MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Cursul se adresează: managerilor, membrilor din diferite echipe

de proiect, reprezentanţilor administraţiei publice, ai şcolilor,
organizaţiilor neguvernamentale, băncilor, oricărei persoane
care prin natura slujbei este implicată în elaborarea sau
implementarea de proiecte cu finanţare internă sau externă,
oricărei persoane interesate de domeniul managementului de
proiect, al finanţărilor europene, în special al Fondurilor
Structurale şi oferă instrumente utile pentru abordarea
practică a oricărui proiect.

1
 OBIECTIVELE CURSULUI
• Obiectivele cursului :
• îmbunătăţirea abilităţilor managerilor şi
membrilor echipelor de proiect ;
• oferirea de instrumente pentru elaborarea şi
implementarea proiectelor;
• oferirea cunoştinţelor şi instrumentelor
necesare pentru accesarea finanţărilor
europene, în special a fondurilor structurale;
• dezvoltarea gândirii proactive.
 Tematica cursului
Notiuni introductive generale despre proiect, managementul
proiectelor, participantii la proiect;
Managementul ciclului proiectelor;
Planificarea proiectului;
Identificarea problemelor, stabilirea denumirii, a scopului, a obiectivelor
şi a activităţilor proiectului;
Organizarea şi implementarea proiectului;
Analiza SWOT, graficul GANTT, Cash-flow-ul, Matricea Cadru Logic;
Analiza riscului proiectului;
Managementul resurselor umane;
Bugetul şi managementul resurselor financiare;
Monitorizarea şi evaluarea proiectului;Achiziţii publice;
Fonduri structurale;Studii de caz

3
 COMPETENTE PROFESIONALE
DOBANDITE
1. Stabilirea scopului proiectului
2. Stabilirea cerintelor de management integrat;
3. Planificarea activitatilor si jaloanelor;
4. Gestiunea utilizarii costurilor si resurselor operationale;
5. Realizarea procedurilor de achizitii pentru proiect;
6. Managementul riscurilor;
7. Managementul echipei de proiect;
8. Managementul comunicarii in cadrul proiectelor;
9. Managementul calitatii proiectelor
 CUM SE VA DESFASURA CURSUL
Prezentari powerpoint;
Studii de caz;
Aplicatii realizate individual si in echipe de lucru;
Prezentari in plen;
Jocuri de rol;
Sesiuni de brainstorming;
Chestionare;
Dezbateri;
Evaluare finala : test
 EXERCITII DE INCALZIRE
[Link] PARTICIPANTILOR

Sarcina 1: Fiecare primeste o pagina pentru a

scrie:
A. Prenumele în centru
B. Meseria / Profesia

Sarcina 2: Ce tipuri de proiecte cunoaste si in cate

a participat

Sarcina 3: Fiecare participant isi va exprima

asteptarile pe care le are de la acest curs

Scop: Sa ne cunoastem unii pe altii

1. Te consideri o persoana orientata catre actiune, mai degraba un bun executant decat un bun planner?

2. Iti gestionezi proiectele cu o minima colaborare si interactiune cu clientii si membrii echipei de proiect?

3. Ai tendinta sa cauti scuze pentru o problema decat sa iti asumi responsabilitatea?

4. Amani rezolvarea problemelor pana in ultimul moment?

5. Nu ai un plan de lucru, iar atunci cand ai unul nu il actualizezi sau il abandonezi undeva la mijlocul proiectului?

6. In loc sa acorzi mai mult timp planificarii si implementarii proiectelor tale, preferi sa le finalizezi in cel mai scurt

timp,desi calitatea nu este cea dorita?

7. Sunt situatii in care ignori riscul?

8. Cand vine vorba de comunicare, transmiti informatiile cerute intr-un mod cat mai succint si nu iti place sa fii

intrebat mereu ce se intampla?

9. Uneori nu prea te intereseaza parerea clientilor cand vin cu propuneri pentru anumite modificari pentru costuri

sau in calendarul de actiuni?

[Link] ca esti prea optimist, ai parte de surprize atunci cand nu acorzi atentie tuturor asteptarilor?

9
 Daca nu ai raspuns la nici o
intrebare „Adevarat” ai sanse
mari sa fi un manager de
proiect de succes.
 1 – Daca ai raspuns „Adevarat” doar la o
intrebare inseamna ca nu esti perfect, dar
poti spera sa devii un bun manager de
proiect cu mai multa perseverenta.
Gandeste-te care este intrebarea la care ai
spus „Adevarat” si vezi ce posibilitati ai ca
pe viitor sa spui „Fals”.
2 – Daca ai 2 raspunsuri „Adevarat”, acesta
este un scor limita. Dar depinde doar de
tine daca poti elimina punctele slabe pe
care le ai.
Concentreaza-te asupra celor 2 situatii, afla
cauzele si refa testul pentru o comparatie.
Mai mult de 2 – Daca ai raspuns „Adevarat” la
3 sau mai multe intrebari, nu ar trebui sa
preiei responsabilitatile unui manager de
proiect in acest moment. Ar trebui mai intai sa
iti imbunatatesti cunostintele si sa castigi
competentele necesare unui manager de
proiect, dar si sa iti testezi motivatia de a te
implica in managementul unui proiect.
 Exercitiu pe echipe “Primul meu proiect”
Metode: lucru in echipa, scurta prezentare;
Etapa 1
-Sarcina 1: Formarea a 3 echipe, conform indicatiilor trainer;
Sarcina 2:Atribuirea rolurilor in cadrul echipei de proiect,conform indicatiilor trainer;
Sarcina 3: Alocarea resurselor proiectului pt. fiecare echipa;( resursele vor fi predate de trainer)
Sarcina 4: Fixarea pentru fiecare echipa a temei de realizat .Trainerul va scrie pe tabla/flipchart sarcinile de realizat pt.
fiecare echipa, timpul alocat si va stabili canalele de comunicare
Sarcina 5: Realizarea primei etape a proiectului –pt. echipa 1 si 2 confectionare carnetele in scop vanzare cu resursele
alocate,pret max. de vanzare 3 lei/carnetel ; iar pt. echipa 3 confectionare resurse financiare si estimari in vederea
cumpararii nr. Maxim de carnetele cu minimum de bani, tinand cont de criteriile –calitate, pret ,functionalitate carnetele
Timp de lucru 30 minute
Etapa 2 –Sarcina 6 –pt. echipa 1 si 2 expunere carnetele, reclama in vederea vanzarii, pt. echipa 3 –cumparare carnetele –
cf sarcini din et.1
Timp de lucru :10 minute
Etapa 3
Sarcina 7 :Fiecare echipa va face o scurta descriere a activitatilor proiectului : ordinea activitatilor, rolul fiecarui membru al
echipei, ce a facut concret fiecare, si o evaluare a prestatiei fiecaruia si a intregii activitati, ce ar imbunatati in viitor
Timp de lucru -5 minute pt. fiecare echipa
Sarcina 8 Evaluare finala facuta de catre trainer.
Timp de lucru 5 minute
Scop : Imbunatatirea lucrului in echipa, intelegerea rolului fiecarui a in cadrul echipei, alocarea eficienta a resurselor
 10 Intrebari esentiale

[Link] este explicatia succesului tehnicilor de

management al proiectelor?
[Link] este un proiect?
[Link] ce se caracterizeaza un proiect?
[Link] sunt participantii la un proiect?
[Link] este managementul in general si managementul
proiectelor in special?
[Link] activitati sunt necesare pentru realizarea
proiectului?
[Link] instrumente, metode , tehnici,pot fi utilizate in
planificarea si realizarea activitatilor proiectului ?
[Link] determina succesul sau esecul proiectelor ?
[Link] sunt deosebirile dintre “proiect: si “program”?
[Link] sunt fazele /etapele unui proiect ?Definirea 16
  Organizarea activitatilor pe proiecte si
[Link] este explicatia
managementul proiectelor au reprezentat, initial, o
succesului tehnicilor de solutie foarte eficienta pentru atingerea unor
management al obiective de anvergura, din domeniul militar sau cel
proiectelor? al constructiilor.
 Odata cu dezvoltarea sistemelor informationale
pentru conducerea activitatilor - in mod special
odata cu generalizarea utilizarii tehnicilor moderne
apartinand tehnologiei informationale -
managementul proiectelor s-a extins la nivelul
tuturor activitatilor din economie, deoarece si-a
dovedit capacitatea de a face fata noilor tendinte
manifestate pe plan mondial:
 cresterea accelerata a volumului de informatie si a
cunostintelor;
 cresterea cererii pentru bunuri si servicii tot mai
complexe si mai puternic personalizate;
 cresterea competitiei pe piata.

17
 Definitie: etimologic originea cuvantului « proiect » provine
din latinescul « projecere »care in traducere inseamna o »
lansare inainte/o inaintare »
2. Ce este un • Proiectul este o investitie de resurse pe o perioada
proiect? determinata, avand ca scop realizarea unui obiectiv sau
unui set de obiective precise.
• In alti termeni, un proiect este o idee de imbunatatire a
unei stari de lucruri.
• Proiectul este un efort bine definit, organizat, temporar si
realizat o singura data pentru a crea produse sau servicii
unicat.
• Proiectul contrasteaza astfel cu procesele si operatiunile,
care sunt de regula permanente sau cvasi-permanente.
Proiectul reprezinta o realizare care are un obiectiv
definibil, consuma resurse si se afla sub constrangerea
unor elemente precum timpul, costurile si calitatea.
• Proiectul nu este sinonim nici cu planul de afaceri (care
trebuie sa evidentieze situatia unei organizatii si a mediului
sau economic concurential la un moment dat), nici cu
studiul de fezabilitate (care trebuie sa evidentieze
necesitatea si avantajele implementarii ideii unui proiect).

18
 Proiectele se caracterizeaza prin:
-un scop,(acesta trebuie sa fie realist,posibil de atins si sa tina cont de
cerinte precum si de resursele umane si financiare disponibile);
[Link] ce se caracterizeaza -are o natura singulara,unica,(proiectele nefiind repetitive si fiind
un proiect? diferite unele de altele);
-este limitat in timp si spatiu(proiectele sunt finite,nu sunt operatii
[Link] cazul reusit, un proiect se incheie atunci cand obiectivele
sale sunt [Link] practica exista situatii cand obiectivele nu pot fi
atinse si atunci proiectul se poate incheia mai [Link] a Vis de
limitarea in spatiu a proiectelor acestea sunt implementate intr-un
anume loc si intr-un anumit context);
-are un anumit grad de complexitate (presupune abilitati si deprinderi
deosebite de planificare si implementare,precum parteneri si
stakeholderi,diversi);
-este evaluabil(proiectele sunt planificabile si pot fi segmentate in
obiective masurabile care la randul lor pot fi evaluate);
-existenta unui buget alocat(proiectele dispun de alocarea unui buget
care este limitat la fel ca si resursele alocat acestuia);
-un anumit grad de risc (proiectele depind in evolutia lor si de anumite
evenimente neprevazute motiv pentru care este foarte important sa
existe o preocupare serioasa a celor care implementeaza proiectuL in
ceea ce priveste managementul si controlul riscurilor;
-producerea unor schimbari ( proiectele iau nastere datorita existentei
unei nevoi,a unei situati problematice care trebuie inbunatatita motiv
pentru care acestea duc la schimbari cantitative si calitattive ale
respectivei situatii la efecte benefice); 19
Exemplu - Constructia unei pensiuni turistice:

Din cauza vremii apar „timpii morti” in graficul de executie al lucrarilor.

Decalajele de timp vor avea un impact foarte mare asupra celorlalti 2 factori:
vor genera cheltuieli suplimentare cu resursele umane chiar daca lucrarile au
fost stopate si vor indeparta structura de cazare de termenul de predare catre
client.

In plus, daca proiectul este finantat din fonduri

structurale, orice prelungire a activitatilor poate insemna o intarziere in
rambursarea cheltuielilor.

21
 Tipuri de proiecte
Proiecte de investitii:
• constructia unei cladiri noi,autostrazi sau baraj
• restaurarea unui monument istoric
• deschiderea unei afaceri
Proiecte de cercetare si dezvoltare:
• dezvoltarea unui sistem Expert pentru intreprinderile mici si mijlocii
• dezvoltarea unui produs nou, a unei noi tehnologii
• elaborarea unui nou software
Proiecte de organizare:
• reorganizarea activitatii in cadrul unei organizatii
• introducerea unui nou concept de marketing
• retehnologizarea unei sectii
• introducerea unui nou sistem informational
• dezvoltarea sau reducerea gamei de produse
• introducerea unui nou sistem de distributie
Proiecte sociale:
• campanie de informare
• recensamantul populatiei sau agricol
• obtinerea unei finantari externe
[Link] sunt Cine sunt ‘stakeholderii’ ?
participantii la un
proiect?
Orice persoana, grupuri de persoane, institutii,
asociatii sau firme care ar putea fi implicate in
proiect, direct sau indirect, pozitiv ori negativ

Participarea factorilor interesati:

-permite formularea si/sau adaptarea proiectelor la
conditiile sociale, economice si politice;
-permite obtinerea de informatii relevante;
-intareste relevanta obiectivelor in raport cu nevoile;
-arata cum percep factorii interesati realitatea;
-intareste capacitatile locale;
-intareste societatea civila si procesul democratic
-La proiect participa si echipa de proiect si
managerul de proiect
23
SINTETIZAND Participantii la “jocul” unui proiect:
Managerul de proiect
Echipa de proiect
Sponsorul: Persoana care furnizeaza resursele necesare
proiectului
Promotorul: Poate fi sau acelasi cu sponsorul si promoveaza
cauza unui proiect sau propuneri de proiect
Clientul: Persoana sau organizatia aflata in pozitia de
cumparator al serviciilor furnizate de o alta organizatie
contractanta. Clientul poate fi si sponsor sau promotor,
Consumatorul/ Utilizatorul / Beneficiarul: Persoana care
utilizeaza rezultatele proiectului
Stakeholderii: Persoanele interesate si afectate de derularea
si / sau rezultatele proiectului. In aceasta categorie se
inscriu : furnizorii de echipamente, materiale, informatii
sau servicii, institutii publice, comunitatea , angajatii etc.

24
 Managementul este stiinta organizarii
[Link] este managementul in si conducerii organizatiilor pentru
general si managementul valorificarea eficienta a resurselor
proiectelor in special? acestora in scopul oferirii de
produse si servicii specifice.
Managementul proiectelor este stiinta
managementului resurselor astfel
incat acestea sa acopere in
intregime realizarea unui proiect.
Planificarea si realizarea activitatilor
necesare pentru atingerea
obiectivelor proiectului presupun
utilizarea tehnicilor si instrumentelor
specifice managementului
proiectelor.
25
 MP - Definitie

Managementul proiectelor
=
Procesul de planificare, organizare, monitorizare
si
control al tuturor aspectelor unui proiect
precum
si motivarea tuturor celor implicati pentru a
realiza in siguranta obiectivele proiectului, in
 De ce MP?
• Utilizarea MP determina:
• un control mai bun asupra resurselor;
• relatii mai bune cu clientii;
• timpi mai redusi de dezvoltare;
• costuri mai mici;
• calitate mai inalta;
• marje de profit mai mari;
• orientarea spre rezultate;
• coordonare interdepartamentala mai buna;
• un moral mai ridicat al angajatilor;
 TOP 15 Activitatile necesare pentru realizarea
[Link] activitati sunt proiectelor sunt:
necesare pentru
1. Analiza si stabilirea obiectivelor de proiect
realizarea
2. Evaluarea si controlul riscurilor
proiectului?
3. Estimarea resurselor
4. Alocarea resurselor
5. Organizarea proiectului
6. Achizitionarea de resurse
7. Stabilirea sarcinilor
8. Conducerea activitatilor de proiect
9. Controlarea executarii proiectului
10. Urmarirea si raportarea derularii proiectului
11. Analizarea rezultatelor
12. Definirea rezultatelor finale ale proiectului
13. Previzionarea tendintelor proiectului
14. Managementul calitatii
15. Managementul problemelor
28
 Analiza SWOT
[Link] instrumente, metode , DIAGRAME
tehnici,pot fi utilizate in planificarea
si realizarea activitatilor MATRICEA CADRU LOGIC
proiectului ?
CASH-FLOW

29
8 Care sunt deosebirile dintre .Program . Proiect ?

• Proiectul nu trebuie confundat cu programul!

• Un program este un set de proiecte interdependente,
• gestionate in maniera coordonata care, impreuna, conduc la
• obtinerea rezultatului dorit.
• Mai simplu: relatia dintre proiect si program este cea dintre
• intreg si parte
• (PMI): Programul este un grup de proiecte gestionate dupa
• o anumita regula astfel incat sa se obtina avantaje mai mari
• decat cele realizate prin tratarea lor separata
 Program vs. Proiect
CARACTERISTICA PROGRAM PROIECT

ANVERGURA COMPONETE DE POLITICA INITIATIVE LOCALE

NATIONALA SAU
REGIONALA

DURATA DURATA NEDEFINITA SAU MICA - LUNI (CEL MAI

[Link], DE ORDINUL ADESEA) SAU ANI (MAXIM 3)
ANILOR: 5, 10 ANI

BUGET BUGET ALOCAT GLOBAL SI BUGET FIX, CU

MODIFICABIL DESTINATIE PRECISA

ROLUL ECHIPEI MANAGEMENT, IMPLEMENTARE

PLANIFICARE CONTROL

ORIENTAREA EVALUARII ASUPRA IMPACTULUI SI ASUPRA PERFORMANTEI

PERFORMANTEI GLOBALE SPECIFCE
 Care sunt fazele PCM –Ciclului de viata al proiectelor

• Ciclul de viata al proiectelor reprezinta succesiunea

fazelor prin care va trece proiectul, de la conceptie la
realizare, pentru atingerea obiectivelor stabilite
• Cele mai multe dintre proiecte trec prin aceleasi
faze/etapede la initiere si pâna la încheierea lor:
• DEFINIRE
• PLANIFICARE
• IMPLEMENTARE
• CONTROL
• FINALIZARE
 1. CONCEPERE/DEFINIREA
PROIECTULUI
• Aceasta faza cuprinde :
• - Identificarea nevoii,a problemei (situatiei
problematice) de rezolvat
• -Analiza problemelor;
• -Identificarea solutiilor posibile;
• -Selectarea celor mai bune solutii;
• -Definirea scopului;
• -Descrierea obiectivelor
36
37
ANALIZA NEVOII SI CEREREA DE FINANTARE

• In cererile de finantare analiza nevoii apare fie ca o sectiune de

sine statatoare, fie se face referire la aceasta in sectiuni precum:
contextul proiectului, back-groundul, descrierea problemei, ce
imbunatatiri va aduce proiectul pt. grupul tinta .
• Trebuie sa va asigurati ca analiza nevoii este de acord cu
prioritatile finantatorului, cu problemele carora acesta este
interesat sa raspunda.
• Pentru aceasta sectiune utilizati concluzii, date, informatii ale
cercetarilor in domeniu, monitorizari mass-media, pozitia stake-
holderilor, consultari ale grupului tinta, documentari privind
politicile publice-advocacy, raspunsurile autoritatilor publicela
acele proble, studii evaluative ale acelor politici
 COERENTA DINTRE VIZIUNEA
ORGANIZATIEI SI PROBLEMA ABORDATA
• Este posibil ca finantatorul sa va intrebe de ce credeti ca organizatia voastra este cea
mai potrivita pt. abordarea [Link] aceasta situatie, va trebui sa raspundeti la
intrebari precum:
• A derulat anterior organizatia proiecte pe probleme similare?
• Ce tip de expertiza poate sa furnizeze?
• Resursele umane ale organizatiei au competenta in rezolvarea problemei ?
• Viziunea,misiunea, scopul si obiectivele organizatiei sunt n concordanta cu
problema abordata in proiect?
• Sunt promovate si actualizate valorile organizatiei prin abordarea acestei probleme?
• Are organizatia parteneri relevanti ?
• Are organizatia resursele adecvate pt. a aborda problema respectiva sau problema
este prea complexa in relatie cu capacitatile organizatiei ?
• Pt. a raspunde acestor posibile intrebari este necesar sa apelam la o
ANALZA SWOT, atat pt. analiza nevoii proiectului, cat si pt. analiza organizatiei care
solicita finantarea si a partenerilor sai din proiect
Tehnici de identificare a necesitatii proiectului
- ANALIZA SWOT
 Analiza SWOT este metoda cel mai des folosita pentru identificarea si evaluarea
nevoilor in cadrul proiectelor.

 S = strengths (PUNCTE TARI)

 W = weaknesses (PUNCTE SLABE)
 O = opportunities (OPORTUNITATI)
 T = threats (AMENINTARI)

 Punctele tari si punctele slabe se refera la mediul intern al structurii/organizatiei

analizate. Acestea reprezinta caracteristicile intrinseci ale starii interne de lucru.
 Oportunitatile si amenintarile se refera la mediul extern, adica la ceea ce se
intampla in afara organizatiei, dar care are un anumit impact asupra bunei
desfasurari a activitatilor. Contextul poate fie sa favorizeze, fie sa impiedice
implementarea activitatilor intr-o organizatie.
Tehnici de identificare a nevoii de
formare
ANALIZA SWOT • In cele ce urmeaza
vom urmari o
analiza SWOT in
S W cadrul unei
organizatii a carei
situatie
problematica este
O T nevoia de formare a
personalului din
departamentul X
 TEHNICI DE IDENTIFICARE A
NEVOILOR DE FORMARE
• OBSERVAREA DIRECTA – Se urmareste activitatea desfasurata
de angajati. Poate fi folosita cu success in domenii in care
munca consta in actiuni fizice vizibile. Observatorul trebuie sa
aiba suficiente informatii si experienta pentru a intelege toare
aspectele privitoare la postul pe care il observa.

• CHESTIONARELE – Sunt administrate sub forma unor intrebari

scrise. Pot fi administrate cu usurinta unui numar mare de
persoane. Datele sunt usor de rezumat si raportat, cu conditia
ca chestionarul sa fie bine conceput. Insa s-ar putea sa nu
existe suficienta experienta pentru a face o evaluare obiectiva,
iar deseori sunt privite drept studii cantitative.
 TEHNICI DE IDENTIFICARE A NEVOILOR DE
FORMARE

• INTERVIURILE – Sunt realizate sub forma discutiilor libere cu fiecare

persoana. Este nevoie de o interactiune fata in fata sau pot fi realizate
telefonic sau folosind mijloacele de comunicare electronice.

• DISCUTII DE GRUP - Sunt realizate sub forma discutiilor libere intr-un

grup. Este nevoie de o ineractiune fata in fata. Se poate folosi ca metoda
brainstormingul. Dinamica de grup poate conduce la imbogatirea
informatiilor obtinute.

• TESTELE – Sunt administrate teste pentru verificarea aptitudinilor

(utilizarea calculatorului) sau petru verificarea cunostintelor (intelegerea
unor concepte cu privire la munca respectiva). Testele pot aduce date
precise, cuantificabile si comparabile, insa ii pot intimida pe angajati.
 TEHNICI DE IDENTIFICARE A
NEVOILOR DE FORMARE
• EVIDENTELE SI RAPOARTELE – Pot fi surse excelente de informatii
privind lucrurile care nu merg bine, dar de multe ori indica doar
simptome sau efecte, si mai putin cauze ale efectelor.

• CONSULTARI SEPARATE – Obtinerea de informatii de la persoane

care nu executa munca respectiva, dar au anumite cunostinte
despre aceasta: clienti, specialisti, concurenti. Trebuie insa mare
atentie pentru eliminarea eventualelor pozitii subiective.

• MEDIILE DE INFORMARE DE SPECIALITATE– Publicatiile comerciale

si de cercetare, manuale cu privire la activitatea respectiva,
publicatii interne ale organizatiei, reviste de specilaitate.
 ANALIZA SWOT – Studiu de caz
• Metoda: Lucrul pe echipe , pe baza unui
studiu de caz si prezentare in plen;
• Sarcina: Realizarea diagramei SWOT a
• Scop: De a identifica punctele tari, punctele
slabe, oportunitatile si amenintarile