LEGAJO DE PROGRAMARE

Auditoría
Operativă

PP
LEGAJO DE
PROGRAMACIÓN

EXPLICA
CION

LEGAJO DE PROGRAMARE

1. OBIECTIV
 LEGAJ DE PROGRAMARE

Acest dosar trebuie să conțină și să păstreze toate informațiile care ne permit să realizăm o
programare eficientă și o auditare eficientă.
Programarea este importantă în orice tip de muncă, indiferent de dimensiunea sa și
natură. Asta înseamnă că o muncă trebuie să fie planificată corespunzător pentru a satisface nevoile noastre
obiectivul global al auditului și determinarea metodelor pentru a-l atinge.

2. ESTRUCTURA

DESCRIPCIÓN REFERINȚĂ
PP-01
MEMORANDUM DE PLANIFICARE A AUDITULUI

PP-02
PROCEDURI DE DIAGNOSTIC ȘI ACTIVITĂȚI
PREVIURI ÎNAINTE DE PLANIFICARE

PP-03
EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERIOR

PP-04
CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y EMITIDA
 LEGAJO DE PROGRAMARE

PP-01
MEMORANDUM DE PLANIFICARE
DE AUDITORIA

COMPANIA MULTINAȚ IONALĂ S.A. PP-

Auditoria Operativă 01 ianuarie - 31 decembrie 2014

MEMORANDUM DE PLANIFICARE A AUDITULUI

1. TERMENI DE REFERINȚĂ

1.1 Natura muncii

Principalele responsabilită ț i la nivel de rapoarte
1.3 Domeniul revizuirii care va fi efectuat și restricțiile privind domeniul de muncă (dacă există)
hubiera).
1.4 Norme, principii și dispoziții care trebuie aplicate în dezvoltarea muncii.
1.5Actividades y fechas de mayor importancia

2. INFORMA ȚII PRIVIND ÎNAINTELE, OPERA ȚIUNILE ENTITĂ ȚII Ș I ALE ACESTEIA
RIESGOS INHERENTE

2.1 Structura patrimonial și cadrul legal al entității

 LEGAJO DE PROGRAMARE

2.2 Principalele produse sau servicii

2.3Produse sau politici principale de marketing
2.4 Metode de operare
2.5 Politici de cumpărare și vânzare
2.6 Principalele cliënte ș i furnizori
2.7 Principalele surse de generare a resurselor

3. STRUCTURAORGANIZATORICĂAENTITĂȚII
4. SISTEM DE INFORMARE FINANCIARĂ Ș I CONTABILĂ
5. EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERIOR
6. AMBIENTE DE CONTROL
7. ABORDARE DE AUDIT
8. LUCRĂRI EFECTUATE DE UNITEA DE AUDIT INTERNA SAU EXTERNĂ.
9. SUPORT DIN PARTEASPECIALIȘTILOR

10. ADMINISTRAREA MUNCII

11. PROGRAME DE LUCRU

1.- TÉRMINOS DE REFERENCIA

Respectarea reglementărilor în vigoare și a Planului Operațional Anual de Activități al Unității de Audit

Internă, corespunzătoare gestionării 2014, s-a efectuat planificarea detaliată a auditurilor de
Fiabilitatea înregistrărilor contabile și a situațiilor financiare cuprinse între 1 ianuarie și 31 de
decembrie 2014.

1.1.- NATURA Ș I OBIECTIVUL LUCRĂRII

Activitatea se va desfășura în conformitate cu Planul Operațional de Activități al Unității de audit

Intern, examenul va consta în exprimarea unei opinii cu privire la fiabilitatea înregistrărilor contabile și
Situațiile financiare ale companiei MULTINACIONAL S.A., pentru perioada 2014, conform celor
Principii, Norme Generale și de Bază pentru Controlul Intern Guvernamental, Norme de Audit
Generalmente Acceptate și alte dispoziții legale în vigoare

1.2.-PRINCIPALELE RESPONSABILITĂȚI LA NIVEL DE EMISIE DE RAPOARTE

Autoritatea executivă supremă a entității este responsabilă de prezentarea la timp a Statelor

Financiare și veridicitatea informațiilor conținute în acestea.
Titularul Unității de Audit Intern al Entității este responsabil pentru opiniile pe care le emite în
funcția auditului realizat.
 LEGAJO DE PROGRAMARE

1.3.- DOMENIU Ș I METODOLOGIA REVIZIEI CE URMEAZĂ A FI EFECTUATĂ

Aria de cuprindere a auditului include toate activitățile și operațiunile Companiei

MULTINAȚIONAL pentru perioada cuprinsă între IANUARIE și DECEMBRIE 2014.

1.4.- NORME, PRINCIPII Ș I DISPOZI ȚII LEGALE DE A FI APLICATE ÎN

DEZVOLTAREA LUCRĂRII

În funcție de rezultatele fazei de studiu preliminar și planificare, se vor identifica domeniile,

operațiuni sau funcții sau activități desfășurate în biroul central, care vor fi evaluate în mod
specifică. Operațiile nu vor fi verificate în unitățile operaționale situate în afara zonei
urbană.

Dezvoltarea lucrării de audit operațional se va efectua în funcție de următoarea reglementare:

Norme de audit operațional

Disposiciones legales y profesionales relativas al ejercicio del proceso de auditoria

1.5.- ACTIVITĂȚI Ș I DATE DE O IMPORTANȚĂ MAI MARE

Aici sunt detaliate datele de cea mai mare importanță, legate de planificare,
executarea și finalizarea auditului nostru:

CONCEPT FECHA
Întâlnire cu Ing. Carla Patricia Justiniano C. 15/01/2015
reprezentant legal al companiei industriale
MULTINACIONAL S.A
Vizita la compania industrială MULTINACIONAL S.A. 16/02/2015
Efectuarea testelor de conformitate 21/02/2015
audit – analizarea documentelor
Revizuirea documentelor de lucru și elaborarea 15/03/2015
informații preliminare
Prezentarea proiectului de raport 2/04/2015

2. INFORMA ȚII DESPRE ÎNTÂMPLĂRI, OPERA ȚIUNI ALE INSTITU ȚIEI Ș I

ACESTE RISCURI INHERENTE

2.1 Marco legal:

MULTINACIONAL S.A. a fost fondată de domnul Jorge Strauss. În anul 1989, s-a structurat ca o
Societate pe Acțiuni dedicată producției și vânzării de oțel. Compania și-a început operațiunile
industriale pe 1 iulie 1989 prin achiziționarea uzinei de producție de oțel
 LEGAJ DE PROGRAMARE

Compania industrială MULTINACIONAL S.A. este o instituție care deține personalitate juridică pentru
exercit toate actele vieții civile și publice.

Compania industrială MULTINACIONAL S.A. se guvernează democratic, cu participarea celor

funcționari și regulamentele pe care le emit pentru desfășurarea lor internă.

2.2 Produse sau servicii principale

Produsele sau serviciul principal pe care le oferă această companie sunt dedicate în mod special la
fabricarea de produse din oțel pentru a fi apoi vândute și comercializate pe piață
corespunzător.

Piața de servicii nu oferă cantitatea rezonabilă de personal specializat pentru

mentenanța corectivă și preventivă a mașinilor, utilizate în activitățile specifice
importante ale entității.

2.3 Politici de marketing

Principalele politici de marketing sunt cele de vânzări en-gros, către clienți străini și
naționali, atât la credit, cât și la numerar. Nu există intermediari în vânzarea produselor. Dacă
nu că o fac direct cu cerătorii lor.

2.4 Metode de operare

Metodele de operare cele mai uzuale se referă la procesul productiv, utilizând mașini și
tehnologie modernă, de ultimă generație, având o echipă proprie de tehnicieni, responsabili cu
procesul productiv și operațional al companiei.

2.5 Politica de cumpărare ș i vânzare

Importurile produselor sale se efectuează din Statele Unite și alte țări, respectând
normativa legal vigentă. În conformitate cu aceste norme și reglementările lor interne, cu solicitare
efectuată și aprobată de către Serviciul de Impozite Naționale, Firma își închide
operațiuni la fiecare 31 decembrie

2.6 Principalele surse de generare a resurselor

Resursele pe care le obține pentru finanțarea operațiunilor sale provin în principal din
vânzările și împrumuturile obținute din sistemul bancar național. La rândul său, aceste resurse sunt aplicate
în importul de materii prime și materiale.

2.7 Structura managerială

i. DIRECTOR GENERAL
SECRETARIAT
 LEGAJ DE PROGRAMARE

CONSULTANȚĂ JURIDICĂ
AUDIT INTERN
i.1 DIRECTOR DE COMERCIALIZARE
a) Departamentul de vânzări
b) Departamento de créditos y cobranzas
i.2 GERENT DE PRODUCȚIE
a) Departamentul de procese
b) Departamentul de control al producției
c) Departamentul de depozite
d) Departamentul de control al calității
i.3 DIRECTOR DE ADMINISTRARE Ș I FINANȚE
a) Departamento de Compras y suministros
b) Departamentul de contabilitate

STRUCTURA GERENȚIALĂ

3. AMBIENTE SISTEMULUI DE INFORMARE

Operațiile și tranzacțiile efectuate în entitate, conform explicației și versiunii celor

responsabilii, se înregistrează contabil conform principiilor de contabilitate generală
acceptați și norme în vigoare în Bolivia.
 LEGAJ DE PROGRAMARE

Entitatea emite următoarele state financiare cerute de normele contabile, totuși de

în urma relevării efectuate, observăm că aceasta nu este utilizată de conducere, cu un instrument și
mediu pentru luarea deciziilor:

Bilanț general
Starea rezultatelor
Starea de evoluție a patrimoniului net
Situația fluxurilor de numerar
Starea de execuție bugetară a veniturilor și cheltuielilor

4. AMBIENTE DE CONTROL

De la revizuire suplimentară a mediului de control existent în entitate, am identificat următoarele

aspectos:

Structura organizațională nu a fost revizuită sau actualizată din anul 1990

Există reglementări și manuale de proceduri pentru operațiunile principale, care

si bine au fost aprobate, nu se respectă în operațiunile care le reglementează.

Personalul entității nu a fost angajat prin examene de competență sau concurs de

merite. Datorită inexistenței unui manual de funcții, nu se cunoaște dacă profilul profesional
del personal este pertinent la funcție îndeplinită, de aceea nu se știe nici dacă alocarea
de responsabilități și de administrare și dezvoltare a personalului este adecvată.

În nivelurile productive și de planificare se gestionează definiția obiectivelor, a țintelor și a

indicatori de performanță, care nu sunt documentați corespunzător.

5. DETERMINAREA UNITAȚILOR OPERAȚIONALE

Compania dispune, în cadrul structurii sale organizaționale, de o Unitate de Audit Intern.

efectue evaluări periodice ale domeniului contabil-financiar al departamentelor și secțiunilor mai
importante în cadrul entității. Cu toate acestea, toate evaluările de audit financiar se
efectuează prin intermediul firmelor private de audit extern. Primăria dispune de unități
operatiunile care sunt detaliate mai jos:

Santa Cruz
La Paz

6. ABORDAREA SPECTATIVĂ A AUDITURILOR

Abordarea noastră de audit se va baza pe următoarele aspecte:

 LEGAJ DE PROGRAMARE

Selecția preliminară a descoperirilor de audit pe baza identificării problemelor și

riesgos en las áreas críticas con respecto a eficiencia, eficacia y economía.

Proceduri specifice necesare pentru zonele cu risc mai mare sau pentru subiecte care
vor necesita o atenție specială.

Teste de conformitate pentru acele domenii în care se identifică controale, pentru

verificarea valabilității și respectării acestora în practică.

Probe substanțiale sau de mai mare adâncime pentru acele domenii în care nu se
identifiquen controles.

7. EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERIOR

Evaluarea sistemului de control intern, efectuată în timpul etapei de planificare a auditului

identific operatiuni critice si slabiciuni in urmatoarele domenii ale entitatii:

Aria de producție a Produsului A

zona de depozitare a produselor finite Produs B

8. ADMINISTRAREA MUNCII
8.1.- Buget Ore-auditor.

OBIECT NOMBRE Y APELLIDOS CARGO ORE

1 Lic. Carlos Padilla Șef de comisie 65 ore
2 Anel Villanueva Supervizor 551 ore
3 Fabiola Hurtado Asistenta I 120 ore
4 Carla Justiniano Asistentă II 100 ore
5 Asistentă III 140 ore
Gladys Santos
6 Consultant juridic 24 de ore
Dr. Jorge Strauss

TOTAL: 1000 de ore

 LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

COMISIA DE AUDITORES PLANIF. EJEC. INFORME TOTAL

Ș ef de comisie 40 de ore 25 de ore 65 ore

Supervizor 436 de ore 40 de ore 75 ore 551 de ore
Asistente I 120 de ore 120 ore
Asistent II 100 ore 100 de ore
Asistente III 140 ore 140 de ore
Consultant juridic 24 de ore 24 de ore

TOTAL: 500 de ore 400 ore 100 de ore 1000 ore

9. SPRIJIN DIN PARTEA SPECIALIȘ TILOR

Munca de auditare de realizat nu prezintă o complexitate mare, așa că nu este necesară

participarea specialiștilor sau experților din alte domenii.

COMPANIA MULTINAȚIONALĂ S.A. PP-01

Auditoria Operaț ională din 01 ianuarie până la 31 decembrie 2014
PROGRAMA DE AUDITARE A INVENTARULUI

OBJETIVOS:

1.- La contul inventarilor există și tranzacțiile au avut loc în perioada supusă examinării

2.- Contul de inventar este proprietatea entităț ii.

3.- Toate tranzacțiile referitoare la contul de stocuri au fost înregistrate și se află

incluse în situațiile financiare, evaluări adecvate.

4.-Toate tranzacț iile legate de contul de inventar au fost înregistrate în mod integrat
în perioada respectivă și că, ca urmare a acestora, nu există supraestimări sau subestimări în
ramură.

5.-Toate conturile din inventar sunt adecvat clasificate, descrise ș i expuse,

conformitate cu principiile și practicile de acceptare generală.

6.-Toate tranzacț iile ș i operaț iunile implicate în contul de inventar au fost înregistrate, astfel ș i
cum s-a întâmplat.
 LEGAJO DE PROGRAMARE

5. Observați dacă echipamentele de numărare acoperă sistematic zonele alocate pentru a asigura o

PROCEDURI

INVENTARIOS FÍSICOS

Pregătire prealabilă

1. Obțineți o listă completă a locației geografice a stocurilor și a sumelor totale în fiecare

stabiliment

2. Obțineți o copie preliminară a instrucțiunilor referitoare la numărătoarea fizică cu suficientă anticipație înainte de dată
del inventarului pentru a discuta cu instituția modificările necesare. Revizuirea procedurilor și a
instrucțiuni pentru numărarea voturilor. A discuta cu funcționarii instituției despre problemele potențiale ale domeniilor sau...
dezvoltări aparent neputincioase.

3. Vizitați zonele înainte de a începe inventarul fizic pentru a evalua distribuția stocurilor și a determina
cele care pot necesita atenție specială în timpul acestuia.

4. Obțineți o listă de:

Departamente sau domenii

Numele șefilor de departament

Cantitate (secuență) a cardurilor sau formularelor de amintire trimise fiecărei zone. Determinați cantitatea de
recuentos pe care trebuie să le facem și să le înregistrăm în fiecare
cobertura completă, fără a suprapune zone care sunt responsabilitatea altor echipe.

ELABORAT DE: CARLA JUSTINIANO, ANEL ___________________

VILLANUEVA, FABIOLA HURTADO Ș I GLADYS
SANTOS Fecha

REVISAT DE: [Link] CARLOS ___________________

Data

CITIT Ș I ÎNȚELES DE: ___________________

Dată
 LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

PP-02
PROCEDURI DE DIAGNOSTIC Ș I
ACTIVITĂȚ I PRELIMINARE LA
PLANIFICARE

COMPANIE MULTINAȚIONALĂ PP-02

Audit operaț ional din 06 iunie până pe 31 decembrie 2014
PROCEDURI DE DIAGNOSTIC Ș I
ACTIVITĂȚI PREVIANTE PLANIFICĂRII
REFERINȚ Ă
CONTENIDO P/T
 LEGAJ DE PROGRAMARE

Relevarea antecedentelor ș i a bazei legale a entităț ii.

Compania MULTINACIONAL S.A. este o fabrică de produse de
acero care operează în mediul de afaceri din Santa Cruz de la Sierra. PP-2/1
A fost constituită prin instrumentul public nr. 550/90 din 1 iulie
de 1989.

Analiza informaț iilor financiare existente în entitate.

Resursele pe care le obține pentru finanțarea operațiunilor sale
provine în principal din vânzări și împrumuturile obținute din PP-2/2
sistemul bancar național.

Analiza relaț iilor:

Importurile produselor sale se efectuează din Statele Unite și PP-2/3

alte țări, respectând legislația în vigoare.
Determinarea auditabilităț ii entităț ii
Oferă ușurință relativă în examinarea, verificarea sau dovedirea unui
sistem. Pentru ca un sistem să fie auditabil, trebuie să satisfacă PP-2/4
teste de "contabilitate" și "vizibilitate".

Dezvoltarea altor proceduri

Procedura de gestionare a permisiunii
Procedură documentată pentru păstrarea și analiza PP-2/5
Politici de acces la date
Procedura pentru recuperarea sistemului în caz de defecțiuni
Concluzie
Putem vedea procedurile și tehnicile care lipsesc pentru a asigura
logro de obiectivele sistemelor diferite PP-2/6

Întreprindere multinaț ională PP-02

Auditorie operativă din 6 iunie până pe 31 decembrie 2014
PROCEDURI DE DIAGNOSTIC Ș I
ACTIVITĂȚI PREALABILE PLANIFICĂRII
REFERENCIA
CONTENIDO P/T
Relevamentul antecedentelor ș i baza legală
de la entitate.

Compania MULTINACIONAL S.A. este o fabrică de PP-2/1

produse din oțel care operează în mediu
empresarial din Santa Cruz de la Sierra. A fost
constituida prin instrument public N°
550/90 din 1 iulie 1989.
Analiza informaț iilor financiare existente în
entitatea. PP-2/2
Resursele pe care le obține pentru finanțarea
operațiunile provin în principal din vânzări și
împrumuturile obținute de la sistemul bancar național.
Analiza relaț iilor:
 LEGAJO DE PROGRAMARE

Importurile produselor sale se efectuează de PP-2/3

Statele Unite și alte țări, respectând
normativa legală în vigoare.
Determinarea auditabilităț ii entităț ii
Oferă ușurință relativă în examinare, verificare sau PP-2/4
a demonstra un sistem. Pentru ca un sistem să fie
auditabil, dbe a satisface probele de „contabilitate”
y “visibilidad”.
Dezvoltarea altor proceduri
Procedura de gestionare a permiselor PP-2/5
Procedură documentată pentru păstrarea și
analiză
Procedura pentru recuperarea sistemului
ante fallas
Concluzie
Putem vedea procedurile și tehnicile pe care le aplică
PP-2/6
lipsă pentru a asigura realizarea obiectivelor
sisteme diferite

COMPANIA MULTINAȚIONALĂ S.A. PP-02

Audit Operaț ional din 1 ianuarie până în 31 decembrie 2014

PROCEDURI DE DIAGNOSTIC Ș I ACTIVITĂȚI ANTERIOARE LA
PLANIFICARE

AUDIT SPECIAL

I.- ÎNAINTECEDENTE Ș I DESCRIEREA OPERAȚIEI

Compania MULTINACIONAL S.A. este o fabrică de produse din oțel care operează în mediu
empresarial de Santa Cruz de la Sierra. A fost constituită prin Instrumentul public N° 550/90 din 1°
din iulie 1989 Resursele pe care le obține pentru finanțarea operațiunilor sale provin
în principal din vânzări și împrumuturi obținute de la sistemul bancar
Național. La rândul său, aceste resurse sunt aplicate în importul de materii prime și consumabile.
importurile produselor sale se efectuează din Statele Unite și alte țări, conform reglementărilor
legislația în vigoare. În conformitate cu aceste norme și regulamente interne, cu solicitarea efectuată și
aprobată de către Serviciul Național de Impozite, compania își închide operațiunile în fiecare 31
de decembrie.

II.- RELEVAREA INFORMAȚIILOR ANALIZA ANTERIOARĂ Ș I REZULTATE.

În funcție de rezultatele fazei de studiu preliminar și planificare, se vor identifica domeniile,

operațiuni sau funcții sau activități desfășurate în biroul central, care vor fi evaluate în mod
 LEGAJO DE PROGRAMARE

specifică. Nu se vor verifica operațiunile în unitățile operative situate în afara zonei

urbană.

III.- IDENTIFICAREA CONTINGENȚELOR CARE AR PUTEA AFECTA DOMENIUL DE

LA REVIZIE

Nu există nicio problemă, consultantul AUDIOPE LTDA. Poate accesa toate documentele
de la companie fără nicio restricție.

IV.- O ALTĂ INFORMAȚIE CARE SĂ PERMITĂ CUNOAȘ TEREA ANTECEDENTELOR LUCRĂRII

DE AUDIT OPERATIV

Responsabilitatea firmei de audit este de a emite un raport de audit operativ cu privire la

rezultatele evaluării aspectelor anterioare, determinând dacă acestea au fost planificate
și executate cu eficacitate, eficiență și economie.

V.- EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERNO

Evaluarea sistemului de control intern, realizată în timpul etapei de planificare a auditului

identific operatiuni critice și slăbiciuni în următoarele domenii ale entității:

Arealul de producție al Produsului A

Zona de depozitare a produselor finite Produs B

VI.- CONCLUSIÓN

Compania în întreaga sa împrejurare și analiza efectuată nu a avut dificultăți, nu prezintă

multe complexitate. Prin urmare, vom realiza o Revizuire încadrați în legile și normele
stabilite.
 LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

PP-03
EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERNO

COMPANIE MULTINAȚIONALĂ PP-

03
Auditorie operaț ională din 1 iunie până în 31 decembrie 2014
EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERIOR
 LEGAJO DE PROGRAMARE

REFERINȚ Ă
CONTENIDO P/T COMPANIE
MULTINAȚIONAL
Componente de mediu de control
Nucleul unui afaceri este personalul său și mediul în care Audit Operaț ional
PP3-1
care lucrează. Angajații sunt motorul care impulsionează din 01 iunie până la
entitate și fundațiile pe care se bazează totul. 31 decembrie
Componente de evaluare a riscurilor
2014
Entitatea trebuie să cunoască și să abordeze riscurile la care se PP3-2
înfrunta și defini obiectivele integrate în activitate EVALUAREA
de vânzări, producție, comercializare și finanțe. Pentru SISTEM DE
ca organizația să funcționeze într-o manieră coordonată.
CONTROL
Componente de activităț i de control
Trebuie să se stabilească și să se execute politici și INTERNO
PP3-3
proceduri care ajută la obținerea unei securități
raționabil că se desfășoară în mod eficace
acțiuni considerate necesare pentru a face față riscurilor
care există în ceea ce privește atingerea obiectivelor de
entitatea
Componente de informaț ie ș i comunicare
Activitățile sunt înconjurate de sisteme de PP3-4
informație și comunicare, acestea permit ca personalul
de la entitate capten și schimbă informațiile
necesară pentru a dezvolta, gestiona și controla
operațiuni.
Componente de Supraveghere
Orice proces trebuie să fie supravegheat introducându-se PP3-5
modificări pertinente atunci când este necesar și
opurtun, astfel sistemul poate reacționa
agil și a schimba în funcție de circumstanțe.
Compania dispune de reglementări specifice.
Difuzarea regulamentului specific.
Există dovezi de audit din ultimele perioade.

Analizând punctele slabe și puternice ale controlului intern, am determinat că

controlul intern are două aspecte importante care necesită multă
control.
De asemenea, am evidențiat următoarele deficiențe în controlul intern:
Nu există o bază de date care să înregistreze intrarea și ieșirea de la
mercandise în formă detaliată și ordonată.
De asemenea, nu există un control sau nu dispune de personal calificat care
supervizați producția companiei.

CHQuestionnaire pentru evaluarea procesului de audit operaț ional

LEGAJ DE PROGRAMARE
LEGE DE PROGRAMARE
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
 LEGAJO DE PROGRAMARE

PP-04
MEMORANDUM DE PLANIFICARE
DE AUDITORIA
 LEGAJ DE PROGRAMARE

COMPANIE MULTINAȚIONALĂ PP-

Auditorie operaț ională din 1 ianuarie până în 31 decembrie
04 2014
CORESPONDENȚĂ PRIMITĂ Ș I EMISĂ

1.- CORESPONDENȚĂ PRIMITĂ

N DATA DESCRIPCIÓN FIRMA ÎNDEMNARE DE OBS.

2.
° RECEPȚIE LA FIRMA

Pentru el se generará la (FR AD-GED-

112/03/2015 Director de ---------------- planșă pentru semnături01)
Acționarii - del responsabil
al gestionării de
documente
oficiali
2 Pentru el se va genera (FR AD-GED-
02/06/2015 Directorul de ---------------- planșă pentru semnături
01)
Acționarii - del responsabil
del manejo de
documente
oficiale
3 Pentru se va genera (FR AD-GED-
1/07/2015 Directorul de ---------------- planșă pentru semnături
01)
Acționarii - del responsabil
de gestionare a
documente
oficiali
4 Pentru a se va genera (FR AD-GED-
23/07/2015 Președinta de ---------------- plan de semnături 01)
la Compania - al responsabilului
Multinațională al gestionării de
documente
oficiali
se va genera (FR AD-GED-
508/08/2015 Pentru ș eful de ---------------- plan de semnături 01)
plantă - al responsabilului
de gestionare a
documente
CORESPONDENȚA EMISĂ
DATA
N REMISIÓN DESCRIPCIÓN FIRMĂ CLARIFICAREA A OBS.
° FIRMA
Destinată la Asistentul de (Format FR-
 LEGAJO DE PROGRAMARE

1 12/03/20 companie corespondență AD-GED- 01)

15 Furnizor de --------------- va primi și o va înregistra
materii manual în
primas Planșa traseului
respectiv
Destinată El auxiliar de (Format FR-
2 02/06/20 către un corespondență AD-GED- 01)
15 acționar va primi și o va înregistra
Jorge Strauus manualmente în
Planșa traseului
respectiv
Destinată El auxiliar de (Format FR-
3 1/07/201 către un corespondență AD-GED- 01)
5 acționar --------------- va primi și o va înregistra
Freddy manualmente în
Romero Planșa traseului
respectiv
Destinată El auxiliar de (Format FR-
4 23/07/20 spre un --------------- corespondență AD-GED- 01)
15 acționar va primi și o va înregistra
Herlan manual în
Steinmbach Planul traseului
respectiv

COMPANIE MULTINAȚIONALĂ PP-

04
Audit operaț ional din 01 iunie până în 31 decembrie 2014
CORRESPONDENȚA PRIMITĂ Ș I EMISĂ

1.- CORESPONDENȚĂ RECEPUTĂ:

Cerinț e specifice:

Documentația primită trebuie să fie legată de problemele companiei sau organizației care
în mod posibil și cu excepția cazului în care se stipulează altfel, nu trebuie luate în considerare
comunicări legate de probleme personale sau particulare ale fiecărui angajat. Documentul
ce se primește trebuie să aibă o apariție și o stare acceptabile. Documentele trebuie respinse
deteriorati, rupti, umedi, patați, mutilati, violati sau cu orice altă caracteristică care
indică faptul că primirea documentului poate provoca probleme ulterioare. În ceea ce privește normele de
securitate, trebuie să se verifice conținutul în prezența celui care îl predă.

Informațiile expeditorului trebuie să fie clare, suficiente și precise cu numele sau compania, adresa și
oraș. În niciun caz nu trebuie să se primească comunicații care nu conțin aceste informații sau
prezentare incompletă sau confuză. Acest tip de situație poate prezenta riscuri pentru securitate.
 LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

Toată comunicarea care se primește trebuie să fie direcționată către o persoană din cadrul organizației, în mod
să se facă responsabilă de realizarea demersurilor necesare pentru ca respectiva documentație să fie conformă
scopul său. Trebuie evitată direcționarea comunicărilor către departamente sau grupuri de persoane, deoarece acest lucru
manera nu se cree o responsabilitate. În caz contrar, persoana care radiază trebuie să revizuiască ceea ce
îmbunătățiți documentul astfel încât să poată fi identificată și atribuită o responsabilitate.

Toată documentația sau comunicarea primită trebuie marcată cu data și ora exacte în care
se primește și, dacă este posibil, se înregistrează această informație într-un sistem de informare care să nu permită
alterare sau ajustare ulterioară a acesteia.

În general, se autorizează biroul de înregistrare să verifice toată corespondența care soseste.

verifica conținutul plicurilor, pachetelor sau orice tip de ambalaj. Numai se lasă intacte
pachete sau documentație trimisă în numele Rectorului General sau Rectorilor de Sediu.

Când se aplică timbre sau autocolante pe corespondența trimisă sau pe dovada de primire, trebuie
a se face în locurile indicate pentru aceasta și înainte de toate a evita să ascundă informații din documente sau
a modifica conținutul său.

Procedură:

Funcționarul de la Recepția Principală va fi responsabil de primirea și înregistrarea acesteia și de responsabilitatea pentru

gestionarea documentelor oficiale în domeniu (Centrul de Gestionare/Unitatea Academică), va fi responsabil
de a o tramita.

Și dacă este corespondență oficială, trebuie să verificați conținutul și să certificați primirea cu ștampila de Ceas.
Radicador care se referă la date, ore și semnătură.

Și dacă este corespondență personală, se va limita doar la a fi primită fără a confrunta conținutul documentului nici
integritatea sa și a proceda la semnarea copiei sau a confirmării de primire a expeditorului. Apoi se înregistrează în
FormatoAdministrare Documente Oficiale(FR AD-GED-01). În cele din urmă, se va proceda la
clasifica corespondența pe departamente, iar foaia pentru semnăturile responsabilului va fi generată
managementul documentelor oficiale pentru fiecare domeniu (Centrul de gestionare/Unitatea academică). Acest funcționar
la rândul său, va verifica conținutul fișei cu corespondența livrată, va semna fișa și
devolveră.

Asistentul de corespondență va primi formularul și îl va arhiva în consecutivul corespunzător.

2.- CORRESPONDEN ȚĂ EMISĂ:

Requisitos específicos:

La corespondența trimisă trebuie să fie livrată Auxiliarului de corespondență (expeditor) în fiecare

unul dintre orarele programate de funcționarul delegat pentru fiecare domeniu. Este recomandabil ca
funcționarul așteaptă până în momentul în care va fi înregistrat în controlul corespondenței.
 LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

corespondența care se dorește a fi trimisă trebuie să aibă specificate clar datele

corespondentului căruia i se trimite documentația. Datele furnizate trebuie să fie suficiente pentru ca
comunicarea a ajuns la destinația sa.

Corepondenta trimisă trebuie să fie semnată doar de personalul autorizat să semneze

comunicările emise de Universitate, deoarece trebuie să se țină cont că este numele de
instituția care poate fi afectată sau beneficiată atunci când comunicarea este emisă.

Toată corespondența care este trimisă trebuie să fie înregistrată. În cazul oricărei probleme juridice, nu se
va fi responsabil pentru scrisori sau probleme care nu au fost înregistrate.

Când se aplică timbre sau autocolante pe corespondența primită sau pe dovada de primire, trebuie
a se folosi în locurile indicate pentru aceasta și mai ales a evita să se ascundă informații din documente sau
a modifica conținutul său.

Procedură:

Funcționarul responsabil cu gestionarea documentelor oficiale în domeniu (Centrul de Gestionare/Unitate

Academica), va fi responsabil de gestionarea documentelor care vor fi emise.

Se inițiază generând documentul având în vedere: mijloacele de producție (fizice sau electronice),
determinarea suporturilor documentare, termeni de formalitate, imagine corporativă sau logo-ul de
Instituție și semnături autorizate.

De asemenea, i se atribuie numărul de ordine unic conform structurii stabilite ca parte a

sistem de informații pentru documente oficiale. De exemplu: Însărcinatul cu corespondența va primi
corespondența și o va înregistra manual în Planșa de parcurs respectivă (Format
Administrarea Documentelor Oficiale(FR-ADGED- 01).

En el punto de Recepción Principal, se realiza la clasificación de los documentos de acuerdo a su

destin și se actualizează sistemul de Control al documentelor oficiale (Format FR-AD-GED-01) și se
predarea către funcționarul responsabil (mesager) pentru procedura respectivă, cerându-i să semneze această planșă
care certifică primirea sa în trei criterii diferite: documente pentru distribuție în afara zonei, pentru
distribuție internă în zonă și pentru distribuție în afara Instituției.

Sistemul de informații pentru documente oficiale a fost actualizat introducând datele corespunzătoare la
predarea documentului către destinatarul final sau către responsabilul de primirea documentului și în
recorrido respectiv, se face livrarea chitanțelor de primire sau copiilor de radicare.