Capitolul 2

Capitolul 2

METODE DE PROIECTARE A
SISTEMELOR INFORMATIONALE

Obiective:
Dupa studierea aceste teme veti fi n masura sa:
identificati conditiile de existenta ale unui sistem informational
fiabil;
cunoasteti cerintele necesare pentru asigurarea corectitudinii
si viabilitatii informatiei;
recunoasteti deficientele majore existente n sistemul
informational n functiune;
recunoasteti principiile care stau la baza proiectarii
(reproiectarii) sistemelor informationale.

Cuprins:

2.1. Conditii de existenta ale unui
sistem informational fiabil

2.1.1. Cerintele necesare pentru asigurarea corectitudinii
si viabilitatii informatiei
2.1.2. Eliminarea deficientelor majore existente n
sistemul informational n functiune

2.2. Principii care stau la baza proiectarii(reproiectarii)
sistemelor informationale

2.3. Demersul analizei de sistem si proiectarii

2.3.1. Elemente ale analizei de sistem
2.3.2. Fazele proiectarii

2.4. ntrebari recapitulative

Sisteme informatice n comert

2.1. Conditii de existenta ale unui
sistem informational fiabil

Preocuparile referitoare la operativitatea deciziei manageriale si, n
acest, context la perfectionarea sistemelor informationale nu sunt noi. nca
din anii 50 ca urmare a cresterii marimii ntreprinderilor si a complexitatii
proceselor de conducere, a aparut necesitatea mbunatatirii, rationalizarii si
perfectionarii sistemelor informationale. I n acest context, ideea care s-a
degajat a fost aceea ca un sistem informational, fara a fi exhaustiv, trebuie
sa raspunda cerintei de rationalizare a informatiei n vederea cresterii
calitatii procesului decizional. n conditiile n care, managerii ntreprinderilor
comerciale se afla permanent n fata situatiei de a lua decizii n conditii de
risc, se pun n fata proiectantii de sisteme informationale au obligatia de a
satisface doua conditii de baza:
q asigurarea unei prelucrari corecte a informatiei din domeniile care
tin de certitudine (cele referitoare la organizarea proceselor interne
de stocare, transport si comercializare);
q oferirea unor estimatii ct mai apropiate de evolutia reala pentru
fenomenele care se gasesc sub incidenta riscului (dinamica piete i,
cote de piata, evolutia proceselor inflationiste, etc.).
Realizarea acestor conditii impune la rndul ei realizarea altor doua
categorii mari de restrictii:
impunerea unor cerinte care sa asigure corectitudinea si viabilitatea
informatiei;
eliminarea deficientelor majore existente n sistemul informational n
functiune.

2.1.1. Cerinte necesare pentru asigurarea corectitudinii
si viabilitatii informatiei

Sunt elemente care conditioneaza perceperea realista a proceselor la
care se refera informatiile n calitatea lor de componente primare ale
sistemului informational. Dintre acestea enumeram:
asigurarea de informatii reale cu privire la modul de desfasurare a
proceselor din interiorul ntreprinderii comerciale; cerinta se gaseste n
strnsa corelatie cu caracteristicile socio-economice proprii firmei
respective si mediului n care ea opereaza; calitatea informatiilor reprezinta,
n acest context, un element definitoriu pentru realismul deciziilor, precum
si pentru obtinerea pe termen lung a unor performante economice ridicate;
multilateralitatea informatiei; aceasta constituie o cerinta generata de
complexitatea proceselor si fenomenelor care au loc n firmele comerciale.
ntelegerea, analiza si perceperea proceselor n care ntreprinderea este
Capitolul 2

implicata, din multiple puncte de vedere, necesita informatii multilaterale, n
masura sa reliefeze aspectele reprezentative de natura economica,
tehnica, umana sau stiintifica;
concizia si capacitatea de sinteza a informatiilor; aceasta reprezinta o
cerinta a carei existenta este impusa de riguroasa selectare a celor mai
semnificative informatii din punct de vedere al gradului de noutate si al
importantei pentru activitatea firmei. Dat fiind timpul limitat de care dispun
managerii pentru rezolvarea problemelor pe care le incumba conducerea
ntreprinderilor comerciale, prezentarea informatiilor trebuie sa mbrace o
forma ct mai concisa, economica;
precizia si siguranta informatiilor; aceasta necesita o identificare corecta
a elementelor esentiale noi, si asigurarea cu exactitate a caracterului
concis , sintetic si multilateral al informatiilor;
oportunitatea informatiei, care consta n utilizarea informatiei
corespunzator destinatiei sale n timp util; caracteristica este impusa, pe de
o parte, de cunoasterea exacta a destinatarului informatiei (care poate fi cel
care a cules si nregistrat informatia n forma sa primara, sau un alt
executant sau manager), iar pe alta parte, de faptul ca utilizarea informatiei
conform destinatiei sale este conditionata de ajungerea sa la beneficiar n
timp optim pentru luarea deciziei sau declansarea actiunii vizate;
operativitatea tratarii informatiilor; ea este impusa de reducerea
perioadelor legate de initierea, luarea si implementarea deciziilor si, ca
urmare, sporeste nsemnatatea tratarii ct mai rapide a informatiilor, stiut
fiind faptul ca o informatie orict de valoroasa ar fi, devine total sau partial
inutila, daca ajunge la utilizator dupa ce procesul caruia i-a fost nemijlocit
destinata s-a finalizat;
dinamismul informatiilor, care este impus, pe de o parte, de tendinta de
comprimare a perioadelor n care se desfasoara procesele manageriale si
cele de executie, iar pe de alta parte, de necesitatea ca informatiile sa
reflecte evolutia procesele de munca si problematica ntreprinderii
comerciale n evolutia lor si, mai ales, de anticiparea evolutiei acestora;
adaptarea informatiilor la specificitatea personalului implicat; se refera
la formalizarea informatiilor n raport cu nivelul de ntelegere si calificare a
personalului care o utilizeaza;
eficienta informatiilor; aceasta presupune evaluarea rezultatelor
transpunerii informatiilor n decizie;
fiabilitatea informatiilor; se refera la asigurarea disponibilitatii
informatiilor n raport cu coordonatele care prezinta interes pentru decident;
adecvarea informatiei, la nevoile impuse de luarea deciziilor la
respectivul nivelul ierarhic.

Sisteme informatice n comert

2.1.2. Eliminarea deficientelor majore existente
n sistemul informational n functiune

Ea constituie cea de a doua conditie a reproiectarii sistemelor
informationale. Un sistem informational proiectat ntr-o anumita perioada de
timp poate deveni de-a lungul timpului ineficient, datorita cresterii numarului
de activitati, volumului de informatii, supraaglomerarii punctelor de decizie,
aparitiei unor goluri sau paralelisme, etc. Cele mai frecvente
disfunctionalitati ce apar ntr-un sistem informational sunt: distorsiunea,
filtrajul, redundanta si suprancarcarea circuitelor informationale.
Distorsiunea informatiilor consta n modificarea partiala,
neintentionata a continutului, a mesajului unei informatii n procesul
culegerii, prelucrarii si transmiterii de la emitator la receptor
1
. Printre
cauzele generatoare de distorsiuni enumeram: nerealizarea unei
coordonari corecte, neomogenitate n pregatirea personalului implicat n
vehicularea informatiei, slaba pregatire a celor care emit informatii,
utilizarea de suporti informationali de calitate necorespunzatoare, probleme
de manipulare a suportilor de informatii n procesul transmiterii lor, etc.
Filtrajul reprezinta o modificare voita a mesajului sau continutului
informatiilor de-a lungul fluxului informational pe care acestea l parcurg.
Spre deosebire de distorsiune, filtrajul introduce elementul volitiv,
manifestat prin interventia pe parcursul crearii, transmiterii si prelucrarii
informatiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informatiei
sa primeasca un mesaj eronat, partial sau total.
Att distorsiunea, ct si filtrajul, influenteaza n mod negativ
beneficiarii de informatii, ca urmare a dezinformarii lor partiale sau
integrale, cu efect asupra proceselor manageriale.
Redundanta consta n nregistrarea, transmiterea si prelucrarea
repetata a unor informatii. Ea este o deficienta tipica a sistemului
informational, determinata de lipsa de corelare a diferitelor functii, posturi
sau compartimente din cadrul structurii organizatorice, de absenta
coordonarii sau coordonarea defectuoasa a anumitor componente ale
sistemului managerial. Ea se produce ca efect al nerespectarii principiului
unitatii de decizie si actiune (principiul de baza al proiectarii structurilor
organizatorice). Situatia cea mai frecventa a aparitiei redundantei este
aceea a solicitarii de cereri de informatii fara respectarea nivelurilor
ierarhice.
Suprancarcarea circuitelor informationale cu informatii este, de fapt,
un efect al redundantei, sau al nerespectarii caracterului piramidal a
sistemului informational. Principalele ei cauze sunt: proiectarea
defectuoasa a sistemului informational actual, lacunele n pregatirea unor

1
[Link], I. Verboncu ,[Link].,p.180
Capitolul 2

manageri si executanti, tendinta de supraevaluare a realizarilor si actiunilor
ntreprinse.
2.2. Principii care stau la baza proiectarii
(reproiectarii) sistemelor informationale

Procesele de elaborare a sistemelor informationale sunt procese
complexe, cu activitati integrate care trebuie sa fie subordonate unei
conceptii unitare si unei metodologii de abordare bazate pe respectarea cu
strictete a unui complex de principii. Aceste principii, unanim acceptate de
specialistii recunoscuti din dome niu, sunt urmatoarele:
Managementul este sistemul de nivel cel mai general al firmei
comerciale; el subordoneaza proiectarea si functionarea sistemelor
informationale. In calitatea sa de subsistem al sistemului managerial,
sistemul informational asigura baza informationala pentru activitatile
manageriale si de executie si, ca urmare, el trebuie sa reflecte toata gama
de obiective ale firmei (strategice, tactice, derivate) care intra n
competenta sistemului managerial. Sistemul informational trebuie sa
asigure o corelare strnsa ntre sistemul decizional al firmei comerciale si
structura organizatorica a acesteia.
Unitatea metodologica a tratarii informatiilor este un principiu a carui
respectare asigura compatibilitatea tuturor componentelor sistemului,
oferind premisele integrarii informatiilor n sistemul decizional, al asigurarii
rigurozitatii, si facilitarii controlului managementului asupra functionarii sale.
Caracteristica esentiala oferita de acest principiu est omogenitatea.
Focalizarea eforturilor n demersul proiectarii catre identificarea si
eliminarea abaterilor majore de la obiectivele programate a fi realizate.
Abaterile majore apar, de regula, n procesul de raportare de la nivelurile
inferioare de decizie, catre cele superioare. O micsorare a frecventei si
dimensiunii situatiilor informationale (raportarilor) ar putea, n acest context,
sa determine o simplificare si o cresterii a rapiditatii de reactie a sistemului
informational.
Conditionat de principiu precedent este si principiul asigurarii unui timp
de reactie n concordanta cu cerintele sistemului managerial. El deriva din
faptul ca nici un sistem informational al unei ntreprinderi comerciale nu
este omogen din punct de vedere al culegerii, prelucrarii si transmisiei
informatiei, deoarece n structura oricaruia se gasesc componente manuale
alaturi de componente automatizate, care determina aparitia unor timpi
diferiti de reactie. Problema cheie pentru proiectanti este de a gasi solutia
cea mai buna de combinare a acestora pentru ca sistemul informational sa
poata face fata, ca rapiditate si ritmicitate, nevoilor sistemului managerial.
Sisteme informatice n comert

Legat de acesta este principiul flexibilitatii, potrivit caruia sistemul
informational trebuie sa fie suficient de elastic pentru a putea face fata unor
modificari ale caracteristicilor sale functionale potrivit nevoilor noi care pot
apare.
Principiul valorificarii la maximum a fondului de informatii primare n
informatiile finale, deriva din necesitatea unei bune fundamentari a deciziei
economice care impune o foarte clara modalitate de constructie a
informatiilor finale, subsecvente deciziei, bazata pe proceduri
informationale n masura sa utilizeze cu maximum de randament baza de
informatii primare.
Principiul eficientei, care este de fapt un principiu general al activitatii
economice potrivit caruia, n procesele de proiectare trebuie avut n vedere
obtinerea unui nivel maxim de rezultate cu eforturi ct mai mici. El impune
o evaluare continua a acestui raport, cu mentionarea metodologiilor n
masura sa asigure obtinerea unor niveluri locale optime, n termenii deciziei
manageriale.

2.3. Demersul analizei de sistem si proiectarii

2.3.1. Elemente ale analizei de sistem

Un management eficient implica existenta unui sistem informational
fiabil, n masura sa faca fata solicitarilor procesului de decizie. Aparitia unor
discordante n procesul de decizie, furnizarea cu ntrziere a informatiilor,
nerealismul acestora, aparitia unor conflicte ca urmare a existentei unor
circuite paralele a caror existenta ncalca criteriile de confidentialitate
impuse, pot fi cauze ale nceperii unor procese de proiectare sau
reproiectare a sistemului informational. Acest proces este de regula un
proces riguros, foarte laborios care, de regula, implica multe din resursele
materiale, umane si financiare ale ntreprinderii comerciale. El consta, de
fapt, n implementarea unui nou set de proceduri de procesare a
informatiei. Cea mai importanta problema n proiectarea unui sistem
informational consta n descrierea sistemului, a celui deja existent dar si a
celui care urmeaza a fi introdus. Importanta deriva din complexitatea
sistemului informational, n care foarte putine componente se pot identifica
cu usurinta. Situatia aceasta este urmare a faptului ca n economia
romneasca nu exista un standard referitor la sistemele informationale.
Chiar un sistem bazat pe tehnologia computerelor are un ciclu de viata
limitat, la fel ca un organism viu sau ca un produs nou lansat pe piata.
Proiectarea unui sistem informational nou este stimulata de nevoia de a
Capitolul 2

perfectiona procedurile existente sau de a obtine un avantaj competitiv din
valorificarea unei noi oportunitati. Primul pas al acesteia l constituie
delimitarea sferei de cuprindere a proiectarii, prin identificarea cauzelor
care determina slaba functionare a sistemului informational, n ansamblul
sau sau a partilor sale componente. Delimitarea sferei de cuprindere se
poate face cu ajutorul tabelelor de determinare (vezi fig.2.1), care pot oferi
o imagine a relatiilor de tip cauza-efect n propagarea lor de la efectul final
catre cauza initiala. Odata delimitata sfera de cuprindere se poate trece la
proiectarea propriu-zisa.

2.3.2. Fazele proiectarii

Procesul de proiectare, care este ntlnit n literatura de specialitate si
sub termenii de rationalizare sau reproiectare, este un proces complex,
care poate sa afecteze ntreg sistemul ntreprinderii sau parti componente
ale sale. Criteriul de baza al proiectarii consta n eliminarea redundantelor
informationale. Privit la nivelul ntregului sistem al ntreprinderii comerciale,
procesul de eliminare a redundantelor este orientat pe urmatoarele etape:
o analiza comparativa a componentelor structurii organizationale n
vederea identificarii unor subcomponente care au atributii functionale
similare sau identice; daca apar situatii de acest gen se impune o
redimensionare a subcomponentelor n cauza, pentru a se respecta criteriul
unicitatii atributiilor functionale;
o analiza a competentelor specifice fiecarei atributii functionale a
componentelor organizationale, cu scopul eliminarii paralelismelor n
exercitarea sarcinilor; criteriul care sta la baza acestei analize este criteriul
unicitatii competentelor iar rezultatul acestei analize l constituie delimitarea
clara a granitelor dintre subdiviziunile organizatorice n procesul exercitarii
functiilor lor;











Sisteme informatice n comert







EFECTE
St ocuri n exces
CAUZE
EFECTE
Apr ovi zi onar e def ect uoasa
CAUZE
EFECTE
Necunoast er ea exact a
a stocurilor
CAUZE
EFECTE
Det er mi nar ea i ncor ect a a
necesar ul ui de
apr ovi zi onat
CAUZE
EFECTE
Necunoast er ea
st ruct uri i cereri i
CAUZE
EFECTE
Nereal i zarea ni vel uri l or ast ept at e pent ru:
cifra de afaceri;
profit.

Ni vel ri di cat de cost uri
Pr oduct i vi t at e scazut a
Ner eal i zar ea veni t ur i l or pr ogr amat e
CAUZE
EFECTE
Spat i i de depozi t are
bl ocat e
CAUZE
EFECTE
I mobi l i zar i de capi t al
ci rcul ant
CAUZE
Fig. 2.1. Tabloul relatiilor de determinare
Capitolul 2


o analiza a activitatilor specifice fiecarei competente, cu eliminarea
redundantelor derivate din existenta unor activitati care servesc aceluiasi
obiectiv, dar care se gasesc pe niveluri diferite de competente sau
functionale; criteriul aplicat este acela al unicitatii activitatilor;
construirea unei diagrame de relatii care sa cuprinda, pe de o parte,
relatiile dintre activitatile specifice fiecarei competente functionale, iar pe de
alta parte, relatiile dintre activitati complementare, dar care se gasesc pe
niveluri de competenta functionale diferite (relatii dintre servicii diferite sau
birouri diferite); criteriul utilizat este cel al unicitatii relatiei, iar scopul este
acela al eliminarii relatiilor care ar putea sa genereze suprapuneri de
circuite informationale sau dublari de fluxuri;
reprezentarea grafica a circuitelor informationale specifice fiecarei
relatii, care este o activitate orientata catre definirea continutului fiecarei
informatii, a purtatorilor de informatii si a traiectoriilor acestora; criteriul
utilizat este acela al unicitatii locului producerii unei informatii, iar prin
reproiectarea purtatorilor de informatii se pot elimina eventualele informatii
inutile sau eventualele dubluri de informatii;
informatizarea sistemului informational astfel, mbunatatit.
Un sistem de simboluri pentru reprezentare grafica a circuitelor
informationale este prezentat n figura 2.2.
Aceste simboluri sunt specifice prezentarilor de fluxuri si circuite
informationale n maniera analitica. Exemplificam un asemenea gen de
circuit pentru un proces de vnzare - cumparare.














Sisteme informatice n comert






Aparitia unui document sau
completarea pentru prima oara a unui
document tipizat;
Modificarea continutului unui
document prin adaugare sau stergere;


Manipularea unui document;

Verificarea unui document verificare
cantitativa, calitativa
;

Deplasarea documentului;


Stationare temporara;

Arhivare sau distrugere;


Crearea unui document n mai multe
exemplare

Manipulare si verificare a
documentului

Verificare, modificare si manipulare a
documentului

Linii de influenta (generare de noi
documente, modificarea continutului
documentelor sau manipularea
documentelor)




Bloc de simplificare (n acest bloc se
pot introduce oricare din semnele de
mai sus)
Fig. 2.2. Si mbol uri f ol os i te pentru reprezentarea graf i ca a
ci rcui tel or documentel or

Capitolul 2

n momentul cumpararii, vnzatorul completeaza un bon de
vnzare (chitanta) n doua exemplare:
un exemplar este detasat din bonier si nmnat cumparatorului
(el nsoteste marfa);
un al doilea exemplar ramne n bonier pentru nregistrari n
registrul de vnzari si evidente ulterioare.
Circuitul informational va fi urmatorul:
Procedeul de mai sus devine foarte complex atunci cnd circuitele interne
ale unei componente organizatorice trebuie conexate cu circuitele altor
componente. n acest caz se foloseste diagrama de relatii prin care este
simbolizat circuitul documentelor si opera tiile la care sunt supuse acestea
n diferite compartimente implicate. Exemplificam n continuare o astfel de
diagrama:
Pentru completarea stocului de mna un magazin trimite la serviciul
comercial o comanda interna (n 3 exemplare) prin care solicita
aprovizionarea unor produse. Primele 2 exemplare sunt trimise la
serviciul comercial, unde, exemplarul 1 este avizat si trimis la depozit
pentru livrare, iar exemplarul doi se arhiveaza. La depozit, pe baza
comenzii se ntocmeste o nota de transfer n doua exemplare: primul
nsoteste produsele la magazin, unde se face receptia, iar al doilea
este folosit pentru diminuarea stocului pentru produsele respective din
fisele de magazie. La magazin, pe baza notei de transfer se realizeaza
nregistrarea n registrul de stocuri pentru vnzare.
Se arhiveaza bonul
de vnzare
(exemplarul 2)
Se arhiveaza
registrul de
vnzari
1
2
Se ntocmeste
bonul de vnzare
n doua exemplare
Cumparator
Se nregistreaza produsul
si valoarea din bon n
registrul de vnzari
Se dezarhiveaza
registrul de
vnzari
Sisteme informatice n comert

Diagrama de relatii va fi urmatoarea:
DI AGRAMA DE RELATI I PENTRU APROVI ZI ONAREA UNUI MAGAZI N
Magazin Serviciul
comercial
Depozit






Legenda

I.
Documente








C.I. - comanda
interna

N.T. nota de
transfer








II. Proceduri







P 1 avizare
comanda interna

P2 ntocmire
nota de transfer






P3 diminuare
fisa magazie

P4 nregistrare
n registru stoc
Acest tip de diagrama este foarte utila n procesele de informatizare,
deoarece evidentiaza pe de o poarte circuitul informatiilor iar pe de alta
parte procedurile care sunt utilizate n procesele de prelucrare a informatiei
primare si urmarire a actului decizional.

2.4. ntrebari recapitulative:

1. Cum se construieste o diagrama de flux informational?
2. Care sunt principalele conditii de existenta a unui sistem
informational fiabil?
3. Care sunt cerintele ce trebuie ndeplinite pentru asigurarea
corectitudinii si viabilitatii informatiei?
4. Care sunt principalele deficiente ce pot aparea n cadrul sistemului
informational?
C.I.
1

3
2 C.I.
1
C.I.
1

2 C.I.
1
P1
P2
P3
P4

2 N.T.
1
N.T.
1