5.

IMPLEMENTAREA PROIECTULUI
5.1. Coordonarea echipei de
implementare a proiectului
Rolul managerului de proiect
 Managerul de proiect

Managerul de proiect are responsabilitatea de coordonare

şi integrare a activităţilor de-a lungul a multiple linii
funcţionale

Reprezinta interfaţa între „organizaţia proiectului” şi

„organizaţia mamă”, colaborând cu managementul
superior, managementul funcţional, clienţii şi multe alte
grupuri
 Profilul managerului de proiect

• Aptitudini de comunicare interpersonală puternice,

• Să fie familiarizat cu activităţile din fiecare departament /
secţie
• Să posede cunoştinţe generale despre tehnologia utilizată cu
excepţia cazului în care proiectul este din domeniul cercetării-
dezvoltării în care cunoaşterea tehnologiei trebuie să fie peste
nivelul de „înţelegere generală”
• Nu trebuie să se implice direct în activităţile tehnice, deoarece
încetează de a mai fi manager, devenind un alt tehnician.
• În mediul proiectului, totul pare să graviteze în jurul
managerului de proiect
Rolul managerului de proiect in echipa

▪ Formarea echipei
▪ Responsabilizarea echipei
▪ Coordonarea echipei
 Rolul managerului de proiect in echipa

Direcţionarea oamenilor implicaţi prin analiza opţiunilor, luarea

deciziilor şi comunicarea lor. Conducerea defineşte:
– cine are autoritatea de a decide, în ce domeniu şi care sunt
limitele de autoritate ale postului său privind coordonarea
activităţii şi alocarea resurselor proiectului;
– modul de analiză a opţiunilor, luare a deciziilor şi
comunicarea lor pentru fiecare activitate a proiectului;
– realizarea unui plan de dezvoltare a tehnicilor de
management participativ, în conducerea echipei de proiect;
– tehnicile de luare a deciziilor de către echipa de proiect.
 Echipa de lucru
Intr-o echipa oamenii:
• au pregătire, abilitaţi şi aptitudini diferite dar complementare
• doresc să atingă acelaşi scop
• lucrează împreună să atingă acest scop (cooperează, planifică, etc)
• comunică la un nivel înalt
• sărbătoresc împreună succesul pentru:
• creşterea eficacităţii -calităţi- randamentului
• dezvoltarea şi perfecţionarea individuală
• participarea colectivă în procesul de luare a deciziei
• a obţine angajamentul susţinut în activitate
• a economisi timp
• a economisi bani
• un scop comun
• roluri şi sarcini concrete
• cooperare şi respect
• pentru comunicarea în interiorul echipei
 Etapele structurarii echipei
FORMAREA
- relaţiile personale sunt caracterizate prin dependenţă: membrii
se bazează pe comportamente cunoscute, pe autoritatea
conducătorului
- grupul trebuie să dea impresia de siguranţă - acceptarea de
către ceilalţi. Se strâng informaţii, date, care vor folosi apoi la
crearea de subgrupuri
- se evită confruntările şi de aceea se evită subiectele delicate
sau foarte grave
- se discută mult despre definirea sarcinilor, modul de abordare
etc.

FURTUNA se caracterizează prin conflict şi competiţie

- ierarhia informală a grupului se structurează şi ea, apărând şi
de aici tensiuni, conflicte
- din cauza disconfortului ce apare în această etapă, unii membri
au un comportament de retragere, în timp ce alţii manifestă
tendinţa de a domina.
 Etapele structurarii echipei
NORMAREA = creşterea coeziunii între membrii grupului.
❖ disparitia grupuleţelor,
❖ aparitia conştiinţei de apartenenţă la grup.
❖ rezolvarea problemelor în grup cu participarea tuturor - grupul
stabileşte norme şi tipare de funcţionare (membrii grupului devin
extrem de ataşaţi grupului aşa cum este el, opunându-se schimbărilor
de orice natură - includerea de noi membri etc.)

FUNCTIONAREA – (nu toate grupurile ajung în această etapă)

❖ in această etapă se poate lucra la fel de bine individual, în subgrupe
sau cu întreg grupul
❖ loialitatea grupului este maximă si identitatea completă

INCHEIEREA = atingerea unui echilibru între participanţi

❖ în această etapă membrii grupului se concentrează pe terminarea
sarcinii, comportamentele de menţinere ocupând un loc secundar .
 Echipa de proiect

Succesul unui proiect depinde, în opinia noastră, în primul rând

de uniformitatea şi gradul de coagulare a echipei, nu de
vârfurile, de „talentele” acesteia.

Proiectul reprezintă, aşa cum am relevat în repetate rânduri, un

efort concertat, coordonat, depus pentru atingerea unui
obiectiv asumat de către fiecare membru al echipei în parte.

Dacă există inegalităţi marcante între membrii echipei sau

inegalităţi pronunţate între performanţele aceleiaşi persoane
în momente de timp diferite, derularea proiectului are de
suferit.
 Echipa de proiect

Indiferent cat de mare este presiunea sub care lucraţi, găsiţi-vă

timp pentru a anunţa în mod oficial proiectul la nivelul
organizaţiei.

În felul acesta, eforturile dumneavoastra devin cunoscute şi

dobândiţi sprijinul de care aveţi nevoie la nivel organizaţional.

În plus, dacă proiectul este sprijinit, acceptat la nivel

organizaţional, membrii echipei sunt mult mai motivaţi în
activitatea de derulare.
 Managementul echipei
Aspecte:
• Conducere adecvată
• Conştientizarea abilităţilor şi competenţelor membrilor
echipei
• Asigurarea echilibrului corect al competenţelor în cadrul
echipei
• Comunicare bună între liderul echipei şi membrii acesteia
• Sprijinul şi încurajarea fiecărui membru al echipei şi
crearea unui spirit de echipă;
• Evaluarea performanţei într-un mod regulat şi căutarea
unor modalităţi de îmbunătăţire a acesteia;
• O abordare eficientă a conflictelor sau a neînţelegerilor
 Managementul persoanei
Aspecte:
– Recunoaşterea punctelor forte/slabe ale fiecărei
persoane;
– Dezvoltarea persoanelor în cadrul echipei;
– Recunoaşterea contribuţiilor individuale prin
constatarea rezultatelor pozitive şi prin acordarea de
feedback.
– Încurajarea responsabilităţii individuale în vederea
asumării unui rol important în cadrul echipei şi
acordării de sprijin reciproc.
 5.2. Conducerea si
monitorizarea proiectului
Rolul managerului de proiect in proiect
• Stabilirea problemei, scopului, obiectivelor, strategiei,
activităţilor, estimarea orarului şi a timpilor de realizare, ca şi a
costurilor
• Stabilirea echipei de proiect şi alocarea resurselor
• Coordonarea activităţilor şi acţiunilor individuale
• Controlul proiectului, inclusiv stabilirea modificărilor
activităţilor, orarului, resurselor, etc. în cazul când este
necesar pentru a asigura atingerea scopului proiectului
• Optimizarea utilizării resurselor
• Menţinerea unei relaţii constante de comunicare cu
conducerea organizaţiei şi asigurarea permanentă a acordului
superiorilor (în funcţie de autoritatea primită)
Rolul managerului de proiect in proiect

Pentru eficienta activitatii managerul unui proiect trebuie să:

• Aibă nu doar răspunderea, dar şi autoritatea necesară ducerii
la capăt a proiectului. Esenţial este în acest sens ca
managerul de proiect să poată avea dreptul de decizie asupra
colaboratorilor din echipa de proiect.

• Fie eliberat din toate activităţile sale non-proiect (sau

programul zilnic de conducere a proiectului să fie bine
delimitat de alte responsabilităţi şi respectat ca atare).

• Beneficieze în permanenţă de sprijinul autorităţii ierarhice

superioare care supervizează proiectul.
 Managementul activităţilor
Reprezintă principalul domeniu de lucru şi responsabilitate a
managerului de proiect.

Aspecte:
▪ Identificarea scopurilor şi a obiectivelor activităţii şi
comunicarea acestora echipei;
▪ Identificarea resurselor necesare îndeplinirii activităţii;
▪ Stabilirea standardelor şi a responsabilităţilor;
▪ Planificarea şi implementarea activităţii;
▪ Revizuirea progreselor şi a rezultatelor în mod regulat.
 Controlul timpului

Problemele de implementare ce ţin de timp se manifestă

prin:
– nerespectarea termenelor pentru acţiuni,
– prea multe sarcini „aproape gata”,
– prea multe „acţiuni prioritare” pe listă,
– număr crescut de întâlniri cu caracter extraordinar
între membrii echipei,
– utilizarea de resurse suplimentare pentru a sprijini
sectoarele critice.
 Modalitati de remediere a efectelor
nerespectării planificării în timp
Aceste efecte pot fi rezolvate prin:
– monitorizare minuţioasă şi evaluare
– acţionând la timpul potrivit
– negociere, când e cazul
– acordarea de suficientă libertate de acţiune
managerului de proiect
– sprijin pentru proiect din partea restului organizaţiei
 Controlul resurselor umane
Iată câteva probleme tipice şi cum se pot evita sau rezolva:
1. Membri echipei de proiect care muncesc prea mult peste
programul iniţial agreat sau care nu mai ajung să-şi termine
treburile. Aceasta poate fi fie o problema de planificare (nu au fost
bine alese responsabilităţile, numărul de ore de muncă sau
ocupantul postului), fie de control (monitorizarea respectării fişelor
de post pentru fiecare membru şi evaluarea performanţei lor).

2. Membri echipei de proiect care mai au şi altă muncă. Pentru

aceştia este importantă planificarea în timp a utilizării lor în cadrul
proiectului, punerea de acord privind programul lor de lucru,
respectarea cât mai mult posibil a planificării în timp a activităţilor şi
monitorizarea permanentă a proiectului pentru a putea prevedea cât
mai din timp schimbările, lăsându-le suficient timp pentru
reconsiderarea programului cu celelalte obligaţii pe care le au.
Aceleaşi recomandări se aplică şi în cazul în care aveţi nevoie de un
anume expert pentru o parte a proiectului care are disponibilitate
limitată.
 Controlul resurselor umane
3. Membri echipei de proiect care părăsesc echipa. Dezvoltarea de
bune relaţii şi un bun sistem de comunicare în cadrul echipei cresc
şansele ca aceştia să-şi anunţe în timp util plecarea şi deci veţi
avea mai mult timp pentru a le găsi un înlocuitor

4. Persoane care devin brusc indisponibile (boală, probleme

personale). Poate fi evitată prin alegerea unei echipe flexibile şi
dezvoltarea de planuri de contingenţă pentru asemenea cazuri.
 Controlul costurilor
Folosirea corectă a banilor şi respectarea bugetului alocat sunt
responsabilităţi majore ale managementului de proiect.
Aceasta presupune trei cerinţe de bază:
a. Bugetul iniţial a fost bine gândit. Încă o dată planificarea
riguroasă este esenţială. Un buget prost întocmit este un slab
instrument de control
b. Bugetul este în continuu monitorizat pe parcursul proiectului.
Monitorizarea bugetului vă permite să ţineţi o evidenţă la zi a
acestuia, să puteţi prevedea şi controla fluxul banilor şi să luaţi
la timp măsuri pentru a evita depăşirea bugetului. Monitorizarea
presupune existenţa unui sistem clar de raportare financiară
c. Nivelul de responsabilitate şi limitele de autoritate privind
cheltuielile proiectului sunt bine clarificate pentru toţi membrii
echipei.
 Controlul costurilor
Cand proiectul intră într-o criză financiară aveţi de ales între mai multe
alternative:
– suplimentarea surselor de finanţare pentru proiect - de exemplu,
acelaşi proiect poate fi depus spre finanţare si la un alt
finanţator.
Atenţie! Se poate solicita finanţare numai pentru a acoperi acele costuri
/ cheltuieli care nu sunt deja acoperite din finanţarea anterioară.
Niciun finanţator nu va fi de acord să finanţeze cheltuieli deja
finanţate!
– nerealizarea în întregime a obiectivelor
– nerespectarea calităţii
– nerespectarea planificării în timp
– oprirea proiectului
 Monitorizarea proiectului
Monitorizarea este procesul de colectare sistematică şi analizare a
informaţiilor cu privire la activităţile proiectului.

Ce monitorizăm?
– resursele investite în proiect: umane, materiale, financiare,
informaţionale, de timp
– activităţile: respectarea planificării şi a standardelor cantitative
şi calitative pentru fiecare din ele.
– procesul de luare a deciziilor:
• ce decizii sunt luate
• cine este implicat în luarea deciziilor
• cine nu este implicat în luarea deciziilor
Etapele monitorizarii proiectului

– colectarea permanentă a informaţiilor (ceea ce se

întâmpla în timp ce se întâmplă)
– punerea laolaltă a informaţiilor şi datelor pentru a
vedea ce s-a realizat până la un moment dat
– evaluarea măsurii în care obiectivele au fost atinse
sau problema rezolvată
– tragerea concluziilor şi folosirea experienţei pentru
viitor
5.3. Incheierea si evaluarea
proiectului
 Incheierea si evaluarea proiectului
Un proiect cu adevărat de succes este realizat în timpul prevăzut, cu
resursele alocate şi la nivelul de performanţă dorit.
Monitorizarea şi evaluarea presupun stabilirea unor criterii şi
indicatori de performanţă.
Evaluarea se concentrează asupra a patru aspecte principale (resurse
investite, activităţi desfăşurate, rezultate obţinute, impactul realizat) şi
trebuie să răspundă la următoarele întrebări:
– în ce măsură proiectul si-a atins obiectivele şi dacă nu, de ce nu?
– în ce măsură activităţile au fost îndeplinite?
– în ce măsură munca a fost bine făcută?
– în ce măsură resursele au fost utilizate în mod eficient?
– care a fost impactul proiectului? Ce a schimbat proiectul?
– ce aţi învăţat pe parcursul proiectului?
– cum veţi utiliza experienţa dobândită prin proiect pentru proiectele
viitoare
 Criterii de evaluare performanta
proiect
Criteriile de evaluare reprezintă aspectele considerate
relevante pentru aprecierea performanţei activităţii pe
care o evaluăm.

Aspectele ce se pot măsura în timpul activităţii vor face

obiectul monitorizării, în vreme ce altele care ţin de
impact vor fi abordate prin evaluare.
 Indicatori de performanta
Indicatorii de performanţă reprezintă unităţile de măsură utilizate pentru evaluarea
performanţei prin prisma criteriilor stabilite. In funcţie de criteriul utilizat pentru evaluarea
performanţei, indicatorii pot fi:
• cantitativi - măsoară cantitatea (de servicii, de clienţi, de timp, etc.) şi sunt cei mai uşor
de măsurat. De exemplu: nr. de persoane implicate, rata de utilizare a unui serviciu,
nr. de ore pe zi pentru o anume activitate, nr. de zile pe an, etc.
• financiari - măsoară nu doar costurile directe (transport, cazare, salariul unui angajat,
etc.) ci şi cele indirecte (chirie, întreţinere, administrare). De exemplu: costul pe
unitate, etc.
• calitativi – măsoară cât de bine s-a realizat sau cât e bun este produsul sau
serviciul/iile oferite prin proiect. Indicatorii de calitate pot fi interni sau externi.
• de proces - se concentrează pe cum se iau deciziile privind managementul proiectului
(cine este implicat în luarea deciziilor şi cum, cum se iau deciziile, cum se transmit
celor interesaţi, etc.)
• de impact - se concentrează pe efectele produse prin activitatea proiectului şi
beneficiile obţinute. Efectele şi beneficiile pot fi pe termen scurt şi pe termen lung.
Caracteristici ale indicatorilor: direct, obiectiv, practic, senzitiv, legat în mod direct de
rezultatele ce se măsoară prin acesta.
Închiderea proiectului şi acceptarea
oficială a rezultatelor acestuia
În această etapă, managerul de proiect derulează următoarele
activităţi:
–obţine aprobările pentru acceptarea rezultatelor finale;
–întocmeşte şi înaintează rapoartele finale;
–informează partenerii în legătură cu închiderea proiectului şi cu
rezultatele obţinute;
–se asigură că se închid conturile proiectului (în cazul în care au
fost deschise conturi speciale pentru proiect);
–ajută echipa de proiect să se dizolve, ajută fiecare membru în
parte să îşi asume noi responsabilităţi în organizaţia respectivă;
–realizează o evaluare a proiectului pentru uz intern;
–evidenţiază performanţele;
–anunţă public închiderea proiectului şi rezultatele care au fost
obţinute;
–subliniază eventualele ţinte care nu au fost atinse.
 Închiderea proiectului şi acceptarea
oficială a rezultatelor acestuia
Criteriile de succes pentru orice proiect sunt, simultan,
următoarele:
– respectă obiectivele cheie asumate iniţial;
– este finalizat la timp;
– este finalizat respectând limitele bugetului;
– este finalizat în conformitate cu standardele tehnice şi
cele de calitate;
– este finalizat în conformitate cu domeniul de activitate
stabilit iniţial;
– este finalizat printr-o alocare judicioasă a resurselor,
– produsul final este acceptat de către beneficiarii
direcţi şi indirecţi, precum şi de finanţator.
 Greşeli frecvente in managementul
de proiect
Nu vă lăsaţi seduşi de soluţii care par că oferă scurtături confortabile pentru
reuşita proiectului!!!
• 1. Nu săriţi de la faza de concepţie (închegarea ideii de proiect) direct la
faza de execuţie! Aţi putea fi tentat să faceţi acest lucru motivându-vă
alegerea cu unul dintre următoarele raţionamente:
a) Proiectele de acest tip au mai fost derulate de câteva ori, de ce
trebuie să mai pierdem timpul cu planificarea?
b) Proiectul de acum este diferit de tot ceea ce s-a întâmplat până
acum, aşa că ce nevoie avem de planificare?
• 2. Nu săriţi în totalitate peste faza de concepţie, oricâtă experienţă aţi deţine
în ceea ce priveşte proiectele!
• 3. Nu săriţi peste faza de evaluare şi corectare a planului propus iniţial!
• 4. Nu treceţi brusc de la un proiect la altul, nu trataţi cu superficialitate
ultima fază, cea a închiderii proiectului.
5.4. Planificarea si asigurarea
calităţii in proiecte
 Planificarea calității în proiecte

Principalele probleme (subiecte) ale managementului

calității în proiecte sunt:
– prevenirea apariției problemelor referitoare la calitate;
– identificarea problemelor apărute;
– acțiuni corective pentru eliminarea cauzelor
neconformităților;
– îmbunătățirea continuă.
 Instrumente și tehnici pentru
planificarea calității
Scheme de flux al proceselor sau al sistemelor care indică fluxul
datelor sau elementelor procesului/sistemului și prin urmare,
modalitățile în care se succed diferitele elemente ale
procesului/sistemului.
• Utilizarea unor diagrame (flowcharting- [Link].). Tehnicile de utilizare
a diagramelor folosite în mod obișnuit în managementul calității
sunt:
– Analiza cost-beneficiu implică estimarea costurilor (cheltuielilor)
și a beneficiilor (veniturilor) diferitelor alternative de proiecte.
Beneficiul principal al satisfacerii cerințelor de calitate constă în
reducerea retușărilor în proiecte, ceea ce înseamnă costuri mai
reduse și o satisfacție mărită a părților interesate
(acționari, stakeholders). Costul principal al satisfacerii cerințelor
de calitate constă în cheltuielile asociate cu activitățile de
management al calității proiectului. In general, beneficiile trebuie
să depășească costurile.
 Instrumente și tehnici pentru
planificarea calității

– Benchmarking. Este o metodă de comparare a proceselor

proiectului planificat cu cele mai bune practici ale altor proiecte
din domeniul respectiv sau din alte domenii, pentru a genera idei
de îmbunătățire a proceselor și a furniza proceduri prin care să
fie măsurate performanțele. Aspectele comparate de obicei sunt
calitatea, timpul și costul proiectului.
 Asigurarea calității în proiecte
Asigurarea calității trebuie să definească activitățile care asigură
calitatea produsului sau a livrabilelor proiectului. Activitățile de
asigurare a calității în proiecte includ procese de acceptare și
testare, procese de verificare a cerințelor pentru calitate, activități de
programare și comunicare etc.
Asigurarea calității poate fi internă sau externă.
– Asigurarea internă a calității are scopul de a furniza încredere
echipei de management a proiectului și managerilor
organizației executante că este realizată calitatea dorită.
– Asigurarea externă a calității are scopul de a furniza încredere
clientului sau altor beneficiari neimplicați activ în lucrările
proiectului că sistemul calității existent va furniza produse sau
livrabile ce vor satisface condițiile de calitate date.
 Instrumente și tehnici pentru
asigurarea calității
• Instrumente și tehnici pentru planificarea calității, așa cum au fost
descrise în secțiunea: Planificarea calității proiectelor.
• Audituri ale calității. Un audit al calității este o examinare sistematică
și independentă în scopul de a determina dacă activitățile referitoare
la calitate și rezultatele aferente satisfac dispozițiile prestabilite și
dacă aceste dispoziții sunt puse în practică în mod efectiv și sunt
corespunzătoare pentru a atinge obiectivele. Unul dintre scopurile
auditului calității proiectelor este acela de a evalua necesitatea de
îmbunătățire a performanțelor proiectului.
Auditurile calității pot fi programate în prealabil sau aleatorii și
acestea pot fi efectuate de auditori interni (audit intern) sau de către
o terță parte, independentă de organizația executantă a proiectului
(audit extern), cum ar fi o agenție de auditare a sistemelor calității.
• Inspecția calității bazată pe eșantionare și controlul statistic al
proceselor.