Anexa nr.

15
F-PO-AI.03.15

Fişă de identificare şi analiză a problemei

Analiza problemelor și formularea Data:

Structura de audit intern
recomandărilor 27.01.2022
Structura auditată:
Denumirea misiunii de audit intern: Auditarea activității de control financiar preventiv propriu la
nivelul entității publice
Document elaborat de: Popescu Georgiana
Supervizat de: Mihai Gheorghe

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Problema Completarea neconformă a Listelor de verificare, utilizate în cadrul operațiunilor

de exercitare a controlului financiar preventiv propriu.
Constatarea Auditorii interni au verificat dacă Listele de verificare a operațiunilor supuse vizei
de control financiar preventiv sunt completate cu respectarea prevederilor legale
aplicabile și în conformitate cu datele înscrise în documente.

Urmare stabilirii eșantionului au fost verificate 20 de contracte, încheiate în

perioada 01.01-31.12.2021.

Auditorii interni au constatat că, în cazul Contractului nr. 1/ … și Contractului

nr.2/… au fost validate toate cerințele din Listele de verificare (LV) nr.1/… și
nr.2/…, în condițiile în care în fapt nu s-a confirmat îndeplinirea cerințelor de la
pct. 2.2 și 4.2 din LV. Astfel, din analiza documentelor rezultă că Direcția
Economică și Direcția Juridică au refuzat în scris și motivat acordarea avizelor de
specialitate, după cum urmează:
- Direcția Economică a transmis cu actul nr. 1DE/… refuzul acordării
avizului de specialitate, motivând că valorile înscrise în Contractele nr.
1/… și nr.2/… depășesc nivelul creditelor bugetare înscrise în BVC
aprobat, la Capitolele de cheltuieli corespunzătoare activităților care fac
obiectul contractelor;
- Direcția Juridică a transmis cu actul nr. 1DJ/… refuzul acordării avizului
de specialitate, întrucât Contractele nr. 1/… și nr.2/… au fost încheiate cu
 alte societăți decât cele stabilite prin Rapoartele de evaluare nr.1/… și 2/…,
aprobate de către conducătorul entității publice, atribuirea contractelor
nefiind contestată în termenul legal.
Documentele referitoare la refuzul acordării avizelor de specialitate au fost
transmise și înregistrate în Registrul de corespondență (intrări/ieșiri) al Serviciului
CFPP la data de (…).

Potrivit pct. 3.5 din Normele metodologice generale referitoare la exercitarea

controlului financiar preventiv (NORME), aprobate prin Ordinul m.f.p. nr.
923/11.07.2014 ”Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează
patrimonial entitatea publică se supun controlului financiar preventiv după
avizarea lor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabilă.
La entităţile publice unde nu sunt organizate compartimente de specialitate juridică
şi/sau financiar-contabilă, controlul financiar preventiv se exercită exclusiv prin
viza persoanei desemnate de conducătorul entităţii publice.”

În conformitate cu cerințele stabilite la pct. din Lista de verificare

contract/contract subsecvent/comandă de achiziţii publice de produse, servicii sau
lucrări Cod B.1, din ANEXA nr. 11 la NORME: Cadrul general al operaţiunilor
supuse controlului financiar preventiv, trebuia verificată existenţa vizelor,
certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, şi respectarea
prevederilor legale pentru proiectul de contract/contract subsecvent/comandă de
achiziţii publice de produse, servicii sau lucrări.

Cauza 1. Salariatul/a desemnat să exercite controlul financiar preventiv propriu are o

pregătire profesională insuficientă, aspect consemnat în Fișele de evaluare anuală a
performanțelor individuale, încheiate pentru ultimii 2 ani, când a primit
calificativul nesatisfăcător. Cu toate acestea, conducătorul entității publice l-a
menținut în funcție.
Se constată implementarea deficitară a:
- Standardului 7 – Monitorizarea performanțelor. Conducerea entităţii publice
a dispus evaluarea periodică a performanţelor, a constatat abateri de la obiective
dar nu a dispus măsurile preventive şi corective ce se impun.
- Standardului 3 – Competență, performanță. Conducerea entităţii publice nu a
asigurat ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează
sarcini în mod corespunzător şi nu a asigurat condiţii pentru îmbunătăţirea
pregătirii profesionale a salariaţilor.
2. Inexistența controlului intern, cu referire la Standardul 10 – Supravegherea.
Deși, prin Statul de funcții sunt prevăzute 3 posturi de execuție și 1 post de
 conducere, postul de șef serviciu este vacant de 10 luni, iar atribuțiile de verificare
nu au fost delegate altui salariat.
Astfel, activităţile de supraveghere care implică revizuiri ale activităţii realizate de
salariaţi, testări prin sondaje sau orice alte modalităţi care confirmă respectarea
procedurilor, nu au fost realizate. instrucţiunile necesare pentru a asigura
minimizarea erorilor şi pierderilor, eliminarea neregulilor şi fraudei, respectarea
legislaţiei şi corecta înţelegere şi aplicare a instrucţiunilor.
3. În Registrul de riscuri nu a fost identificat vreun risc în legătură cu activitatea de
verificare/supervizare a îndeplinirii atribuțiilor de către salariații încadrați pe
funcțiile de execuție la Serviciul CFPP. Conducătorul entităţii publice avea
obligaţia organizării şi implementării unui proces eficient de management al
riscurilor, în principal, prin: identificarea riscurilor; evaluarea riscurilor; stabilirea
strategiei de gestionare a riscurilor; monitorizarea implementării măsurilor de
control şi revizuirea acestora în funcţie de eficacitatea rezultatelor acestora;
raportarea periodică a situaţiei riscurilor. (Standardul 8 – Managementul
riscului)
4. Nu au fost inventariate principalele situaţii generatoare care pot conduce la
discontinuităţi în activitate, motiv pentru care în Planul de continuitate a activității
nu au fost identificate şi evaluate cauzele care pot afecta continuitatea operaţională
ca urmare a neocuparea funcțiilor de conducere și nu au fost stabilite măsuri care
să prevină/trateze aceste situații. (Standardul 11 - Continuitatea activităţii)
5. Procedura operațională P01 este incompletă, deoarece nu asigură o separare a
funcţiilor de iniţiere, realizare, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor, astfel
încât acestea să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest mod se reduce
considerabil riscul de apariţie a erorilor, fraudelor, încălcării legislaţiei, precum şi
riscul de nedetectare a problemelor pe fluxul unui proces sau al unei activităţi.
(Standardul 9 – Proceduri).
Consecinţa Inducerea în eroare a conducătorului entității publice prin aparența de legalitate
data de acordarea vizei de control financiar preventiv, astfel încât acesta a încheiat
angajament legal. Există riscul de efectuare a unor plăți nelegale, precum și
suportarea unor amenzi contravenționale și afectarea bugetului de venituri și
cheltuieli și, pe cale de consecință, a obiectivelor generale ale entității publice.
Nerealizarea scopului controlului financiar preventiv, care constă în identificarea
proiectelor de operaţiuni care nu respectă condiţiile de legalitate şi regularitate
şi/sau, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi de
angajament şi prin a căror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public şi/sau
fondurile publice.
Recomandări (trebuie să fie îndreptate către înlăturarea/combaterea cauzelor, iar în cazul de față
de îndreptare a erorilor constatate)
Elaborat Auditorii interni,
....................

....................

....................
Supervizat Supervizorul/Şeful structurii de audit intern,
Data: 27.01.2022
Luat la cunoştinţă Reprezentantul entităţii/structurii auditate,
Data: 27.01.2022