Capitolul 1 Primele aplicaţii în Excel

2007

Primul capitol al lucrării de faţă îşi propune iniţierea în utilizarea programului

de calcul tabelar Microsoft Excel 2007. Sunt prezentate, prin exemple multiple,
modul de lucru cu formule, realizarea graficelor şi principalele opţiuni de formatare
şi de protecţie a modelelor definite în Microsoft Excel.

1.1 Iniţiere în utilizarea programului de calcul tabelar

Excel
Exemplu
La sfârşitul anului S.C. Alfa S.R.L. calculează principalii indicatori de activitate
pe baza datelor obţinute din contabilitatea curentă. Situaţia obţinută în urma
centralizării datelor se prezintă ca în tabelul nr. 1.1.1. Se vor calcula: rezultatul pe
fiecare tip de activitate, rezultatul brut, impozitul şi rezultatul net.
Tabelul nr. 1.1.1 Situaţie indicatori
Indicator Anul precedent Anul curent
Venituri din exploatare 1800 2200
Cheltuieli de exploatare 1500 1850
Venituri financiare 800 1100
Cheltuieli financiare 550 785
Venituri extraordinare 350 460
Cheltuieli extraordinare 220 370

Formulele de calcul utilizate sunt următoarele:

a) Rezultat din exploatare = Venituri din exploatare – Cheltuieli de
exploatare
Rezultat financiar = Venituri financiare – Cheltuieli financiare
 12 ISA - Aplicații practice
Rezultat extraordinar = Venituri extraordinare – Cheltuieli
extraordinare
Rezultatul brut = Rezultat din exploatare + Rezultat financiar +
Rezultat extraordinar
b) Impozit = 16% * rezultatul brut
c) Rezultatul net = Rezultatul brut – Impozit

Rezolvare
Etapa 1. Deschiderea sesiunii de lucru Microsoft Excel
Deschiderea sesiunii de lucru Microsoft Excel se poate realiza în următoarele
variante:
a. utilizarea succesiunii de meniuri apelabile din butonul Start: Start  (All
Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2007 (vezi figura
nr. 1.1.1);
b. acţionarea, prin dublu click, a pictogramei aferente aplicaţiei Microsoft
Excel de pe suprafaţa de lucru (desktop), dacă a fost creată în prealabil;

Figura nr. 1.1.1 Lansarea sesiunii de lucru Microsoft Excel cu ajutorul meniurilor apelabile
prin butonul Start
 Primele aplicaţii în Excel 2007 13
c. utilizarea comenzii Run din meniul Start (vezi figura nr. 1.1.2). În cazul în
care această comandă nu este prezentă în meniul Start ea poate fi
activată prin apelarea proprietăţilor liniei de aplicații (prin click dreapta
pe Taskbar → Properties → tab-ul Start Menu → Customize → se
marchează Run command)

Figura nr. 1.1.2 Lansarea unei sesiuni de lucru Microsoft Excel cu ajutorul comenzii Run

La deschiderea sesiunii de lucru Microsoft Excel, fereastra aplicaţiei are

aspectul din figura nr. 1.1.3.
Componentele ferestrei aplicaţiei Microsoft Excel sunt:
1. butonul Office – conţine meniul de lucru cu fişiere cu următoarele
opţiuni: New, Open, Save, Save as, Print, Prepare, Sent, Publish, Close;
2. linia cu butoane ce permit accesul rapid la opţiunile Save , Undo şi
Redo ;
3. linia de formule - specifică mediului de lucru Microsoft Excel, ea
reprezintă zona în care se introduc sau se editează formulele;
4. linia de titlu - afişează numele aplicaţiei deschise (Microsoft Excel) şi
numele registrului de calcul în lucru (în figura nr. 1.1.3, registrului
deschis i s-a dat, de către Microsoft Excel, numele implicit Book1);
5. linia de meniuri - conţine comenzile posibile în Microsoft Excel, grupate
în sistemul de meniuri Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data,
Review, View, Developer;
6. zona grupurilor de comenzi - cuprinde butoane grupate pe benzile de
meniu pentru accesarea comenzilor (cum sunt cele din grupul Font ce
permit executarea directă a unei comenzi) sau a unui submeniu de
comenzi (cum sunt cele din grupul Cells -> Insert);
 14 ISA - Aplicații practice
7. linia de stare - afişează informaţii despre elementele selectate sau
despre acţiunile pe care le efectuează utilizatorul la un moment dat;
8. linia de adrese în care sunt afișate poziția curentă a cursorului, numele
unui bloc de căsuțe în anumite cazuri, sau adresa unui bloc de căsuțe în
alte cazuri.

Figura nr. 1.1.3 Fereastra de lucru Microsoft Excel 2007

Referitor la gruparea comenzilor în meniurile aplicaţiei Microsoft Excel se

impune precizarea că, asemănător tuturor aplicaţiilor din Microsoft Office 2007,
opţiunile se regăsesc grupate astfel:
1. opţiunile necesare lucrului cu fişiere sunt grupate în meniul asociat
butonului Office;
2. opţiunile de formatare a conţinutului căsuţelor sunt grupate în meniul
Home;
3. opţiunile de inserare tabele, imagini, grafice şi, în general, inserarea
oricărui obiect într-o foaie de calcul presupune folosirea comenzilor
existente în meniul Insert;
 Primele aplicaţii în Excel 2007 15
4. opţiunile de formatare a paginilor unei foi de calcul se regăsesc în
meniul Page Layout;
5. editarea formulelor şi/sau folosirea funcţiilor se realizează prin apelarea
comenzilor din meniul Formulas;
6. opţiunile utile lucrului cu baze de date în Excel sunt grupate în meniul
Data;
7. opţiunile necesare finalizării documentului (corecţie greşeli de ortografie
sau gramaticale, adăugare comentarii, protejarea documentului cu o
parolă) sunt grupate în meniul Review;
8. opţiunile de vizualizare se regăsesc în meniul View;
9. opţiuni avansate de lucru cu datele unei foi de calcul sunt grupate în
meniul Developer.
Etapa 2. Introducerea datelor în foaia de calcul
Pentru a introduce numele societăţii în foaia de calcul este necesară
selectarea căsuţei dorite, în cazul nostru A2. În momentul tastării numelui firmei, se
observă apariţia acestuia atât în căsuţa activă, cât şi în linia de formule (vezi figura
nr. 1.1.4).

Figura nr. 1.1.4 Introducerea datelor în foaia de calcul

 16 ISA - Aplicații practice
Editarea ulterioară a numelui se poate face fie prin dublu click în căsuţa A2, fie
prin selectarea acesteia şi modificarea conţinutului în linia de formule.
În mod similar vor fi completate şi adresa societăţii (căsuţa A3), data calculului
indicatorilor (căsuţa A4), antetul de tabel (Indicator, Anul precedent, Anul curent), în
zona de căsuţe A7:C7.
Analizând figura nr. 1.1.4, se observă că textul introdus în căsuţele A2 şi
respectiv A3 depăşeşte dimensiunea acestora şi se întinde pe mai multe coloane ale
foii de calcul. În cazul în care coloanele următoare sunt libere, acest lucru este
permis, deoarece grilajul căsuţelor este doar pentru orientarea utilizatorului şi nu va
apărea la imprimarea foii de calcul.
Se recomandă ca la dimensionarea coloanelor / liniilor să se ţină seama de
conţinutul semnificativ al acestora şi nu de textul explicativ din antet.
De asemenea, remarcăm că este necesară modificarea dimensiunii anumitor
coloane din tabel (de exemplu, coloana A este prea îngustă şi nu permite vizualizarea
conţinutului căsuţelor din zona A7:A13, la fel cum conţinutul căsuţelor B7 şi C7
poate fi doar parţial vizualizat). Utilizatorul trebuie să plaseze cursorul mouse-ului la
extremitatea din dreapta a coloanei insuficient de late sau de înguste şi, prin drag-
and-drop, să modifice lăţimea acesteia în aşa fel încât ea să fie conformă
conţinutului coloanei (vezi figura nr. 1.1.5).

Figura nr. 1.1.5 Modificarea dimensiunii coloanelor în Microsoft Excel 2007

 Primele aplicaţii în Excel 2007 17
O altă posibilitate este apelarea meniului contextual, prin click dreapta pe
litera care simbolizează coloana, alegerea opţiunii Column Width şi specificarea
dimensiunii dorite pentru coloană în fereastra care apare (lăţimea coloanei este
exprimată în caractere).
Într-un mod similar celui prezentat anterior, este posibilă şi modificarea
înălţimii liniilor dintr-o foaie de calcul Excel. Înălţimea se exprimă în points (puncte
tipografice) şi poate fi modificată fie prin drag-and-drop, fie prin apelarea meniului
contextual al unui rând şi alegerea opţiunii Row height (vezi figura nr. 1.1.6).

Figura nr. 1.1.6 Modificarea înălţimii liniilor în Microsoft Excel 2007

Atunci când datele numerice dintr-o căsuţă depăşesc capacitatea acesteia,

Excel înlocuieşte conţinutul cu simbolul # repetat. Pentru ca această „avertizare” să
dispară, este suficientă modificarea dimensiunii coloanei sau modificarea formatului
de afişare a datelor din coloană (vezi figura nr. 1.1.7).
 18 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.1.7 Exemplu de depăşire a capacităţii de afişare

Se observă că pentru calcularea rezultatelor fiecărei activităţi se impune

introducerea unor linii suplimentare. Inserarea unei linii într-o foaie Excel se
realizează prin apelarea opţiunii Insert din meniul contextual al indicativului liniei
deasupra căreia se doreşte a se insera linia suplimentară. La fel, în situaţia
introducerii unei coloane suplimentare, se va acţiona comanda Insert din meniul
contextual al indicativului coloanei la stânga căreia se doreşte inserarea unei
coloane suplimentare (vezi figura nr.1.1.8).

Figura nr. 1.1.8 Inserarea de linii şi coloane suplimentare

După introducerea datelor în foaia de calcul, aceasta va avea aspectul din

figura nr. 1.1.9.
 Primele aplicaţii în Excel 2007 19

Figura nr. 1.1.9 Datele introduse în foaia de calcul

Etapa 3. Realizarea de calcule

Introducerea formulelor necesare realizării calculelor presupune selectarea
căsuţei în care se doreşte a fi afişat rezultatul, urmată, obligatoriu, de plasarea
semnului =. În editarea oricărei formule se pot folosi adrese de căsuţe, nume de
căsuţe, constante, operatori (+, -, *, /, ^) şi/sau funcţii.
În exemplul ales de noi determinarea rezultatului din exploatare presupune
folosirea formulei =B8-B9 în căsuţa B10. De reţinut că pentru diferenţă nu există o
funcţie implementată în Microsoft Excel. Urmând aceeaşi logică se observă că
determinarea rezultatului financiar înseamnă utilizarea formulei =B11-B12 în căsuţa
B13, la fel cum determinarea rezultatului extraordinar înseamnă utilizarea formulei
=B14-B15 în căsuţa B16.
Rezultatul brut va fi egal cu suma celor trei tipuri de rezultate: din exploatare,
financiar şi extraordinar.
Determinarea impozitului pe profit presupune utilizarea formulei =16%*B17
în căsuţa B18. La fel rezultatul net presupune utilizarea formulei =B17-B18 în căsuţa
B19. Utilizarea formulelor menţionate se observă în figura nr.1.1.10
 20 ISA - Aplicații practice

Figura nr.1.1.10 Utilizarea formulelor necesare calculului indicatorilor din anul precedent

Observaţie:
 Nu se recomandă utilizarea de constante în formule şi funcţii întrucât se
renunţă la facilităţile de simulare.
 Fiind vorba de primul exemplu de model în Excel, pentru simplificare, s-a recurs
la folosirea unei constante în formule.
Pentru calculul rezultatului de exploatare din anul curent, se va copia formula
din căsuţa B10. Copierea se face prin drag-and-drop, cu indicatorul mouse-ului
plasat în colţul din dreapta jos al B10 (atunci când apare semnul +). Ca rezultat al
copierii, în caseta C10 va apărea formula din figura nr.1.1.11.
Copierea formulei din căsuţa B10 prin tehnica drag-and-drop a însemnat
apelarea funcţiei Autofill. Opţiunea Autofill este utilă în situaţii diferite după cum
urmează:
1. pentru copierea conţinutului unei căsuţe în altă căsuţă sau zonă de
căsuţe;
2. pentru copierea unei formule în altă căsuţă sau zonă de căsuţe;
3. pentru editarea unei serii de valori determinată de o progresie
aritmetică.
 Primele aplicaţii în Excel 2007 21

Figura nr. 1.1.11 Specificarea formulelor pentru anul curent

În exemplul următor se va exemplifica pe deplin funcţionalitatea opţiunii

Autofill.
Rezultatul introducerii datelor în foaia de calcul arată ca în figura nr. 1.1.12.

Figura nr. 1.1.12 Soluţia exerciţiului propus

Etapa 4. Salvarea registrului de calcul

Pentru salvarea registrului de calcul, se apelează din meniul asociat butonului
Office opţiunea Save.... Se stabileşte locul în care va fi salvat registrul (prin accesarea
Computer din partea stângă a ferestrei, iar apoi alegerea unui disc logic pe care va fi
 22 ISA - Aplicații practice
salvat fişierul şi, eventual, a unui folder în care fişierul va fi salvat) şi numele acestuia
(registru de [Link]), în zona File name (vezi figura nr.1.1.13).

Figura nr. 1.1.13 Salvarea registrului de calcul cu numele [Link]

Etapa 5. Utilizarea modelului

Modelul realizat pentru exemplul anterior poate fi reutilizat şi în alţi ani sau în
alte momente şi situaţii. Oricând se va dori folosirea acestuia este suficientă
actualizarea datelor prin introducerea lor în căsuţele corespunzătoare. Pentru
aceasta, trebuie ca, mai întâi, să fie salvat fişierul Excel cu o denumire
corespunzătoare (vezi figura nr. 1.1.13).
Se recomandă ca modelele definite în foaia de calcul să fie generalizabile. În
plus, reutilizarea modelului este oportună în contextul modificării datelor de intrare
datorate unor cauze cum sunt: descoperirea unor erori în introducerea iniţială a
datelor, actualizarea zilnică sau la o anumită perioadă de timp a unor valori,
actualizări întâmplătoare.
Primul pas în reutilizarea unui model salvat anterior constă în deschiderea
fişierului care îl conţine. Pentru aceasta se apelează din meniul destinat lucrului cu
fişiere asociat butonului Office comanda Open care va avea ca rezultat deschiderea
unei ferestre din care se poate alege fişierul.
 Primele aplicaţii în Excel 2007 23
Dacă, de exemplu, valorile care sunt acum ale anului curent vor deveni cele
ale anului precedent, acestea vor trebui mutate în coloana B, mai exact în zona de
căsuţe B8:B19.
Pentru a muta zona de căsuţe C8:C19 în zona B8:B19 se acţionează, din
meniul contextual al zonei C8:C19, comanda Cut urmată de plasarea mouse-ului în
căsuţa B8 şi acţionarea comenzii Paste din meniul contextual al căsuţei B8.
Valorile corespunzătoare anului curent se vor introduce în căsuţele din zona
C9:C18, iar formulele de calcul se vor copia prin folosirea opţiunii Autofill pe linie sau
prin folosirea comenzilor Copy şi Paste.
Dacă, de exemplu, se constată că veniturile extraordinare din anul precedent
au fost de fapt 700 RON această valoare se va introduce direct în căsuţa B14. Se
observă faptul că valorile din căsuţele B16, B17, B18 se modifică automat fapt
normal din moment ce formulele introduse în aceste căsuţe conţineau şi adresa
căsuţei B14.

Exemplu
La librăria ABC, situată pe strada Leului nr. 1 din Iaşi, zilnic, la încheierea
programului de lucru, are loc inventarierea. Situaţia rezultată în urma inventarierii
realizată la data de 29.01.2010 se prezintă ca în tabelul nr. 1.1.2. Situaţia va fi
completată cu o coloană pentru determinarea valorii în lei pe fiecare produs, precum
şi cu o coloană pentru valoarea în EURO.
Tabelul nr. 1.1.2 Situaţia inventarierii la raionul papetărie

[Link]. Denumire produs UM Cantitate Preţ Unitar

1 Pix cu mină buc 10 2

2 Pix cu gel buc 200 2.5
3 Pix Diplomat buc 160 4
4 Pix Senator buc 175 3
5 Creion cu radieră buc 250 1
6 Creion cu mină buc 210 3.5
7 Radieră buc 120 0,5
8 Hârtie A4 top 240 10
9 Hârtie colorată A4 top 100 50
10 Hârtie cartonată A4 top 70 75
11 Hârtie cartonată color top 30 89
 24 ISA - Aplicații practice
Formulele de calcul utilizate sunt următoarele:
a) valoarea fiecărui produs:
Valoare = Cantitate * Preţ unitar;
b) preţul în EURO:
Valoarea în Euro = Valoare/Curs valutar Euro-RON.

Rezolvare
Etapa 1. Deschiderea aplicației
Primul pas în rezolvarea problemei constă în deschiderea aplicaţiei Microsoft
Excel şi pregătirea în vederea editării a unui registru de lucru sau a unei foi de calcul
dintr-un registru de lucru existent. Întrucât aceste aspecte au fost explicate în
exerciţiul anterior se va continua cu Etapa 2: Introducerea datelor în foaia de calcul.
Etapa 2. Introducerea datelor în foaia de calcul
După întroducerea informaţiilor referitoare la numele societăţii şi a celor ce
formează antetul de tabel (zona de căsuţe A7:E7) se vor completa datele din tabel.
În tabelul nr. 1.1.14, se observă că valorile numărului curent formează o
progresie aritmetică. Pentru completarea rapidă a unei serii de date numerice
pentru care avem deja două valori consecutive, poate fi folosită opţiunea AutoFill
oferită de Excel.
În cazul nostru, pentru a completa coloana Nr. crt., vom introduce valorile 1 şi
2 în căsuţele A8, respectiv A9. Vom selecta ambele căsuţe şi vom trage de marcajul
sub forma semnului plus (+) din colţul din dreapta jos al selecţiei, până în căsuţa
A18. Ca rezultat, zona de căsuţe A10:A18 va fi completată automat cu numerele de
la 3 la 11 (figura nr. 1.1.14).
Atunci când se introduc, pe coloană, date care se repetă, utilizatorul poate
beneficia de ajutorul funcţiei AutoComplete. Aceasta completează o intrare nouă pe
baza intrărilor anterioare. Ea funcţionează numai pentru datele situate pe coloană.
De exemplu, dacă introducem în foaia de calcul următoarele date: în căsuţa C7
„Unitate de măsură”, iar în căsuţa C8 „buc”, în momentul în care coborâm în căsuţa
C9 şi scriem litera „b”, va apărea automat valoarea „buc”, introdusă mai sus pe
coloană. Este suficientă apăsarea tastei Enter pentru confirmarea sugestiei oferite
de Excel (vezi figura nr. 1.1.15).
 Primele aplicaţii în Excel 2007 25

Figura nr. 1.1.14 Completarea automată a unei serii de date, cu ajutorul funcţiei AutoFill

Figura nr. 1.1.15 Utilizarea funcţiei AutoComplete pentru introducerea rapidă a datelor de pe
coloană

În zona de căsuţe C10:C14 observăm că unitatea de măsură pentru produse

este „buc” (bucăţi). Ea poate fi introdusă cu ajutorul AutoComplete, cum am
prezentat anterior, dar există şi o modalitate mai rapidă de completare, prin
copierea conţinutului căsuţei C9.
În primă fază, vom introduce în C9 valoarea „buc”. Căsuţa C9 este căsuţa
activă, simbolizată printr-un chenar îngroşat. Plasând indicatorul mouse-ului în colţul
 26 ISA - Aplicații practice
din dreapta jos al chenarului, observăm că el se transformă într-un plus de culoare
neagră (+). Prin drag-and-drop, tragem marcajul peste zona de căsuţe ce urmează a
fi completată (în cazul nostru, C10:C14). Rezultatul constă în multiplicarea valorii
introduse în căsuţa C9 (buc) în restul căsuţelor (C10:C14), după cum se observă şi din
figura nr. 1.1.16.

Figura nr. 1.1.16 Copierea conţinutului unei căsuţe în Excel prin tehnica drag-and-drop

După introducerea datelor în foaia de calcul, aceasta va avea aspectul din

figura nr. 1.1.17.
Etapa 3. Realizarea de calcule
a) Valorile produselor vor apărea pe coloana F a foii de calcul, în zona F8:F18.
Ele vor fi calculate cu ajutorul unor formule.
Pentru produsul Pix cu mină, valoarea va fi calculată în căsuţa F8 şi va fi dată
de formula =D8*E8. Formula poate fi scrisă manual, de la tastatură, dar este
recomandată selectarea pe rând a căsuţelor cu ajutorul mouse-ului, caz în care
referinţele se scriu automat, doar operatorii aritmetici fiind introduşi de la tastatură.
Rezultatul apare în căsuţă la apăsarea tastei Enter sau la click de mouse în afara
căsuţei. După una dintre aceste operaţii, în căsuţa în care s-a introdus formula va fi
vizibil rezultatul calculului, iar în linia de formule va fi afişată formula prin care s-a
obţinut respectivul rezultat (vezi figura nr. 1.1.18).
Primele aplicaţii în Excel 2007 27

Figura nr. 1.1.17 Datele introduse în foaia de calcul Excel

Figura nr. 1.1.18 Calculul valorii produsului Pix cu mină

 28 ISA - Aplicații practice
Dacă se doreşte editarea formulei, există următoarele posibilităţi:
 modificarea sa în linia de formule;
 modificarea sa direct în căsuţă, prin dublu click de mouse sau prin
apelarea funcției de editare prin apăsarea tastei <F2>.

Pentru următoarele produse, se va copia formula din căsuţa F8. Copierea se

face prin drag-and-drop, cu indicatorul mouse-ului plasat în colţul din dreapta jos al
F8. Ca rezultat al copierii, în zona F9:F18 vor apărea formulele din figura nr. 1.1.19.

Figura nr. 1.1.19 Copierea formulei din căsuţa F8 în zona F9:F18

Se observă că, prin copiere, formula s-a actualizat în conformitate cu noua sa

poziţie. Acest fapt este posibil deoarece formula conţine referinţe relative.
Rezultatele obţinute sunt prezentate în figura nr. 1.1.20.
b) Valoarea totală a produselor de papetărie se obţine prin însumarea
valorilor cuprinse în zona F8:F18. O soluţie ar fi utilizarea operatorului aritmetic „+”
(formula =F8+F9+F10+F11+F12+F13+F14+F15+F16+F17+F18), dar se observă că
numărul de elemente din formulă este prea mare. Prin urmare, vom folosi o funcţie
predefinită din Excel, funcţia Sum(domeniu).
În cazul nostru, vom proceda după cum urmează:
 se poziţionează cursorul mouse-ului în căsuţa F19, unde dorim să apară
valoarea totală;
Primele aplicaţii în Excel 2007 29
 din meniul Formulas, selectăm opţiunea Insert Function. Ca rezultat, va
apărea fereastra din figura nr. 1.1.21;
 din fereastra Insert Function, se selectează categoria de funcţii
matematice (Math & Trig) şi, dintre funcţiile afişate, se alege funcţia
Sum. Pentru confirmare se apasă butonul OK;

Figura nr. 1.1.20 Rezultatele obţinute prin copierea formulei din căsuţa F8 în zona F9:F18

Figura nr. 1.1.21 Fereastra Insert Function

 30 ISA - Aplicații practice
 în fereastra funcţiei Sum (vezi figura nr. 1.1.22), se precizează
argumentele sale (în cazul nostru este vorba despre domeniul F8:F18) şi
se apasă pe butonul OK. Ca rezultat, în căsuţa F19 va apărea valoarea
18050, care reprezintă valoarea totală a produselor de papetărie din
librărie.

Figura nr. 1.1.22 Fereastra funcţiei Sum

La acelaşi rezultat se poate ajunge şi prin poziţionarea în căsuţa F19, apelarea

funcţiei Sum cu ajutorul butonului Autosum din grupul de comenzi Editing din
meniul Home şi confirmarea argumentului funcţiei (zona F8:F18) prin apăsarea tastei
Enter.
c) Considerăm că, la momentul realizării inventarierii, cursul valutar este de 1
Euro=4,3 RON. Cursul valutar va fi trecut în căsuţa H5, iar preţurile în Euro vor fi
calculate în zona G8:G18.
Pentru primul produs, formula de calcul, introdusă în căsuţa G8, va fi =F8/H5,
după cum se observă şi în figura nr. 1.1.23.
Analizând formula de calcul, observăm că unul dintre elementele sale, cursul
valutar din căsuţa H5, este o valoare fixă, folosită pentru calculul valorii în valută a
tuturor produselor din foaia de calcul. În acest caz, devine necesară utilizarea unei
referinţe absolute. O referinţă absolută poate fi definită, în cel mai simplu mod, ca o
adresă de căsuţă fixă, care nu se modifică la copierea formulei în foaia de calcul.
Referinţele absolute se construiesc cu ajutorul simbolului $, plasat înaintea
 Primele aplicaţii în Excel 2007 31
indicativilor de coloană şi, respectiv, de linie din adresa căsuţei ce urmează să
rămână fixă. În cazul nostru, $H$5 este referinţa absolută la căsuţa H5.

Figura nr. 1.1.23 Calculul valorii în Euro pentru produsul Pix cu mină

În Excel, cel mai rapid mod de a construi o referinţă absolută este prin click de
mouse pe referinţa relativă a căsuţei (în cazul nostru, H5) şi apăsarea tastei <F4>
(figura nr.1.1.24).

Figura nr. 1.1.24 Transformarea unei referinţe relative într-o referinţă absolută, cu ajutorul
tastei F4

La copierea formulei, din G8 în zona G9:G18, se vor obţine formulele

prezentate în figura nr. 1.1.25.
 32 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.1.25 Copierea unei formule care conţine atât referinţe absolute cât şi relative

Rezultatul final se prezintă ca în figura nr. 1.1.26.

Figura nr. 1.1.26 Soluţia exerciţiului propus

Etapa 4. Redenumirea foii de calcul

Redenumirea foii de calcul Sheet1 în Inventar Papetărie se poate face în două
moduri:
1. cu dublu-click de mouse pe numele curent al foii (Sheet1) şi tastarea
noului nume (Inventar Papetărie);
2. prin apelarea meniului contextual al foii de calcul şi selectarea opţiunii
Rename (vezi figura nr. 1.1.27).
 Primele aplicaţii în Excel 2007 33

Figura nr. 1.1.27 Redenumirea foii de calcul prin apelarea meniului contextual

Întrucât etapele 5 „Salvarea registrului de lucru” şi 6 „Reutilizarea modelului”

au fost tratate în exemplul anterior nu se va continua explicarea acestora pe
exemplul de faţă.

1.2 Definirea parametrilor de format, stiluri şi rapoarte

Excel 2007
Stocarea datelor în Microsoft Excel în scopul persistenţei nu necesită prezenţa
unor elemente de formatare a aspectului datelor. Lucrurile se schimbă radical în
momentul în care dorim să tipărim datele la imprimantă. În acest context apar o
serie elemente de formatare a aspectului general (linii de demarcare, diferite
scheme de culori, parametri la nivel de pagină etc.) sau elemente particulare de
identificare cum ar punerea în evidenţă a anumitor valori.
În cele ce urmează vor fi prezentate o serie de probleme concrete care prin
care vom exemplifica diferite aspecte ale formatării datelor şi tabelelor în Microsoft
Excel, în scopul îmbunătăţirii aspectului grafic şi a calităţii rapoartelor.

1.2.1 Autoformatarea
Exemplul nr. 1
Schimbați aspectul grafic al următorului tabel cu date folosind opțiunile
Format as [Link] tabelului trebuie să fie scris cu culoare albastră, iar liniile
tabelului să fie formatate distinct prin evidențierea liniilor impare printr-un fundal de
culoare albastru deschis.
 34 ISA - Aplicații practice
Tabelul trebuie să fie delimitat de restul foii de calcul prin linii de culoare
albastră, iar coloanele trebuie delimitate unele de altele prin linii de culoare gri.

Figura nr. 1.2.1. Tabelul cu date care va fi supus formatării

Rezolvare
Autoformatarea unui tabel presupune aplicarea unui stil predefinit de culori şi
linii de demarcaţie. Scopul principal al acestei operaţiuni este aceea de îmbunătăţire
a aspectului general al datelor stocate.
Pentru a aplica un stil predefinit asupra unui tabel trebuie să parcurgem
următoarele etape:
1. Selectarea tabelului cu date. Nu este necesară selectarea tuturor
căsuțelor care compun tabel, ci doar poziţionarea pe oricare din căsuţele
tabelului cu date. În exemplul nostru, ne poziţionăm pe căsuța C2 după
care apăsăm combinaţia de taste <Ctrl>+<A>. Selecţia se poate realiza şi
în modul obişnuit, prin încadrarea zonei dorite utilizând cursorul mouse-
ului;
2. Se apelează meniul Home sau meniul Insert.
3. Se alege din meniul Home opțiunea Format as table sau din meniul
Insert opțiunea Table
 Primele aplicaţii în Excel 2007 35
4. Din fereastra Format as Table se alege setul de linii şi culori predefinite,
în funcție de preferințe sau cerințe.

Figura nr. 1.2.2. Caseta cu opțiunile de formatare

5. După alegerea culorii va apărea o fereastră de confirmare prin care se

solicită informația cu privire la antetul tabelului:

În cazul în care nu marcăm opțiunea MyTable has headers, se va introduce o

linie nouă în tabelul cu date:

Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6

Această line poate fi eliminată folosind meniul Table Tools, opțiunea Design
prin demarcarea parametrului Header Row.
 36 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.2.3. Tabelul cu date după aplicarea formatărilor și meniul Table Tools / Design

În acest moment, aspectul general al tabelului cu date se schimbă în

conformitate cu alegerile efectuate.
Activarea meniului Table Tools, opțiunea Design se realizează prin accesarea
oricărei căsuțe din tabelul definit la punctul 1.

Exemplul nr. 2
Se cere renunțarea la orice formatare predefinită sau personalizată aplicată
tabelului cu date.

Rezolvare
1. Se poziționează cursorul pe prima căsuță a tabelului (C2 în exemplul
nostru) și se apasă combinația de taste Ctrl + A pentru a selecta întreg
tabelul;
2. Se accesează meniul Table Tools/Design;
3. Se apasă săgeata în jos de la secțiunea Table styles pentru a deschide
toate opțiunile;
4. Se selectează din listă opțiunea Clear.
 Primele aplicaţii în Excel 2007 37
În Microsoft Excel 2007 toate operațiunile se pot activa folosind combinații de
taste. În acest fel, exemplul nostru se poate reduce la apăsarea succesivă (pe rând la
intervale scurte de timp, sub o secundă) a următoarelor taste: Alt, J, T, S, C.
O altă metodă de rezolvare este aceea de folosire a meniului Home, opțiunea
Clear, Clear Formats.

1.2.2 Formatarea personalizată

Exemplu
Personalizați raportul după următoarele specificații:
1. Numele societății să fie scris cu caractere îngroșate;
2. Cuvintele – mii lei – să fie scrise cu caractere înclinate;
3. Titlul raportului să fie scrise cu caractere înclinate;
4. Titlul raportului să fie scris pe întreaga lățime a tabelului, centrat,
mărimea caracterelor de 12 puncte tipografice, îngroșat și de culoare
verde;
5. Tabelul cu date trebuie să fie încadrat cu o linie de culoare albastră de o
grosime mai mare decât cea obișnuită;
6. Toate căsuțele din interiorul tabelului trebuie să fie demarcate printr-o
linie de culoare albastră subțire;
7. Antetul de tabel trebuie să fie scris înclinat;
8. Datele calculate (totalurile și mediile) din tabel să fie scrise îngroșat;
9. Media să fie afișată cu două zecimale;
10. Căsuțele din zona rezultat să aibă un fundal de culoare gri deschis.

Rezolvare
Formatarea personalizată presupune utilizarea setului de instrumente regăsite
în meniul Home sau a ferestrei Format Cells de personalizare a căsuțelor din Excel
(apelabil prin combinațiile de taste <Ctrl> + <1> sau <Ctrl> + <Shift> + <F>).
Meniul Home conține, printre alte comenzi utile desfășurării rapide a
operațiunilor de lucru uzuale, următoarele elemente specifice utilizate pentru
formatarea personalizată:
 tipul fontului:
 dimensiunea caracterelor:
 38 ISA - Aplicații practice

 scriere îngroşată:
 scriere înclinată:
 scriere subliniată:
 aliniere la stânga:
 aliniere la centru:
 aliniere la dreapta:
 unește conţinutul mai multor căsuţe. De cele mai
multe ori se foloseşte pentru elemente de tip titlul de raport sau pagină;
 formatare date după anumite tipuri: dată calendaristică, monetar,
numeric etc. Lista indică tipul datelor din căsuța
curentă.
 scăderea sau creșterea numărului de zecimale:
 diferite opţiuni pentru linii de delimitare a blocului selectat:
 colorarea căsuţelor selectate cu diferite nuanţe sau seturi de culori
şi/sau imagini:
 schimbarea culorii textului:

Rezolvarea exemplului implică următoarele succesiuni de pași asupra tabelului

prezentat în Figura nr. 1.2.1:
1. Se selectează căsuța C2 și se apasă pictograma de pe meniul Home;
2. Se selectează căsuța H2 și se apasă pictograma de pe meniul Home;
3. Se selectează blocul de căsuțe C3:H3 cu ajutorul mouse-ului și se apasă
pictograma Merge and Center din meniul Home.

Atenție!
În cazul în care ați selectat un bloc de căsuțe și opțiunea Merge and Center
este inactivă, înseamnă că tabelul cu date a fost formatat deja ca un Tabel. Pentru ca
acțiunea de unire a căsuțelor să redevină activă trebuie să convertiți tabelul cu date
într-un grup simplu de căsuțe, urmând pașii: se selectează tot tabelul, apoi din
meniul Table Design se alege opțiunea Convert to Range și apoi se acționează
butonul Yes în fereastra de confirmare.
O altă metodă de rezolvare a acestui aspect este accesarea ferestrei Format
Cells, categoria Alignment (figura 1.2.4).
Primele aplicaţii în Excel 2007 39

Figura nr. 1.2.4. Fereastra Format Cells, cadrul de pagină Alignment

Figura nr. 1.2.5. Fereastra Format Cells, cadrul de pagină Font

 40 ISA - Aplicații practice
În fereastra Format Cells, cadrul de pagină Alignment, se marchează opțiunea
Merge Cells. Pentru centrarea textului în căsuța formată prin unirea căsuțelor din
zona C3:H3, se alege opțiunea Center din lista Horizontal.
Pentru a aplica noile caracteristici fontului textului din zona de căsuțe, se
selectează cadrul de pagină Font din fereastra Format Cells.
În acest cadru de pagină se alege de la secțiunea Font style opțiunea Bold, din
lista Size se selectează valoarea 12, iar din lista Color culoarea Green (verde). Pentru
confirmarea formatărilor efectuate se apasă butonul OK (vezi figura nr. 1.2.5).
4. Se selectează tabelul cu date, reprezentat de zona de căsuțe C4:H15. Se
deschide din nou fereastra Format Cells (<Ctrl>+<1>). În fereastra
Format Cells, se selectează categoria Border (figura nr. 1.2.6).

Figura nr. 1.2.6 Fereastra Format Cells, cadrul de pagină Border – aplicarea chenarului
exterior zonei de căsuţe selectate

Se alege, de la secţiunea Style, o linie de o grosime mai mare decât cea

normală, din lista Color se alege opţiunea Blue (albastru), se apasă butonul Outline
pentru a face chenarul exterior al tabelului şi se apasă butonul OK pentru aplicarea
formatărilor.
Primele aplicaţii în Excel 2007 41
5. Se selectează tabelul cu date (C4:H15), se fereastra Format Cells. În
fereastra Format Cells se selectează cadrul de pagină Border. Dintre
tipurile de linii, din secţiunea Style, se alege cel de-al şaselea (linie
continuă, subţire). Se selectează culoarea Blue (albastru) din lista Color.
Pentru a aplica linia de demarcaţie cu caracteristicile selectate anterior
între căsuţele tabelului se apasă butonul Inside. Pentru confirmarea
schimbărilor se apasă butonul OK. (figura nr. 1.2.7)

Figura nr. 1.2.7 Fereastra Format Cells, cadrul de pagină Border – aplicarea chenarului
interior zonei de căsuţe selectate

6. Se selectează blocul de căsuţe corespunzător antetului de tabel (C4:H4)

şi se apasă pictograma din meniul Home.
7. Pentru aplicarea simultană a scrierii îngroşate pe toate liniile şi coloanele
specificate în exemplu vom utiliza metoda selecţiei zonelor de căsuţe
noncontigue:
 Se selectează căsuţele C9:H9 (cu mouse-ul);
 Se ţine apăsată tasta <Ctrl>;
 Se selectează cu mouse-ul căsuţele C14:H15;
 42 ISA - Aplicații practice
 Se selectează cu mouse-ul căsuţele G4:H15;
 Se eliberează tasta <Ctrl>;
 Se apasă pictograma din meniul Home.

8. Se selectează blocul de căsuţe H5:H15, se apelează fereastra Format

Cells, categoria Number.
Din secţiunea Category se alege tipul de date Number, în secţiunea Decimal
Places se specifică valoarea 2 şi se apasă OK pentru aplicarea formatului asupra
căsuţelor selectate (figura nr. 1.2.8).
9. Se selectează linia corespunzătoare Rezultatului: C15:H15. Se apelează
fereastra Format Cells, categoria Fill. Se selectează culoarea Gri din
tabelul de culori şi se apasă OK pentru aplicarea formatului (figura nr.
1.2.9).
În urma aplicării caracteristicilor de format enunţate în exemplu, tabelul se
prezintă ca în figura nr. 1.2.10.

Figura nr. 1.2.8 Fereastra Format Cells, cadrul de pagină Number

Primele aplicaţii în Excel 2007 43

Figura nr. 1.2.9 Fereastra Format Cells, cadrul de pagină Patterns

Figura nr. 1.2.10 Tabelul formatat conform specificaţiilor din exemplu

 44 ISA - Aplicații practice
1.2.3 Stiluri de formatare
Exemplu
Să se modifice stilul predefinit Hyperlink, în aşa fel încât hiperlegăturile să fie
scrise cu culoarea verde, iar fundalul căsuţelor în care sunt introduse să fie de
culoare gri.

Rezolvare
Utilizarea stilurilor de formatare în Excel ar trebui să fie o tehnică frecvent
întâlnită, întrucât este suficient de eficientă, mai ales pentru utilizatorii avansaţi.
Vizualizarea şi personalizarea unui stil se pot realiza din meniul Home, secțiunea
Styles, opțiunea Cell Styles.

Figura nr. 1.2.11 Selectarea și vizualizarea stilurilor predefinite din Cell Styles

Caracteristicile stilului Hyperlink, se accesează prin activarea ferestrei Cell

Styles, butonul din dreapta al mouse-ului pe numele stilului și opțiunea Modify.
selectarea acetuia din lista Style name. Se observă că stilul Hyperlink presupune, în
mod implicit, un font de tipul Calibri, dimensiunea 11, subliniat, de culoare albastră.
 Primele aplicaţii în Excel 2007 45
Pentru modificarea stilului pentru hiperlegături (Hyperlink) se poate apăsa butonul
Format, elementele modificabile fiind:
 stilul de afișare a numerelor (Number);
 alinierea textului în căsuţă (Alignment);
 tipul fontului (Font);
 liniile de demarcaţie a căsuţelor (Border);
 culoarea de fundal (Fill);
 tipul de protecţie aplicat asupra căsuţei (Protection).

În cazul nostru, vom interveni prin modificarea culorii fontului în verde (în
cadrul de pagină Font, lista Color) şi colorarea fundalului căsuţei în gri (cadrul de
pagină Fill, selectarea nuanţei dorite de gri).

Figura nr. 1.2.12 Modificările stilului Hyperlink

După confimarea modificărilor cu butonul OK, noile caracteristici ale stilului

Hyperlink sunt vizibile în figura 1.2.13.
În momentul în care vom scrie într-o căsuţă o hiperlegătură, aceasta va primi,
automat, caracteristicile stilului Hyperlink aşa cum au fost stabilite anterior.
Definirea unui nou stil de către utilizator se realizează prin activarea opțiunii
New Cell Style, scrierea numelui stilului în caseta Style name, după care se
personalizează conform specificului cerut prin apăsarea butonului Format și se
confirmă formatările prin apăsarea butonului OK.
 46 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.2.13 Noile caracteristici ale stilului Hyperlink

1.2.4 Formatarea la nivel de foaie de calcul

Exemplu
Să se realizeze următoarele operaţiuni la nivelul foii de calcul Date, din
registrul [Link] (prezentat în figura nr. 1.2.10):
 să se redenumească foaia de calcul cu numele Analiză vânzări;
 să se introducă o imagine ca fundal al foii de calcul;
 să se coloreze în mov spaţiul de afişare pentru numele foilor de calcul.

Rezolvare
Pentru rezolvarea cerinţelor exemplului curent se activează meniul contextual
al foii de calcul Date prin acționarea butonului din dreapta al mouse-ului pe numele
foii de calcul și se alege din meniul contextual opțiunea Rename.
Altă metodă de schimbare a numelui foilor de calcul este aceea de apelare a
opțiunilor pictogramei Format din meniul Home (Figura 1.2.14) sau prin acționarea
Dublu-click pe numele foii de calcul şi introducerea de la tastatură a noului nume.
Pentru a specifica o imagine ca fundal al foii de calcul folosim opţiunea
Background din meniul Page Layout, urmată de alegerea imaginii dorite de pe disc.
Imaginea trebuie să fie adecvată utilizării sale ca fundal.
 Primele aplicaţii în Excel 2007 47
Precizăm că eliminarea unui fundal se efectuează prin click pe opțiunea
Delete background din meniul Page Layout.

Figura nr. 1.2.14 Metode de redenumire a foilor de calcul

Colorarea etichetei foii de calcul se realizează prin acționarea butonului din

dreapta al mouse-ului pe numele foii de calcul și precizarea culorii dorite prin
apelarea opțiunii Tab Color din meniul contextual. În figura nr. 1.2.15 este
prezentată foaia de calcul cu noua ei înfăţişare, în urma formatărilor din exemplu.

Observaţie:
Opţiunea Hide din meniul contextual se foloseşte pentru ascunderea unei foi de
calcul, în timp ce Unhide este operaţiunea inversă operaţiunii Hide. Unhide este
valabilă numai în contextul în care a fost deja ascuns ceva. Precizăm că o foaie de
calcul, chiar dacă este ascunsă, poate fi folosită ca referinţă în formulele de calcul.
 48 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.2.15 Foaia de calcul căreia i-a fost schimbat numele și i s-a aplicat un fundal

1.2.5 Formatarea condiţională

Exemplul nr. 1
În tabelul din figura nr. 1.2.16, să se evidenţieze prin scriere îngroşată de
culoare roşie toate produsele cu stocul mai mare de 100 UM.

Rezolvare
Pentru a rezolva problema enunţată mai sus, vom folosi formatarea
condiţională. Aceasta este o operaţiune care se foloseşte, cu precădere, pentru a
ajuta utilizatorul unei foi de calcul în vizualizarea rapidă a unor informaţii cu scopul
luării unei decizii. Se foloseşte, de asemenea, şi în cazul în care se doreşte tipărirea
rapoartelor la imprimantă şi identificarea rapidă a anumitor valori în general cu
caracter de excepţie.

Observație:
În versiunile anterioare de Excel numărul maxim de condiţii de formatare la nivelul
unui tabel sau al unei coloane era de 3. În versiunea 2007 nu sunt cunoscute limitări
de acest gen.
Rezolvarea presupune următorii paşi:
1. Se selectează căsuțele aferente coloanei Stoc: D2:D15;
2. Se apelează meniul Home şi se acţionează opţiunea Conditional
formatting;
 Primele aplicaţii în Excel 2007 49
3. În lista de opțiuni de la Conditional formatting se alege opțiunea New
Rule;

Figura nr. 1.2.16 Model de date - Stocuri

4. În fereastra New Formatting Rule se alege opțiunea Format only cells

that contain;
5. În secțiunea Edit the Rule Description se specifică operatorul logic
greater than;
6. Se scrie în caseta din dreapta valoarea 100;
7. Se apasă butonul Format;
8. În fereastra Format cells se alege categoria Font şi se selectează din zona
Font style opţiunea Bold;
9. Se selectează, din lista Color, culoarea roşu;
10. Se apasă OK în fereastra Format cells;
11. Se apasă OK în fereastra New formatting rule.
În acest moment o să observaţi că pe coloana Stoc produsele cu codul 107 şi
108 au fontul de culoare roşie. Modificarea oricărei valori de pe coloana D va aduce
cu sine modificarea culorii în cazul în care se îndeplineşte condiţia prestabilită
anterior.
 50 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.2.17 Specificarea condiţiei Stoc>100 în fereastra New Formatting Rule

Ceilalţi operatori de comparație care pot fi folosiţi în formularea unei condiţii

sunt:
 between (cuprins între anumite valori);
 not between (care nu este cuprins între valorile specificate);
 equal to (care este egal cu o anumită valoare);
 not equal to (care nu este egal cu anumită valoare);
 less than (mai mic strict decât o anumită valoare);
 greater than or equal to (mai mare sau egal decât o anumită valoare);
 less than or equal to (mai mic sau egal decât o anumită valoare).

Exemplul nr. 2
Să se doreşte elimine formatările condiţionale, din tabelul cu date, aplicate în
exemplul anterior.

Rezolvare
Pentru rezolvarea cerinţei se realizează următoarele operaţiuni:
1. Se selectează tot tabelul;
2. Se apelează meniul Home;
 Primele aplicaţii în Excel 2007 51
3. Se activează opţiunea Conditional Formatting;
4. Din meniul Conditional Formatting se alege opțiunea Clear Rules și apoi
Clear Rules from Selected Cells.

Figura nr. 1.2.18 Rezultatul formatării condiţionale la nivelul coloanei Stoc

Exemplul nr. 3
Să se pună în evidenţă, prin scriere îngroşată de culoare roşie, produsele cu
stocul mai mic decât stocul de siguranţă.

Rezolvare
Dacă ne uităm cu atenţie în tabelul din figura nr. 1.2.16 vom observa că
valoarea pe care trebuie să o luăm în calcul în acest exemplu este variabilă şi se află
pe coloana H.
1. Se selectează căsuţele din coloana Stoc: D2:D15;
2. Se apelează meniul Home şi se acţionează opţiunea Conditional formatting;
3. În lista de opțiuni de la Conditional formatting se alege opțiunea New Rule;
4. În fereastra New Formatting Rule se alege opțiunea Format only cells that
contain;
52 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.2.19 Fereastra Delete Conditional Format

Figura nr. 1.2.20 Editarea condiţiei Stoc<Stoc de siguranta în fereastra New Formatting Rule
 Primele aplicaţii în Excel 2007 53
5. În secțiunea Edit the Rule Description se specifică operatorul less than;
6. Se scrie în caseta din dreapta formula =$H2 care semnifică faptul că se
compară permanent, pe linie, valoarea stocului cu valoarea corespeondentă
a stocului de siguranţă. Operaţiunea începe de la linia 2 a foii de calcul în jos;
7. Se apasă butonul Format;
8. În fereastra Format cells se alege din categoria Font şi zona Font style
opţiunea Bold;
9. Se selectează din lista Color, culoarea roşu;
10. Se apasă OK în fereastra Format cells;
11. Se apasă OK în fereastra New Formatting Rule.
Vom observa că de data aceasta valoarea afectată este corespondentă
produsului cu codul 101 (stocul acestuia, 36, este mai mic decât stocul de siguranţă,
50).

Figura nr. 1.2.21 Rezultatul formatării condiţionale (Stoc<Stoc de siguranţă)

Exemplul nr. 4
Se doreşte schimbarea fundalului liniilor în verde fluorescent pentru produsele
al căror stoc este mai mic decât stocul de siguranţă.

Rezolvare
1. Se selectează zona de căsuţe A2:H15 (tabelul, cu excepţia antetului său);
2. Se apelează meniul Home şi se acţionează opţiunea Conditional
Formatting;
54 ISA - Aplicații practice
3. În lista de opțiuni de la Conditional formatting se alege opțiunea New
Rule;
4. În fereastra New Formatting Rule se alege opțiunea Use a formula to
determine which cells to format;
5. În caseta Format values where this formula is true: se scrie formula
=$D2<$H2;
6. Se apasă butonul Format;
7. În fereastra Format cells se alege din categoria Fill, zona Background Color,
culoarea verde fluorescent;
8. Se apasă OK în fereastra Format cells;
9. Se apasă OK în fereastra New Formatting Rule.

Figura nr. 1.2.22 Specificarea condiţiei Stoc<Stoc de siguranţă în fereastra New Formatting
Rule, pentru formatarea la nivel de tabel
 Primele aplicaţii în Excel 2007 55

Figura nr. 1.2.23 Rezultatul formatării condiţionale (Stoc<Stoc de siguranţă) la nivel de tabel

1.2.6 Formatări la nivel de pagină. Tipărirea rapoartelor

Exemplu
Să se pregătească pentru imprimare a tabelului din figura nr. 1.2.15 în aşa fel
încât să fie perfect centrat pe o pagină A4 orientată Landscape.
Să se adauge un antet de pagină cu sigla firmei care se află stocată în sistem.
În partea centrală a antetului trebuie să se specifice cu caractere îngroşate numele
Tabel produse, iar în partea din dreapta a antetului să fie trecută automat ora din
sistem.
În subsolul de pagină să vor specifica automat informaţii despre numărul de
pagină şi data din sistem.

Rezolvare
Un raport în Excel reprezintă tabelul cu date asupra căruia se aplică anumite
tipuri de formatări în vederea îmbunătăţirii aspectului. Pe lângă aceste operaţiuni de
îmbunătăţire a aspectului intervin şi o serie de aspecte de încadrare în pagină.
Dacă dorim să tipărim tabelul specificat la imprimantă şi efectuăm
operaţiunea de previzualizare vom observa că o parte din ultimele coloane ale
tabelului nu sunt vizibile (vezi figura nr. 1.2.24).
Pentru încadrarea conţinutului în pagină putem beneficia de o serie de setări
suplimentare. De cele mai multe ori se alege opţiunea de orientare a paginii în
format peisaj (Landscape).
 56 ISA - Aplicații practice
O altă opţiune specifică Microsoft Excel este aceea de a modifica dimensiunea
textului afişat în pagină direct în faza de previzualizare fără afectarea formatărilor
din foaia de calcul.
Una din opţiunile foarte uzuale in Excel este aceea de a vizualiza direct în foaia
de calcul modul în care vor fi tipărite datele la imprimantă. Acest mod de vizualizare
se obţine prin accesarea meniului View opțiunea Page Break Preview.

Figura nr. 1.2.24 Previzualizarea tabelului care urmează să fie tipărit

Figura nr. 1.2.25 Vizualizarea foii de calcul în modul Page Break Preview
 Primele aplicaţii în Excel 2007 57
Revenirea din modul de vizualizare Page Break se realizează prin acţionarea
opțiunii Normal din meniul View.
Una din cele mai elegante opţiuni este aceea de a defini aria de tipărire în
cadrul tabelului exact pe limitele acestuia prin utilizarea opţiunii Set print area din
opțiunea Print Area din cadrul meniului Page Layout.
Rezolvarea cerinţelor din exemplu presupune următorii paşi:
1. Se defineşte tabelul ca o zonă de imprimare, prin selectarea sa cu
<Ctrl>+<A> sau cu mouse-ul;
2. Se apelează meniul Page Layout, opțiunea Print Area, opţiunea Set print
area;
3. Se previzualizează tabelul din meniul principal al Excel, opțiunea Print,
opţiunea Print preview sau apăsarea combinației de taste <Ctrl>+<F2>;
4. Din previzualizare se acţionează butonul Page Setup;
5. În fereastra Page Setup se alege categoria Page şi se activează opţiunea
Landscape pentru orientarea paginii. Dimensiunea paginii (Paper size) va
fi A4;

Figura nr. 1.2.26 Fereastra Page Setup – cadrul de pagină Page

58 ISA - Aplicații practice
6. Se alege categoria Margins şi se marchează casetele Horizontally şi
Vertically pentru centrarea pe orizontală şi pe verticală în pagină;

Figura nr. 1.2.27 Fereastra Page Setup – cadrul de pagină Margins

7. Se alege categoria Header/Footer pentru a crea antetul şi subsolul de

pagină;
8. Se apasă butonul Custom Header pentru crearea antetului personalizat;

9. Pentru inserarea unei imagini din sistem se apasă pictograma . Se

caută imaginea în sistem şi se apasă butonul Insert;
10. Pentru a ne asigura că dimensiunile imaginii nu sunt prea mari sau prea
mici vom acţiona pictograma , care ne conduce la fereastra Format
Picture (figura nr. 1.2.28);
11. Dimensiunile se modifică pe înălţime (Height) şi/sau pe lăţime (Width);
12. Se apasă apoi butonul OK;
Primele aplicaţii în Excel 2007 59
13. Ne poziţionăm în Center section;

Figura nr. 1.2.28 Fereastra Format Picture

14. Pentru a scrie îngroşat trebuie apăsată pictograma A iar din fereastra
Font se alege de la secţiunea Font style opţiunea Bold după care se
apasă butonul OK
15. Se scrie textul Tabel produse;
16. Ne poziţionăm în Right section şi apăsăm pictograma în formă de ceas
pentru a introduce automat ora din sistem;
17. Se apasă butonul OK pentru a confirma datele introduse;
18. Din lista Footer se alege opţiunea prestabilită care conține textul
Confidential, data și pagina pentru a introduce data din sistem şi
numărul paginii în subsol;
19. Se apasă butonul OK pentru confirmarea datelor introduse.
60 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.2.29 Antetul personalizat al raportului

Figura nr. 1.2.30 Subsolul personalizat al raportului

 Primele aplicaţii în Excel 2007 61
Rezultatul se prezintă ca în figura nr. 1.2.31.

Figura nr. 1.2.31 Raportul pregătit pentru listare

După ce s-au efectuat elementele de formatare ale raportului în vederea

tipăririi acestuia, imprimarea efectivă este foarte simplă, putându-se realiza din
meniul principal al Excel, opțiunea Print sau prin acționarea combinaţiei de taste
<Ctrl>+<P>.
În fereastra Print dispunem de următoarele opţiuni în funcţie de necesităţile
de tipărire:
 Printer Name: selectarea imprimantei destinaţie, în cazul în care
dispunem de mai multe imprimante instalate;
 Print range: care este intervalul de pagini de tipărit: opţiunea All pentru
toate paginile disponibile sau opţiunea Page(s) pentru un anumit
interval de pagini;
 62 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.2.32 Fereastra Print

 Print what: ce anume se doreşte a se tipări:

o Selection: în cazul în care dorim tipărirea numai a unui interval
de căsuţe selectate în prealabil;
o Active sheet(s): în cazul în care se doreşte tipărirea informaţiilor
din foaia de calcul curentă;
o Entire workbook: în cazul în care se doreşte tipărirea
informaţiilor din toate foile de calcul din fişierul curent;
 Copies: se foloseşte în cazul în care dorim să tipărim mai multe copii ale
aceluiaşi raport.

1.3 Protecția modelelor definite în foi de calcul și

agende
Exemplul nr. 1
Protejaţi modelul de situaţie a inventarierii definit în foaia de calcul din figura
nr. 1.3.1, astfel ca zonele ocupate de texte explicative (antet şi titlu) şi formule să nu
mai poată fi modificate. Modificările vor fi permise doar în zona datelor de intrare.
 Primele aplicaţii în Excel 2007 63

Figura nr. 1.3.1 Situaţia inventarierii din cadrul librăriei ABC la data de 29.01.2010

Rezolvare
Precizăm că după activarea mecanismului general de protecţie la nivelul foii
de calcul (Review  Changes  Protect Sheet) nu se mai pot face modificări asupra
conţinutului căsuţelor.
Utilizatorul este avertizat printr-un mesaj de atenţionare, în cazul încearcă să
opereze unele modificări.
De asemenea, vom constata că nu toate comenzile pot fi aplicate întrucât, în
lipsa accesului la conţinutul foii de calcul, ele rămân fără obiect şi nu pot fi apelate.

Figura nr. 1.3.2 Mesajul de atenţionare afişat la încercarea de a modifica căsuţele protejate
din foaia de calcul

Protecţia la nivelul foii de calcul se aplică diferenţiat, în corelaţie cu

parametrul de format Locked (stabilit prin Home  Cells  Format  Lock Cell sau
Home  Cells  Format  Format Cells  Protection   Locked). În mod
 64 ISA - Aplicații practice
implicit, toate căsuţele foii de calcul au asociat atributul Locked, astfel că după
aplicarea mecanismului general de protecţie (Review  Changes  Protect Sheet)
toate căsuţele devin „blocate”, iar conţinutul lor nu mai poate fi modificat. Dacă
mecanismul general de protecţie (Review  Changes  Protect Sheet ) nu este
activat, atributul Locked asociat căsuţelor nu are nici un efect.
În modelul prezentat mai sus, zonele ocupate de datele de intrare sunt: zona
A8:E18 şi căsuţa H4 care conţine cursul valutar. Pentru zona datelor de intrare,
parametrul Locked trebuie dezactivat. Pentru celelalte zone din model, care conţin
explicaţii şi formule, parametrul de format Locked rămâne activ.

Paşii de parcurs pentru protejarea modelului descris în foaia de calcul sunt:

1. Dezactivarea parametrului de format Locked pentru zonele rezervate
datelor de intrare.
Se selectează zona de căsuţe A8:E18 şi căsuţa H4 (cu ajutorul mouse-ului şi a
tastei Ctrl). Prin click dreapta de mouse se apelează meniul contextual. Din lista de
opţiuni afişată, se alege Format Cells, cadrul de pagină Protection. Observăm că,
implicit, opţiunea Locked este selectată ( Locked). Prin click pe căsuţa de opţiuni
realizăm dezactivarea parametrului ( Locked) (vezi figura nr. 1.3.3).
Pentru restul căsuţelor din foaia de calcul nu este necesară nici o intervenţie
în Format Cells  Protection.

Figura nr. 1.3.3 Dezactivarea parametrului Locked, în fereastra Format Cells...  Protection
 Primele aplicaţii în Excel 2007 65
2. Activarea mecanismului general de protecţie
Din meniul Review, grupul Changes, se apasă butonul Protect Sheet. Ca
rezultat, va apărea fereastra din figura următoare:

Figura nr. 1.3.4 Fereastra Protect Sheet

Acţionarea butonului OK determină activarea mecanismului general de

protecţie. Din acest moment, orice operaţiune de modificare a conţinutului
căsuţelor care are asociat parametrul de format Locked este imposibilă, iar
utilizatorul este avertizat printr-un mesaj de atenţionare.
Pentru o protecţie suplimentară, activarea mecanismului general de protecţie
poate fi însoţită şi de asocierea unei parole. Nu se recomandă asocierea parolei
decât în situaţia unor modele testate, date în utilizare curentă, întrucât uitarea
parolei poate conduce la imposibilitatea finalizării modelului.
Opţiunile de protecţie la nivelul foii de calcul sunt prezentate în tabelul nr.
1.3.1. Dacă un element este nemarcat înseamnă că operaţiunea respectivă nu va
putea fi realizată de utilizator după protejarea foii.
 66 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.3.5 Introducerea unei parole în fereastra Protect Sheet

Tabelul nr. 1.3.1 Opţiuni de protecţie la nivelul foii de calcul

Operaţiune Semnificaţie
Select locked cells Selectarea căsuţelor blocate din foaia de calcul. Implicit, selecţia este
permisă (căsuţa de validare este marcată).
Select unlocked Selectarea căsuţelor libere din foaia de calcul şi deplasarea cu
cells ajutorul tastei Tab între acestea. Implicit, selecţia este permisă
(căsuţa de validare este marcată).
Format cells Modificarea opţiunilor din ferestrele de dialog Format Cells şi a
opţiunilor de formatare condiţională. Dacă a fost aplicată formatarea
condiţională înainte de protejarea foii, aspectul căsuţelor care
îndeplinesc condiţia se schimbă în continuare.
Format columns Utilizarea opţiunilor referitoare la dimensiunea coloanelor şi afişarea
lor în foaia de calcul. După protejarea foii, toate comenzile din
Home Cells  Format privitoare la coloane (Column Width...,
AutoFit Column Width, Default Width..., Hide&Unhide  Hide
Columns, Hide&Unhide  Unhide Columns) devin inactive.
Format rows Utilizarea opţiunilor referitoare la dimensiunea liniilor şi afişarea lor
în foaia de calcul. După protejarea foii, toate comenzile din Home
Cells  Format privitoare la linii (Row Height..., AutoFit Row Height,
Hide&Unhide  Hide Rows, Hide&Unhide  Unhide Rows) devin
inactive.
 Primele aplicaţii în Excel 2007 67
Operaţiune Semnificaţie
Insert columns Inserarea de noi coloane în foaia de calcul protejată.
Insert rows Inserarea de noi linii în foaia de calcul protejată.
Insert hyperlinks Inserarea de hiperlegături în foaia de calcul protejată. Nu pot fi
realizate hiperlegături nici în căsuţele lăsate libere.
Delete columns Ştergerea coloanelor din foaia de calcul protejată.
Delete rows Ştergerea liniilor din foaia de calcul protejată.
Sort Utilizarea opţiunilor de sortare a datelor.
Use AutoFilter Crearea de filtre sau îndepărtarea acestora, dacă au fost realizate
anterior protejării foii de calcul.
Use PivotTable Formatarea rapoartelor pivot existente sau crearea altora noi.
reports
Edit objects Modificarea obiectelor grafice.
Edit scenarios Vizualizarea scenariilor ascunse, realizarea de schimbări în scenarii
pentru care s-a stabilit contrariul, ştergerea scenariilor.

Observaţie:
Dacă utilizatorul lansează în execuţie un macro care conţine o operaţiune dintre cele
protejate la nivelul foii de calcul, rularea macro-ului va fi întreruptă şi va fi afişat un
mesaj de atenţionare.
În exemplul nostru, vom accepta opţiunile implicite din fereastra Protect Sheet
şi vom introduce o parolă în căsuţa de text Password to unprotect sheet. Dacă nu se
introduce o parolă, deprotejarea foii de calcul se poate face de către utilizator prin
simpla succesiune de opţiuni Review  Changes  Unprotect Sheet. Dacă a fost
stabilită o parolă foaia nu va putea fi deprotejată decât de către cel care o cunoaşte.
După introducerea parolei şi apăsarea butonului OK, se solicită confirmarea
acesteia. În fereastra de dialog, suntem avertizaţi că uitarea parolei duce la
imposibilitatea deprotejării foii de calcul şi că parolele sunt case-sensitive.

Figura nr. 1.3.6 Confirmarea parolei pentru protejarea foii de calcul

 68 ISA - Aplicații practice
După efectuarea tuturor acestor operaţiuni foaia de calcul este protejată.
Modificarea valorilor din zona A8:E18 şi din căsuţa H4, lăsate libere la pasul 1,
este posibilă. În schimb, dacă utilizatorul încearcă modificarea oricărei alte căsuţe
din foaia de calcul, va fi afişat mesajul de avertizare din figura nr. 1.3.2.

Figura nr. 1.3.7 Deprotejarea foii de calcul

Dacă asupra modelului trebuie aplicate modificări pentru a-l aduce într-o stare
corectă, aptă pentru o utilizare repetată, trebuie solicitată operaţiunea de
deprotejare, adică de dezactivare a mecanismului general de protecţie (Review 
Changes  Unprotect Sheet). În situaţia folosirii unei parole apare o casetă de dialog
pentru precizarea parolei (vezi figura nr. 1.3.7).

Exemplul nr. 2
La S.C. Alfa S.A., agenţii de vânzare folosesc oferte de preţuri conform
modelului prezentat în figura nr. 1.3.8.
Menţionăm că preţul de vânzare este calculat prin aplicarea cotei de adaos
comercial de 18% la preţul de achiziţie, pe baza formulei preţ de vânzare=preţ de
achiziţie * (1 + cotă adaos comercial). Formulele de calcul sunt vizibile în figura nr.
1.3.9.
În vederea negocierii preţurilor, modelul de ofertă trebuie protejat conform
restricţiilor de mai jos:
1. Datele din întreaga foaie de calcul vor fi blocate, cu excepţia zonei care
conţine cantitatea (D9:D23), care va fi lăsată liberă pentru a-i permite clientului să
facă simulări ale totalului de plată;
2. Coloana care conţine preţul de achiziţie (coloana E) şi liniile pe care apare
adaosul comercial (3 şi 4) vor fi ascunse, deoarece preţul de achiziţie şi adaosul
comercial reprezintă informaţii confidenţiale;
3. Foaia de calcul va fi protejată de o parolă.
Primele aplicaţii în Excel 2007 69

Figura nr. 1.3.8 Model de ofertă de preţuri la firma S.C. ALFA S.A

Figura nr. 1.3.9 Formulele din modelul de calcul

 70 ISA - Aplicații practice

Figura nr. 1.3.10 Deselectarea opţiunii Locked din fereastra Format Cells  Protection,
pentru zona de căsuţe D9:D23

Rezolvare
Operaţiunile premergătoare aplicării protecţiei la nivelul foii de calcul sunt:
1. Dezactivarea parametrului de format Locked pentru zona de căsuţe D9:D23,
prin selectarea acesteia, apelarea meniului contextual cu click dreapta, selectarea
opţiunilor Format Cells  Protection şi dezactivarea căsuţei de validare Locked;
2. Ascunderea coloanei E, prin selectarea ei, apelarea meniului contextual cu
click dreapta şi alegerea opţiunii Hide.
În mod similar, se ascund şi liniile 3 şi 4 din foaia de calcul.
Atragem atenţia asupra faptului că toate căsuţele din foaia de calcul pot fi
modificate, iar coloana E şi liniile 3 şi 4 pot fi vizualizate cu ajutorul opţiunii Unhide,
dacă mecanismul general de protecţie nu este activat.
Aplicarea protecţiei se face, aşa cum precizat şi anterior, prin Review 
Changes  Protect Sheet şi specificarea unei parole. Efectele protecţiei sunt
următoarele:
a. nu mai poate fi modificat decât numărul de bucăţi, din zona D9:D23, restul
căsuţelor fiind blocate;
b. opţiunea Unhide, pentru vizualizarea coloanei E şi a liniilor 3 şi 4, este
inactivă.