Microsoft
Access 2007
Crearea unui tabel
Tabelele din Access sunt mult mai "inteligente" decat cele din Excel. Au o structura
bine definita, fiecare coloana avand un anumit tip de date, o anumita dimensiune, etc.
Este recomandat ca fiecare tabel dintr-o baza de date sa stocheze informatii referitoare
la o singura entitate din viata reala.
De exemplu, tabela ELEVI sa stocheze doar informatii despre elevi, tabela
MEDII_ELEVI doar informatii despre mediile elevilor. Nu stocam in interiorul unei singure
tabele informatii amestecate, ce se refera la entitati diferite.
Vom crea un prim tabel numit ELEVI. Observati ca imediat dupa ce am inceput sa
cream baza de date, Access se asteapta sa cream capul de tabel al primului meu tabel din baza
de date. Cu alte cuvinte, in acest momemt putem sa cream structura de baza a tabelului.
Exista doua moduri de vizualizare ale unui tabel: Vizualizare foaie de date, ce ne
permite sa cream structura tabelului si sa introducem datele in acelasi timp, si Vizualizare
Proiect.
Se recomanda sa creati structura tabelului in modul Vizualizare Proiect, apoi sa
folositi Vizualizare foaie de date pentu introducerea datelor.
In momentul in care alegem sa cream un tabel in Vizualizare Proiect, Access va cere
imediat sa introducem numele acestuia.
Completam numele tabelei: ELEVI si apasam OK.
Observam tabela in partea stanga a ecranului, acolo unde avem un meniu ce ne permite
sa navigam prin elementele din interiorul bazei de date. Acum putem sa cream coloanele din
tabel.
Este recomandat ca orice tabel sa aiba o coloana cu rolul de indentificator unic de linie.
Fie ca se numeste cod elev (ca in cazul nostru), CNP sau Numar matricol si stabilim ca
aceasta coloana este de tip AutoNumerotare. Aceasta inseamnan ca Access va genera in
mod automat un numar de cod unic, sub forma de numar current (1, 2, 3…).
4
Microsoft Access 2007
Completam si celelalte coloane, specificand tipul de date pentru fiecare coloana in
parte, astfel:
• Nume, coloana de tip Text;
• Prenume, coloana de tip Text;
• Data nasterii, coloana de tip Data/Ora;
• Clasa, coloana de tip Text
In acest moment putem vizualiza tabelul in modul Vizualizare foaie de date (panglica
Proiectare optiunea Vizualizare) pentru a putea introduce inregistrarile.
Apasati DA daca Access va cere sa salvati datele.
5
Microsoft Access 2007
Observati cum capul de tabel a ramas cu cele patru coloane. In acest moment putem sa
introducem cateva linii. Navigarea de la o valoare la alta se poate face apasand tasta Tab.
6
Microsoft Access 2007
Crearea constrangerilor
Constrangerile sunt niste conditii logice pe care le stabilim pe anumite coloane pentru
a INTEGRITATEA DATELOR (datele sa fie conforme cu realitatea).
Constrangerile sunt niste reguli, niste conditii logice, pe care le putem impune
coloanelor, in interiorul unor tabele. De ex. pe o coloana numita Data nasterii sa acceptam
doar date mai mari decat 1 ian 1990 (elevi sub 20 de ani).
Mergem in modul de vizualizare Vizualizare Proiect.
Ne pozitionam pe coloana Data nasterii. Observati ca fiecare coloana are o serie de
proprietati – in partea de jos a ecranului – Format, Masca intrare, Legenda etc.
Felul in care introducem o data calendaristica este conform cu Regional Settings din
sistemul de operare. Trebuie sa mergem in Control Panel > Regional and Language
Options si sa vedem ce Language avem setat. Microsoft Access este dependent de sistemul
de operare privind aceste setari de format al datei.
Daca vrem sa stabilim pentu coloana Data Nasterii o conditie logica, mergem in
campul Regula de valiare si facem click pe butonul din dreapta campului.
7