Lectia 5 - Procedurile si formularele utilizate in activitatea de HR

5.1. Cum scriem o procedura de HR si ce contine concret aceasta

5.2. Model de procedura de angajare cu aplicare imediata in practica
5.3. Model de procedura de sanctionare disciplinara incluzand procesul verbal si raportul de
cercetare disciplinara
5.4. Model de procedura de incetare a contractului individual de munca
5.5. Care sunt formularele si actele utilizate in activitatea de HR - lista completa
5.6. Documentele legale necesare pentru salarizare - condica prezenta, formular ore plus sau
minus, programator concedii, fisa colectiva de prezenta

5.1 Cum scriem o procedura de HR si ce contine concret aceasta

Recomandam ca in cadrul companiilor sa stabilim proceduri de lucru. Importanta acestora se regaseste
in faptul ca sunt stabilite metode unitare de indeplinire a activitatilor; mai mult, sunt un instrument util
in instruirea angajatilor si in acelasi timp de control al modului de indeplinire a sarcinilor de catre
subordonati. Unele prevederi legislative referitoare la activitatea economica reglementeaza astfel de
proceduri, pe domenii de activitate, cu obligativitatea aplicarii acestora in fiecare companie.

Structura posibila a unei proceduri poate fi urmatoarea:

1. Denumirea: exprima activitatea reglementata (de ex.: angajarea, sanctionarea, evaluarea etc.);
2. Scopul: se refera la ideea principala despre aceasta procedura la premisele care au determinat
reglementarea procedurii;
3. Responsabil: se refera la persoana sau persoanele responsabile de aplicarea procedurii ;
4. Supervizare: mentioneaza seful direct raspunzator de verificarea aplicarii procedurii;
5. Etape: detaliaza activitatile pe care trebuie sa le indeplineasca responsabilul, pas cu pas;
6. Documente: sunt mentionate documentele pe care trebuie sa le utilizam.

Activitatile departamentului de resurse umane pentru care se pot intocmi proceduri sunt: recrutarea,
angajarea, modificarea CIM, sanctionarea, evaluarea performantelor, reglementarea absentelor
(concediu de odihna, concediu fara plata, concedii speciale, concediu medical, invoiri), incetarea CIM,
cercetarea disciplinara, acordarea de prime.

Prevederile Codului muncii reglementeaza in mod clar obligatiile pe care trebuie sa le indeplineasca un
angajator in relatia cu un salariat pe parcursul derularii relatiei de munca.

5.2 Model de procedura de angajare cu aplicare imediata in practica

1. Scopul: reglementeaza activitatile de indeplinit dupa luarea deciziei de angajare a candidatului;
2. Responsabil: referent resurse umane;
3. Supervizor: sef serviciu;
4. Etape:
a) etape premergatoare
- Angajatorul depune "Situatia locurilor de munca vacante" cu minim 1 zi inaintea angajarii (la ghiseul
Somaj, ITM);

- Se completeaza formularele necesare obtinerii avizului medicului de medicina muncii cu privire la

aptitudinea salariatului de a indeplini sarcinile postului vizat si se sustin teste psihologice in functie de
natura viitoarei munci prestate; in absenta fisei de aptitudini, contractul este considerat nul;

- Anterior semnarii contractului, angajatorul are obligatia de a informa persoana selectata in vederea
angajarii ori, dupa caz, salariatul, cu privire la clauzele esentiale pe care intentioneaza sa le inscrie in
contract sau sa le modifice (informarea se realizeaza printr-o minuta de informare);

- Salariatul este informat cu privire la cel putin urmatoarele elemente: identitatea partilor, locul de
munca sau, in lipsa unui loc de munca fix, posibilitatea ca salariatul sa munceasca in diverse locuri;
sediul sau, dupa caz, domiciliul angajatorului; functia/ocupatia conform specificatiei.

Clasificarii ocupatiilor din Romania sau altor acte normative, precum si fisa postului, cu specificarea
atributiilor postului, criteriile de evaluare a activitatii profesionale a salariatului aplicabile la nivelul
angajatorului, riscurile specifice postului, data de la care contractul urmeaza sa isi produca efectele, in
cazul unui contract de munca pe durata determinata sau al unui contract de munca temporara, durata
acestora, durata concediului de odihna la care salariatul are dreptul, conditiile de acordare a preavizului
de catre partile contractante si durata acestuia, salariul de baza, alte elemente constitutive ale
veniturilor salariale, precum si periodicitatea platii salariului la care salariatul are dreptul, durata
normala a muncii, exprimata in ore/zi si ore/saptamana, indicarea contractului colectiv de munca ce
reglementeaza conditiile de munca ale salariatului, durata perioadei de proba. Aceste elemente trebuie
sa se regaseasca si in contractul individual de munca;

- Se intocmeste dosarul de personal cu toate actele de identitate si studii, declaratii, dosarul candidaturii
(CV, oferta de angajare);

- Se completeaza contractul individual de munca in trei exemplare si fisa postului in doua exemplare;

- Se inregistreaza angajatul in Registrul Electronic de Evidenta a Salariatilor si se transmite actualizarea

acestuia catre Inspectoratul Teritorial de Munca.

RETINETI!
Etapele de mai sus au loc inainte de data inceperii respectiv a activitatii, astfel incat, la
momentul inceperii raportului de munca, trebuie sa aveti avizul medicului de medicina
muncii privind aptitudinea salariatului de a indeplini sarcinile pentru care a fost angajat,
dosarul de angajare sa fie complet.

Registrul electronic se transmite la inspectoratul de munca in a carui raza teritoriala isi are
sediul sau domiciliul angajatorul cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii
de catre salariat, respectiv la data incetarii contractului individual de munca al acestuia.

b) Angajarea propriu-zisa:
- Se inmaneaza CIM si fisa postului,
- Se prezinta salariatului Contractul Colectiv de munca si/sau Regulamentul intern, pentru care va
semna de luare la cunostinta;
- Se prezinta salariatul responsabilului cu protectia muncii si prevenirea si stingerea incendiilor pentru
efectuarea instructajului la angajare;
- Se prezinta salariatul sefului sau direct pentru explicarea in detaliu a fisei postului si integrarea in
colectiv;
- CIM, in trei exemplare.

Documente: solicitare pentru examenul medical de angajare, dosar medical, fisa de aptitudini, fisa de
expunere la riscuri profesionale, dispozitie de repartizare in munca, CV, oferta salariala, cerere de
angajare, contract individual de munca, fisa postului, contract colectiv de munca, regulament intern,
declaratia pentru alegerea functiei de baza (in conditiile in care lucreaza cu fractiune de norma sau daca
obtine si alte venituri salariale), declaratie pentru alegerea casei judetene de sanatate pentru virarea
contributiei retinute pentru fondul de sanatate).

5.3 Model de procedura de sanctionarea disciplinara incluzand procesul verbal si raportul de

cercetare disciplinara
1. Scopul: reglementeaza activitatile de indeplinit in vederea aplicarii de sanctiuni pentru abaterile
disciplinare
2. Responsabil: referent resurse umane
3. Supervizor: sef serviciu
4. Etape:
Pentru aplicarea de sanctiuni disciplinare este intreprinsa obligatoriu cercetarea disciplinara, in care vom
tine cont de urmatoarele aspecte:
a) imprejurarile in care a fost savarsita fapta;
b) gradul de vinovatie a salariatului;
c) care sunt consecintele abaterii disciplinare;
d) comportarea generala in serviciu a salariatului;
e) eventualele sanctiuni disciplinare suferite anterior de catre acesta.
- Se intocmeste referatul de catre seful direct al salariatului care a savarsit sanctiunea;

- In baza referatului, responsabilul stabilit de conducerea societatii intocmeste in scris convocarea

salariatului, unde se vor mentiona: obiectul cercetarii (fapta comisa si reglementarile interne
incalcate), data, ora si locul intrevederii;

- Se intocmeste decizia de numire a comisiei de cercetare disciplinara, cu numar impar de

persoane (un presedinte si ceilalti membri), in principiu seful direct, directorul executiv, o alta persoana
neutra din punct de vedere al relatiilor ierarhice, reprezentantul salariatilor sau unul din membrii
conducerii sindicale din unitate;

- desfasurarea propriu-zisa a cercetarii disciplinare la data, ora si locul intrevederii, asa cum au
fost mentionate in convocare, unde se vor intalni membrii comisiei si salariatul, alte persoane care il
reprezinta (daca este cazul);

- Se intocmeste procesul verbal de cercetare disciplinara unde se consemneaza:

- aspectele legate de obiectul cercetarii,
- data, ora si locul intrevederii,
- membrii comisiei, prezenta altor persoane care sa il reprezinte pe salariat;
 - explicatiile salariatului.

- In caz de nereprezentare in procesul-verbal de cercetare disciplinara se va consemna nereprezentarea

salariatului, semnat de comisia de cercetare disciplinara, din partea angajatorului, si reprezentantul
salariatilor, din partea angajatului sau membrul conducerii sindicale din unitate;

- In caz de nereprezentare a salariatului fara un motiv obiectiv, sanctionarea disciplinara poate fi

dispusa fara efectuarea cercetarii disciplinare;

- Pentru justificarea faptelor sale, salariatului i se pot adresa, de catre comisia de cercetare, cateva
intrebari cheie pentru clarificarea faptelor; i se va da ocazia salariatului sa-si formuleze si sa-si sustina
toate apararile in favoarea sa si sa ofere toate probele si motivatiile pe care le considera necesare. Toate
justificarile salariatului vor fi mentionate in scris de catre acesta in Nota explicativa.

Procesul verbal de cercetare disciplinara trebuie semnat de catre membrii comisiei si de catre salariat.

Se intocmeste raportul de cercetare disciplinara in care se mentioneaza:

- aspectele legate de obiectul cercetarii - fapta comisa si reglementarile interne ce au fost incalcate,
- data, ora si locul intrevederii,
- membrii comisiei, prezenta altor persoane care sa il reprezinte pe salariat,
- explicatiile salariatului,
- motivele pentru care au fost inlaturate explicatiile angajatului,
- sanctiunea disciplinara propusa,
- prevederile legale in baza carora s-a desfasurat cercetarea disciplinara si se aplica sanctiunea
disciplinara.

Toate documentele care privesc cercetarea disciplinara se inmaneaza conducerii generale care va analiza
fapta comisa, explicatiile angajatului, motivele care au dus la inlaturarea acestora de catre membrii
comisiei, sanctiunea propusa. Conducerea generala va lua decizia finala de aplicare a sanctiunii.
- In cazul constatarii vinovatiei salariatului, se va emite decizia de sanctionare;

- Sanctiunea va fi aplicata in functie de gravitatea faptei, respectandu-se prevederile Codului muncii cu

privire la sanctiuni disciplinare;

- Decizia de sanctionare se emite in forma scrisa, in termen de 30 de zile calendaristice de la data luarii
la cunostinta despre savarsirea abaterii disciplinare, dar nu mai tarziu de 6 luni de la data savarsirii
faptei.

- In mod obligatoriu decizia trebuie sa cuprinda:

a) descrierea faptei care constituie abatere disciplinara;

b) precizarea prevederilor din statutul de personal, regulamentul intern sau contractul colectiv de
munca aplicabil care au fost incalcate de salariat;

c) motivele pentru care au fost inlaturate apararile formulate de salariat in timpul cercetarii disciplinare
prealabile sau motivele pentru care nu a fost efectuata cercetarea;

d) temeiul de drept in baza caruia sanctiunea disciplinara se aplica - acesta este articolul din Codul
muncii care prevede sanctiunea aplicata;
e) termenul in care sanctiunea poate fi contestata - termenul este de 30 de zile calendaristice de la data
comunicarii salariatului;

f) instanta competenta la care sanctiunea poate fi contestata - Tribunalul in jurisdictia caruia se afla
angajatorul.

- Se comunica salariatului decizia in cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii, urmand a-si
produce efectele de la data comunicarii;

- Salariatul va primi un exemplar al deciziei si va semna de primire pe exemplarul ramas la angajator,

pe care va mentiona si data primirii;

- Daca salariatul refuza primirea, decizia va fi comunicata prin serviciul de posta, cu confirmare de
primire, la domiciliul sau resedinta comunicata de acesta.

- Decizia de sanctionare poate fi contestata de catre salariat la instantele judecatoresti competente in

termenul prevazut in Codul Muncii, sectiunea Raspunderea disciplinara [Link] si
care este calculat de la data comunicarii.

- Este interzisa aplicarea a mai multe sanctiuni pentru savarsirea unei singure fapte.

RETINETI!
Pentru asigurarea legalitatii sanctionarii disciplinare a salariatului, cereti asistenta si tineti
cont de sfaturile unui consilier juridic. Astfel, veti evita erorile de procedura sau abuzurile
ce pot decurge din aplicarea unor sanctiuni prea drastice pentru fapte minore.

5. Documente:
- Sesizare / Referat
- Convocare
- Proces-verbal de cercetare disciplinara
- Raport privind cercetarea disciplinara
- Decizie de sanctionare disciplinara
- Comunicare privind decizia de sanctionare disciplinara (in cazul in care decizia se comunica prin posta)