MANAGEMENTUL PROIECTELOR ÎN SECTORUL PUBLIC

1. Definiție proiect/program.
- Alocarea resurselor în vederea atingerii unor obiective specifice urmărind o
abordare planificată şi organizată” (Lientz&Rea, 1998)
- Un complex de activităţi specifice noi, programate în conformitate cu un plan de
activităţi în scopul realizării unuia sau mai multor obiective, într-un interval de timp definit, cu
ajutorul unor resurse umane, tehnice şi financiare identificate ca atare la momentul elaborării
propunerii de proiect.

Program = un set de activităţi sau proiecte care constituie o abordare integrată pentru
îndeplinirea scopului/obiectivelor organizaţiei (bine definite, sistematice)
Proiect = o acţiune singulară sau un set de activităţi specifice pentru atingerea unui
scop/obiectiv; parte a unui program
Orice propunere de proiect care poate fi definită în termeni de:
• Obiective
• Resurse
• Activităţi
• Rezultate
Sursele de finanțare se regăsesc în programele europene, naționale, internaționale.
2. Tipologia proiectelor.

În funcţie de diverse criterii tipologia proiectelor poate fi diferită. Roland Gareis

realizează următoarea clasificare a proiectelor:

În funcţie de ţelurile proiectelor:

- proiecte de antreprenoriat;
- proiecte de marketing;
- proiecte de dezvoltare organizaţională;

În funcţie de gradul de implementare:

- proiecte de concepţie;
- proiecte de realizare;

În funcţie de gradul de repetitivitate:

- proiecte unice;
- proiecte repetitive;
 În funcţie de tipul titularului proiectului:

- proiecte interne;
- proiecte externe;

În funcţie de complexitate:

- proiecte cu grad redus de complexitate;

- proiecte cu grad înalt de complexitate;

În funcţie de raportarea la procesele din organizaţie:

- proiecte pentru realizarea unor procese primare;

- proiecte pentru realizarea unor procese secundare, terţiare, etc.

3. Caracteristicile proiectelor.
- scop definit
- caracter realist
- localizare bine delimitată în spaţiu şi timp
- caracter complex
- caracter colectiv
- caracter unic
- caracter cuantificabil
- caracter multistadial
- unicitate
- incertitudine/risc
- temporalitate
- grad de noutate/inovare
 proiectul are un început şi un final clar definit;
 proiectele folosesc resurse (umane, financiare, materiale, informaţionale şi de
timp) care au fost alocate în mod special în vederea realizării activităţilor pe proiect;
 fiecare proiect produce un rezultat unic;
 proiectele urmăresc un plan, au o abordare organizată;
 un proiect implică în mod normal o echipă care să-l ducă la final;
 proiectele au întotdeauna un set unic de factori interesaţi (stakeholders).

4. Ciclul de viață al proiectului.

Inițiere – planificare – execuție și control – finalizare

Ciclul de viaţă al unui proiect serveşte la definirea începutului şi sfârsitului unui

proiect, la determinarea apartenenţei diverselor acţiuni la o fază sau alta a proiectului.
Faza de iniţiere are rolul de a determina dacă:
- proiectul este fezabil;
- există resursele necesare;
- există interesul (cererea) pentru rezultatele acestui proiect.

Faza de planificare este cea în care proiectul este scris, în care se hotărăşte cine ce face, cu ce
resurse, care vor fi activităţile şi sarcinile din cadrul proiectului, cum se va implementa, cum se
vor gestiona riscurile.
Execuţia sau implementarea corespunde “realizării” efective a proiectului, atingerii
obiectivelor propuse şi obţinerii rezultatelor dorite (în măsura în care acest lucru este posibil).
Finalizarea unei faze a proiectului este, în general marcată de o analiză atât a
rezultatelor-cheie, cât şi a performanţei proiectului, cu scopul de:
- a determina dacă proiectul poate sa treacă la faza următoare
- a detecta şi corecta erorile identificate (implicând costuri cât mai reduse)
Metode:

Arborele problemelor – este un instrument util în activitatea de identificare şi

documentare a problemei, dar şi pentru cea de definire a scopului, obiectivelor, rezultatelor
asteptate

Este un instrument care permite:

- analiza unei situaţii existente;

- identificarea problemelor cheie în contextul acestora;
- vizualizarea problemelor în forma unei diagrame/ arbore (relaţie cauză-efect ).

Arborele obiectivelor – Prin această activitate, în baza arborelui problemelor se identifică

cele mai potrivite soluţii pentru problema identificată. După determinarea problemelor urmează
identificarea soluţiilor. Pentru aceasta se utilizează un arbore decizional cu o structură identică cu
cea a arborelui obiectivelor numit arborele soluţiilor

5. Ce este propunerea de proiect.

Propunerea de proiect/grant = proiect cu complexitate redusă ce conține un set de

documente.

6. Documente posibile pentru scrierea propunerii de proiect.

a. Documente referitoare la informații despre fiecare partener din consorțiu (= totalitatea
organizațiilor partenere care aplică și scriu o propunere de proiect finanțată din un dintre
sursele de finanțare e, n, i);
b. Documente ce implică resursa umană (CV, lista de lucrări, certificate etc.)
c. Declarații (de nefinațare, de eligibilitate, de parteneriat, de ajutor de stat, etc.)
d. Cererea de finanțare (documentul tehnico-științific al proiectului)
Descrierea extinsă a tuturor activităților, rezultatelor, indicatorilor de rezultat (cine
realizează activitățile, gradul de noutate, gradul de inovare, beneficiarii, perioada de
desfășurare, planul de realizare a proiectului, diagrama gantt, managementul proiectului –
comunicare, riscuri, calitate)
e. Documente economico-financiare
f. Docuemnte care se referă la achiziții pe proiect sau dezvoltarea infrastructurii

7. Enumerați 5 criterii de eligibilitate ale propunerii de proiect.

- Cine poate participa
- Durata de execuție
- Când, unde și cum trebuie trimisă propunerea de proiect
- Numărul organizațiilor participante
- Activitățile eligibile
- Membrii consorțiului

8. Enumerați 5 criterii de evaluare tehnico-științifice ale propunerii de proiect.

- Relevanța consorțiului
- Calitatea științifică
- Diseminare și impact

- Gradul de noutate și complexitate al soluțiilor

- Gradul de corelare a activitatilor cu scopul propus

- Masura in care rezultatele sustin scopul proiectului si sunt cuantificabile
- Existenta unor masuri pentru protejarea proprietatii intelectuale
- Claritatea definirii tematicii proiectului
- Evidentierea posibilitatilor de transfer a rezultatelor la potentialii beneficiari
- Cit de clar si coerent este prezentata schema de realizare a proiectului, cu defalcarea pe
activităţi?

Criterii de evlauare (general)

- Relevanța proiectului
 - Descrierea proiectului din punct de vedere stiintific si tehnic, incluzind gradul de noutate
si posibilitatea aplicarii rezultatelor cercetarilor
- Managementul proiectului. Alcatuirea consortiului
- Resursele materiale, financiare si umane
- Impactul generat de proiect
- Conformitatea cu programul
9. Ariile tematice ale managementului de proiect.

Managementul comunicării și RU – Procesul de Management al comunicării în proiecte

asigură legăturile critice, necesare unei comunicări eficiente, dintre persoane şi informaţii.
Managerii de proiecte petrec o cantitate mare de timp comunicând cu părţile interesate în cadrul
proiectelor, echipa de proiect, clienţii, finanţatorii etc. Toţi cei implicaţi în proiect trebuie să
înţeleagă cum comunicarea afectează proiectul ca un întreg.

Buna comunicare şi transferul de informaţie este foarte important pentru toate activităţile
din cadrul managementului de proiect.

Comunicarea ar trebui să fie:

o limpede
o concisă
o completă
o exhausivă
o înţeleasă de cel care o primeşte

Procesele manageriale ale comunicării în proiecte includ următoarele:

1. Planificarea comunicării – determinarea informaţiei şi a cerinţelor de comunicare a

partenerilor/ a acţionarilor proiectului.

2. Distribuţia informaţiei – trebuie făcută disponibilă la timp pentru partenerii proiectului.

3. Rapoartele de performanţă – strângerea şi distribuţia informaţiilor cu privire la

performanţe (aici sunt incluse rapoartele de stare, evaluări ale progreselor şi prognoze).

4. Conducerea partenerilor proiectului – procese ale managementului comunicării, care

satisfac cerinţele şi rezolvă probleme cu partenerii proiectului şi cu părţile interesate în cadrul
proiectului.

Managementul timpului – Timpul poate fi considerat o a cincea resursă şi gestionată ca

atare
 Managementul calității – Managementul calităţii reprezintă ansamblul activităţilor
funcţiei generale de management al unei organizaţii, care determină, în domeniul calităţii,
obiectivele şi responsabilităţile pe care le implementează în cadrul sistemului calităţii, prin
mijloace precum planificarea, controlul, asigurarea şi îmbunătăţirea calităţii.

Sistemul calităţii reprezintă structura organizatorică, responsabilităţile, procedurile,

procesele şi resursele necesare pentru implementarea managementului calităţii, ţinând cont de
tipul specific de afaceri al organizaţiei şi de conformitatea acestor elemente cu normele
internaţionale.

Calitatea reprezintă ansamblul de proprietăţi şi de caracteristici ale unui produs sau

serviciu, care îi conferă acestuia aptitudinea de a satisface cerinţele exprimate sau implicite ale
utilizatorului.

Managementul riscului – Managementul riscului se defineşte drept gestionarea

evenimentelor incerte, în scopul succesului. Managementul riscului în proiecte se defineşte drept
totalitatea metodelor şi a mijloacelor prin care se gestionează riscurile în cadrul unui proiect, în
scopul îndeplinirii obiectivelor proiectului, având incertitudinea ca bază majoră a factorilor de
risc. Cîştigă cel care îşi asumă riscuri calculate.

Managementul calităţii totale – este modul de management al unei organizaţii,

concentrat asupra calităţii, bazat pe participarea tuturor membrilor acesteia şi care vizează un
succes pe termen lung, prin satisfacerea clientului, precum şi avantaje pentru toţi membrii
organizaţiei şi pentru societate. Managementul calităţii totale (TQM) este una dintre cele mai
cunoscute modalităţi de gestionare la nivel global a calităţii, reglementată conform standardelor
internaţionale, prin normative recunoscute şi aplicate în mod unitar de către organizaţii.

10. Monitorizarea, evaluarea și auditul proiectului. (sinteză)

Monitorizare Evaluare Audit

- un proces - un proces - se poate
continuu realizat de sistemic/secvențial realiza pe două paliere:
autoritatea de management - proces verificare financiară
- se desfăşoară explicativ/argumentativ verfificare științifică
pe toată durata şi numai pe - reprezintă un - aplică
durata implementării proces prin care se măsoară sancțiuni pentru ilegațități ale
proiectului performanţa unui program şi proiectului
- intervine în se identifică soluţii la - verifică
faza de implementare a problemele existente utilizarea optimă și legală a
ciclului de proiect - reprezintă resurselor
- este un proces măsurarea gradului de
descriptiv (baze teoretice) îndeplinire a obiectivelor
- include propuse inițial, determinarea
evaluarea impactului și a rezultatelor
 - trebuie
realizată inclusiv pe parcursul
procesului, însă inclusă în
faza de închidere a proiectului
- imparțială și
credibilă
Pe ce se bazează aprecierile evaluatorilor? Răspunsul este simplu: pe criteriile de
evaluare. Abordarea UE are la baza 5 criterii:

- Relevanţă
- Eficacitate
- Eficienţă
- Impact
- Sustenabilitate

11. Managementul de proiect VS managementul de program. (sinteză)

Proiect = un ansamblu de activităţi organizate, desfăşurate în vederea atingerii unor obiective

predefinite, care necesită resurse şi efort şi care reprezintă o intreprindere unică şi, prin
urmare, riscantă, pe baza unui buget şi a
unui program.
Avantajele Managementului de proiect:

- posibilitatea rezolvării unor probleme complexe, în intervale de timp mult mai reduse
comparativ cu managementul clasic şi cu rezultate economice superioare;
- concentrarea activităţilor, proceselor, responsabilităţilor şi rezultatelor prin utilizarea unei
echipe de proiect;
- facilitarea contactelor de specialitate (tehnice, ştiinţifice, manageriale) între
componenţii echipei de proiect şi între aceştia şi ceilalţi specialişti din instituţia
respectivă sau din afara ei;
- promovarea schimbării, prin însăşi natura lor proiectele sunt lansate pentru a schimba
status-quo-ul, pentru a produce ceva nou.
Trebuie precizată legătura între conceptele program şi de proiect. Relaţia este cea dintre
întreg şi parte, programul fiind întregul, iar proiectul partea.

Programul poate fi definit ca un grup de proiecte gestionate după o anumită regulă,

astfel încât să se obţină avantaje mai mari decât dacă s-ar realiza prin tratarea lor separată.
Proiectele sunt subcomponente ale programelor, deci şi managementul proiectelor se
situează sub directa subordonare a managementului programelor.

Programul poate reprezenta o strategie regională, naţională sau internaţională şi se

transpune în realitate prin proiecte.
 Asigurarea unui management performant pentru Programe impune o abordare bazată pe
câteva din trăsăturile managementului ştiinţific, cum ar fi:

- analiza sistematica a sarcinilor;

- planificarea activitatii pe grupe de oameni;
- instruirea si dezvoltarea personalului;
- motivarea sociala si psihologica fara a neglija aspectele economice;

Caracteristici Program Proiect

Componente de politică
Anvergură Iniţiative locale
naţională sau regională
Durată nedefinită sau de Luni (cel mai adesea)
Durată
ordinul anilor sau ani
Buget alocat global şi Buget fix, alocat cu
Bugetul
modificabil destinaţie precisă
Management (planificare,
Rolul echipei Implementare
coordonare, control)
Asupra impactului şi
Orientarea evaluării Asupra performanţei
performanţei
Spre deosebire de proiect, programul nu îşi atinge niciodată în întregime obiectivele,
iar pentru atingerea unui obiectiv complex al unui program pot fi derulate mai multe proiecte,
fiecare producând un rezultat de sine stătător.

Managementul de Program, include şi Managementul Calităţii. Aceasta este o

modalitate de abordare sistematică şi organizată a problematicii manageriale, care include
conducerea coordonată a unui portofoliu de proiecte în scopul atingerii unui pachet de obiective.

Esenţa Managementului de Program constă într-un set de proceduri care incepe prin:

 stabilirea obiectivelor,
 iniţierea de acţiuni,
 monitorizarea periodică,
 evaluarea performanţelor realizate.
Succesul în aplicarea Managementului de Program este asigurat de implicarea
managerilor şi a subordonaţilor de la fiecare nivel al conducerii de program. Premizele care au
stat la baza stabilirii acestui sistem de management sunt următoarele:
  Obiectivele Programului;
 Buget program, multianual;
 Buget alocat prin legea bugetului de stat;
 Organizare flexibilă şi uşor adaptabilă la bugetele programelor.
Elementele cheie ale managementului de program constau în:

- Definirea obiectivelor conform următoarelor

- Formularea obiectivelor, astfel încat acestea să fie: specifice, concrete, măsurabile,
realiste, axate pe rezultate
- Stabilirea structurii organizatorice a conducerii programelor
- Stabilirea căilor şi mijloacelor necesare atingerii obiectivelor strategice stabilite;
- Planificarea şi monitorizarea proiectelor
- Identificarea rezultatelor estimate;
- Identificarea riscurilor;
- Stabilirea programului de lucru.
Programele sunt compuse din procese. Un proces reprezintă ”o serie de acţiuni care duc la
un rezultat”. Principalele procese în cadrul managementului de program sunt:

- procese de iniţiere
- procese de planificare
- procese de execuţie
- procese de control
- procese de finalizare
12. Contract de finanțare.
Documentul legal care se realizează după finalizarea proceselor și se realizează între
autoritatea de management de program (finanțator) și coordonatorul de consorțiu. Acesta conține:
- pagină de gardă
- titlu
- valoarea totală (VT)
- capitolele și articolele scrise într-un limbaj juridic
- anexele la contractul de finațare
 VT=Vbuget + Vcofinanțare
VC=x% * VT/VB
Valoarea toatală eligibilă a proiectului = Totalul fondurilor reprezentând contravaloarea contribuției
din fonduri europene, valoarea cofinanțării publice și/sau private, precum și contravaloarea cheltuielilor publice
și/sau private, altele decât cele eligibile (dacă este cazul).
Sau
VT= valoarea de la budget + valoarea din confinanțare

Termenul „rată de cofinanțare” se referă la contribuția pe care finanțarea UE o are în

cadrul unui program. Aceasta este exprimată sub forma unui procent din costul total al
programului. Cofinanțarea este, de regulă, supusă unui prag maxim, definit ca procent din
valoarea totală a programului sau a unei părți din acesta. Comisia menționează care sunt ratele
de cofinanțare pentru fiecare program operațional.