CAW

ASSIGNMENT ~ 2

A. K.M. Shihab Shadly ID : 0608190685 Subject : Communicating At Work Sem est er-2 (retake)

F o r m a n y p r o j e c t m a n a g e r s t he mo s t i m p o r t a nt t h i n g t o a c h i e v e s u c c e s s i n a p r o je c t i s b u i l d i n g a n e f f e c t i v e t e a m . W it h t h e r i g ht a t t it u d e a n d c o m m u n i c a t io n p r a c t i c e s , a t e a m w i l l o v e r c o m e a l mo s t a n y d i f f i c u lt y a nd s u c c e e d i n it s g o a l s . E f f e c t i v e t e a m s w it h e f f e c t i v e c o m m u n i c a t io n s k i l l s c a n o v e r c o m e d i f f i c u lt i e s a n d c a r r y o u t t h e i n i t i a t i v e t hr o u g h t o s u c c e s s . T h e s p i r it a nd e nt h u s i a s m o f a n e f f e c t i v e t e a m w it h e f f e c t i v e c o m m u n i c a t io n i s r e f l e c t e d i n t he q u a l it y o f t he s o lu t io n a n d t h e e x t e n t t o w h i c h o t he r p e o p l e bu y- i n t o it . T he r e i s a w ho l e f i e l d o f a c a d e m i c s t u d y a n d p r a c t ic a l e x p e r i e n c e a bo u t bu i l d i ng e f f e c t i v e t e a m s . M a n y t h e o r i e s c o n c e r n e d w it h t h e w a y i n w h i c h p e o p l e i n t e r a c t ha v e b e e n p r e s e nt e d b y b u s i n e s s p s y c h o l o g i s t s . A w o r ld - c l a s s p r o je c t m a n a g e r ne e d s t o be a n a m a t e u r p s yc h o lo g i s t a n d a m a n i p u l a t o r o f hu m a n b e ha v io r . ( ht t p : / / w w w . e p m bo o k . c o m/ t e a m. ht m ) H u m a n b e i n g s a r e s o c i a l i n n a t u r e a n d t he i r b e h a v io r i s d r i v e n b y a c o m b i n a t io n o f m a n y f a c t o r s o f w h i c h s o m e a r e c o nt r o l l a b l e w h i l e o t he r s a r e no t . T he i n h e r e n t n a t u r e o f i n d i v i d u a l s a nd t he i r a t t it u d e i s ve r y c ha l l e n g i n g t o t he m a n a g e r s a s t h e y a r e v e r y h a r d t o a lt e r bu t t he w a y i n d i v i d u a l s a r e a s s i g n e d t o s u b t e a m s a n d r o le s ca n be co nt ro lled. T h e r e l a t io n s h i p b e t w e e n e f f e c t i v e c o m m u n i c a t io n a n d e f f e c t i v e t e a m i s u n d e r e s t i m a t e d b y m a n y p e o p l e a lt ho u g h d e v e lo p i n g e f f e c t i v e c o m m u n i c a t io n s k i l l s a t a l l l e v e l s o f a t e a m s ho u l d b e t h e m a i n p r i o r it y i n o r d e r t o bu i l d , g r o w , a n d m a i n t a i n a g r e a t o r g a n i z a t io n. A m a n a g e r o f a n o r g a n i z a t io n m a y ha v e i n s p i r e d v i s io n a n d s t r a t e g y, bu t w it ho u t e f f e c t i v e c o m m u n i c a t io n o f h i s / h e r i d e a s , h e / s h e w i l l n e v e r b e a b l e t o r e a p t h e b e ne f it s a nd c o m m it me nt f r o m t h e t e a m. ( [Link] E v e r s i n c e t h e p io n e e r i n g w o r k s o f t he H a w t ho r ne R e s e a r c h e r s , t h e s t u d y o f g r o u p s i n w o r k i n g s it u a t io ns h a s b e e n a n i m p o r t a nt a c t i v it y o f be h a v i o r a l s c i e n t i s t s . B e t w e e n 1 9 2 7 a nd 1 9 3 2 , E lt o n M a yo ( P r o f e s s o r o f I nd u s t r i a l M a na g e m e nt , H a r v a r d B u s i n e s s S c h o o l, 1 9 2 0 ) , w a s a s s o c i a t e d w it h t he s o c i a l r e s e a r c h c a r r i e d o u t a t t h e H a w t h o r n e p l a nt o f W e s t e r n E l e c t r i c C o m p a n y i n C h i c a g o , U S A. T h i s r e s e a r c h w a s n a m e d t h e H a w t ho r ne S t u d i e s i n w h i c h, e m p h a s i s w a s o n t he w o r k e r s r a t h e r t h a n w o r k a n d u n l i k e T a y lo r ( 1 8 5 6 - 1 9 1 5 , e a r l y P r a c t i c a l M a na g e r T he o r i s t ) , a n d t h e s c i e n t i f i c m a n a g e r s , t h e r e s e a r c h e r s w e r e m a i n l y c o nc e r ne d w it h s t u d y i n g p e o p l e , m a i n l y i n t e r m s o f t h e i r s o c i a l r e l a t io n s h i p s a t w o r k . T he y c o nc l u d e d t ha t p e o p l e a r e s o c i a l a n i m a l s bo t h a t w o r k a s w e l l a s o u t s i d e it a nd t ha t m e m b e r s h i p o f a g r o u p is i m p o r t a nt t o i nd i v i d u a l s ( C o l e , 2 0 0 5 , p . 3 2 ) . I n t h e 2 1 s t c e nt u r y, t he mo s t i m p o r t a n t f a c t o r s i n g r o u p b e h a v io r a r e c o h e s i v e n e s s , n a t u r e / mo t i v a t io n o f m e m b e r s , g r o u p no r m s , i n d i v i d u a l r o l e s , e n v i r o n m e n t n a t u r e o f t ask a nd siz e. All t hese fact o rs requ ir e a cert a in de gree o f e ffe ct ive c o m m u n i c a t io n.

G r o u p s a n d t e a m s a r e fo r m e d d u e t o a n o r g a n i z a t io n s ne e d t o d i f f e r e nt i a t e i t . T h i s d i f f e r e n t i a t io n o r s p e c i a l i z a t io n i n vo l v e s no t o n l y t he br e a k i n g d o w n o f o r g a n i z a t io n i n t o fu n c t io ns bu t a l s o t h e fo r m a t io n o f g r o u p s t o s u p p o r t t h e t a s k s a s s i g n e d t o t he s e f u n c t io ns . A t e a m / g r o u p h a s a c e nt r a l p u r p o s e ( t e m p o r a r y o r p e r m a n e n t ) a nd a d e g r e e o f s e l f a w a r e ne s s a s a g r o u p o r t e a m. M o d e r n o r g a n i z a t io n s u s e m u l t i - t a s k i n g , m u l t i - d i s c i p l i n a r y g r o u p s a nd t e a m s t o fu l f i l l it s p u r p o s e . A u s e f u l w a y o f mo n it o r i ng t e a m / g r o u p d e v e lo p m e nt s t a g e s w a s p r e s e n t e d b y B . T u c k m a n ( 1 9 6 5 ) . A c c o r d i n g t o T u c k m a n, g r o u p s / t e a m s mo v e t h r o u g h f i v e k e y s t a g e s o f d e v e lo p m e n t : fo r m i n g ( f i n d i n g a bo u t t he t a s k , r u l e s a n d m e t h o d s ) , s t o r m i n g ( I nt e r n a l c o n f l i c t s d e ve l o p s ) , no r m i n g ( c o n f l i c t i s s e t t le d , c o o p e r a t io n d e v e lo p s ) , p e r fo r m i n g ( t e a m w o r k i s a c h i e v e d , r o l e s a r e f l e x i b l e ) a n d a d jo u r n i n g ( g r o u p d i s p e r s e o n c o mp l e t io n o f t a s k ) . ( C o le , 2 0 0 5 , p . 6 3 ) N o r ms a r e i n f l u e n c e d b y o r g a n i z a t io na l f a c t o r s s u c h a s p o l i c i e s , m a n a g e m e n t s t y l e o f s u p e r i o r s , a n d r u l e s a nd p r o c e d u r e s . T he y c a n a l s o b e i n f l u e n c e d b y i n d i v i d u a l e m p lo y e e s , w ho s e s t a nd a r d s m a y o r m a y no t be i n l i n e w it h t ho s e o f t he o f f i c i a l o r g a n i z a t io n . I n o r d e r t o br i n g t he s e s t a nd a r d s i n l i n e w i t h t ho s e o f t he o f f i c i a l o r g a n i z a t io n , m a n a g e r s n e e d t o ma s t e r e f f e c t i v e c o mm u n i c a t io n. C o l e ( 2 0 0 5 , p . 6 4 ) n o t e d t h a t , t he i d e a l s it u a t io n, f r o m a n o r g a n i z a t io n s p o i nt o f v i e w , i s a t t a i n e d w h e n t h e u n o f f i c i a l no r m s o f t he g r o u p a r e i n h a r mo n y w i t h t h e o f f i c i a l n o r m s o f t h e o r g a n i z a t io n. G r o u p c o h e s i v e n e s s i s t h e a b i l it y o f t he g r o u p m e m b e r s t o s t i c k t o g e t h e r a n d a l s o a t t r a c t ne w m e m b e r s . H e r e a g a i n, e f f e c t i v e c o m m u n i c a t io n i s requ ire d by gro up/t ea m me mbe rs. G r o u p e f f e c t i v e n e s s i s c o n s i d e r e d i n a t l e a s t t w o d i m e n s io n s - - - e f f e c t i v e n e s s i n t e r ms o f t a s k a c c o m p l i s h m e nt , a n d e f f e c t i v e ne s s i n t e r m s o f t he g r o u p m e m b e r s a t i s f a c t io n . D o u g l a s M c G r e g o r , i n h i s c l a s s i c w o r k , T he H u m a n S i d e o f E n t e r p r i s e ( 1 9 6 0 ) p r e s e nt e d s o me d i f f e r e nc e s b e t w e e n e f f e c t i v e a nd i n e f f e c t i v e t e a m s / g r o u p s . E f f e c t i v e g r o u p s : i n f o r m a l & r e l a x e d a t mo s p he r e , m u c h r e l e v a n t d i s c u s s i o n w it h h i g h d e g r e e o f p a r t i c i p a t io n, g r o u p t a s k o r o b j e c t i v e c l e a r l y u n d e r s t o o d , m e m b e r s l i s t e n t o e a c h o t he r , c o n f l i c t i s no t a vo i d e d b u t d e a l t c o n s t r u c t i v e l y, mo s t d e c i s io n s a r e r e a c h e d b y g e n e r a l c o n s e n s u s w it h a m i n i m u m o f fo r m a l v o t i n g , i d e a s a r e e x p r e s s e d f r e e l y a n d o p e n l y, l e a d e r s h i p i s s h a r e d a s a p p r o p r i a t e d a nd t he g r o u p e xa m i n e s it s o w n p r o g r e s s a nd b e h a v io r . I ne f f e c t i v e g r o u p s : b o r e d o r t e ns e a t mo s p h e r e , d i s c u s s io n d o m i n a t e d b y o n e o r t wo p e o p l e a n d o ft e n i r r e l e v a nt , no c l e a r c o m m o n o b j e c t i v e , m e m b e r s t e n d no t t o l i s t e n t o e a c h o t h e r , c o n f l i c t i s e i t he r a vo i d e d o r i s a l l o w e d t o d e v e lo p i n t o o p e n w a r f a r e , s i m p l e m a jo r it i e s a r e a s e e n a s s u f f i c i e nt ba s i s fo r g r o u p d e c i s io n s , w h i c h t he m i n o r it y h a v e t o a c c e p t , p e r s o na l f e e l i n g s a r e k e p t h i d d e n a nd c r it i c i s m e m b a r r a s s i n g , l e a d e r s h i p i s p r o v i d e d b y c h a i r m a n, t h e g r o u p a vo i d s a n y d i s c u s s i o n a bo u t it s o w n b e h a v io r .

W e c a n s e e t h a t M C G r e g o r s v i e w o f e f f e c t i v e g ro u p s / t e a m s c o r r e s p o n d s t o Tuckman s stages o f 3 and 4 (no rming a nd perfo rming) and th e feat ures o f ine ffecti ve g roup s a re c lo se r to Tuc kman s stag e 2 ( sto rmin g). M ore i m p o r t a n t l y , a l l t h e f e a t u r e s o f M c G re g o r s e f f e c t i v e g r o u p s / t e a m s r e q u i r e e f f e c t i v e c o m m u n i c a t i o n . E f f e c t i v e c o m m u n i c a t i o n i s t h e r e f o r e p a ra m o u n t i n the man agement of an effecti ve wo rk team (Co le, 200 5, p.65). F o r a n y o r g a n i z a t io n, t h e i s s u e o f c o m m u n i c a t io n i s a v i t a l o ne . A c c o r d i n g t o C o l e , ( 2 0 0 5 , p . 2 2 0 ) , I t i s t he p r o c e s s o f c r e a t i n g , t r a ns m it t i n g , a nd i nt e r p r e t i n g id e a s , f a c t s , o p i n io n s a n d fe e l i n g s . I t i s e s s e nt i a l l y a s h a r i n g p r o c e s s - - - a m u t u a l i n t e r c h a n g e be t w e e n t w o o r mo r e p e r s o ns . I n o r d e r t o u nd e r s t a nd m a n a g e r i a l c o m m u n i c a t io n, it i s i m p o r t a nt t o l o o k a t t he fu n d a m e nt a l s o f o r g a n i z a t io n a l c o m m u n i c a t io n. S o me i m p o r t a nt a s p e c t s o f o r g a n i z a t io n a l c o m m u n i c a t io n i n c l u d e s : fo r m a l a n d i n f o r m a l c o m m u n i c a t io n, t he f l o w p a t t e r ns o f c o m m u n i c a t io n a n d fo r m a l a n d i n f o r m a l c o m m u n i c a t io n n e t w o r k s . C o m m u n i c a t io n t ha t fo l l o w s t h e o f f i c i a l c h a i n o f c o m m a nd o r i s p a r t o f t h e c o m m u n i c a t io n r e q u i r e d t o o ne s jo b i s f o r m a l c o m m u n i c a t io n. I n f o r m a l c o m m u n i c a t io n i s o r g a n i z a t io na l c o m m u n i c a t io n t ha t i s no t d e f i n e d b y t h e o r g a n i z a t io n s s t r u c t u r a l h i e r a r c h y. E m p lo ye e s m a k e f r i e n d s h i p s a nd c o m m u n i c a t e w it h e a c h o t he r . I n o r g a n i z a t io n s , i n fo r m a l c o m m u n ic a t io n s ys t e m f u l f i l l s t w o p u r p o s e s : it a l lo w s e m p lo ye e s t o s a t i s f y t h e i r s o c i a l i nt e r a c t io n n e e d s a n d it c a n i m p r o v e o r g a n i z a t io n a l p e r f o r m a n c e b y c r e a t i n g a lt e r n a t i v e a n d f r e q u e nt l y f a s t e r a n d mo r e e f f i c i e nt c h a n n e l s o f c o m m u n i c a t io n. M o d e r n m a n a g e r s ha v e t o b e a w a r e o f t h e s e fo r m a l a nd i n fo r m a l c o m m u n i c a t io n s ys t e m s i n t he i r r e s p e c t i v e o r g a n i z a t io n . O r g a n i z a t io n a l c o m m u n i c a t io n c a n f l o w d o w n w a r d , u p w a r d , l a t e r a l l y , o r d i a g o n a l l y . A n y c o m m u n i c a t io n t h a t f l o w s d o w nw a r d fr o m m a n a g e r t o e mp lo y e e s i s d o w n w a r d c o m m u n i c a t io n. A n e x a m p l e c o u l d b e m a n a g e r s a s s i g n i n g g o a l s t o t h e ir e m p lo y e e s . I n u p w a r d c o m m u n i c a t io n, m a n a g e r s r e l y o n t h e i r e m p lo y e e s f o r i n f o r m a t io n . E m p lo ye e s g i v i n g r e p o r t s t o t he i r m a n a g e r a bo u t p r o g r e s s a n d / o r a n y c u r r e n t p r o b l e m c a n be a n e x a m p l e . L a t e r a l c o m m u n i c a t io n t a k e s p l a c e a mo n g e m p lo y e e s o n t he s a m e o r g a n i z a t io n a l l e v e l . D i a g o na l c o m m u n i c a t io n i s t h e c o m m u n i c a t io n t h a t c u t s a c r o s s w o r k a r e a s a nd o r g a n i z a t io na l l e v e l s . ( R o b b i n s & C o u lt e r , 2 0 0 5 , p . 2 6 6 - 8 ) T h i s v a r i e t y o f p a t t e r n s o f v e r t i c a l a nd ho r i z o nt a l f l o w s o f o r g a n i z a t io n a l c o m m u n i c a t io n i s c a l l e d o r g a n i z a t io n a l c o m m u n i c a t io n n e t w o r k w h i c h t h e m a n a g e r s h a v e t o b e ve r y g o o d w it h. M o r e o ve r , a s m o d e r n o r g a n i z a t io ns a r e u s i n g mo r e a n d mo r e m u lt i - t a s k i n g & m u lt i d i s c i p l i n a r y g r o u p s a n d t e a m s , t he s k i l l o f e f f e c t i v e c o m m u n i c a t io n i s v i t a l f o r a n y m a n a g e r s in o r d e r t o m a na g e a n e f f e c t i v e w o r k t e a m.

C o m m u n i c a t io n s e r ve s m a n a g e r s w it h fo u r m a jo r f u n c t io ns : c o nt r o l, mo t i v a t io n , e mo t io n a l e x p r e s s i o n, a n d i n f o r m a t io n . I n o r g a n i z a t io n s , e m p lo ye e s a r e r e q u i r e d t o fo l l o w a u t h o r it y h i e r a r c h i e s a n d f o r m a l g u i d e l i n e s . W h e n e m p lo ye e s a r e r e q u i r e d t o c o m m u n i c a t e a n y jo b- r e l a t e d g r i e v a nc e t o t he ir i m m e d i a t e m a n a g e r , t o fo l l o w t h e i r jo b d e s c r i p t io n, o r t o c o m p l y w i t h c o m p a n y p o l i c i e s c o m m u n i c a t io n i s b e i n g u s e d t o c o n t r o l. C o m m u n i c a t io n e n c o u r a g e s e m p lo ye e mo t i v a t io n b y c l a r i f y i n g t h e m w h a t i s t o b e d o n e , ho w w e l l t he y a r e d o i n g a nd w h a t c a n b e d o n e t o i m p r o v e p e r fo r m a n c e . I t i s r e q u i r e d a s e m p lo ye e s s e t s p e c i f i c g o a l s , w o r k t o w a r d t h o s e g o a l s , a n d r e c e i v e f e e d ba c k o n p r o g r e s s t o w a r d g o a l s . F o r m a n y e m p lo ye e s , t h e i r w o r k g r o u p i s p r i m a r y s o u r c e o f s o c i a l i nt e r a c t io n. T h i s g r o u p c o m m u n i c a t i o n i s a f u n d a m e n t a l m e c ha n i s m b y w h i c h m e m b e r s s ha r e fr u s t r a t io n a nd f e e l i n g s o f s a t i s f a c t io n . C o m m u n i c a t io n t he r e fo r e he l p s t o r e le a s e e m o t i o n a l e x p r e s s i o n o f f e e l i n g s a n d f u l f i l l s s o c i a l n e e d s . F i n a l l y, i n o r d e r t o g e t t h i n g s d o n e i n o r g a n i z a t io n s , i n d i v i d u a l s n e e d i n fo r m a t io n. T h i s in fo r m a t io n i s p r o v i d e d t h r o u g h c o m m u n i c a t io n. A l l t h e s e fo u r f u n c t io n s a r e e q u a l l y i m p o r t a nt . ( R o b b i n s & C o u lt e r , 2 0 0 5 , p . 2 5 6 ) F o r m a n a g e r s , t h e i m p o r t a nc e o f c o m m u n i c a t io n c a n no t be o ve r e m p h a s i z e d a s e v e r yt h i n g a nd a n yt h i n g a m a n a g e r d o e s i n vo l v e s c o mm u n i c a t i n g . W it h o u t i n f o r m a t io n , a m a n a g e r c a n no t ma k e a d e c i s io n a nd t h a t i n fo r m a t io n h a s t o b e c o m m u n i c a t e d . O nc e a d e c i s io n i s m a d e , c o m m u n i c a t io n t a k e s p l a c e a g a i n . O t h e r w i s e n o o ne w o u l d k no w t ha t a d e c i s io n w a s m a d e . T he be s t id e a , t h e mo s t c r e a t i v e s u g g e s t io n / i d e a o r t he mo s t e f f e c t i v e jo b r e d e s i g n c a n no t t a k e p l a c e w it h o u t c o m m u n i c a t io n. I n t h e mo d e r n bu s i n e s s w o r ld w h e r e d i v e r s i t y i s a b o u n d i n g , m a n a g e r s h a v e t o k e e p o n l e a r n i n g t o c o mm u n i c a t e e f f e c t i v e l y w it h t h e d i v e r s e w o r k fo r c e .

BIBLIOGRAPHY
[REF: G.A. Cole, 2005, Management Theory and Practice, 6th edition, Thomson] [REF: Stephen P. Robbins & Mary Coulter, 2005, Management, 8th edition, Pearson Prentice Hall] [REF: h t t p : / / w w w . e p m bo o k . c o m/ t e a m . ht m ] ~ 0 8 - 0 9 - 1 0 [REF: [Link] ~ 08-09-10