Tema 5 - Tratament, clasificare ș i arhivare a documentaț iei de afaceri

Orice departament, secțiune sau domeniu de afaceri este marcat de necesitatea de

a avea informații de calitate pentru companii. Zi de zi se produc și se primesc multe
cantitate de documente cu multe date, care trebuie să fie ordonate și tratate pentru
care pot fi considerate informații valide. Opțiunea corectă de a le salva este prin
arhivarea și conservarea documentelor.

Un fișier este un set de documente organizate care sunt utilizate în exercitarea și în

dezvoltarea funcțiilor sau activităților întreprinderilor, pentru a facilita activitatea lor.

Un fișier este un tratament al informațiilor de calitate care îmbunătățește condițiile

de afaceri pentru că încearcă să crească productivitatea pentru a căuta documentele și
îmbunătățirea performanței, eficacității și eficienței activității antreprenoriale

În domeniul afacerilor ne putem referi la un fișier în două moduri, primul este în

locația fizică este în care o persoană, o companie sau o instituție ordonează, clasifică și păstrează
documente ale unei anumite activități și pe de altă parte este instituția, organismul sau
departament responsabil de conservarea documentelor.

Fișierul de documente trebuie gestionat în mod corespunzător deoarece:

1- Documente determinate, cum ar fi contracte, acte etc. pot servi ca elemente

probatorii în fața unui terț
2 - Există obligația legală de a păstra anumite documente pentru o perioadă de timp.
elaborare

Arhiva de documente a companiei acționează ca o memorie colectivă a firmei și se

consideră un instrument pentru a genera informații de calitate, de aceea este necesar

1- a păstra și a conserva corect documentele destinate arhivării

2- localiza orice document într-un mod ușor și rapid
3- Stabilirea unor proceduri care să regleze când documentul trebuie arhivat și cât este
a se distruge

Cum ar trebui să se dezvolte activitatea de arhivare?

1. Documentele trebuie să fie ordonate astfel încât oricine să poată găsi unul.
ușor
Este necesar să se înregistreze toate intrările și ieșirile oricărui document
Nu trebuie să acumulăm documentație de arhivă restantă pentru a evita
pierdere
4. Este necesar să fii selectiv, diferențiind ceea ce este util de ceea ce este puțin relevant.
5. Trebuie să ne asigurăm înainte de a deschide un dosar că nu a fost deschis cu
anterioritate cu denumire diferită
6. Este recomandat să folosești semnale vizuale pentru clasificarea documentelor cu scopul de
facilitați-i localizarea
Este important să eliminăm periodic documentele care nu mai sunt utile
 8. Trebuie stabilite măsurile de securitate pentru a evita modificarea
daune la distrugerea documentelor
9. În documente cu răspunsuri interesante să se adune o copie a documentului care
răspundem
10. Se va trebui să se faciliteze vizibilitatea documentelor într-o căutare ulterioară ca
îndoindu-le pentru a le vedea începutul

Tipuri de fiș iere de afaceri

- În funcție de suportul de fișier utilizat

Fiș ierul convenț ional îl putem găsi în aproape toate companiile, dar fără a abuza.
de el pentru că implică inconveniente o utilizare excesivă a spațiului și a personalului, además de
complicația localizării sale rapide și fluente, deoarece este utilizată pe suport de hârtie.

Fișierul informatic, utilizarea sa este complet generalizată în companii

deoarece minimizează utilizarea hârtiei, acest format prezintă multe avantaje, cum ar fi
ușurința de a căuta și analiza datele, precum și costurile de întreținere sunt
minorii și productivitatea este mult mai mare

- în funcție de frecvența de utilizare a documentelor

Fiș ierul activ se numeș te de obicei fiș ier de birou de gestionare ș i conț ine documente
să fie utilizate frecvent, acest tip de fișier trebuie să fie situat într-un loc
accesibil și apropiat de locurile de muncă

Fiș ierul semiactiv, acesta conț ine documente de consultare redusă, dar care trebuie
se conserve din motive legale și de obicei se află într-un loc cu o vizibilitate mai mică, dar
han de revisate periodic pentru a elimina pe cei care și-au pierdut valoarea și va trece la
un fișier inactiv

Fiș ierul inactiv este cel care conț ine documente care sunt rareori consultate ș i includ
arhive fără utilitate operațională dar cu un mare valoare documentară sau legală și este folosit de obicei cu
la cererea prealabilă a părții interesate, când documentația sa nu mai are valoare, aceasta trebuie să fie
distrus

- în funcție de localizarea fizică a fișierului

Fișierele de gestionare centralizată sunt sistemul care stabilește un singur responsabil

de arhive care se ocupă cu clasificarea și ordonarea documentelor, acesta
sistemul îngreunează localizarea rapidă a documentelor

Fișierele de gestionare descentralizată sunt un sistem bazat pe utilizarea de

spații de arhivă diferite în fiecare departament sau secțiune a unei afaceri, astfel încât fiecare
departamentul va avea propriul său arhivă, unde va păstra și va stoca, cu ceea ce se
poate accesa rapid la ea
Fișierele de gestionare mixtă sunt sistemul bazat pe conviețuirea fișierelor
active și să-mi activezi departamentele cu un singur fișier inactiv centralizat în
sediul central al companiei

Sistem de clasificare a documentaț iei

Un sistem bun de clasificare trebuie să îndeplinească o serie de cerințe

● să fie ușor de înțeles (oricine ar trebui să-l aplice chiar dacă nu-l cunoaște)
● să fie ușor de aplicat (cu cât este mai simplu, cu atât mai puține greșeli se fac)
● să fie rezolutiv (trebuie să ofere soluție pentru orice tip de fișier)
● fi flexibil (volumul de documentație poate crește)

Sistemul alfanumeric permite clasificarea documentelor care urmează să fie arhivate după
ordinea de stabilire pentru alfabet. Acest sistem se remarcă prin aplicarea sa simplă.

Sistemul numeric - permite ordonarea documentației din arhivă pe baza numerelor

numere naturale determinate urmând un ordine ascendent sau descendent.

Sisteme mixte - permite ca sistemele de fișiere să se combine cu mai multe sisteme de

ordonare într-o formă care o face mai eficientă atât alfabetic, cât și numeric sau invers

Sistemul cronologic - permite clasificarea documentelor după dată sau ordine de intrare,
se obișnuiește să se facă de la data cea mai recentă la cea veche, informația cea mai recurentă la
principiu

Sistemul geografic - permite ordonarea unei locații fizice concrete, cum ar fi

domiciliul persoanei sau al firmei care primește documentul

Sistemul tematic - documentele care trebuie păstrate trebuie să fie cu adevărat

reprezentativi ai documentației care va fi arhivată

Recepț ia ș i arhivarea documentaț iei pe suport de hârtie

La activitatea arhivului trebuie să aibă ca scop permiterea tratării fluide a acesteia

documentație conservând ceea ce este util pentru selecția necesară
documente

Materialele de arhivă pe suport de hârtie

Piața facilitează enorm de mult satisfacerea în mod corespunzător a oricărui tip de nevoie
empresarial
Materialele de arhivă pe suport de hârtie cele mai utilizate sunt: cutii de arhivă, dosare
A-Z, raft, dosare suspendate, dosar simplu, dulap de siguranță, dulap de
carpeta suspendată

Recomandări pentru arhivarea documentelor scrise

Confirmați că documentele care urmează să fie arhivate nu vor fi utilizate, nici de către
angajați, nici departamentele de afaceri în acel moment

Determinați valoarea prezentă și viitoare a documentelor care urmează să fie arhivate, acelea de
Cei care suntem siguri că nu vor fi păstrați pot fi distruși

Este important să se realizeze copii de rezervă ale documentelor originale care se

responsabilul arhivei consideră oportun să evite pierderile

Trebuie să marcăm acele documente care trebuie păstrate în mai mult de un dosar.
pentru conținutul său

Pentru a arhiva documentația importantă, trebuie aplicat același criteriu stabilit.

pentru documentația deja arhivată

Procedați la arhivarea definitivă a documentelor

Recepț ia ș i arhivarea documentaț iei digitale

Un fișier informatic este ansamblul de date stocate pe un suport informatic care

pot fi aplicații, imagini, documente text, baze de date, etc.

Pentru tratarea și arhivarea informatică a datelor, este necesar să dispunem de echipamentul

adecvata tehnologic astăzi, calculatorul este un instrument indispensabil pentru
dezvoltarea oricărei muncii de birou

Adicional la software, fișierul de suport informatic pentru primirea copiilor de

securitatea se bazează pe utilizarea diferitelor instrumente de hardware

●Disc dur intern al echipamentului informatic (unitate internă de stocare

informație, aplicații sau alte fișiere)
●Disc extern (dimensiune redusă)
●CD, DVD (discuri optice care permit stocarea fișierelor)
●Memorii USB și carduri de memorie (utilizează memorie flash pentru a salva date)
●Stocare în cloud (permite salvarea datelor prin intermediul internetului, drive)

Prin intermediul acestor echipamente se pot atât digitaliza documente scrise folosind un
scanner, precum și a transpune un fișier informatic pe suport prin imprimantă.

La munca de arhivare a documentelor pe suport informatic presupune ordonarea, clasificarea ș i

a conserva acestea conform unui anumit criteriu, rămânând astfel disponibile și accesibile
pentru orice întrebare ulterioară

Atât fișierul pe suport de hârtie, cât și cel informatic au ca scop să servească drept sursă de
informații pe care se bazează procesul de luare a deciziilor în cadrul companiei.
Documentația scrisă conținută într-un fișier convențional trebuie păstrată
până când se stabilește că nu mai este util pentru activitatea de afaceri

Pentru a folosi aceste informații, este necesar să urmezi o serie de norme:

- Trebuie să lăsăm o dovadă într-un registru auxiliar de intrare sau ieșire a unui document
archivat
- Odată folosit documentul, se recomandă returnarea acestuia cât mai curând posibil în arhivă
Când se folosește un document deja arhivat, se eliberează din arhivă dosarul.
complet

-Reducere- doar material necesar (diminuați utilizarea hârtiei și volumul de

dosare)
-Reutiliza- se pot folosi dosare cu material distrus pentru material nou
-Reciclare- trebuie să se plaseze pubele de reciclare și să se folosească hârtie reciclată

Destrugerea documentației trebuie să se facă cu o anumită frecvență, pentru a evita ...

acumulare inutilă, trebuie utilizate mașini distrugătoare de documente, care
nu pot folosi persoanele care nu sunt autorizate

Un sistem de gestionare a bazelor de date este un program informatic capabil să obț ină
informații privind reglementarea accesului, consultării și ștergerii datelor găzduite și
organizați

Gestionarea actuală a unei baze de date informatice prezintă o serie de avantaje

în fața tratamentului informațiilor păstrate pe suport de hârtie :
- Dispun de motoare de căutare foarte puternice care facilitează localizarea
informație
- Nu ocupă atât de mult spațiu fizic ca fișierul de documente pe hârtie
- Datorită internetului, sistemele informatice de gestionare permit consultarea în orice moment.
moment și loc

Tratamentul corespondenț ei comerciale

Există trei tipuri de corespondență

[Link]ța de intrare (Este necesar să o primim, să o clasificăm și să o înregistrăm)

distribuiți persoanele din companie departamentelor
[Link]ță de interior (această muncă se desfășoară împreună cu
distribuția corespondenței centrale de colectare a corespondenței de ieșire
3. corespondență de ieșire (trebuie să fie colectată de la servicii sau departamente)
compania să clasifice, să o înregistreze și să o trimită în termenii și formele stabilite

Tratamentul corespondenț ei de intrare

corespondenţa de intrare este cea pe care o primeşte din exterior atât prin serviciul poştal
cum ar fi companiile de mesagerie, e-mail etc.
Tratamentul său necesită o serie de etape:

[Link] (Documentele pot fi primite prin posta, fax sau curier), la

manipularea pachetelor și a coletelor trebuie efectuată conform cu
principiile de securitate și confidențialitate și trebuie să urmeze acești pași:

semnați avizul de însoțire a mărfii

Correo personal trebuie să fie predat închis persoanei cărei îi este destinat
- scrie în colțul din dreapta sus al documentației data
- verificați că adresa expeditorului documentului este inclusă
- verificați că în interiorul plicului se află toată documentația

2. Clasificare o dată ce corespondenta a fost primită, aceasta se clasifică ș i pentru aceasta se obi ș nuieș te
a dispune de tăvi sau clasificatoare

când un document afectează mai mult de un departament se fac fotocopii

- Emailul în care nu se specifică o persoană sau departamente aparte pentru a fi
deschis este revizuit cu departamentul administrativ
- și corespondența nu este identificată corect și se abate pentru a clarifica
identificare posibilă

3.Înregistrare (constă în ș tampila unei ș tampile în partea de sus a documentului,

asignând un număr corespunzător datei de recepție)

4. Distribu ț ie o dată ce a fost primită, clasificată, înregistrată coresponden ț a trebuie să fie

distribuită departamentelor de resurse umane corespunzătoare având în vedere
que:

- este necesar să planifici parcursul care va fi realizat în intrări înainte de

încep cu distribuția corespondenței
- În unele companii și organizații, corespondența se livră în tăvițe
speciale pentru ei, există două, una pentru intrări și alta pentru ieșiri.

corespondența de ieșire se originează din comunicarea externă prin intermediul serviciului de

Corespondență, companii de curierat, email...

Tratamentul acestei corespondențe trece printr-o serie de etape:

1. Pregătire/verificare prealabilă (persoana care cunoaște subiectul redactează

documentul și persoana se prezintă ca responsabil pentru semnătura sa
2. Recogida (corespondența de ieșire depinde de obicei de personalul de conciergere
o secretariat și este important să faci un tur zilnic prin departamentele
companie în căutarea corespondenței care trebuie trimisă
3. Înregistrare (este important să se indice data de ie ș ire către destinatar în clasa de
documentul subiectului tratat etc.)
 4. Expediție sau trimitere (o dată ce a fost primit corespondența care urmează să fie trimisă
persoana responsabilă de ea verifică dacă apar toate datele destinatarului
se anexează anexele necesare)

Correos - este operatorul desemnat pentru a oferi serviciu poștal universal în Spania și
distribuie documente scrise și alte pachete în întreaga lume.
Companiile private sunt o alternativă la serviciul poștal pentru trimiterea de
documente și pachete urgente, atât pentru expediții naționale cât și internaționale

Oficina virtual de Poștă

Correo digital - Permite confeț ionarea de scrisori ș i cărț i poș tale

Franqueo electronic - cu el este posibil să plătești prin Internet o relație de
livrări
Identificarea certificatelor ș i notificărilor - permite elaborarea unei relaț ii de
expediere certificată prin intermediul Internetului
Telegrama - permite trimiterea de telegrame prin Internet către orice punct din Spania
Sello tău - se utilizează pentru comenzi de ștampile personalizate cu propriile noastre
imagini

servicii online de companii de curierat (Serviciile oferite de această companie

sunt diferite în fiecare dintre ele, dar în general oferă posibilitatea de a comanda
livrări online plătiți de pe pagina web faceți urmărirea stării livrărilor prin
Internet)

administrații publice (cea mai mare parte oferă cetățenilor posibilitatea de a fi

tratamente administrative prin intermediul Internetului

portafirmă electronică (facilitează atât semnarea unui document sau fiș ier de către un unic
semnături ca prin mai multe într-o anumită ordine)

certificat digital (se referă la un document electronic care stabileș te că un cetăț ean
le corespunde cheia publică determinată