CONTABILIDADE

Folha de pagamento
e provisões
Jessica de Cássia Rossi

OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM

> Apontar a contabilização da folha de pagamento.

> Descrever os principais descontos da folha de pagamento dos empregados
(INSS e IRRF).
> Explicar as principais provisões da folha de pagamento (férias e 13º salário).

Introdução
A folha de pagamento é um elemento central na rotina das empresas, já que
concentra dados sobre os salários dos funcionários, as deduções obrigatórias
e os encargos patronais. Mais do que um documento administrativo, é um
instrumento relevante para assegurar o cumprimento das leis trabalhistas, a
transparência nas relações de trabalho e o controle das finanças da organização.
Além de calcular corretamente os valores a serem pagos, a organização
necessita planejar e reservar despesas que só serão quitadas futuramente,
como férias e 13º salário. Para isso, é necessário registrar essas obrigações
mês a mês, de forma organizada e previsível, evitando surpresas no orçamento
e assegurando a saúde financeira do negócio.
Neste capítulo, você vai entender como a folha de pagamento é estruturada
e como os registros contábeis são feitos. Também vai conhecer os principais
descontos que afetam o salário do trabalhador e os encargos assumidos pela
empresa. Por fim, irá identificar o funcionamento das provisões trabalhis-
tas e porque elas são tão importantes para o bom funcionamento da gestão
financeira.
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Registros contábeis na folha de pagamento

A apuração da folha de pagamento pelas organizações envolve o registro
exato de despesas com pessoal, encargos sociais, benefícios e provisões
trabalhistas. Além de indicar os custos com pessoas, esse procedimento ga-
rante o cumprimento das normas legais e a confiabilidade dos demonstrativos
contábeis. Entre os itens que compõem a folha de pagamento estão: a remu-
neração direta, encargos sociais e benefícios, os quais refletem as obrigações
trabalhistas e os custos envolvidos na gestão de pessoas (Chiavenato, 2009).
A remuneração direta compreende os salários fixos dos funcionários, co-
missões, horas extras e bonificações, entre outros adicionais. Além da remu-
neração direta, a folha de pagamento também contempla os encargos sociais
e as provisões trabalhistas, que representam obrigações legais e futuras da
empresa. Os benefícios e reembolsos, por sua vez, abrangem recursos como
vale-refeição, vale-transporte e o reembolso de gastos, que mudam de acordo
a política interna da empresa e a legislação trabalhista vigente (Lacombe, 2005).
A contabilização da folha de pagamento precisa ser feita por meio do regis-
tro das despesas (débito) e do reconhecimento das obrigações a pagar (crédito),
como salários a pagar, INSS (empregado e patronal), FGTS e provisões, além
do pagamento líquido aos funcionários, que ocorre em momento posterior.
O valor bruto dos salários e ordenados dos empregados é registrado como
despesa operacional na conta específica de gastos com pessoal, indicando
o custo direto da força de trabalho para a organização (Garcia, 2017).
Os encargos sociais são classificados como despesas para o empregador,
sendo os principais a contribuição previdenciária patronal calculada sobre a
folha de pagamento e depósito de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
(FGTS) em benefício do empregado, que é recolhido mensalmente. Esses itens
são caracterizados como despesas e passivos, representando obrigações a
serem recolhidas (Cairo Júnior, 2017; Delgado, 2017; Delgado; Delgado, 2017).
As provisões trabalhistas são definidas como passivos relativos ao 13º
salário, férias com adicional constitucional de um terço e aviso prévio, antes do
pagamento efetivo, assegurando adequação às regras contábeis e trabalhistas
(Saraiva; Souto, 2018). Os benefícios e reembolsos se referem aos montantes
pagos aos funcionários como parte da remuneração indireta, que são contados
como despesas operacionais. Toda vez que há um desconto autorizado, ele
deve ser registrado como passivos até que seja feito o recolhimento.
Os lançamentos podem ser realizados por meio de um modelo simplificado
de contabilização, como o apresentado no Quadro 1. Este modelo demonstra
o registro das despesas (débito) e o reconhecimento das obrigações a pagar
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(crédito), separando as obrigações dos empregados (INSS, salários a pagar)

e os encargos patronais (INSS patronal, FGTS, provisões), conforme prática
contábil, além do lançamento da liquidação do salário líquido aos funcionários,
para o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), FGTS, férias e 13º salário.

Quadro 1. Modelo básico de contabilização

Conta Débito (R$) Crédito (R$)

Reconhecimento das despesas e

obrigações da empresa

Despesa com salários Valor bruto

Despesa com encargos patronais Valor dos encargos

Passivo – salários a pagar Valor líquido

Passivo – INSS a recolher INSS descontado

Passivo – FGTS a recolher Valor FGTS

Passivo – provisão férias Provisão férias

Passivo – provisão 13º salário Provisão 13º

Passivo – INSS patronal

Liquidação (pagamento de salários

líquidos aos empregados)

Bancos (ou caixa) Valor líquido pago

Fonte: Adaptado de Chiavenato (2009), Marras (2009) e Saraiva e Souto (2018).

Para facilitar a compreensão, considere o exemplo da empresa Alfa que,

em determinado mês, precisou contabilizar sua folha de pagamento consi-
derando salários brutos, descontos de INSS, FGTS, provisões de férias, 13º
salário e encargos patronais.
O lançamento contábil desse processo ocorre em duas etapas: inicialmente,
é feito o reconhecimento das despesas e das obrigações a pagar, quando a
empresa registra os valores devidos aos funcionários e ao fisco, ainda que
o pagamento não tenha ocorrido. Em um segundo momento, ocorre a liqui-
dação (pagamento efetivo), em que acontece a saída de caixa (ou bancos)
correspondente ao valor líquido a ser pago aos empregados.
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No Quadro 2, você pode ver como essas informações são lançadas con-
tabilmente, destacando tanto os débitos nas contas de despesas quanto os
créditos nas contas de passivo e bancos, conforme cada etapa do processo.

Quadro 2. Exemplo de lançamento contábil de folha de pagamento da em-

presa Alfa

Conta Débito (R$) Crédito (R$)

Reconhecimento das despesas e obrigações da

empresa

Despesa com salários 50.000,00

Despesa com encargos patronais 12.000,00

Passivo – salários a pagar 38.000,00

Passivo – INSS a recolher (empregado) 7.000,00

Passivo – FGTS a recolher 5.000,00

Passivo – Provisão férias 6.000,00

Passivo – Provisão 13º salário 6.000,00

Passivo – INSS patronal 6.000,00

Liquidação (pagamento de salários líquidos

aos empregados)

Bancos (pagamento salários líquidos) 38.000,00

Fonte: Adaptado de Chiavenato (2009), Marras (2009) e Saraiva e Souto (2018).

O Quadro 2 ilustra como o processo de reconhecimento contábil das

despesas e dos passivos, seguido pela liquidação dos pagamentos, garante a
transparência das obrigações trabalhistas e a saúde financeira da organização.
Na sequência, você vai entender como os descontos de INSS, imposto de renda
e outros abatimentos afetam o salário do trabalhador, e as responsabilidades
da empresa nesses repasses.

Descontos legais na folha de pagamento

A elaboração da folha de pagamento envolve a apuração dos valores brutos de
salário de cada funcionário, o registro das obrigações sociais da organização
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e os descontos autorizados. Assim, é preciso discutir cada tipo de desconto

para cumprir com a legislação vigente, manter a transparência na comunicação
com o funcionário e o correto registro contábil dos valores.
Em relação à contribuição previdenciária, o desconto obrigatório é feito
diretamente ao INSS e impacta o salário bruto do colaborador. A finalidade
desse imposto é bancar benefícios como aposentadoria, auxílio-doença,
salário-maternidade e pensão por morte. Desde a reforma da previdência de
2019, o sistema adotou alíquotas progressivas aplicadas por faixas salariais,
o que torna o desconto proporcional à capacidade contributiva de cada
trabalhador (Delgado, 2017; Delgado; Delgado, 2017; Martinez, 2019).
Assim, o salário do trabalhador é dividido em faixas de remuneração e cada
faixa recebe uma alíquota distinta. Na prática, aplica‑se uma alíquota menor
sobre a parcela inicial do salário, e, conforme o valor sobe, faixas subsequentes
são tributadas com alíquotas crescentes. Dessa forma, a contribuição total
corresponde à soma dos descontos calculados em cada faixa (Chiavenato, 2009).
Cabe à empresa reter esse montante diretamente na folha de pagamento
e recolhê‑lo ao INSS. Também a organização banca a parte patronal, que
incide sobre o total da folha de pagamento, com um percentual fixo e even-
tuais acréscimos previstos em lei (como contribuições para o sistema S ou
alíquotas de risco ambiental).
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) incide apenas sobre a parcela
do salário que ultrapassa o limite de isenção definido pela Receita Federal,
para taxar proporcionalmente quem recebe salários mais altos. Para apurar
o desconto, parte‑se do salário bruto e dele se subtraem as deduções legais,
como a contribuição ao INSS, a dedução por dependente, eventuais pensões
alimentícias determinadas judicialmente e outras subtrações específicas, como
é o caso de despesas médicas em situações previstas (Saraiva; Souto, 2018).
O valor resultante dos descontos constitui a base de cálculo do IRRF. Na
sequência, aplica‑se a alíquota correspondente à faixa de renda em que essa
base se enquadra e subtrai‑se a parcela a deduzir, conforme tabela que é
atualizada e divulgada anualmente pela Receita Federal. O resultado dessa
operação é o montante retido na fonte (Chiavenato, 2009).
Na prática, a retenção ocorre no mesmo momento em que se faz o desconto
do INSS, de modo integrado na folha de pagamento, e o empregador deve
recolher o imposto apurado até o dia 20 do mês seguinte ao da competência.
Dessa forma, o processo assegura que o trabalhador pague imposto apenas
sobre a parte de sua renda acima da faixa de isenção e com as deduções
previstas, respeitando o princípio da progressividade tributária.
6 Folha de pagamento e provisões

Além dos tributos federais, a folha de pagamento pode conter outras

deduções, desde que autorizados e previstos em acordo individual ou coletivo
como (Robbins; Decenzo; Wolter, 2014; Saraiva; Souto, 2018):

„ Vale‑transporte: em que se desconta até 6% do salário‑base, sendo que

a diferença entre o custo do benefício e o valor descontado é bancada
integralmente pela empresa.
„ Contribuição sindical: trata-se do imposto sindical pago pelo trabalhador
que, conforme a legislação vigente, pode ser facultativo ou obrigatório.
„ Plano de saúde e alimentação: são deduções permitidas quando pre-
vistas em contrato ou acordo coletivo; é necessária a existência de um
registro formal da escolha do trabalhador.
„ Faltas e atrasos: precisam ser calculados de forma proporcional ao
dia ou hora não trabalhada, em conformidade com o processo de
comunicação e justificativa.
„ Empréstimos consignados, seguros e convênios: descontos que devem
ser autorizados pelo funcionário, observados os limites legais, como
um máximo de 35% do salário para somatório de consignados.

Outro ponto importante é distinguir os encargos bancados pelo empregado

daqueles assumidos pela empresa:

„ São descontados da remuneração do empregado o INSS, imposto de renda

da pessoa física, vale‑transporte, pensões e demais itens autorizados.
„ São bancados pelo empregador a contribuição patronal ao INSS, cuja
alíquota é de 20% sobre o valor do salário; contribuição de FGTS, que
gira 8% sobre a remuneração; contribuições ao Sistema S; seguro de
acidente de trabalho, entre outros.

Enquanto os primeiros afetam diretamente o valor líquido percebido pelo

trabalhador, os segundos representam custos adicionais para a organização,
impactando seu orçamento e cálculo do custo‑tarefa.
Imagine um colaborador com salário bruto de R$ 3.000,00, sem depen-
dentes e que utiliza vale‑transporte. Sobre esse valor, aplica‑se o desconto
do INSS, que corresponde a aproximadamente 9% da remuneração, totali-
zando R$ 270,00. Em seguida, retira‑se o IRPF, calculado sobre a base após a
dedução do INSS, resultando em R$ 47,15. Como esse colaborador faz uso de
vale‑transporte, incide ainda um desconto equivalente a 6% do salário, ou
seja, R$ 180,00. Após esses descontos, como se vê no Quadro 3, o trabalhador
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recebe um salário líquido de R$ 2.502,85. Por sua vez, a empresa arca com
encargos adicionais: recolhe a contribuição patronal ao INSS, que equivale a
20% sobre o salário bruto (R$ 600,00) e deposita o FGTS, correspondente a 8%
(R$ 240,00). Assim, enquanto o empregado efetivamente recebe R$ 2.502,85,
o custo total para a organização atinge R$ 3.840,00, considerando salário e
encargos sociais (Saraiva; Souto, 2018).

Quadro 3. Descontos na folha de pagamento bancados por empregado e

empregador

Descrição Valor (R$) Responsável

Salário bruto 3.000,00 —

Desconto IRRF (base após INSS) 47,15 Empregado

Vale‑transporte (6%) 180,00 Empregado

Salário líquido 2.502,85 —

Encargos patronais (INSS 20%) 600,00 Empregador

FGTS (8%) 240,00 Empregador

Fonte: Adaptado de Saraiva e Souto (2018) e Robbins, Decenzo e Wolter (2014).

Compreender os descontos e encargos presentes na folha de pagamento

possibilita interpretar corretamente os valores recebidos pelos trabalhadores
e o quanto os empregadores precisam garantir para o cumprimento da legis-
lação trabalhista e tributária. A correta apuração dos tributos, retenções e
benefícios impacta diretamente na transparência da gestão, na conformidade
contábil e na manutenção de boas relações de trabalho. A seguir, você verá
como as empresas se organizam para antecipar despesas futuras, por meio das
provisões de férias e décimo terceiro salário, garantindo equilíbrio financeiro
e cumprimento das obrigações trabalhistas ao longo do ano.

Provisões de férias e 13º

Para manter as finanças em dia e respeitar os direitos dos colaboradores, as
empresas precisam antecipar despesas trabalhistas que só serão pagas no
futuro, como as férias acrescidas de um terço constitucional, e o 13º salário.
Embora as férias sejam concedidas após cada período aquisitivo de 12 meses
e o 13º salário seja pago em duas parcelas (a primeira até 30 de novembro e a
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segunda até 20 de dezembro), o regime de competência exige que os custos

correspondentes sejam reconhecidos mês a mês.
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) (Decreto‑Lei n.
5.452/1943) (Brasil, 1943), o empregado que completa um ano de trabalho tem
direito a 30 dias de descanso remunerado acrescidos de um terço do salário
(Saraiva; Souto, 2018). Para evitar um desembolso elevado de uma só vez, a
contabilidade constitui mensalmente uma provisão equivalente a 1/12 do
total previsto para férias e adicional constitucional, o que gera um passivo
gradual que, ao final de 12 meses, reflete o valor integral devido.
Imagine um exemplo hipotético de um empregado com salário mensal de
R$ 3.600,00. O valor das férias será de R$ 3.600, mais um terço constitucional
(R$ 1.200), o que totaliza R$ 4.800. Ao invés de registrar esse custo somente
no mês em que as férias forem gozadas, a contabilidade provisiona R$ 400
por mês para férias e mais R$ 100 por mês para o adicional, somando R$ 500
mensais. Após 12 lançamentos, a conta de previsão de despesas soma os
R$ 4.800 necessários (Garcia, 2017).
De forma similar, o 13º salário, instituído pela Lei n. 4.090/1962 (Brasil,
1962), corresponde a 1/12 avos da remuneração por mês de trabalho e deve
ser provisionado a cada encerramento de mês, conforme orienta o Pronun-
ciamento Técnico CPC A 15 (CPC, 2011). Esse tratamento contábil evita picos
inesperados de gastos e facilita o planejamento orçamentário, já que o passivo
para o 13º se forma de modo linear ao longo do exercício.
Ainda considerando o exemplo do funcionário apontado no texto, o 13º
de R$ 3.600 teria provisões de R$ 300 por mês. Ao chegar em novembro, a
empresa já teria somado R$ 3.600 na provisão e, pagando em duas parcelas
de R$ 1.800, quitaria o benefício sem afetar consideravelmente o caixa.
Essas reservas são classificadas como passivos trabalhistas e seguem o
regime de competência, estabelecido pela Lei das Sociedades por Ações (Lei
n. 6.404/1976) (Brasil, 1976) e pelo Pronunciamento CPC 25 (CPC, 2009), o qual
define provisões como obrigações presentes resultantes de eventos passados
suscetíveis de gerar saída de recursos. As despesas devem ser reconhecidas
quando ocorrem e não somente quando são pagas, garantindo que o balanço
patrimonial e a demonstração de resultados apresentem um retrato fiel das
despesas e obrigações da empresa (Cairo Júnior, 2017).
Quando a previsão de despesas é feita corretamente, os custos relacio-
nados a férias e 13º salário são distribuídos de forma uniforme ao longo do
ano, o que traduz resultados mais estáveis e um fluxo de caixa previsível. Sem
isso, o lucro dos meses anteriores fica artificialmente inflado e, ao final do
exercício, a empresa pode se deparar com um choque de liquidez, pois passa
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a reconhecer de uma só vez um passivo até então oculto. Por exemplo, se a

provisão não for feita e o total de R$ 8.400 (férias + 13º salário) for debitado em
dezembro, o caixa daquele mês seria consumido, prejudicando fornecedores
e outras obrigações (Robbins; Decenzo; Wolter, 2014).
Além disso, a ausência de previsões de custos pode levar a multas traba-
lhistas e encargos financeiros. Se a empresa for autuada e obrigada a pagar
juros sobre valores devidos, a despesa final pode ultrapassar 10% ao ano do
montante principal. A necessidade de recorrer a linhas de crédito emergenciais
pode elevar o custo do capital, pois empréstimos de curto prazo costumam
ter taxas elevada (Saraiva; Souto, 2018).
Para assegurar a consistência desses lançamentos, sugere-se o emprego
de rotinas mensais de cálculo, conferência e revisão de bases de cálculos,
preferencialmente apoiadas por sistemas de gestão integrada. A automação
diminui erros manuais, otimiza processos e comprova o compliance contábil
e trabalhista, uma vez que mantém passivos e despesas sempre atualizados
(Ivancevich, 2011).
Para assegurar a consistência desses lançamentos, recomenda‑se adotar
rotinas mensais de cálculo, conferência e reconciliação das provisões. A
reconciliação envolve comparar o saldo registrado em sistema com o cálculo
teórico: verificar salários atualizados, admissões e demissões no período, e
assegurar que a provisão reflita essas variações. Por exemplo, se um fun-
cionário foi promovido em julho e passou a ganhar R$ 4.000,00, o cálculo de
provisão para agosto a dezembro deve considerar R$ 333,33 mensais de 13º,
não mais R$ 300. Mapear essas mudanças evita distorções e exige ajustes
contábeis pontuais (Cairo Júnior, 2017).
A utilização de sistemas de gestão integrada com módulo de folha de
pagamento e provisões automatiza esse processo, reduzindo erros manuais e
liberando tempo da equipe de contabilidade para análises estratégicas. Esses
sistemas permitem promover relatórios mensais que detalham o valor total
provisionado, o valor reconhecido em cada mês e o saldo acumulado, além
de enviar alertas quando discrepâncias são detectadas (Saraiva; Souto, 2018).
Para alcançar esses resultados, é importante combinar tecnologia e boas
práticas. O uso de sistemas integrados automatiza cálculos e minimiza erros,
enquanto ações complementares, como auditorias internas, análise de rela-
tórios gerenciais e integração entre RH, financeiro e contabilidade, aumentam
a confiabilidade das informações. Uma gestão eficiente das provisões não só
protege a saúde financeira da empresa, como também reforça sua credibilidade
diante de colaboradores, investidores e órgãos reguladores, demonstrando
organização, compromisso e transparência.
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Referências
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