UFCD 0653

Arquivo

Organização e Manutenção

Capítulo 1

Formadora: Sara Vieira

 Arquivo – organização e manutenção

Objetivo Geral

Identificar e aplicar as regras de funcionamento do

arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de
informação documental.

Objetivos Específicos

• Arquivo – conceitos fundamentais;

• Arquivo como sistema de informação;

• Novas tecnologias em arquivo.

 Arquivo – origem dos arquivos

Na sua origem, o vocábulo “arquivo” provém do

grego “archeion” que seria composto de dois
elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter
cuidado, e deu origem em latim “archivum”.

Arquivo, significaria, portanto,

a arrumação de coisas antigas.

Discóbolo de Míron (cópia romana)

Museu do Vaticano
 Arquivo – origem dos arquivos

• Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na

antiga civilização grega;
• Nos séculos IV e V a.C. os atenienses guardavam no
Metroon, templo da mãe dos deuses, os tratados, as leis,
as minutas da assembleia popular e outros documentos
oficiais;
• Entre os documentos encontrava-se o discurso que
Sócrates fez (escrito por Aristóteles anos mais tarde)
para a sua defesa pessoal, peças de Ésquilo, Sófocles e
Eurípedes, etc. ;
• Esses documentos foram conservados através dos
tempos de tal forma que ainda hoje se encontram
 Arquivo – origem dos arquivos
Em Portugal os arquivos não foram
designados sempre da mesma forma:

Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se

guardavam as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e
outros documentos de vital importância para o reino,
posteriormente denominados pelo nome de Tombos.

Curiosidade...

O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I,

ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido
instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o
referido monarca.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
- Definição de Arquivo

• Conjunto de documentos, qualquer que seja a

sua data, a sua forma, suporte digital,
elaborados ou
recebidos por um organismo público
ou privado, em função da sua
atividade e conservado para efeitos
administrativos.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

• Unidade de serviço administrativo especializado, cuja

missão consiste em receber, classificar, guardar e
emprestar documentos. Neste sentido, o arquivo funciona
como a memória organizada da instituição que serve.

• As empresas, devido à sua atividade

profissional, possuem diversos tipos
de documentos, como: faturas, cartas,
contratos, cópias dos documentos emitidos e
recebidos pela empresa, legislação oficial,
recortes de jornal, entre muitos outros,
dependendo da função da empresa.
 1.1. Conceito, Funções e Caraterísticas
do Arquivo

- Sistemas Classificação e Ordenação dos

Documentos

•Classificação Alfabética;

•Classificação Numérica;

•Classificação Cronológica;

•Classificação Geográfica;

•Classificação Ideológica.
 1.1. Conceito, Funções e Caraterísticas
do Arquivo

- Classificação por ordem alfabética

•O material é organizado com base no nome da

pessoa ou empresa, cujo documento é registado e
depois ordenado em sequência alfabética.

Ex: lista telefónica.

 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
...
Vantagens
•Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem
alfabética é uma das mais tradicionais);
•Simplicidade no plano de classificação (não são previstas
classes nem subclasses e o único elemento necessário para
classificar o material é o nome das coisas a classificar firma
ou nome da pessoa);
•Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar
exacto);
•Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;
•Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
...

Desvantagens

•Os critérios de ordenação do material não são inequívocos (é

fácil surgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que aqueles
que classificam efectuam sucessivamente a procura não
sigam os mesmos critérios);
•Se o material for muito a classificação tem de ser feita por
pessoas práticas neste tipo de trabalho;
•Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos
de homonímia (repetição dos mesmos nomes).
 1.1. Conceito, Funções e Caraterísticas
do Arquivo
...

Resumindo
A classificação por nome em ordem alfabética é
aconselhável como único sistema para a ordenação
do material quando:

• Este não é muito;

• As probabilidades de cometer erros de
sistematização são limitadas.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
Regras para classificação por ordem alfabética

Para que a classificação por nome em ordem

alfabética seja eficiente tem que se seguir certas
regras:

1 – Os nomes individuais devem ser colocados

em ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome,
depois os restantes na ordem em que se
apresentam. Quando houver nomes iguais,
prevalece a ordem do título honorífico .

Ex: Barbosa, Ana

Correia, António
Correia, João Carlos
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
Nota: As conjunções e preposições ”e” “de”, “do” e
outras que ligam o nome não devem ser
consideradas para efeitos de ordem alfabética.
Ex: Santos, Manuel dos

2 – As partículas estrangeiras D, Da, De, Del, Des,

Di, Du, La, O’, Van, Vanden, Von, etc., se escritas
com inicial maiúscula, são consideradas como
parte integrante do nome.
Ex: O´Brien, Nicole
Von Blun, Eduardo
Von Johnson, Erick
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

3 – Os nomes compostos de um substantivo e

um adjetivo, ligados ou não por hífen, não são
separados.
Ex: Castelo Branco, Sérgio
Vilas Boas, José
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
...

4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a

regra anterior, considera-se o apelido inteiro
seguindo a ordem normal.
Ex: Santa Rita, Luís
Santo António, Joaquim

5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco,

abreviados ou não, não são considerados na
ordenação alfabética.
Ex: Freitas Júnior, Armando
Ribeiro Neto, Henriques
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

...

Os graus de parentesco só serão considerados na

alfabetização quando servirem de elemento de
distinção.
Ex: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge

6 – Os títulos honoríficos, pronomes de

tratamento e artigos são colocados entre
parênteses depois do nome e não são
considerados na alfabetização.
Ex: Araújo, Paulo (General)
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

...

7- Os nomes espanhóis são registados pelo

penúltimo nome que corresponde ao da família do
pai.
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel
Hernandes Xavier, José

8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e

árabes são registados na ordem em que se
apresentam.
Ex: Al Bem Abib
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

...

9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser

ligados como uma só palavra.
Ex: Sant’Ana, Armindo
Lê-se e arquiva-se Santana

10 – Os nomes das empresas devem ser registados

conforme se apresentam
Ex: Álvaro Costa & Cª
Barbosa Sousa, Ldª
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

...

11 – As expressões usadas no comércio, como

Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser
consideradas na alfabetização.
Ex: Companhia Portuguesa de Alimentos
Editora Abril, Ldª

12 – Os nomes das empresas que usam siglas com

ou sem ponto entre as letras, devem ser escrito
alfabeticamente como se o conjunto de letras que
os formam fosse uma palavra.
Ex: ANJE
CDU
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
…

13 – Quando uma empresa ou instituição for

conhecida, além do seu nome por extenso, também
por uma sigla, o arquivista deverá adoptar pela
forma de entrada que melhor entende.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos

14 – A correspondência recebida de secção, divisão

ou departamento de uma empresa deve ser
arquivada pelo nome da empresa e não pelo
departamento.
Ex: ANJE – Divisão de Pessoal
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
...

15 – As diversas filiais de uma empresa são

organizadas alfabeticamente pelo nome da
empresa seguindo das regiões em que se
encontram.
Ex: ANA Faro
ANA Lisboa

16 – Os nomes das instituições e órgãos

governamentais são considerados como se
apresentam.
Ex: Banco de Portugal
Universidade do Algarve
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

...

17 – Os nomes dos órgãos governamentais de

países estrangeiros devem ser precedidos do nome
do país.
Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress
Inglaterra – Red Cross

18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer

no início, quer no fim, devem ser considerados
como se estivessem escritos por extenso.
Ex: Ferragem Dois irmãos
Inseticida Mata Sete
 1.1. Conceito, Funções e Caraterísticas
do Arquivo

Ordene, seguindo as regras anteriores:

1- Ana Fonseca dos Santos;

2- Dr. Augusto Leite Faria;
3- Evaristo Gomes Corte-Real;
4-Igor Bush;
5- Eng. Raimundo Vaz;
6- Agência Rhumano;
7- Stª Catarina;
8- Pilar Del Rio;
9- Farmácia Central de Pedroso;
10- Elsa De Vries
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
- Regras para classificação por ordem
numérica

Na classificação por nome em ordem numérica o

principal elemento a considerar para a
classificação é um número e a sua ordenação é
feita por ordem sequencial crescente ou
decrescente.

Nesta modalidade, a consulta é indireta, pois há a

necessidade de se recorrer a um índice auxiliar
alfabético que remeterá ao número sob o
qual a informação foi arquivada.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
...

Vantagens

• Permite a classificação de um modo indefinido;

•Ao contrário da alfabética, possibilita a deteção
imediata da falta de um processo;
•Permite um menor nº de arquivamentos errados,
pois torna-se mais fácil ler números do que letras;
• As operações de arquivo são mais rápidas.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

...

Desvantagens

Torna-se quase impossível detectar um documento

quando por lapso se lançar um número errado de
processo.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

- Regras para classificação por ordem

cronológica

O material é ordenado, com base na data de

emissão, fabricação, aquisição, prazo, receção,
etc. de baixo para cima.

Vantagens

•Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;

•Não são previstas intercalações, mas apenas
sobreposições ou acrescentos de material novo.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

...

Para encontrar o material classificado por esta

ordem é preciso saber a data em que foi colocado
ou então percorrer todo o material recolhido. Por
isso este sistema deve ser adoptado quando:
• O material a classificar é limitado;
•Quando é possível conhecer aproximadamente a
data da classificação;

A classificação por ordem cronológica revela-se

útil quando se tem que classificar documentos de
caráter financeiro.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
- Regras para classificação por ordem
geográfica

Na classificação por nome em ordem geográfica o

material é organizado em função do local ou
proveniência da informação.

Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e

nome dos correspondentes. Se houver documentos
procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se
ordená-los alfabeticamente no arquivo após a capital.
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

- Regras para classificação por ordem

geográfica

ESPANHA
Madrid
Ministério da Educação
Barcelona
Delgado, Carlos

Este método de arquivo é muito utilizado no caso

das empresas que mantêm correspondência com
várias filiais ou agências em várias zonas e ainda
para empresas de transporte de cargas e
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

Regras para classificação Ideológica

(assuntos)

Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo,

contudo requer um planeamento prévio além de
requisitos como:

•Amplo conhecimento da empresa, bem como dos

documentos que representam as atividade da
mesma;

•Análise minuciosa e interpretação da

 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
...

Ex: determinada fatura tem de ser paga a 60 dias,

este sistema permitirá inserir a cópia na data de
pagamento da factura e assim controla-se se o
pagamento foi efectuado ou não.
Ex:
a) os meses do ano;
b) quinzenais;
c) séries de 10 dias;
d) semanas.

Dentro de cada secção o material é ordenado:

alfabeticamente ou numericamente.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
Funções do Arquivo

•Ordenação da documentação:
mediante a recolha, registo e
classificação dos documentos;

•Despacho: fornece os documentos

solicitados com rapidez para os
diversos serviços, à medida que a
documentação se vai desatualizando.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

...

•Conservação da documentação: não só mediante a

utilização de equipamento adequado (armários, ficheiros,
etc.), como também, proporcionando condições ambientais
ideais de forma a não se danificarem os suportes (sob a ação
da humidade, calor e frio, incidência dos raios solares,
saturação do ar e propagação de pragas).
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO

• À forma de organização;

• À frequência de consulta;

• À posição dos documentos;

• Ao grau de informatização;

• À localização.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

QUANTO A FORMA DE ORGANIZAÇÃO

• Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o

arquivo encontra-se normalmente centralizado num único
setor, comum aos vários departamentos;

• Descentralizados – Nas grandes empresas, cada

setor/departamento tem um arquivo próprio, havendo ou
não duplicados ou acesso informático da parte da
administração/gestão;

• Mistos - combinação dos dois sistemas.

 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

QUANTO À FREQUENCIA DE CONSULTA

• Activos – são constituídos por documentos recentes

relativos a assuntos em curso;

• Semi-activos – dizem respeito aos documentos com

baixo índice de consulta, ou de consulta periódica;

• Inactivos ou mortos – contêm documentação que por

razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser
conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos
especiais.
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

QUANTO À POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS

• Horizontais – documentos arquivados horizontalmente,

uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com
prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em
arquivos semi-ativos/inactivos, uma vez que são de difícil
acesso);

• Verticais – documentos arquivados verticalmente uns

após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a
direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas
de cartão, livros, vídeos, etc.);
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
...

• Suspensos - documentação colocada em pastas ou

bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas
pela parte superior em classificadores que deslizam numa
estrutura metálica. As pastas podem apresentar
visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se
guardadas em gavetas (arquivos de processos);

• Rotativos - os documentos são presos a um sistema que

roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal).
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo
QUANTO À POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
 1.1. Conceito, Funções e
Caraterísticas do Arquivo

- CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO

Ao grau de informatização

• Não informatizados ou tradicionais;

• Parcial ou totalmente informatizados.

À localização
• Centralizado;
• Descentralizado.
 1.1. Conceito, Funções e Caraterísticas
do Arquivo
...

A informação chega à empresas veiculada de

formas muito variadas: correio normal, e-mail, fax,
imagens em vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc.
Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos
documentos em papel e arquivo electrónico da
mesma documentação. As empresas devem
encontrar a melhor solução para esta situação.
 1.2. Tipologia da documentação
Interna e Externa
- Existem diversos tipos de documentação interna
e externa que podem ser arquivadas

• Interna - provém de dentro da

organização (dos seus vários fatores de

funcionamento).

Ex: Atas, processos de clientes, memorandos,

ofícios, sistema de prevenção da empresa,

etc.
 1.2. Tipologia da documentação
Interna e Externa
…
• Externa - não foi criado nem aprovado

pela empresa mas é necessário para o

funcionamento da mesma;

Ex: Catálogo de fornecedores, a norma

ISO 9001, ofícios, curriculum vitae, etc.

 1.2. Tipologia da documentação
Interna e Externa
...

•Processos: definem-se como conjuntos de

documentos constituídos por correspondência,
documentos de produção interna e documentos
informativos que constituem a história e a
resolução de um caso.

Ex: Processo judicial ou

processo disciplinar.
 1.2. Tipologia da
documentação Interna e
Externa
...

•Registo – por exemplo, o registo da assiduidade

dos funcionários, o registo de entradas numa
instalação desportiva, o registo de receitas de
um clube.
 1.2. Tipologia da documentação
Interna e Externa
...

•Coleções: a sua ordenação só pode ser feita

cronológica ou numericamente. São documentos do
mesmo arquivo, organizada para efeitos de
referência ou conjunto de tipos documentais
organizados por tipologia, assunto ou outra qualquer
característica comum.

Ex: Copiador de correspondência expedida ou

documentos de despesa (faturas e balancetes),
mapas de assiduidade, mapas estatísticos.
 1.2. Tipologia da documentação
Interna e Externa
...
•Dossier: conjunto de documentos reunidos
para um determinado fim, sendo normalmente,
constituídos por cópias de artigos de revistas,
partes de livros, legislação ou estudo técnicos
não tendo valor administrativo.

Ex: Pastas constituídas por cópias de artigos

de revistas, partes de livros, reproduções de
Diários da República ou por estudos técnicos
que não têm correspondência nem andamento
administrativo.
 1.3. As Unidades Arquivísticas

• Série – unidade arquivística constituída por um

conjunto de documentos simples ou compostos a
que, originalmente, foi dada uma ordenação
sequencial, de acordo com um sistema de
recuperação da informação.

Em princípio, os documentos de cada série

correspondem ao exercício de uma mesma função
ou atividade, dentro de uma mesma área de
atuação.
 1.3. As Unidades Arquivísticas:
Constituição, ordenação e tipos
-Plano de Classificação

Este processo refere-se a uma organização

documental, do geral para o particular e de forma
hierarquizada.

Regras Fundamentais de um Plano de Classificação:

• Exaustividade – permitindo que todos os documentos sejam

abrangidos nas suas classes.

• Exclusividade – o documento deve ser classificado apenas e

só numa classe.
 1.3. As Unidades Arquivísticas:
Constituição, ordenação e tipos
-Um Plano de Classificação necessita de um
Conjunto de Atividades

• Fazer um estudo preliminar da instituição, por meio de

levantamento orgânico-funcional, normas e legislação
aplicável;.

• Definir as competências e funções dos serviços;

• Entrevista aos responsáveis do serviço;

• Determinar as funções meio e as funções fim da instituição;

• Fazer o levantamento das tipologias documentais.

 1.4. Transferência/Incorporação
de Documentos

-A entrada ou incorporação dos documentos nos

arquivos pode fazer-se de duas formas

•Ordinária – quando existe um prazo de tempo ou

periocidade definido para se proceder à transferência
do Arquivo.

•Extraordinária – quando realizada de forma ocasional.