EXCEL
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Histórico DAS PLANILHAS ELETRÔNICAS
A primeira Planilha Eletrônica do mercado foi o VisiCalc, que surgiu no final da
década de 70 e garantiu a explosão das vendas. As companhias investiram tempo e
dinheiro em fazer projeções financeiras com planilhas eletrônicas já que os cálculos
eram feitos manualmente em papel, onde mudar um único número significava
recalcular toda planilha. Com o VisiCalc, você poderia mudar o conteúdo de uma
célula, por exemplo, e a planilha inteira seria recalculada automaticamente.
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TELA BÁSICA DO EXCEL
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O QUE É UMA PLANILHA ELETRÔNICA?
Uma Planilha Eletrônica é um programa projetado para permitir trabalhar
com números. É o correspondente hightech (alta tecnologia) de uma folha
quadriculada ou uma calculadora. Uma planilha é basicamente uma tabela de
informações, exatamente como uma planilha de papel. Numa planilha
eletrônica, porém, há uma série de recursos adicionais. Além de, obviamente,
você poder alterar qualquer informação a qualquer momento sem ter de
rabiscar a sua planilha toda. Quaisquer dados que dependam das informações
alteradas são automaticamente recalculados.
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Usa-se uma planilha eletrônica quando deseja-se criar tabelas com cálculos,
fórmulas e também os famosos gráficos. E, se depois que estiver tudo pronto, você
resolver mudar alguma coisa ou algum valor, com o Excel basta alterar, acrescentar
ou apagar um número e todas as informações são recalculadas automaticamente,
inclusive os gráficos são atualizados.
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ENDEREÇO DE uma cÉLULA
Um endereço de célula é o nome da célula, e é formado pela combinação da letra da
coluna e o número da linha onde está localizada a célula. Exemplo na imagem a seguir.
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CÉLULA ATIVA
A Célula Ativa é onde está o cursor naquele momento. Essa célula fica com uma
borda mais escura que as demais células, para ser mais facilmente identificada.
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MOVENDO-SE PELA PLANILHA
• Para o cursor ir para primeira coluna (A1), pressione a tecla Home do teclado
• Para deslocar-se para cima e para baixo, dentro da planilha ativa, pressione as
teclas PageUp e PageDown
• Para ir para uma célula específica, pressione a tecla de função F5, digite o
endereço da célula que deseja tornar ativa e pressione Enter
• Para ir para a última coluna da planilha, segure a tecla Ctrl e pressione a seta para
a direita, ao mesmo tempo
• Para ir para a última linha da planilha, segure a tecla Ctrl e pressione a seta para
baixo, ao mesmo tempo
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ENDEREÇO DE UM INTERVALODE CÉLULAS
A seleção de várias células é chamada de intervalo e este é identificado por um endereço
de intervalo. O endereço de um intervalo é obtido através do endereço da célula superior
esquerda do intervalo, dois-pontos, e o endereço da célula inferior direita deste intervalo. O
intervalo B4:C6, por exemplo, inclui as células: B4, B5, B6, C4, C5 e C6.
Os dois-pontos significam a palavra “até”, então neste exemplo lê-se: “de B4 até C6”. A
Figura 3 a seguir, apresenta um exemplo de intervalo de células selecionado.
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ALARGANDO COLUNAS
O Excel oferece muitas alternativas para alterar a largura das colunas. As mais
comuns são: opção AutoAjuste (menu Página Inicial - Formatar), conforme
imagem abaixo, ou então dar um duplo clique na lateral direita da coluna que
deseja-se alargar ou ainda arrastar a coluna com o mouse.
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QUE TIPO DE INFORMAÇÕES O EXCEL PERMITE DIGITARNA
CÉLULA?
Você sabe como digitar uma informação; agora, você precisa definir o quê digitar.
Basicamente, você pode digitar textos, números, datas ou fórmulas. No próximo
capítulo será explicado como informar para o Excel se você está digitando um texto
ou se deseja que ele faça algum cálculo.
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ISTO É UM NÚMERO? É UM TEXTO?
O Excel manipula diferentes tipos de dados de maneiras diversas. Por exemplo,
o Excel pode subtrair duas datas ou dois números, mas não pode subtrair textos. É
importante que você e o Excel “concordem” com o tipo de informação que está
sendo digitada. Se você acha que está digitando um número, o Excel pode achar
que é uma data. Na maioria das vezes, você não tem que se preocupar com isto,
porque o Excel e você estarão de acordo.
Mas, caso você necessite que ele entenda perfeitamente o tipo de dado que está
sendo digitado, formate as células (menu Página Inicial – Formatar - Formatar
Células) conforme sua necessidade (moeda, contábil, porcentagem, quantidade de
casas decimais, símbolo etc.).
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FÓRMULAS E FUNÇÕES
Para digitar uma fórmula, dê um clique na célula onde você quer que o
resultado apareça. Em seguida, digite um sinal de igualdade (=). O sinal de
igualdade informa ao Excel que o que vem a seguir é uma fórmula. Depois,
digite a equação que você quer e pressione Enter.
A chave para as fórmulas é a utilização de referências de células, isto é, em
vez de nos referirmos aos conteúdos das células, devemos indicar os seus
endereços. Suponha que a célula B1 contenha 5 e a célula B2 contenha 10.
Você poderia criar uma fórmula como: =5+10, mas isto não é nada melhor do
que uma calculadora!!! Em vez disso, informe ao Excel para usar os
endereços das células, como: =B1+B2.
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RELAÇÃO DE ALGUMAS FUNÇÕES FUNÇÃO
FUNÇÃO OBJETIV OBJETIVO EXEMPLO
=SOMA( ) Soma um intervalo de células =SOMA(A1:B5)
=MÉDIA( ) Calcula a média aritmética =MÉDIA(A1:B5)
de um intervalo de células
=MÁXIMO( ) Retorna o valor máximo do =MÁXIMO(A1:B5)
intervalo
=MÍNIMO( ) Retorna o valor mínimo do =MÍNIMO(A1:B5)
intervalo
=SE(teste;”valor_se_V”; Retorna um valor se o teste
”valor_se_F”) for falso e outro valor se o
teste for verdadeiro
=SE(A1>=6,0;”Parabéns!!!”;”Está em Recuperação”)
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ALGUMAS MENSAGENS DE ERRO COMUNS
MENSAGEM O QUE SIGNIFICA
#DIV/0! Você está tentando dividir por zero e isto não é
possível!!
#NOME? Não, o Excel não quer saber qual é o seu nome. O valor
de erro #NOME? ocorre quando o Microsoft Excel não
reconhece o texto em uma fórmula, ou seja, esta
mensagem está dizendo que você cometeu um erro de
grafia no nome da função ou, digitou uma fórmula que
contém um nome (endereço) de célula que o Excel não
reconhece.
#NÚM! Ocorre quando existe um problema com um número
em uma fórmula ou função.
##### O valor numérico inserido na célula é muito grande
para ser exibido dentro dela, deve-se redimensionar
(alargar) a coluna.
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MENSAGEM O QUE SIGNIFICA
#VALOR! Ocorre quando o tipo de operando ou argumento
errado é usado, como por exemplo, inserir texto
quando a fórmula requer número.
#N/D Ocorre quando um valor não se encontra disponível
para uma função ou fórmula.
#REF! e #NULO! Ocorre quando uma referência (endereço) de uma
célula ou de um intervalo de células não é válida.
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EXISTEM TRÊSTIPOSDE ENDEREÇOS
A seguir, serão apresentados os tipos de endereços possíveis de trabalhar no
Excel.
RELATIVO
É aquele que quando copiado se modifica ajustando-se à nova localização.
Exemplo: A1, B5, D10...
ABSOLUTO
É aquele que permanece intacto quando copiado ou movido, ou seja, não sofre modificações.
Exemplo: $A$1, $B$5, $D$10...
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MISTO
Mistura um endereço absoluto com um endereço relativo. Existem duas combinações
possíveis:
• Relativo de coluna e absoluto de linha: A$1
• Relativo de linha e absoluto de coluna: $A1
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FÓRMULA DA CONDIÇÃO SE E E
Agora você tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos. Haverá uma
competição e, somente aqueles que tem Idade maior que 15 E Altura maior ou igual a
1,70, participarão da competição. Neste caso, você utilizará a condição SE e a
condição E. Por quê? É simples: porque para o aluno participar ele dever possuir a
idade maior que 15 e também a altura maior ou igual 1,70, ou seja, as duas condições
devem ser verdadeiras, caso uma seja falsa (ou as duas sejam falsas), ele não
participará da competição. Veja o exemplo:
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Onde:
• B2 – refere-se ao endereço da idade.
• >15 – refere-se à condição, ou seja, vai testar se a idade é maior que 15.
• C2 – refere-se ao endereço da altura.
• >=1,70 – refere-se à condição, ou seja, vai testar se a altura é maior ou igual a
1,70.
• “Competirá” – resposta se as duas condições forem verdadeiras.
• “Não Competirá” – resposta, caso um ou os dois testes, forem falsos.
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FÓRMULA DA CONDIÇÃO SE E OU
Neste exemplo, usando OU, basta que uma condição seja verdadeira para que o
aluno participe da competição (ou uma, ou a outra). Veja o exemplo:
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FÓ[Link]
Agora você possui uma planilha onde tem os nomes dos alunos e as suas médias. E você deseja saber quantos
alunos tiraram média maior ou igual a 9. Veja o exemplo:
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Onde:
• (B2:B5) – refere-se ao endereço do intervalo de células que você deseja contar.
• “>=9” – refere-se à condição, ou seja, esta fórmula só irá contar as células que
contenham valores maiores ou igual a 9. Entre aspas deve-se informa a condição (o
teste), mas também pode ser um texto. Independente de texto ou teste, deve-se
colocar entre as aspas.
Exemplo com Texto:
=[Link](C2:C5;”APROVADO”)
Neste exemplo acima, ele contará apenas as células que contenham a palavra
Aprovado.
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FÓ[Link]
Serve para contar as células que estão vazias. Por exemplo, você gostaria de saber
quantos alunos não entregaram tal trabalho, ou seja, estão sem a média. Exemplo:
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Onde:
• =[Link] – é o nome da fórmula.
• (B2:B7) – refere-se ao endereço do intervalo de células que deseja-se
contar.
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FÓRMULA SOMA SE
Esta fórmula soma um intervalo de células, mediante uma condição estabelecida.
Exemplo: Você gostaria de somar as faturas que já foram pagas neste mês. Então você
tem uma planilha onde, na coluna A você coloca o nome do cliente, na coluna B
coloca o valor da fatura e na coluna C, a situação, se foi paga ou não. Você gostaria de
somar somente as faturas que estão pagas, assim você saberia o quanto já recebeu. A
fórmula seria a seguinte:
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Onde:
• =SOMASE - é o nome da fórmula.
• C2:C7 – refere-se ao endereço inicial e final de células da situação, especificando se a
fatura está paga ou não.
• “PG” – é o critério para somar, ou seja, só somará as células de C2 até C7 que
contiverem a palavra PG. O critério deverá sempre ser colocado entre aspas.
• B2:B7 – refere-se ao intervalo de células que contém os valores a serem somados,
mediante a condição, ou seja, ele somará somente aqueles valores que na coluna C você
digitou PG.
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FÓRMULA PROCV
Esta fórmula procura um determinado valor numa Tabela Matriz. Suponha que você
tem uma planilha onde controla a entrada e a saída de clientes do seu hotel. Nela você
deseja colocar o Nome, Entrada, Saída, Classe e o Valor da Classe. Você deseja que ao
digitar o nome da Classe, automaticamente apareça o valor da Classe.
Na verdade, você terá que criar duas planilhas:
• A primeira planilha chamaremos de Tabela Matriz, porque nela você colocará o
nome das Classes e os seus Valores.
• Na segunda planilha, você controlará a entrada e a saída dos clientes.
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=PROCV – é o nome da fórmula.
• B9 – refere-se ao endereço do valor procurado, ou seja, o tipo da classe que você
digitou.
• $A$2:$B$6 – refere-se ao endereço absoluto da Tabela Matriz, ou seja, o endereço
da tabela onde contém os dados que você procura, no caso, o valor da classe.
Atenção: O endereço da Tabela
Matriz deve ser sempre absoluto (usando $), para que permaneça o mesmo para as
demais células (ou seja, para todos os clientes).
• 2 – refere-se ao número do índice da coluna, ou seja, o número da coluna onde está
a informação que você deseja que apareça, no caso, o valor da classe. Observação:
Os dados da Tabela Matriz devem estar em ordem crescente (ordem alfabética).
Para fazer isso, selecione os dados e clique no botão para classificar as células,
conforme imagem à direita (no menu Página Inicial).
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OUTRAS FUNÇÕES
RAIZ: Esta função retorna a raiz quadrada de um número.
Sintaxe: =RAIZ(número).
Exemplo: =RAIZ(16) resultado será 4.
POTÊNCIA: Fornece o resultado de um número elevado a uma potência.
Sintaxe: =POTÊNCIA(número;potência).
Exemplo: =POTÊNCIA(5;2) é igual a 25 (5 elevado a 2, ou seja, 5*5)
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POTÊNCIA: Fornece o resultado de um número elevado a
uma potência.
Sintaxe: =POTÊNCIA(número;potência).
Exemplo: =POTÊNCIA(5;2) é igual a 25 (5 elevado a 2,
ou seja, 5*5)
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ARRED: Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos.
Sintaxe: =ARRED(número;número_dígitos).
Exemplo: =ARRED(12,236;1) o resultado será 12,2.
[Link]: Esta função arredonda um número para baixo.
Por exemplo, se você quiser arredondar o número 15,236 para baixo com duas
casas decimais:
=[Link](15,236;2) o resultado será: 15,23
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[Link]: Esta função arredonda um número para cima. Por
exemplo, se você quiser arredondar o número 15,234 para cima com duas casas decimais:
=[Link](15,234;2) o resultado será: 15,24
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