MS Project é um software de Gerenciamento de Projetos que atua em diferentes
etapas da gestão. Porém, as esferas em que ele é mais diretamente relacionado
são nas missões de planejamento e controle.
O programa proporciona facilidades aos líderes como: calendários detalhados,
distribuidores automáticos de tarefas e visualização de dados em múltiplos ângulos,
entre outras vantagens. É o software de maior aceitação mundial para
Gerenciamento de Projetos por sua facilidade de utilização e versatilidade de
aplicação.
O MS Project é o que permite ao responsável pelo planejamento, execução ou
controle de uma série de atividades que se relacionam, trabalhar alinhado à
utilização de recursos, custos, cronograma e as principais áreas do gerenciamento
de projetos, segundo o modelo proposto pelo PMBOK (guia de grande aceitação no
mundo para boas práticas em gerenciamento de projetos).
Para acompanhar o andamento do projeto, o Microsoft Project é essencial. Esse
gestor é altamente eficiente e atua em tempo real com as demandas da equipe,
conforme os dados são alimentados em sua plataforma.
Como o MS Project foi pensado para apoiar o gerenciamento de projetos, a
ferramenta presta suporte às estratégias durante o cumprimento das metas
necessárias para alcançar um ou mais objetivos.
Dessa forma, é possível utilizar o software tanto para metas específicas como para
criação de um novo produto, expansão de uma fábrica, automatização de
determinada atividade ou ainda no próprio planejamento estratégico da empresa.
Assim, o MS Project auxilia na identificação dos pontos fortes de uma companhia e
dos que devem ser aperfeiçoados e a encontrar as principais vulnerabilidades, que
devem ser corrigidas e superadas.
Com a utilização do MS Project é possível idealizar e programar atividades,
controlar prazos, estabelecer custos, designar recursos e qualificar o grau de
importância de um projeto como um todo.
Esta ferramenta tornou-se popular ao redor do mundo justamente por sua
versatilidade de adequação a diferentes circunstâncias.
Para tomadas de decisões em situações emergenciais, o MS Project apoia o gestor
na busca de respostas rápidas para perguntas frequentes nestes momentos. As
dúvidas mais comuns são:
- quais tarefas preciso executar?
- existe alguma ordem para concretizá-las?
- como saberei os prazos de cada tarefa?
- quem está envolvido nestes processos?
- quais serão os gastos?
- como devo comunicar as particularidades do projeto a quem está envolvido
no projeto?
- qual é o caminho crítico que pode gerar atraso no prazo estipulado?
São essas respostas que o MS Project auxilia o gestor para buscar soluções de
forma assertiva e prática, por meio de gráficos e dados precisos sobre todos os
processos e etapas de um projeto.
Os relatórios burndown são um item muito importante e devem ser bastante
utilizados dentro do MS Project. Para quem utiliza a metodologia Scrum, eles são
fundamentais.
Além de relatórios bem estruturados, as trilhas de tarefas ajudam a guiar o passo a
passo do seu planejamento até o fim.
Todo projeto é composto de tarefas/atividades que compõem o escopo e definem o
trabalho a ser executado. Por isso é imprescindível saber como criar tarefas no MS
Project com eficácia. No Project, as tarefas são agrupadas, e cada tarefa criada em
sequência é chamada de subtarefa.
O processo de criação em si é bem simples, mas é muito importante anotar algumas
dicas:
- sempre escolha nomes intuitivos para as tarefas, desta forma todos os
envolvidos executarão o projeto com facilidade; e
- não misture atividades em uma mesma tarefa.
No Project, as tarefas são inseridas no gráfico de Gantt, na tabela de entrada.
A visão do gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais eficazes para apresentar o
cronograma associado às tarefas de resumo e as principais etapas.
Com ele é possível sinalizar todas as tarefas concluídas, a fim de atualizar o status
do projeto, mantendo todos os envolvidos a par do que está acontecendo.
Abaixo, temos um exemplo básico do gráfico de Gantt no Excel:
Em projetos muito complexos, no gráfico de Gantt podem começar a aparecer
muitas linhas embaralhadas.
Para melhorar a visão, o Microsoft Project permite realçar o caminho das tarefas.
Assim, quando você clicar em uma tarefa, todas as tarefas anteriores aparecerão
em uma única cor, e as tarefas posteriores, de outra cor.
A sequência de atividades serve exatamente para ligar duas tarefas da forma mais
lógica e precisa possível, embora algumas equipes optem por uma representação
gráfica da divisão de trabalho.
Com a utilização do recuo ou, Estrutura Analítica de Projeto que o MS Project
propõe, a decomposição do trabalho e a sequência das atividades tornam-se mais
fáceis, pois o software elabora níveis de trabalho do mais alto nível para os níveis
mais baixos.
É possível também recolher algumas seções do cronograma para que você
concentre em áreas específicas da divisão de trabalho.
Este recurso permite a interação em tempo real entre membros da equipe do
projeto. Facilitando o acesso à visualização dos dados, as dúvidas são esclarecidas
de maneira mais rápida, o que facilita tanto a tomada de decisão quanto à correção
de possíveis erros durante os processos.
No MS Project o uso do chat está disponível a partir do Project 2013. Para acessar
o chat, basta clicar no nome da pessoa e iniciar uma sessão, podendo ser troca de
mensagens, vídeo, e-mail ou até mesmo um telefonema.