Access'te SQL

İyi sorgular yapabilmek için iyi hazırlanmış tablolarımızın olması gerekiyor. Dizinler,
ilişkiler, geçerli değerler (indexes, relationships, default value) gibi yardımcı özelliklerle
veritabanımızın sağlamlığını artırabiliriz.

PERFORMANS, AMA NASIL?

Daha önce karşılaştığım bazı ayrıntıları anlatmakla yetineceğim şimdilik. Sorgu yaparken
Access’i yoran şeylerden bir tanesi tablolarda tanımlı DevaultValue (Varsayılan) değeridir.
Ekranda bir sürü açılan liste kutusu (combobox) varsa ve herbiri kendi listesini başka bir
tablodan araştırarak getiriyorsa formumuzun pek hızlı olmasını beklememeliyiz her zaman.

Örneğin veritabanında, beraber çalıştığımız müşteri şirketler ve bunlara ait personel listesi
olsun. Kisiler tablosundaki SirketNo adlı alan Sirketler tablosundaki No alanı ile bağlantılı.
Yani biz kişilere ait şirket eşleşmesini şirketin ismi yerine numarasını vererek sağlıyoruz.
Liste kutularındaki seçeneklerle gerekli eşleşmeleri ayarlayıp kolayca listeleme yapıyoruz.

Öncelikle bu tür eşleştirmelerde mutlaka dizin (indeks) ve ilişki (relationship) tanımlanmalıdır

performans için. Aynı şekilde arama yapılacak alanlarda da dizin oluşturulmalıdır. (Sirketler
tablosundaki No alanı.)

Asıl söylemek istediğime gelirsem, özellikle şöyle bir ipucu işimize yarayabilir: Eğer
varsayılan değeri (default value) sıfır olarak seçilmiş bir alana ait açılan liste kutusunda başka
bir tablodaki kayıtları listeliyorsak ve bağlı arama alanı değeri hiçbir zaman sıfır olmayacaksa
(mesela autonumber –otomatik sayı alanları için) boş yere sıfır değeri için arama yaptırıp
zaman kaybedeceğiz. Zira açılır liste kutusu kendisinde kayıtlı 0 değerini bağlı tablodan
arayacak ama hiçbir zaman otomatik sayı türündeki bir alanda bunu bulamayacaktır. Sıfır
olmayacak alanlara bağlı sayısal alanlardaki, geçerli olan sıfır değerini kaldırarak
formlarımızdaki kayıt geçişlerini bir nebze de olsa hızlandırabiliriz.

Bu, bir süre önce rasladığım küçük ama çok önemli olduğunu düşündüğüm bir ayrıntıydı. Bu
ay aslında sorgulardan ve SQL’den bahsetmek istiyorum.

MAZERETİM VAR, SQL BİLMİYORUM

Access ile SQL bilmemize gerek kalmadan hemen her türlü sorgulama işlemini yapabiliriz.
Ama yine de Access kullanmadan SQL kodu yazabilmenin inceliklerini birazcık da olsa
öğrenmek gerekiyor.

Geçen haftalarda şirketin diğer departmanlarındaki arkadaşlarla bir saat kadar SQL çalıştık.
Hepsi de SELECT, FROM, WHERE, ORDER BY başlıkları ile beraber MAX, MIN, SUM,
COUNT, TOP, ASC, DESC komutlarını da anlayarak toplantıdan ayrıldılar. Toplantının
sebebi uzak erişimli sunucularımızdaki verilere kendi başlarına sadece SQL kodu yazarak
ulaşabilmelerini sağlamaktı. Her grup kendi yetki alanı dahilindeki veritabanlarında istediği
SQL kodunu çalıştırarak istediği kayıtları listeleyebilmeliydi. Burada da bu ay sadece
SELECT komutu dahilinde, yani kayıt listelemek için çalışalım.

SQL’de onu kullanan sistemin yapısına göre yazımda bazı farklılıklar gösterse de yaygın
veritabanı sistemlerinin hemen hepsinde kayıt arama ile birlikte, yeni kayıt ekleme, silme,
değiştirme ya da veritabanını yönetme gibi gelişmiş özellikler vardır. Mesela Access
dosyasında istediğiniz bir tablonun alanlarını ya da dizinlerini SQL kodu ile değiştirebilir
veya yeni bir tablo oluşturup bunun içine istediğiniz kayıtları SQL kullanarak ekleyebilirsiniz.

GENELDE SQL

Access bize sorgularda, formlarda, raporlarda, makrolarda ve modüllerde SQL

kullanabileceğimizi söylüyor. Kayıt bulup getiren tipik bir SQL cümlesi şu şekildedir örneğin:

Kod:
SELECT Ad, Soyadi, Yas, Tarih FROM Kisiler WHERE Ad=”Ahmet” ORDER BY Tarih;

Bu komut (FROM) Kisiler adlı tablodan, (WHERE) Adı “Ahmet” olan kayıtları, (ORDER
BY) Tarih alanına göre artan sıralayacak ve (SELECT) Ad, Soyadi, Yas, Tarih alanlarını
seçecek şekilde getirecektir.

ORDER BY sıralama yapılacak alanı belirtir. Genelde en sonda kullanılıyor. “ORDER BY

Tarih” demekle sonucu Tarih alanına göre artan sıralıyoruz. “ORDER BY Tarih ASC” ile
arasında fark yoktur. ASC (Ascending) artan sıralamayı belirtiyor. Yerine DESC
(Descending) kullansaydık ters sıralama yapılacaktı. Sadece bununla bitmiyor. Birkaç alana
göre de sıralama yapılabiliyor bununla. Mesela “.. ORDER BY Tarih DESC, Soyad ASC, Ad
ASC” gibi. Yani Tarih’e göre ters sıraladıktan sonra önce Soyad’a ve ardından Ad’a göre düz
sırala.

Aradığımız şeyi bulmak için WHERE komutunu kullanmamız gerekiyor.

Kod:
.. WHERE ( (Ad=”Ahmet”) AND (Soyad=”Kara”) ) ..

şeklindeki bir kriter Ahmet Kara adlı kişinin kaydını arayacaktır. “WHERE Yas>=20” ile 20
yaş ve üzeri kişilerin kayıtlarını bulabiliriz. Ya da “Yas<>20” ile 20 yaşında olmayanlar
bulunabilir. Eğer 20-40 yaş arası istiyorsanız “WHERE Yas BETWEEN 20 AND 40”
demeniz yeterli.

İsterseniz içinde geçebilecek karakterlere göre de arama yaptırabilirsiniz.

.. WHERE (Ad Like “Ahm*”)..

“Ahm*”: Ahm ile başlayanlar,

“*Ahm”: Ahm ile bitenler,

“*ahm*”: Herhangi bir yerinde AHM olanlar (başında ve sonunda olanlar da dahil),

“*a?m*”: İçinde A olacak, sonraki bir adet harfin ne olduğu önemli değil ama onun yanında
M harfi olmalı.

Bazı durumlarda çift tırnak yerine tek tırnak yazmanız gerekebileceğini hatırlamanız faydalı
olacaktır. Bu örnekleri SQL cümlesi içindeki WHERE’in bulunduğu kısma yazarsanız çalışır.
Tek başına bu kriterler çalışmaz.

FROM ile bildiğiniz gibi hangi tablodan kayıt alınacağı belirtiliyor. Şimdilik sadece tek tablo
ile çalışıyoruz. SELECT ile bu tablo içindeki istediğimiz alanları görüntülüyoruz. “SELECT
Ad, Soyad FROM ..” gibi bir cümle sadece Ad ve Soyad alanlarının getirileceğini belirtiyor.
Bütün alanların gelmesini istiyorsanız “SELECT * FROM Kisiler ..” yazın, olsun bitsin.

Arama kriteri yoksa WHERE kullanmaya, sıralama yapılmayacaksa da ORDER BY

kullanmaya gerek yoktur. Yani tek başına çalışabilecek en küçük SQL cümlesi “SELECT *
FROM Kisiler” şeklinde olacaktır. Bu, Kisiler tablosundaki tüm kayıtları ve tüm alanları
getirir.

ACCESS’TE SQL

Veritabanı penceresinde Sorgu sayfasında yeni bir Sorgu oluşturalım. Sorguyu açtıktan sonra
görüntülenen tablo seçme formundan sorgulamak istediğimiz tabloyu seçelim. (Yeni bir
dosyada çalışıyorsanız, tabii ki önce bir tablo oluşturmalısınız.) Karşımıza, adının sonundaki
sıfatı fazlasıyla hakeden Sorgu Sihirbazı çıktı.

Ben Kisiler tablosunu seçtim. Şimdi yukarıda öğrendiğimiz SQL kodlarını ilk olarak burada
deneyebiliriz. Görünüm menüsünden SQL Görünümü’nü seçin.

Bende “SELECT FROM Kisiler;” görünüyor. Bunu, öğrendiğimiz kurallara uyarak;

Kod:
SELECT Ad, Soyad
FROM Kisiler
WHERE Ad=”Ahmet”

olarak değiştiriyorum. Görünüm menüsünden Tasarım’a geçtiğimizde bakın nasıl bir görüntü
çıkıyor (Query2):
SELECT kısmında * işareti de kullanabilirdik. Şöyle bir ayrıntıyı hatırlatmalıyım burada ki,
bazı durumlarda tasarım görünümünde bütün alanlar olmamasına rağmen sorguyu çalıştırınca
bütün alanlar listelenebiliyor. Bu, sorguların bütün alanları gösterme özelliğinin aktif
olmasından dolayıdır. Görünüm menüsündeki Özellikler komutundan çıkan pencerede “Tüm
Alanları Göster” (Output All Fields) kısmındaki değeri NO yaparsanız sadece sizin seçtiğiniz
alanlar listelenecektir.

Üçüncü örneğimizde (Query3 resmi) Ad, Soyad, No, soyad, Ad alanları seçilmiş.

Kod:
SELECT Ad, Soyad, [No]
FROM Kisiler
WHERE ( ([No])<100) AND (Soyad) Like "A*") )
ORDER BY Soyad DESC, Ad;

1. No alanının parantez içine alınmasının sebebi “NO”nun özel bir kelime olup yorumlayıcı
tarafından “Hayır“ anlamında anlaşılmamasıdır.
2. En sağdaki Soyad ve Ad alanlarının ikinci kez kullanılmasının amacı sıralamayı sütunların
sıralanmasından farklı yapabilmek. Yani önce Ad’a sonra Soyad’ göre sıralamak isteseydik
baştaki Ad ve Soyad alanlarında sıralama seçerdik. Ama biz önce Soyad’ı istediğimiz için son
tarafa bunları koyup Göster (Show) işaretini kaldırdık. (Aynı şeyi 2. soyad alanını birincinin
olduğu yere taşıyarak da yapabilirdik. Zira, hem ORDER BY hem de SELECT için seçili
alanların sırası aynı olacak.)

3. Sadece Göster (Show) değeri işaretli olan alanlar görüntülenir. Bunlar SELECT kısmına
dahil edilir. (Tüm alanları gösterme özelliği kapalıysa tabii.)

4. Dördüncü sütundaki LIKE cümleciğini No alanının alt satırında kullanmamızın sebebi

VEYA sorgusu elde edebilmek. Yani “ NO<100 OR SOYAD LIKE ‘A*’ ” gibi. İkisini aynı
satırda kullanırsak VE sorgusu elde ederiz ki bu, cümlemizdeki “OR”un “AND”a dönüşeceği
anlamına gelir.

Bu tasarım modunda ne kadar karışık ya da sade yaparsak yapalım Access evirip çevirip
kendi bildiği gibi bir SQL kodu üretecektir.

Kod:
SELECT [Link], [Link], Kisiler.[No], *
FROM Kisiler
WHERE (((Kisiler.[No])<100)) OR ((([Link]) Like "A*"))
ORDER BY [Link] DESC , [Link];

Beşinci madde olarak da şunu ekleyeyim o zaman: Alan isimlerinin başına tablonun ismi
yazılabilir. Bu, birden çok sayıda kullanılan tabloların olduğu sorgularda daha işe yarar olur.

EXCEL’DEKİ GİBİ OTOMATİK SAYI SERİLERİ OLUŞTURMAK

Access’te Excel’deki gibi artan satırlarda otomatik sayı oluştumak ne iyi olurdu diye
düşündüğünüz olduysa ilk fırsatta deneyin derim. Kayıtlar arasında aşağı giderek seri
olabilecek sayılar girin. (Yani 1, 3, 5, 7 .. gibi.) Oklarla aşağı doğru gittikçe yeni değerleri
anlayıp sizin yerinize Access yazacaktır.

KENDİ FORMÜLÜNÜ KENDİN HESAPLA

Kullanıcının kendi formülünü hesaplayabilmesini sağlamak istediğiniz oldu mu hiç? EVAL

işlevi bu iş için biçilmiş kaftan. Siz formül metnini veriyorsunuz, o da hesaplıyor:

Kod:
MsgBox Eval(“6^2 + 4*3 – Log(Exp(10))”)

OTOMATİK SAYI

Bazan bu isim kendi kendine çalışan sayılar varmış gibi çağrışımlar uyandırıyor bende.
Otomatik çamaşır makinası gibi. Gelgelelim bazı arkadaşlar bunun marifetlerinden pek
muzdaripler. “Otomatik sayı, kayıt numarası neyse onu versin”, “Yeni kayda geçip
vazgeçtiğimde numarayı çalıyor, bir daha aynı numarayı kullanamıyoruz”, “Bütün kayıtları
sildiğim halde 1’den başlamıyor” gibi yakınmalar oluyor.
Efendim, bu otomatik sayı öyle birşeydir ki görüntü açısından bir anlam taşıması için
üretilmemiştir. Diğer bütün sistemlerde olduğu gibi en büyük amacı belli bir kayda özel bir
kod vererek istendiğinde ona kolayca ulaşabilmeyi sağlamaktır. Mesela bütün alanların
değerleri aynı olan iki kaydı birbirinden ancak Otomatik Sayı değerleri ile ayırabilirsiniz.
Yani arkaplan işlemleri için kullanılır. Ama isterseniz ekranda da değerini gösterin.

Bunun artan olacak şekilde değerler almasını ayarlayabileceğiniz gibi rasgele değerler
almasını da sağlayabilirsiniz. Tablo tasarım görünümünde NewValues (Yeni Değerler)
özelliğini Random (Rasgele) yaparak.

Yine de programı kullanacak kişiler açısından bir daha tekrarlanmayacak bir fiş numrası, kod
numarası, etiket numarası gibi bir değer elde edilmiş olur. Access’teki replikasyon işleminde
de kullanılabilir AutoNumber alanlar.