Sistemul Microsoft Access

- versiunile Office 97, 2000 -

Gestiunea bazelor de date

Sistemul Access
Sistem de gestiune a bazelor de date Organizarea fisierelor - fizica (succesiune de octeti) si logica (structura tabelara + obiecte care prelucreaza tabelele) inclus in MS Office; compatibilitate cu versiunile anterioare si o interfata cu utilizatorul accesibila (butoane, meniuri si asistenti - Wizard pentru diverse operatii) sgbd. performant (elimina posibilitatea unor erori ocazionale prin principii riguroase de proiectare /programare); utilizatorii profesionisti pot dezvolta aplicatii de baze de date - Visual Basic (+SQL)

Sistemul Access
Sgbd relational (implementeaza modelul relational al bd), compatibil cu alte sgbd (operatii de import/export) si tabelatoare (Excel) facilitati de acces distribuit la bd; macro-uri help - asistent (F1); acces la un help consistent pe teme (contents) si subiecte (index) meniu, bare de instrumente, zona de lucru = fereastra Database; in functie de operatia curenta, apar optiuni de meniu / butoane specifice

Fereastra Access

Bazele de date Access

[Link] Contin
tabele interogari formulare rapoarte (pagini) macro-uri module
Retin si structureaza date

Rol de prelucrare

Inainte de utilizare, orice obiect se descrie - Design (structura tabelelor, proiectarea interogarilor, formularelor, rapoartelor - cu obiecte de control, paginilor, scrierea procedurilor)

Baze de date Access

Operatii asupra obiectelor bazelor de date
copiere, mutare, stergere, redenumite (men. contextual)

Obiectele au asociate proprietati (men. ctx. - aspect, mod de prelucrare), metode (operatiile realizate asupra lor) si, eventual, colectii de obiecte subordonate aplicatiile Access (continand formulare, meniuri) gestioneaza obiecte din una sau mai multe baze de date, fiind controlata de actiunile utilizatorului evenimente.

Operatii asupra fisierelor .mdb

Deschidere nou - File-New Deschidere existent - File-Open Salvare - File-Save (buton), Save As fiecare obiect al bazei de date se poate deschide in
1. proiectare - Design (prima etapa) 2. Vizualizare / executie - Open dupa crearea obiectului, i se pot modifica caracteristicile de proiectare Design (butoanele din fer. Database si toolbar, dupa deschiderea obiectului)

Componenta
Tables Queries Forms Reports (Pages) Macros Modules

Inchidere - File-Close

Tabele Access
Tabel
Structura - campurile(coloane) si caracteristicile lor Design View Multimea de date - inregistrarile apar pe linii; o inregistrare contine date elementare, de tipul campului corespunzator - DataSheet View

Crearea unui tabel - New

utilizarea asistentului Table Wizard proiectarea structurii direct in Design View dupa descrierea structurii, tabelul de incarca cu date - DataSheet View (butonul din bara sau Open in fereastra Database)

Prelucrarea tabelelor Access - exemple

Datasheet View

Design View

Descrierea structurii tabelelor

Operatii asupra campurilor
adaugare, stergere, schimbarea ordinii sau proprietatilor, definirea/stergerea cheilor utilizarea meniului contextual

Caracteristici
nume - Field Name - maximum 64 caractere (fara .,
caractere speciale)

tip - Data Type descriere - Description - optionala proprietati suplimentare - partea inferioara a ferestrei
- reguli suplimentare folosite uzual in validarea datelor

Tipurile campurilor in tabelele Access

Text - sir de caractere (maximum 255) Memo - sir de caractere de dimensiune mare (maximum 64000 caractere) Number - intreg sau real; tipul specificat in Size:
intregi: Byte [0, 255], Integer [-32768, 32767], Long Integer [-231, 231-1] (implicit) reale: Single [-3.4*1038, 3.4*1038] ( maximum 7 cifre semnificative) i Double [-1.797*10308, 1.797*10308] (maximum 15 cifre semnificative)

Date/Time - data calendaristica si ora; formatul implicit ll/zz/aa

Tipurile campurilor in tabelele Access

Currency - o suma de bani cu 15 cifre la partea intreaga si 4 cifre fractionare; separatori impliciti , . Auto Number - valori numerice intregi (Long Integer) incrementate automat Yes/No - valori logice True sau False (False=0) OLE - obiecte incorporate cu tehnica OLE ( 1GO) se folosesc uzual pentru grafica, sunete

Hyperlink - hiperlegaturi (adrese URL) Lookup Wizard - posibilitatea de a defini liste de valori

Introducerea datelor in tabelele Access

Modul Datasheet View - butonul Open din fereastra Database sau butonul Datasheet View din ferestrele de proiectare in introducerea/editarea datelor se verifica tipurile campurilor si criteriile de validare Facilitati de vizualizare/formatare:
schimbarea dimensiunii liniilor/coloanelor, schimbarea fontului si dimensiunii caracterelor, ascundere/afisare de coloane, schimbarea ordinii coloanelor, ordonari dupa unul sau mai multe campuri

Introducerea datelor in tabelele Access

Facilitati de editare:
copieri/mutari adaugare de inregistrari stergere de inregistrari modificari de valori pozitionare cu butoanele

Modificarile se ignora cu ESC si se retin cu <Enter> sau dupa repozitionare; se salveaza dupa inchiderea tabelului

Alte posibilitati de introducere a datelor:

copierea unui alt tabel (Copy/Paste) importul datelor dintr-un alt tabel: File-Import Table (se alege tipul) atasare la alt tabel - File-Attach Table

Indexarea tabelelor Access

Indexare = sortare logica, dupa unul sau mai multe campuri (o cheie principala+eventual chei secundare) prin asocierea de tabele de index Modalitati - pentru tabele deschise in Design View
Edit-Set Primary Key sau butonul Primary Key - cheia trebuie sa aiba valori distincte View-Indexes sau butonul Indexes - se pot realiza ordonari dupa mai multe campuri in acelasi tabel de index - fereastra Indexes

Ordonari pentru tabele deschise in Datasheet View pentru campuri se aplica butoanele

Indexarea tabelelor
Indexarea si fereastra Indexes; butoanele Primary Key si Indexes - Index Name, Field Name, Sort Order, proprietati Indexarile se iau in considerare in toate prelucrarile (cautari)

Relatii intre tabele

Modelul relational al bd. faciliteaza stabilirea simpla de relatii intre tabele dupa un camp sau expresie unei intregistrari care are o valoare v intr-un tabel T1 - tabel principal sau primar i se pun in corespondenta intregistrarile cu anumite proprietati (au valoarea v pentru un camp) dintr-un alt tabel, T2 - tabel secundar sau referit

Relatii intre tabele

Pentru cautari rapide, se recomanda ca campul B din T2 sa fie cheie de sortare/indexare Tipuri de relatii
1:1 - unei valori din coloana A ii corespunde cel mult o valoare din coloana B (Ex. An studii responsabil) 1:n - unei valori din coloana A ii corespund mai multe valori din coloana B iar unei valori din B ii corespunde cel mult o valoare din A (Ex. Grupa studenti) m:n - fiecarei valori din A ii corespund mai multe valori din B si reciproc. (Ex. Profesori discipline)
nu sunt implementate in sgbd; se transforma in 2 relatii 1:n prin introducerea unui tabel suplimentar

Relatii intre tabele

Rezultatul unei relatii - un tabel - JOIN - cu toate campurile, inregistrarile continand datele puse in corespondenta (toate liniile ce pot fi create pentru fiecare valoare din primul tabel)

Tipuri de relatii:
coloanele A, B au aceeasi valoare - equi-join tabelul nou se obtine comasnd nregistrarile care au acceasi valoare pentru coloanele A i B, la care se adauga toate liniile ramase n T1 fara linii corespondente n T2, completnd cu valoarea null coloanele lui T2 - left outer-join tabelul nou se obtine comasnd nregistrarile care au acceasi valoare pentru coloanele A i B, la care se adauga toate liniile din T2 fara linii corespondente n T1, completnd cu valoarea null coloanele lui T1 - right outer-join

Operatii cu relatii
Creare
Tools Relationships sau butonul Relationships se adauga tabelele in fereastra Add Tables (Show Tables) se deplaseaza campul dorit peste cel corespunzator in fereastra Relationships se activeaza butonul Create

Stergere
se selecteaza relatia si <Delete> sau optiunea Delete din meniul contextual al relatiei

Editare
din meniul contextual al relatiei - Edit Relationships fereastra Relationships; se pot schimba caracteristici

Operatii asupra relatiilor

Butonul si ferestrele Relationships

Schimbarea campului Schimbarea tipului relatiei Optiuni

 Join Type

Editarea caracteristicilor relatiei

unul din tipurile equi-joi, left-outer join, right-outer join

Inforce referential integrity

introducerea unor restrictii de integritate referitoare la valorile si operatiile campurilor relationate

Cascade Update Related Fields

daca e inactiva, nu se permit modificari de valori in inregistrari din T1 care au corespondent in T2 daca e activa, modificarile se propaga si in T2

Cascade Delete Related Records

daca e inactiva, nu se permit stergeri de inregistrari din T1 care au corespondent in T2 daca e activa, stergerea se propaga si in T2