Universitatea Alexandru Ioan Cuza, din
Iași
Facultatea de Economie și
Administratrea Afacerilor
Specializarea Administrație Publică
Managementul serviciilor publice
Întocmirea, conținutul informațional și circuitul
documentelor în cadrul organizației publice
Primăria Comunei Zănești
Studenți:
Cuprins
1. Capitolul I. Organizarea și funcționarea organizației
publice
2. Capitolul II. Întocmirea, conținutul informațional și
circuitul documentelor în cadrul organizației publice
3. Capitolul III. Concluzii și propuneri
Capitolul I. Organizarea și funcționarea organizației publice a
Primăriei Zănești
Comuna Zănești se află în sudul județului Neamț, pe malul stâng al Bistriței și al Cracăului, în
aval de confluența celor două râuri. Este străbătută de șoseaua națională DN15, care leagă
Piatra Neamț de Bacău.
Conform recensământului efectuat în 2011, populația comunei Zănești se ridică la 4.902
locuitori, în scădere față de recensământul anterior din 2002, când se înregistraseră 6.136 de
locuitori.
Comuna Zănești este administrată de un primar și un consiliu local compus din 15
consilieri. Primarul, Ioan Filip, de la Partidul Social Democrat, este în funcție din 2012.
Începând cu alegerile locale din 2020, consiliul local are următoarea componență pe partide
politice:
Consilier
Partid Componența Consiliului
i
Partidul Social Democrat 8
Partidul Național Liberal 3
Partidul PRO România 3
Partidul Alianța Liberalilor și
1
Democraților
Primarul, Viceprimarul, Secretarul comunei Zănești, împreuna cu aparatul propriu de
specialitate constituie o structura funcțională de activitate permanentă , denumită Primaria
comunei Zănești, care aduce la indeplinire hotărarile Consiliului General al comunei Zănești
si dispozițiile Primarului, soluționand problemele curente ale colectivității locale .
Primăria comunei Zănești este persoana de drept public. Are patrimoniu propriu și
capaciatate juridică deplină.Autoritățile administrației publice prin care se realizează
autonomia locală în comuna Zănești sunt: Consiliul Local, ca autoritate deliberativă si
Primarul, ca autoritate executivă.Consiliul local si primarul se aleg în condițiile prevazute de
legea pentru alegerea autoritățiilor administrației publice locale.
Consiliul local și funcționează ca autorități ale administrației publice locale și rezolvă
treburile publice , în condițiile legii. Aparatul de specialitate al Primariei comunei Zănești este
organizat în compartimente de specialitate constituite din minim un post de execuție .
Consiliul local are inițiativă și hotărăște, în primarul condițiile legii, toate problemele de
interes local cu excepția celor care sunt date prin lege în competența altor autorități ale
administrației publice locale sau centrale.
Primăria Comunei Zănești dispune de un numar total de 44 de funcții, dintre care 29 de
funcții sunt ocupate, iar 15 sunt vacante.
Capitolul II. Întocmirea, conținutul informațional și circuitul
documentelor în cadrul organizației publice
În sensul cel mai general, documentul este „actul prin care se adevereşte, se constată
sau se recunoaşte o obligaţie, respectiv mărturie care serveşte la cunoasterea unui fapt real,
actual sau din trecut.”1
Prin intermediul actelor scrise, se face dovada, certitudinea şi masura adecvata a
faptelor. Administraţia publică se legitimeaăa prin competenţe, acte, proceduri încheiate în
forma prestabilită, scrisă.
Documentele:
asigură cunoaşterea fenomenelor şi proceselor economice, financiare, juridice şi
administrative;
permit masurarea adecvată a dimensiunii angajamentelor evaluabile în bani;
justifică în mod unitar caracteristici de structura ce dau sens şi semnificaţie pentru
comparaţii în timp şi în spaţiu;
fundamentează oportunităţile de analiză şi controlul activităţii, masura riscurilor,
implicaţiile şi deciziile referitoare la gestiunea resurselor în condiţii de eficienţă şi eficacitate.
Orice operaţie economică sau financiară se consemnează la locul şi în momentul
producerii acesteia într-un act scris (document justificativ). Documentele au scopul de a
dovedi înfăptuirea operaţiilor. Acestea asigură delegarea autorităţii, motivarea competenţelor
şi controlul responsabilităţilor, pentru exercitarea funcţiilor organizatorice şi administrative a
unităţilor gestionare.
Documentele oferă suportul material pentru certificare şi cunoasterea detaliilor
semnificative pentru toate procesele şi fenomenele administraţiei.
Prin documente, acte justificative, registre, situaţii şi evidente se reconstituie întreaga
activitate a instituţiilor publice, se pot certifica existenţa, mişcarea, transformarea şi
rezultatele administrării adecvate a resurselor. Prin documente şi registre se certifică şi se
publică informaţii care garantează calitatea dialogului social pentru interese publice
evaluabile în bani.
Întocmirea documentelor
1
Dictionarul Explicativ al Limbii Romane, Editura Academiei, Bucuresti, 1995, pag 275
Întocmirea documentelor se realizează cu respectare normelor legale specifice.
Înscrierea datelor în documente se face cu tipul de culoare al cernelii reglementată de lege sau
prin intermediul aparaturii aprobate. Documentele angajează răspunderea persoanelor care le-
au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat.
În continuare regăsim o serie de caracteristici ale acestui proces:
Cerinţe tip (date standard)
Elemente de conţinut invariabil
Mărime, conţinut, format
Respectă natura operaţiilor
Legitimează practici de utilizare adecvată a mijloacelor
Presupune reguli unitare şi unforme de comparaţie formală
Întocmirea a conţinuturilor
documentelor Delimitează orizontul de timp
Favorizează rutina
Are ca scop consemnarea reală, concretă, completă şi la
timp a operaţiilor: - manual;
-cu mijloace tehnice;
-cu tehnică de calcul, automatică şi informatică.
Conținutul informațional al documentelor
Conținutul documentelor va fi specific categoriei de document realizate, fiind trecute
datele reglementate, toate documentele vor avea un număr unic de înregistrare, care se
respectă indiferent de circuitul documentelor în cadrul unității.
Documentele utilizate de structuri sunt următoarele:
a) note de informare;
b) note de fundamentare;
c) corespondență cu petiționari sau instituții;
d) rapoarte;
e) referate de necesitate;
f) răspunsuri la petiții și memorii;
g) solicitări ale personalului;
h) note interne;
i) circulare;
j) decizii ale directorului unității, ale directorului general și ordine ale ministrului justiției;
k) alte documente care se întocmesc conform reglementărilor legale în vigoare.
Acestea vor avea în componență datele specifice fiecărui tip de document, pe care vor fi
trecute inclusiv semnătura sau ștampila specifică, pe a fi aprobate.
Circuitul documentelor
Circuitul documentelor reprezintă traseul parcurs de aceste suporturi informaţionale
de la momentul întocmirii, respectiv al intrării lor în unitate şi până la cel al arhivării.
Eficienţa informaţiilor depinde esenţial de respectarea termenelor de întocmire şi predare a
documentelor, inclusiv, de stabilirea unor circuite optime ale acestora. Raţionalizarea
ultimului aspect presupune:
fixarea celor mai scurte trasee pentru circulaţia documentelor, printr-un număr minim
de verigi (birouri, compartimente, servicii);
evitarea traseelor încrucişate sau paralele între documente care conţin informaţii
similare;
abandonarea tendinţelor birocratice, care solicită inutil nevoia de ”acoperire” cu
documente, chiar şi atunci când acestea nu prezintă utilite.
Pentru a introduce rigoare şi operativitate în mişcarea documentelor, se întocmesc
grafice de circulaţie, cu referire la:
denumirea documentelor care se întocmesc de fiecare structura organizatorică
(compartiment, birou, serviciu);
lucrările care revin fiecărei structuri în parte;
termene de execuţie;
persoane responsabile de îndeplinirea lucrărilor;
destinaţia sau compartimentul căruia trebuie sa fie transmis fiecare document.2
În momentul în care se realizează un document, el are 3 etape principale prin cale se
legalizează sau tipizează, etape ce sunt realizate de personalul din cadrul Primăriei Zănești, cu
funcții specifice fișei postului:
Elaborat Verificat Aprobat
Nume: Pavelina Astancăi Ciubotaru Georgel Cezar Filip Ioan
2
Emil Horomnea, op. cit., pag 156-157
Funcție Funcționar arhivar Secretar Primar
Conform Art 74. Din cadrul regulamentului privind înregistrarea și circuitul lucrărilor se
realizează astfel:
a) corespondența înregistrată la structura secretariat se repartizează celorlalte structuri din
cadrul unității, potrivit rezoluției directorului unității sau competenței și domeniului de
activitate, prin aplicația de evidență a documentelor;
b) în cazul în care o lucrare nu intră în competența structurii căreia i-a fost repartizată,
aceasta o va returna structurii secretariat, indicând structura pe care o consideră competentă,
astfel încât lucrarea să fie redirecționată, totodată operându-se modificarea respectivă în
aplicația de evidență a documentelor;
c) dacă lucrarea este de competența mai multor structuri, se va transmite câte un exemplar
fiecărei structuri;
d) corespondența clasificată va fi repartizată responsabilului cu informațiile clasificate
din cadrul unității, potrivit reglementărilor specifice în vigoare pe linia protecției informațiilor
clasificate.