COLEGIUL NAȚIONAL „MIHAI EMINESCU” BAIA MARE

Aplicația microsoft access 2016

Prof. Andreia Lungu

2020
 Ms Access 2016

Crearea unei baze de date

1. Deschideți Access.

Dacă Access este deja deschis, selectați Fișier > Nou.

2. Selectați Bază de date necompletată sau un șablon.

3. Introduceți un nume pentru baza de date, selectați o locație și Creare.

Dacă este necesar, selectați Activare conținut în bara de mesaje galbenă la deschiderea bazei de
date.

Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei baze de date noi.
 Importul datelor din Excel

1. Deschideți registrul de lucru Excel, asigurați-vă că fiecare coloană are un titlu și un tip de
date coerent, apoi selectați zona de date.
2. Selectați Date externe > Excel.
3. Selectați Navigare pentru a găsi fișierul Excel, acceptați valorile implicite, apoi faceți
clic pe OK.
4. Selectați Primul rând de date conține titluri de coloană?, apoi faceți clic
pe Următorul.
5. Parcurgeți restul ecranelor expertului și selectați Terminare.

Părțile unei baze de date Access

Următoarele secțiuni reprezintă scurte descrieri ale părților unei baze de date Access obișnuite.

Tabele

Formulare

Rapoarte

Queries

Macrocomenzi

Module

Tabele

Un tabel bază de date seamănă ca aspect cu o foaie de calcul, deoarece datele sunt stocate
în rânduri și coloane. În consecință, este de obicei destul de ușor să importați o foaie de calcul
într-un tabel bază de date. Diferența principală dintre stocarea datelor într-o foaie de calcul și
stocarea lor într-o bază de date este modul în care sunt organizate datele.

Pentru o bază de date cât mai flexibilă, datele trebuie să fie organizate în tabele, astfel încât să nu
apară redundanțe. De exemplu, dacă stocați informații despre angajați, fiecare angajat ar trebui să
fie introdus o singură dată într-un tabel configurat doar pentru a reține datele angajaților. Datele
despre produse vor fi stocate în alt tabel, iar cele despre filiale vor fi stocate în altul. Acest proces
se numește normalizare.
Fiecare rând dintr-un tabel se numește înregistrare. Înregistrările sunt locul unde sunt stocate
părți individuale de informații. Fiecare înregistrare constă într-unul sau mai multe câmpuri.
Câmpurile corespund coloanelor din tabel. De exemplu, puteți avea un tabel numit „Angajați”,
unde fiecare înregistrare (rând) conține informații despre un alt angajat, iar fiecare câmp
(coloană) conține un alt tip de informație, cum ar fi prenumele, numele, adresa și așa mai
departe. Câmpurile trebuie desemnate ca un anumit tip de date, fie că este vorba de text, dată sau
oră, număr sau un alt tip.

Altă modalitate de a descrie înregistrări și câmpuri este de a vă gândi la vechile fișe din
biblioteci. Fiecare fișă din dulap îi corespunde unei înregistrări din baza de date. Fiecare
informație de pe o fișă individuală (autor, titlu și așa mai departe) îi corespunde unui câmp din
baza de date.

Formulare

Formularele vă permit să creați o interfață de utilizator în care puteți să introduceți și să

editați date. Acestea conțin adesea butoane de comandă și alte controale care efectuează diverse
activități. Puteți crea o bază de date fără a utiliza formulare dacă editați pur și simplu datele din
foile de date ale tabelelor. Cu toate acestea, majoritatea utilizatorilor de baze de date preferă să
utilizeze formulare pentru a vizualiza, a introduce și a edita datele din tabele.

Puteți programa butoanele de comandă să determine ce date apar pe formular, să deschidă alte
formulare sau rapoarte sau să efectueze diverse alte activități. De exemplu, puteți avea un
formular numit „Formular clienți”, în care lucrați cu datele clienților. Acesta poate avea un buton
care deschide un formular de comandă, unde puteți introduce o nouă comandă pentru acel client.

Formularele vă permit și să controlați modul în care alți utilizatori interacționează cu datele din
baza de date. De exemplu, puteți crea un formular care afișează numai anumite câmpuri și
permite doar efectuarea anumitor operațiuni. Acest lucru contribuie la protejarea datelor și vă
asigură că datele sunt introduse corect.

Rapoarte

Rapoartele sunt elementele utilizate pentru a formata, a rezuma și a prezenta date. De

obicei, un raport răspunde la o anumită întrebare, cum ar fi „Câți bani am primit de la fiecare
client anul acesta?” sau „În ce orașe se află clienții noștri?” Fiecare raport poate fi formatat
pentru a prezenta informațiile în cel mai lizibil mod cu putință.

Un raport poate fi rulat în orice moment și va reflecta întotdeauna datele curente din baza de
date. Rapoartele sunt formatate, în general, pentru a fi tipărite, dar pot, de asemenea, să fie
vizualizate pe ecran, să fie exportate în alt program sau să fie trimise ca atașări la un mesaj de e-
mail.

Interogări

Interogările pot efectua mai multe funcții diferite într-o bază de date. Cea mai comună
funcție a lor este să regăsească anumite date din tabele. Datele pe care doriți să le vedeți sunt
împărțite, de obicei, între mai multe tabele, iar interogările vă permit să le vizualizați într-o
singură foaie de date. De asemenea, deoarece în general nu doriți să vedeți toate înregistrările
deodată, interogările vă permit să adăugați criterii pentru a „filtra” datele la înregistrările dorite.

Anumite interogări sunt „actualizabile”, ceea ce înseamnă că puteți edita datele din tabelele
subiacente prin intermediul foii de interogare. Dacă lucrați într-o interogare actualizabilă, rețineți
că modificările dvs. sunt efectuate de fapt în tabele, nu doar în foaia de date de interogare.

Interogările sunt de două feluri: de selectare și de acțiune. O interogare de selectare preia datele
și le face disponibile pentru utilizare. Puteți să vizualizați rezultatele interogării pe ecran, să le
imprimați sau să le copiați în clipboard. Alternativ, puteți utiliza rezultatul interogării ca sursă de
înregistrări pentru un formular sau un raport.

O interogare de acțiune, după cum sugerează și numele, efectuează o activitate cu datele.

Interogările de acțiune pot fi utilizate pentru a crea tabele noi, a adăuga date la tabele existente, a
actualiza datele sau a le șterge.

Macrocomenzi

Macrocomenzile din Access pot fi considerate un limbaj de programare simplificat, pe

care îl puteți utiliza pentru a adăuga funcționalitate la baza de date. De exemplu, puteți atașa o
macrocomandă la un buton de comandă dintr-un formular, astfel încât macrocomanda să ruleze
ori de câte ori se face clic pe buton. Macrocomenzile conțin acțiuni care efectuează activități,
cum ar fi deschiderea unui raport, rularea unei interogări sau închiderea bazei de date.
Majoritatea operațiunilor cu baze de date pe care le faceți manual pot fi automatizate utilizând
macrocomenzi, astfel că acestea vă ajută să economisiți mult timp.

Module
 Modulele, la fel ca macrocomenzile, sunt obiecte pe care le puteți utiliza pentru a adăuga
funcționalități în baza de date. În vreme ce macrocomenzile se creează în Access, alegând dintr-o
listă de acțiuni de macrocomandă, modulele sunt scrise în limbajul de programare Visual Basic
for Applications (VBA). Un modul este o colecție de declarații, instrucțiuni și proceduri stocate
împreună ca o unitate. Un modul poate fi un modul de clasă sau unul standard. Modulele de clasă
sunt atașate la formulare sau rapoarte și conțin, de obicei, proceduri specifice formularului sau
raportului la care sunt atașate. Modulele standard conțin proceduri generale care nu sunt asociate
cu alt obiect. Modulele standard sunt listate sub Module în Panoul de navigare, în timp modulele
de clasă nu sunt.

Tabele

Prezentare generală

O bază de date relațională, cum ar fi una din Access, are de obicei mai multe tabele asociate.
Într-o bază de date bine proiectată, fiecare tabel stochează date despre un anumit subiect, cum ar
fi un angajat sau un produs. Un tabel are înregistrări (rânduri) și câmpuri (coloane). Câmpurile
au diferite tipuri de date, cum ar fi text, numere, date și hyperlinkuri.

1. O înregistrare: conține date specifice, cum ar fi informații despre un anumit angajat sau
despre un produs.
2. Un câmp: conține date despre un aspect al subiectului tabelului, cum ar fi prenumele sau
adresa de e-mail.
3. O valoare de câmp: fiecare înregistrare are o valoare de câmp. De exemplu, Contoso, Ltd.
sau cineva@[Link].

Proprietățile tabelelor și câmpurilor

În plus, tabelele și câmpurile au proprietăți pe care le puteți seta pentru a le controla

caracteristicile sau comportamentul.
1. Proprietăți de tabel

2. Proprietăți de câmp

Într-o bază de date Access, proprietățile de tabel sunt atributele unui tabel care afectează aspectul
sau comportamentul tabelului ca întreg. Proprietățile tabelului sunt setate în foaia de proprietăți a
tabelului, în vizualizarea Proiect. De exemplu, puteți seta proprietatea Vizualizare implicită a
unui tabel pentru a specifica modul în care se afișează tabelul în mod implicit.

O proprietate de câmp se aplică la un anumit câmp dintr-un tabel și definește una dintre
caracteristicile câmpului sau un aspect de comportament al câmpului. Puteți seta unele
proprietăți de câmp în vizualizare Foaie de date. De asemenea, puteți seta orice proprietate de
câmp în vizualizarea Proiect, utilizând panoul </c0>Proprietăți câmp</c0>.

Tipuri de date

Fiecare câmp are un tip de date. Tipul de date al unui câmp indică tipul de date pe care le
stochează acesta, cum ar fi volume mari de text sau fișiere atașate.

Un tip de date este o proprietate de câmp, dar aceasta diferă de alte proprietăți de câmp după cum
urmează:

 Setați tipul de date al unui câmp în grila de proiectare a tabelului, nu în

panoul Proprietăți câmp.
 Tipul de date al unui câmp determină ce alte proprietăți are câmpul.
 Trebuie să setați tipul de date al unui câmp atunci când creați câmpul.

Puteți crea un câmp nou în Access introducând date într-o coloană nouă în vizualizarea Foaie de
date. Atunci când creați un câmp prin introducerea de date în vizualizarea Foaie de date, Access
atribuie automat un tip de date pentru câmp, pe baza valorii pe care o introduceți. Dacă niciun alt
tip de date nu este implicat de introducerea dvs., Access setează tipul de date la Text. Dacă este
necesar, puteți modifica tipul de date utilizând Panglica.

Relații de tabel

Deși fiecare tabel stochează date despre alt subiect, tabelele dintr-o bază de date Access
stochează, de obicei, date despre subiecte care sunt legate între ele. De exemplu, o bază de date
poate conține:

 Un tabel de clienți care listează clienții firmei și adresele lor.

 Un tabel de produse care listează produsele pe care le vindeți, inclusiv prețurile și
imaginile pentru fiecare element.
 Un tabel de comenzi care urmărește comenzile clienților.

Deoarece stocați date despre subiecte diferite în tabele separate, aveți nevoie de un mod de a lega
datele, astfel încât să puteți combina cu ușurință datele corelate din cele două tabele separate.
Pentru a conecta datele stocate în tabele diferite, puteți crea relații. O relație este o conexiune
logică între două tabele care specifică câmpurile pe care tabelele le au în comun.

Chei

Câmpurile care fac parte dintr-o relație de tabel se numesc chei. O cheie constă de obicei dintr-
un câmp, dar poate consta din mai multe câmpuri. Există două tipuri de chei:

 Cheie primară Un tabel poate avea o singură cheie primară. O cheie primară constă
într-unul sau mai multe câmpuri care identifică în mod unic fiecare înregistrare stocată în tabel.
Deseori, există un număr unic de identificare, cum ar fi un număr de identificare, un număr de
serie sau un cod, care servește drept cheie primară. De exemplu, puteți avea un tabel Clienți în
care fiecare client are un număr de ID client unic. Câmpul ID client este cheia primară a tabelului
Clienți. Atunci când o cheie primară conține mai multe câmpuri, de obicei, este compusă din
câmpuri pre-existente care luate împreună, furnizează valori unice. De exemplu, puteți utiliza o
combinație între numele de familie, prenumele și data nașterii drept cheie primară pentru un
tabel despre persoane.
 Cheie străină: Un tabel poate avea una sau mai multe chei străine. O cheie străină
conține valorile care corespund valorilor din cheia primară a altui tabel. De exemplu, este posibil
să aveți un tabel Comenzi în care fiecare comandă să aibă un număr ID de client care corespunde
cu o înregistrare din tabelul Clienți. Câmpul ID client este o cheie externă a tabelului Comenzi.

Corespondența de valori dintre câmpurile cheie formează baza unei relații de tabel. Utilizați o
relație de tabel pentru a combina datele din tabelele asociate. De exemplu, să presupunem că
aveți un tabel Clienți și un tabel Comenzi. În tabelul Clienți, fiecare înregistrare este identificată
după câmpul cheie primară, ID.
Pentru a asocia fiecare comandă cu un client, adăugați un câmp de cheie externă la tabelul
Comenzi, care corespunde cu câmpul ID din tabelul Clienți, apoi creați o relație între cele două
chei. Când adăugați o înregistrare la tabelul Comenzi, utilizați o valoare pentru ID client care
provine din tabelul Clienți. Oricând doriți să vizualizați orice informații despre comanda unui
client, utilizați relația pentru a identifica datele din tabelul Clienți corespondente cu înregistrările
din tabelul Comenzi.

1. O cheie primară este identificată după pictograma cheie de lângă numele câmpului.

2. O cheie străină: observați absența pictogramei cheie.

Nu adăugați un câmp dacă așteptați ca fiecare entitate unică reprezentată în tabel să necesite mai
mult de o valoare pentru câmp. Continuând exemplu de mai sus, dacă doriți să porniți urmărirea
comenzilor de la clienți, nu adăugați un câmp la tabel, deoarece fiecare client va avea mai mult
de o comandă. În schimb, creați un tabel nou pentru a stoca comenzile, apoi creați o relație între
cele două tabele.

Beneficii ale utilizării relațiilor

Păstrarea datelor separate în tabele asociate are următoarele beneficii:

 Consistență Deoarece fiecare element de date este înregistrat o singură dată, într-un
singur tabel, scad șansele să apară ambiguități sau inconsistențe. De exemplu, stocați numele
unui client o singură dată, într-un tabel despre clienți, în loc să-l stocați în mod repetat (și posibil
cu greșeli) într-un tabel care conține date despre clienți.
 Eficiență Înregistrarea datelor într-un singur loc înseamnă că utilizați mai puțin spațiu
pe disc. Mai mult, tabelele mai mici oferă date mai rapid decât cele mari. În fine, dacă nu utilizați
tabele separate pentru subiecte separate, veți introduce valori Null (date absente) și redundanțe în
tabelele dvs., ambele fiind o risipă de spațiu și un factor de scădere a performanțelor.
 Claritate Designul unei baze de date este mai ușor de înțeles dacă subiectele sunt
repartizate în mod potrivit în tabele.

Un raport este un obiect din baza de date care vă este de ajutor atunci când doriți să prezentați
informațiile din baza dvs. de date pentru oricare dintre următoarele utilizări:

 Afișarea sau distribuirea unui rezumat al datelor.

 Arhivarea de instantanee ale datelor.
 Furnizarea de detalii despre înregistrările individuale.
 Crearea de etichete.

Părțile unui raport

Chiar dacă este posibil să creați rapoarte „nelegate” care nu afișează date, pentru obiectivele
acestui articol, vom presupune că un raport este legat la o sursă de date, cum ar fi un tabel sau o
interogare. Proiectarea unui raport este împărțită în secțiuni pe care le puteți afișa în Vizualizarea
Proiect. Înțelegerea modului în care funcționează fiecare secțiune vă poate ajuta să creați
rapoarte mai bune. De exemplu, secțiunea în care alegeți să plasați un control calculat determină
modul în care Access calculează rezultatele. Următoarea listă afișează un rezumat al tipurilor de
secțiuni și utilizările lor:

Secțiune Cum se afișează secțiunea la imprimare Unde se poate utiliza secțiunea

Antet La începutul raportului. Utilizați antetul raportului pentru
raport a afișa informațiile care apar în
mod normal pe o copertă, cum ar
fi o siglă, un titlu sau data. Când
plasați un control calculat care
utilizează funcția agregată Sum
în antetul raportului, suma se
calculează pentru întreg raportul.
Antetul raportului se imprimă
înainte de antetul paginii.
Antet În partea de sus a fiecărei pagini. Utilizați un antet de pagină
pagină pentru a repeta titlul raportului pe
fiecare pagină.
Antet La începutul fiecărui grup nou de înregistrări. Utilizați antetul de grup pentru a
grup imprima numele grupului. De
Secțiune Cum se afișează secțiunea la imprimare Unde se poate utiliza secțiunea
exemplu, într-un raport grupat
după produse, utilizați antetul de
grup pentru a imprima numele
produselor. Când plasați un
control calculat care utilizează
funcția agregată Sum în antetul
grupului, suma se calculează
pentru grupul curent. Într-un
raport, pot exista mai multe
secțiuni antet de grup, în funcție
de numărul de niveluri de grupare
adăugate. Pentru mai multe
informații despre crearea
anteturilor și subsolurilor de
grup, consultați secțiunea
Adăugarea grupării, sortării și a
totalurilor.
Detaliu Apare o dată pentru fiecare rând din sursa de Acesta este locul în care se
înregistrări. plasează controalele care
formează corpul principal al
raportului.
Subsol La sfârșitul fiecărui grup de înregistrări. Utilizați un subsol de grup pentru
grup a imprima informații rezumative
pentru un grup. Într-un raport, pot
exista mai multe secțiuni subsol
de grup, în funcție de numărul de
niveluri de grupare adăugate.
Subsol La sfârșitul fiecărei pagini. Utilizați un subsol de pagină
pagină pentru a imprima numerele de
pagină sau informațiile pentru
fiecare pagină.
Subsol La sfârșitul raportului. Utilizați subsolul de raport pentru
raport a imprima totalurile raportului
Notă: În Vizualizarea proiect, subsolul sau alte informații de rezumat
raportului apare sub subsolul de pagină. Însă, pentru întreg raportul.
în alte vizualizări (Vizualizarea aspect, de
exemplu, sau la examinarea sau imprimarea
raportului), subsolul raportului
apare deasupra subsolului de pagină, imediat
după ultimul subsol de grup sau linie de
detaliu pe ultima pagină.
Veți observa că este mult mai ușor să creați rapoarte semnificative atunci când bazele de date au
o structură de tabele și relații între acestea bine proiectate. Pentru o introducere în pregătirea și
proiectarea unei baze de date, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de
date.

Rapoarte

Crearea unui raport În Access

Puteți să creați rapoarte pentru baza dvs. de date desktop Access, urmând pașii de mai jos:

Pasul 1: alegeți o sursă de date

Sursa de înregistrări a unui raport poate fi un tabel, o interogare denumită sau o interogare
încorporată. Sursa de înregistrări trebuie să conțină toate rândurile și coloanele de date pe care
doriți să le afișați în raport.

 Dacă datele provin de la un tabel existent sau de la o interogare existentă, selectați tabelul
sau interogarea din Panoul de navigare, apoi continuați cu Pasul 2.
 Dacă sursa de înregistrări nu există încă, alegeți una dintre următoarele variante:
o Continuați cu Pasul 2 și utilizați instrumentul Raport necompletat

Sau

o Creați tabelele sau interogarea care conțin datele necesare. Selectați interogarea
sau tabelul în Panoul de navigare, apoi continuați cu Pasul 2.

Pasul 2: alegeți un instrument pentru rapoarte

Instrumentele pentru rapoarte se află în fila Creare din panglică, în grupul Rapoarte. Următorul
tabel descrie opțiunile:

Instrument Descriere
Raport Creează un raport simplu, tabelar, care conține toate câmpurile din sursa de
înregistrări selectată în Panoul de navigare.
Proiectare Deschide un raport necompletat în Vizualizare proiect, căruia aveți posibilitatea să îi
Instrument Descriere
raport adăugați câmpurile și controalele necesare.
Raport Deschide un raport necompletat în Vizualizare aspect și afișează Lista de câmpuri,
necompletat de unde puteți să adăugați câmpuri în raport.
Expert raport Afișează un expert în mai mulți pași care vă permite să specificați câmpuri, niveluri
de grupare/sortare și opțiuni de aspect.
Etichete Afișează un expert care vă permite să selectați dimensiuni standard sau
particularizate de etichete, precum și câmpuri care doriți să se afișeze și modalitatea
de a le sorta.

Pasul 3: creați raportul

1. Faceți clic pe butonul pentru instrumentul pe care doriți să-l utilizați. Dacă apare un
expert, urmați pașii din expert și faceți clic pe Terminare în ultima pagină.
Access afișează raportul în Vizualizare aspect.
2. Formatați raportul până când arată așa cum doriți:
o Redimensionați câmpurile și etichetele selectându-le și glisând muchiile până
ajung la dimensiunea dorită.
o Mutați un câmp selectându-l (împreună cu eticheta sa, dacă există) și glisându-l în
noua locație.
o Faceți clic cu butonul din dreapta pe câmp și utilizați comenzile din meniul de
comenzi rapide pentru a îmbina sau a scinda celule, pentru a șterge sau a selecta câmpuri și
pentru a efectua alte activități de formatare.

În plus, aveți posibilitatea să utilizați caracteristicile descrise în următoarele secțiuni pentru a

face raportul mai atractiv și mai ușor de citit.

Adăugarea grupării, sortării și a totalurilor

Cea mai rapidă modalitate de a adăuga o grupare, o sortare sau totaluri într-un raport de bază de
date desktop este să faceți clic cu butonul din dreapta pe câmpul în care doriți să se aplice
gruparea, sortarea sau totalul, apoi să faceți clic pe comanda dorită din meniul de comenzi
rapide.

Aveți posibilitatea să adăugați grupare, sortare sau totaluri și utilizând panoul Grupare, sortare și
totaluri în timp raportul este deschis în Vizualizare aspect sau în Vizualizare proiect:

1. Dacă panoul Grupare, sortare și totaluri nu este deja deschis, în fila Proiectare, în
grupul Grupare și totaluri, faceți clic pe Grupare și sortare.
2. Faceți clic pe Adăugare grup sau pe Adăugare sortare, apoi selectați câmpul în care
doriți să grupați sau să sortați.
3. Faceți clic pe Mai mult într-o linie de grupare sau de sortare pentru a seta mai multe
opțiuni și pentru a adăuga totaluri.

Evidențierea datelor prin formatarea condiționată

Access include instrumente pentru evidențierea datelor dintr-un raport. Puteți adăuga reguli de
formatare condiționată pentru fiecare control sau grup de controale, iar în rapoartele client, puteți
adăuga, de asemenea, bare de date pentru a compara datele.

Pentru a adăuga formatare condiționată la controale:

1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raport și faceți clic
pe Vizualizare aspect.
2. Selectați controalele necesare și, pe fila Format, în grupul Control formatare, faceți clic
pe Formatare condiționată.

Sfat: Pentru a selecta mai multe controale, mențineți apăsată tasta CTRL și faceți clic pe
controale.

3. În caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiționată, faceți clic pe Regulă

nouă.
4. În caseta de dialog Regulă nouă de formatare, selectați o valoare sub Se selectează un
tip de regulă:
o Pentru a crea o regulă care se evaluează pentru fiecare înregistrare, individual,
selectați Verificați valorile din înregistrarea curentă sau utilizați o expresie.
o Pentru a crea o regulă care compară înregistrările între ele utilizând bare de date,
faceți clic pe Comparare cu alte înregistrări.

1. Sub Se editează descrierea regulii, specificați regula de aplicare a formatării, precum și

tipul de formatare care trebuie aplicată, apoi faceți clic pe OK.
2. Pentru a crea o regulă suplimentară pentru același control sau set de controale, repetați
această procedură de la pasul 4.

Particularizarea culorilor și fonturilor

Încercați o opțiune Temă aplicație pentru a particulariza culoarea și fonturile.

1. Deschideți un raport în Vizualizarea aspect făcând clic dreapta pe el în Panoul de

navigare, apoi făcând clic pe Vizualizare aspect.
2. Din opțiunile Instrumente aspect raport, pe fila Proiectare, faceți clic pe Teme și
plasați cursorul deasupra diverselor teme din galerie pentru a examina efectele. Faceți clic pe o
temă pentru a o selecta, apoi salvați raportul.
3. Utilizați galeriile Culori sau Fonturi pentru a seta independent culori sau fonturi.
Adăugarea unei sigle sau a unei imagini de fundal

Puteți să adăugați o siglă sau o imagine de fundal la un raport și, dacă actualizați imaginea,
actualizarea are loc automat de fiecare dată când se utilizează imaginea în baza de date.

Pentru a adăuga sau a elimina o imagine:

1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raport și faceți clic
pe Vizualizare aspect.
2. În raport, faceți clic pe poziția în care doriți să adăugați imaginea și, pe fila Proiectare, în
grupul Antet/Subsol, faceți clic pe Siglă.
3. Navigați la imagine și faceți clic pe Deschidere. Access adaugă imaginea la raport.
4. Pentru a elimina imaginea, faceți clic cu butonul din dreapta pe aceasta și faceți clic pe
Ștergere din meniul de comenzi rapide.

Pentru a adăuga o imagine de fundal:

1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raport și faceți clic
pe Vizualizare aspect.
2. În fila Format, în grupul Fundal, faceți clic pe Imagine de fundal.
3. Selectați o imagine din lista Galerie de imagini sau faceți clic pe Răsfoire, selectați o
imagine, apoi faceți clic pe OK.

Examinarea și imprimarea unui raport

Examinarea unui raport

1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raport și faceți clic
pe Examinare înaintea imprimării. Aveți posibilitatea să utilizați comenzile din
fila Examinare înaintea imprimării pentru a efectua următoarele:
o Imprimarea raportului
o Ajustarea dimensiunii sau aspectului paginii
o Mărirea sau micșorarea sau vizualizarea mai multor pagini simultan
o Reîmprospătarea datelor din raport
o Exportul raportului în alt format de fișier.
2. Faceți clic pe Închidere Examinare înaintea imprimării.

Imprimarea unui raport

Pentru a imprima un raport fără a-l examina:

 În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raport și faceți clic
pe Imprimare. Raportul este trimis la imprimanta implicită.

Notă: Dacă selectați raportul în Panoul de navigare și selectați Imprimare din fila Fișier, puteți
să selectați opțiuni de imprimare suplimentare, cum ar fi numărul de pagini și de copii și să
specificați o imprimantă.

o Pentru a deschide o casetă de dialog unde se poate selecta o imprimantă, se poate

specifica numărul de copii și altele, faceți clic pe Imprimare.

Interogări

Interogările vă ajută să găsiți și să lucrați cu datele

Într-o bază de date bine proiectată, datele pe care doriți să le prezentați utilizând un formular sau
un raport se află de obicei amplasate în mai multe tabele diferite. O interogare poate să extragă
informațiile din diverse tabele și să le asambleze pentru a le afișa în formular sau în raport. O
interogare poate fi o solicitare de rezultate ale datelor din baza de date, de acțiuni asupra datelor
sau ambele. O interogare poate să vă ofere un răspuns la o întrebare simplă, să efectueze calcule,
să combine date din tabele diferite, să adauge, să modifice sau să șteargă date dintr-o bază de
date. Pentru că interogările sunt foarte versatile, există numeroase tipuri de interogări și dvs.
creați un tip de interogare pe baza activității efectuate.

Tipurile Utilizare
de
interogare
principale
Selectare Pentru a regăsi date dintr-un tabel sau a efectua calcule.
Acțiune Adăugarea, modificarea sau ștergerea datelor. Fiecare activitate are un anumit
tip de interogare de acțiune. Interogările de acțiune nu sunt disponibile în
aplicațiile web Access.

Crearea unei interogări de selectare

Dacă doriți să examinați datele din doar anumite câmpuri într-un tabel sau examinarea simultană
a datelor din mai multe tabele sau poate vedea date bazate pe anumite criterii, o interogare de
selectare tip ar fi dorită
Revizuirea datelor din câmpurile de selectare

De exemplu, dacă baza dvs. de date are un tabel cu numeroase informații despre produse și doriți
să examinați o listă de produse și prețurile acestora, iată cum ați crea o interogare de selectare
pentru a returna doar numele de produse și prețul acestora:

1. Deschideți baza de date și, pe fila Creare, faceți clic pe Proiectare interogare.
2. În caseta Afișare tabel, pe fila Tabele, faceți dublu clic pe tabelul Produse, apoi
închideți caseta de dialog.
3. În tabelul Produse, să presupunem că aveți câmpurile Nume produs și Preț de listă. Faceți
dublu clic pe Nume produs și Preț listă pentru a adăuga aceste câmpuri la grilă de proiect a
interogării.
4. Pe fila Proiectare, faceți clic pe Rulare. Interogarea rulează și afișează o listă de produse
și prețurile lor.

Examinarea simultană a datelor din mai multe tabele asociate

De exemplu, dacă aveți o bază de date pentru un magazin care vinde alimente și doriți să
examinați comenzile pentru clienții care trăiesc într-o anumită localitate. Să presupunem că
datele privind comenzile și datele despre clienți sunt stocate în două tabele, Clienți și Comenzi.
Dacă fiecare tabel are un câmp ID client, care constituie baza unei relație unu-la-mai mulți dintre
cele două tabele. Aveți posibilitatea să creați o interogare ce returnează comenzi pentru clienți
dintr-o anumită localitate, de exemplu, Sinaia, utilizând procedeul următor:

1. Deschideți baza de date. Pe fila Creare, în grupul Interogare, faceți clic Proiectare
interogare.
2. În caseta de dialog Afișare tabel, pe fila Tabele, faceți dublu clic pe Clienți și
pe Comenzi.
3. Închideți caseta de dialog Afișare tabel. Observați linia (denumită asociere) care
conectează câmpul ID din tabelul Clienți cu câmpul ID client din tabelul Comenzi. Această linie
afișează relația dintre cele două tabele.
4. În tabelul Clienți, faceți dublu clic pe Firmă și Localitate pentru a adăuga aceste
câmpuri la grila de proiectare a interogării.
5. În grila de proiectare a interogării, în coloana Localitate, debifați caseta de selectare în
rândul Afișare.
6. În rândul Criterii din coloana Localitate, tastați Sinaia.

Debifarea casetei de selectare Afișare împiedică interogarea să afișeze localitatea în rezultatele

sale și tastând Sinaia în rândul Criterii specifică faptul că doriți să vedeți doar înregistrările
unde valoarea câmpului Localitate este Sinaia. În acest caz, interogarea returnează doar clienții
amplasați în Sinaia. Nu trebuie să afișați un câmp pentru a-l utiliza cu un criteriu.

7. În tabelul Comenzi, faceți dublu clic pe ID Comandă și Data comenzii pentru a adăuga
aceste câmpuri lângă cele două coloane din grila de proiectare a interogării.
8. În fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare. Interogarea rulează, apoi
afișează o listă de comenzi pentru clienții din Sinaia.
9. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.

Crearea unei interogări cu parametri

Dacă doriți să rulați frecvent variante ale unei anumite interogări, luați în considerare utilizarea
unei interogări cu parametri. Când rulați o interogare cu parametri, interogarea vă solicită valori
de câmp, apoi utilizează valorile pe care le furnizați pentru a crea criterii pentru interogare.

Notă: Nu puteți crea o interogare cu parametri într-o aplicație web Access.

Continuând de la exemplul anterior, unde ați învățat să creați o interogare de selectare care
returnează comenzi pentru clienții din Sinaia, aveți posibilitatea să modificați interogarea de
selectare astfel încât să vă solicite să specificați localitatea de fiecare dată când rulați interogarea.
Pentru a continua, deschideți baza de date pe care ați creat-o în exemplul anterior:

1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe interogarea

denumită Comenzi după Localitate (pe care ați creat-o în secțiunea anterioară), apoi faceți clic
pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.
2. În grila de proiectare a interogării, în rândul Criterii al coloanei Localitate,
ștergeți Sinaia, apoi tastați [Pentru ce localitate?].

Șirul [Pentru ce localitate?] este solicitarea de parametri. Parantezele drepte indică faptul că
doriți ca interogarea să solicite date de intrare, iar textul (în acest caz, Pentru ce localitate?) este
întrebarea pe care o afișează solicitarea de parametri.

Notă: Într-o solicitare de parametri nu se poate utiliza nici punctul (.), nici semnul de exclamare
(!) ca text.

3. Bifați caseta de selectare din rândul Afișare al coloanei Localitate, pentru ca rezultatele
interogării să afișeze localitatea.
4. În fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare. Interogare vă solicită să
introduceți o valoare pentru Localitate.
5. Tastați Sibiu, apoi apăsați pe ENTER pentru a vedea comenzile pentru clienții din Sibiu.

Dar dacă nu știți ce valori se pot specifica? Puteți să utilizați metacaractere ca parte a solicitării:

6. Pe fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi faceți clic
pe Vizualizare proiect.
7. În grila de proiectare a interogării, în rândul Criterii din coloana Localitate, tastați Like
[Pentru ce localitate?]&"*".

În această solicitare cu parametri, cuvântul cheie Like, ampersandul (&) și asteriscul (*)
cuprinse între ghilimele permit utilizatorului să tasteze o combinație de caractere, inclusiv
metacaractere, pentru a returna diverse rezultate. De exemplu, dacă utilizatorul tastează *,
interogarea returnează toate orașele; dacă utilizatorul tastează L, interogarea returnează toate
orașele care încep cu litera "L;" și dacă utilizatorul tastează *s*, interogarea returnează toate
orașele care conțin litera "s."

8. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare, apoi, în solicitarea de

interogare, tastați Nou și apăsați pe ENTER.

Interogarea rulează, apoi afișează comenzile pentru clienții din Sibiu.

Specificarea tipurilor de date de parametri

De asemenea, este posibil să specificați ce tip de date ar trebui să accepte un parametru. Aveți
posibilitatea să setați tipul de date pentru orice parametru, dar este deosebit de important să setați
tipul de date pentru datele numerice, monetare sau de tipul data/ora. Când specificați tipul de
date pe care ar trebui să îl accepte un parametru, utilizatorii văd un mesaj de eroare mai folositor
dacă introduc un tip greșit de date, cum ar fi să introducă text atunci când se așteaptă o valoare
monetară.

În cazul în care un parametru este setat să accepte date text, orice intrare este interpretată ca text
și nu este afișat niciun mesaj de eroare.

Pentru a specifica tipul de date pentru parametrii dintr-o interogare, utilizați procedura
următoare:

1. Cu interogarea deschisă în vizualizarea Proiect, pe fila Proiectare, în

grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Parametri.
2. În caseta de dialog Parametri interogare, în coloana Parametru, tastați solicitarea
pentru fiecare parametru pentru care doriți să specificați tipul de date. Asigurați-vă că fiecare
parametru se potrivește cu solicitarea pe care o utilizați în rândul Criterii a grilei de proiectare a
interogării.
3. În coloana Tip de date, selectați tipul de date pentru fiecare parametru.

Crearea unei interogări de totaluri

Rândul Total într-o foaie de date este foarte util, dar pentru întrebări mai complexe, utilizați o
interogare de totaluri. O interogare de totaluri este o interogare de selectare care vă permite să
grupați și să rezumați datele, de exemplu, atunci când doriți să vedeți vânzările totale pentru
fiecare produs. Într-o interogare de totaluri, aveți posibilitatea să utilizați Sum (o funcție
agregată) pentru a vedea vânzările totale pentru fiecare produs.

Utilizați următoarea procedură pentru a modifica interogarea Subtotaluri produs pe care ați creat-
o în exemplul anterior, astfel încât aceasta să rezume subtotalurile de produs după produs.
1. Pe fila Pornire, faceți clic pe Vizualizare > Vizualizare proiect.

Se deschide interogarea Subtotaluri produs în vizualizarea Proiect.

2. Pe fila Proiectare, în grupul Afișare/Ascundere faceți clic pe Totaluri.

Rândul Totaluri se afișează în grila de proiectare a interogării.

Notă: Deși au nume similare, rândul Totaluri din grila de proiectare și rândul Total dintr-o foaie
de date nu sunt identice:

 Aveți posibilitatea să grupați după valorile de câmp, utilizând rândul Totaluri din grila
de proiectare.
 Aveți posibilitatea să adăugați un rând Total din foaia de date la rezultatele unei
interogări de totaluri.
 Când utilizați rândul Totaluri în grila de proiectare, trebuie să alegeți o funcție agregată
pentru fiecare câmp. Dacă nu doriți să efectuați un calcul pentru un câmp, aveți posibilitatea să
grupați după câmp.

 În a doua coloană din grila de proiectare, în rândul Total, selectați Sumă din lista
verticală.
 În fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare. Interogarea rulează, apoi
afișează o listă de produse cu subtotaluri.
 Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea. Lăsați deschisă interogarea.

Efectuarea de calcule pe baza datelor

De obicei, nu utilizați tabele pentru a stoca valori calculate, cum ar fi subtotaluri, chiar dacă se
bazează pe datele din aceeași bază de date, deoarece valorile calculate pot deveni depășite,
pentru că valorile pe care acestea se bazează se modifică. De exemplu, nu este recomandat să
stocați vârsta cuiva într-un tabel, pentru că în fiecare an ar trebui să actualizați valoarea; în
schimb, stocați data de naștere a persoanei, apoi utilizați o interogare pentru a calcula vârsta
persoanei.

De exemplu, aveți o bază de date pentru anumite produse pe care doriți să le vindeți. Această
bază de date are un tabel denumit Detalii comandă cu informații despre produsele din câmpuri,
cum ar fi prețul fiecărui produs și cantitățile. Puteți să calculați subtotalul utilizând o interogare
care înmulțește cantitatea fiecărui produs la prețul unitar pentru produsul respectiv, înmulțește
cantitatea fiecărui produs la prețul unitar și reducerea pentru acest produs, apoi scade reducerea
totală din prețul unitar total. Dacă ați creat baza de date eșantion în exemplul anterior, deschideți-
o și continuați:

1. Pe fila Creare , faceți clic pe Proiectare interogare.

2. În caseta de dialog Afișare tabel, pe fila Tabele, faceți dublu clic pe Detalii comandă.
3. Închideți caseta de dialog Afișare tabel.
4. În tabelul Detalii comenzi, faceți dublu clic pe ID produs pentru a adăuga acest câmp la
prima coloană a grilei de proiectare interogări.
5. În a doua coloană a grilei, faceți clic dreapta pe rândul Câmp, apoi faceți clic pe Zoom în
meniul de comenzi rapide.
6. În caseta Zoom, tastați sau lipiți următoarele: Subtotal: ([Cantitate]*[Preț unitar])-
([Cantitate]*[Preț unitar]*[Reducere])
7. Faceți clic pe OK.
8. Pe fila Proiectare, faceți clic pe Rulare. Interogarea rulează, apoi afișează o listă de
produse și subtotaluri pentru fiecare comandă.
9. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea, apoi denumiți interogarea Subtotaluri
produs.

Afișarea datelor sintetizate sau agregate

Când utilizați tabele pentru a înregistra tranzacții sau a stoca date numerice care apar în mod
regulat, este util să reușiți să examinați acele date în date agregate, cum ar fi sume sau medii. În
Access, puteți să adăugați un rând Totaluri într-o foaie de date. Rândul Total este un rând din
partea de jos a foii de date ce poate afișa un total general sau altă valoare agregată.

1. Rulați interogarea subtotaluri produs creată mai devreme și lasă rezultatele deschideți în
vizualizare Foaie de date.
2. Pe fila pornire , faceți clic pe totaluri. Un rând nou apare în partea de jos a foii de date,
cu cuvântul Total din prima coloană.
3. Faceți clic pe celula din ultimul rând al foii de date, numit Total.
4. Faceți clic pe săgeată pentru a vedea funcțiile agregate disponibile. Deoarece coloana
conține date text, există doar două opțiuni: Fără și Contor.
5. Selectați Contor. Conținutul celulei se schimbă din Total într-un contor al valorilor de
coloană.
6. Faceți clic pe celula învecinată (a doua coloană). Observați că apare o săgeată în celulă.
7. Faceți clic pe săgeată, apoi faceți clic pe Sumă. Câmpul afișează o sumă de valori de
coloană.
8. Lăsați deschisă interogarea în vizualizarea Foaie de date.

Crearea unei interogări tabel încrucișat

Acum, să presupunem că doriți să examinați subtotalurile de produse, dar, de asemenea, doriți să

agregați după lună, astfel încât fiecare rând să afișeze subtotaluri pentru un produs și fiecare
coloană să afișeze subtotaluri de produse pentru o lună. Pentru a afișa subtotaluri pentru un
produs și pentru a afișa subtotaluri de produse pentru o lună, utilizați o interogare tabel
încrucișat.

Este posibil să modificați din nou interogarea Subtotaluri produs, astfel încât interogarea să
returneze rânduri cu subtotaluri de produse și coloane cu subtotaluri lunare.
1. Pe fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi faceți clic
pe Vizualizare proiect.
2. În grupul Inițializare interogare, faceți clic pe Afișare tabel.
3. În caseta de dialog Afișare tabel faceți dublu clic pe Comenzi, apoi faceți clic
pe Închidere.
4. Pe fila Proiectare, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Tabel încrucișat. În grila de
proiectare, rândul Afișare este ascuns și se afișează rândul Tabel încrucișat.
5. În a treia coloană a grilei de proiectare, faceți clic cu butonul din dreapta pe
rândul Câmp, apoi faceți clic pe Zoom în meniul de comenzi rapide. Se deschide caseta Zoom.
6. În caseta Zoom, tastați sau lipiți următoarele: Lună: "Lună " & DatePart("m", [Data
comenzii])
7. Faceți clic pe OK.
8. În rândul Tabel încrucișat, selectați următoarele valori din lista verticală: Titlu de
rând pentru prima coloană, Valoare pentru a doua coloană și Titlu de coloană pentru a treia
coloană.
9. În fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare. Interogarea rulează, apoi
afișează subtotalurile de produse, agregate după lună.
10. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.

Crearea unei interogări de creare tabel

Aveți posibilitatea să utilizați o interogare creare tabel pentru a crea un tabel nou din datele
stocate în alte tabele.

Notă: O interogare de tip creare tabel nu este disponibilă în aplicațiile web Access.

De exemplu, să presupunem că doriți să trimiteți datele comenzilor pentru Cluj de la un partener

de afaceri din Cluj care utilizează Access pentru a pregăti rapoarte. În loc să trimiteți toate datele
dvs. de comandă, doriți să restricționați datele pe care le trimiteți la date specifice comenzilor de
la Cluj.

Aveți posibilitatea să construiți o interogare de selectare care conține datele comenzilor de la

Cluj, apoi să utilizați interogarea de selectare pentru a crea noul tabel, utilizând următoarea
procedură:

1. Deschideți baza de date dată ca exemplu din exemplul anterior.

Pentru a rula o interogare de creare tabel, poate fi necesar să activați conținutul bazei de date.

Notă: Dacă vedeți un mesaj sub Panglică despre activarea bazei de date, faceți clic pe Activare
conținut. Dacă baza dvs. de date se află deja într-o locație de încredere, nu veți vedea Bara de
mesaje.

2. Pe fila Creare, în grupul Interogare, faceți clic Proiectare interogare.

3. În caseta de dialog Afișare tabel faceți dublu clic pe Detalii comenzi și pe Comenzi și
închideți caseta de dialog Afișare tabel.
4. În tabelul Comenzi, faceți dublu clic pe ID client și pe Localitate de expediere pentru a
adăuga aceste câmpuri la grila de proiectare.
5. În tabelul Detalii comenzi, faceți dublu clic pe ID comandă, ID produs, Cantitate, Preț
unitar și Reducere pentru a adăuga aceste câmpuri la grila de proiectare.
6. În coloana Localitate expediere a grilei de proiectare, debifați caseta de selectare din
rândul Afișare. În rândul Criterii, tastați 'Cluj' (includeți ghilimelele unice). Verificați
rezultatele interogării înainte de a le utiliza pentru a crea tabelul.
7. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.
8. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.
9. În caseta Nume interogare, tastați Interogare comenzi Cluj, apoi faceți clic pe OK.
10. În fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi pe Vizualizare
proiect.
11. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Creare tabel.
12. În caseta de dialog Creare tabel, în caseta Nume tabel, tastați Comenzi Cluj, apoi faceți
clic pe OK.
13. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.
14. În caseta de dialog de confirmare, faceți clic pe Dași vedeți cum este afișat noul tabel în
Panoul de navigare.

Notă: Dacă există deja un tabel cu același nume pe care l-ați specificat, Access șterge tabelul
înainte ca interogarea să ruleze.

Crearea unei interogări de adăugare

Aveți posibilitatea să utilizați o interogare de adăugare pentru a regăsi date dintr-unul sau mai
multe tabele și a adăuga acele date la alt tabel.

De exemplu, să presupunem că ați creat un tabel pentru a-l partaja cu un partener de afaceri de la
Cluj, dar realizați ca asociatul lucrează, de asemenea, cu clienții din zona Mureș. Doriți să
adăugați la tabel rândurile care conțin date legate de zona Mureș înainte de a partaja tabelul cu
asociatul dvs. Aveți posibilitatea să adăugați datele din zona Mureș la tabelul Comenzi Cluj,
utilizând procedeul următor:

1. Deschideți interogarea numită "Interogare comenzi Cluj" l-ați creat anterior în

vizualizarea proiect.
2. Pe fila Proiectare, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Adăugare. Se deschide caseta
de dialog Adăugare.
3. În caseta de dialog Adăugare, faceți clic pe săgeata din caseta Nume tabel,
selectați Comenzi Cluj din lista verticală, apoi faceți clic pe OK.
4. În grila de proiectare, în rândul Criterii al coloanei Localitate de expediere, ștergeți
'Cluj', apoi tastați 'Târgu Mureș'.
5. În rândul Adăugare la, selectați câmpul corespunzător pentru fiecare coloană.
În acest exemplu, valorile din rândul Adăugare la trebuie să se potrivească valorilor din
rândul Câmp, dar acest lucru nu este obligatoriu pentru ca interogările de adăugare să
funcționeze.

6. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.

Notă: În timp ce rulați o interogare ce returnează o cantitate mare de date, este posibil să primiți
un mesaj de eroare care să indice că nu veți reuși să anulați interogarea. Încercați să măriți limita
pentru segmentul de memorie la 3MO, pentru a permite ca interogarea să ruleze.

Crearea unei interogări de actualizare

Aveți posibilitatea să utilizați o interogare de actualizare pentru a modifica datele din tabele și să
utilizați o interogare de actualizare pentru a introduce criterii pentru a specifica ce să se
actualizeze. O interogare de actualizare vă oferă o ocazie de a examina datele actualizate înainte
de a efectua actualizarea.

În exemplul anterior, adăugați rânduri la tabelul Comenzi Cluj. În tabelul Comenzi Cluj, câmpul
ID produs arată ID-ul de produs numeric. Pentru a face datele mai utile în rapoarte, puteți să
înlocuiți ID-urile de produse cu numele produselor; utilizați procedeul următor:

1. Deschideți tabelul Comenzi Cluj în Vizualizarea proiect.

2. În rândul ID produs, modificați Tipul de date de la Număr la Text.
3. Salvați și închideți tabelul Comenzi Cluj.
4. Pe fila Creare, în grupul Interogare, faceți clic Proiectare interogare.
5. În caseta de dialog Afișare tabel, faceți dublu clic pe Comenzi Cluj și pe Produse și
închideți caseta de dialog Afișare tabel.
6. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Actualizare.
7. În grila de proiectare, rândurile Sortare și Afișare dispar și apare rândul Actualizare la.
8. În tabelul Comenzi Cluj, faceți dublu clic pe ID produs pentru a adăuga acest câmp la
grila de proiectare.
9. În grila de proiectare, în rândul Actualizare la din coloana ID produs, tastați sau lipiți
următoarele: [Produse].[Nume produs]

Sfat: Aveți posibilitatea să utilizați o interogare de actualizare pentru a șterge valorile de câmp,
utilizând un șir gol ("") sau o valoare NULL în rândul Actualizare la.

10. În rândul Criterii, tastați sau lipiți următoarele: [ID produs] Like ([Produse].[ID])
11. Aveți posibilitatea să examinați ce valori vor fi modificate de o interogare de actualizare,
vizualizând interogarea în vizualizarea Foaie de date.
12. Pe fila Proiectare, faceți clic pe Vizualizare> Vizualizare foaie de date. Interogarea
returnează o listă de ID-uri de produse care vor fi actualizate.
13. În fila Proiectare, faceți clic pe Rulare.
Atunci când deschideți tabelul Comenzi Cluj, veți vedea că valorile numerice în câmpul ID
produs au fost înlocuite cu numele de produs din tabelul produse.

Crearea unei interogări de ștergere

Aveți posibilitatea să utilizați o interogare de ștergere pentru a șterge datele din tabele și să
utilizați o interogare de ștergere pentru a introduce criterii pentru a specifica ce să se șteargă. O
interogare de ștergere vă oferă o ocazie de a examina rândurile care vor fi șterse înainte de a
efectua ștergerea.

Notă: Opțiunea interogare de ștergere nu este disponibilă în aplicațiile web Access.

De exemplu, să presupunem că, în timp ce vă pregăteați să trimiteți tabelul Comenzi Cluj din
exemplul anterior către asociatul dvs. de afaceri din Cluj, observați că unele rânduri conțin un
număr de câmpuri goale. Ați decis să eliminați aceste rânduri înainte de a trimite tabelul. O
posibilitate este să deschideți pur și simplu tabelul și să ștergeți rândurile manual, dar, în cazul în
care există mai multe rânduri de șters și aveți criterii clare pentru rândurile care ar trebui să fie
eliminate, poate fi de ajutor să utilizați o interogare de ștergere.

Aveți posibilitatea să utilizați o interogare pentru a șterge rândurile din tabelul Comenzi Cluj
care nu au o valoare pentru ID comandă, utilizând următoarea procedură:

1. Pe fila Creare, faceți clic Proiectare interogare.

2. În caseta Afișare tabel faceți dublu clic pe Comenzi Cluj și închideți caseta Afișare
tabel.
3. Pe fila Proiectare, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Ștergere. În grila de
proiectare, rândurile Sortare și Afișare dispar și apare rândul Ștergere.
4. În tabelul Comenzi Cluj, faceți dublu clic pe ID comandă pentru a-l adăuga la grilă.
5. În grila de proiectare, în rândul Criterii al coloanei ID comandă, tastați Is Null.
6. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Rulare.

Formulare

Crearea unui formular utilizând instrumentul Formular

Puteți utiliza instrumentul Formular pentru a crea un formular cu un singur clic de mouse. Când
utilizați acest instrument, toate câmpurile din sursa de date de bază sunt plasate în formular.
Puteți începe să utilizați imediat noul formular sau să-l modificați în vizualizarea Aspect sau în
vizualizarea Proiect pentru a se potrivi mai bine necesităților dvs.
Utilizarea instrumentului Formular pentru a crea un nou formular

1. În Panoul de navigare, faceți clic pe tabelul sau pe interogarea care conține datele pe care
doriți să le vedeți în formular.
2. În fila Creare, în grupul Formulare, faceți clic pe Formular.

Access creează formularul și îl afișează în vizualizarea Aspect. În vizualizarea Aspect, se pot

efectua modificări de proiect la formular în timp ce afișează date. De exemplu, se poate ajusta
dimensiunea casetelor text pentru a se potrivi datele, dacă este nevoie.

Dacă Access găsește un singur tabel care are o relație de tip unu-la-mai-mulți cu tabelul sau
interogarea pe care ați utilizat-o pentru a crea formularul, Access adaugă o foaie de date la
formularul care se bazează pe tabelul sau interogarea asociată. De exemplu, dacă creați un
formular simplu care se bazează pe tabelul Angajați și între tabelul Angajați și tabelul Comenzi
este definită o relație de tip unu-la-mai-mulți, foaia de date afișează toate înregistrările din
tabelul Comenzi care se referă înregistrarea curentă din tabelul Angajați. Puteți să ștergeți foaia
de date din formular dacă decideți că nu aveți nevoie de ea. Dacă există mai mult de un tabel care
are o relație de tip unu la mai mulți cu tabelul utilizat pentru a crea formularul, Access nu adaugă
nicio foaie de date la formular.

Crearea unui formular scindat utilizând instrumentul Scindare formular

Un formular scindat vă oferă două vizualizări ale datelor în același timp - o vizualizare Formular
și o vizualizare Foaie de date.

Un formular scindat este diferit de o combinație formular/subformular prin faptul că cele două
vizualizări sunt conectate la aceeași sursă de date și sunt permanent sincronizate una cu cealaltă.
Selectarea unui câmp dintr-o parte a formularului selectează același câmp în cealaltă parte a
formularului. Se pot adăuga, edita sau șterge date din oricare parte (cât timp sursa de înregistrări
este actualizabilă și nu s-a configurat formularul pentru a preveni aceste acțiuni).

Lucrul cu formulare scindate vă oferă beneficiile ambelor tipuri de formulare într-un singur
formular. De exemplu, puteți să utilizați porțiunea de foaie de date a formularului pentru a găsi
rapid o înregistrare, apoi să utilizați porțiunea de formular pentru a vizualiza sau a edita
înregistrarea.

Pentru a crea un formular scindat utilizând instrumentul Scindare formular:

1. În Panoul de navigare, faceți clic pe tabelul sau interogarea care conține datele pe care le
doriți în formular. Sau deschideți tabelul sau interogarea în vizualizarea Foaie da date.
2. Pe fila Creare, în grupul Formulare, faceți clic pe Mai multe formulare, apoi faceți
clic pe Scindare formular.
Access creează formularul și îl afișează în vizualizarea Aspect. În vizualizarea Aspect, se pot
efectua modificări de proiect la formular în timp ce afișează date. De exemplu, se poate ajusta
dimensiunea casetelor text pentru a se potrivi datele, dacă este nevoie.

Crearea unui formular care afișează mai multe înregistrări utilizând instrumentul Elemente
multiple

Atunci când creați un formular utilizând instrumentul Formular, formularul pe care îl creează
Access afișează o singură înregistrare odată. Dacă doriți un formular care afișează mai multe
înregistrări, dar este mai particularizabil decât o foaie de date, puteți utiliza instrumentul
Elemente multiple.

1. În Panoul de navigare, faceți clic pe tabelul sau pe interogarea care conține datele pe care
doriți să le vedeți în formular.
2. Pe fila Creare, în grupul Formulare, faceți clic pe Mai multe formulare, apoi faceți
clic pe Elemente multiple.

Access creează formularul și îl afișează în vizualizarea Aspect. În vizualizarea Aspect, se pot

efectua modificări de proiect la formular în timp ce afișează date.

Atunci când utilizați instrumentul Elemente multiple, formularul pe care îl creează Access
seamănă cu o foaie de date. Datele sunt aranjate pe rânduri și coloane și puteți vedea mai multe
înregistrări odată. Însă un formular de tip Elemente multiple vă oferă mai multe opțiuni de
particularizare decât o foaie de date, cum ar fi capacitatea de a adăuga elemente grafice, butoane
și alte controale.

Crearea unui formular utilizând expertul Formular

Pentru a fi mai selectiv în ceea ce privește câmpurile care apar în formular, puteți utiliza Expertul
formular în locul diferitelor instrumente de creare a formularelor menționate anterior. De
asemenea, puteți să definiți modul de grupare și sortare a datelor și să utilizați câmpuri din mai
multe tabele sau interogări, cu condiția să specificați în prealabil relațiile dintre tabele și
interogări.

1. În fila Creare, în grupul Formulare, faceți clic pe Expert formular.

2. Urmați instrucțiunile din paginile Expertului formular.

Notă: Dacă doriți să includeți câmpuri din mai multe tabele și interogări în formular, nu faceți
clic pe Următorul sau pe Terminare după ce selectați câmpurile din primul tabel sau din prima
interogare în Expertul formular. În schimb, repetați pașii pentru selectarea unui tabel sau a unei
interogări, apoi faceți clic pe toate câmpurile suplimentare pe care doriți să le includeți în
formular. Apoi faceți clic pe Următorul sau pe Terminare pentru a continua.

3. Pe ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.

Crearea unui formular cu ajutorul instrumentului Formular necompletat

Dacă expertul sau instrumentele de creare a formularelor nu corespund cerințelor dvs., puteți
utiliza instrumentul Formular necompletat pentru a crea un formular. Aceasta poate fi o
modalitate foarte rapidă de a crea un formular, mai ales dacă intenționați să introduceți doar
câteva câmpuri în acesta.

1. În fila Creare, în grupul Formulare, faceți clic pe Formular necompletat.

Access deschide un formular necompletat în vizualizarea Aspect și afișează panoul Listă de

câmpuri.

2. În panoul Listă de câmpuri, faceți clic pe semnul plus (+) lângă tabelul sau tabelele ce
conțin câmpurile pe care doriți să le vedeți în formular.
3. Pentru a adăuga un câmp la formular, faceți dublu clic pe acesta sau glisați-l în formular.
o După adăugarea primului câmp, puteți adăuga mai multe câmpuri odată apăsând
lung tasta CTRL, făcând clic pe mai multe câmpuri și glisându-le în formular în același timp.
o Ordinea tabelelor din panoul Listă de câmpuri se poate modifica, în funcție de
partea din formular selectată momentan. Dacă un anumit câmp pe care doriți să-l adăugați nu
este vizibil, încercați să selectați altă parte a formularului, apoi încercați din nou să adăugați
câmpul.
4. Utilizați instrumentele din grupul Antet/Subsol de pe fila Proiect pentru a adăuga la
formular o siglă, un titlu sau data și ora.
5. Utilizați instrumentele din grupul Controale de pe fila Proiect pentru a adăuga o
varietate mai mare de controale la formular.

Pentru o selecție mai mare de controale, comutați la vizualizarea Proiect făcând clic cu butonul
din dreapta pe formular, apoi făcând clic pe Vizualizare Proiect.

Înțelegerea vizualizării Aspect și a vizualizării Proiect

Vizualizarea Aspect Vizualizarea Aspect este vizualizarea cea mai intuitivă de utilizat pentru
modificarea formularului și poate fi folosită pentru aproape toate modificările pe care doriți să le
faceți într-un formular în Access.

În vizualizarea Aspect, formularul rulează efectiv. Prin urmare, puteți vedea datele într-un mod
similar cu cel în care vor apărea în timpul utilizării formularului. Însă puteți, de asemenea, să
modificați proiectarea formularului în această vizualizare. Deoarece puteți vedea datele în timp
ce modificați formularul, aceasta este o vizualizare foarte utilă pentru setarea dimensiunii
controalelor sau efectuarea aproape oricărui alt tip de activitate care afectează aspectul și modul
de utilizare a formularului.

Dacă întâlniți o activitate care nu poate fi efectuată în vizualizarea Aspect, puteți comuta la
vizualizarea Proiect. În anumite situații, Access afișează un mesaj care spune că trebuie să
comutați la vizualizarea Proiect înainte să puteți efectua o anumită modificare.
Vizualizarea Proiect Vizualizarea Proiect vă oferă o vizualizare mai detaliată a structurii
formularului. Puteți vedea secțiunile Antet, Detalii și Subsol ale formularului. Formularul nu
rulează efectiv atunci când este afișat în vizualizarea Proiect. Prin urmare, nu puteți vedea datele
de bază în timp ce faceți modificări de proiectare. Însă există anumite activități pe care le puteți
efectua mai ușor în vizualizarea Proiect decât în vizualizarea Aspect. Puteți să:

 Adăugați o varietate mai mare de controale la formular, de exemplu cadre de obiect legat,
sfârșituri de pagină și diagrame.
 Editați sursele de control al casetelor text în casetele text propriu-zise, fără a utiliza foaia
de proprietăți.
 Redimensionați secțiunile de formular, cum ar fi Antetul de formular sau secțiunea
Detalii.
 Modificați anumite proprietăți ale formularului care nu pot fi modificate în vizualizarea
Aspect.

Ajustarea formularului în vizualizarea Aspect

După ce creați un formular, puteți ajusta cu ușurință proiectul acestuia lucrând în Vizualizarea
aspect. Folosind datele reale ale formularului ca ghid, puteți să rearanjați controalele și să le
ajustați lățimea. Puteți să introduceți controale noi în formular și să setați proprietățile pentru
formular și comenzile acestuia.

Pentru a comuta la Vizualizarea aspect, faceți clic cu butonul din dreapta pe numele formularului
din Panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.

Access afișează formularul în Vizualizarea aspect.

Puteți utiliza foaia de proprietăți pentru a modifica proprietățile formularului și ale controalelor
și secțiunilor acestuia. Pentru a afișa foaia de proprietăți, apăsați F4.

Puteți să utilizați panoul Listă de câmpuri pentru a adăuga câmpuri din tabelul sau interogarea
subiacentă la proiectul formularului. Pentru a afișa panoul Listă de câmpuri:

 În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Adăugare câmpuri

existente sau utilizați comanda rapidă de la tastatură, apăsând ALT+F8.

Apoi puteți glisa câmpuri direct din panoul Listă de câmpuri în formular.

 Pentru a adăuga un singur câmp, faceți dublu clic pe acesta sau glisați-l din panoul Listă
de câmpuri în secțiunea formularului unde doriți să fie afișat.
 Pentru a adăuga simultan mai multe câmpuri, țineți apăsată tasta CTRL și faceți clic pe
câmpurile pe care doriți să le adăugați. Apoi glisați câmpurile selectate în formular.
Ajustarea formularului în vizualizarea Proiect

De asemenea, puteți ajusta proiectul formularului lucrând în Vizualizarea proiect. Puteți să

adăugați controale și câmpuri noi la formular, adăugându-le la grila de proiectare. Foaia de
proprietăți vă oferă acces la numeroase proprietăți pe care le puteți seta pentru a particulariza
formularul.

Pentru a comuta la Vizualizarea proiect, faceți clic cu butonul din dreapta pe numele
formularului din Panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect.

Access afișează formularul în Vizualizarea proiect.

Puteți utiliza foaia de proprietăți pentru a modifica proprietățile formularului și ale controalelor
și secțiunilor acestuia. Pentru a afișa foaia de proprietăți, apăsați F4.

Puteți să utilizați panoul Listă de câmpuri pentru a adăuga câmpuri din tabelul sau interogarea
subiacentă la proiectul formularului. Pentru a afișa panoul Listă de câmpuri:

 În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Adăugare câmpuri

existente sau utilizați comanda rapidă de la tastatură, apăsând ALT+F8.

Apoi puteți glisa câmpuri direct din panoul Listă de câmpuri în formular.

 Pentru a adăuga un singur câmp, faceți dublu clic pe acesta sau glisați-l din panoul Listă
de câmpuri în secțiunea formularului unde doriți să fie afișat.
 Pentru a adăuga simultan mai multe câmpuri, țineți apăsată tasta CTRL și faceți clic pe
câmpurile pe care doriți să le adăugați. Apoi glisați câmpurile selectate în formular.