BROCHURA
SMARTDOCS®
®
SMARTDOCS
um novo ambiente
BROCHURA
SMARTDOCS®
Já alguma vez pensou num ambiente ORGANIZADO?
Num ambiente PRODUTIVO?
Transforme o seu ambiente.
Conquiste produtividade e rentabilidade.
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O smartDOCS® é a solução de gestão documental e O smartDOCS® cultiva uma significativa poupança de
processual que cria um novo ambiente de trabalho. espaço físico, tempo de armazenamento e pesquisa,
É uma solução ágil e inovadora que responde aos material de arquivo, eliminação de cópias em papel e
problemas de arquivo de qualquer organização. duplicação.
Concebida para tornar o ambiente mais produtivo, O seu objectivo é a gestão da documentação de forma
eficiente e rentável, o smartDOCS® é uma aplicação rápida, fácil e eficiente, permitindo simultaneamente
intuitiva que permite a optimização dos processos um maior controlo e manuseamento de toda a
existentes. Capaz de interagir com os restantes sistemas informação existente na organização.
da organização, rentabiliza o dia a dia.
smartDOCS® um novo ambiente
A sua organização pode obter ganhos de eficiência muito significativos ao adoptar um novo ambiente.
Num estudo recente, concluiu-se que uma organização com 1.000 colaboradores obtém um retorno de
€ 6 Milhões em 3 anos, quando implementa o Smartdocs.
A rapidez na gestão de documentos e a desmaterialização dos processos contribuem para este retorno.
SABIA QUE
O papel possui uma estrutura porosa e é constituído por uma tecitura de matérias fibrosas, que ao longo do processo de fabrico
são sujeitas, na maioria dos casos, às operações de refinação, carga e colagem. As fibras da pasta de papel são na generalidade
de natureza vegetal (celulósicas), mas também podem ser de origem animal, mineral ou sintética (lã, seda, etc).
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SMARTDOCS®
Automatizar. Reduzir. Partilhar.
Um novo ambiente. Eficaz. Produtivo.
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Qual é a organização que não sonha ser extremamente A solução smartDOCS® permite a parametrização do
eficiente? sistema em função das necessidades específicas da sua
Ter a palavra produtividade como lema? organização. Os benefícios gerados tornam-se
Qual a organização que não deseja um ambiente de relevantes a nível de produtividade e de qualidade de
trabalho ideal? trabalho, permitindo aos utilizadores acederem à
informação com maior rapidez e facilidade.
Principais Benefícios
• Redução de custos
• Aumento da produtividade
• Redução do espaço de arquivo
• Rapidez na disponibilização da informação
• Protecção física do documento original
(através da versão digital)
• Acesso instantâneo a documentos
• Encurtamento do “ciclo de papel”
• Segurança no acesso aos documentos
• Uniformização dos processos de trabalho
• Catalogação uniforme da documentação
SABIA QUE
A maioria do papel que utiliza no dia-a-dia é constituído por uma mistura de fibras recuperadas. A utilização destas fibras permite
uma redução de custos, contribui para a redução da quantidade de resíduos sólidos urbanos depositados nos aterros sanitários, e
possibilita adiar o inevitável abate de árvores.
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SMARTDOCS®
Subscrever. Responder. Optimizar.
O sonho de um novo ambiente torna-se real
com o smartDOCS®.
Um ambiente mais produtivo e eficaz, sem complicações ou perdas
de documentos.
Um novo ambiente de trabalho.
Um novo ambiente. Intuitivo. Rápido.
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O smartDOCS® apresenta novas características, O smartDOCS® permite a gestão de qualquer
aliadas a um maior desempenho, mas também uma documento, independentemente da sua origem (e-mail,
solução onde simplificar e rentabilizar são palavras em digitalização, fax, documento electrónico, entre outros).
destaque.
Complicar para quê?
Gestão de documentos mais produtiva
As funcionalidades acrescidas permitem tirar o melhor
partido na gestão de documentos. A digitalização em
lotes de diferentes documentos com número variável de
páginas, o sistema de workflow, as subscrições e os
alertas de alterações em documentos, a leitura ou
escrita de código de barras, a integração com o correio
electrónico são apenas algumas das características que
pode encontrar no smartDOCS®.
Interface funcional
Uma interface extremamente funcional, que torna a
sua utilização mais flexível e intuitiva. Baseada em web,
a interface permite que a aprendizagem dos
utilizadores seja realizada num curto espaço de tempo,
oferecendo um ambiente que respira calma e
tranquilidade.
Autonomia
Após a implementação do smartDOCS®, a
organização tem autonomia para garantir a evolução
funcional da solução.
Facilidade de actualização
A actualização de versões da solução smartDOCS® é
realizada centralmente, sem impacto na actividade do
utilizador final.
Flexibilidade
Adaptação ao software existente na organização,
através da integração com outras aplicações, assim
como publicação automática de documentos numa
intranet.
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SMARTDOCS®
Competitividade. Produtividade. Eficácia.
Para quê sonhar, quando o smartDOCS® lhe oferece a realidade?
Um novo ambiente. Competitivo. Automatizado.
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O smartDOCS® automatiza e melhora os processos e fluxos de informação dentro da organização.
O utilizador não tem que mudar os seus hábitos de trabalho.
Comece Controle
Registe a informação com a catalogação certa para Todas as acções do ciclo de vida dos processos na sua
cada caso. instituição.
Associe os conteúdos por intermédio de: digitalização, Garanta que só acede aos conteúdos quem de facto tem
importação de e-mail ou fax, integração com a sua permissões para o fazer.
intranet.
Publique
Associe Publique e disponibilize de forma imediata os
Anotações e processos decisórios para tomada de formulários e respectivos conteúdos na sua Intranet ou
decisões de forma colaborativa. em outros canais.
Automatize Organize
Automatize o processo de criação de registos, através da Envie e receba documentos ou registos directamente no
leitura de código de barras. sistema, ou através de clientes de correio electrónico.
Digitalize documentos com captura em lotes, com
número variável de páginas. Partilhe
Partilhe de forma rápida e transparente os seus
Relacione conteúdos com outras organizações através do
Relacione os seus documentos de forma lógica e componente de Interoperabilidade do smartDOCS®.
automatizada através da criação de registos a partir de
um já existente. Importe e Exporte
Importe/exporte os seus formulários electrónicos
Subscreva de/para outras instituições com smartDOCS®.
Subscreva os processos cuja evolução pretende
acompanhar, e receba notificações e alertas por cada Uniformize os seus processos
alteração ou prazo expirado. Garanta que a sua instituição trata e cataloga os seus
processos de forma uniforme.
Encaminhe
Encaminhe de forma rápida, sem custos e sem Optimize o seu Arquivo
extravios a documentação dos seus processos utilizando Concentre o seu arquivo físico e elimine os arquivos
o mecanismo de notificações internas do departamentais.
smartDOCS®.
Utilize a funcionalidade de workflow para fazer este
encaminhamento de forma automatizada.
SABIA QUE
Cada tonelada de papel que se recicla polui menos 74% o ar do que se fosse produzida de novo?
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SMARTDOCS®
Administrar. Configurar. Controlar.
Na gestão documental a palavra organização é chave. Com essas necessidades em mente, é disponibilizada
O controlo de acessos e segurança da informação uma uma área de administração para todas as tarefas de
exigência básica. O acompanhamento das várias manutenção e configuração das funcionalidades da
alterações feitas a um documento necessário. A aplicação. A esta área só pode aceder o administrador
utilização de templates uma facilidade. E a digitalização do sistema smartDOCS® ou um utilizador com
e certificação uma dádiva. privilégios de administração.
As funcionalidades de administração incluem:
• Gestão multi-sites: permite a gestão centralizada
de diferentes sites a partir de um ponto central e a
redução de custos de administração
• Arquivos distribuídos: garantem a flexibilidade no
acesso à informação e a optimização do tráfego
gerado na rede
• Estatísticas e relatórios de gestão
• Facilidade na criação e supervisão dos vários
processos de workflow
• Gestão de utilizadores e de grupos
• Criação e manutenção de templates de registo
de documentação
• Configuração de acções dos utilizadores a serem
registadas em histórico
• Gestão de tabelas de referência
• Gestão de formulários electrónicos
Um novo ambiente. Controlado. Simplificado.
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Desenhar. Armazenar. Localizar.
9º 11’ W Longitude. 38º 42’ N Latitude.
Posição smartDOCS®
Coordenadas que permitem encontrar qualquer documento em tempo real.
A solução apresenta uma arquitectura com interface Detalhes Técnicos
web, permitindo que a aprendizagem dos utilizadores Servidor
seja rápida. Modularidade, facilidade de manutenção e Sistemas operativos Windows 2000 Server ou superior e
escalabilidade são apenas algumas das características bases de dados MS SQL Server 2000 ou superior.
chave.
Utilizadores
Suporte para browser MS Internet Explorer 5.5 ou
superior e para sistemas operativos Windows.
SABIA QUE
Por cada tonelada de papel que se recicla
economiza-se 75% de energia eléctrica? Um novo ambiente. Intuitivo. Simples.
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SMARTDOCS®
Simplificar. Aceder. Explorar.
A interface do smartDOCS® foi cuidadosamente desenhada para garantir o conforto do utilizador,
garantindo fácil e rápido acesso a todas as funcionalidades disponibilizadas.
Ambiente de Trabalho Detalhe dos Registos
O Ambiente de Trabalho do smartDOCS® apresenta De forma fácil é possível aceder ao conteúdo de cada
três áreas distintas que permitem ao utilizador ter uma registo. Destaque para:
perspectiva total sobre a organização em geral e sobre
o seu trabalho em particular: Capa e Propriedades
Informação de Catalogação do Registo
Área de Exploração
Estrutura hierárquica de pastas e sub-pastas onde o Anexos
utilizador pode navegar pelas diferentes directorias da Gestão dos documentos (ficheiros físicos) que estão
área pública da organização (desde que tenha associados ao registo
permissões para tal), e pelas directorias da sua área
privada. Anotações
Inclusão de comentários e notas adicionais aos registos
Área de Detalhe
Visualização do conteúdo da pasta que se encontra Processos Decisórios
seleccionada na área de exploração num determinado Suporte para processos colaborativos de decisão ou
momento. despacho
Área de Notificações
Permite consultar os registos que lhe foram enviados
para conhecimento ou actuação, pelo próprio sistema
ou por outros membros da organização.
SABIA QUE
smartDOCS® é uma marca registada da Fujitsu. Um novo ambiente. Sustentado. Eficaz.
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Implementar. Apoiar. Suportar.
O smartDOCS® é a solução de gestão documental da Fujitsu que garante, a um vasto número de
organizações, a gestão de documentos e processos de uma forma eficiente e segura.
Líder no sector da Administração Pública conta com cerca de 170 instalações e mais de 20.000
utilizadores.
Referências
Presidência do Conselho de Ministros Ministério da Economia e da Inovação
CEGER - Centro de Gestão da Rede Informática do Governo Direcção Regional do Centro
CITE - Comissão para a Igualdade no Trabalho e no Emprego Direcção Regional de Lisboa e Vale do Tejo
IGAT - Inspecção Geral da Administração do Territórios
SIS/SIED/SIRP Serviços de Informação de Segurança Direcção Regional do Alentejo
Direcção Regional do Algarve
Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social
Secretaria Geral Ministério dos Negócios Estrangeiros
Direcção Geral da Segurança Social Serviço Central de Expediente
IIESS: Instituto de Informática e Estatística da Solidariedade Social Gabinete de Organização, Planeamento e Organização
CNPRP: Centro Nacional de Protecção contra Riscos Profissionais
Inspecção Geral do Ministério da Segurança Social e do Trabalho Instituto Português de Apoio ao Desenvolvimento
Instituto da Segurança Social
Centro Distrital de Segurança Social de Aveiro
Centro Distrital de Segurança Social do Norte Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior
Centro Distrital de Segurança Social de Bragança Secretaria-Geral
Centro Distrital de Segurança Social de Santarém EUL: Estádio Universitário de Lisboa
Centro Distrital de Segurança Social de Vila Real
Centro de Segurança Social da Madeira
Ministério das Finanças e da Administração Pública
Instituto de Informática
Ministério da Administração Interna
Secretaria Geral
IGAI - Inspecção Geral da Administração Interna Ministério da Educação
Secretaria-Geral
Ministério da Justiça
Secretaria Geral Ministério da Saúde
ACS - Alto Comissariado da Saúde
ACSS - Administração Central do Sistema de Saúde, IP
Ministério da Defesa Nacional Hospital da Cova da Beira
Direcção dos Serviços Financeiros do Exército
Administração Pública Local
Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural Câmara Municipal de Sintra
e das Pescas
Direcção Geral das Pescas e Aquicultura
Direcção Geral das Pescas e Aquicultura do Norte Outras Instituições
IFADAP/INGA
APPLA - Associação de Pilotos Portugueses de Linha Aérea
AIMMP: Associação das Madeiras Portuguesas
Ministério do Ambiente e do Ordenamento do Território COPAM: Companhia Portuguesa de Amidos
e do Desenvolvimento Regional
Secretaria-Geral ELPOR: Comércio e Indústria Eléctrica, Lda
Programa Operacional do Ambiente NERSANT: Núcleo Empresarial da Região de Santarém
Serviços Jurídicos Sociedade Portuguesa de Cardiologia
Programa POLIS APPACDM
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BROCHURA
SMARTDOCS®
smartDOCS® um novo ambiente
Empenhada na sensibilização dos problemas ambientais e de saúde devido ao rápido
crescimento das indústrias de tecnologia, em 2003, a Silicon Valley Toxics Coalition, uma
organização não governamental, avaliou 28 das maiores empresas de informática a nível
mundial.
Apenas a Fujitsu foi premiada, tendo sido o processo de produção sem chumbo, uma das
principais razões citadas.
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FUJITSU
Contribui para o ambiente
A Fujitsu é líder em soluções globais de TI orientadas A Fujitsu segue e defende a preservação ambiental.
para o cliente e em soluções de comunicações para o Cumpre uma política de reciclagem na empresa,
mercado global. Tecnologias de vanguarda, sistemas utilizando racionalmente os recursos e evitando
informáticos altamente fiáveis, plataformas de desperdícios.
telecomunicações e um grupo mundial de peritos em
sistemas e serviços, posicionam a Fujitsu, de forma Reduzir, reutilizar e reciclar faz parte da política da
única, para o fornecimento de soluções abrangentes Fujitsu.
que criam possibilidades infinitas para o sucesso dos
seus clientes.
SABIA QUE
A Fujitsu é a 3ª maior empresa de Tecnologias de Informação do mundo.
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FUJITSU SERVICES
Rua General Firmino Miguel, 6 - Piso A - Green Park - 1649-043 Lisboa
Tel. 21 724 44 44 - Fax. 21 724 44 45
E-mail: informacoes@[Link] Web: [Link]
Copyright Fujitsu Services Limited
A Fujitsu Services fez todos os esforços para que a informação contida neste documento esteja correcta, não
aceitando qualquer responsabilidde por erros ou omissões.