Название документа Руководство кассового администратора v 32
Место хранения оригинала ООО «Кристалл Сервис»
Путь к электронной версии документа [Link]
Руководство кассового администратора
© 2012. ООО «Кристалл-Сервис».
Все права защищены.
Всеми правами на использование документа «Руководство кассового администратора»
обладает ООО «Кристалл Сервис».
Оглавление
1. Кассовое оборудование ................................................................................ 3
2. Раскладка клавиатуры .................................................................................. 7
3. Описание функциональных клавиш ............................................................. 8
4. Запуск программы ....................................................................................... 12
5. Вход в систему ............................................................................................ 14
6. Главный экран кассира ............................................................................... 15
7. Открытие смены .......................................................................................... 18
8. Добавление товара в чек ............................................................................ 20
9. Применение ручной скидки ........................................................................ 23
10. Проведение дисконтной карты ................................................................... 24
11. Оплата (Расчёт) .......................................................................................... 24
12. Отмена последней позиции ........................................................................ 32
13. Работа с отложенными чеками .................................................................. 33
14. Редактирование чека .................................................................................. 36
15. Аннулирование чека ................................................................................... 41
16. Возврат товара ............................................................................................ 42
17. Товарный справочник ................................................................................. 52
18. Печать Х-отчета .......................................................................................... 53
19. Открытие денежного ящика ........................................................................ 53
20. Декларация денежного ящика .................................................................... 54
21. Внесение наличных .................................................................................... 55
22. Изъятие наличных....................................................................................... 56
23. Закрытие смены .......................................................................................... 57
24. Смена пользователя ................................................................................... 59
25. Перезагрузка и выключение кассы ............................................................ 60
26. Контакты ...................................................................................................... 61
Руководство кассового администратора -2-
1. Кассовое оборудование
Касса или POS-система - представляют собой программно-аппаратный
комплекс для использования на предприятиях розничной торговли с большим
ассортиментом товаров.
В состав POS-системы входят:
Кассовый системный блок
Монитор (дисплей кассира)
Дисплей покупателя
Фискальный регистратор
Денежный ящик
Сканер штриховых кодов
Банковский терминал
Клавиатура
Руководство кассового администратора -3-
1.1. Кассовый системный блок
Это специализированный кассовый компьютер, который обладает
расширенной функциональностью.
1.2. Монитор (дисплей кассира)
Служит для вывода информации для кассира о совершаемых покупках
покупателями.
1.3. Дисплей покупателя
Служит для вывода информации о совершаемых покупках для
покупателя.
Руководство кассового администратора -4-
1.4. Фискальный регистратор
Предназначен для печати чеки и отчетов, параллельно записывающий
полученные данных о продажах во внутреннюю память.
1.5. Денежный ящик
Предназначен для хранения банкнот и монет на кассовой зоне.
1.6. Сканер штриховых кодов
Устройство, которое считывает штрих-код, нанесённый на упаковку
товара, и передаёт эту информацию в кассовую программу.
Руководство кассового администратора -5-
1.7. Банковский терминал
Банковский терминал (также имеет название «Пин-Пад») служит для
проведения оплат по банковским картам.
Как правило, терминалы имеют возможность считывать информацию с
банковской карты как по магнитной полосе карты, так и по специальному чипу.
1.8. Клавиатура
Кассовая клавиатура предназначена для ввода информации и
управления кассовым программным обеспечением.
Руководство кассового администратора -6-
2. Раскладка клавиатуры
Кассовая клавиатура имеет следующий вид:
Руководство кассового администратора -7-
3. Описание функциональных клавиш
3.1. Клавиша «КАССИР»:
Доступны следующие операции:
Редактирование чека – Изменение или удаление определенных
позиций в чеке
Печать документов
o Копия последнего док. – печать последнего документа
o Копия документа – печать копии документа по номеру документа
или по дате и номеру смены.
o Товарный чек – печать товарного чека последней покупки
Денежный ящик - Открытие денежного ящика
Отложенный чек
o Отложить чек – возможность отложить чек
o Поиск отложенного – возможность вернуться к отложенному чеку
Руководство кассового администратора -8-
3.2. Клавиша «АДМИНИСТРАТОР»:
Доступны следующие операции:
Печать документов
o Копия последнего док. – печать последнего документа
o Копия документа – печать копии документа по номеру документа
или по дате и номеру смены.
o Товарный чек – печать товарного чека последней покупки
Руководство кассового администратора -9-
3.3. Клавиша «МЕНЮ»:
Доступны следующие операции:
Смена пользователя – сменить текущего пользователя на кассе
Перезагрузка – перезагрузка кассовой программы
Выключение – полное выключение кассы
Калькулятор – вызов функции «калькулятор»
Руководство кассового администратора - 10 -
3.4. Клавиша «ТОВАРЫ»:
Доступны следующие операции:
Список товаров – добавление товара в чек, используя поиск товара по
коду или ориентировочной цене
Информация о товаре – поиск информации о товаре по коду или
штрих-коду товара
3.6. Клавиша «ОПЛАТЫ»:
Предназначена для выбора тип оплат (наличные, банковская карта) для
текущего чека.
ВАЖНО! Выбор оплат активен только после нажатия клавиши
«РАСЧЕТ»
Руководство кассового администратора - 11 -
4. Запуск программы
Включите кассу кнопкой на системном блоке. На дисплее кассира
начнется загрузка системы.
После загрузки системы произойдет запуск кассовой программы.
Руководство кассового администратора - 12 -
После загрузки кассовой программы появится окно с полем для ввода
пароля.
Руководство кассового администратора - 13 -
5. Вход в систему
а) Для входа в кассовую программу введите пароль.
б) Нажмите клавишу «ВВОД»
Если после ввода пароля на экране появляется сообщение «неверный
пароль», попробуйте ввести пароль еще раз, либо обратитесь к кассовому
администратору.
Если пароль верен, вы попадете на главный экран кассира.
Руководство кассового администратора - 14 -
6. Главный экран кассира
6.1. Поле для ввода кода и количества товара
Поле предназначено для ввода:
кода или штрих-кода товара
количества или веса товара
Также в это поле можно вводить номер дисконтной карты покупателя.
6.2. Информация о товаре
Руководство кассового администратора - 15 -
6.3. Добавленные товары в чек
6.4. Информация о скидках
Руководство кассового администратора - 16 -
6.5. Информация о текущем кассире
В данном поле отображается роль кассира (может быть «Кассир»,
«Администратор», «Сервисный инженер»), а также его фамилия и инициалы.
6.6. Индикаторы состояния
В рабочем режиме индикатор состояния должен выглядеть так:
Индикатор
означает, что имеются проблемы со связью банковского терминала
и кассы. Следует обратиться к кассовому администратору.
Индикатор
означает, что касса находится не на связи с сервером.
Если в течение 5-ти минут индикатор не пропадает, следует
обратиться к кассовому администратору.
Индикатор
сообщает, что с сервера на кассу были загружены настройки
конфигурации. Иногда, для применения новых настроек требуется
перезагрузить кассу.
Руководство кассового администратора - 17 -
7. Открытие смены
Войдите в кассовую программу паролем кассового администратора и
проделайте следующее:
а) Нажать клавишу «АДМИНИСТРАТОР»
б) Выберите пункт меню Открыть смену
в) На экране автоматически активируется операция «Внесение».
г) Введите сумму в рублях для внесения наличных в кассе
д) Подтвердите клавишей «ВВОД»
Руководство кассового администратора - 18 -
е) После подтверждения распечатается чек внесения
ж) Затем распечатается X-отчет
з) Смена открыта успешно
При смене пользователя на экране будет отображаться номер текущей
открытой смены.
Руководство кассового администратора - 19 -
8. Добавление товара в чек
В главном меню кассира необходимо считать штрих-код товара или
ввести код товара вручную на клавиатуре.
Если товара не существует или же он не загружен на кассу, появится
сообщение
Руководство кассового администратора - 20 -
Если товар найден, то появится информация о товаре и предложение
ввести количество или вес товара
Товары заносятся путем сканирования штрих-кода, поштучно (каждый
раз нажимать клавишу «ВВОД» для подтверждения не нужно).
После этого данный товар попадает в верхнюю часть экрана, а в нижней
части вновь появится предложение ввести код товара.
Руководство кассового администратора - 21 -
Если необходимо ввести вес товара вручную, то вам сначала следует
ввести код товара, затем его вес. Для разграничения килограммов и граммов
используйте на клавиатуре клавишу «.».
После ввода веса для добавления товара, нажмите «ВВОД». Данный
товар попадет в список добавленных в верхней части экрана.
Для отмены последней позиции в чеке, пока она еще не попала в
сформированный чек, необходимо нажать клавишу «ОТМЕНА»
Руководство кассового администратора - 22 -
9. Применение ручной скидки
ВАЖНО!
Для реализации данной функции предварительно необходимо на сервере
SetRetail выполнить:
1.Создать рекламную акцию «Ручная скидка» с условием срабатывания
«Решает кассир»
2.Назначить свободную клавишу на клавиатуре для функции «Ручная скидка
на позицию»
Для применения ручной скидки необходимо:
а) в главном меню кассира необходимо считать штрих-код товара или
ввести код товара вручную на клавиатуре
б) на клавиатуре кассы нажать клавишу «Ручная скидка»
в) из предоставленного списка скидок стрелками выбрать необходимую и
нажать клавишу «ВВОД»
После применения ручной скидки значок в станет ярким.
Руководство кассового администратора - 23 -
10. Проведение дисконтной карты
Для предоставления скидки в процессе формирования чека можно
провести дисконтную карту покупателя.
Если карта обнаружилась в системе, то загорится индикатор .
Если по дисконтной карте сработала скидка, то загорится индикатор .
11. Оплата (Расчёт)
После того, как того, как необходимый чек сформирован, необходимо
нажать на клавишу «РАСЧЁТ».
В этот момент рассчитываются скидки по чеку и выводится сумма,
которую покупатель должен оплатить.
Затем следует оплатить покупку доступными типами оплат.
Руководство кассового администратора - 24 -
11.1. Оплата наличными
Для того, чтобы оплатить покупку наличными следует:
а) Ввести сумму наличных на клавиатуре (для разграничения рублей и
копеек используйте клавишу «.»)
б) Подтвердить клавишей «ВВОД»
После успешной оплаты, распечатается чек продажи, который следует отдать
покупателю. На экране появится информация:
Руководство кассового администратора - 25 -
11.2. Оплата банковской картой
Для того, чтобы оплатить покупку банковской картой следует:
а) Нажать клавишу «ОПЛАТЫ»
б) На экране появится меню Тип оплат
в) Из доступных видов оплат выбрать Банковская карта и подтвердить
клавишей «ВВОД»
Руководство кассового администратора - 26 -
г) Ввести сумму на клавиатуре (для разграничения рублей и копеек
используйте клавишу «.»)
д) Подтвердить клавишей «ВВОД»
е) Провести банковскую карту покупателя через пин-пад
ж) Следовать подсказкам на банковском терминале
На данном этапе банковский терминал запросит ПИН-КОД клиента, и
попросит подтвердить оплату по карте.
Руководство кассового администратора - 27 -
Если были введены правильные данные и баланс карты покупателя
достаточен для осуществления данной оплаты, то распечатается чек
продажи, а на экране возникнет сообщение о завершенной продаже.
Руководство кассового администратора - 28 -
11.3. Смешанная оплата (наличные и банковская карта)
Для того, чтобы оплатить покупку разными типами оплат следует:
а) Ввести сумму наличных на клавиатуре (для разграничения рублей и
копеек используйте клавишу «.»)
б) Подтвердить клавишей «ВВОД»
в) Если наличных внесено меньше, чем сумма чека, то автоматически
откроется окно выбора типа оплат, в котором необходимо выбрать
Банковская карта
г) Подтвердить клавишей «ВВОД»
Руководство кассового администратора - 29 -
д) Ввести сумму на клавиатуре (для разграничения рублей и копеек
используйте клавишу «.»)
е) Подтвердить клавишей «ВВОД»
ж) Провести банковскую карту покупателя через пин-пад
Руководство кассового администратора - 30 -
з) Следовать подсказкам на банковском терминале
На данном этапе банковский терминал запросит ПИН-КОД клиента, и
попросит подтвердить оплату по карте.
Если были введены правильные данные и баланс карты покупателя
достаточен для осуществления данной оплаты, то распечатается чек
продажи, а на экране возникнет сообщение о завершенной продаже.
Руководство кассового администратора - 31 -
12. Отмена последней позиции
Для отмены позиции в нижней части экрана, которая еще не добавлена в
чек можно воспользоваться клавишей «ОТМЕНА»
После нажатия клавиши «ОТМЕНА» позиция, которая была не
добавлена в чек, будет отменена
Руководство кассового администратора - 32 -
13. Работа с отложенными чеками
13.1. Отложить чек
В процессе работе на кассе существует возможность отложить текущий
чек. Для этого необходимо:
а) На главном экране кассира добавить товар в чек
б) Нажать клавишу «КАССИР»
в) Перейти в меню Отложенный чек
г) Выбрать пункт Отложить чек
Руководство кассового администратора - 33 -
д) На экране появится сообщение «Отложить чек?»
е) Требуется подтвердить данную операцию клавишей «ВВОД» либо
отменить клавишей «ОТМЕНА»
После подтверждения операции будет распечатан отложенный чек. По
номеру данного чека можно его восстановить для последующей регистрации
продажи.
13.2. Восстановить отложенный чек
Для восстановления отложенного чека необходимо:
а) Находясь на главном экране кассира нажать клавишу «КАССИР»
б) Перейти в меню Отложенный чек
Руководство кассового администратора - 34 -
в) Выбрать пункт Поиск отложенного
г) Ввести номер отложенного чека и нажать клавишу «ВВОД»
д) Данный чек восстановлен
Далее можно продолжить работу с данным чеком.
Руководство кассового администратора - 35 -
14. Редактирование чека
В процессе работы на кассе появляется необходимость увеличения,
уменьшения или удаления позиций в текущем чеке. Например, при случайном
добавлении товаров в чек.
14.1. Увеличение и уменьшение количества позиций
Для увеличения количества позиции необходимо:
а) Добавить товары в чек
б) Нажать клавишу «АДМИНИСТРАТОР»
в) Перейти в меню Операции с чеком
г) Выбрать пункт Редактирование
На экране появится меню редактирования чека.
д) Необходимо клавишами навигации («ВВЕРХ», «ВНИЗ») выбрать
позицию из списка добавленных и подтвердить клавишей «ВВОД»
Руководство кассового администратора - 36 -
е) В открывшемся меню редактирования позиции выбрать
Редактировать
ж) Ввести необходимое количество (большее или меньшее значение)
ВАЖНО! Если при вводе количества ошиблись числом, то можно нажать
клавишу «ОТМЕНА» для возврата в предыдущее окно
Руководство кассового администратора - 37 -
з) Подтвердить клавишей «ВВОД»
и) Количество данной позиции и сумма чека увеличится
к) Нажать клавишу «ОТМЕНА» для перехода в главное окно кассира
Руководство кассового администратора - 38 -
14.2. Удаление позиции
Для удаления товарной позиции необходимо:
а) Добавить товары в чек
б) Нажать клавишу «АДМИНИСТРАТОР»
в) Перейти в меню Операции с чеком
г) Выбрать пункт Редактирование
На экране появится меню редактирования чека.
д) Необходимо клавишами навигации («ВВЕРХ», «ВНИЗ») выбрать
позицию из списка добавленных и подтвердить клавишей «ВВОД»
е) В открывшемся меню редактирования позиции выбрать Удалить
Руководство кассового администратора - 39 -
ж) На экране появится сообщение «Удалить позицию из чека?»
з) Для подтверждения удаления переместите курсор на кнопку
Удалить и нажмите «ВВОД»
и) Выбранная позиция будет удалена
к) Нажать клавишу «ОТМЕНА» для перехода в главное окно кассира
Руководство кассового администратора - 40 -
15. Аннулирование чека
Операция аннулирование чека позволяет полностью удалить текущий
набранный чек. Для этого следует:
а) Добавить товары в чек
б) Нажать клавишу «АДМИНИСТРАТОР»
в) Перейти в меню Операции с чеком
г) Выбрать пункт Аннулирование
д) На экране появится сообщение «Аннулировать чек»
е) Для подтверждения аннуляции переместите курсор на кнопку Да и
нажмите «ВВОД»
ж) Данный чек будет аннулирован. Распечатается чек аннуляции
Руководство кассового администратора - 41 -
16. Возврат товара
В процессе работы появляется необходимость вернуть деньги за
приобретенный товар покупателю.
Осуществить возврат товара можно:
По номеру документа
По дате и номеру смены (открытые только на данной кассе)
16.1. Возврат по номеру документа
Для возврата чека по номеру документа следует:
а) В главном меню кассира нажать клавишу «АДМИНИСТРАТОР»
б) Перейти к меню Возврат
в) Перейти к меню Возврат по чеку
г) В окне меню возврата выбрать По номеру документа
Руководство кассового администратора - 42 -
д) В окне ввода поиска чека для возврата будет предложено ввести:
номер чека
номер смены.номер чека (для возврата за предыдущие дни
или возврата с другой кассы)
полный номер чека с печатного документа либо считать
штрихкод сканером
Руководство кассового администратора - 43 -
е) После ввода номер чека подтвердите клавишей «ВВОД»
ж) После того, как поиск чека завершится, на экране появится
предложение выбрать способ возврата:
возврат всего чека
возврат позиций
Руководство кассового администратора - 44 -
з) Для возврата чека целиком выберите Возврат всего чека и
подтвердите клавишей «ВВОД»
и) Для возврата определенной позиции выберите Возврат позиций
к) В списке позиций на возврат выбрать необходимые позиции и
нажать «ВВОД»
л) Указать количество для возврата позиции и подтвердить клавишей
«ВВОД»
Руководство кассового администратора - 45 -
м) В списке позиций на возврат переместиться клавишей «ВПРАВО»
на кнопку К возврату и подтвердить клавишей «ВВОД»
н) Ознакомиться с сформированным чеков возврата и подтвердить
клавишей «ВВОД»
Возврат успешно проведен на кассе, будет распечатан чек возврата.
Руководство кассового администратора - 46 -
16.2. Возврат по дате и номеру смены
Для возврата чека по номеру документа следует:
а) В главном меню кассира нажать клавишу «АДМИНИСТРАТОР»
б) Перейти к меню Возврат
в) Перейти к меню Возврат по чеку
г) В окне меню возврата выбрать По дате и номеру смены
д) Ввести дату покупки (чека) и подтвердить клавишей «ВВОД»
Руководство кассового администратора - 47 -
е) В окне поиска чека для возврата, перемещаясь клавишами
«ВВЕРХ» или «ВНИЗ» выбрать смену и подтвердить клавишей
«ВВОД»
ж) В следующем окне тем же способом выбрать смену и подтвердить
клавишей «ВВОД»
Руководство кассового администратора - 48 -
з) После того, как поиск чека завершится, на экране появится
предложение выбрать способ возврата:
возврат всего чека
возврат позиций
и) Для возврата чека целиком выберите Возврат всего чека и
подтвердите клавишей «ВВОД»
к) Для возврата определенной позиции выберите Возврат позиций
л) В списке позиций на возврат выбрать необходимые позиции и
нажать «ВВОД»
Руководство кассового администратора - 49 -
м) Указать количество для возврата позиции и подтвердить клавишей
«ВВОД»
н) В списке позиций на возврат переместиться клавишей «ВПРАВО»
на кнопку К возврату и подтвердить клавишей «ВВОД»
Руководство кассового администратора - 50 -
о) Ознакомиться с сформированным чеков возврата и подтвердить
клавишей «ВВОД»
Возврат успешно проведен на кассе. Будет распечатан чек возврата.
Руководство кассового администратора - 51 -
17. Товарный справочник
Для поиска товара на кассе необходимо:
а) Нажать клавишу «ТОВАРЫ»
б) Выбрать пункт меню Информация о товаре
в) Просканировать или ввести вручную штрихкод товара и
подтвердить клавишей «ВВОД»
г) Появится полная информация о товаре
Руководство кассового администратора - 52 -
18. Печать Х-отчета
Для того, чтобы распечатать x-отчет необходимо:
а) На главном экране кассира нажать клавишу «АДМИНИСТРАТОР»
б) Перейти в меню Операции со сменой
в) Выбрать пункт меню Х-Отчет и подтвердить клавишей «ВВОД»
Х-отчет будет распечатан.
19. Открытие денежного ящика
Для того чтобы открыть денежный ящик следует:
а) Находясь на главном экране кассира нажать клавишу «КАССИР»
б) Перейти в меню Денежный ящик
в) Выбрать Открыть клавишей «ВВОД»
Руководство кассового администратора - 53 -
20. Декларация денежного ящика
Для того чтобы выполнить декларацию денежного ящика (купюрная
опись) следует:
а) Находясь на главном экране кассира нажать клавишу «КАССИР»
б) Перейти в меню Денежный ящик
в) Выбрать Декларировать клавишей «ВВОД»
г) В окне купюрной описи ввести количество банкнот и монет
ВАЖНО! Переход между окнами ввода следует клавишами навигации
(«ВПРАВО», «ВЛЕВО», «ВВЕРХ», «ВНИЗ» )
д) Переместиться на кнопку Подтвердить и нажать «ВВОД»
е) После подтверждения распечатается документ купюрная опись.
Руководство кассового администратора - 54 -
21. Внесение наличных
Для того, чтобы сделать внесение наличных в кассу, необходимо:
а) На главном экране кассира нажать клавишу «АДМИНИСТРАТОР»
б) Перейти в меню Операции со сменой
в) Выбрать пункт меню Внесение и подтвердить клавишей «ВВОД»
г) Введите сумму в рублях для внесения наличных в кассе
д) Подтвердите клавишей «ВВОД»
е) После подтверждения распечатается чек внесения
Руководство кассового администратора - 55 -
22. Изъятие наличных
Для того, чтобы изъять наличные из кассы, следует:
а) На главном экране кассира нажать клавишу «АДМИНИСТРАТОР»
б) Перейти в меню Операции со сменой
в) Выбрать пункт меню Изъятие и подтвердить клавишей «ВВОД»
г) Введите количество банкнот и монет в рублях для изъятия
наличных
ВАЖНО! Переход между окнами ввода следует клавишами навигации
(«ВПРАВО», «ВЛЕВО», «ВВЕРХ», «ВНИЗ» )
д) Переместиться на кнопку Подтвердить и нажать «ВВОД»
е) После подтверждения распечатается документ изъятия наличных
Руководство кассового администратора - 56 -
23. Закрытие смены
Для закрытия смены на кассе, следует:
а) На главном экране кассира нажать клавишу «АДМИНИСТРАТОР»
б) Перейти в меню Операции со сменой
в) Выбрать пункт меню Закрыть смену и подтвердить клавишей
«ВВОД»
г) В окне подтверждения закрытия смены следует переместиться
клавишей «ВПРАВО» на кнопку Да и нажать «ВВОД»
д) После подтверждения автоматически будет распечатан X-отчет
Руководство кассового администратора - 57 -
е) Затем автоматически откроется операция изъятия наличных.
Введите количество банкнот и монет в рублях для изъятия
наличных
ВАЖНО! Переход между окнами ввода следует клавишами навигации
(«ВПРАВО», «ВЛЕВО», «ВВЕРХ», «ВНИЗ» )
ж) Переместиться на кнопку Подтвердить и нажать «ВВОД»
з) После подтверждения распечатается документ изъятие и Z-отчет
и) На банковском терминале возникнет сообщение о закрытии
банковского дня и выполнении сверки банковских итогов.
Необходимо подтвердить данную операции на банковском
терминале, после чего распечатается отчет о сверке банковских
итогов.
Смена успешно закрыта на кассе.
Руководство кассового администратора - 58 -
24. Смена пользователя
Смена пользователей предназначена для учета персональных продаж.
У каждого кассира существует личный пароль для входа в систему.
Для смены пользователя следует:
а) Находясь на главном экране кассира нажать клавишу «МЕНЮ»
б) Выбрать пункт меню Смена пользователя
в) Для входа в кассу проведите карту кассира через считыватель карт.
Руководство кассового администратора - 59 -
25. Перезагрузка и выключение кассы
Для перезагрузки кассы следует:
а) Находясь на главном экране кассира нажать клавишу «МЕНЮ»
б) Выбрать пункт меню Перезагрузка
Для выключения кассы следует аналогичные действия:
а) Находясь на главном экране кассира нажать клавишу «МЕНЮ»
б) Выбрать пункт меню Выключение
Руководство кассового администратора - 60 -
26. Контакты
Единая техническая служба
Тел/факс: 8 (800) 333-22-51
Тел: +7 (812) 331-2255
Пользовательский портал Set Retail 10 :
[Link]
email: help@[Link]
Руководство кассового администратора - 61 -