các bước sau:
 Bộ phận có nhu cầu nguyên vật liệu sẽ gửi Phiếu yêu cầu mua hàng (PR – Purchase Requisition) đến bộ phận
mua sắm.
 Đội ngũ mua sắm đánh giá yêu cầu, lựa chọn nhà cung cấp và yêu cầu báo giá. (có bộ phận độc lập, phụ trách
việc mua sắm → bộ phận mua hàng)
 Sau khi nhận được báo giá, đội mua hàng lựa chọn nhà cung cấp và phát hành Đơn đặt hàng (PO – Purchase
Order).
→ không biết cách chọn
Purchase requisition → purchase order
 Nhà cung cấp giao hàng, và bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra và xác nhận việc nhận hàng.
→ không có quy trình cụ thể để hướng dẫn
 Bộ phận kế toán xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp để thực hiện thanh toán.

Yêu cầu:
1. Xác định các điểm yếu trong kiểm soát nội bộ dẫn đến các vấn đề của công ty.
2. Đề xuất các kiểm soát phù hợp để giảm thiểu những điểm yếu và giải quyết các vấn đề đã xác định.
Điểm mạnh:
 Có các bộ phận độc lập.
 Nhu cầu nguyên vật liệu được ghi nhận rõ ràng bằng tài liệu riêng biệt (Phiếu yêu cầu mua hàng), đặt hàng
dựa trên căn cứ hợp lý.
 Yêu cầu mua hàng được gửi rõ ràng qua Đơn đặt hàng (PO – tài liệu chính thức), không qua cuộc gọi hay
email.
 Có yêu cầu bộ phận tiếp nhận nhận hàng, kiểm tra và xác nhận bằng chứng từ, nhưng không có quy trình chi
tiết → không thể hiện rõ ràng, không có tài liệu hướng dẫn.

1. Các điểm yếu:

Lưu ý:
 Chi phí mua hàng tăng cao → do lựa chọn nhà cung cấp.
 Đội mua hàng lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên báo giá. Thiếu phê duyệt cho việc lựa chọn nhà cung cấp.
Nếu họ thông đồng với nhà cung cấp và được chi hoa hồng cao, họ có thể chọn nhà cung cấp đó → đây là
nguyên nhân chính dẫn đến chi phí mua hàng cao.
 Cần có sự phê duyệt để làm căn cứ lựa chọn nhà cung cấp, ban giám đốc cần rà soát danh sách này.
 Giao hàng chậm trễ: Sau khi gửi Đơn đặt hàng (PO), không có hướng dẫn theo dõi đơn hàng được gửi khi
nào, nhận lúc nào, không có phản hồi xác nhận đã nhận được.
 Một PO nên được gửi đến bộ phận tiếp nhận để họ lập kế hoạch tiếp nhận, gọi điện cho nhà cung cấp, sắp xếp
công việc, kiểm tra hàng hóa theo PO tương ứng.
Sửa bài:
 Thiếu phê duyệt trong việc lựa chọn nhà cung cấp: Đội mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không cần phê
duyệt hoặc không có chính sách về lựa chọn nhà cung cấp.
Khuyến nghị: Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được phê duyệt bởi Trưởng phòng Tín dụng hoặc Trưởng
phòng Mua hàng, dựa trên chính sách lựa chọn nhà cung cấp và báo giá từ các nhà cung cấp tiềm năng.
→ giải quyết vấn đề chi phí mua sắm cao
 Thiếu thủ tục theo dõi đơn hàng: Đội mua hàng gửi PO cho nhà cung cấp, còn bộ phận nhận hàng nhận hàng
mà không phản hồi lại cho đội mua hàng.
Khuyến nghị:
Đội mua hàng cần theo dõi việc nhận đơn hàng và đôn đốc nhà cung cấp nếu đến hạn mà chưa nhận được
hàng.
 Ngoài ra, bộ phận nhận hàng cần kiểm tra hàng nhận với PO tương ứng (1 PO nên được gửi cho bộ phận nhận
hàng) và đảm bảo hàng hóa, nguyên vật liệu, API tuân thủ quy định hiện hành. Đồng thời xác nhận nhận hàng
trên Phiếu giao hàng hoặc Biên bản nhận hàng và gửi lại cho đội mua hàng.
→ giải quyết vấn đề giao hàng chậm
 Nói thêm về vấn đề liên quan: Vấn đề thanh toán chưa được đề cập, nhưng có thể nhận xét rằng:
Không có thông tin về việc ghi nhận: hóa đơn gửi cho ai, không có xác minh với PO, bộ phận kế toán không
ghi nhận báo giá, PO, hóa đơn.
Việc phê duyệt thanh toán cũng chưa được đề cập.

Câu hỏi 2: BÁN HÀNG

XYZ Motors là một đại lý xe hơi bán xe cho khách hàng cá nhân (B2C). Công ty có hai hình thức thanh toán
chính:
 Thanh toán một lần (trả hết).
 Trả góp, trong đó khách hàng thanh toán trước một khoản và phần còn lại được trả hàng tháng trong một thời
gian nhất định.
Để thực hiện một giao dịch, nhân viên bán hàng lập hợp đồng bán hàng, thu thập thông tin khách hàng và gửi
hợp đồng cho Giám đốc tài chính (CFO) phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, khách hàng thanh toán lần đầu và
xe được giao. Đối với các giao dịch trả góp, XYZ Motors hợp tác với tổ chức tài chính, bên này sẽ đánh giá
tín dụng trước khi cấp tài chính. Tuy nhiên, công ty cũng trực tiếp cung cấp trả góp cho một số khách hàng mà
không kiểm tra tín dụng kỹ lưỡng. Nhân viên bán hàng cũng có quyền chiết khấu tối đa 15% cho khách hàng.
Đội ngũ bán hàng được khuyến khích chốt đơn nhanh để nhận hoa hồng cao.
→ có thể liên quan đến gian lận
Không có hệ thống tự động để theo dõi các khoản nợ quá hạn. Việc nhắc nhở thanh toán được thực hiện thủ
công
→ không nhất quán, việc theo dõi các khoản nợ quá hạn thiếu chặt chẽ
Yêu cầu:
1. Xác định các điểm yếu trong kiểm soát nội bộ của chu trình bán hàng tại XYZ Motors.
2. Đề xuất các kiểm soát phù hợp để giảm thiểu các điểm yếu này.
Ghi chú:
Chu trình bán hàng:
 Hợp đồng bán hàng: XYZ hợp tác với tổ chức tài chính, bên này sẽ thực hiện kiểm tra tín dụng trước khi cấp
tài chính
→ điểm mạnh: có phê duyệt khi trả góp thông qua tổ chức tài chính
 Có nhân viên bán hàng riêng, tư vấn khách hàng tốt, tách biệt với bộ phận phê duyệt (CFO).
 CFO chỉ phê duyệt dựa trên hợp đồng bán hàng chứ không có thông tin gì về khách hàng.
Dù khách hàng chọn thanh toán một lần, việc thu hồi phần còn lại không được theo dõi.
 Không có hợp đồng 3 bên: đại lý, khách hàng và tổ chức tài chính.

Bài làm:
 Thiếu chính sách thu hồi công nợ rõ ràng: Sau khi phê duyệt, khách hàng thanh toán khoản đầu tiên và nhận
xe. Nhưng không có chính sách rõ ràng về việc thanh toán phần còn lại đối với trường hợp thanh toán một lần
hoặc cam kết tài chính từ tổ chức tài chính.
→ Chính sách thu tiền nên quy định rằng:
o Trả một lần: khách hàng phải thanh toán toàn bộ trước khi nhận xe.
o Trả góp: trước khi nhận xe, khách hàng phải cung cấp hợp đồng 3 bên với tổ chức tài chính và XYZ
Motors.
 Thiếu kiểm tra tín dụng với khách hàng trả góp trực tiếp: Công ty cho phép trả góp trực tiếp mà không kiểm
tra tín dụng kỹ → cần có phòng tín dụng riêng để đánh giá năng lực tín dụng của khách hàng và phê duyệt
việc trả góp trước khi ký hợp đồng.
 Thiếu phê duyệt chiết khấu bán hàng: Nhân viên bán hàng có quyền giảm giá đến 15% và được khuyến khích
bởi hoa hồng, dẫn đến nguy cơ giảm giá vượt mức.
→ Quản lý bán hàng cần phê duyệt chiết khấu dựa trên chính sách chiết khấu rõ ràng.
 Không có hệ thống tự động theo dõi công nợ quá hạn: Dẫn đến không thu hồi được nợ.
→ Cần thiết lập hệ thống tự động theo dõi công nợ và chính sách cụ thể về theo dõi & thu hồi công nợ quá
hạn.
 Giả định thêm: Nhân viên được hưởng ưu đãi mua xe, nếu họ chuyển nhượng cho người ngoài thì sao?
→ Giới hạn mỗi nhân viên chỉ được mua 1 xe. Nếu họ muốn chuyển nhượng thì mất quyền ưu đãi.

Câu hỏi 3: TIỀN LƯƠNG

ABC Manufacturing là một công ty sản xuất quy mô vừa chuyên về phụ tùng ô tô, có hơn 500 nhân viên bao
gồm công nhân, nhân viên hành chính và quản lý. Quy trình tiền lương do bộ phận Nhân sự (HR) và Kế toán
phụ trách. HR chịu trách nhiệm tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên và xử lý bảng lương, còn Kế toán phụ
trách chi trả tiền lương.
Trong một cuộc kiểm toán nội bộ, bộ phận kế toán phát hiện chi phí lương tăng đột biến dù không có tăng sản
lượng hay số lượng nhân viên. Điều tra thêm cho thấy có một số "nhân viên ma" trong hệ thống bảng lương
đang nhận lương, với các khoản tiền được chuyển vào tài khoản do nhân viên HR và cán bộ phụ trách bảng
lương kiểm soát.
(→ rủi ro chính)
Kiểm soát nội bộ hiện có tại ABC Manufacturing:
 HR chịu trách nhiệm thêm nhân viên mới vào hệ thống bảng lương và xử lý bảng lương.
 Tính toán bảng lương được kiểm tra bởi quản lý HR và sau đó gửi cho cán bộ bảng lương để xử lý thanh toán.
 Nhân viên cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng trực tiếp cho cán bộ bảng lương.
 Công ty có hệ thống quét vân tay để ra vào, nhưng không yêu cầu nhân viên quét vân tay hằng ngày để chấm
công.
Yêu cầu:
1. Liệt kê các điểm yếu kiểm soát nội bộ cho phép gian lận xảy ra.
2. Đề xuất các kiểm soát để ngăn chặn hoặc phát hiện gian lận tương tự trong tương lai.

Ghi chú:
 Những người có thể thực hiện gian lận: nhân viên HR (thêm nhân viên), cán bộ bảng lương (xử lý thanh toán).
o Thông tin tài khoản ngân hàng lấy từ nhân viên → nếu lấy sai sẽ bị phát hiện ngay → hai người này
phải thông đồng.
 HR cần kiểm tra sự tồn tại thực tế của nhân viên khi đối chiếu với bảng lương.
 Điểm yếu: không có quét vân tay để theo dõi chấm công.

Bài làm:
 Thiếu phân tách nhiệm vụ: HR vừa quản lý thông tin nhân sự vừa thêm nhân viên vào hệ thống bảng lương,
trong khi cán bộ bảng lương tính lương → dễ thông đồng.
 Không theo dõi điểm danh: Nhân viên không bắt buộc quét vân tay hàng ngày để chấm công.
 Không xác minh bảng lương với dữ liệu điểm danh: Tính lương chỉ do HR và cán bộ bảng lương xử lý.
 Không có phê duyệt bảng lương bởi kế toán trưởng và CEO.
→ HR có thể tự thực hiện gian lận hoặc thông đồng với cán bộ bảng lương.
Khuyến nghị:
 Nhân viên bắt buộc quét vân tay hàng ngày để chấm công.
 HR in bảng chấm công hằng tháng của từng phòng ban và lấy xác nhận của trưởng bộ phận.
 Cần tách biệt người phụ trách thông tin nhân sự và người tính lương → người tính lương không được quyền
thêm nhân viên.
 Bảng lương nên được tính dựa trên bảng chấm công đã phê duyệt, hồ sơ nhân sự (tuyển mới, nghỉ việc, thay
đổi lương thưởng) và chính sách chi trả.
 Bảng lương phải được kế toán trưởng, quản lý HR và CEO phê duyệt.
 Tài khoản ngân hàng phải được nhân viên cung cấp trực tiếp cho người phụ trách chi lương → người chi
lương không thể thêm nhân viên ma vì phải lấy thông tin từ nhân viên thực tế.
Điểm mấu chốt: phân tách nhiệm vụ, phê duyệt.