Pur Comm Modul 7
Pur Comm Modul 7
Modul de învățare
în
GE - Comunicare cu scop
Pregătit de:
Adoptat de:
Modulul 7
6 ore.
INTRODUCERE:
După ce ați absolvit liceul, unii dintre voi ar putea lucra cu normă parțială.
locuri de muncă în timp ce ești înscris ca studenți de anul întâi la colegiu. Chiar dacă ești studenți cu normă întreagă, subiectele din această
modulul va fi în continuare util deoarece vei lucra în cel mai scurt timp posibil.
PRE–EVALUARE: Răspundeți la întrebările de mai jos sau furnizați declarația în propriile cuvinte.
cuvinte.
Cât de importante sunt abilităț ile de scriere pentru un Care este utilizarea sau scopul principal al unui
angajat? memo?
ACTIVITĂȚI DE ÎNVĂȚARE
Haideț i să comunicăm
BASICILE SCRIERII
Scrisul este o abilitate esențială. Toate locurile de muncă necesită scriere, de la scrisori de aplicare la memo-uri, e-mailuri,
tweet-uri, texte, bloguri, site-uri web, propuneri și rapoarte între sau între angajați,
manageri, părți interesate, clienți și agenții. Scrisul menține afacerea în mișcare (Searles,
2014; Kolin, 2015).
1. Scop. Scrierile efectuate la locul de muncă sunt de obicei realizate pentru cel puțin unul dintre cele trei motive:
Comunicaț ie ascendentă
a. Ce subordonați
Vom
fă această treabă până la [Link]
ora închiderii.
b. b. Lucru nerezolvat
Încă ne dăm seama cum se va potrivi mobila veche în noul nostru birou.
c. Sugestii pentru îmbunătățire: "Cred că ar trebui să cerem părerea unui designer de interior."
d. Cum se simt subordonații unii față de ceilalți și față de muncă: „Cred că Eve, noua noastră secretară, este
are probleme cu responsabilitățile ei.
e. Răspundeți la o întrebare din partea unui supervizor.
Comunicarea descendentă.
Aceasta este genul de comunicare trimis de superiori subordonaților lor. În jos
comunicarea este foarte importantă deoarece oferirea instrucțiunilor este inevitabilă. Exemple sunt:
Instrucțiuni de lucru: "Trimiteți toate chitanțele pentru articolele de peste P100,00 pe care le-ați plătit în numerar."
Comunicare externă.
Aceasta este destinat lucrătorilor din afara locului de muncă. Un exemplu este o scrisoare către contabil.
al unei companii cu privire la chestiuni financiare. 3. Ton. Tonul exprimă atitudinea ta față de o
persoană sau lucru (indiferent dacă ești de acord sau nu, îți place sau nu, ai prejudecăți sau accepți.)
Concentrându-ne pe ceea ce trebuie făcut pentru a rezolva problema, nu pe ceea ce nu trebuie făcut.
Folosind forma pasivă a verbului pentru a atenua impactul neplăcut, negativ sau
Ș tiri controversate
A. Sărac: "Astăzi, liderul sindicatului a declarat o grevă generală."
b. Mai bine: „A fost declarat astăzi un grevă generală.”
MINUTELE ÎNTÂLNIRII
Minutele sunt un rezumat al celor întâmplate la o întâlnire. Cele care sunt considerate oficiale,
dosarele permanente sunt considerate documente legale (Kolin, 2015; Dagdag, Ranin, Roxas,
Perez, & Bularan, 2011). Minutele pot fi formale sau informale, în funcție de tipul de
întâlnire.
Ziua, ora și locul întâlnirii
3. Numele președintelui sau președintei
4. Numele membrilor prezenți și absenți
5. Aprobat sau modificat procesul-verbal al întâlnirii anterioare
6. Pentru fiecare punct major, ceea ce s-a făcut este indicat.
a. Ce a fost discutat, sugerat sau propus
b. Ce s-a decis și voturile, inclusiv abținerea
c. Ce a fost continuat sau amânat pentru studiu suplimentar sau pentru o altă întâlnire
d. La ce oră a fost încheiată oficial întâlnirea
7. Semnătura secretarului
6. Nu raporta /scrie cuvânt cu cuvânt ceea ce se spune. Rezumă. Cititorii sunt mai
interesat de rezultate.
7. Discuțiile, dezbaterile și rapoartele lungi ar trebui rezumate.
Timpul trecut este folosit.
MEMORANDUM (MEMO)
Memo, abreviere pentru memorandum, este de origine latină,
care înseamnă "ceva de reținut." De obicei
scurt, direct și la obiect, afirmând clar ce trebuie să fie
făcut. Ei oferă date pentru diverse funcții, cum ar fi
următorul (Kolin, 2015)
1. Facerea anunțului;
2. Oferind instrucțiuni;
3. Clarificarea unei politici, proceduri sau probleme;
4. Schimbarea unei politici sau proceduri;
5. Alertarea personalului cu privire la o problemă;
6. Trimiterea recomandărilor;
7. Furnizarea de înregistrări legale;
8. Convocarea unei întâlniri; și
9. Aducerea aminte angajaților despre istoria, politica corporativă,
și procedură
PROTOCOAL MEMO
Exact ca orice altă corespondență comercială, nota poartă numele companiei și
imagine. Prin urmare, ar trebui să urmeze modalitățile acceptate de companie în care în interior
comunicarea este formatată, organizată, scrisă și dirijată. Fii ghidat de aceste patru
linii directoare (Wikipedia A Memorandum, 2018):
1. Fii la timp. Nu aștepta ziua evenimentului înainte de anunțul tău.
2. Fii profesionist. Deși un memo este o corespondență internă, ar trebui să fie totuși bine
creat, factually corect și fără erori gramaticale și mașini de scris defectuoase.
3. Fii tacticos. Politetea și diplomația sunt calități importante ale oricărei afaceri.
corespondență.
4. Trimite un memou persoanei potrivite. În afaceri, un memou este de obicei pentru comunicare internă;
deci, ar putea fi considerată și ca o comunicare ascendentă prin care orice
reclamații, probleme, opinii, păreri și sugestii sunt trimise.
1. Antet, care include patru părți, așa cum este arătat în casetă:
(Dacă un memo este trimis în corpul emailului, nu este necesar să includeți părțile de antet; acestea
sunt incluse automat în antetul emailului.)
SCRISOARE DE CERERE
Scrisorile de afaceri sunt de obicei folosite pentru comunicații externe - mesaj de la unul
de la o companie la alta, de la o companie la un client sau la un furnizor. Deși e-mailul este acum adesea
folosite, numeroase scrisori sunt încă scrise din diverse motive. Unul dintre ele este scrisoarea de cerere.
Când ceri clarificări sau favoare (Kolin, 2015). Kolin îți oferă următoarea direcție
în redacția unei scrisori de cerere.
3. Indicați motivul pentru care solicitați informațiile (în acest caz, solicitând ajutorul lor).
aplicabil, puteți cita persoana care v-a sugerat să scrieți și să solicitați ajutor.
Cu vasta ta experienț ă în dezvoltarea de site-uri web ș i aplicaț ii pentru a promova afacerile regionale ș i
turism, aș fi foarte îndatorat dacă aț i răspunde la aceste trei întrebări care sunt vitale pentru mine
cercetare.
4. Formulați-vă întrebările într-un mod concis și clar. Puteți să le listați și să le numerotați. Faceți-vă
formulează întrebări clare și ușor de răspuns, astfel încât să nu fie necesară o altă schimbare de întrebări și
răspunsurile sunt necesare.
a. Care au fost cele mai eficiente strategii de comerț electronic pe care le-ați folosit pentru regional
piață
b. Cum pot Camera de Comerț și diversele unități guvernamentale locale să ajute la generarea
Traficul web pe un site de piață regional pentru zona Laguna de Bay?
c. Ce alte zone regionale considerați că au obiective de marketing similare și
provocări precum Laguna de Bay?
5. Indicați exact când aveți nevoie de informații, dar permiteți suficient timp.
„Raportul meu este datorat în mai 2018. Pot solicita ca răspunsurile dumneavoastră să fie trimise următoarea
luna, aș a că pot să le includ? Poț i să-mi trimiț i răspunsurile tale sau orice întrebări ai putea avea,
la adresa mea de email menț ionată mai sus.
6. Ofițerul trimite o copie a raportului, articolului sau lucrării tale ca mulțumire pentru ajutorul anticipat.
Răspunsurile tale la aceste întrebări ar face raportul meu autoritar ș i util. Eu
m-ar simț i onorat să te citez pe tine ș i Creative Marketing Associates în munca mea. Voi fi bucuros să
îț i trimit o copie a raportului meu terminat.
RAPORT SCURT
Un raport scurt, care poate fi fie oral, fie scris sub formă de memo sau un raport.
scrisoare atașată la un e-mail sau pur și simplu trimisă în corpul unui e-mail, constă în semnificativ
informații despre un subiect anume care sunt destinate să informeze un cititor. (Kolin, 2015, p. 554)
Rapoartele scurte abundă, dar acest capitol se va concentra doar pe raportul de progres, raportul de incident,
și propunerea de proiect.
RAPORT DE PROGRES
2. Lucrări finalizate: Este un rezumat al realizărilor până în prezent, care este organizat
cronologic dacă raportul acoperă o sarcină majoră, sau prin clasificarea sarcinii dacă se ocupă
cu mai mult de un proiect legat.
3. Lucrări rămase: Oferă un sumar al tuturor sarcinilor nefinalizate, punând accent pe ceea ce este
așteptat să fie realizat primul.
4. Probleme: Această parte, care identifică întârzierile, depășirile de costuri sau orice alte
dificultăți neprevăzute, pot fi omise dacă totul este bine sau nicio problemă nu cauzează daune
efect.
[Link]: Această parte rezumă starea proiectului ș i oferă
recomandări pentru a rezolva problemele majore.
RAPORT DE INCIDENT
Pentru a evita responsabilitățile, este important să folosești calificatori, cum ar fi "poate, poate că, se pare că,"
se pare că, posibil, „și altele care doar insinuează probabilități, dar nu realități.
Ferește-te de a face următoarele (Searle, 2014):
1. Nu raportați comentariile și observațiile martorilor deoarece acestea nu sunt verificate
fapte și de obicei foarte exagerate;
2. Nu raporta cuvintele exacte rostite de persoane care sunt foarte furioase, tulburate sau nu
îngrijorat
3. Nu comentați asupra problemelor care nu sunt legate de incident; și
4. În recomandările tale, evită să dai vina sau să te axezi pe incompetență; în schimb,
încurajează adoptarea de măsuri pentru a evita repetarea incidentului.
PROPUNERE DE PROIECT
O propunere, un document conceput pentru a convinge sau a persuda pe cineva să urmeze sau să accepte
o acțiune specifică, este scrisă pentru a propune: (a) schimbarea procesului sau a politicii, (b) soluție
la o problemă, (c) achiziționarea unui produs sau serviciu, (d) desfășurarea unei activități sau (e) cercetare
(Sims, 2003; Murcherson, 2013)
1. Rezumați situația sau problema pe care propunerea o abordează. Dacă este nesolicitată,
propunerea trebuie să convingă cititorul că există într-adevăr o nevoie importantă nesatisfăcută.
2. Oferiți o explicație detaliată despre modul în care propunerea va corecta problema. (Aceasta este
descrierea proiectului.
9. Încheie cu o concluzie puternică care va motiva cititorul să accepte propunerea. O argumentare convingătoare
analiza cost-beneficiu este utilă.
• Sunt încântat să anunț că ne extindem orele de funcționare ale magazinului pentru a vă face
cumparaturi mai convenabile.
________________________________________________________________
• Acum avem un fereastră de vizionare, deschisă de la 9 la 16, pentru a avea grijă de dumneavoastră
nevoile bancare. (Concentrează-te pe beneficiul pe care îl va obține clientul.)
A. E ș ti un secretar într-un birou. Orele normale de lucru sunt AM-8:00 până la 12:00,
PM- 14:00–17:00. Dar în timpul verii, orele de lucru devin AM–7:30 10 11:00:
PM–1:00–3:00. Deoarece vara începe săptămâna viitoare, redactaț i un memo pentru toț i angajaț ii
anun ț ând acest program de lucru pentru vară. Pentru a fi redactat corect, memo-ul tău
ar trebui să conț ină părț ile ș i informaț iile necesare.
Criterii:
Claritatea conț inutului -15 puncte.
Mecanica -15 puncte.
30 de puncte.
AUTOEVALUARE: Pentru a evalua învăț area ta în acest modul, completează afirmaț iile de mai jos,
TEST POST: Potriviți Coloana A cu Coloana B, scrieți pe spațiul liber înaintea fiecărui număr litera
ideea corespunzătoare din Coloana B.
A B
1. întâlnire A. oameni de același nivel
__ 2. scrisoare B. subordonat superiorului
__ 3. raport scurt C. comunicare internă
4. comunicare laterală D. cerere
__ 5. memorandum E. superior față de subordonat
6. comunicarea ascendentă F. progres
__ 7. comunicarea descendentă G. comunicare externă
__ 8. solicitat H. minute
9. comunicare în afaceri I. FFP
__ 10. raport de incident J. explică o întâmplare problematică
REFERINȚE