Sistemul de control intern al

S.C UZTEL S.A Ploieti

INTRODUCERE
n contextul economic actual, atenia managerilor este ndreptat cu precdere spre
implementarea unor principii de eficien ce au drept scop stabilirea unui fundament stabil ce
privete ansamblul politicilor i procedurilor aplicate n conducerea entitii. Aceste obiective se
realizeaz prin intermediul unui sistem de control intern ce reprezint un instrument important n
asigurarea performanelor companiilor.
Un sistem de control intern este format din politici i proceduri create pentru a oferi
responsabililor nsrcinai cu guvernana corporativ i conducerilor executive o asigurare
rezonabil c entitatea i atinge obiectivele fixate prin strategiile adoptate. Definirea i aplicarea
mecanismelor de control intern la nivelul fiecrei entiti intr n rspunderea responsabililor
acestora. Aceste proceduri implic respectarea politicilor de gestiune, protejarea activelor,
prevenirea i detectarea fraudelor i erorilor, exactitatea i exhaustivitatea nregistrrilor
contabile i stabilirea la timp de informaii financiare fiabile.1
n cadrul orcrei instituii organizaionale sistemul de control intern este conceput pe baza
unor principii fundamentale, respectiv:
1. Principiul prevederii i organizrii activitilor economico-sociale, potrivit cruia
activitile economice pot face obiectul unor aciuni de control att timp ct sunt
stabilite modalitile desfurrii lor.
2. Principiul autonomiei, competenei i autoritii controlului, conform cruia organele
de control trebuie s fie relativ independente fa de activitatea controlat, astfel nct
s poat aciona fr restricii n cadrul activitilor desfurate.
3. Principiul adaptabilitii controlului la structurile organizatorice i funcionale ale
unitilor sau activitilor controlate, potrivit cruia formele i metodele de control
trebuie s fie suficient de flexibile pentru a se adapta cu uurin la specificul
activitilor supuse controlului, la formele lor de organizare i desfurare.
1 Radu florea

4. Principiul apropierii controlului de locurile unde se iau deciziile i unde se

concretizeaz rspunderile pentru administrarea patrimoniului, acesta urmrind
eliminarea legturilor intermediare i inutile din cadrul activitii de control.
Activitatea de control intern reprezint o latur inseparabil a conducerii n economie,
datorit faptului c responsabilitile n cadrul administrrii patrimoniului i a realizrii sarcinilor
revin n primul rnd unitilor patrimoniale i organelor lor de administraie. Astfel, pentru
perfecionarea activitilor economice i financiare, pentru a deveni un instrument eficient de
prevenire, identificare i eliminare a strilor anormale din domeniul economic, controlul trebuie
efectuat mai nti de ctre organele de conducere i de organele specializate proprii sau de
nivelurile imediat superioare.

Aspecte generale privind societatea comercial S.C. UZTEL S.A Ploieti

[Link] S.A Ploieti a luat fiin n conformitate cu Legea 31/1990 prin preluarea
integral a patrimoniului fostei ntreprinderi de Utilaj Petrolier i Reparaii (IUPR) Teleajen n
baza H.G. 1213/1990.
Societatea a fost nmatriculat la Camera de Comer i Industrie Prahova-ORC sub nr.J
29/48/1991.
S.C. UZTEL S.A. Ploieti este societate pe aciuni deschis cu personalitate
juridic,organizat i acionnd n conformitate cu statutul propriu.
Societatea are ca obiect principal de activitate proiectarea, producia, repararea i
comercializarea la intern i pe piaa internaional de subansamble, ansamble, utilaje i instalaii
petroliere, precum i confecia pieselor de schimb pentru utilaje petroliere, tractoare, maini
industriale, instrumentaia i exploatarea sondelor, reparaia mainilor- unelte, a pieselor forjate
i matriate.
Prin existena unui control intern n cadrul societii, organele de conducere vizeaz
asigurarea conformitii cu legislaia n vigoare, aplicarea deciziilor luate, buna funcionare a
activitii interne a entitii, fiabilitatea informaiilor financiare, eficacitatea operaiunilor
entitii, utilizarea eficient a resurselor, prevenirea i controlul riscurilor de a nu se ndeplini
obiectivele fixate2. Prin urmare, controlul intern nu este limitat doar la un simplu set de proceduri
privind procesele contabile i financiare.
Principalele direcii ale controlului intern sunt determinate n conformitate cu obiectivele
companiei. Aceste obiective ale controlului intern sunt aplicabile tuturor compartimentelor din
cadrul entitii i sunt comunicate n mod clar personalulului, astfel nct s poate adera la riscul
organizaiei i la politica de control intern.
Controlul intern aplicat de ctre societatea UZTEL S.A este construit pe baza regulilor de
conduit i integritate admise de ctre organele de guvernare i comunicate n mod permanent
personalului. Totui, sistemul de control intern implementat de companie nu poate preveni n
totalitate comiterea de fraude de ctre personalul acesteia, nclcarea prevederilor legale i
comunicarea de informaii eronate despre companie.
2 OMFP NR. 3055 din 2009

Pentru a beneficia de un sistem de control intern integrat i eficient, organele de conducere

trebuie s aib n vedere i s neleag cele cinci componente eseniale ale controlului intern3:
1. Mediul de control care stabilete bazele sistemului de control intern.
2. Definirea i evaluarea riscurilor, lucru care implic din partea conducerii identificarea i
analizarea riscurilor ce pot mpiedica atingerea obiectivelor prestabilite.
3. Activitile de control efective, reprezentate de politicile, procedurile i instruciunile de
lucru interne prin care se asigur att atingerea obiectivelor stabilite precum i aplicarea
strategiilor de reducerea a riscurilor.
4. Informarea i comunicarea activitilor de control i a rezultatelor acestora, care
reprezint factori suport pentru instruirea angajailor cu privire la responsabilitilor de
control, ntr-o manier i perioad de timp care s le permit acestora s le aplice n
activitile curente.
5. Monitorizarea, reprezentat printr-o verificare extern a controalelor interne, efectuat de
pri neimplicate n proces, cum ar fi departamentul de audit intern ct i de angajaii
parte a unui proces, prin aplicarea unor metodologii de lucru cum ar fi liste de verificare
standard sau proceduri individualizate.
Mediul de control intern n cadrul societii UZTEL S.A stabilete tonul organizaiei
influennd gradul de contientizare a controlului de ctre personalul acesteia. Acest fapt
reprezentnd baza fundamental pentru celelealte componente ale controlului intern
asigurnd disciplina n cadrul societii.
Caracteristicile mediului de control intern includ integritatea, valorile etice i competenele
personalului, stilul de conducere i valorile morale ale membrilor directoratului, modul n
care conducerea definete nivelurile ierarhice de autoritate i responsabilitate precum i
importana acordat de ctre administratori4.
Mediul de control este stabilit prin intermediul Codului de etic a societii care prezint
setul de reguli care stau la baza desfurrii activitii salariailor i a persoanelor aflate la
conducere, reguli de comportament etic i n scopul prevenirii aciunilor ilegale care ar putea
s apar pe parcursul derulrii afacerilor n cadrul societii. Acest cod cuprinde dispoziii

3 [Link]
4 Internal control - integrated framework published in the USA by the Committee of SponsoringOrganisations of the Treadway Commission (COSO) in 1992.

normative aplicabile tuturor angajailor indiferent de funcia ocupat din care deriv drepturi
i obligaii.
Codul de etic a societii UZTEL S.A are caracter obligatoriu iar abaterile de valorile
prezentate n cadrul acestui cod sunt sancionate conform legislaiei n vigoare i prevederilor
din regulamentul intern.
Identificarea riscurilor i managementul acestora
Prin natura activitilor desfurate, societatea UZTEL S.A este supus la o serie de riscuri
care pot afecta perfomanele i ndeplinirea obiectivelor strategice i financiare. Evaluarea
riscurilor presupune identificarea i analiza riscurilor relevante avnd n vedere ndeplinirea
obictivelor societii i prin urmare identificarea mijloacelor optime de gestionare a acestora.
Tehnica folosit n cadrul societii UZTEL S.A este analiza SWOT (Strengths,
Weaknesses, Opportunities and Threats to the business.) iar rezultatele obinute n urma acesteia
sunt prezentate n anexa 1.
Activitile de control
n afar de procesul de management al riscurilor, n cadrul companiei sunt prezente i alte
procese de control intern. Conductorii departamentelor au un rol important n difuzarea n mod
constant a politicilor majore i a obiectivelor stabilite de managerul companiei.
Managerul are drept scop supravegherea performanelor companiei folosind rapoartele
lunare ntocmite la nivelul fiecrui compartiment. De asemena, stabilete ntlniri periodice cu
conductorii departamentelor pentru a discuta eventualele diferene ntre performana realizat i
cea planificat precum i asupra unor probleme care indic un potenial risc.
Activitile de control intern desfurate n cadrul organizaiei privesc n general
aplicarea normelor i procedurilor de control intern, la toate nivelele ierarhice i funcionale5:
aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performanelor operaionale, securizarea activelor,
separarea funciilor. Aceste activiti se muleaz pe cele trei componente ale controlului intern
din cadrul SC UZTEL S.A Ploieti.
Dintre formele proprii de control, cele mai reprezentative sunt controlul ierarhizat
(operaional sau de compartiment), controlul financiar preventiv i controlul gestionar.

5 [Link]
%20Audit/Documente/[Link]

n Romnia, n cadrul legislaiei actuale numai controlul financiar-preventiv i cel

gestionar au la baza norme juridice i metodologice obligatorii i numai n cadrul sectorului de
stat al economiei. Astfel, controlul intern la entitile private se desfoar sub forma unui
control efectuat pe cale ierarhic de ctre toi responsabilii de compartimente care asigur
protecia patrimoniului i succesul afacerilor i sub forma unui control invizibil care se
integreaz n nsi structurile de organizare i conducere ale ntreprinderii.
Controlul ierarhizat se exercit n cadrul atribuiilor sau obligaiilor normale de serviciu
de ctre toate persoanele cu funcii de conducere. Acesta deriv din principiul general "al
delegrii autoritii de conducere i control", potrivit cruia, fiecrei funcii trebuie s i se
atribuie rspunderi bine precizate, nsoite de autoritatea adecvat funciei respective, astfel nct
ndeplinirea sarcinilor s poat fi urmrit i msurat.
Organizarea societii comerciale este reprezentat de organizarea procesual ce are drept
rezultat funciunile firmei, activitile, atribuiile i sarcinile executate la acest nivel i
organizarea structural reprezentat prin structura organizatoric. Structura organizatoric de tip
ierarhic-funcional(Anexa 2) existent n cadrul societii UZTEL S.A ncorporeaz att
compartimentele operaionale ct i pe cele funcionale, subordonarea ierarhic depinznd numai
de managerul situat pe nivelul ierarhic imediat superior.
Documentele de formalizare a structurii organizatorice a societii luate pentru studiu
sunt reprezentate de:
-

Regulamentul de funcionare i organizare (R.O.F) n cadrul cruia sunt cuprinse

informaii

privind

organizarea

funcional,

atribuiile,

conducerea

organzaiei,

compartimentele funcionale i operaionale precum i alte informaii generale.

Fia postului; la nivelul societii pentru fiecare post de lucru este ntocmit fia postului
care cuprinde: informaii privind pauza, compartimentul, cerinele de studii i de
vechime, relaiile ierarhice de funcionale de cooperare i funcionare, sarcinile, limitele

de coresponden i responasbilitile.
Organigrama prin intermediul creia este reprezentat grafic structura organizatoric a
societii UZTEL S.A. Aceasta este de tip piramidal, ordonat de sus n jos, mrimea
patrulaterului format este corelat cu amploarea obiectivelor, sarcinilor, competenelor i
responsabilitile implicate. Plasarea liniilor n cadrul organigramei reflect raporturile de
subordonare ierarhic existent n societate.

Prin existena acestor documente n cadrul societii se asigur realizarea uneia dintre
activitile de control, respectiv separarea separarea sarcinilor i diviziunea muncii conform
crui niciun angajat al firmei nu trebuie s rspund pentru mai mult de una dintre urmtoarele
funcii: autorizarea tranzaciilor, custodia diverselor categorii de active i inerea evidentei
financiar-contabile.
Avnd n vedere activitile desfurate n cadrul societii UZTEL S.A, organele de
conducere asigur implementarea unor proceduri de control intern ce au n vedere:
- exercitarea unui control asupra compartimentelor aflate n subordine. Conductorii
acestor compartimente supervizeaz la rndul lor activitile curente, operative specifice
acestora;
- exercitarea unui control inopinat, realizat de ctre o persoan diferit de fiecare dat n
locurile unde se pstreaz i exist operaiuni cu valori materiale i bneti;
- dezvoltarea autocontrolului i controlului mutual sau reciproc n activitatea curent a
personalului din subordine. Fiecare angajat trebuie s i cunoasc n mod clar atribuiunile i s
sesizeze persoanelor ierarhic superioare orice neregul ntalnit n desfurarea activitii pentru
a previne anumite situaii.
Pentru a putea implementa n mod eficient aceste proceduri, managerul societii ct i
persoanele care au funcii de conducere n cadrul compartimentelor au la dispoziie urmtoarele
mijloace tehnice6:
a) Inspectarea sau observarea direct, la faa locului, a compartimentelor sau sectoarelor de
activitate, n scopul cunoaterii modului n care se ndeplinesc sarcinile curente, comparativ cu
prevederile iniiale, cu normele de munc sau cu reglementrile n vigoare;
b) Informarea personal sau organizarea unor discuii (edine operative) ntre conductori
i subordonai, n scopul cunoaterii i analizei operative a realizrii sarcinilor, rezultatelor
obinute, factorilor de influen.
c) Folosirea unor mijloace rapide de comunicare i informare (telefon,e-mail,avizier) .
d) ntocmirea i naintarea periodic a unor rapoarte, situaii operative, documente
centralizatoare sau comparative.

6 Lect. Dr. Ionela Corina Chersan, Suport de curs privind controlul i auditul
intern,2008,Iai, pag. 37

e) Stabilirea anticipat a unor sarcini concrete sau cifre de control, care urmeaz s fie
verificate sau confruntate periodic.
Separarea sarcinilor i diviziunea muncii n cadrul societii asigur faptul c greelile
intenionate sau neintenionate nu pot trece neobservate de ctre o alt persoan.
Un factor important pentru sistemul de control intern i eficiena acestuia este reprezentat
de politica de resurse umane. Personalul din cadrul Departamentului de Resurse Umane
stabilete i pune n aplicare politicile, programele i sistemele necesare pentru a ndeplini
cerinele de recrutare ale companiei, asigurnd n acelai timp dezvoltarea competenelor
angajailor existeni.
De asemenea, politica de resurse umane a companiei este centrat pe instruirea i
perfecionarea personalului existent n domenii noi sau tradiionale ale activitii societii.
Managementul companiei a stabilit orientri ferme n privina creterii ataamentului
organizaional al angajailor, viznd astfel dezvoltarea performanelor acestora. Salariaii
societii beneficiaz de dotare tehnico-material modern, atmosfer de lucru plcuta, programe
de instruire adecvate pentru dezvoltarea profesional, pachete de servicii sociale, management
performant, preocupat de informarea corect a angajailor.
O alt activitate vizat de controlul intern a societii este reprezentat de autorizarea
adecvat a sarcinilor de serviciu care prevede stabilirea i solicitarea de autorizaii ale angajailor
pentru a realiza sarcini n afara celor prevzute n fia postului i n alte documente. Pentru a li se
aproba anumite operaiuni, angajaii care le solicit trebuie s aib n vedere procedurile privind
controlul intern specifice departamentului. Operaiunile aprobate trebuie s fie ndeplinite ntr-o
anumit perioad de timp pentru a evita modificarea acestora i posibilitatea unei fraude.
Activitatea de control care are n vedere documentele i nregistrarea adecvat a acestora se
refer la locul i rolul documentelor justificative n cadrul sistemului de control intern, i
verificarea modului de completare i utilizare a acestora. Aceste documente ce reflect
tranzaciile i operaiunile societii nu se pot controla dect n momentul reflectrii acestora n
contabilitate. Astfel, funcia de control a contabilitii este inseparabil de funcia de nregistrare
i de informare a acesteia.
Controlul financiar preventiv a societii se manifest sub forma controlului financiar
propriu care urmrete evitarea nerespectrii prevederilor legale n domeniu, ce ar genera efecte
cu caracter perturbator asupra activitii desfurate. Acesta are n vedere realitatea, sinceritatea

i integritatea informaiilor furnizate de evidena economic, precum i realitatea, legalitatea,

eficiena i eficacitatea tranzaciilor i operaiunilor consemnate n eviden, precum i
integritatea patrimoniului societii.
Prin intermediul controlului, managerii urmresc s stabileasc natura deficienelor (de
form sau de fond) i s impun msuri pentru prevenirea i eliminarea lor i pentru sancionarea
celor vinovai.
Societatea UZTEL S.A utilizeaz pentru derularea activitii i pentru nregistrrile
financiar-contabile un sistem computerizat. Acesta micoreaz riscul erorile umane privind
calculul, dar n acelai timp poate influena rezultatele prin modificarea sumelor sau adugarea
unor tranzacii noi.
Pentru a avea un control asupra informaiilor financiare ct i a tranzaciilor efectuate,
accesul personalului la acestea este limitat n funcie de atribuiile i responsabilitile din cadrul
societii.
Controlul financiar de gestiune se poate defini ca forma controlului financiar propriu care se
efectueaz n vederea stabilirii modului de respectare a prevederilor legale, ca i a normelor
interne cu privire la gestionarea i gospodrirea mijloacelor materiale i bneti, pe baza
operaiunilor nregistrate n documente i evidene tehnico -operative, financiare i contabile din
cadrul unei uniti economice.
Controlul financiar de gestiune se efectueaz de ctre personal cu studii economice superioare
sau medii, n funcie de volumul i complexitatea gestiunilor i are urmtoarele obiective7:
- asigurarea integritii patrimoniului operatorului economic, precum i a bunurilor din domeniul
public i privat al statului i al unitilor administrativ-teritoriale aflate n administrarea, n
concesiunea sau n nchirierea acestora;
- respectarea prevederilor legale i a reglementrilor interne, incidente activitii economicofinanciare a operatorului economic;
- creterea eficienei n utilizarea resurselor alocate.

HG 1151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de organizare si exercitare a controlului financiar de gestiune

Avnd n vedere obiectul de activitate principal (proiectarea, producia, repararea i

comercializarea la intern i pe piaa internaional de subansamble, ansamble, utilaje i instalaii
petroliere, precum i confecia pieselor de schimb pentru utilaje petroliere, tractoare, maini
industriale, instrumentaia i exploatarea sondelor, reparaia mainilor- unelte, a pieselor forjate
i matriate.), managerii pun accent pe activitatea de control gestionar n cadrul societii care
include n primul rnd controlul intern sporit al conturilor de stocuri, care reprezint
principala parte a activului SC UZTEL S.A Ploieti. Controlul intern al stocurilor are n vedere
ca acestea s fie sigure i protejate din punct de vedere fizic, bine organizate, nedepreciate,
nregistrate n mod corect att n contabilitatea sintetic, ct i n cea analitic, conform
documentelor justificate aferente, precum i corect evaluate.
Pentru a se asigura un control eficient al stocurilor, conducerea societii a impus anumite
reguli ce au n vedere urmtoarele :
-

persoanele desemnate cu gestiunea stocurilor trebuie s fie diferite de cele care le

nregistreaz n contabilitate;
accesul la depozitele de stocurii i magazii se face pe baz de cheie i numai de

persoanele desemnate;
utilizarea sistemelor electronice de monitorizare a activitii i locaiilor de producie i

depozitare a stocurilor;
revizuirea i analiza aprofundat a cifrei de afaceri rezultat din vnzarea produciei, a

lipsurilor din gestiune i a evoluiei vnzrilor;

persoanele care autorizeaz tranzaciile cu stocuri nu trebuie s fie aceleai cu cele care

elibereaz stocurile din magazie;

nregistrarea documentelor de achiziie i vnzare att n evidena contabil, ct i n cea
operativ (fia de magazie).

Societatea UZTEL S.A pune la dispoziia tuturor angajailor manualul de proceduri interne care
cuprind instruciuni i norme de lucru interne pentru a se asigura buna derulare a activitilor
zilnice i realizarea facil a obiectivelor societii.
Informarea i comunicarea activitilor de control i a rezultatelor acestora n cadrul
societii se refer la faptul c informaiile pertinente trebuie s fie consemnate i comunicate
personalului ntr-un timp ct mai util pentru a li se permite s i ndeplineasc obligaiile. Prin
intermediul sistemului informaional se ntocmesc rapoarte care cuprind informaii financiare i
operaionale utile n desfurarea activitii i a controlului asupra afacerii.

Managerul transmite n mod frecvent faptul c procedurile de control intern trebuie respectate de
ctre toi membrii societii i c fiecare dintre acetia trebuie s contientizeze propriul rol n
cadrul sistemului de control intern i modul n care activitile individuale au legtur cu alte
activiti.
Prin urmare, prin implementarea unui control intern managerul