PROCEDIMENTO PARA A ENTREGA DE PEDIDOS AO

CLIENTE
VERSIÓN 06 FECHA: 01 de Marzo de 2012

1 OBJETIVO

Realizar la gestión de entrega de pedidos a clientes, garantizando el cumplimiento de las referencias y el óptimo
estado y vigencia de los productos, la oportunidad en los tiempos de entrega y cantidades adecuadas del
pedido.

2 ALCANCE

O processo começa com o recebimento de pedidos do cliente ou através do processo de Gestão Comercial, continua
com o registro de pedidos no Sistema de Informação, embarque e faturamento de produtos, preparação em
Bodega, e termina com a programação e cumprimento de rotas e entrega de pedidos a clientes, e o programa
de manutenção da infraestrutura.

3 DIAGRAMA DE FLUXO

Ver documentos:

Diagrama de Flujo: Entrega de pedidos a clientes

4 DIRECTRIZES

4.1 Condiciones comerciales al cliente

O Gerente Comercial é responsável por emitir a "Lista de preços" e divulgá-la aos Gerentes de
conta, Assistentes de logística, Coordenador de logística, Analista de logística, Líder de marketing e
Líder de desenvolvimento logístico.

Os Gerentes de conta, Representantes de vendas, Representante comercial - Autovenda e

Os representantes PROGRAL são responsáveis por distribuir as "Listas de preços" aos seus clientes.

O Líder de desenvolvimento logístico é responsável por atualizar as "Listas de preços" no Sistema de

Informação (Prioridade).

O Assistente comercial e logístico (UEN Cundi-Boyacá - Flores) é responsável por atualizar as 'Listas
de preços" nos dispositivos móveis (PDA) e plataformas tecnológicas.

O Gerente Comercial envia mensalmente as "Condições Comerciais" aos Gerentes de conta,

Assistentes de logística, Coordenador de logística, Analista de logística, Líder de marketing e Líder de
desenvolvimento logístico que se tem por linha de negócio e produto, em caso de ser realizado um
negociação na qual os preços têm variações em relação à lista de preços, o Gerente
Comercial oficializa a negociação por meio de correio eletrônico. Aos encarregados de faturamento

Para la“Solicitud de muestras”que vayan al cliente, el Gerente de cuenta, Representante de ventas,

Representante comercial – Autoventa e Representante PROGRAL envia e-mail ao Gerente Comercial
quem autoriza o Coordenador de logística por escrito.

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4.2 Facturación

O Assistente (UEN Cundinamarca - UEN Flores e UEN Santander) e Analista (UEN Boyacá) Comercial e
O logístico deve garantir que as condições comerciais em vigor sejam aplicadas no momento da realização
las facturas. El Coordinador de logística es responsable de controlar la aplicación de las condiciones

O Coordenador Comercial e Logístico (UEN Cundi-Boyacá - Flores e UEN Santander) revisa

semanalmente as vendas perdidas no Sistema de Informação (Priority) e gerencia a entrega dos
produtos pendentes para entrega.

O Sistema de Informação (Priority) tem como política interna dispor do lote com a menor data de
vencimento no momento da realização do embarque e faturamento.

O Assistente (UEN Cundinamarca - UEN Flores e UEN Santander) e Analista (UEN Boyacá) Comercial e
Logístico realiza a liberação do produto por meio da realização do "Pedido", "Embarque" e
Factura

O Coordenador (UEN Cundinamarca - Flores e UEN Santander) e Analista (UEN Boyacá) de Comercial
y Logística consolida las“Facturas”y organiza las rutas de despacho de acuerdo a la ubicación
geográfica, da maneira mais eficiente e otimizando as rotas e a frota de transporte.

A identificação e rastreabilidade do pedido do cliente é realizada no Priority através do número de

consecutivo que atribui o ERP para cada documento (pedido, embarque e fatura), o ERP permite
navegar entre documentos que estão conectados entre si, para poder realizar acompanhamento e controle

4.3 Alistamento e carregamento

O Coordenador (UEN Cundinamarca - Flores e UEN Santander) e Analista (UEN Boyacá) Comercial e
Logístico estabelece as rotas de entrega e horários por meio do documento 'Roteiro de Entrega'.

O Coordenador (UEN Cundinamarca - Flores e UEN Santander) e Analista (UEN Boyacá) Comercial e
O logístico entrega as "Faturas" organizadas por rota ao Chefe de armazém, que procede com o
alistamento por lotes, tendo em conta o tipo de produto e referências, quantidades e a data de
vencimiento más próxima, y ubica la mercancía en estiba cerca al vehículo de transporte.

O Condutor deve levar em consideração para a carga a ordem de entrega dos pedidos a qual se
planeje de acordo com a localização geográfica dos clientes, registrada na Fatura.

O Chefe de Armazém elabora a "Planilha de rota de entrega" com base nos pedidos faturados, preparados.
e carregados, e revise junto com o Condutor que assina em aceitação da totalidade do produto
descrito nas faturas

No momento de realizar o carregamento, o Chefe de armazém e o motorista têm uma cópia da fatura.
comparam as quantidades, carregam e organizam o produto no veículo otimizando o espaço e
garantindo que o peso da carga não exceda a capacidade do veículo

4.4 Transporte e entrega

O Chefe do armazém realiza semanalmente a revisão dos veículos com a planilha "Inspeção de
veículos" com o objetivo de garantir a conformidade dos veículos com a norma.

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O Condutor e Representante Comercial de Autovenda deve realizar inspeção diária do veículo

em que vai realizar a rota garantindo o cumprimento da normatização exigida.
O Coordenador e o Analista comercial e logístico são responsáveis por garantir o estado da frota de
transporte que têm a cargo em cada regional.

Os veículos de Logística devem sair para fazer rota no máximo às 8:00 da manhã.

O Coordenador e Analista comercial e logístico é responsável pela pequena caixa e deve garantir sua
óptimo funcionamento e controlar os gastos através do formato "Controle de gastos de logística".

O condutor de pré-venda realiza a entrega do produto ao cliente, deixando evidência na 'Fatura de

venta”con firma y relacionando hora y fecha de entrega; adicional recoge firma en la“Planilla entrega
de pedido

Todos os veículos da operação logística devem repousar nas instalações da empresa na

noite ao finalizar a rota de entrega.

O Chefe de armazém faz uma comparação entre a "Planilha de rota de entrega" e as "Faturas" entregues.
no dia anterior, garantindo a recepção da totalidade dos documentos assinados, e reportando as
inconsistências ao Coordenador ou Analista Comercial e logístico para o seu trâmite.

O horário para entrega de produto para clientes nas instalações da Agrointegral é das 6:00 da manhã a
4:00 pm.

Se um funcionário da empresa ou Representante técnico dos sócios estratégicos vai realizar

entrega de produto direta ao cliente, o Chefe de depósito, Coordenador ou Analista Comercial e logístico
realiza a entrega com fatura deixando evidência na planilha 'Entrega de Faturas promotores e
gerentes

Todo mês, durante os 5 primeiros dias, o Assistente comercial e logístico gera o relatório de faturas e
Notas de Crédito pendentes em arquivo e envie e-mail para quem recebeu os documentos
solicitando a devolução dos mesmos, devidamente assinados pelo cliente para completar o
consecutivo e enviar para empaste

A cada 6 meses, todas as regionais devem enviar seus consecutivos completos para Tenjo a fim de
enviá-lo a arquivo morto.

4.5 Garantías

As garantias do cliente são apresentadas apenas com o fornecedor PROGEN, (equipamentos de fumigação e
peças de reposição

As garantias podem ser recolhidas pelos Condutores, Gerentes de conta ou

Representantes comerciais ou de Vendas.

No momento em que são recebidos no estoque, são colocados na área de Garantias,

O produto é enviado para a PROGEN, preenchendo o “Formato De Garantias”, que é entregue ao

transportador de PROGEN junto con el producto.

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CLIENTE
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PROGEN realiza a manutenção necessária ou a reposição do produto e o envia para a Agrointegral junto
com o documento que especifica quais eram as falhas.

El Jefe de bodega le entrega el producto al conductor el día en que haya ruta hasta el destino del cliente
e o motorista realiza a entrega do produto ao cliente.

4.6 Devoluciones

Para o caso de devolução de produto diferente do que está sendo entregue e que não seja produto
filtrado o vencido, o Gerente de Conta, Representante Comercial, Representante de Vendas,
Representante PRORAL ou Condutor envia comunicado por escrito da devolução especificando
lotes, datas e quantidades ao Coordenador Comercial e Logístico, que analisa a situação e realiza a
respectiva autorização ou rejeição. Para devolução de produto filtrado ou vencido será autorizado
únicamente pelo Gerente Comercial.

No caso de devolução de produtos deteriorados, filtrados ou próximos do vencimento, se

requere autorização do Gerente Comercial, que por sua vez atribui descontos ou promoções para
sua evacuação posterior.

O produto devolvido está localizado na área de devoluções do armazém e fica como trânsito enquanto
se ingressa no sistema de informação (Priority) pelo Coordenador.

El Coordinador o Asistente Logístico y comercial, realizan la devolución y“Nota Crédito”y dan el visto
bom aos Condutores ou Chefe de Armazém para que localizem o produto em seu respectivo lugar.

A 'Nota de crédito' é apresentada ao cliente e fica como comprovante de recebimento a assinatura por parte do cliente.

4.7 Autovenda

O horário para o carregamento de Autovenda é das 6:00 às 6:40; caso não seja realizado nesse
espaço, devem esperar a operação de despachos com os veículos de Pré-venda.

O Coordenador a Analista Comercial e Logístico entrega as Faturas do cliente e transferências de

bodega (Autoventa) ao Chefe de bodega para que ele realize o preparo do produto, tendo em
cuenta el tipo producto, las cantidades y la fecha de vencimiento más próxima, y ubicándolo en la estiba
cerca do veículo de transporte.

O Assistente Comercial e Logístico realiza a atualização das informações na plataforma Infotrack e

comunique aos Representantes Comerciais a conformidade das informações para que realizem o
processo de sincronização.

O representante comercial deve solicitar recarga e pedidos no período da tarde (15h30 - 16h00),
O Assistente Comercial e Logístico entrega ao Chefe de Armazém os documentos com o objetivo de realizar o
alistamento e carga na manhã seguinte.

4.8 Mantenimiento de la infraestructura

4.8.1 Compra de abertura de folha de vida de equipamento novo e inventário

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O Coordenador Comercial e Logístico ou Analista de Logística identifica a necessidade de adquirir um veículo

para o transporte de mercadorias, o Líder de Desenvolvimento logístico quantifica a necessidade e define o veículo que
cumprir

Com os requisitos, aplica-se o "Procedimento de Gestão Administrativa numeral 3.2.2 Solicitação de

anticipo e compra de bens e serviços" e o "Procedimento para a seleção e avaliação de
fornecedores

Uma vez que o veículo é adquirido pela organização para uso do processo, o Coordenador comercial e
O logístico deve abrir a “Folha de vida dos equipamentos” respectiva, conforme aplicável, para o desenvolvimento de atividades,
además actualiza el“Inventario de equipos y recursos”.

4.8.2 Programa de manutenção da frota de transporte

Com base no cronograma de manutenção, é realizado acompanhamento da frota de transporte,

garantindo as manutenções preventivas.

Para qualquer manutenção da frota de transporte, deve-se solicitar ao responsável pela frota de
transporte de cada regional "Ordem de serviço" que descreve a quilometragem do veículo,
mantenimiento a realizar, consecutivo, fecha, taller autorizado para el servicio y firma de quien autoriza

Quando a manutenção é realizada, o responsável pelo veículo entrega ao responsável pela frota de
transporte cópia da ordem de serviço e a fatura pelo serviço realizado, o responsável pela frota
de transporte digitaliza a fatura e atualiza a 'Ficha de vida do equipamento'

O Coordenador Comercial e Logístico avalia o cumprimento do 'Programa de Manutenção de'

infraestrutura Logística e a utilização de recursos. Depois reporta ao Gerente Comercial e Gerente
Geral os resultados obtidos para a revisão ou reabordagem do programa.

5. REFERÊNCIAS

Procedimiento para el control del producto no conforme

Procedimento e diagramas de fluxo de Gestão Comercial
Procedimento e diagramas de fluxo de Gestão de Carteira
Ruteros de Entrega

Formatos:
Casos Sincronía
Controle do Produto Não Conforme

Inspeção de Veículos
Planilla de entrega de pedidos
Planilha entrega faturas promotores e gerentes
Planilha Rota de entrega
Etiqueta de Identificação de Produto

Currículo de equipamentos
Inventario de equipos y recursos
Programa de manutenção

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DIAGRAMA DE FLUXO: Entrega de Pedidos ao Cliente

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6. APROBACION Y CONTROL DE CAMBIOS

ELABOROU REVISÃO APROVADO

FIRMA

NOMBRE JOHAN MORENO CESAR RODRIGUEZ JOSE MANUEL GARCIA

LÍDER DE DESENVOLVIMENTO COORDENADOR DE

CARGO GERENTE GERAL
LOGÍSTICO CALIDAD

FECHA 01-03-2012 01-03-2012 01-03-2012

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 18-08-2009 Emissão do documento

Se exclui o formato "Planilha de acompanhamento e controle Notas de crédito", uma vez que a
2 23-09-2009 evidência de entrega e controle de Notas de crédito será registrada no formato
Planilha Entrega de Faturas promotores e gerentes

Excluem-se todas as atividades e Diagramas de Fluxo que definiam o tema de

Fertilizantes, devido à entrega da comercialização ao fornecedor Abocol.

Se exclui o Cargo de Coordenador de Fertilizantes Agroquímicos Boyacá, e seus

funções são assumidas pelo novo cargo criado, Auxiliar de Cartera.

3 20-10-2009 Se exclui o cargo de Chefe de armazém, as funções realizadas por este são
assumidas pelo Assistente Comercial e Logística.

Mudou a política de entregas: antes 48 horas para Cundinamarca e 72 horas

para Boyacá, agora 5 dias para Cundinamarca e Boyacá, já que existe mudança
na estrutura organizacional (corte de pessoal) e corte na frota de
transporte.

4 30-06-2010 Estão incluídas as políticas dos numerais 4.2, 4.3, 4.4, 4.5 e 4.6

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DATA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Se incluye el cargo de Jefe de Bodega.

5 14-02-2011 Se crea el formato de “Inspección de vehículos”, que antes hacia parte de la
Planilha Rota de Entrega

O procedimento de Gestão Logística é separado por temas de acordo com os

diagramas de flujo, en el Procedimiento para la compra, recepción, inspección.
Almacenamiento y traslado de insumos agrícolas, Procedimiento para la entrega
de pedidos a clientes e Procedimento para a realização de inventários.

Se incluye el cargo de Líder de Desarrollo Logístico y de Analista comercial y

6 01-03-2012
logístico para a UEN Boyacá e se exclui o cargo de Auxiliar de Carteira.

São realizadas mudanças na responsabilidade das funções para cada cargo.

Se excluem os Numerais e itens dos requisitos legais e regulamentares, e

se definem como documentos à parte “Listas de Verificação”.

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