IGREJA DE NOSSO SENHOR JESUS CRISTO NO MUNDO
(OS TOCOISTA)
Relembrada em 25 de Julho de 1949
Por sua Santidade Profeta Simão Gonçalves Toco
PARÓQUIA DE NAZARÉ
DIRECÇÃO DA CLASSE DONA MARIA ROSA TOCO 1
17/11/2024
SANTOS PANDA
INTRODUÇÃO
Agradecemos ao eterno criador do céu e da terra por nos permitir falar
hoje sobre um tema pertinente na vida da Igreja e no funcionamento das
estruturas afectas a ela. Falar as funções do secretário e as suas
responsabilidades é crucial porque se alguém trabalha num cargo e
desconhece as suas funções responsabilidades e não lhe for ensinado o
que deve fazer, é como, colocar carroças na frente dos bois.
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É necessário que o secretário conheça as suas funções e responsabilidade
para que possas exercer com eficiência e eficácia.
CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO
Administração é o ato de administrar ou gerenciar negócios, pessoas ou recursos,
com o objectivo de alcançar metas definidas.
CONCEITO DE GESTÃO
Gestão é um conjunto de princípios relacionados às funções de planejar, organizar,
dirigir e controlar uma companhia.
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Gerenciar é prever e planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar (Henri
Fayol)
Ela consiste em trabalhar com os recursos disponíveis da maneira mais eficiente
possível para atingir os objectivos esperados com o mínimo de despesas.
Uma boa gestão também contempla a aplicação desses princípios no aproveitamento
de recursos físicos, humanos, financeiros e informacionais de maneira eficiente e
efectiva para atingir os objectivos da empresa.
CONCEITO DE SECRETARIADO
O secretariado é a área de conhecimento ou o campo de actividade dos
profissionais que actuam como secretários em uma secretaria de uma organização.
Termo secretariado vem do latim secretarium que significa lugar retirado, conselho
privado.
FUNÇÕES DO SECRETÁRIO
A função de um Secretário em suma é ser responsável para que todas as acções
sejam planejadas por meio de informações organizadas e traçadas anteriormente.
É o Secretário(a) que irá facilitar a comunicação no quotidiano executivo para que
os departamentos e os processos andem em conformidade e harmonia.
Isto é fruto do trabalho deste Profissional que consegue estabelecer uma boa
comunicação entre todos os setores da empresa, ajudando a desenvolver o alto
desempenho da corporação.
Redação
Redigir correspondências com clareza e concisão, observando padrões e protocolos
da Igreja.
Redacção e digitalização de documento de rotina.
Agendamento de reuniões
Envio Digital Garantir o envio eficiente de e-mails e outros documentos digitais aos
destinatários apropriados.
HABILIDADES DO SECRETÁRIO
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Para essa profissão é preciso ter dedicação e algumas habilidades que podem ajudar
ao exercê-la.
Excelente organização, já que uma secretária lida, por exemplo, com inúmeras
informações e demandas durante todo o dia a dia de uma empresa.
Responsabilidade, pois é preciso entender que os planos e acções são organizados
para um gestor ou negócio.
Portanto, deve-se atentar de que um panejamento errado pode comprometer todo
processo.
Boa escrita, visto que por vezes cabe a Secretária a função de realizar relatórios e
memorandos.
É imprescindível que se tenha um com conhecimento sobre as regras da língua
portuguesa, pois é uma profissão que se deve redigir memorandos, relatórios e
comunicados
Discrição e ética, porque em alguns momentos uma Secretária pode lidar com
documentos que são sigilosos.
Sendo assim, a Profissional deve utilizar a ética e não divulgar e nem permitir que
esses dados sejam divulgados.
Saber se comunicar, ou seja, aqui o que se busca não é um profissional muito
falante ou que seja extremamente expansivo.
RESPONSABILIDADE DO SECRETÁRIO TOCOISTA
1. Elaborar o plano de actividades, trimestral, semestral e anual.
2. Elaborar acta de reunião
3. Elaborar relatório trimestral, semestral e anual.
4. Manter o arquivo organizado e em dia
5. Controlar e pedir contas as secretarias que estão subordinadas ao órgão.
6. Controlar e registar assiduidade
7. Actualizar o registo de membros.
8. Controlar os membros por categorias.
TÉCNICA DOS 5 PORQUÊS
Em uma organização é comum que apareça problemas em alguns processos e muitas
vezes é difícil encontrar a verdadeira causa, para isso surgiu a técnica dos 5 porquês.
As empresas costumam actuar na consequência do problema, ao invés de buscar a sua
raiz, o que pode levar a repetição da mesma dificuldade e dificultando o alcance 5
das metas.
Para isso, existem técnicas que ajudam diante a esse cenário, uma delas é a
metodologia dos 5 porquês.
O QUE É A TÉCNICA DOS 5 PORQUÊS
Conhecida também como 5-Why, a metodologia dos “5 porquês” foi idealizada em
1950 pelo arquitecto do sistema Toyota de produção, Taiichi Ohno. A técnica é muito
utilizada para resolução de problemas internos, principalmente por conta da sua
eficiência e simplicidade.
Essa ferramenta consiste em chegar à raiz do problema com a repetição da pergunta
“Por quê?”. Para a identificação da causa, o método exige interactividade e
investigação, a fim de que seja encontrado o que realmente causou o problema.
Ao encontrar o motivo da adversidade, é possível tomar acções eficientes que
eliminem o problema, evitando o investimento em ações ineficientes.
Dessa forma, a técnica pode ser usada em qualquer situação que for necessário
investigar um problema para encontrar uma solução.
Em suas etapas, a ferramenta consegue determinar:
O que aconteceu;
Porque aconteceu;
O que fazer para evitar a probabilidade de acontecer novamente.
POR QUE E QUANDO UTILIZAR OS 5 PORQUÊS
A ferramenta 5 porquês, surgiu para auxiliar a gestão de qualidade e otimização de
processos, pois facilita na procura da melhor solução para um problema. Pois, ela
foca na causa do ocorrido, evitando e eliminando falhas nas próximas demandas.
O foco dessa metodologia é fazer com que o time reflicta sobre as falhas de maneira
aprofundada. Assim, a equipe se torna mais unida e alinhada, o que é fundamental
para o desenvolvimento de uma organização.
A técnica dos 5 porquês pode ser utilizada em reuniões de brainstorming, quando
surge um problema mais complexo, já que o ponto de vista de diferentes pessoas
ajuda a chegar em diferentes respostas para o mesmo ocorrido.
COMO APLICAR A TÉCNICA DOS 5 PORQUÊS
Passo 1: Identificação do problema 6
Essa etapa consiste em reconhecer o problema, os principais afectados e envolvidos,
e depois agendar uma reunião para discutir o assunto. Para o sucesso da técnica, é
importante a interacção das pessoas que vivenciou e sentiu o problema em foco.
Durante esse processo é indicado definir um mediador para facilitar a dinâmica da
discussão.
Passo 2: Pergunte “Por quê?”
Na reunião agendada é o momento de colocar em prática a técnica dos 5 Porquês.
Entretanto, antes de iniciar é necessário alinhar o problema com todos os
participantes, para que todos compreendam o que está acontecendo.
Logo em seguida, as perguntas podem ser iniciadas. Nessa etapa é importante seguir
as seguintes dicas:
1. Lembrar que todos os participantes precisam ser honestos e sinceros;
2. Explicar como a técnica funciona.
Após as explicações, o mediador pergunta aos colaboradores o porquê do acontecido.
A pergunta deve ser objectiva, para que os envolvidos consigam captar a mensagem.
Apesar de a pergunta ser simples, as respostas requerem reflexão, é importante
buscar dados e fatos.
Assim que uma resposta de um porquê for dada, deve-se perguntar novamente o “por
quê”. Pois, é essa associação de perguntar e responder os “porquês” que leva a raiz do
problema.
Sendo assim, as perguntas devem ter relação com a resposta do “por quê” anterior,
para a consistência das respostas. Normalmente, o questionamento dos “porquês” é
repetido cinco vezes, mas não é uma regra.
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ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS
ACTA
Inicialmente, as atas de reuniões eram documentos importantes que exigiam muita
formalidade por parte de quem o produzia. Havia a necessidade de ser um
documento bastante completo, com todas as informações e assinaturas.
Hoje em dia, as atas de reuniões estão com padrões bem mais flexíveis, sendo
liberada uma escrita mais usual e próxima da linguagem do dia-a-dia. Dessa
forma, o documento passa a ter cunho de registo e deixa as reuniões mais inclusivas,
facilitando o entendimento de outras pessoas que não participaram reunião.
O QUE É UMA ATA DE REUNIÃO?
As atas de reunião são os documentos responsáveis por documentar e organizar
todos os pontos colocados em pauta e em discussão no decorrer de uma reunião. Ela
possui em seu conteúdo todos os pontos discutidos, votados e informados.
Dessa forma, ela facilita o acesso e a conferência de informações àqueles que
precisarem e, também, permite que pessoas que estavam ausentes possam se inteirar
das pautas debatidas na ocasião.
PLANO DE ACTIVIDADES
É um documento que apresenta os programas, objectivos e as
principais actividades programadas anualmente pelo organismo, bem como os 8
recursos que se prevê afectar para a sua realização.
COMO FAZER UM BOM PLANO DE ATIVIDADES?
Um bom plano de acção deve incluir:
1. Uma descrição do objectivo a ser atingido.
2. Tarefas e etapas que devem ser concluídas para alcançar o objectivo.
3. Quem são os responsáveis por fazer cada actividade.
4. Prazo final para a conclusão de cada actividade.
5. Recursos necessários para dar conta das tarefas.
6. Métricas para avaliar o progresso.
PARA QUE SERVE O PLANO DE ACTIVIDADE?
O Plano de Acção, ou Plano de Actividades, é uma espécie de manual ou guia a ser
seguido pela empresa, de preferência apresentando um cronograma de todas
as actividades, onde possam ser inseridos desde serviços rotineiros até metas
organizacionais de médio ou longo prazo.
O QUE É UM CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
O cronograma serve para direccionar a equipe do projecto sobre qual a sequência de
execução das actividades, em qual tempo elas devem ser executadas e se está tudo
ocorrendo dentro do prazo estipulado.
Um cronograma é uma estrutura visual, geralmente em formato de calendário, que
ajuda na organização e agenciamento de actividades de um projecto, departamento
ou evento. O termo cronograma se origina do grego, da junção de „khronos‟, que
significa tempo e 'gramma‟ que se traduz em „algo que foi escrito ou desenhado' - o
que já esclarece muito o seu uso: descrever algo a ser feito em um determinado
período de tempo. Ele é uma ferramenta empresarial essencial que garante que todas
as pessoas envolvidas entendam suas responsabilidades, tarefas designadas e prazos
a serem cumpridos de forma clara e fácil.
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