LINIILE DIRECTOARE PENTRU PREZENTAREA RAPORTELOR

Karen Giseth Contreras Chaparro

SENA
CENTRU DE GESTIUNE ADMINISTRATIVĂ
ADMINISTRAREA TALENTULUI UMAN
BOGOTA D.C.
2008
 CONȚINUT

PREZENTARE

1. LA PREZENTAREA DOCUMENTULUI

2. TITLURI ȘI SUBTITLURI

3. UZUL DE MAI ȘI MINUSCULĂ

4. CÂTEVA REGULI DE PUNCTUAȚIE

5. COMUNICARE EMPRESARIALĂ SCRISĂ

Scrisoarea
Raportul
Acta
Avertismentul

Memorandumul
La circular

6. ASPECTE DE ORTOGRAFIE GENERALĂ

7. NORME ICONTEC PENTRU LUCRĂRI SCRISE

Norma 1075: Diviziuni și subdiviziuni în documente scrise
Norma 1487: Citas și note de subsol
Norma 1160: Referințe bibliografice pentru cărți, pliante și rapoarte
 PREZENTARE

Cu scopul de a unifica criteriile în ceea ce privește prezentarea rapoartelor

oficiale, se sugerează să aveți în vedere liniile directoare care urmează.

Este convenabil să clarificăm că pentru elaborarea acestui ghid s-au consultat

normele conținute în ultima versiune a Ortografiei limbii spaniole,
normativa deICONTEC
Cu toate acestea, este de menționat că definiția formatului pentru
prezentarea rapoartelor poate avea un sigiliu special pe care îl imprimă
instituția generatoare a raportului, având în vedere că pentru unele aspecte
nu există claritate în reglementare.

Acest document de lucru conține, în esență, ghiduri pentru: utilizarea de

majuscule, câteva elemente de punctuație, separarea paragrafelor,
identificarea anexelor, gestionarea abrevierilor și acronimelor, sugestii pentru
unificarea tipului de literă în cazul citatelor textuale, dimensiunea și tipul de literă,
spații între linii, spații între titlu și paragraf, utilizare adecvată a unor
expresii și scrierea cuvintelor străine.

.
 PREZENTAREA DOCUMENTULUI

•Fiecare document trebuie elaborat pe foi de dimensiunea A4.

•Trebuie folosit tipul de literă arial, dimensiunea 12.

Separa ț ia între liniile unui paragraf trebuie să fie de 1.5

Separarea între paragrafe ș i între titlu ș i text se va face prin îndoirea
separația liniilor, adică, cu dublu enter.
Nu trebuie subliniat.
Se recomandă să nu folosi ț i indentare. Este convenabil să clarificăm, în acest punct,

Ortografia limbii spaniole se prezintă cu o sanghină de trei

spații, chiar dacă există separare de paragrafe. Cu toate acestea, pentru
Informele Universității din Medellín sugerează să nu folosești indentarea.

TITLURI Ș I SUBTITLURI

Este comun ca raporturile să recurgă la subtitluri sau titluri

secundari, pentru a identifica părți ale unui subiect specific. Pentru a
tratamentul se recomandă:

•Titlurile ș i subtitlurile vor fi scrise cu litere îngro ș ate.

Titlurile precedate de un număr trebuie scrise cu majuscule fixe și

în negrita. Exemplu: BINEFACERE UNIVERSITARĂ.
 •Subtitrările corespunzătoare diviziunilor, adică precedate de
două numere separate prin punct se vor scrie cu literă mare la început și
în bold. Exemplu: Servicii pentru comunitatea universitară.

• Subtitrările precedate de trei numere sau mai multe, separate prin punct
se vor scrie în italice. Exemplu: Servicii de îngrijire stomatologică.
•Trebuie evitate subdiviziunile care au doar o parte, deoarece este
o eroare de logică elementară. Exemplu: după 3.1. trebuie să vină 3.2. și nu,
4.
Nici titlurile, nici subtitlurile nu au punct final.

UTILIZAREA LETRELOR MARI Ș I A LETRELOR MICI

Oricând se scrie cu majuscule, va trebui să se țină cont de

următoarele considerații:
Utilizarea majusculei nu scute ș te de a pune diacritice atunci când este necesar.

regulile de acentuare. Exemple: Álvaro, Africa, Úrsula.

În cuvintele care încep cu un digraf, cum ar fi cazul dell, ch,
guyqusólo se va scrie cu literă mare la început. Exemple:
Guerrero, Llerena, Quesada.
•Substantivele ș i adjectivele care compun numele institu ț iilor,
entități, organisme și partide politice, printre altele, se scriu cu
cifră mare inițială. Exemple: Consiliul Academic, Universitatea de
Medellín, Institutul de Științe ale Educației, Academia Regală a
Istoria. Observați că articolele și prepozițiile se scriu
con minuscule.
•Prima cuvânt din titlul oricărei lucrări se scrie cu
majuscule. Este de la sine înțeles că dacă titlul conține un nume propriu, acesta
de asemenea, va avea literă mare la început. Exemple: Marcașa de Yolombó,
La casa cu cele două palme, O sută de ani de singurătate.
•În colec ț ii ș i în publica ț ii periodice se scrie cu
Majuscule Substantivele Și Adjectivele Care Formează Titlul. Exemple:
Revista Inginerii Universitatea din Medellín, Biblioteca de Autori
Spanioli.
Numele disciplinelor ș tiinț ifice, ca atare, se scriu
cu literă mare la început. Exemple: Biologie, Fizică, Chimie.
Cuvintele: lege, decret, acord, rezolu ț ie, ordonan ț ă ș i ale lor
similare sunt substanțive comune. În consecință, se scriu cu
minuscule. Exemple: acord 10 decembrie 1990, legea 30 de
1992. Numele unor entități, atunci când sunt considerate
conceptii absolute, de obicei se scriu cu majusculă. Exemple:
Greutatea legii, libertatea este cea mai prețioasă valoare.
•Numele zilelor săptămânii, al anotimpurilor ș i al
lunile se scriu cu litere mici. Numai vor purta literă mare inițială
nombres de los meses cuando se alude a hechos históricos. Ejemplo: 12
de Octombrie, ziua descoperirii Americii.
•În unele cazuri se folose ș te literă mare la început pentru a eviden ț ia anumite

concepturi importante în cadrul documentului.

 CATEVA REGULI DE PUNCTUAȚIE

În procesul de scriere, ortografia și punctuația contribuie la a da

claritate și precizie în texte. În ceea ce privește ortografia, consulta
permanente ale dicționarului, însoțite de practica citirii, vă vor permite
aumenta-ți vocabularul și, în același timp, găsește cuvintele potrivite mesajului
ce vrea să transmită. Din partea sa, punctuația îndeplinește funcția de a da sens
a lăsa propozițiile și pe membrii lor. În continuare, veți găsi câteva orientări
care îi va ajuta să folosească corect semnele de punctuație.

Punctul, virgula, punctul și virgula, două puncte și punctele de suspensie servesc

pentru a marca ritmul discursului. Se scriu fără a lăsa separație în raport cu
cuvânt sau semn care îi precede, și separați, printr-un spațiu, de cuvântul care
îi urmează.

Semnele de întrebare și de exclamare, parantezele și acoladele

modulan la intonație. Aceste semne, în spaniolă, sunt duble, adică se deschid și
se închid. Semnul de deschidere se scrie cu un spațiu de separare de la
cuvântul care o precede și fără spațiu între semn și cuvântul care urmează. El
semnul de închidere se scrie fără spațiu față de cuvântul care îi precede.
Exemplu: Care dintre aceste case este mai mare?
 COMUNICARE EMPRESIALĂ SCRISĂ

În organizații, comunicarea scrisă poate lua diferite forme.

Cele mai comune sunt:

LA CARTA

Este un comunicat personalizat, cu caracter formal. Se utilizează pentru a informa,

a solicita, a mulțumi, a invita, printre altele.

Norma Tehnică Colombiană 3393 stabilește următorii parametri pentru

elaborarea de scrisori comerciale

Marje

•Superior între 3 cm ș i 4 cm
Inferior între 2 cm ș i 3 cm
•Lateral stâng între 3 cm ș i 4 cm
•Lateral drept între 2 cm ș i 3 cm

Părț ile scrisorii

•Data: Se scrie înso ț ită de ora ș ul de origine: zi, lună, an.

Exemplu: Medellín, 10 februarie 2003

• Între ț inere sau date despre destinatar: se lasă între patru ș i ș ase
spații simple după dată. Datele care compun
Întreținerile se scriu la spații simple. Aceste date sunt:
 •Tratament: se scrie cuvântul complet, cu literă mare la început ș i fără
abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor,
etc.

Nume ș i prenume complete ale persoanei către care este adresată scrisoarea,
SCRIS ÎN MAIUSCULE FIXE.

•Func ț ie: Manager, Rector, Ș efă, Procuror, Intendent, etc. Func ț ia se scrie
cu literă mare la început și, dacă este foarte lung, se poate împărți, evitând...

partiție silabică.

•Numele companiei: se scrie pe rândul următor, începând cu

majuscule. Dacă numele companiei este un acronim, se scrie cu
majuscule fixe.

•Adresă: loca ț ia destinatarului. Poate fi scrisă în aceea ș i scrisoare,

dar este indispensabil să me duc în plic.

•Numele ora ș ului de destina ț ie: se scrie cu literă mare, e

imediat după adresă sau după cutia poștală, dacă există.

Scrisorile trebuie să fie întotdeauna adresate unei persoane, dar când numele ei
desconoce, trebuie scris tratamentul cu litere mici și numele companiei
în LITERE MARI FIXE.

•Subiect: cunoscut ș i sub numele de „referin ț ă”, este o linie op ț ională care sintetizează
tema de la scrisoare. Atunci când scrisoarea este adresată unei Comisii, este convenabil să

se scrie subiectul pentru a facilita răspunsul dorit.

•Salut: este fraza de polite ț e, care se scrie după
antet și înainte de corpul scrisorii. Exemple: Stimate domn
Gómez; Stimați domni; Stimate domn Rector. După salut
se scriu două puncte. Se sugerează că atunci când destinatarul este o
femeie, se va referi la ea prin numele său și când este un bărbat, prin numele de familie,

Apreciată economistă Angela; Apreciat economist Pérez.

•Textul: este mesajul care se transmite destinatarului. Este con ț inut, în

media, în trei paragrafe: primul introduce tema; al doilea o
dezvoltă, iar al treilea prezintă informații complementare. Paragrafele
trebuie să fie scurte, clare și simple. Numele nu trebuie împărțite.
proprii, cifrele, datele, cantitățile sau cuvintele scrise cu
majuscule fixe. Este incorect să separi o silabă și să nu pui cratima sau
marcar dublu liniat sau a pune o linie de subliniat sub literă. Paragrafele
se scrie cu un singur spațiu și cu două spații între paragrafe.

•Despăr ț ire: la fel ca salutul, este o expresie de polite ț e. Se poate

alege o expresie de una sau două cuvinte, urmată de o virgulă sau o
propoziție încheiată cu punct. Exemple: Cu respect, Cu considerație,
Respeccios
atenție, etc.

•Firma: Este compusă din trei elemente:

NUME ȘI PRENUME ÎN SCRIS MARE FIX.

Rubrica: este ansamblul trăsăturilor unei figuri determinate care, ca
partea de la firmă, pune fiecare după numele sau titlul său. La
rúbrica se scrie deasupra numelui expeditorului care a fost scris în
majuscule fixe. Nu se folosește linia pentru a pune semnătura.
încărcaț i un document de identificare: se scrie sub nume ș i
con majuscula initiala. Cand scrisoarea este semnata de o persoana
 în mod particular, va, în locul funcției, documentul de identificare
personal.

Când semnează două sau mai multe persoane, numele sunt ordonate pe categorii. Nu

obstante, autorul comunicării trebuie să semneze sub despărțire,

deși funcția sa este inferioară celei a celui care semnează în dreapta.

•Identificarea transcriptorului: la două rânduri distan ț ă de semnatar sau de ultimul

renglón scris se notează numele cu literă mare la început, și inițiala lui
numele de familie al persoanei care a transcris scrisoarea. Se recomandă utilizarea literei

mai mică și în cazul unui nume compus este convenabil să scrii unul
de doi. Exemplu: Maria R.

RAPORTUL

Este răspunsul la o solicitare a unui executiv de nivel ierarhic superior.

Ca atare, raportul reflectă situația unui proiect de cercetare sau
de un proces quelconque în care este implicată compania. Directivele
de la o companie nu iau o decizie de importanță dacă înainte nu au fost
informați tehnic despre ipotezele probabile, alternativele disponibile și
recomandările echipei tehnice aflată la conducerea proiectului.

Următoarele sunt câteva recomandări pentru elaborarea unui raport

tehnician

Procesul de pre-scriere

Analiza atentă a subiectului sau problemei

Obținerea datelor necesare
Ordinează datele și referințele bibliografice care ilustrează sau întăresc
idei
Schita raportului

Structura raportului

Sunt părțile care compun raportul propriu-zis. Spre deosebire de

raport de cercetare pentru un context academic, raportul tehnic se
se caracterizează prin concizia textului. Nu vrea să spună că îi lipsește de
elementele de bază ale cercetării științifice, ci că scopul său este de a da seama
de rezultatele și nu de procesul detaliat care a condus la ele. Elementele
structuralele acestui raport sunt:

•Pagina de titlu: con ț ine titlul raportului. Numele autorului sau autorilor,
oraș și dată.
•Indice: este la fel ca cel folosit într-o carte.

•Rezumat: constituie sinteza lucrării sau proiectului.

•Introducere: include antecedente ale problemei, obiectivele,
justificare și contextul general, adică cum și unde s-a realizat
investigație sau s-a dezvoltat proiectul.
•Metodă: este o explica ț ie a tehnicilor care au fost folosite pentru a
realizarea muncii.
•Rezultate: rezumă datele colectate ș i tratamentul pe care le-au primit
dio.
•Analiză: expunerea faptelor, circumstan ț elor ș i detaliilor care
constitue adevărata rațiune de a fi a muncii.
•Concluzii, recomandări ș i implica ț ii: în această parte se
se derivă concluzii, se fac recomandări, fie pentru luarea
 de decizii operative sau pentru noi cercetări, și se analizează
implicațiile cercetării.
•Bibliografie: suport teoretic în căr ț i, documente, reviste
specializate sau alte tipuri de publicații.
•Aplica ț ii: tabele sau grafice care extind informa ț iile, glosar de
termene și alte elemente care clarifică sau întăresc conținutul
informe.

Raportele trebuie redactate într-o formă impersonală, adică la persoana a treia.

persoană. Pronumele eu și noi nu au loc în redactarea unui
informe.

ACTUL

Este raportul scris al celor întâmplate, tratate sau convenite într-o ședință. Acel
elementele sunt:

•Denumire socială: în marginea superioară a primei pagini se află denumirea

social.
•Titlul întâlnirii sau comitetului. Exemplu: CONSILIUL ACADIMIC.

•Denominarea documentului ș i numărul corespunzător: După

titlu, la trei interlinii și centrat, se află cuvântul ACTA cu litere mari
fisa, urmată de numărul consecutiv care îi corespunde. Numărul consecutiv
trebuie să fie anual, adică, ACTA 1 corespunde primei întâlniri de
în fiecare an. Se suprima semnul de număr.
•Data: ora ș ul ș i data completă în care s-a efectuat întâlnirea.
•Ora: se notează ora de început ș i cea de finalizare a întâlnirii.
Locul unde s-a desfă ș urat întâlnirea.
 •Asisten ț i: Nume ș i func ț ie, în ordine ierarhică, a func ț ionarilor care
au participat. Funcția pe care a avut-o fiecare în întâlnire se separă de
nume cu virgulă (,) și se respectă ordinea ierarhică stabilită pentru
întâlnire. În cazul unei ierarhii egale, în ordine alfabetică după nume de familie.

În întâlniri sau comitete, formate din persoane de aceeași ierarhie și

aparținând diferitelor companii, se va urma o ordine alfabetică după
entități.

•Invita ț i: Dacă au fost, trebuie să fie men ț ionaț i cu indica ț ia numelui ș i

cargo.
•Ordinea de zi: adună agenda care s-a desfă ș urat efectiv.
•Absen ț i: se notează persoanele care nu au participat la întâlnire. Se indică
și dacă absența este justificată sau nu.

•Ordinea de zi: se enumeră temele motiv pentru reuniune,

identificându-i cu numere arabe.

Datele anterioare, evidențiate cu bold, sunt scrise toate în procesul-verbal, cu

literă mare fixă, urmată de două puncte. Din motive de estetică, se recomandă să formeze

coloane corect aliniate.

•DEZVOLTARE: Se scrie cu litere mari, lipit de marginea stângă.

Dezvoltarea notează problemele care au fost discutate, conform ordinii de zi, cu
concluziile lor respective.

Primul subiect este, în general, verificarea cvorumului

În tema „lectură, discuție și aprobat a procesului-verbal anterior”, se indică dacă

a fost aprobată și se înregistrează modificările care sunt prezentate.
 •Convocarea: dacă se programează o nouă întâlnire, se scrie cuvântul
CONVOCATORIA.
se notează data, ora și locul următoarei întâlniri.

•Firmă, nume ș i func ț ie: numele complet al semnatarilor responsabili

se scrie cu majuscule fixe. Funcția se notează dedesubt cu majuscule
inicial și fără centru. Semnatarii actului sunt, în general, președintele
și secretarul. Președintele semnează în stânga iar secretarul în dreapta
dreapta.

AVIS

Este un mesaj scurt care invită destinatarii la participare, acțiune sau

reflecție. Elementele sale principale sunt:

•Titlul: Este cuvântul sau cuvintele care sintetizează scopul

aviz. Dimensiunea literelor dvs. trebuie să fie, cel puțin, de trei ori mai mare decât

el de acelea care sunt folosite în text.

•Corp de text: Transmite ideea sau ideile importante. Limbajul trebuie să
ser simplu, cu propoziții scurte, separate prin puncte. Numai trebuie
a folosi semnele de punctuație indispensabile.
•Data emiterii: Este important să se stabilească data de la care
intră în vigoare mesajul comunicat.
•Biroul care anun ț ă: Este necesar să se definească emitentul mesajului. Când
receptorul trebuie să ia legătura cu emițătorul, este indispensabil
indicați adresa pentru corespondență.
 MEMORANDUM

Este un comunicat personalizat de natură internă, întocmit în scopul de

a informa, a solicita o acțiune determinată sau a atrage atenția asupra cuiva
situație, în special. Memorandumul este compus din următoarele elemente:
Pentru: Numele și adresa destinatarului
De: Dependenta sau functie a expeditorului
Subiect: Tema central a comunicatului
Data: Ziua, luna și anul comunicatului
Firma Numele expeditorului mesajului

CIRCULAR

Este o scrisoare redactată într-o formă personală care se tipărește fără datele de identificare.

destinatar, data, nici salutul pentru a fi completate în fiecare copie ulterior.

Pentru elaborarea de o circular trebuie să se țină cont de unele
recomandări

•Utiliza ț i hârtie cu antetul companiei

•Scrie paragrafe scurte
Închei cu salut.
•Plasa ț i data în col ț ul din stânga jos
•Semna ț i sub dată

Elemente ale unei circulare

•Identificare: Este expresia CIRCULAR NR, scrisă centrat.
•Destinatari: Deoarece se trimite la mai multe persoane, nu se trece numele
propriu de niciun destinatar; în locul acesta se indică personalul căruia îi este destinat

dirijată la informație.
•Data: Se plasează sub text. Dacă ora ș ul nu este indicat în
membrete sau în identificarea care se face în matrice, trebuie scris
împreună cu data. Dacă se distribuie pe o perioadă mai mult sau mai puțin prelungită

se poate omite ziua în rândul datei.

•Nume: Cu litere mari fixe se scrie numele celui care trimite
circular, y con mayúscula inicial, debajo del nombre, el cargo care ocupă.
Pentru a evita ca textul circularei să își piardă importanța, fiindcă este de
în general, este recomandat să semnezi fiecare exemplar.