ТОП 10 хитростей Excel

для ускоренной работы

1 Транспонирование таблицы
(меняем местами строки и столбцы таблицы)

1. Выделяем всю таблицу и

копируем ее (Ctrl +C)

2. Ставим курсор на пустую ячейку листа

и нажимаем Ctrl + Alt + V

3. В появившемся окне “Специальная

вставка” ставим галочку возле пункта
“Транспонировать”. Остальное оставляем
как есть и жмем ОК

С помощью такой команды можно поменять

строки и столбцы местами, при этом:
• Формулы корректно пересчитаются
• Сохранится форматирование таблицы
2 Быстрое
деление/умножение
Разберем на примере перевода тыс. руб.
в млн. руб. (т.е. делим на 1000):

1. В любой свободной ячейке вводим число,

на которое будем делить/умножать
(в примере: 1000) и копируем его (Ctrl + C)

2. Выделяем диапазон значений, который

хотим разделить/умножить

3. Нажимаем Ctrl + Alt +V, чтобы вызвать окно

“Специальная вставка”

4. В окне кликаем на необходимый пункт

“умножить” или “разделить”
(в примере: разделить). Остальное
оставляем как есть и жмем ОК

Быстрое деление/умножение удобно

использовать, когда речь идет о единицах
измерения, и нужно перевести млн. в тыс., млн. в
млрд и т.д.
3 Копирование
без нарушения формата
При копировании формулы на другие ячейки
протягивается не только формула, но и формат ячейки.
Это может привести к нарушению дизайна таблицы.
Избежать такую ситуацию можно следующими способами

При копировании формулы на другие ячейки с помощью маркера При копировании формулы на другие ячейки с помощью клавиш Ctrl + C
автозаполнения (черный крест в правом нижнем углу ячейки): (копировать) и Ctrl + V (вставить):
копировании формулы на другие ячейки с копировании формулы на другие ячейки с
1. Сразу после того, как дважды нажали на черный крест для 1. Сразу после того, как скопируете формулу, кликните на специальный
помощьюформулы,
протягивания маркера автозаполнения
кликните (черный
на смарт-тег — специальный значок, помощью маркера
значок “Параметр вставки”, автозаполнения (черный
появляющийся в правом нижнем углу
крест в правом нижнем углу ячейки)
появляющийся в правом нижнем углу скопированной области крест в правом нижнем углу ячейки)
скопированной области

2. В окне выбирайте пункт “Заполнить только значения” 2. В окне выбирайте значок “Формулы”
4 Спарклайн
или мини диаграмма в одной ячейке
Когда необходимо показать динамику данных, а
построение отдельных диаграмм для каждой категории
приведет к перезагруженности листа из-за большого
количества диаграмм, то можно воспользоваться
спарклайнами.

Спарклайн – это мини диаграмма в 1 ячейке, отражающая

динамику данных. Как ее построить?

1. Выделите диапазон данных, динамику которых хотите

показать в соседних ячейках

2. Сразу после того, как выделите диапазон данных,

кликните на специальный значок “Быстрый анализ”,
появляющийся в правом нижнем углу выделенной
области

3. В окне перейдите на вкладку “Спарклайны”

4. Выбирайте необходимый тип диаграммы

(в примере выбран График)
5 Выпадающий
список

Под выпадающим списком понимается перечень

значений в одной ячейке, который появляется
при нажатии на эту ячейку. Среди перечня
можно выбрать конкретное значение.

Чтобы сделать выпадающий список:

1. Поставьте курсор на ячейку, в которой

хотите сделать выпадающий список

2. Перейдите на вкладку “Данные”, в группе

команд “Работа с данными” кликните на
команду “Проверка данных”

3. В открывшемся окне “Проверка вводимых

значений” выберите:
• Тип данных: Список
• Источник: Диапазон ячеек, который
хотите сделать выпадающим списком
Остальное оставляем как есть и жмем ОК
6 Выборочное удаление
или очистка форматов, примечаний, содержимого
Выборочное удаление может пригодится в следующих
случаях:
• удаляем форматирование таблицы, но оставляем
значения
• удаляем содержимое таблицы, но оставляем
форматирование и примечания
• удаляем примечания к ячейкам
• удаляем гиперссылки на листе
Для решения этих задач необходима команда “Очистить”,
которая находится на вкладке “Главная” в группе команд
“Редактирование”:
1. Очистить все – удаление содержимого,
форматирования и примечаний
2. Очистить форматы – удаление только
форматирования
3. Очистить содержимое – удаление содержимого,
форматирование и примечания остаются
4. Очистить примечания – удаление только примечаний
5. Очистить гиперссылки – удаление только
гиперссылок

В примере показано удаление примечаний.

7 Создаем условие
на ввод данных в ячейке
В случаях, когда вы делитесь с кем-то файлом для заполнения,
всегда есть вероятность того, что сотрудники допустят ошибку и
введут не те значения, что требуются.

Поэтому перед отправлением файла, можно поставить условие для

ввода ячеек. Необходима команда “Проверка данных” на вкладке
“Данные”.
В типе данных выбирайте требуемое условие:
• Целое число –ввод только целых чисел, принадлежащих
определенному диапазону
• Действительное - ввод только чисел, в том числе с десятичной частью
(нельзя ввести текст, дату ввести можно)
• Дата - ввод только дат, начиная от 01.01.1900 до 31.12.9999
• Время - ввод только времени
• Длина текста - ввод только определенного количества символов
• Список - ввод значений в ячейку ограничиваем определенным
списком
• Другой - ввод значений, удовлетворяющих более сложным
критериям. Для задания критериев необходимо использовать
формулу

В примерах показаны условия:

1) для столбца “№ Tel” ввод только значений с 10тью символами
2) Для столбцов “Дата закупки” и “Дата продажи” ввод только дат в
промежутке от 01.02.2022 до 31.03.2022
8
Замена частичного совпадения
с помощью подстановочного знака “*”
Подстановочные знаки - это специальные символы,
которые могут занимать любое место любого символа
(отсюда и название - подстановочный знак).

“*” – один из подстановочных знаков и представляет

собой любое количество символов. Например, Ин*
может означать Инструмент, Инсайт, Инженер и т.д.

Один из способов использовать такой знак – замена

частичного совпадения. В примере все названия страны
хотим привести к единому виду и оставить только Китай.
Как это сделать?
•Выделяем данные, в которых хотим найти и заменить
текст (все названия стран)
•Вкладка “Главная” -> Найти и выделить -> Заменить
(либо нажмите Ctrl+H).
•В открывшемся окне “Найти и заменить” вводим текст:
• Найти: *Китай*
• Заменить: Китай
•Нажимаем “Заменить все”

Это мгновенно приведет данные к единому формату.

9 Управляй ошибками
или функция ЕСЛИОШИБКА/IFERROR

Проверяет есть ли ошибка Возвращает результат, если

в выражении ошибка есть

Функция ЕСЛИОШИБКА/IFERROR подходит, когда

результатом формулы будет ошибка, н-р, при делении
на 0 или отсутствия необходимых данных, как указано в
примере справа.

Используя эту функцию, вы можете указать, какое

значение функция должна отражать вместо ошибки
(в примере – это ноль).

Если результатом формулы не является ошибка, то

возвращается её собственный результат.
10 Управление форматами или
функция ТЕКСТ/TEXT

Значение, которое нужно Формат, который применяем

отформатировать для значения ячейки

Функция ТЕКСТ/TEXT подходит, когда нужно отобразить

числа в необходимом формате, либо объединить числа с
текстом или символами.

При объединении текста и форматированных чисел,

например дат, значений времени, денежных сумм и т. п.,
Excel убирает форматирование и все принимает числовой
вид. Чтобы сохранить форматирование, понадобится
функция ТЕКСТ/TEXT.

Справа приведены наиболее популярные варианты

применения функции.