Подписной индекс: 9616

№6(12), 2005 [Link] [Link]

ИДЕАЛЬНЫЙ КЛИЕНТ

SQL SERVER И TUBORG. ЧТО ОБЩЕГО?

eRoom. ПОПРОБУЙ УПРАВЛЯТЬ

ВИРТУАЛЬНО!

КРУГЛОСУТОЧНЫЙ ДОЗОР

КОГО, ЗАЧЕМ И КАК ЗАПРЯЧЬ

 WORKFLOW ИС ПРЕДПРИЯТИЯ

Workflow: Workflow :
веление времен
Сегодня происходит переход от еди

проводник изменений ничной автоматизации к широкому ис

пользованию IТ. Под единичной авто
матизацией подразумевается исполь
зование компьютеров для автоматиза
Мирослава Гладка, ции конкретных функций. Однако уйти
Александр Василенко, от «кусочного» подхода к созданию ин
компания «Оптима Украина» формационной системы не удается ни
одной компании с развитой структурой
приложений. Невозможно автоматизи
ровать одновременно все участки биз
неса, т.к. системы развиваются эволю
ционно, начиная с решения отдельных
проблем, первоочередных с точки зре
ния экономической эффективности.
Как следствие, возникает необходи
мость в интеграции информационных
потоков для получения общей картины
работы предприятия. Существует два
способа решения этой проблемы:
• поставить систему, которая вобрала в
себя все необходимые функции;
• применить технологиюинтегратор
для объединения используемых сис
тем.
Каждый из способов имеет право на
жизнь, и выбор зависит от конкретных
условий. Необходимо отметить, что оба
способа позволяют более эффективно
и широко применить уже имеющиеся
возможности компьютера. Третий (и
более дешевый) способ рано или позд
но приведет к значительным потерям.
Этот способ – ничего не менять.
Повсеместное использование IТ
технологий также требует подготовлен
ной окружающей среды, перестройки
сознания человека и определенных за
трат времени. Это может быть быстрая
эволюция, но никак не революция. Было
бы несправедливо не предостеречь ру
ководителя от принятия решения раз
рабатывать систему автоматизации
собственными силами компании. Такое
решение уже стоило многим значи
Наши предприятия только сейчас приходят к пониманию необходимости тельных материальных и временных
модернизации бизнесмоделей и применения комплексных систем автоматизации. затрат.
Поэтому обзор, посвященный workflow на концептуальном уровне, является крайне Как бы там ни было, перед принятием
своевременным. Ведь технология workflow объединяет все предприятие: решения о собственной разработке
от производства до офиса, от технологии до организационной культуры. важно сперва сопоставить стоимость
Она играет унифицирующую роль, связывая воедино организацию, людей и процессы. аналогичных продуктов на рынке с за
Авторы уделяют большое внимание обсуждению самого понятия workflow, приводят тратами на создание системы и учесть
его определения и свойства и обосновывают, почему они решили использовать затраты организации за время работы
в статье оригинальный английский термин. над проектом. Нельзя забывать и о ри

I T МЕНЕДЖЕР №6, 2005 9

 ИС ПРЕДПРИЯТИЯ

«Workflow часто обеспечивает важнейшую связь между технологиями и людьми.»

Томас Кулопулос.
Необходимость Workflow

сках, связанных с собственной разработкой. В частности, о

необходимости профессионального сопровождения ориги
нального проекта со сложной логикой, что реально окажется
дороже использования стандартной системы.
Не секрет, что в нашей стране многие разочарованы в
автоматизации изза неудачного опыта подобных разрабо
ток. Но причина не в самой автоматизации, а в правильном
подходе к ней.

Workflow:
не случайность, а неизбежность
Одним из перспективных направлений развития большин
ства украинских предприятий является глубокая и полнофунк
циональная автоматизация их деятельности путем внедрения
концептуально продуманных и повсеместно опробованных в
отечественных условиях систем. Ниже мы остановимся на на
иболее прогрессивных, на наш взгляд – системах автомати
зации бизнеспроцессов/потоков работ (workflow) как внутри
компании, так и на внешнем контуре ее деятельности. Такие
системы не только стабилизируют состояние компании, но и
дают ей возможность прорыва в развитии и получения кон
кретных конкурентных преимуществ. А руководители, которые
успели ощутить экономический эффект от внедрения таких
систем, уже не ставят себе принципиальный вопрос: быть или
не быть развитию системы, а максимально быстро и глубоко
охватывают подобной сис
темой все виды своей дея
тельности.
Что же скрывается под
термином workflow? Для
начала определим понятие
«бизнеспроцесс», кото
рое является ключевым в
концепции workflow. Итак,
бизнеспроцесс – это на
бор связанных между со
бой действий (этапов), на
правленных на достиже
ние какойлибо бизнес
цели организации.

«Основным препятствием внедрения workflow служит уровень корпоративной

культуры, а не несовершенство технологий, большие расходы или отсутствие
стандартов.»
Томас Кулопулос.
Необходимость Workflow

10 I T МЕНЕДЖЕР №6, 2005

 «Вы должны заручиться поддержкой топменеджера и произвести внедрение в
таких рамках, которые позволят продемонстрировать ценность workflow.»
Томас Кулопулос.
Необходимость Workflow

Известно, что деятельность организации можно описать в са, так как стоимость внедрения базовой инфраструктуры
виде множества бизнеспроцессов. Более того, деятельность не покроет выгод от использования системы.
организации не может быть эффективной, если ее бизнес • Высокая изменчивость процессов. Workflow – инструмент
процессы не продуманы, не описаны и, следовательно, не кон для автоматизации бизнеспроцессов, которые зависят от
тролируемы. изменчивых характеристик и требуют регулярной модифи
В классическом подходе АРМов (автоматизированных ра кации в ходе работы.
бочих мест) для каждой структурной единицы был описан свой • Активность процессов. Workflowсистема реализует под
круг задач, функциональные обязанности, нормы ответствен ход к автоматизации, при котором информационная систе
ности. Получалась разрозненная структура, где соседние от ма активизируется при реализации тех или иных процессов.
делы, зацикленные на собственных задачах, пребывают в не Приложения могут автоматически информировать всех за
ведении и нежелании знать, чем занимаются другие. В резуль интересованных лиц о проблемах в обычном ходе процесса.
тате получалась катастрофическая несогласованность в дви • Ролевая организация процессов. В этом случае один и тот
жении компании к общей цели – иллюстрация к известной же пользователь в любое время может выполнять разные
басне «Лебедь, Рак и Щука». роли в рамках одного и того же процесса.
Напротив, технология workflow имеет процессноориенти • Интеграция обработки документов с функциями уже рабо
рованный подход к управлению бизнесом. Суть этой техноло тающих в организации приложений. Реальные процессы в
гии в том, что каждая структурная единица организации рас организациях могут включать этапы обработки информа
сматривается в рамках бизнеспроцессов, в которых она при ции как в рамках прикладных систем (ERP, CRM и пр.), так и
нимает участие. Причем не как отдельный элемент, а с учетом за их чертой.
правил ее взаимодействия с другими. А круг задач и нормы • Отслеживание версионности документа в процессе его
ответственности имеют смысл лишь в масштабе бизнеспро групповой обработки.
цессов, в которых эта единица участвует. • Необходимость накопления информации о качестве испол
Системы класса workflow можно рассматривать как сред нения бизнеспроцессов.
ства для описания, реализации и анализа бизнеспроцессов. Полнофункциональное внедрение системы автоматизации,
Функции такой системы заключаются в том, чтобы создавать основанной на технологии workflow, дает руководителю и
и управлять потоками работ между участниками бизнеспро компании такие преимущества:
цессов, корректировать их ход, выявлять временные отклоне • полная информация для принятия решений;
ния и уведомлять об этом контролера. К тому же, в дальней • гарантированная исполнительская дисциплина и управляе
шем, на базе накопленной информации о ходе процесса мость компанией;
можно выявлять «узкие места» и повышать его эффектив • упорядочивание деятельности предприятия, доведение ее
ность. В качестве объекта управления бизнеспроцессом мо до уровня четких процедур;
жет рассматриваться любая информация, от фиксируемого • возможность оценивать вклад каждой структурной единицы
устного распоряжения до финансовых средств или товарных и отдельного работника в достижение целей компании;
единиц. Благодаря этому, на заре своего развития в СНГ тех • снижение непроизводительных затрат времени сотрудни
нология workflow широко использовалась для задач реализа ками организации;
ции электронного документооборота. • 100% ная обработка информации и гарантированное ее
Технология workflow является основным инструментом поступление в нужное время на нужное рабочее место.
автоматизации бизнеса. Почему? Современные организации Технология workflow постоянно совершенствуется. Соглас
имеют достаточно сложные структуры, которые необходимо но определению, workflow представляет собой “автоматиза
постоянно совершенствовать. Им просто необходимо гибкое цию, полностью или частично, бизнеспроцесса, при котором
средство, позволяющее быстро и легко перестраивать свои документы, информация или задания передаются для выпол
бизнеспроцессы с минимальными издержками. Именно с нения необходимых действий от одного участника к другому в
учетом этого требования и разрабатывались качественные соответствии с набором процедурных правил”, а бизнеспро
workflowсистемы, позволяющие, не прибегая к програм цесс реализует задачу “обычно в рамках организационной
мированию, с помощью мощных визуальных средств, быстро и структуры”. Для workflow, как следствие:
качественно реализовать бизнеспроцессы любой сложности. • слово “автоматизация” было расценено как переход от руч
Определим, для автоматизации каких процессов необходи ного труда;
мо использовать системы класса workflow. Данные процессы • объектом автоматизации остались документы и задания;
характеризуются следующими особенностями: • workflow относится только к одному процессу без связи с
• Наличие нескольких процессов. Нет смысла внедрять сис остальными;
тему подобного класса для автоматизации одного процес • все процессы рассматриваются в рамках одной организации.

I T МЕНЕДЖЕР №6, 2005 11

 ИС ПРЕДПРИЯТИЯ

«Природа workflow в том, что многие функции служат основой для других, и это
требует одновременного выполнения многих вещей настолько, насколько мы это
можем».
Томас Кулопулос.
Необходимость Workflow

Это способствовало возникновению нового обобщающего «для галочки», важно помнить, что система обязательно
определения — BPM (Businessprocess management), в кото должна иметь открытую архитектуру для того, чтобы была
ром нет оговорок относительно участников процесса и рамок возможность ее интегрировать с другими приложениями, как
организации, есть наличие взаимосвязи нескольких незави оставленными компании в наследие от прошлых лет, так и не
симых процессов. В этом и заключается злая шутка стандар обходимыми в будущем. Это значительно упростит процесс
тизации: workflow стало составной частью BPM. Изменилось интеграции системы с другими элементами автоматизации
название, изменилась область применения , но суть осталась (например, хранилищами словарей, 1C:Бухгалтерией или
прежней: быстрое наложение структуры (набор связей), уча другими специализированными программами). Для этого ей
стников, информации, процессов (действий) в единый сла должны быть присущи такие свойства:
женный контролируемый механизм. • задокументированный интерфейс (API) для обеспечения
«Король умер, да здравствует король». возможности работы с системой из других приложений;
• механизмы (как правило – скрипты) реализации нестан
дартной логики бизнесспроцессов компании;
Workflow: критерии выбора • открытая структура хранилища данных, которым на текущий
момент может быть только корпоративная СУБД, для обме
Выбирая систему, обязательно поинтересуйтесь у постав на информацией с другими хранилищами.
щика, где эта система уже внедрена и сколько времени она Достаточно эффективным, на наш взгляд, является также
там работает. Однако не стоит сбрасывать со счетов и другие использование workflowсистемы с такими свойствами не
критерии. В частности, при правильном подходе к разработке только для автоматизации бизнеспроцессов, но и для интег
системы, на наш взгляд, лицензии должны быть конкурентные. рации отдельных подразделений предприятия в единое ин
Имеется в виду, что если ктото из сотрудников прекращает формационное пространство. Workflowсистемы достаточно
работу с системой, то его место может занять другой. Количе легко внедряются в существующую инфраструктуру компа
ство же рабочих мест, на которых установлена система, не ог нии, легко администрируются и настраиваются.
раничено. Т.е. количество купленных лицензий может быть на Одним из самых важных критериев при выборе системы
много меньше, чем количество работающих с системой людей. автоматизации является обеспечение конфиденциальности
Чтобы не получить слабую с технологической стороны сис передаваемых между рабочими местами данных. Речь идет
тему, в которой многие важные особенности реализованы как об электронной подписи (средство установления авторст

«Не ищите поставщиков, лидирующих в таких

отраслях, как географические настольные
приложения, интеграция со стандартными
технологиями СУБД, применение объектно
ориентированных методик, программируемые
документные объекты и многоплатформная
поддержка».

«Помните, что в конечном итоге workflow —

это не просто технология, это всеобъемлющая
среда и подход, обеспечивающие объединение
и автоматизацию бизнеспроцессов».

Томас Кулопулос.
Необходимость Workflow

Схема Workflow в действии

12 I T МЕНЕДЖЕР №6, 2005

 «Помните, что в конечном итоге workflow — это не просто технология, это всеобъемлющая среда и
подход, обеспечивающие объединение и автоматизацию бизнесспроцессов».
Томас Кулопулос.
Необходимость Workflow

ва документа), так и о шифровании информации. По нашему стемой. Одна из удачных реализаций этого – поддержка
мнению, правильным подходом, используемым разработчи Webинтерфейса.
ками, является не реализация средств обеспечения конфи • Возможности расширения и стоимость сопровождения.
денциальности собственными силами, а разработка средств После успешного внедрения необходимо вкладывать сред
подключения внешних модулей защиты информации, так как ства в поддержку системы – это нужно учитывать в оценке
эта задача требует отдельного грамотного специализирован рентабельности такого мероприятия.
ного подхода. Эти модули, как правило, досконально прорабо • Поддержка таких автоматических источников данных и ад
таны, многие из них сертифицированы СБУ. Речь идет, напри ресации для системы, как сканирование документов, email.
мер, о таких продуктах, как Верба, КриптоПро, PGP и др. • Гибкость в настройке моделей бизнеспроцессов, разра
Немаловажной особенностью системы является ее мас ботке форм ввода/вывода и отчетности. Это значительно
штабируемость. Представьте себе ситуацию. Предприятие сократит затраты на внесение изменений в систему при из
средних масштабов успешно внедряет систему автоматиза менении структуры бизнеспроцессов компании.
ции, например, на базе СУБД Microsoft SQL Server. Компания • Интеграция с офисными системами с целью ускорения
растет, возрастает объем обрабатываемой информации, ко процессов обмена данными.
личество бизнеспроцессов и сфер применения самой сис По данным журнала ASAP, среднестатистический служа
темы. Наступает момент, когда количество пользователей щий тратит 150 часов в год на поиск необходимой информа
системы вырастает от десятков человек к сотням, а объем ин ции. То есть чуть больше, чем полчаса в день. Если исходить
формации – от десятков гигабайт к сотням гигабайт. Появля из того, что средняя зарплата составляет 300$ в месяц +
ется необходимость перехода от MS SQL к более мощной сер 100$ на содержание сотрудника, то получим такой результат:
верной платформе, например, Oracle или DB/2 от IBM. Оче Отдача в год =(300$ +100$)x150/(8 часов x 21 день)~ 350$
видно, что серьезная система должна поддерживать все ос Т.е. вы экономите около 350$ из расчета на одного сотруд
новные корпоративные платформы, обеспечивая максималь ника в год только за счет автоматизации документооборота.
но простой и быстрый переход между ними. Цифры цифрами, но, в любом случае, оценить в полной
При выборе системы автоматизации следует учитывать и мере отдачу от внедрения workflow возможно только после
другие факторы: проведения комплексного обследования конкретного пред
• Поддержка удаленной работы, для обеспечения возможно приятия.
сти территориальноудаленных сотрудников работать с си
УЗНАЙТЕ БОЛЬШЕ

На сайте [Link][Link] можно ознакомиться с полным текстом книги Томаса Кулопулоса “Необходимость
Workflow”. Пер. с англ. М., "ВестьМетатехнология", 2000.  344 с.
"Необходимость Workflow"  книга наиболее авторитетного и влиятельного эксперта в областях, связанных с
реинжинирингом бизнеспроцессов, управлением знаниями и документами. В книге не рассматривается вопрос, что является
причиной изменений, а что  результатом. Основное внимание уделяется тому, как интеграция технологии и бизнеса породила
новое направление  workflow.

I T МЕНЕДЖЕР №6, 2005 13