ELABORAÇÃO E GESTAO DE
PROGRAMAS/PROJECTOS DE SAÚDE
- GESTÃO DE TEMPO & ACTIVIDADES
USTM
Antonio Barros Lourenco, BSc.,MIS.,PhDc
GESTÃO DE
ACTIVIDADES
USTM – LSP –ABL2021_Mod_4
GESTÃO DE ACTIVIDADES
A gestão de actividades inclui todo o processo relacionado com a organização,
planificação, controle e execução da mesma. Isto significa, que as condições de
suporte estrutural e funcional devem ser a prior estabelecidas; ou seja, recursos
humanos qualificados, instrumentos, politicas e procedimentos.
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GESTÃO DE ACTIVIDADES
O surgimento das tecnologias de informação e comunicacao trouxe grandes
vantagens para as Organizações sobretudo porque facilitam a gestão de
actividades permitindo também o rastreamento da assiduidade, pontualidade,
produtividade e ou desempenho dos funcionários em tempo real e oportuno oque
contribui para eficiência e eficácia organizacional.
Gerir actividades significa estabelecer padrões, normas e princípios que
facilitem execução de uma determinada actividade.
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GESTÃO DE TEMPO
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GESTÃO DE TEMPO
O que você realiza durante um período de 24 horas depende de sua
própria motivação, sua energia, suas habilidades, aptidões e recursos.
A gestão do tempo não é uma forma de fazer você trabalhar mais e por
mais tempo, mas um meio de ajudá-lo a trabalhar de maneira mais
inteligente para realizar seu trabalho com mais facilidade e rapidez.
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GESTÃO DE TEMPO - Benefícios
◦Eis as vantagens de gestão eficiente do tempo:
1. Eficiência
2. Visibilidade.
3. Saúde.
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Desafios para Gestão efectiva do Tempo
❑ Objetivos pouco claros - É difícil alcançar metas quando não sabemos aonde
pretendemos chegar.
❑ Desorganização – As vezes precisamos de dar um passo atrás perguntarmo-nos se
estamos adoptar abordagem organizada para completar todas as nossas tarefas.
❑ Incapacidade de dizer "não" - Todos nós queremos ser tão úteis quanto possível
quando os outros precisam de nós, mas isso pode significar tirar um tempo de outras
prioridades para fazer algo que talvez não tenhamos planificado.
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Obstáculos à gestão eficaz do tempo
❑Interrupções – “Muitas vezes estamos no meio de algo muito importante e o telefone
toca. Essas ligações podem não apenas desviá-lo de sua tarefa, mas às vezes interrompem
sua linha de pensamento e você não pode voltar para onde estava sem refazer seus passos”.
❑Mais interrupções - todos gostamos de conversar com outras pessoas, mas conversas
em horários inadequados podem nos custar tempo quando temos que parar o que estamos
fazendo e nos desviar de nossos planos.
❑Períodos de inatividade - Por mais que pensemos que estamos ocupados, há momentos
em nosso dia em que realmente não estamos fazendo nada. Reconhecer e aproveitar esses
tempos pode ter um efeito positivo em nossos esforços.
Obstáculos à gestão eficaz do tempo
❑ Muitas coisas ao mesmo tempo - Muitas de nossas tarefas não são rotineiras. Eles
exigem concentração para detalhar. Quando tentamos fazer muitas coisas diferentes ao
mesmo tempo, cada tarefa individual sofre como resultado.
❑ Stress e fadiga - todo mundo passa por “stress” de vez em quando e, às vezes,
funcionamos um pouco melhor quando existe algum nível de “stress”. Por outro lado,
muito stress faz com que nosso trabalho seja prejudicado e nos esgote física e
mentalmente. Lidar com o estresse é uma parte importante da gestão do tempo.
❑ Somente trabalho e nada de lazer - A maioria das pessoas bem-sucedidas sabe como
equilibrar trabalho e lazer. Quando o trabalho toma conta da sua vida, você não apenas
dá ao seu corpo pouco tempo para se reerguer-se, mas pode acabar sacrificando coisas
realmente importantes na vida, como família e amigos.
Oque fazer
Os obstáculos que enfrentamos não são intransponíveis. Eis algumas estratégias:
❑ A primeira e mais importante estratégia que você pode empregar para administrar
seu tempo é definir metas claras para si mesmo. Determinar quais são essas metas e
certificar-se de que seus esforços sejam sempre direcionados para a sua realização.
Metas eficazes compartilham várias características em comum. Metas eficazes são:
❑ Específico - quando um objetivo é muito vago, você pode nunca saber como alcançá-lo
ou mesmo quando você o tiver alcançado. Certifique-se de saber exatamente o que
espera alcançar.
❑ Mensurável - quando você tem uma meta que é mensurável, você saberá o quão longe
terá de ir para alcançá-la e quando chegar lá.
Estabeleça metas
Alcançável - É recomendável ter ambições elevadas, mas às vezes tentamos realizar mais do
que realmente podemos.
Realista - você pode estabelecer um programa em seu distrito para ajudar todas as pessoas
com problemas de visão? Certamente é uma meta que vale a pena, mas pode não ser realista
neste momento. Pode ser melhor trabalhar na criação de um programa com escolas para
fornecer testes de visão e óculos para crianças carentes.
É importante estabelecer diretrizes de tempo para seus objetivos, de modo que você possa
acompanhar seu progresso à medida que avança e estar alerta quando estiver atrasado.
Priorização
Quando você prioriza suas tarefas, é importante:
Aborde o urgente - Cuide das coisas com consequências de curto prazo o mais rápido
possível.
Faça o que puder com antecedência - Relatórios, registros, solicitações que podem ser
tratadas com antecedência devem vir a seguir. Não deixe para amanhã o que você pode
fazer hoje.
Anexe prazos às coisas que você atrasa - Quando você determinar que algo
definitivamente pode esperar, não apenas jogue de lado até mais tarde. Estabeleça um prazo
para a tarefa em sua programação e faça uma anotação para lembrá-lo de começar a
trabalhar nela.
Priorização
Para além da necessidade de gestão do recurso tempo no âmbito Institucional; ele pode ser aplicável para o
contexto “Individual”. A primeira dessas estratégias é ser capaz de dizer “NÃO” quando for apropriado.
Quando você aprende a dizer “NÃO”, você não está fechando a porta para suas responsabilidades, mas sim
garantindo que poderá cumprir seus compromissos no tempo previsto.
Para ser capaz de dizer “NÃO”, você terá que aceitar estes três princípios:
❑ Eu percebo que não posso fazer tudo;
❑ Não vou concordar em realizar uma tarefa ou projeto que sei que não serei capaz de concluir no prazo
exigido;
❑ Não vou assumir compromissos que não sejam consistentes com as metas e objetivos que estabeleci
para mim;
Se você mantiver esses princípios em mente, achará mais fácil justificar (e explicar) por que algumas solicitações devem ser
rejeitadas. Você também descobrirá que é mais capaz de realizar as coisas que priorizou como “obrigatórias”.