HABILIDADES DE GESTÃO DE PROJETOS UNIDADE-2

2.1 Essenciais da Administração de Projetos

A Administração do Projeto se concentra em dois objetivos. Um é aliviar o projeto

equipe do fardo das responsabilidades administrativas do gerenciamento de projetos. O
O segundo objetivo é alcançar o controle do cronograma. Ele vê o gerenciamento de projetos como um
sistema de controle de processos. Uma vez que os planos estão prontos e o projeto está em execução, um feedback
o loop é fornecido na forma de relatórios de status claros e fáceis de entender.

2.2 Equipe do Projeto

Uma equipe de projeto desempenha um papel vital na concepção e implementação de um projeto.

a equipe do projeto consiste em um grupo específico de indivíduos.
The following are different types of a project teams.
[Link] inicial do projeto.
[Link]ço da equipe do projeto.
3. Equipe completa do projeto.

[Link] de projeto.
[Link] stakeholders.
6. Facilitadores de processos.

1. Initial project team:

A equipe inicial do projeto é composta por pessoas específicas que inicialmente concebem a ideia.
de começar um projeto. Os membros da equipe são responsáveis pelo planejamento e
execução do projeto. Um dos membros da equipe será designado como o projeto
gerente. O gerente de projeto será responsável por coordenar as atividades
entre os membros da equipe.

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2. Equipe central do projeto:

A equipe central do projeto é um pequeno grupo de pessoas, tipicamente de 3 a 8 pessoas que estão
ultimamente responsável por projetar e gerenciar um projeto. Esta equipe consiste em
patrocinador, líder do cliente, especialista e auditor interno.

3. Equipe completa do projeto:

Esta equipe é composta por um grupo completo de pessoas envolvidas no design,

implementing, monitoring and controlling a project. This team includes managers,
partes interessadas, pesquisadores e outros principais implementadores do projeto.

4. Consultores do projeto:

Os consultores do projeto são as pessoas que não estão na equipe do projeto, mas que, no final,
em quem os membros da equipe podem confiar para feedback honesto e aconselhamento. Projeto
o conselheiro é uma pessoa que ancla a causa do projeto.
5. Partes interessadas do projeto:

Os stakeholders do projeto são os indivíduos, grupos ou instituições que têm um

interesse especial nos recursos naturais da área do projeto.
6. Facilitadores de processo:
Um facilitador de processo é uma pessoa que pode ajudar a equipe do projeto através do
processo de planejamento. O facilitador do processo compreende os elementos-chave do
processo e tem boas habilidades de facilitação.

As vantagens de uma equipe eficaz estão listadas abaixo,

1. Objetivo claro do projeto desde a iniciação até a conclusão.
2. Bom processo de tomada de decisão, que agiliza as atividades.
3. Funções, responsabilidades e liderança claras, sem sobreposição, garantem um funcionamento suave.
progresso.
4. Confiança, cooperação, apoio e conflito ou feedback construtivo.
5. Responsabilidade individual e mútua pelos resultados de desempenho.

Formação de equipe:

Deve-se ter o devido cuidado ao formar uma equipe. A nomeação do líder da equipe
deve ser feito após uma análise aprofundada. Ao selecionar membros da equipe do projeto,
os seguintes itens podem ser levados em consideração.

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1. Conhecimento de fatores políticos, sociais e econômicos.

2. Conhecimento/experiência das partes interessadas e suas preocupações.
3. Experiência em desenvolver estratégias.
4. Experiência na implementação de estratégias.
5. Experiência em comunicações e captação de recursos.
6. Experiência em orçamentação e avaliação de riscos.
7. Should understand the psychology of the team.

2.3 Project design

O design do projeto é a primeira etapa na execução do projeto. O design do projeto é

preocupado com o desenvolvimento de técnicas de agendamento de projetos e implementação do
projeto. Inclui a localização, construção de edifícios, aquisição de plantas e
maquinário e finalmente a execução do projeto.

Significance of Project design (Advantages):

[Link] gives a comprehensive idea about the entire project.
2. É uma representação diagramática do plano de trabalho elaborado para executar o
projeto.
As várias atividades do projeto são explicadas em sequência para destacar o
várias fases do projeto.
4. Ajuda os empreendedores a coordenar as atividades do projeto.
5. Serve como uma ferramenta eficaz para o planejamento e implementação de um projeto.

6. Ajuda os gerentes a planejar o projeto economicamente.

2.4 Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A estrutura analítica do projeto, EAP em resumo, é uma técnica que decompõe um

trabalha em seus componentes e ao mesmo tempo estabelece as conexões
entre os componentes.
É construído dividindo o projeto em suas principais partes, com cada uma delas
sendo ainda dividido em subpartes. Isso continua até que uma decomposição seja feita em
termos de unidades de trabalho gerenciáveis para as quais a responsabilidade pode ser definida.

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A estrutura de divisão do trabalho define qual trabalho deve ser feito de forma detalhada.
maneira. Para atribuir responsabilidade pelas tarefas a serem feitas, a decomposição do trabalho
a estrutura deve ser integrada com a estrutura organizacional do projeto.
A divisão do trabalho através da abordagem de hardware é a única natural e
forma permanente de quebrar o trabalho. Meta de desempenho, cronograma, orçamento e
a responsabilidade pode igualmente ser fixada para qualquer elemento de hardware.

Vantagens da estrutura analítica do trabalho:

1. Planejamento eficaz dividindo o trabalho em elementos gerenciáveis que podem
ser planejado, orçado e controlado.
2. Atribuição de responsabilidade por elementos de trabalho ao pessoal do projeto e
agências externas.
3. Desenvolvimento do sistema de controle e informação.

2.5 Plano de Execução do Projeto (PEP)

O Plano de Execução do Projeto é o documento que estabelece a

significa executar, monitorar e controlar projetos. O plano de execução do projeto inclui
quatro subplanos. Estes são:
1. Contracting Plan
2. Work packing Plan
3. Plano de Organização
4. Plano de Sistemas e Procedimentos

2.6 Plano de Contratação

Este é o primeiro passo na preparação de um plano de execução de projeto. Para desenvolver-se

regulating systems, it is necessary to contract out those areas where the owner's
a empresa não possui competência inerente.
Qual tipo de contrato escolher, qual tipo de reembolso fazer, o que
as condições dos contratos a estipular e quais condições de pagamento oferecer são as questões
isso deve ser examinado durante esta fase do projeto.

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2.7 Work Packing Plan

Um pacote de trabalho é um grupo de tarefas relacionadas dentro de um projeto. Porque parecem
como os próprios projetos, eles são frequentemente considerados subprojetos dentro de um maior
projeto. Os pacotes de trabalho são a menor unidade de trabalho que um projeto pode ser dividido
para baixo ao criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

2.8 Plano de Organização

Um Plano de Organização é basicamente uma lista de "afazeres" para uma organização. Ele lista
o plano de trabalho, programas e crescimento organizacional ao longo de um período de tempo, o
tasks involved, who is responsible for them, and when they'll be done.

2.9 Plano de Sistemas e Procedimentos

Mais importância deve ser dada aos sistemas e procedimentos de rotina para que nenhum
é necessária intervenção na operação diária de um sistema. Existem pelo menos
sete subsistemas de rotina de gerenciamento de projetos para os quais é apropriado
os procedimentos podem ser elaborados logo no início da implementação do projeto.
Estes subsistemas são:
[Link]ão de contratos
[Link]ão de configuração
[Link]ão do tempo
[Link]ão de custos
[Link]ão de fundos
[Link]ão de materiais
[Link]ão da comunicação

2.10 Manual de Procedimentos do Projeto

Um manual de procedimentos do projeto deve ser preparado de tal forma que a interação
as agências podem ver seus papéis e relações mútuas na realização do comum
O objetivo. A preparação de um manual de procedimentos de projeto deve começar com cada projeto
sub-sistema de gestão. Uma divisão do sistema deve ser realizada em cada sub-sistema
para identificar a necessidade de redações de procedimentos. Ao realizar a quebra do sistema, o
a pergunta a ser feita é o que o sistema deve alcançar e o que contribui para isso

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funcionamento eficaz de cada um dos elementos. O manual de procedimentos do projeto fornece um

imagem completa sobre o sistema.

2.11 Diário do Projeto

O Diário do Projeto é uma soma de todas as atividades diárias em um projeto. Isso

o diário deve ser escrito de forma que represente o status do projeto a cada dia para
qualquer pessoa revisando isso nos anos futuros.

Um gerente de projeto estaria realizando várias reuniões com fornecedores, empreiteiros

etc, muitas decisões são tomadas nessas reuniões e muitos compromissos são feitos.
As informações derivadas dessas reuniões; as decisões tomadas devem ser devidamente registradas.
no diário do projeto. As informações anotadas no diário ajudarão a justificar as decisões em
data posterior. Todos os gerentes de projeto devem manter diários de projeto, para eficiência
gestão de projeto.

2.12 Sistema de Execução do Projeto

O Sistema de Execução do Projeto consiste nos processos realizados para

concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer o projeto
especificações.
A execução e administração bem-sucedidas de um projeto requerem direção,
organização, coordenação, comunicação e controle tudo ao mesmo tempo mas em
proporção variável.

2.13 Direção do Projeto

A Direção do Projeto é o processo de implementar e executar esses

planos aprovados que são necessários para alcançar os objetivos.

A Direção do Projeto envolve etapas conforme segue.

1. Contratação – Verificar se uma pessoa profissional é escolhida para cada posição.

[Link]ção – Treinamento de indivíduos e grupos sobre como cumprir suas funções e
responsabilidades.
[Link] –Giving day-to-day instructions, guidance and discipline as
necessário para que possam cumprir seus deveres e responsabilidades.
[Link]ção – Atribuindo trabalho, responsabilidade e autoridade para que outros possam
fazer a máxima utilização de suas habilidades.
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[Link] –Incentivando outros a se esforçarem mais para o sucesso

conclusão dos projetos.
6. Aconselhamento – Resolver problemas pessoais e realizar discussões privadas
sobre como ele poderia fazer um trabalho melhor.

[Link]ção – Trazer sincronia entre diferentes atividades.

2.14 Comunicação em um Projeto

Para uma direção bem-sucedida, um sistema de comunicação bidirecional é essencial. Para isso
A matéria, todo o processo de direção, coordenação e controle em um projeto gira em torno
sobre comunicação.
A comunicação tem duas dimensões: física e mental.
Comunicação física: Passar um memorando, desenho, dados, instruções, informação
etc. são os aspectos físicos da comunicação, que podem ser facilmente alcançados.
Comunicação mental: Compreendendo a expectativa de papel, empatia, linguagem
barreiras, habilidades de escuta etc., são os aspectos mentais da comunicação que podem
criar barreiras na comunicação.

A comunicação eficaz é frequentemente a base de projetos bem-sucedidos. Boa

a comunicação pode unir os membros da equipe e as partes interessadas à estratégia de um projeto,
objetivos e orçamento. Também pode permitir que todos os envolvidos no projeto possam
entender seus papéis, o que pode torná-los mais propensos a apoiar o projeto.
Sem comunicação eficaz, os projetos podem incorrer em mais riscos e não atender aos resultados desejados
resultados.

Passos a serem seguidos para uma comunicação eficaz:

1. Faça da comunicação uma prioridade
2.Não assuma que você sabe tudo
3. Mantenha as coisas positivas
4. Mude os canais de comunicação
5. Mantenha as atualizações pontuais e concisas

2.15 Coordenação do Projeto

A coordenação de projetos é a gestão diária das tarefas dentro do

departamento. O propósito de coordenar projetos é otimizar o fluxo de trabalho do
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tarefas. Um gerente de projeto informa os funcionários sobre quem é responsável por cada seção
de um projeto e seus prazos.
A coordenação em um projeto é importante devido à necessidade de simultaneidade.
funcionamento de um número de atividades. Portanto, não se pode proceder simplesmente, com o
execução de um projeto sem a devida coordenação.

Procedimento de Coordenação de Projetos:

A coordenação basicamente se refere a dois aspectos do trabalho.
1. O aspecto físico se referiria ao que deve ser feito, quanto trabalho.
o que deve ser feito e quem fará o trabalho.
2. O aspecto de tempo refere-se a quando o trabalho será feito.

2.16 Pré-requisitos para a Implementação Bem-Sucedida do Projeto

Para minimizar o tempo e os custos excessivos durante a implementação de um
é necessário estudar sobre os pré-requisitos para um projeto bem-sucedido
implementação. Manter verificações sobre esses pré-requisitos ajuda a melhorar as perspectivas de
conclusão bem-sucedida de projetos.
Pré-requisitos para a Implementação Bem-Sucedida de Projetos são...

Formulação adequada.
2. Organização do projeto de som.
3. Planejamento adequado de implementação.
4. Ação avançada.
5. Disponibilidade oportuna de fundos.
6. Effective monitoring.

Formulação Adequada:
Frequentemente, a formulação de projetos é deficiente devido a uma ou mais das seguintes deficiências.
1. Avaliações inadequadas das necessidades de insumos.
2. Investigação de campo inadequada.
3. Avaliação descuidada dos requisitos de entrada.
4. Métodos inadequados usados para estimar custos e benefícios.
5. Omissão das ligações do projeto.
6. Julgamentos falhos devido à falta de experiência e especialização.
7. Pressa indevida para começar.
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2) Organização do Projeto de Som:

A sound organisation for implementing the project is critical to its success. The
as características de tal organização são:
É liderado por um líder competente que é responsável pelo projeto.
desempenho.
A autoridade do líder do projeto e de sua equipe corresponde à sua
responsabilidade.
3. Atenção adequada é dada ao lado humano do projeto.
4. Sistemas e métodos estão claramente definidos.
5. Recompensas e penalidades para indivíduos estão relacionadas ao desempenho.

3) Planejamento de Implementação Adequado:

Uma vez que a decisão de investimento é tomada, e durante a formulação e
processo de avaliação, é necessário fazer o planejamento detalhado da implementação
antes de iniciar a implementação real. Esse planejamento deve envolver
seguindo os passos:
1. Desenvolver um plano de tempo abrangente para várias atividades.
2. Estime meticulosamente os requisitos de recursos (mão de obra, materiais,
dinheiro, métodos etc.) para cada período para realizar o plano de tempo.
3. Defina corretamente as interconexões entre as várias atividades do projeto.
4. Especificar padrões de custo.

4) Ação Avançada:
Quando o projeto parecer estar operacional, ação antecipada sobre o
as seguintes atividades podem ser iniciadas:
1. Aquisição de terras,
2. Obtendo autorizações essenciais,
3. Identificando consultores técnicos,
4. Arranjar instalações de infraestrutura,
5. Desenho e engenharia preliminares,
6. Chamada de licitações.

5) Disponibilidade Oportuna de Recursos:

Once a project is approved, adequate funds must be made available to meet
seus requisitos de acordo com o plano de implementação.

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6) Monitoramento Eficaz:
Para acompanhar o progresso do projeto, deve ser implementado um sistema de monitoramento.
estabelecido. Isso ajuda em:
1. Antecipando desvios do plano de implementação.
2. Analisando problemas emergentes e resolvendo-os o mais rápido possível.
3. Tomando ação corretiva.

Perguntas:
Lembre-se:

[Link] the advantages of project design.

2. Quais são os objetivos da administração de projetos?
3. Liste os tipos de equipe de projeto.
[Link] são as vantagens de uma equipe eficaz?
[Link] são as vantagens da estrutura de divisão do trabalho?
6.O que é o Plano de Execução do Projeto?
7.O que é um Diário de Projeto? Por que é essencial?
8. Liste os passos envolvidos na Direção do Projeto.
9. Liste os pré-requisitos para uma Implementação de Projeto Bem-Sucedida.
10.O que é estrutura de decomposição do trabalho?

11.O que você quer dizer com plano de execução do projeto?

[Link] the steps to be taken for effective communication.

Compreensão:

1. Explique a Estrutura Analítica do Projeto.

2. Explique a importância do design do projeto.
3. Explique a importância do manual de procedimentos do projeto.
4. Describe the prerequisites for successful project implementation.
5. Explique os diferentes tipos de equipes de projeto.
6. Explique o Plano de Execução do Projeto.

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