6.6.

Teste de autoevaluare

1. Ce înţelegeţi prin documentaţie?

Raspuns : Totalitatea documentelor ca purtători materiali de

informaţii

constituie documentaţia unităţii patrimoniale.

2. Care este importanţa documentelor de evidenţă?

Raspuns : Documentele prezintă o importanţă deosebită pentru

mersul normal al

lucrărilor de contabilitate deoarece, cu ajutorul lor se asigură

verificarea

prealabilă a justeţei şi legalităţii operaţiilor economice, controlul

gestionar

asupra mijloacelor materiale şi băneşti, respectarea disciplinei

contractuale,

contribuind prin acesta la întărirea responsabilităţii asupra

administraţiei

patrimoniului fiecărei întreprinderi.

3. Care este conţinutul documentelor?

Raspuns : Documentele de evidenţă conţin două feluri de elemente:

elemente
 comune şi elemente specifice. Elementele comune sunt, de regulă,
imprimate.

Acestea sunt: denumirea unităţii eminente şi adresa sau

compartimentul care l-a

întocmit; data întocmirii documentului şi efectuării operaţiei;

explicaţia

operaţiei; baza legală, dacă este cazul; datele cantitative şi valorice;

semnăturile

persoanelor responsabile de întocmirea documentului. Elementele

specifice sunt

cele care diferă şi care, se completează în funcţie de natura

operaţiei economice

sau financiare. Ele asigură explicarea, detalierea operaţiilor

consemnate.

4. Cum se clasifică documentele?

Raspunsul Documentele se împart în:

- documente privind imobilizările corporale şi necorporale: Bonul de

mişcare a

mijloacelor fixe, Proces-verbal de predare-primire, Proces-verbal de

scoatere din

funcţiune etc.;
 - documente privind activele circulante materiale: Nota de recepţie şi
constatare

de diferenţe, Bonul de predare-transfer, restituire, Bonul de consum,

Fişa limită de

consum etc.;

- documente privind disponibilităţile băneşti: Chitanţa, Dispoziţia de

plată-

încasare, Proces-verbal de plăţi etc.;

- documente privind salariile şi alte drepturi cuvenite angajaţilor:

Statul de

salarii, Lista de avans chenzinal, Decontul de cheltuieli, Ordinul de

deplasare etc.;

- documente privind vânzările: Factura, Dispoziţia de livrare, Avizul

de însoţire

a mărfii.

b. După locul de întocmire, documentele se împart în documente

interne şi

documente externe.
 Documentele interne sunt acelea care se întocmesc în cadrul
întreprinderii

pentru operaţiile economice şi financiare referitoare la activitatea ei.

Unele dintre

aceste documente rămân în cadrul întreprinderii, ca de exemplu:

Bonul de consum,

Bonul de lucru etc. Alte documente interne circulă în afara

întreprinderii, ca de

exemplu: Facturile întocmite pentru produsele livrate, lucrările

executate şi serviciile

prestate, Dispoziţiile de plată, Cecurile.

Documentele externe sunt cele care s-au întocmit în alte

întreprinderi sau

instituţii, dar care circulă în cadrul întreprinderii. Aceste documente

reflectă relaţiile

întreprinderii cu terţe persoane fizice sau juridice, ca de exemplu:

Factura primită de

la furnizori, Extrasul de cont primit de la bancă etc.

c. După modul de întocmire, documentele de evidenţă pot fi

documente primare

şi documente centralizatoare.
 Documentele primare sunt cele care consemnează pentru prima
dată operaţiile

economice sau financiare, de exemplu: Bonul de consum, Procesul-

verbal de predare-

primire etc.

Documentele centralizatoare cumulează şi grupează datele din

documentele

primare, care cuprind operaţii de acelaşi fel, de exemplu:

Centralizatorul consumurilor

de materiale, Centralizatorul vânzărilor etc.

d. După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc, documentele de

evidenţă se

împart în: documente de dispoziţie, documente de execuţie sau

justificative şi

documente mixte.

Documentele de dispoziţie sunt acelea prin care se transmite ordinul

de a se

executa o operaţie economică, precum şi indicaţiile necesare

efectuării ei. Asemenea

documente pot fi: Comanda, Dispoziţia de plată etc.

Documente de execuţie sau justificative sunt acelea prin care se

face dovada
 executării operaţiei consemnate. Spre deosebire de precedentele,
acestea stau la baza

înregistrării operaţiilor în conturi. Asemenea documente pot fi:

Chitanţă, Bonul de

consum, Procesul-verbal de recepţie etc.

Documentele mixte sunt acele documente care reunesc însuşirile

documentelor

de dispoziţie şi a celor de execuţie. De exemplu: Fişa limită de

consum, Dispoziţia de

livrare-aviz de expediere etc.

e. După sfera de aplicare, documentele de evidenţă se grupează în:

documente

de uz general şi documente specifice.

Documentele de uz general se utilizează în toate ramurile de

activitate, ca de

exemplu: Chitanţa, Factura, Statul de salarii etc.

Documentele specifice sunt acelea care se utilizează numai în

anumite ramuri,

ca de exemplu: Actul de fătare, Fişa consumului de furaje, în

agricultură, sau

Contractul de antrepriză, în construcţii.

 f. Documentele contabile în funcţie de modul de întocmire şi de rolul
pe care îl

au în cadrul sistemului informaţional contabil se împart în:

documente justificative,

registre contabile şi documente de sinteză şi raportare.

 Documentele justificative sau documentele primare sunt acelea

care se

întocmesc la locul şi în momentul producerii operaţiilor. Ele

constituie piesele de bază

ale contabilităţii. Prin semnarea lor de către persoanele care le-au

întocmit, verificat şi

înregistrat, ele asigură certitudinea, realitatea înfăptuirii operaţiilor

consemnate.

5. Cum se corectează erorile din documentele contabile?

Raspuns: Corectarea erorilor din documente se efectuează cu

respectarea unor

reguli care să permită recunoaşterea momentului când s-a produs

greşeala (la

întocmire sau la prelucrare), să se aducă la cunoştinţa celor care au

întocmit

documentul; corectarea să se facă prin tăierea cu o linie a textului

sau a cifrei
 greşite şi apoi înscrierea corectă; datele corecte să fie certificate prin
semnăturile

persoanelor care au întocmit documentul sau a corectorului când

eroarea s-a

constatat la prelucrare, menţionându-se şi data efectuării corecturii.

Documentele referitoare la mijloacele băneşti (chitanţa, cecul etc.),

greşit

întocmite, nu se pot corecta; ele se anulează şi rămân în carnetele

respective, fără

a fi detaşate.

6. Cum se pastrează documentele? Pentru cât timp trebuie

păstrate?

Raspunsul se regaseste la paginile 78-79.

7. Care sunt registrele contabile obligatorii?

Raspuns: Registrul Jurnal, Rgistrul Cartea mare, Registrul

inventar,

8. Înregistrarea cronologică se face cu ajutorul:

a) Registrului jurnal;

b) Registrului inventar;

c) Registrului Cartea mare.

9. Înregistrarea sistematică se face cu ajutorul :

a) Registrului jurnal;

b) Registrului inventar;

c) Registrului de casă;

d) Registrului Cartea mare.

Raspunsuri: 8 –a; 9 –d.