Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Prerequisites: 

Please refer my below materials before implementing iProcurement. 

• Oracle R12 – MOAC 
• Oracle R12 – Procure 2 Pay 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

   

About iProcurement 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Oracle iProcurement Integration 

 
 

Oracle Procure 2 Pay Process Flow: 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Features of iProcurement 
(Reference Oracle Document) 

The core features of Oracle iProcurement that give requesters the ability to transform the 
procurement process into an efficient and streamlined process are: 

• Catalog Management 

• Shopping 

• Checkout 

• Requisition Tracking and Management 

• Desktop Receiving 

Procurement Catalog Management: 

• Oracle iProcurement and Oracle Purchasing have a single shared catalog data model.  
• This data model forms determines the types of catalog content your requesters can see 
and how that content is presented to them.  

Some of the benefits are: 

o Catalogs are automatically and perpetually up‐to‐date and based on real‐time 
data. 

o Support for extensible base and category attributes to enhance the product data 
catalog. Oracle iProcurement customers can define base and category attributes 
for their specific needs. 

• Support for price breaks based on quantity, shipping organization and effective date 
range. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Catalog Schema: 

The areas that define the catalog are the catalog data and the catalog schema. 

Catalog data consist of the items and services available for purchase.  

Catalog schema is comprised of: 

• A combination of categories. 

• Category descriptors  

Base descriptors (sometimes known as base attributes) describe any item or service in the 
catalog. 

Types of Categories: 

The types of categories in the catalog that define the catalog’s hierarchy are: 

• Purchasing Item categories: Every item in the catalog must belong to a Purchasing Item 
category. Purchasing Item categories are recognized by many integrating Oracle 
Applications in addition to Oracle iProcurement. The association of Purchasing Item 
categories with catalog items enables a wide range of functionality in Oracle 
Applications.  

• Shopping categories: Also known as genus categories, are used to group similar items for 
presentation to the iProcurement user. Shopping categories generally have names that 
are more shopper friendly than Purchasing Item categories, and are displayed 
prominently in many iProcurement pages to help requesters find what they are 
shopping for. Shopping categories are not mandatory for all items in the catalog, but 
they are highly recommended for items that are intended for iProcurement requesters. 
Shopping categories are found at the lowest level of the category hierarchy; therefore a 
shopping category can never be a parent category to a child category.  

• Browsing categories, also known as navigation categories (or master or intermediate level 
categories), define the category hierarchy. The category hierarchy helps requesters 
browse for catalog items Browsing categories can be either a parent or child to another 
category, but cannot contain any items. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Catalog Content Structure: 

• It refers to online shopping content.  
• You define content zones to enable catalogs.  
• Catalog Administrators partition local catalog content into local content zones, define 
punchout or transparent punchout content zones, and then assign these content zones 
to stores.  
• The combination of content zones that you assign to a store determines what catalog 
content your users see. 

Types of Content Zones: 

Type  Location of  Description 

Content 
Local  Oracle  Consists of items, categories, and descriptors defined in 
Purchasing  Oracle Purchasing and Oracle Inventory. 
Punchout  Supplier's site or  Consists of items that the supplier maintains. The requester 
Oracle Exchange  clicks a link to the external site from the Shop store or Search 
Results Summary page, and adds items from the external site 
to the shopping cart in Oracle iProcurement. 
Transparent  Supplier's site or  When the requester searches for items, the transparent 
punchout  Oracle Exchange  punchout content zone accesses the external site in the 
background and returns the matching items to the Search 
Results Summary and Search Results pages. The requester 
then adds the items to the shopping cart. 
Informational  Your company’s  Captures instructions, policies, and links for ordering items 
intranet,  and services that may not be supported by the other catalog 
supplier's site, or  types. For example, an informational content zone can 
Oracle Exchange  contain a link to an existing policy or instructions page in 
your company. Unlike the other catalog types, items 
purchased through the informational content zone cannot 
be added to the shopping cart. 
 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Implementation Checklist: 

Step  Required or 
Optional 
Load catalog content  Required 
Determine catalog (content zone) types to implement.  Required 
Choosing a Catalog Type    
Create one or more catalogs (content zones): local content zone, punchout  Required 
or transparent punchout content zone, or informational content zone. 

For punchout or transparent punchout, see the Oracle Procurement    
Buyer's Guide to Punchout and Transparent Punchout. 
For informational catalogs, see: Maintaining An Informational Content    
Zone. 
Define access to content zones.  Optional 
Set up Smart Forms.  Optional 
Decide whether to create more than one store.  Optional 
Create stores to group content zones and Smart Forms.  Optional 
Set or review search related options.  Recommended 
Associate images with content, stores, or items.  Optional 
 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
iProcurement Setups 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

iProcurement Implementation Setups: 
 

Below are the mandatory setups before implementing (or) integrating it with purchasing 
module. 

• Oracle Multi Org Setup (MOAC Optional) 
• Oracle Purchasing Setups (Preferably P2P setups) 

Please refer my below materials for above setups, 

o Oracle R12 – MOAC 
o Oracle R12 ‐ Procure 2 Pay by Dinesh Kumar S 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

iProcurement Setups: 

Creating Inventory Item: 

We have already created 2 inventory items (refer P2P Setups document), 

Navigation: PO  Items  Master Items 

Select the master organization (IMO), 

 
  
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Inventory Item 1: 

 
Inventory Item 2: 

 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Note** all inventory items will be associated with one or more categories. 

Navigation: PO  Items  Master Items  Tools (Menu)  Categories 

 
 

Inventory Item 1: 

 
 

Inventory Item 2: 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Categories: 

o They are assigned to an item; they can be used without an item, allowing reporting and 
analysis to be performed. 
o Categories are required when creating a non‐catalog requisition.  
o It can be assigned to account numbers, which is used to generate accounting for 
requisition. 
o Categories are Key flexfield (KFF). 
 
 
Defining Category Key Flexfield: 
 
Now let us utilize the Oracle Seeded item category flexfield. 
 
Navigation: PO  Setups  Flexfields  Key  Segments  
 

Code: PO_ITEM_CATEGORY 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Segment Information: 

 
 

Valueset Information: 

Segment1: 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Segment2: 

 
 

Valueset Values: 

Navigation: PO Setup  Flexfields  Validation  Values 

Segment 1: 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Segment 2: 

 
 

Defining Category Sets: 

• After setting up category the next step is to define category sets.  If oracle seeded set is 
not available we can define our own category sets. 
• In our setup we will be using oracle seeded category set. 

Determine if the categories assigned to an item will be assigned at Master Level for all 
organizations (or) assign at Organization levels i.e. each organization have different Purchasing 
category. 

Navigation: PO  Setup  Items  Categories  Category Sets 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Name: Unique Name to the set 

Description: Describes the usage of the category set. 

Flex Structure: The categories you assign to a category set must have the same flexfield 
structure as the set itself. This is true even if you choose not to validate the category list. 

Control Level: 

o Master Level: Item assigned to this category set has the same category value in all 
organizations where it is assigned. 
o Org Level: Item assigned to this category set may have a different category value in each 
organization where it is assigned. 

Allow Multiple Item Category Assignments: 

Indicate whether to enable an item to be assigned to multiple categories within this category 
set.  For example, an item can belong to Electronics as well as Computer Peripheral categories.  

Enforce List of Valid Categories: 

Indicate whether to enforce the list of valid categories. 

o If you do not enable this feature, you can assign an item to any category defined that 
uses the same flexfield structure as this category set. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

o If you enable this feature, you can assign an item only to those categories defined as 
valid categories for this category set. 
o If the enforce list of categories assignment checkbox is not checked, then all of the 
categories associated to the category set for purchasing are displayed in the LOV on the 
Enter PO window. 
o if the enforce list of categories assignment is checked, only the categories defined in the 
table are available in the category LOV on the enter PO window. 

Setting Default Category Set 

The category flexfield which was assigned to category set, needs to be set as the default 
category for purchasing.  

This will be the category that will appear in Oracle iProcurement for purchasing both items and 
non‐catalog requests. 

Navigation: PO  Setup  Item  Categories  Default Category Set 

 
 

Setting Category Profile 

This setup maps the category to iProcurement for users to search for them using shopping 
category. 

Profile Name: POR: Autocreate Shopping Category and Mapping 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

(Oracle Reference) 

Why should I use shopping category mapping? 

Use shopping category mapping to map Oracle iProcurement catalog categories to categories 
defined in Oracle Purchasing. This ensures that the items you upload will not error out. Oracle 
Purchasing and shopping categories can both be derived by the mapping when maintaining 
catalog content. 

For example, you create a shopping category called Printers. You later want to upload an item 
to the Printers category. Before requesters can successfully complete a requisition for this item, 
you must map the shopping category Printers to a category in Oracle Purchasing using shopping 
category mapping. (Alternatively, you can leverage mapping in Oracle e‐Commerce Gateway 
while uploading items. 

When should I map shopping categories? 

If your requesters need to use the browsing capability, then you should use shopping category 
mapping. 

Can I map multiple shopping categories to an Oracle Purchasing category? 

Yes, using shopping category mapping, you can map multiple Oracle iProcurement catalog 
categories to a single Oracle Purchasing category. 

Can I map a shopping category to multiple Oracle Purchasing categories? 

No, using shopping category mapping, you cannot map a single Oracle iProcurement catalog 
category to more than one Oracle Purchasing category. 

Can I map a shopping category that has subcategories to an Oracle Purchasing category? 

Only item categories are mapped. By mapping a browsing category, you are mapping all item 
categories that it and its subcategories contain. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Creating Category Codes 

Categories codes are used to create valid combinations of individual values entered for each 
category segment and assign the combination to specific structure. 

Navigation: PO  Setup  Items  Categories  Category Codes 

 
Click Find. 

 
The description which will be used as the shopping category in iProcurement when profile 
“POR: Autocreate Shopping Category and Mapping” is set to “Yes”. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Create Custom iProcurement Responsibility 

Create the below custom responsibilities, 

• d_iproc 
• d_iproc_CatAdmin 

d_iproc:  

Menu: Internet Procurement Home 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

d_iproc_CatAdmin: 

Menu:  iProcurement Administration: Catalog Administration Home 

 
  

Assign the responsibility to the user. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Responsibility successfully added to user, 

 
Now assign the mandatory profile at responsibility level. 

Profile Name  Level  d_iproc  d_iproc_CatAdmin 

GL Ledger Name  Responsibility  dini_pl_01  dini_pl_01 
GL Ledger ID  Responsibility  1040  1040 
HR:Business Group  Responsibility  dini_bg11  dini_bg11 
HR:User Type  Responsibility  HR with Payroll  HR with Payroll User 
User 
HR: Security Profile  Responsibility  dini_bg11  dini_bg11 
MO: Operating Unit  Responsibility  dini_aviations_ou11  dini_aviations_ou11 
 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Creating Shopping Categories 
(Oracle Doc Reference) 

What is Catalog Schema? 

A catalog's schema refers to the structure and organization of the catalog. Schema consists of 
categories and descriptors. 

 
What are different types of Categories? 

A category classifies items. Categories are of two types: 

• Item categories (also known as genus categories) contain only items. They are found at 
the lowest level of the category hierarchy. Item categories are required. Every item in 
the catalog must belong to an item category.  
• Shopping categories (also known as navigation categories) contain one or more 
browsing or item categories. They cannot contain items. Browsing categories are 
optional. They enable requesters to browse a hierarchy of categories for items. 

What are descriptors? 

A descriptor describes items or categories. Descriptors are of two types: 

• Base descriptors apply to all items or services in the catalog. Supplier is an example of a 
base descriptor. The following base descriptors are required when adding items to the 
catalog: Supplier Item Number, Description, Unit, and Price. 
• Category descriptors (also known as local descriptors) apply only to items within a 
specific category. Category descriptors vary from one category to another. For example, 
a category called Ball Point Pens may contain the category descriptors Ink Color and Tip 
Width. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

What is a category hierarchy? 

The category hierarchy presents a hierarchical view of the catalog to requesters. Use the 
category hierarchy to view and create hierarchies of categories and to create browsing 
categories. 

For example, several item categories may be grouped under browsing categories as follows: 

Office Equipment, Accessories and Supplies < - browsing category

Office Supplies < - browsing category
Desk Furniture < - item category
MZ451DESK < - item
MZ882DESK < - item
Calendars < - item category

Writing Instruments < - browsing category

Ball Point Pens < - item category
PA453BIC < - item
PA221ROL < - item

You do not have to have the same number of levels in all categories. In the example above, 
Office Equipment, Accessories and Supplies contain multiple levels of categories. Writing 
Instruments contains just two levels (one browsing and one item category level). 

Creating a category hierarchy is optional. If you create one, requesters see the hierarchy when 
they browse categories. If you do not create one, then requesters cannot browse categories for 
items. (They can still find items by searching, just not by browsing.) Some companies find it 
useful to enable requesters to browse categories, others may not. 

Note: The changes you make to the category hierarchy are visible immediately in the catalog. 

How many categories and descriptors does the catalog support? 

The catalog supports the following: 

• A maximum of 150 category descriptors per category, no more than 50 per type: 50 Text 
descriptors, 50 Translatable Text descriptors, and 50 Numeric descriptors. 
• A maximum of 300 total base descriptors, no more than 100 per Text, Translatable Text, 
or Numeric types. 
• Any number of item and browsing categories. (The more top‐level browsing categories 
you have, the longer the Category Hierarchy page may take to display 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Since the profile “POR: Autocreate Shopping Category and Mapping” is set to “Yes”, we are not 
going to create shopping category and map it to Oracle Seeded Purchasing Category. 

Below are the steps to create shopping category and mapping setups,  

Seq.  Setup Description  Navigation 

1  Create Shopping Category  iproc CatAdmin  Schema  Item Categories  
Create Category Button 
2  Create Category Descriptors  iproc CatAdmin  Schema  Item Categories  
Now Query up for Category then select Manage 
Category Descriptors  
3  Create Category Mapping  iproc CatAdmin  Schema  Category Mapping 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Flow for adding Items and Categories to iProcurement: 

Note: 

Profile refers to “POR: Autocreate Shopping Category and Mapping”. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Setting up Expense Account Rules 

• We can generate account number associated with requisition without modifying the PO 
Requisition account generator (POWFRQAG).  
• For Inventory items it will default receiving account for inventory organization. 
• For Expense items based on the account assigned to Items or from employee record 
default expense account 
• Expense account comes into play when employee expense account is used to generate 
the COA. 
• If the employee do not have default expense account associated, we can default the 
expense account for requisition line based on profile “POR: Apply Expense Account 
Rules to Favorite Charge Accounts”.  This is only called when the favorite charge account 
is defaulted and not when user selects favorite charge account manually. 

Conditions at which account number can be defaulted, 

Condition  Default Account  Navigation 

Delivered to Inventory  Receiving Account  PO Setup Organizations  
Receiving Options  Receiving 
Inventory Account 
Delivered to Expense  Expense Account on Item  PO  Items  Organization  
Items  Purchasing Tab  
  Employee Expense Account  PO Setup Personnel  
Employees Assignment Tab  
Default Expense Account 
  Primary Favorite  iProc  Preferences  
iProcurement preferences  
Favorite charge account as 
default 
Deliver to Expense + Expense  Expense Account rule for  PO  Setup Financials  
Rule Setup + Employee have  defined Segments, the rest of  Accounting  Expense Account 
default Charge Account  the segments from Employee  Rule 
Expense account. 
Deliver to Expense + Expense  Expense Account rule for  Profile: POR: Apply Expense 
Rule Setup + Employee do  defined Segments, the rest of  Account Rules to Favorite 
not have default Charge  the segments from primary  Charge Accounts 
Account  favorite account. 
No account defaults on the  Item is delivered to expense   
requisition.  and no default expense 
account on employee and no 
primary favorite account. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Rule Option 1: Setting up expense account rule, 

Navigation: PO Setup Financials  Accounting  Expense Account Rules 

 
Click Create. 

 
Rule Option 2: Profile Setup 

Set the profile “POR: Apply Expense Account Rules to Favorite Charge Accounts” @ 
responsibility level. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Rule Option 3: Employee Record Setup 

Navigation: HRMS  People  Enter and Maintain  

Query Employee  Assignment Button  Purchase Order Information Tab 

 
Save the details. 

Rule Option 4: iProcurement Preference Favorite COA Setup 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Profiles Usage in iProcurement 

Name  Default  Description 

Setting 
HR: Cross Business Group  No  When Yes, 
• Allow buyer to assign requisition even 
they belong to different business 
groups. 
• Approver to exist in different business 
group. 
  Default  Determine which Requisition template will be 
ICX: Default Requisition  set default. 
Template 
PO: Allow Requisition  Yes  If Yes, Determines if approver can forward or 
Approval Forward Action  Approve and forward Requisition. 
If No, Approver can only Approve & Reject 
the requisition. 
PO: Enable Services  No  When Service Procurement is installed, will 
Procurement  allow contractor tab to appear in 
iProcurement. 
PO: Notification Lines Display  20  Set max no. of lines that can be displayed on 
Limit  approval notification. 
PO: Validate Need‐by Time    When set to yes, timestamp will be validated 
for Requisition Submit  on requisition. 
POR: Amount Based Services    It determines line type for non‐catalog 
Line Type  request. This option sets how quantity, UOM 
and unit price are entered. 
POR: Apply Expense Account  No  When Yes, enforces expense account rule for 
Rule to Favorite Charge  requester favorite COA. 
Accounts 
POR: Auto Load Shopping  No  Shopping categories will be created if not 
Categories  available. 
POR: Autocreate Shopping  No  Shopping Category mapping to Purchase 
Category and Mapping  Category automatically. 
POR: Default Need‐by Time    Default time next to date in need by field. 
POR: Display Graphical  Yes  Enable Graphical Representation of 
Approval List  Approvers on a requisition. 
POR: Enable Automatic Debit  Null, which  Create Debit memo in payables when item is 
Memo Creation for Returns  enables the  returned to the supplier. 
search   
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

POR: Goods Line Type  Goods  Default line type for uploaded and non‐

catalog requests. 
POR: One Time Location    Assign location code to single use or one‐time 
delivery address during checkout. 
POR: Override Location  Yes  Allows default location to be updated by 
Flag(1)  requester. 
POR: Override Requester  No  Allow user to update requester name on 
requisition. 
POR: Preferences – Deliver to    Determines default deliver to location. 
Location 
POR: Preferences ‐ Requester    Determines default requester for requisition. 
POR: Rate Based Services    Determines default line type for rate based 
Line Type  non‐catalog requests. 
POR: Transparent Punchout  60  Determines transparent punchout session 
Timeout  time period. 
 

Note** only some important profiles I have listed, but there are more available. 

Shopper Preferences 
Navigation: iProcurement  Preferences  Display Preferences 

  

 
 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Languages: Oracle Support NLS. This option enable user to choose language for Current Session 
or set preference permanently. 

Accessibility: If any user have vision problem they can use this option. 

 
Regional: Allows user for formatting of date and number to be changed. The country user 
belong to and the time zone. 

Change Password: Allow user to change password when it expires. 

Start Page: User can customize iProcurement to choose a starting page of his/her own choice. 

 
Notification: The email style when a notification is received by the user. 

 
 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

iProcurement Preferences 

 
Click Apply to save the changes. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Purchasing Procurement Cards (P‐Cards)Setup 

Use of credit cards is used to buy specific items without using cash, or get cash advance etc. 

There are 2 types of P‐Cards 

1. Employee Card 
2. Supplier Card 

Employee Card: Each employee will have his/her own number and physical card assigned. 

Supplier Card: Suppliers will also provide credit card which can be used by all employee only to 
purchase from that supplier. For example, Staples Card, Dell Card etc. 

• Once the Requisition is approved, the PO will be created against the requisition line and 
it will be approved. The P‐Card information will be appearing on PO and sent to 
Supplier. The Supplier in turn charge the card for items shipped. 
• To complete this process, oracle also provides a P‐Card Reconciliation process, which 
reconciles P‐Card statement received from bank to P‐Card that was approved in 
Purchasing. 
• P‐Card transactions can also be imported from credit card Company into payables for 
payment when requisitions were not used. 

Note** credit card and P‐Card are not same. Credit cards by nature do not have any 
restrictions, where P‐Cards have smart chip embedded in them restricting items that can be 
purchased. 

Setup Supplier Site to enable P‐Card: 

Either we use Supplier or Employee credit card, we need to enable P‐Card transaction for a 
supplier site, to make oracle application understand this site will be using P‐Card transactions. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Navigation: PO  Supply Base  Suppliers  Address Book  Manage Sites 

Query for existing supplier we have already created. Please refer my “Oracle R12: Procure 2 
Pay” material for supplier setups. 

 
Click Update and select Address Book. 

 
Now click Manage Sites, 

 
Since I have defined only one site for transaction, I will not be enabling this site for P‐Card 
transaction. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Procurement Card Setups 

Step 1: Create a Code Set for the Card 

Code Set allows the credit card code transactions to GL Natural account segment of your 
accounting flexfield. 

Some of the code classifications used in industry are SIC (Standard Industrial Classification) and 
MCC (Merchant Category Code). 

Navigation: PO  Setup  Credit Cards  Credit Code Sets 

(Reference Oracle Document) 

Code Set Name: Name of the credit card code set. You assign card code sets to credit card 
programs. Card code sets contain card codes.  

Description: Credit card code set description. This will appear on a list of values when you 
select a credit card code set. 

Blocking Group: Enable this check box if the card code value is a blocking group value. This field 
will be used by future version of Payables. 

Value: Card code value. For example, Standard Industry Code or Merchant Category Code. This 
code is defined and used by your credit card issuer to identify suppliers and groups of suppliers. 
This code is also used to indicate the supplier type for an imported credit card transaction. 

Description: Card code description. This value will appear on a list of values when you select a 
card code. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Account: If you want to associate an account with a card code, enter the account here. When 
Payables creates the default GL account for the transaction, it will use the account for a credit 
card code to overlay any values from the default employee expense GL account or default 
account template for the profile.  

Note** To use the account associated with a credit card code to build a default accounting 
distribution for an imported transaction, you must enable the Build Acct From Code option in 
the Profiles window. See: Profiles Window. 

Inactive on: If you want to limit the amount of time a card code value is listed on a list of values 
for the credit card set, enter the date it will become inactive. 

 
Note** we have not enabled P‐Card for the supplier site, for knowledge purpose I have created 
a sample code set. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Step 2: Setup Card Program 

Navigation: PO  Setup  Credit Cards  Credit Card Programs 

Note** this is a sample setup since we have not enabled P‐Card transaction for our supplier I 
will not be saving this setup, this is complete for reference. 

 
 

(Reference Oracle Document) 

Card Program Name: Name of the credit card program. 

Card Brand: The card brand (for example, American Express, Visa, or MasterCard) of the credit 
card. You can define additional Card Brand values in the Lookups window. 

Description: Description of the Credit Card program. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Card Type: Enter the card type for your reference: 

• Procurement (for procurement cards) 
• Supplier (for Oracle iProcurement only) 
• Travel (for Oracle Internet Expenses only) 

Card Issuer: Supplier name of card issuer. 

Card Issuer Site: Card issuer's payment supplier site. 

Card Code Set: Enter a card code set that includes card codes your card issuer uses to record 
restrictions on cards. You define credit card code sets in the Code Sets window. See: Code Sets 
Window. 

Administrator: The employee or workflow role that will act as administrator for the credit card 
program. 

Card Program Currency: Currency in which the card issuer invoice is created. This value defaults 
from the supplier site. 

Exposure Limit: This field will be used by a future version of Payables. You can use this field for 
your reference to record the program's credit limit. 

Inactive On: Date on which you can no longer create a credit card profile with this credit card 
program. On this date, this credit card program will no longer appear on a list of values for 
credit card programs. 

Payment Due From: For use with the card type Travel only. Indicates whether payment for 
corporate credit card transactions is due from the employee, the company, or from both the 
employee and the company. Enter one of these values: 

• Both: The employee is billed and pays the credit card issuer only for personal 
transactions. The employee then creates an expense report for the remaining business‐
related expenses. When the expense report is created in Payables as an invoice, the 
company pays the credit card issuer for the employee's business expenses. 
• Company: The company is billed and pays the credit card issuer for all transactions. The 
employee then creates an expense report and marks each item as either Business or 
Personal. If the total amount of personal transactions processed on an expense report 
exceeds the total amount of cash and other business expenses for that expense report, 
the employee will owe the company for these personal transactions. Therefore, the 
employee may be required to reimburse the company for the difference (depending 
upon the company corporate card policy). 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

• Individual: The employee is billed and pays the credit card issuer for all transactions. 
The employee then creates an expense report to request reimbursement for the 
business‐related transactions. 

Expenses Clearing Account: The temporary account used to record credit card transaction 
activity. Payables debits this account when an invoice is created to pay the credit card issuer for 
credit card transactions. Payables credits this account with offsets to the original debit entries
when the expense report is created in Payables. If you enter an expenses clearing account in this
field and in the Expenses Clearing field of the GL Accounts region of the Payables Financials
Options window, the account entered in this field takes precedence. If you enter Both in the
Payment Due From field, you must provide an expenses clearing account. If you enter Company
in the Payment Due From field, you can update the account number.

Exception Account: Account to which Payables will charge exceptions if the Procurement Card
Transaction Validation Report tries to create a transaction distribution for an invalid GL account.

Employee Matching Rule: The matching rule to use to match new accounts for this credit card
program to employees. Payables provides the matching rules American Express and Default; the
matching rule Default works with MasterCard and Visa card programs. You can define
additional Employee Matching Rule values in the Lookups window.

Card Expense Type Mapping Region

Source Column: The column in the AP_CREDIT_CARD_TRXNS_ALL table to use to map to

card expense types.

Mapping Rule: The name of the mapping rule defined in Internet Expenses. You define
mapping rules in the Card Expense Type Mapping Rule page of Internet Expenses Setup and
Administration.

Automatic Itemization Region:

Enable Automatic Itemization: Check this box to enable level 2 and level 3 itemizations, if
they are provided by the credit card provider. To default expense types during expenses entry
based on itemization information, assign card expense types to expense items. If you do not
assign card expense types to expense items, automatic itemization works only if there is a default
expense item defined for the selected expense template.

For level 2 itemizations, the data is stored in the HOTEL_XXX_AMOUNT columns of the
AP_CREDIT_CARD_TRXNS_ALL table, where XXX represents the nature of the expense, for
example, room service. For level 3 itemizations, transaction details are captured in the
AP_CC_TRX_DETAILS table.

Note** If the folio_type is null for the transaction, that is, there is no card expense type value,
then automatic itemization does not occur.
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Transaction Detail Wait Days: The default wait period for this card program. The wait period
assigned to a merchant is equal to the difference in the number of days between receiving the
main transaction and receiving level 3 transaction data. If you define a wait period at the card
program level, Payables uses the smaller value between the card program wait period and the
merchant wait period as the hold period for the particular transaction.

You can enter zero (0) in this field to enable the following functionality:

• Level 3 itemizations only occur if they are provided at the time the transaction is
imported and validated; and
• If level 3 itemizations are not available at the same time as the transaction, level 2
itemizations are used if they exist.

If you enable automatic itemization, then Transaction Detail Wait Days is not a required field.
However, since it is possible to have long merchant wait periods, it is recommended that you
assign a default wait period to each card program.

Do Not Pay If Status Is Region

Do Not Pay If Status Is (procurement card only): If you want the Create Procurement Card
Issuer Invoice program to exclude any transaction accounting distributions with the following
statuses, check each check box status you want to exclude from invoice creation. For example, if
you do not want to import transactions with a status of Unverified or Hold, check those check
boxes. If you check the Unapproved check box, the Create Procurement Card Issuer Invoice
program will not select those transactions for which manager approval is required and manager
approval has not yet been obtained, or for those transactions that managers have rejected.

• Unverified
• Unapproved
• Account Exception
• Personal
• Disputed
• Hold

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Reconciling P‐Card Transactions 

The reconciliation process can be done in two methods, 

1. Using Oracle Payables 
2. Using 3rd Party Reconciliation Tool 

Using Oracle Payables: 

• Transaction feed will be received from the credit card company, which contains PO 
Number, amount and GL Account Number (Coding Information).  
• The feed will be loaded into payables using Payables open interface. 
• Since PO number is already loaded the Invoice matching can be done against PO. 

  

Using Reconciliation Tool: 

• Reconciliation process can be done using this 3rd party tool issue by Credit Card 
Company. 
• After reconciliation run the concurrent Request “Purchase Order History Feed for P‐card 
Reconciliation” which will save the file to the location specified in UTL_FIL_DIR.  
• Once Reconciled the invoice can be imported into payables using payables open 
interfaces. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Oracle iProcurement Setup Overview 
(Reference Oracle Document) 

The below checklist is applicable only if Purchasing Setups already Exists. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Using iProcurement 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Log into the responsibility we have created “d_iproc”. 

 
 

Note you can see Requisitions in “My Requisition” tab. All these requisition belongs to the OU 
“dini_aviations_ou11” which we created as part of “Procure 2 Pay” process. 
 
This page gives a quick overview of history of purchases, pending notifications and stores 
information. 
 
Stores: 

 
This section contains punchout stores where user can procure items which are not present in 
oracle system. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

My Requisitions: 

 
This section contains history of requisitions created by the requester. 

My Notifications: 

 
This section contains history of notification the user have taken actions and the pending 
notifications. 

Shopping Cart: 

 
This section contains items which are going to be procured by user. 

Purchasing News: 

 
This section contains custom message / links the business can add in. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Non‐Catalog Requests 
 
This allow user to create requisitions for items that do not exist either as purchasing items or in 
a suppliers catalog. 
 
Create New Requisition: 
 

 
 

 
 
Click Add to Cart. The item will be added to shopping cart. 
 

 
 
Click View Cart and Checkout. 
 

 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Click Checkout. 
 

 
Click Edit Lines to make changes to Requisition Line details. 
 
Delivery Details: 
 

 
After making changes click Update. 
 
Billing Details: 
 

 
 
To have multiple distributions to for a line click Split Icon. 
 
Account Details: 
 

 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Attachment Details: 
 

 
 
Adding Header Attachment: 
 

 
 

Note** Multiple attachments can be added by clicking Add Another Button and cancel 
attachment by clicking Cancel Button. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Following Options available while adding attachments, 
 

 
 

 
 
Click Apply to add the attachment. 
 

 
 
Similarly add Line level attachments, 
 

 
 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Click “Apply” it will redirect user to the below page, 
 

 
 
Click Next. 
 

 
 
Manage Approval: 
 

 
 
This section can be used to add additional approvers for the requisition. Click Submit once the 
changes are made. 
 
Click Next.   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Review and Submit Page: 
 

 
 
Click Submit to submit the requisition. 
 
Requisition successfully submitted. 
 

 
 
Review the requisition, 
 

 
 
Requisition# 15 successfully created and approved.    
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Copying Requisition: 
 
Select the Requisition you want to copy and click “Copy to Cart”. 
 

 
 

 
 
Click Checkout. 
 

 
 
Note** all header and line information will be copied from requisition from which this is copied 
except attachments. 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
 
Click Next. 
 

 
 
Click Submit. 
 

 
Requisition successfully created and approved. 
 

 
 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Change Requisition: 
 
Select the requisition to be updated and click Change button. 
 

 
 
Below not will be triggered, 
 

 
Click Yes. Now update the quantity. 
 

 
 
Click Checkout. 
 

 
 

Click Next.   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
 
Click Next. 
 

 
 
Click Submit. 
 

 
 
Requisition successfully changed and approved. 
 

 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Cancel Requisition: 
 
Note** when requisition lines associated with a PO, we cannot cancel the requisition. To cancel 
the same first cancel the Line in PO and then cancel the requisition line. 
 
Select the requisition to be cancelled and click Cancel button. 
 

 
 

 
 
Click Continue. 
 

 
 
Click Submit. 
 

 
 
Requisition successfully cancelled. 
 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Create Purchase Order Immediately: 
 

 
Click Add to Cart. 
 
 

 
 
Click Checkout. 
 

 
 
Click Next. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
 
Click Next. 
 

 
 
Click Submit. 
 

 
 

 
Once the requisition is used to create PO, the assigned PO number will be generated for this 
requisition. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Creating Requisition against Contract Purchase Order (CPA): 

We have created below CPA, 
 

 
 
Now let’s create Requisition against this CPA. 
 

 
Since we have seen the rest of the steps to create requisition I will be skipping the screenshots. 
 

 
 
Requisition successfully created and Standard PO number generated. 
 

 
 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Requisition Notifications: 

 
Sample Requisition Notification, 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Sample PO notifications, 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Change Requisition after Creation of PO: 

Select the requisition to be changed, 

 
Click Change. 

 
Update Need‐By Date and Click Next. 

 
Click Submit. 

 
Once the Requisition is submitted and approved, an approval notification will be sent to buyer 
for accepting the changes. 

 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Check the Purchase Order Action History, 

 
Open the notification and approve the same. 

 
Click Approve. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

The Changes reflected in PO after approval, 

 
 

Complete Requisition: 

Select an Incomplete Requisition to Complete the Process. 

 
Click Complete. 

Click Yes. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Click Checkout. Complete the requisition and submit it. 

 
Requisition successfully approved. 

 
 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Creating Receipts 
 
To Receive items, Receipts to be created. 
 
(Oracle Reference) 
Receiving Controls Matrix
Purchasing  Receiving  PO  User 
Options  Options  Supplier  Item  Shipments  Profile 
Control  Window  Window  Window  Window  Window *  Window 
Match Approval Level (2‐, 3‐,  X     X  X  X    
or 4‐way) 
Invoice Close Tolerance  X        X  X    
Receipt Close Tolerance  X        X  X    
Receipt Close Point  X                
Expense Accrual Point  X                
Expense AP Accrual Account  X                
ASN Control ‐ None, Reject,     X             
Warning 
Receipt Numbering ‐ Auto or     X             
manual / alpha or numeric 
Allow Substitute Items     X  X  X  X    
Allow Unordered Items     X  X  X       
Allow Express Transactions     X             
Allow Cascade Transactions     X             
Allow Blind Receiving     X             
Enforce Ship‐To Location     X  X  X  X    
Overreceipt Tolerance     X  X  X  X    
Early/Late Receipt Tolerance     X  X  X  X    
Receiving Account     X             
Receipt Routing     X  X  X  X    
Allow Routing Override                 X 
Fail All ASN Lines if One Line                 System 
Fail  Profile 
Print Receipt Traveler                 X 
Processing Mode                 X 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Receiving Page: 

Receiving Actions: 

This section contains the actions that be taken against existing receipts or create new receipts. 

Requisition to Receive: 

This section lists out the requisitions that are ready to be received. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

My Receipt at Glance: 

This section list the receipts created by the user. 

Receiving Process: 

This section describes the receiving process flow. User can click the hyper link to take required 
receipt action. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Receive Items: 

Note** before creating receipts check the PO Controlling periods are open, 

Navigation: PO  Setup  Financials  Accounting  Control Purchasing Periods 

Click Receive Items. 

Search Result as below, 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Update the quantity to 20 and Click Next. 

Click Next. 

Click Submit. 

View the created receipts in Receipt at My Glance Section, 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Create Express Receipts: 

Select the requisition for creating receipts and click Express receive icon, 

Receipt created successfully. 

Note** Express Receive will be created only when user wants to receive items completely. If 
user wants to go for partial receipts then normal receiving method to be followed. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Create Returns: 

To return damaged goods (or) goods that do not satisfy Inspection Quality we need to click 
Return Items. 

Query for the receipts to return items, 

Enter the quantity to be returned, 

Click Next. 

Give Reason and click Next. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Receipt Confirmation page: 

Returns successfully created, 

When Queried the Receipt# 8, the returns details are updated. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Correct Receipts: 

If user wrongly entered the receipts details it can be corrected by clicking Correct Receipts. 

 
 

Query for the receipt to be corrected, 

 
 

Considered instead of 20 we have returned 30 Quantities now we are going to correct it, 

 
Click Submit.   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Correction submitted successfully. 

 
 

Let’s query the Receipt# 8, to check correction 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Vacation Rules 

(Reference Oracle Document) 

Use vacation rules to handle your notifications automatically when you are not available to 
manage your notifications directly, such as when you are on vacation. You can define rules to 
perform the following actions automatically when a notification arrives: 

• Reassign the notification to another user 
• Respond to the notification with a predefined response, or close a notification that does 
not require a response 
• Deliver the notification to your worklist as usual, with no further action 

A vacation rule can apply to messages of all item types, to all messages belonging to a specific 
item type, or to a specific type of message belonging to a specific item type.  

1. Each time a notification is sent to you, Oracle Workflow tests the notification against 
your vacation rules. First Oracle Workflow checks whether you have any active rules for 
that specific message type.  
2. If not, it checks whether you have any active rules for that specific item type.  
3. Finally, it checks whether you have any active rules for messages of all item types. As 
soon as it finds a match, Oracle Workflow applies the rule and discontinues any further 
rule matching. 

If a rule reassigns a notification, Oracle Workflow performs rule matching again against the new 
recipient's list of rules.  

Oracle Workflow maintains a count of the number of times it forwards a notification to detect 
perpetual forwarding cycles.  

If a notification is automatically forwarded more than ten times, Oracle Workflow assumes that 
a forwarding cycle has occurred and ceases executing any further forwarding rules, marking 

To create Vacation Rule click the link available at the bottom of my notification section. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Click Create Rule. 

Select the item type to which this rule applies.  

• By default, the list of values for the Item Type field displays those item types for which 
you have previously received at least one notification. Your workflow administrator can 
also add item types to this list to let you create vacation rules to handle other 
notifications you may receive in the future. 
• If your workflow administrator has enabled creating generic vacation rules, you can 
select the All option in the Item Type field. In this case the rule to applies to notifications 
associated with any item type. 

For our case select “PO Approval”. 

 
Click Next. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Here user will be given option to choose specific notification or all the notification related to PO 
Workflow. 

Now let’s check how to select specific Notification. Click Select Radio button and search. 

 
Select any one notification of your choice and click select. 

 
Click Next. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Enter values in the Start Date and End Date fields to specify the period that this rule should be 
active. If you leave the Start Date blank, the rule is effective immediately. If you leave the End 
Date blank, the rule is effective indefinitely. 

 
o Attention: Since you can define different rules for the same notification(s) to 
be effective at different times, Oracle Workflow allows you to define multiple 
rules for the same notification(s). You should be careful to ensure that rules 
for the same notification(s) do not overlap in their effective dates. If multiple 
rules are effective for the same notification, Oracle Workflow picks one rule 
at random to apply. 

In the Message field, enter any text that you want to append to the notification when the rule 
is applied. The comments appear in a special comments field when the notification is 
reassigned or automatically responded to. 

Choose the action that you want this rule to perform:

• "Reassign" ‐ Forward the notification to a designated user. 
• "Respond" ‐ Respond to the message with a set of predefined response values. 

Note: If this notification requires a password‐based signature or certificate‐based digital 
signature in your response, you cannot respond to the notification through a vacation 
rule. In this case Oracle Workflow simply delivers the notification to your worklist. You 
must use the Notification Details page to submit your response and provide your 
signature.  
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

"Deliver notifications to me regardless of any general rules" - Leave the notification in your
Worklist with no automatic processing. You can define a rule with this action to exclude a
certain subset of notifications from a more encompassing rule.

For example, suppose you have a rule that reassigns all your notification messages to another
user, but you want to exclude a subset of notifications from that rule. To accomplish this, you
can define a new rule that applies only to that subset of notifications, whose action is "Deliver
notifications to me...".

"Delegate your response" - Select this option if you want to give the new user authority to
respond to the notification on your behalf, but you want to retain ownership of the notification
yourself. For example, a manager might delegate all vacation scheduling approvals to an
assistant.

"Transfer notification ownership" - Select this option if you want to give the new user
complete ownership of and responsibility for the notification. For example, use this option if you
should not have received the notification and you want to send it to the correct recipient or to
another recipient for resolution. A transfer may have the effect of changing the approval
hierarchy for the notification. For example, a manager might transfer a notification about a
certain project to another manager who now owns that project.

Click Apply.

 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Requisition Statuses 

Status  Meaning 
Approved  Requisition has been approved. 
Inprocess  Requisition submitted for approval and still pending response from approver. 
Incomplete  Requisition has been saved but not yet submitted. 
Pre‐Approved  Approver approved the requisition but forwarded it to another approver for 
additional approvals. 
Requires  Changes were made to already approved requisition requiring it to be 
Reapproval  reapproved. 
Reserved  Budgetary funds are reserved for this requisition. This status is only valid for 
system using budgetary control or encumbrances. 
Returned  Approved requisition returned to requester by buyer. 
 

Requisition Actions 

Actions  Meaning 
Accept  A change request for requisition is accepted. 
Adjust  Reserve amount was adjusted when using budgetary control. 
Answer  Respond to approver question. 
Approve  Requisition is approved. 
Approve and  Requisition approved by approved but forwarded it for additional approvals. 
Forward 
Approve and  Requisition is approved and funds reserved when using budgetary control. 
Reserve 
Buyer Rejected  Requisition approved but buyer rejected. 
Check Funds  Requisition was submitted to check funds when using budgetary control. 
Delegate  Approval authority for the document is delegated to another person. 
Forward  Document forwarded by system to another employee. 
No Action  When no action taken by approver and workflow notification timeout. 
Pending  Oracle waiting for response from a person. 
Question  Approver forwarded to another person with a question. 
Reject  Approver rejected the requisition. 
Reserve  Funds are reserved, when using budgetary control. 
Respond  Buyer responds to a change request. 
Return  Buyer returns approved requisition to requester. 
Submit  Requisition submitted and starting the approval process. 
Submit Change  A change is requested for requisition. 
Supplier Rejected  Supplier rejected the document. 
Unreserve  Funds were released for this document when using budgetary control. 
Withdraw  Requisition is withdrawn from approval and purchasing process. 
 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Requisition Template 
(Reference Oracle documents) 

• These templates automate requisitioning of commonly ordered items like office 
supplies. To create a requisition for office supplies, requestors in your organization 
simply use your template and enter the quantity of each item they want to order. 
• After you define a template, you can reference the template in the Supplier Item 
Catalog. When you do so, Purchasing displays all template lines that are valid for the 
destination organization, and you can use any of these lines on your requisition.  
• You can create requisitions with this template as long as the requisition creation date is 
before the template inactive date. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Operating Unit: User can choose for which OU the template is going to be created. 

Template: Unique Name given by the user. 

Description: Unique description given by user based on the usage. 

Inactive Date: Date after which you do not want any requestor to create a requisition from this 
template. 

Type: Requisition type Internal or Purchase. 

Line Information: Enter the items details in this section. 

 
Sourcing Section: 

For supplier source type lines,  

o Enter the name of the Buyer to whom you want to assign the requisition line.  
o Select RFQ required indicating that you want to require an RFQ before the buyer can 
create a purchase order for the requisition. Purchasing displays a warning message if 
you try to create a purchase order without a required RFQ. 
o Enter a suggested Supplier & Site for your requisition items. You can choose a supplier 
from the list of available suppliers. Alternatively, you can suggest a new supplier & Site 
by entering the name of the supplier directly.  
o Enter the name of your Contact at the supplier site. 
o Enter the Supplier Item number. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

For inventory source type lines,  

o Can specify the source Organization. 
o Optionally specify the Sub inventory source. If you do so, Oracle Order Management 
reserves the goods and uses only the specified sub inventory for allocation. If the goods 
do not exist at the specified sub inventory, Order Management backorders them, even if 
they do exist in another sub inventory. 

 
Save the Template. 

Copy Requisition Template: 

We can copy an item from existing requisition lines or from purchase order lines. 

Note** we cannot copy single lines from a requisition; it includes all the lines from the 
document. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Click   to copy lines from a document. 

 
Lines from that requisition added successfully into the template. 

 
 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
 
Managing iProcurement 
References: Oracle Document 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

What are iProcurement Catalogs? 

A catalog is a source of supplier product and service information that provides a means by 
which information can be found quickly by requestor. 

Why use catalogs? 

It’s an internet based procurement solution. 

What are stores? 

Stores are collection of similar catalogs. 

Where does the catalog content come from? 

Oracle iProcurement can come from both internal and external source. 

 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

iProcurement Catalog Content Management: 
 

Catalog: 

• Local:  Local catalogs maintained by buyer organization. 
• Supplier‐Hosted: Supplier organizations provide access to externally hosted catalogs. 
• Marketplace‐Hosted: 3rd party organization hosts multiple supplier catalogs. 

 
 

Commodities: 

Direct Material: Mass produced mechanical parts, products with pre‐negotiated or stable 
prices. For example MRO (Maintenance, Repair & Operations) items. 

Configured Products: Products require high degree of configuration and fluctuating prices. 
extremely large & specialized catalogs. For example Computer h/w, printing devices etc. 

Indirect Material: Products with unstable pricing. For example office supplies, MRO etc. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Local or Buyer Hosted Content: 

 
Buyer hosted content comes from below sources, 

Upload: Supplier creates XML or Spreadsheet (Tab delimited) file, and buyer uploads file in 
eContent Manager. 

Extraction: Buyer uses extractor in oracle purchasing to extract items and categories. 

External or Supplier Hosted Content: 

 
 It is referred as a punchout catalog.  Examples of punchout stores are Staples, Grainger, B&H 
etc. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

External Marketplace‐Hosted Content: 

 
It is a 3rd party hosting service, which offers 

• A central repository in which supplier loads their catalog items. 
• One‐stop shopping for buyers. 

Examples of marketplace are Oracle Exchange, Ariba, Vinimaya, i2 Trade matrix etc. 

Requirements of Catalogs: 

Catalog  Requirement 
Local  It requires either of the following, 
• Quotations, BPA, Requisition Templates or System Items 
• Supplier catalog in XML or tab delimited file format to upload 
in iProcurement. 
Supplier‐Hosted  • Supplier Site Setup 
• Buyer gets supplier URL & Authentications details 
Marketplace  • Buyer & Supplier Register with Marketplace. 
• Supplier site setup based on Marketplace requirement. 
• Buyer obtains marketplace URL and authentication details. 
 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Creating Purchasing Categories: 

Navigation: PO  Setups  Flexfields  Validations  Values 

Step 1: Now add “DINI” to the value set. 

 
 

Step 2: Now we need to add Commodities. 

Query for the value set “Commodity”. This is the dependent value set for “PO Item Category”. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Add the values to the commodity value set, 

• D_COMPIUTER 
• D_STAPLES 

 
 

Step 3: Now creating Category Codes 

Navigation: PO  Setup  items  Categories  Category Codes 

Create below category codes, 

• DINI.D_COMPUTER 
• [Link] 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Click New. 

 
Make sure the DFF value is set, 

 
 

Step 4: Assigning categories to categories sets 

Navigation: PO  Setup  items  Categories  Category Sets 

Select the Inventory organization. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
 

Add the two category codes and save the entry. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Creating Requisition Template: 

   

Navigation:  PO  Setup  Purchasing  Requisition Templates 

 
Save the template. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Creating Items: 

Navigation: PO  Items  Master Items 

Step 1: Create an Item. 

 
 

To setup item attributes select template “Purchased Items”. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Click Apply. 

 
Save the item. 

Step 2: Assign your category to an item. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
  

Step 3: Inventory Organization assignment 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Adding Item to ASL: 

Navigation: PO  Supply Base  Approved Supplier List 

In the Organizations window that appears, choose the ship‐to organization for which you want 
to define Approved Supplier List (ASL) entries. 

Choose one of the following options to which you want to assign a supplier: 

• Item ‐ Assigns a supplier to a particular item. 
• Commodity ‐ Assigns a supplier to a group of items belonging to a category (or 
commodity). 

Note: If you have defined your item in the item master with the Must Use Approved Vendor 
flag set to Yes, Purchasing will use the item level ASL when both item and commodity ASLs 
exist. If the flag is set to No, both commodity and item ASLs would be considered. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Choose a Business from the following: 

• Direct (Supplier): Company sells their products directly to you 

If you choose Direct, choose the supplier Name and optionally, the Site. 

Attention: The supplier Name and Site, if you specify one, must match the sourcing rule 
Supplier and Site to default the supplier information or source document information 
successfully.  

• Manufacturer: Company manufactures and sells through distributors 

              If you choose Manufacturer, choose the Manufacturer Name. 

• Distributor: Company sells products made by manufacturers 

If you choose Distributor, choose the distributor Name and optionally, the Site. You 
must associate the Distributor with a Manufacturer, meaning you must define a 
Manufacturer before you define its Distributor. 

→ Use one of the default Statuses provided, or choose a status of your own if you defined 
other statuses in the Approved Supplier List Statuses window. 
 
→ Optionally choose the supplier item number. For Suppliers and Distributors, this supplier 
item number defaults to your purchase order and requisition lines, and is used to 
validate the source documents. 

 
 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Record Details tabbed region: 

Choose one of the following in Global: 

• Yes ‐ This ASL entry is valid for all inventory organizations in your operating unit. 
• No ‐ This ASL entry is local‐that is, valid only for the organization you chose in the 
Organizations window when you first navigated to the Approved Supplier List window. 

Note: If you have two ASL entries for the same item or commodity‐one Global entry that 
applies to all organizations in your company and one local entry that applies only to your 
organization‐the local entry takes precedence. 

To disable an ASL entry that you no longer want to use: 

1. In the Approved Supplier List window, identify the line (ASL entry) you want to disable. 
2. In the Key Attributes tabbed region, select the Disabled check box for the line. 

The item‐supplier combination in this ASL entry is inactive for new documents that you 
create. Note that disabling an ASL entry is not the same as debarring a supplier. 
Debarring a supplier prevents sourcing to that supplier for that item or for all items in 
that commodity. Disabling an ASL entry disables just that line. You will still be able to 
source to that supplier if a separate ASL entry for the supplier is enabled. 

If you disable a local ASL entry, Purchasing uses the Global entry instead, if there is one. 

To re‐enable a supplier and item/commodity combination: 

• Deselect the Disabled check box. 

The item‐supplier combination in this ASL entry is now active for new documents you 
create. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Creating ASL with Blanket as Document: 

Creating Blanket Purchase Agreement (BPA): 

 
Now query for ASL. 

 
Click Attributes. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Choose the Release generation Method from the following options: 

• Automatic Release/Review: automatically generate releases, but require a separate step 
for approval. Run the Create Releases process to generate the release. 
• Automatic Release: automatically generate approved releases. You cannot choose this 
option if purchase order encumbrance is on. Run the Create Releases process to 
generate the release 
• Release Using AutoCreate: use the AutoCreate window or the PO Create Documents 
workflow to create releases. 

Enter a Price Update Tolerance only if you are importing price/sales catalog information 
through the Purchasing Documents Open Interface. 

Choose one of the following attribute groupings from the tabbed region: 

• Source Documents: lets you associate specific quotations or purchase agreements with 
the supplier/item combination. 
• Supplier Scheduling: lets you associate Supplier Scheduling information with the 
supplier/item combination. You can choose this option if you specified an item and a 
supplier site. 
• Capacity Constraints: lets you specify capacity constraints for the supplier/item 
combination. You can choose this option if you specified an item and a supplier site. 
• Inventory: if vendor managed inventory or consigned inventory are enabled, this region 
lets you specify inventory control information for the supplier/item combination. You 
can choose this option if you specified an item and a supplier site. 

 
 

Source Documents: 

Select a Document Type from the following: 

• Blanket 
• Contract 
• Quotation 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

A requisition with a quotation or a contract purchase agreement as a source document 
becomes a standard purchase order. A requisition with a blanket purchase agreement as a 
source document becomes a release. 

If you are creating a Blanket as a source document for Oracle Supplier Scheduling, make sure 
the Supply Agreement option is selected for the blanket purchase agreement in the Terms and 
Conditions window. 

 
 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Creating a Store: 

Navigation:   iProc Catalog Admin  Stores  Create Store 

 
 

 
 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Enter the details of the store and click “Continue”. 

 
Click Apply. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Content Zones 
Content zone replaces realms in Oracle 11i. They allowed security to be enabled based on, 
Supplier associated with 

• item   
• Browsing categories 
• Shopping categories 

They are even required to grant access to items for shopping.  We can find local content zone in 
main store. 

Types of content zones: 

• Local 
• Punchout 
• Transparent Punchout 
• Informational (or) Smart Forms 

Local: It consists of all items and their associated categories. 

Punchout & Transparent Punchout: Items maintained by supplier (In their website), that can be 
accessed & purchased via iProc. 

User directly visits supplier website to purchase this is Punchout store, whereas for transparent 
punchout items will be accessed from supplier website in background and viewed in iproc 
directly. 

Information content (or) Smart Forms: Additional information field enabled for specific item or 
purchasing categories.  

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Creating Local Content Zone: 

Navigation: iProc Catalog Admin  Stores  Content Zone 

   
Click Go. 

 
To filter items (include/Exclude) from specific supplier click Add Supplier. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

In our case we will create a local content zone to include all items for all suppliers including 
items without supplier information. 

 
To include or exclude items from specific categories click Add categories. 

 
In our case we will include items from all categories. 

 
 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

If you want to restrict content zone to certain operating units click Add operating units button. 

 
Else, if you want to restrict based on responsibilities click Add Responsibilities button. 

 
In our case we will give access to all users. 

 
Click Apply. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Creating Information Content Zone: 

Information content zone will take user to third party website. 

Navigation: iProc Catalog Admin  Stores  Content Zone 

 
Click Go. 

 
 

Information content zone is little different than punchout zone. The only difference is when 
user access punchout, it redirect user to supplier website and when items are added to cart 
when click submit it will redirect the user to iProcurement and add items to iProc shopping cart. 

But in information content zone, user will not be re‐directed to iProc, instead user have to do 
shopping directly using supplier website. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Similarly we can restrict this content zone at 3 levels All users, Operating Units and 
Responsibilities. 

In our case we will provide access to all users. 

 
Click Apply. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Creating Punchout/ Transparent Punchout Content Zone: 

Since we do not have supplier website to configure we can use Oracle Exchange test site. 

 
 

For additional information for using this exchange server please visit. 

[Link]

Navigation: iProc Catalog Admin  Stores  Content Zone 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
 

Source  Available for  Description 

Direct Supplier Punchout  Punchout  Directly shopping in supplier site. 
(Oracle Native XML) 
Exchange  Punchout &  This option can be used when supplier 
Transparent Punchout  does not have customer punch directly 
into their website (or) when 
authentication service is required.  
 
Please refer the oracle link to get more 
info on Oracle Exchange. This server will 
host the punchout on behalf of supplier. 
But a proper registration to be done.  
Direct Supplier Punchout  Punchout  Punching out directly to supplier site for 
(cXML)  shopping using cXML. 
 

Source is the only difference setup where we can differentiate Punchout & Transparent 
Punchout.  

Direct Punchout  Exchange, Direct Supplier Punchout (Oracle native xml)  or Direct Supplier 
Punchout (cXML) 

 Transparent Punchout  Exchange or Supplier. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Buyer Company information is mandatory for Exchange or Direct Supplier Punchout. 

Company Name: It’s used to identify buyer to Supplier.  

Company Id: It’s an unique identifier to identify to supplier. 

Punchout Identification Keywords: It ensures that searches always includes words during 
punchout. 

Mapping: 

Key 1: It should be populated with exchange when source selected was “Exchange” or supplier 
name for other options. When source is not exchange, a supplier and supplier site can be 
selected from LOV. 

Punchout Definitions: 

Punchout URL: It’s the URL of the supplier site. Note this is not the same URL used to access the 
punchout from WWW.  

Username: If Source is Exchange it is mandatory. 

Password & Retype Password: Add the password for username defined. 

Encoding Method: Encoding standard is used for login request. Oracle recommends UTF8.  

Prevent Changes to Item return from punchout site: Preventing shoppers from making any 
changes to quantities that were returned from the supplier site. This option should be enabled 
when supplier is processing the order from their end. 

Send Optional user and company information to punchout: This is enabled only when setting 
up direct punchout (Oracle Native XML). 

Extend User Idle Session Timeout during punchout: Available for both Exchange and native 
XML. This will extend timeout for inactivity as set with the profile “ICX: Session Timeout”. This 
ensures oracle does not timeout from shopper’s session while working on supplier site. 

All Prices are negotiated: Determine how this supplier is handled in Daily Business Intelligence 
for reporting. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Click Apply. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Smart Forms 
• It is a predefined non‐catalog request for specific item. 
• In smart form some of the fields are pre‐defined by user. 
• Default smart form is available for the user if we want to reduce the data entry we can 
create a custom one. 

Navigation: iProc Catalog Admin  Stores  Smart Forms 

 
In Default item information and Default Supplier information Section, user can restrict fields to 
be un‐editable. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Click Apply. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Information Templates 
(Oracle Reference) 

• It is used to capture required information for ordering an item. 
• These templates are associated with an item or category by purchasing sys admin. 
• It list out attribute information in which data should be entered. We can make any fields 
as mandatory. 

Below is an example of Business card template information. 

 
 

Navigation: PO  Setup  Information Templates 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Now create an information template for Pen. 

 
Now associate template with item or category. Click “Associate Template”. 

 
Save the template. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Add Information Template to Smart Form: 

Now add the information template to existing smart form. 

 
Click Update icon. The smart form details will be displayed. Click Add Templates.  

 
Search for the Information template created and select the same. 

 
Click Apply. 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Mapping Stores with Content Zone and Smart Form: 

Query for the Store created. 

 
Click Update icon. 

 
Now add Content Zone. 

 
Similarly add Smart Forms. 

 
Click Continue. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Click Apply. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Creating Requisition using Smart Form: 

Now log into iProcurement Resp. 

 
Click DINI_STORE1. 

 
Click Smart Form. 

 
 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Click Add to Cart. 

 
Click View Cart and Checkout. 

 
Click Special Info to view additional information. 

 
After viewing the info click continue. 

Click Checkout. 

 
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Click Next. 

 
Click Submit. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Practice Exercise: Loading Catalog Content: 

(Oracle Reference) 

Loading catalog using existing data files involves below steps. 

1. Download Template. 
2. Upload catalog items for blanket purchase agreements and quotations. 
3. Upload catalog items for global blanket purchase agreements. 

Download Template: 

Navigation: iProc Cat Admin  Agreements  Upload 

 
Click “Upload”. 

 
Click Download Resources. 

   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Click Download. 

 
Save the file into your local disk. Extract the zip file. 

 
Open Text [Link] in Excel application. 

  
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

 
Fill in the required information and save the file. 

 
You can view the job status. 

 
   
Oracle R12 – iProcurement by Dinesh Kumar S 

Hope you had a great Learning 