 

SlideShare Explore Search You

Clip slide

1 of 40 

145,728 views
Lean Project Management Principles
Share   Like   ...

Ryder System, Inc.
 Follow
       

Published on Feb 19, 2010

Published in: Business

 Lean Project Management Principles
1. Lean Project Management Principles “ Any Project worth doing is worth doing fast and right”. PMI Dade
Dinner Meeting
2. Definitions of Lean   Lean System: emphasizes the prevention of waste ( Mura) : extra time, labor or
material spend that does not add value to the product or service.   Lean Enterprise: foster a company
culture where employees constantly look to improve their skills levels and production processes. Product
and Services are driven the right amounts, to the right location, at the right time and in the right condition.
PMI Dade Dinner Meeting
3. Lean Thinking The goal of Lean Thinking is the creation of a continuous stream which delivers customer
value with the least waste of resources within the shortest possible time. PMI Dade Dinner Meeting
4. Definitions of Project PMBOK: “A Project is temporary endeavor undertaken to create a unique product,
service or result” PMBOK: “Project Management is an application of knowledge, skills tools and techniques
to project activities to meeting project Requirements” PMI Dade Dinner Meeting
5. Lean Goals Project Goals   Improve Quality   Complete on time   Eliminate Waste   Complete on
Budget   Reduce Lead Time   Meet Performance   Reduce Total Costs Requirements More about
Behaviors, More about Tools, Change, Improvement Techniques, Methods, Results PMI Dade Dinner
Meeting
6. Lean Principles LPM Principles   Specify Value   Eliminate Waste   Identify the Value Stream 
Empowerment, Respect,   Flow Integrity   Pull   Decide later, Deliver fast   Perfection   Amplify
Learning   See the whole   Risk Management PMI Dade Dinner Meeting
7. Principle 1: Eliminate Waste PMI Dade Dinner Meeting
8. Shift Mindset CURRENT REQUIRED THINKING THINKING Material Movement Waiting M W Over
Inventory Production WASTE I TYPES O OF WASTE T O Over Transport D Processing Defects WASTE
NOT DEFINED S REACT TO LARGE EXAMPLES Skills REACTIVE IMPROVEMENT PMI Dade Dinner
Meeting
9. The Baton Pass­Goal to Win the Race Preparing a Building Plan Team Work Practice Avoid for
Perfection Rework PMI Dade Dinner Meeting
10. Project as a Value Stream   Look at Project as a Processes (chains) : a set of activities with inputs,
processing and outputs   Looks for sets of processes (work packages) as a value stream   Look for weak
links in a project’s chains exposes some of the most wasteful practices in an organization.   Eliminate
Bottlenecks within teams, Build Strong routines PMI Dade Dinner Meeting
11. Value Stream Thinking Problem Solving Validate Root Causes Current State Analysis IdentifyWaste
Solutions Actions Plans PMI Dade Dinner Meeting
12. Lean Project Manager Lean project managers prefer to review the way that work elements pass
between team members. Lean project management differentiates itself from other methodologies by
emphasizing the opportunity to improve “hand­offs” Focus on Dependencies not on Deadlines PMI Dade
Dinner Meeting
13. Strong WBS   Eliminating waste   Build strong Plans   Build strong teams that understand their value
 Build a Strong WBS   Responsibilities for deliverables and milestones   Visibility for the Project Manager
to see relations PMI Dade Dinner Meeting
14. Principle 2: Empowerment, Respect, Integrity PMI Dade Dinner Meeting
15. Where to you Start?   Customer Needs?   Customer Requirements?   Financial Performance? 
Customer Satisfaction? Ahhhhh !   Who is the Customer? –Who are my Stakeholders? PMI Dade Dinner
Meeting
16. Responsibility Matrix   Roles   Project Leader   Task Manager   Resource   RASIC Chart R=
Responsible A= Accountable S= Support I= Inform C= Consult PMI Dade Dinner Meeting
17. Leading Projects Manage things, Lead people ­ Stephen Covey   Identify Project Stakeholders 
Needs of each Stakeholders (in terms of product and process)   Clear Plans, Goals, Targets, including
Stakeholders RASIC PMI Dade Dinner Meeting
18. Team Building   Forming   Storming   Norming   Performing Leading toward the Goal Initial State of
Project Team Align the Team Towards the Goal PMI Dade Dinner Meeting
19. Empower your Team EMPOWER (def.) give power or authority to; to authorize; to enable; to delegate
 Functional managers empower team members to represent functional discipline without approval for
decisions or actions   Self directed teams ­describe what is required; let teams determine how   Requires
more management planning & capable, trained personnel   Results in greater commitment and ownership
PMI Dade Dinner Meeting
20. The Last Planner   The person who will execute the planned work of the Project   Make Last Planner
indentify the work   Increase commitment from the process owner   Increase Empowerment, Decrease
Centralized Delegating PMI Dade Dinner Meeting
21. The Last Planner Principle   Plan in greater detail as you get closer to doing the work.   Produce plans
collaboratively with those who will do the work.   Reveal and remove constraints on planned tasks as a
team.   Make reliable promises.   Learn from breakdowns. PMI Dade Dinner Meeting
22. Continuous Improvement   Look for Quick Wins   Promote Positive Impact of Procedural changes 
Keep it small Small = Small = Less Total = Less Team = Less Projects Impacts Disaster Failure Punished
PM PMI Dade Dinner Meeting
23. Principle 3: Decide Later, Deliver Fast PMI Dade Dinner Meeting
24. Small Commitment   Map out a series of interconnected projects   Smaller achievable projects 
More efficient Scheduling PMI Dade Dinner Meeting
25. Pipeline Management   Manage the number of projects in the pipeline and their release to avoid
overloading resources and increasing work in process   Focus resources on highest priority projects to
finish sooner; don’t start other projects until resources become available. Use DRUM   Project start dates
and completion dates should not be bunched together ­a steady flow (and constant “new news” to the
market) and not a log jam   Use your Drum resources and build you Drum Schedule Project 1 Project 2
Project 6 Project 3 Project 2 Project 4 Pj. 7 Project 4 Project 7 Project 1 Project 5 Project 5 Project 3 Project
6 PMI Dade Dinner Meeting
26. Defer Decisions Baseline Case Module 1 Design Complete definition before development begins.
Product Mod. 2 Integration Build & test Development of all modules Definition Design starts immediately.
Mod 3 Design Alternative 1 M.1 Module 1 Design Phased definition. Definition Def & development of
modules System M.2 Mod. 2 Integration Build & test deferred to allow flexibility Definition Def Design for
changes. M.3 Mod 3 Def Design Alternative 2 M.1 Module 1 Design Phased definition. If one Def module
not on the critical System M.2 Mod. 2 Integration Build & test path requires significant lead Definition Def
Design time to build, begin sooner M.3 Mod 3 Build Def Design PMI Dade Dinner Meeting
27. Deciding as Late as Possible   Delivering as fast as possible   Emphasis on Planning and
Development phases   Relay Race culture   Eliminate waste: Inventory, Waiting and Defects   Dynamic
and Motivational Environment PMI Dade Dinner Meeting
28. Critical Chain Project Management (CCPM) Traditional Project Management   Task estimates are
padded to better insure meeting schedule   Tasks started late because of other pressing demands   Work
fills available time   By coordinating via start and finish dates, effort spent finishing early often wasted 
Lateness is always passed on ­ can’t be made up without reducing scope or increasing resources Critical
Chain Project Management (CCPM) can significantly reduce the development schedule PMI Dade Dinner
Meeting
29. Principle 4: Amplify Learning PMI Dade Dinner Meeting
30. Educate your Team   Plan for Training in the WBS   Specially on new and mostly unique Projects 
Look for members on waiting spaces   Prepare your members for future phases PMI Dade Dinner Meeting
31. Promote, Promote, Promote   Promote the impact of Professional Development   Make promotion
part of your plan   Show successful experiences   Go beyond long term effects to create a productive
workplace   Look for quality idea generation behavior PMI Dade Dinner Meeting
32. Synchronize Activities   Collocation of development personnel   Visual management tools to show
status and performance   Frequent, short coordination meetings   Tools to share information PMI Dade
Dinner Meeting
33. Rapidly Explore Activities   While an emphasis on value and time with lean practices would suggest not
wasting time exploring alternatives when an acceptable solution exists, this is not the case   Greatest value
when multiple alternatives can be rapidly explored –this is the only way to move towards a more optimum
solution   Set­Based Design involves developing multiple sets of solutions in parallel & relatively
independently.   As the design progresses, the sets of solutions are gradually narrowed based on
additional information from development, testing, the customer, etc., and the best solution 'emerges' PMI
Dade Dinner Meeting
34. Principle 5: See the Whole PMI Dade Dinner Meeting
35. Project Cycle   See whole = Watch the Project Cycle Constantly   Strong Project Chartering   Move
through Project Cycle many times   Look for new opportunities   Free team from unnecessary tasks (non­
value Tasks) PMI Dade Dinner Meeting
36. Project Chartering   Project: New Opportunity or Solve a Problem   Start Lean Thinking   No Project
Charter , No Project   “The Project Charter is the tool to get people aligned on understanding the Project”,
Leach, 2005   “ The document that formally authorize the project” , PMBOK   Get all stakeholders to
agree on it   Use your project Charter in project selection   Make it visual and accessible PMI Dade
Dinner Meeting
37. Elements of Project Charter   1­3 Pages / 1­3 hour   Use a Project Mind Mapping Software   Vision 
Mission/Objectives   Membership   Organizational Linkage   Boundaries   Key Assumptions and
Constraints   Team and Individual Responsibilities   Metrics   Operating Guidelines   Feasibility Studies
PMI Dade Dinner Meeting
38. Portfolio Management   Define a Selection Criteria   Define project benefits and   ROI impacts 
 NPV   Quantify the project impacts   Payback   Rank Projects   IRR   Cash Flow Analysis Project 1
Project 2 Project 6 Project 3 Project 2 Project 4 Pj. 7 Project 4 Project 7 Project 1 Project 5 Project 5 Project
3 Project 6 PMI Dade Dinner Meeting
39. The Project Delivery System   Project Systems consist of   People   Processes   Products/Services
 Relationships   The Goal : Define a PMO PMI Dade Dinner Meeting
40. Lean Project Management Is about: Building Lean Behaviors in your organizations Thank You Q&A PMI
Dade Dinner Meeting

Recommended

Teaching Techniques: Creating Effective Learning Assessments
Online Course ­ LinkedIn Learning

Teacher Tech Tips Weekly
Online Course ­ LinkedIn Learning

Teaching Technical Skills Through Video
Online Course ­ LinkedIn Learning

Lean project management
John Bun

Lean Process Improvement Techniques
Jeremy Jay V. Lim, MBB, PMP

Lean presentation ppt
[Link]

Agile KPIs
Gaetano Mazzanti
Lean Agile Metrics And KPIs
Yuval Yeret

The 3 Revolutions (Agile, Lean, Lean Startup)
Claudio Perrone

Lean process improvement basics for any business
Willie Carter

English  Español  Português  Français  Deutsch

About   Blog   Terms   Privacy   Copyright

        
LinkedIn Corporation © 2020