Curso EFA: Técnico/a Administrativo/a

UFCD: Arquivo – Organização e Manutenção

Formadora: Manuela Sampaio Ano Lectivo 2009-2010

Unidade de Formação de Curta Duração:

Arquivo – Organização e Manutenção
Objectivos: Identificar e aplicar as regras de funcionamento do
arquivo, de acordo com as técnicas de tratamento de informação
documental.

Conteúdos:
Arquivo – Conceitos fundamentais
▪ Conceito, funções e características do arquivo
▪ Caracterização do arquivo
▪ Tipologia dos arquivos
▪ Regulamentos de conservação arquivística
▪ Microfilmagem
▪ Tipologia da documentação interna e externa
▪ Transferência / incorporação de documentos
Tipos de sistemas de classificação de arquivos
▪ Alfabético
▪ Numérico
▪ Cronológico
▪ Ideológico ou temático
▪ Cromático
▪ Alfanumérico
▪ Plano de arquivo
Organização na área documental
▪ Classificação
▪ Indexação
▪ Ordenação
Fases da gestão da documentação externa
▪ Recolha

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▪ Separação
▪ Recepção
▪ Registo
▪ Análise
▪ Tratamento
▪ Registo / Descrição
▪ Despacho / Difusão
▪ Expedição
▪ Arquivo

Cada vez mais, as organizações tem vindo a dar-se conta de

que o manuseamento eficaz da informação pode fazer a diferença. A
informação é uma arma poderosa nas mãos de quem sabe lidar com
ela, pode trazer qualidade e produtividade às organizações, além de
poder funcionar como vantagem competitiva de uma empresa. Um
arquivo bem estruturado proporciona esta maior competitividade. Se
a gestão da informação e dos documentos for reconhecida como

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essencial no ambiente empresarial, concerteza muitas vantagens
estarão agregadas a estes processos.
Entendendo o arquivo como instrumento de gestão, como
suporte à administração da empresa, muito poderá ser feito. A
administração dos arquivos desde a sua primeira fase facilita e agiliza
o trabalho de toda a equipa. Pretende-se apresentar esse tipo de
unidade de informação como essencial para a agilidade operacional
da empresa e para o seu desenvolvimento pleno.

Conceito, Funções e características do Arquivo:

Actualmente, o termo ARQUIVO pode ser entendido e utilizado

com os seguintes sentidos e orientações:

► Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua

forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por
um organismo público ou privado, em função da sua
actividade e conservado para efeitos administrativos;
► Como local destinado à conservação e guarda de documentos
devidamente classificados e ordenados;
► Como unidade de serviço administrativo especializado cuja
missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar
documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória
organizada da instituição que serve.

As funções do arquivo são de natureza meramente auxiliar ou

instrumental. Isto equivale a dizer que constitui uma actividade
interna que tem por objectivo manter a organização ou a instituição
em perfeitas condições de funcionamento.

São as seguintes as suas principais funções:

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► Ordenação da documentação: mediante a recolha, registo e
classificação dos documentos;
► Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez
para os diversos serviços, à medida que a documentação se vai
desactualizando;
► Conservação da documentação: não só mediante a
utilização de equipamento adequado (armários, ficheiros, etc.),
como também, proporcionando condições ambientais ideais
de forma a não se danificarem os suportes (sob a acção da
humidade, calor e frio, incidência dos raios solares, saturação
do ar e propagação de pragas).

Como o suporte das actividades administrativas tem sempre um

carácter documental, é evidente que, na prática, a organização e
funcionamento do arquivo se reveste de capital importância,
especialmente para aqueles serviços cujo trabalho normal requer o
exame e consulta de antecedentes. A correcta compreensão da
importância do Arquivo parte, portanto, da superação da ideia de
simples depósito ou colecção de documentos, passando a ser visto
como um serviço altamente especializado, actualizado e dinâmico,
inserido num sistema de informação, servindo-o e complementando-
o.

Características:

1. Os arquivos são a evidência das actividades e direitos

legais das instituições e dos indivíduos;
2. Originalmente, o termo aplicava-se aos documentos das
instituições administrativas (governos) – Conceito de
Arquivo Público.

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3. Acaba por se estender aos restantes domínios da vida
pública e privada.
Classificação:
Entende-se por classificação: o processo pelo qual se torna
possível dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de
elementos, de molde a facilitar a sua posterior identificação,
localização e consulta.
Por outras palavras, é um método que permite ordenar os
vários elementos de um conjunto de acordo com as suas
semelhanças e diferenças, agrupando o que é semelhante e
separando o que é diferente.
Na classificação de documentos em arquivos pode-se distinguir
dois aspectos distintos:
► A classificação como acto mental; que pressupõe uma divisão
intelectual e sistemática de um conjunto de documentos em
grupos e subgrupos;
► A disposição material e física desses grupos; colocando-se os
documentos numa ordem previamente estabelecida e de
acordo com o sistema de classificação concebido para o efeito.
Na classificação, as operações de descrição de conteúdo de um
documento consistem na determinação do seu assunto
principal e eventualmente, um ou dois assuntos secundários
que se traduzem pelo termo mais apropriado figurando num
dos tipos classificatórios.

Sistemas de classificação

Os principais sistemas ou tipos de classificação utilizados em arquivos

são:
► Classificação Alfabética
► Classificação Numérica

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► Classificação Alfa – numérica
► Classificação Cronológica
► Classificação Geográfica
► Classificação Ideológica

Classificação Alfabética

A classificação alfabética é o sistema de classificação mais

conhecido, o mais utilizado e o mais antigo de todos. Se à primeira
vista nos dá a sensação de ser o mais simples de aplicar, essa
simplicidade é aparente. Quando a documentação a ser
classificada é pouco numerosa e se refere a pessoas físicas, são
poucos os problemas que surgem. Contudo, se o volume da
documentação for elevado surge o problema dos homónimos.

Da mesma forma quando a documentação diz respeito a

denominações de organismos ou empresas, frequentemente em
forma de siglas, a sua classificação pode tornar-se complexa e de
difícil resolução.

No sistema de classificação alfabético, os grupos principais são

ordenados pelas letras do alfabeto e dentro de cada grupo os
documentos a serem classificados organizam-se segundo a ordem
alfabética da palavra-chave, permitindo intercalar, continuadamente,
novos documentos no lugar correspondente. É por isso considerado
um sistema aberto.

A coincidência do primeiro apelido numa série de documentos

obriga a tomar como recurso uma nova palavra-chave para servir de
orientação na classificação de documentos. Este procedimento pode
não resolver o problema e terá de se arranjar uma terceira palavra-
chave para a sua resolução e assim sucessivamente. Os critérios

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assim aplicados para solucionar estes problemas são subjectivos e
susceptíveis de serem escolhidos segundo o capricho do técnico que
classifica no momento, e pode originar aplicações diferentes para um
mesmo organismo.

Antes de proceder a explanação destas regras, convém referir,

que qualquer denominação é susceptível de decomposição em várias
palavras-chave. Por exemplo, o nome Francisco Manuel Costa pode
descompor-se em três palavras-chave: a primeira, Francisco; a
segunda, Manuel; e a terceira, Costa. Isto quer dizer, que qualquer
uma das partes do nome de uma pessoa ou organização é susceptível
de ser escolhida como palavra-chave e pode ser ordenado
alfabeticamente.

É muito importante a existência de regras, normas e

procedimentos a serem adoptados para que os critérios a aplicar nas
organizações sejam uniformes.

Classificação Numérica

A classificação numérica utiliza a sequência natural dos

números inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de
documentos. Este sistema de classificação é utilizado em conjunto
com outros sistemas, normalmente, com o sistema alfabético, para
que se possam arquivar ou recuperar os documentos. Esta
combinação pode ser traduzida em ficheiros remissivos, (alusivos,
referentes) ordenados alfabeticamente, ou mediante a utilização de
meios informáticos que permitirão a localização os documentos para
posterior utilização.

Este sistema tem como vantagens principais: o facto de permitir

a classificação de um modo indefinido e sem interrupções; possibilita

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a detecção imediata da falta de um processo ou documento pela
ausência do número sequencial correspondente, já que se torna mais
fácil ler números do que letras e permite uma arrumação dos
documentos ou processos de forma rápida e expedita.

O principal inconveniente é o facto de se tornar muito difícil a

localização de um documento ou processo quando se lança
erradamente um número.
Classificação Alfa -Numérica

A classificação alfa – numérica resulta da combinação dos

sistemas de classificação alfabética e numérica. Baseia-se, na
atribuição de um número ou conjuntos de números a uma
determinada classe alfabética para posterior arquivamento e
localização.

Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco

de erro no arquivamento dos documentos e processos, já que estes
são localizados pelo número atribuído à classe, procurando-se a
seguir, na sequência alfabética. A probabilidade de erro fica assim
restringida ao espaço compreendido pela classe.

Exemplo:
- O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al
- O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az
- O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl
- O nº 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm – Bz
- O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl
- O nº 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm – Cz
E assim sucessivamente...

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Se quisermos localizar um processo referente a Costa, José
Gonçalves, temos de o procurar no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta
classe encontra-se arquivado por ordem alfabética.

Classificação Cronológica
A classificação cronológica tem por base a possibilidade em
agrupar determinado número de documentos de acordo com as
divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este
sistema, como se pode observar, é muito semelhante ao sistema
numérico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação com
outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabético.

A localização de um documento classificado cronologicamente

requer um conhecimento perfeito da data exacta (ano, mês ou dia)
sem a qual não será possível localizá-lo. Este tipo de classificação não
oferece especiais dificuldades quando se procede a incorporação de
novos documentos. Quando se pretende localizar e recuperar os
documentos é necessário elaborar fichas remissivas alfabéticas, por
exemplo de assuntos, que possibilitam a indicação da data do
documento.

Classificação Geográfica

Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a

diferença de que os documentos são classificados e agrupados com
base nas divisões geográficas/administrativas do globo: países,
regiões, províncias, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias,
bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de
localização.

Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos,

como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com vista a

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um melhor acondicionamento e localização dos documentos e a sua
informação.

O sistema de classificação geográfica resulta do facto de haver

necessidade de localizar factos ou pessoas num espaço geográfico
determinado, como por exemplo; as colecções ou séries filatélicas
que normalmente são agrupadas por localidades, países, regiões e
outros critérios relacionados com estes.

Classificação Ideológica – método sistemático

A classificação ideológica, também designada como ideográfica,

metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de
assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos
referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento,
ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento,
colocando-se a seguir, de forma alfabética.

Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em

grupos e subgrupos com características cada vez mais particulares e
restritas exigindo um certo controlo e disciplina devido à grande
variedade de palavras com significados análogo.

Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento

de trabalho que sirva de orientação para a classificação de assuntos
nos arquivos e que se designa normalmente por classificador ou
listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado respeitando
um determinado número de regras, tais como, evitar as abstracções
(generalizações, por abrangerem matérias demasiado vastas) e
afastar a utilização de palavras com significados análogos, colocando-
se na lista uma remissiva para a palavra-chave que está a ser
utilizada.

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As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo
resultam do facto de se poder ter uma visão global dos assuntos que
são abordados na documentação, permitir o agrupamento dos
documentos de acordo com o seu conteúdo, ser extensível até ao
infinito e de ser altamente flexível.

A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a

seguinte:

1. Divisão do assunto em capítulos

2. Divisão de cada capítulo em famílias
3. Divisão de cada família em grupos, representando assuntos
especializados
Divisão eventual de cada grupo em sub-grupos, indicando uma
divisão particular

Organização na área documental

Referindo a Classificação de Arquivos:

A organização e conservação, bem como a disponibilização e

comunicação da informação, começa obrigatoriamente no Arquivo
Corrente, com a classificação da mesma.

Classificação é, segundo o Dicionário de Terminologia

Arquivística: A Componente intelectual da organização, que
consiste na elaboração e/ou aplicação de um quadro ou de um
plano de classificação.
A classificação consiste no agrupamento dos documentos da
mesma classe em grupos e subgrupos, de acordo com a estrutura
da entidade produtora. É a operação de descrever e delimitar
categorias e classes, sendo esta última a série, grupo, colecção ou
conjunto de entidades que possuem pelo menos uma
característica em comum. Tal é realizado através da observação e

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interpretação do organigrama, respeitando a estrutura da entidade
produtora e suas dependências. Identificam-se e estabelecem-se
também as séries, que fazem parte da estrutura geral.

É frequente a confusão entre classificação e ordenação. No

entanto, a classificação de fundos documentais é a colocação por
classes ou famílias hierarquizadas desse conjunto documental, ou
a sua divisão em classes ou grupos, que se integram numa
estrutura, como um todo. Já a ordenação de séries ou documentos,
é a actividade de colocar os documentos por ordem, dentro de
cada conjunto; a união de todos os elementos de cada grupo
segundo uma ordem. Estas são duas actividades específicas e
distintas, mas complementares e consecutivas, que constituem a
organização documental. Ambas são actividades que apresentam
características e métodos próprios e diferenciados.
Embora a classificação e a ordenação façam parte da operação
organização, não formam uma só actividade ou o mesmo conceito.
No entanto, os dois termos têm sido muitas vezes utilizados
indistintamente, confundidos ou utilizados como sinónimos,
revelando uma confusão de vários autores perante estas
actividades. Muitas vezes, mesmo que os distingam, não definem
com exactidão os seus conceitos ou campo de aplicação de cada
uma.

Concluindo, classificação e ordenação são duas actividades

que se incluem na operação organização, essenciais para a
conservação, controlo e acesso (através dos instrumentos de
descrição) aos documentos, mas totalmente diferenciadas uma da
outra: se a primeira traz consigo a ideia de separação, a segunda traz
a ideia de unir; se a primeira é aplicável a um fundo ou a secções
desse fundo, a segunda é aplicável aos documentos de cada série;

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finalmente se a primeira é uma actividade mais intelectual e
profunda, a segunda, porque mais mecânica, exige menos
preparação para a realizar.
Existem duas classificações possíveis: uma natural e outra
aplicada.
A primeira, traduz-se pelo facto dos documentos de arquivo já
nascerem classificados pela entidade produtora, testemunhando as
suas actividades; a segunda é a praticada pelo arquivista em função
do fundo de arquivo. No último caso, existem dois sistemas gerais de
classificação: a classificação a priori e classificação a posteriori.

No entanto, existem ferramentas que podem sistematizar um

pouco mais essa tarefa. Através da elaboração de quadros/planos de
classificação, podemos classificar os nossos documentos assim que
são criados.
São inúmeras as vantagens que podemos tirar neste tipo de
ferramentas, sendo que a implementação de um bom sistema de
classificação pode levar a:

[Link] um método uniforme de classificação e codificação;

[Link] a documentação produzida de uma forma lógica e
hierárquica;
[Link] e acelerar a pesquisa dos documentos;
[Link] a tomada de decisão;
[Link] a continuidade da gestão em caso de mudança da
estrutura orgânica;
[Link] os inconvenientes de uma mudança de pessoal afecto ao
arquivo; [Link] a instituição de ferramentas que permitam uma
indexação de qualidade.

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A criação destas ferramentas, pressupõe um estudo aprofundado da
documentação e da Instituição que a produz ou a recebe. Sendo
assim, a sua criação inicia-se com o estudo detalhado do organigrama
da Instituição à qual se pretende implementar um sistema de
classificação de documentos e consequente plano. Para tal será
necessário:

 A caracterização do organismo
 A caracterização do Sistema de Arquivo
 O levantamento da produção documental;
 A realização Entrevistas aos responsáveis dos serviços no
sentido de nos esclarecerem sobre qual a tramitação e circuito
da documentação, bem como os prazos de conservação
administrativa dos mesmos;
 O preenchimento de folhas de recolha de dados com a
informação recolhida;
 A definição das funções “meio” e funções “fim” da Empresa;
 O estabelecimento das Classes, Subclasses e Séries
Documentais;
 O estabelecimento de critérios para a Ordenação das Séries;
 O estabelecimento da codificação do Plano de Classificação;
 A estruturação do Plano de Classificação em tabela própria;

A criação de Plano de Classificação e Regulamento de Arquivo.

Indexação em Arquivos
A indexação é a operação que consiste em descrever e
caracterizar um documento com o auxilio de representações dos
conceitos contidos nesses documentos, isto é, em transcrever para
linguagem documental os conceitos depois de terem sido extraídos

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dos documentos por meio de uma análise dos mesmos. A indexação
permite uma pesquisa eficaz das informações contidas no acervo
documental.

A indexação conduz ao registo dos conceitos contidos num

documento de uma forma organizada e facilmente acessível,
mediante a constituição de instrumentos de pesquisa documental
como índices e catálogos alfabéticos de matérias. A informação
contida num documento é representada por um conjunto de conceitos
ou combinações de conceitos.

A indexação processa-se em duas fases:

a) Reconhecimento dos conceitos que contêm informação:

► Apreensão do conteúdo total do documento;
► Identificação dos conceitos que representam esse
conteúdo;
► Selecção dos conceitos necessários para uma pesquisa
posterior.

b) Representação dos conceitos em linguagem documental com o

auxílio dos instrumentos de indexação:
► Servem ao indexador para indexar (relacionar) o
documento;
► Servem ao utilizador para recuperar a informação;
► Contribuem para a uniformidade e consistência da
indexação;

Nos arquivos e centros, ou serviços de documentação, utilizam-

se, normalmente, a indexação coordenada e a indexação por temas.

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Os parâmetros a ter em conta para realizar tarefa de indexação são:
a) Exaustividade:
► Todos os assuntos (conceitos) de que trata o documento
estão representados na indexação;
► Não existe selecção de termos.
b) Especificidade:
►A descrição do conteúdo traduz, o mais próximo possível, a
informação que o documento contém;
► Não se utilizam termos de indexação demasiados genéricos
ou demasiado específicos, relativamente aos conceitos
expressos no documento.
c) Uniformidade:
► É um parâmetro muito importante ligado a qualidade da
indexação;
► Procura anular a sinonímia (palavras de significação idêntica
ou parecida, mas não tem o mesmo valor e emprego),
representando para um mesmo conceito a escolha de um
mesmo termo;
► Utiliza, sempre que possível, termos de estrutura idêntica
para a representação de conceitos análogos.
d) Coerência:
► Aplicação dos mesmos princípios e critérios de escolha para
a resolução de casos análogos, implicando uma
uniformidade intrínseca ao próprio sistema.
e) Pertinência:
► A indexação deve ser feita sempre em função do utilizador.
f) Eficácia:
► Capacidade de um sistema de informação recuperar a
informação relevante, nele armazenada de uma forma
eficaz e com o mínimo de custo.

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A qualidade num processo de indexação é influenciada pelos

seguintes parâmetros:
a) Características dos instrumentos de indexação utilizados;
b) Características do indexador:

► Pessoais: objectividade, imparcialidade, espírito de

análise, capacidade de síntese, desenvolvimento
intelectual, sociabilidade, cultura geral, cultura
específica e outras.
► Profissionais: conhecimento técnicos que permitam
decisões acertadas, conhecimentos profundos acerca
do sistema de indexação em que está integrado.

Tipos de Arquivos

a) Activos, Semi-Activos e Inactivos:

A distinção entre arquivos activos, semi-activos e inactivos

decorre do facto de dentro de uma determinada organização ou
sistema de informação, alguns arquivos – os activos – se revestirem
de uma frequência de consulta da sua documentação extremamente
elevada, servindo o intuito de informar, na gestão corrente dos
serviços; enquanto que nos arquivos semi-activos e inactivos, a sua
frequência de consulta são muito baixa.

A designação “arquivo inactivo” não deve ser entendida à letra,

isto é, no sentido de que é um arquivo “morto”. Tal expressão,
generalizada na prática, tem de se considerar como menos própria
devendo-se, com mais rigor, designar o arquivo inactivo como
“arquivo definitivo” ou “estático” e o arquivo activo como “arquivo

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corrente” ou “dinâmico”. Estas designações têm a ver com as fases
do ciclo vital da documentação.

A fase activa corresponde à primeira idade do ciclo vital da

documentação, durante a qual o documento é utilizado de uma forma
regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais e
legais. Na fase semi-activa, considerada como a segunda idade deste
ciclo, a documentação é ocasionalmente consultada e utilizada pela
entidade produtora no exercício das suas actividades. Na fase
inactiva, terceira e última fase do ciclo vital, a documentação deixou
de ser utilizada pela entidade produtora no âmbito dos fins que
motivaram a sua criação; deve, por isso, ser eliminada, a menos que
possua valor secundário que justifique a sua conservação
permanente.

O problema fundamental levantado por estas distinções,

consiste em determinar o momento em que se deve efectuar a
transferência dos documentos do arquivo activo para o arquivo semi-
activo e inactivo. Deve permanecer no arquivo activo ou corrente
toda documentação enquanto necessária para a sua consulta diária,
isto é, devem estar junto ao organismo que a produziu, já que contêm
informações vitais para a gestão corrente dos serviços, devendo ser
transferida para o arquivo intermédio ou (semi-activo) e arquivo
definitivo (ou inactivo) logo que deixem de ser consultados com
frequência. Nestes arquivos a documentação permanecera para
efeitos de consulta esporádica até se decidir a sua conservação ou
eliminação.
No arquivo definitivo, também chamado “histórico” a
documentação é conservada indefinidamente atendendo ao seu
carácter histórico ou patrimonial. Este problema requer a elaboração
de um plano de acção em que se defina, de acordo com a natureza

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de cada grupo ou série de documentos, quando terá de se operar tal
movimentação.

Um aspecto importante a referenciar e resultante também da

distinção existente entre arquivos activo, semi-activos e inactivos é o
da sua localização no espaço. Os arquivos activos situam-se, de
preferência, nos mesmos locais ou pelo menos, nos mesmos edifícios
em que os documentos são utilizados. Por esta razão torna-se
indispensável limitar o crescimento de tais arquivos às necessidades
reais e à disponibilidade do espaço físico.
Os Arquivos semi-activos e inactivos devem situar-se fora da
sede principal da entidade a que pertencem, preferencialmente em
zonas periféricas, onde o custo por metro quadrado dos terrenos é
relativamente mais barato em relação aos terrenos que se situam
dentro das cidades. Esta medida visa descongestionar as áreas de
trabalho, dos documentos que já não têm interesse primário ou não
exigem um tratamento imediato, como também serve para a
conservação definitiva de documentação que entretanto é
seleccionada, mediante um processo de selecção e eliminação
documental.

b) Centralizados, parciais e dirigidos

Outra distinção relacionada, de certo modo, com a anterior,
contrapõe os arquivos centrais ou centralizados aos descentralizados
ou parciais.

Os arquivos centralizados são, em princípio, comuns para as

várias dependências ou serviços da organização, ao passo que, os
arquivos descentralizados são os que existem ou podem existir nas
diferentes unidades de uma determinada entidade.

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A noção de arquivo descentralizado ou parcial coincide, muitas
vezes, com a do arquivo activo ou dinâmico. É normal, com efeito,
que os arquivos que as várias unidades menores criam e mantêm, se
limitem à documentação de consulta permanente, configurando-se o
arquivo central como um serviço que recolhe a documentação
procedente daqueles, uma vez transcorridos os prazos
regulamentares de conservação na origem ou quando haja expirado o
prazo da produção de efeitos administrativos.

O arquivo activo pode também ser centralizado, solução

utilizada por certos organismos onde se proíbem formalmente a
constituição de arquivos por sectores.
Vantagens e inconvenientes
Estas soluções extremas, a de arquivos centralizados e
descentralizados, apresentam, contudo, certas vantagens e
inconvenientes.

Os arquivos centralizados oferecem as seguintes vantagens:

► Possibilidade de unificar os sistemas de classificação utilizados,

bem como o equipamento e material;
► Redução dos efectivos de pessoal dedicado às actividades de
classificação e arquivo;
► Possibilidade de dispor de pessoal dotado de um elevado grau de
especialização;
► Economia do espaço e equipamento, derivado da sua
concentração e melhor aproveitamento;
► Aumento de capacidade de trabalho na medida em que evita a
compartimentação de serviços e pessoas.
Inconvenientes:
► A consulta de documentação não pode ser imediata o que

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implica uma certa lentidão provocada pela parte
burocrática;
► Acresce trabalho adicional consequente da relação entre as
várias dependências e o arquivo (pedidos, recibos,
confirmações, reclamações).
O inconveniente mais grave resulta dos problemas de
coordenação entre o arquivo centralizado e os vários serviços. Com
efeito, isso acontece, quando o trabalho diário de um determinado
serviço requer necessariamente a consulta e estudo de antecedentes
documentais.

Os arquivos descentralizados ou parciais apresentam as

seguintes vantagens:
► Proximidade dos documentos aos funcionários e serviços que
os utilizam;
► Aumento de produtividade com a eliminação de demoras e
interrupções na execução do trabalho;
► Supressão dos pedidos formais, recibos, reclamações e
confirmações.
Inconvenientes:
► Multiplicidade de sistemas de classificação e controlo da
documentação;
► Grande variedade de material de equipamento;
► Escasso grau de especialização do pessoal;
► Impossibilidade de determinar, em alguns casos, onde se
encontram arquivados determinados documentos;
► Maior risco de perda ou extravio da documentação.

Arquivo dirigido

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Do anteriormente dito, resulta que uma solução intermédia
constituirá, em muitos casos, a melhor solução. Tal solução poderia
consistir em centralizar o arquivo activo estabelecendo as excepções
necessárias para as unidades ou serviços cuja actividade normal se
tenha de apoiar na consulta frequente de antecedentes documentais.
Para além disso, é conveniente que os arquivos descentralizados, cuja
criação se considera necessária, sejam submetidos a normas de
carácter geral e ao controle técnico do arquivo no que respeita a
sistemas de classificação, material e equipamento especializado.

Este tipo de arquivo designa-se por arquivo dirigido ou misto,

porque tenta conciliar as vantagens dos arquivos centralizados e
descentralizados e evitar, tanto quanto possível, os seus
inconvenientes.

Os arquivos dirigidos apresentam as seguintes vantagens:

► Unificação do sistema de classificação e equipamento;

► Proximidade dos documentos aos funcionários e utentes;
► Aumento de produtividade.

Inconvenientes:
► Ocupação de maior área;
► Dificuldade na formação do pessoal;
► Duplicação de documentação e processos de execução e
controle.
Instalação
A implantação de um arquivo deveria merecer, ao contrário do
que ainda acontece com certa frequência, do maior cuidado por parte
dos organismos administrativos. É, de certo modo frequente,

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encontrar arquivos de grande importância situados em locais que não
oferecem as condições mínimas para assegurar, não só a
conservação dos documentos, como para permitir que o pessoal
encarregado dos mesmos desenvolva o seu trabalho com um mínimo
de condições.

Para além disso, há ainda o perigo de se instalarem arquivos

em recintos que não foram projectados para o efeito e que carecem
da resistência necessária para suportar a carga que a documentação
acumulada representa.

A localização do arquivo deve obedecer regras, tais como:

► Situar-se próximo aos serviços a qual está associado (no caso

dos arquivos correntes);
► Não ficar instalado junto dos acessos do edifício (por não haver
necessidade de contactos com o público);
►As instalações deverão ser suficientemente amplas,
devidamente arejadas sendo indispensável a luz solar
não só por torna o ambiente seco como facilita e
protege a visão de quem lá trabalha. Contudo, a
documentação nunca deverá estar exposta a luz solar directa. O
arejamento e a boa iluminação contribuem, para além de outras
medidas, para melhorar as condições higiénicas que são de
interesse capital para o bom funcionamento do arquivo.

Segurança
Outro requisito que não deve ser descurado é o da segurança
do arquivo. Em primeiro lugar, toda a documentação que se encontra
em arquivo deve estar suficientemente protegida contra roubos.

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É normal verificarem-se, em arquivos mal organizados ou com
um funcionamento deficiente, o desaparecimento frequente de
documentos ou processos. Frequentemente atribui-se, como causa
principal desse desaparecimento, a desorganização em que o arquivo
se encontra, a incompetência dos seus funcionários, etc.,
esquecendo-se os seus responsáveis directos ou indirectos que é na
desorganização que mais facilmente se extraviam ou se subtraiam
documentos que, por razões variadas, são cobiçados por terceiros.

Não é suficiente fechar o arquivo e instalar alarmes contra

roubos. Torna-se indispensável a organização do arquivo para que se
saiba, a todo momento, onde se situam os documentos, em poder de
quem e quantos documentos tem cada processo. É evidente que, em
processos que contenham documentos confidenciais ou secretos, o
tratamento deverá ser diferente e o seu controlo muito rigoroso.

Em segundo lugar a prevenção contra incêndios deve ser

devidamente acautelada com a existência de extintores, alarmes
contra fogo e outros materiais que ajudem na prevenção e combate
ao incêndio, por exemplo, as portas contra fogo que evitam que o
fogo se alastre para outras divisões. É preciso dar formação aos
funcionários, de modo a que saibam como actuar em caso de sinistro
e aprendam a utilizar os extintores e outros apetrechos adequados no
combate às chamas.

De forma a garantir uma rápida intervenção nos momentos

iniciais evitando maiores prejuízos. Para uma protecção eficaz dos
documentos mais importantes deve-se utilizar mobiliário não
inflamável e duplicar a documentação recorrendo, por exemplo, a
microfilmagem.

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Em terceiro lugar é preciso ter em atenção o perigo que representa
para os documentos do arquivo a existência de canalizações (de agua
e esgoto) próximas aos locais de depósito. O contacto acidental (por
exemplo por ruptura de uma canalização) com a água pode ocasionar
graves prejuízos nos documentos e até a sua perda total.

Pessoal
a) Responsabilidade

Sendo o arquivo a memória organizada do organismo ou instituição

de que faz parte, facilmente se depreende o alto grau de
responsabilidade que cabe ao pessoal que nele presta serviço.

O extravio de documentos, a sua incorrecta classificação e/ou

arquivamento, por negligência ou inexperiência do pessoal, pode
acarretar aos serviços elevados prejuízos materiais e grande perda de
tempo. Esta é a razão porque é possível prescindir, até certo ponto,
de instalações modelares e de material moderno, contudo, o perfeito
funcionamento do arquivo não permite a existência de pessoal
insuficientemente preparado, mal orientado e desmotivado para as
funções que exerce.

A existência de um ou vários arquivistas devidamente

qualificados dirigindo o arquivo é condição fundamental para que o
trabalho a desenvolver seja bem elaborado e o arquivo funcione em
perfeitas condições.
b) Perfil do arquivista

O trabalho a desenvolver nos arquivos exige pessoal com certas

aptidões e qualidades. Para além do problema da vocação que é
umas das faculdades que se exige ao pessoal do arquivo e que na

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maior parte dos casos não é tida em conta, outras capacidades e
qualidades devem ser apanágio daqueles que prestam serviço no
arquivo tais como:

← Espírito metódico e ordenado;

Boa capacidade de atenção;
Bom poder de análise e de síntese;
Boa educação e civismo;
Calma e bom senso.

Um indivíduo nervoso, exaltável e conflituoso não deve ser

colocado num arquivo. Não só cria mau ambiente de trabalho, como
está predisposto a desenvolver um mau trabalho arquivístico,
originando erros que podem sair caros para a instituição.

Como atributos morais que podem ser exigidos aos arquivistas,

contam-se os seguintes:

← Ética;
Discrição;
Delicadeza;
Diplomacia.

A ética e a discrição são duas das qualidades mais importantes

do arquivista. Deve evitar que os problemas internos da instituição,
na qual presta serviço, sejam de domínio público com os
inconvenientes que daí naturalmente advêm.

A delicadeza ou diplomacia são duas outras qualidades que

devem fazer parte da personalidade do arquivista. Efectivamente só
com boa vontade, muita diplomacia e senso comum é possível

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atender, permanentemente, as contínuas solicitações dos vários
serviços e nunca desmerecer dos utentes a confiança no trabalho que
é executado no arquivo.

Actividade proposta n.º 1

Eis a lista das tarefas que deve executar hoje.
Anote a ordem pela qual escolherá fazê-las, tendo em conta a
urgência e a importância e que hoje é terça-feira, dia 10.
a) Reservar mesa no restaurante “Varanda do Sol” (director mais 3
clientes), para o dia 11, às 13 horas;
b) Digitar o relatório de contas do último trimestre (8 páginas), para
reunião do dia 15 e fazer cópias;
c) Reservar um bilhete de avião para Madrid, para o director, para o
dia 30;
d) Pedir ao serviço de contabilidade as estatísticas das facturas que
não foram pagas, para a reunião do dia 15;
e) Enviar as convocatórias aos 10 responsáveis das filiais em França,
para o seminário do dia 30;
f) Enviar amostras e preços de um novo produto para um bom cliente;
g) Fazer uma planificação das datas de férias do serviço (25 pessoas)
e enviá-la para o serviço de pessoal da sede (saída do correio interno
às 16 horas – data limite: o dia 11);
h) Adiar a entrevista com o perito para dia 13, às 15 horas, em vez de
hoje às 14 horas;
i) Enviar o orçamento solicitado pela empresa X;
j) Pedir a documentação sobre a agenda electrónica, em vista da
apresentação na reunião dos quadros, dentro de dois meses.

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Existem várias maneiras de estabelecer prioridades nesta lista de
tarefas.
Sugerem-se duas:
1. O princípio deste método consiste em dizer “se eu tivesse a
possibilidade de fazer apenas uma tarefa, qual é que eu escolheria?”.
De seguida, tome nota da tarefa no princípio da lista, eliminando-a da
lista de tarefas a fazer e recomece, usando o mesmo raciocínio com
as nove restantes.
2. Na primeira coluna, colocar as tarefas por ordem de importância,
tendo em conta apenas as consequências e atribuir um número de
ordem a cada tarefa.
Na segunda coluna, recomeçando a operação e raciocinando em
termos de urgência, tendo ainda em conta apenas os prazos e datas
limite.
Depois, construir um gráfico com dois eixos de coordenadas, sendo a
urgência, em abcissas (x) e a importância nas ordenadas (y). Depois
transfira para o gráfico todas as tarefas, sob a forma de um ponto
para cada uma delas.
Resolução
Ponto 1:
1. (h) Adiar a entrevista com o perito para dia 13, às 15 horas, em vez
de hoje às 14 horas;
2. (a) Reservar mesa no restaurante “Varanda do Sol” (director mais
3 clientes), para o dia 11, às 13 horas;
3. (c) Reservar um bilhete de avião para Madrid, para o director, para
o dia 30;
4. (g) Fazer uma planificação das datas de férias do serviço (25
pessoas) e enviá-la para o serviço de pessoal da sede (saída do
correio interno às 16 horas – data limite: o dia 11);

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5. (f) Enviar amostras e preços de um novo produto para um bom
cliente;
6. (i) Enviar o orçamento solicitado pela empresa X;
7. (d) Pedir ao serviço de contabilidade as estatísticas das facturas
que não foram pagas, para a reunião do dia 15;
8. (b) Digitar o relatório de contas do último trimestre (8 páginas),
para reunião do dia 15 e fazer cópias;
9. (e) Enviar as convocatórias aos 10 responsáveis das filiais em
França, para o seminário do dia 30;
10. (j) Pedir a documentação sobre a agenda electrónica, em vista da
apresentação na reunião dos quadros, dentro de dois meses.

Ponto 2:
Através do Gráfico de Eisenhower, podemos demonstrar e analisar a
definição de prioridades das nossas actividades.
Para o efeito, vamos classificar todas elas em grupos designados A, B
e C de acordo com os seguintes critérios.
 Prioridade A – são as actividades muito importantes e urgentes
 Prioridade B – são as actividades importantes mas não urgentes
 Prioridade C – são as actividades sem importância mas urgentes
A importância de cada uma das nossas actividades está relacionada
com o contributo que vai dar para atingir os nossos objectivos. A
urgência de cada uma das nossas actividades está relacionada com a
data limite em que deve estar concluída. Como se verifica,
importância e urgência são coisas diferentes daí a obrigatoriedade de
as amainarmos separadamente. A definição de prioridades
decorrente da análise cuidada de um conjunto de factores que têm a
ver com os compromissos assumidos a nível pessoal e/ou empresarial
vai permitir o planeamento das nossas actividades.

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IMPORTÂNCIA URGÊNCIA
F 10 H
I 9 A
H 8 C
A 7 G
C 6 F
G 5 I
D 4 D
B 3 B
E 2 E
j 1 J

Através do Gráfico de Eisenhower, podemos demonstrar e analisar a

definição de prioridades das nossas actividades.
Para o efeito, vamos classificar todas elas em grupos designados A, B
e C de acordo com os seguintes critérios.
 Prioridade A – são as actividades muito importantes e urgentes
 Prioridade B – são as actividades importantes mas não urgentes
 Prioridade C – são as actividades sem importância mas urgentes
A importância de cada uma das nossas actividades está relacionada
com o contributo que vai dar para atingir os nossos objectivos. A
urgência de cada uma das nossas actividades está relacionada com a
data limite em que deve
estar concluída. Como se verifica, importância e urgência são coisas
diferentes daí a obrigatoriedade de as amainarmos separadamente. A
definição de prioridades decorrente da análise cuidada de um
conjunto de
factores que têm a ver com os compromissos assumidos a nível
pessoal
e/ou empresarial vai permitir o planeamento das nossas actividades.

CARTAS COMERCIAIS
Passado Presente
- Não colocavam assunto; - Consta V/refª. ou N/Refª.
- Reflecte falta de objectividade; - Assunto, data e vocativo são
- Ausência de data e vocativo; pontos

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Formadora: Manuela Sampaio Ano Lectivo 2009-2010
- Paragrafo sempre metido dentro; obrigatórios numa carta;
- Ausência de espaço entre - Actualmente, é mais usual o
parágrafos; alinhamento do texto todo à
- Escrita compacta. esquerda;
- Dá-se espaço entre parágrafos.

PASSADO:
Após pesquisa, encontramos as seguintes diferenças em relação à
correspondência
actual.
Não colocavam assunto;
Reflectem falta de Objectividade;
A seguir ao vocativo não colocavam “,” (virgula);
Exemplos de vocativos utilizados no passado:
_ Amigos e Senhores,
_ V. Sªs. (Vossas Senhorias)
Utilizavam o avanço de paragrafo no inicio de cada frase;
Por não fazerem parágrafos a escrita é compacta e rebuscada;
Fecho de cartas com muita formalidade;
Exemplos de fecho de cartas:
_ Com os protestos da nossa consideração, nos assinamos;
_ Fiados em que as boas relações que há tantos anos ligam as nossas
casas hão-de aplanar as dificuldades, é com particular consideração que
me assino.
_ Contando com a anuência ao nosso pedido, continuamos a assinar-nos
com toda a consideração.
PRESENTE:
Actualmente, na correspondência comercial, colocam-se referências em
função de um
registo de correspondência.
V/Refª
N/Refª
Assunto
Data
Vocativo (ex: Exmos. Senhores,)
O corpo da carta, o texto é usualmente alinhado à esquerda e dá-se
espaço
duplo entre parágrafos.
Escrita objectiva e concisa.

EXERCÍCIO:
Carta Comercial actual.

N/refª TA/15/09

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ASSUNTO: Exposição do perfil do Técnico Administrativo.
Data: Porto, 18/03/2009
Exmos. Senhores,
Vimos por este meio agradecer a [Link]. a presença na exposição intitulada
“O perfil
do Técnico Administrativo – Passado, Presente e Futuro”, organizada pelas
formandas
do curso EFA – NS Técnicas Administrativas, promovido pela ANE –
ASSOCIAÇÃO
NACIONAL DAS EMPRESÁRIAS.
Sem outro assunto de momento, apresentamos os nossos melhores
cumprimentos,
Atentamente
As Formandas
TA/CA

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Formadora: Manuela Sampaio Ano Lectivo 2009-2010

EXERCÍCIO 2
Para a elaboração deste exercício encontra em anexo o mapa do
percurso referente às tarefas que tem para fazer.
Regras:
1. Você sai de casa às 9h15 para fazer as tarefas abaixo indicadas.
2. Obrigatoriamente regressa às 13h00.
3. O percurso Casa-Garagem corresponde a 30 minutos.
4. A repartição de finanças encerra às 10h.
5. O comércio encerra às 12h, assim como o correio
6. A padaria abre depois das 11h.
7. O percurso deve ser feito a pé.
Tarefas:
1. Deixar os sapatos no sapateiro.
2. Ir ao seu escritório buscar uma máquina de escrever.
3. Ir à tinturaria deixar um casaco.
4. Expedir no correio um pacote de 10 Kg.
5. Pagar o IRS na repartição de finanças.
6. Comprar pão na padaria.
7. Comprar ½ Kg de café (na casa do café)
8. Ir esperar uns amigos, na garagem, que chegam às 12h30.
9. Comprar um livro “Os Segredos da Cozinha”.
10. Comprar 250g de manteiga na leitaria.

MAPA COM INDICAÇÃO DOS LOCAIS ONDE AS TAREFAS TÊM QUE SER REALIZADAS

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Formadora: Manuela Sampaio Ano Lectivo 2009-2010

Resolução:
1. Pagar o IRS na Repartição de finanças.
2. Deixar os sapatos no sapateiro.
3. Expedir no correio um pacote de 10kg.
4. Comprar 1/2kg de café (na casa de café)
5. Comprar 250g de manteiga na leitaria.
6. Comprar pão na padaria
7. Comprar um livro “Os Segredos da Cozinha”
8. Ir à tinturaria deixar um casaco.
9. Ir ao seu escritório buscar uma máquina de escrever.
10. Ir esperar uns amigos, na garagem, que chegam às 12h30.
Regressa a casa às 13h.

1 - Elabore uma ordenação alfabética por palavra a palavra.

Domingues Borges Cavadas RESOLUÇÃO:

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M. Oliveira Hugo Alexandra Maria de Castro
Jorge Silva Félix António José Gil de Almeida
Juventina Neves Rocha António Sousa Cavadinhas
Maria do Carmo Meireles Augusto Leite Faria, Dr.
Maria Alice A. Sousa Carla Osório Castro
Dr. José Afonso Carlos Alvim Castro
Carla Osório Castro Domingos Borges Cavadas
Izequiel Conceição Fonseca Evaristo Gomes Côrte-real
Confecções Hugotex Hugotex, Confecções
Carlos Alvim Castro Inês de Castro Silva
Maria José Rodrigues Aguiar Izequiel Conceição Fonseca
Jorge Bush J. Manuel Gonçalves, Fábrica
Maria Alice de Sousa Joaquim Nunes Rocha
Luísa Maria Fonseca Jorge Bush
António José Gil de Almeida Jorge Silva Félix
Dr. Augusto Leite Faria José Afonso, Dr.
Paulo Martins Lima José Américo Santos
José Vieira Airoso José Nunes Alves
Evaristo Gomes Côrte-real José Vieira Airoso
António Sousa Cavadinhas Juventina Neves Rocha
Joaquim Nunes Rocha Luísa Maria Fonseca
Maria Adelaide Meireles M. Oliveira Hugo
Metalúrgica Santa Comba, SA Maria Adelaide Meireles
Alexandra Maria de Castro Maria Alice A. Sousa
Sónia Milhazes Cadaval Maria Alice de Sousa
Sónia Nunes Cambeiro Maria do Carmo Meireles
Inês de Castro Silva Maria José Rodrigues Aguiar
José Américo Santos Paulo Martins Lima
José Nunes Alves Santa Comba, SA, Metalúrgica
Fábrica J. Manuel Gonçalves Sónia Milhazes Cavada
Sónia Nunes Cambeiro

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2 – De seguida junte estes nomes aos anteriores e ordene por

apelido.
Restaurante Alto Mar
BPI Lisboa
CGD Porto
Café Katekero
Restaurante Casa Cheia
Confeitaria Torta de Noz
BPI Porto
S. Gabriel
PT
CGD Coimbra
Sta. Isabel
Rui D’Almeida
A. Casa
Resolução
ORDENAÇÃO FINAL POR APELIDO
A. Casa (ou Casa, A.)
Afonso, José, Dr.
Aguiar, Maria José Rodrigues
Airoso, José Vieira
Almeida, António José Gil
Alto Mar, Restaurante
Alves, José Nunes
BPI Lisboa
BPI Porto
Bush, Jorge
Cambeiro, Sónia Nunes
CGD Coimbra
CGD Porto
Casa Cheia, Restaurante
Castro, Alexandra Maria de
Castro, Carla Osório
Castro, Carlos Alvim
Cavadal, Sónia Milhazes
Cavadas, Domingos Borges
Cavadinhas, António Sousa
Côrte-real, Evaristo Gomes
D’Almeida, Rui
Faria, Augusto Leite, Dr.
Félix, Jorge Silva
Fonseca, Izequiel Conceição
Fonseca, Luísa Maria
Hugo, M. Oliveira
Hugotex, Confecções
Isabel, Sta. (ou Sta Isabel)
J. Manuel Gonçalves, Fábrica (ou) Gonçalves, J. Manuel, Fábrica
Katekero, Café
Lima, Paulo Martins
Meireles, Maria Adelaide
Meireles, Maria do Carmo
PT
Rocha, Joaquim Nunes

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Rocha, Juventina Neves
S. Gabriel (ou) Gabriel, S.
Santa Comba, SA, Metalúrgica
Santos, José Américo
Silva, Inês de Castro
Sousa, Maria Alice A.
Sousa, Maria Alice de “de” considerar ou não
Torta de Noz, Confeitaria

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3 – Ordene os temas abaixo pelo método sistemático.

Ordem “Ad enciclopédia”

Datador Material de apoio Dicionários

Filmes âmbito Organização
Autónomos Saca-agrafos Hierarquia
Secretariado Colectivos Material Gráfico
Arquivos Sociais Individuais
Calculadora Gerais Máq. de slides
Gravadores Equip. de Escritório Disquetes
Computador Privados Dependentes
Especiais Finalidade Extensões
Públicos

RESOLUÇÃO:
1 – ORGANIZAÇÃO

1.1 – ARQUIVO 1.2 – SECRETARIADO

1.1.1 – Âmbito 1.2.1 – Equip. Escritório
- Colectivos – Calculadora
- Individuais - Computadores
1.1.2 – Extensões - Datador
- Especiais - Saca agrafos
- Gerais 1.2.2 – Material Apoio
1.1.3 – Finalidade - Dicionários
- Privados - Disquetes
- Públicos - Filmes
- Sociais - Gravadores
1.1.4 – Hierarquia - Máq. Slides
- Autónomos 1.2.3 – Mat. Gráfico
- Dependentes

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4 – Dado os seguintes títulos, organize um ficheiro segundo o método sistemático, critério
“Ad Enciclopédia”

Coluna Vertebral Tiróide

Desportos Mota todo o terreno
Pâncreas Ossos
Adufe Antas
Motociclismo Pirâmides
Glândulas Cóccix
História Música
Instrumentos Monumentos
Arqueologia Trompa
Medicina

RESOLUÇÃO:

1 – DESPORTOS
- Motociclismo
- Moto todo o terreno
2 – HISTÓRIA
2.1- Arqueologia
2.1.2- Monumentos
- Antas
- Pirâmides
3 - MEDICINA
3.1– Glândulas
- Pâncreas
- Tiróide
3.2- Ossos
- Cóccix
- Coluna Vertebral
4 – MÚSICA
4.1- Instrumentos
- Adufe
-Trompa

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5 – Dado os seguintes títulos, classifique-os segundo a ordem “Ad enciclopédia”

Bruços Telas Mármores
Desportos Raquetes Pincéis
Pintura Guaches Ténis
Estátuas Retratos Escultura
Arte Cinzel Chuteiras
Bola Bustos Paletas
Carvão Estilos Baliza
Paisagens Aguarela Baixo-relevo
Natação Futebol

RESOLUÇÃO:
1 - ARTE
1.1.-Escultura
- Bustos
- Cinzel
- Estátuas
- Mármores
2 – DESPORTO
2.1.- Futebol
- Baliza
- Bola
- Chuteiras
3 – NATAÇÃO
3.1.- Estilos
- Bruços
3.2.- Ténis
- Raquetes
4 – PINTURA
- Aguarela
- Baixo Relevo
- Carvão
- Guaches
- Paisagens
- Paletas
- Pincéis
- Retratos
- Telas

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6 – Tendo por base os processos abaixo indicados, classifique-os de acordo com o método
geográfico “Província, Distrito, Concelho e nome”.

Fábrica de Malhas Confim – Pevidém – Guimarães – Minho

Marina Hotel – Vilamoura – Faro – Algarve
Hotel do Elevador – Bom Jesus – Braga – Minho
Academia Musical Gaiense – V.N. de Gaia – Porto – Douro Litoral
António Domingues – Aljustrel – Beja – Baixo Alentejo
Ferreira Alves – Castro D’Aire – Viseu – Beira Alta
Grupo Recreativo – Estrela – Caminha – Viana do Castelo – Minho
Cutelaria Ideal – Nespereira – Guimarães – Minho
Cabral dos Santos – Figueira da Foz – Coimbra – Beira Litoral
Companhia Hortícola – Murça – Vila Real – Trás-os-Montes
Aldeamento Turísticos S. Jorge – Lisboa – Estremadura
Transportadora Almeirim – Almeirim – Santarém - Ribatejo

RESOLUÇÃO:

Algarve – Faro – Vilamoura – Marina Hotel

Baixo Alentejo – Beja – Aljustrel – António Domingues
Beira Alta – Viseu – Castro D’Aire – Ferreira Alves
Beira Litoral – Coimbra – Figueira da Foz – Cabral dos Santos
Douro Litoral – Porto – V.N. Gaia – Academia Musical Gaiense
Estremadura – Lisboa – Lisboa – Aldeamento Turístico S. Jorge
Minho – Braga – Bom Jesus – Hotel do Helevador
Minho – Guimarães – Nespereira – Cutelaria Ideal
Minho – Guimarães – Pevidém – Fábrica de Malhas Confim
Minho – Viana do Castelo – Caminha – Estrela – Grupo Recreativo
Ribatejo – Santarém – Almeirim – Transportadora Almeirim
Trás-os-Montes – Vila Real – Murça – Companhia Hortícola

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7 – Coloque por ordenação geográfica as farmácias do distrito do Porto.

Farmácia Sousa – Gaia

Farmácia Moderna – Custóias
Farmácia da Lapa – Porto
Farmácia Campos – Porto
Farmácia Álvaro Agante – Maia
Farmácia Cardoso – Gaia
Farmácia Sousa Oliveira – Custóias
Farmácia Carneiro Barbosa – Porto
Farmácia do Padrão – Porto
Farmácia Antunes – Porto
Farmácia Central de Gondomar – Gondomar
Farmácia do Mosteiro - Maia

RESOLUÇÃO:

Custóias – Farmácia Moderna

Custóias – Farmácia Sousa Oliveira
Gaia – Farmácia Cardoso
Gaia – Farmácia Sousa
Gondomar – Farmácia Central de Gondomar
Maia – Farmácia Álvaro Agante
Maia – Farmácia do Mosteiro
Porto – Farmácia Antunes
Porto – Farmácia Campos
Porto – Farmácia Carneiro Barbosa
Porto – Farmácia Garantia
Porto – Farmácia da Lapa
Porto – Farmácia do Padrão

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Fases da Gestão da documentação externa

A gestão documental é um processo essencial ao bom

desempenho de uma instituição e um reflexo da sua organização
interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto
oriundos do exterior como internos, torna fácil a perda de
documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à
informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos
de informação.

A gestão documental é um processo que permite às empresas a

gestão de toda a informação não estruturada (documentos), factor
decisivo para o seu negócio e que implementa os seguintes
conceitos:

Evolução arquivística da documentação

Etapas Arquivo Idade Valor Duração Local

Pré-arquivística Corrente ou de Primeira Primário 5 anos Unidade
gestão orgânica
Primário
Segund 10 >30 anos Arquivo
Intermédio ou
a 30 >50 anos Central
Arquivística Secundário
Definitivo ou Terceira Secundário Conservação Arquivo
histórico permanente Histórico

Valor primário (probatório ou administrativo):

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Valor primeiro e inerente aos documentos de arquivo, directamente
relacionado com as razões que estiveram na origem da sua criação –
cumprir funções de prova administrativa, legal ou financeira.

Valor secundário (informativo):

Valor atribuído aos documentos de arquivo para efeitos de
conservação permanente. Resulta do reconhecimento da sua
utilidade para fins de investigação, na medida em que possam
assumir funções de testemunho para a preservação da memória
colectiva e/ou da memória da entidade produtora.
Um documento só se torna documento de arquivo (record), a
partir do momento que é integrado no Sistema de informação de
Arquivo

Documentos versus documentos de arquivo:

Documento Documento de arquivo

Não tem capacidade probatória. Tem capacidade probatória.

Não está integrado no SiA. Está integrado no SiA.

Não está necessariamente Está necessariamente associado a

associado a uma função uma função organizacional.
organizacional.
Foi comunicado.
Não foi comunicado.
SiA - Sistema Interno de Arquivo

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A indexação compreende três etapas:

1. Exame do documento e determinação do seu conteúdo, dando
atenção aos seguintes elementos: emissor (actor), receptor, canal
(procedimento), mensagem (assunto) e contexto;
2. Identificação e selecção dos conceitos principais, extraídos do
documento mediante análise intelectual e transformados
posteriormente em termos de indexação (descritores);
3. Selecção de termos de indexação que expressem os conceitos dos
documentos.

Fases da gestão da documentação externa:

Considerando como gestão da documentação, a recolha, a
separação a recepção, o registo, a análise, o tratamento, o registo, a
difusão, a expedição e recepção e o respectivo arquivo dos
documentos de uma Organização, tem-se em conta que essas
diferentes etapas consideram trabalhos divergentes, que convergem
para um trabalho final de “Arquivo” integral.

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