Arquivos alfabéticos e numéricos

ARCHIVO ALFABÉTICO. Se refiere a todo escrito

que tem relação com o nome de uma pessoa ou
instituição. Sua classificação é alfabética de acordo com os
sobrenomes ou nome da empresa.
Reglas a seguir:
1. O nome de pessoas físicas é arquivado iniciando
con el apellido paterno, materno y nombre.
Exemplos: Domínguez Ramos Juan, Espíndola
Reyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc.
2. No caso de os sobrenomes conterem monossílabos, devem ser considerados como parte do
mesmo nome. Exemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio,
De los Monteros Espinosa Jorge.
3. Os nomes de pessoas jurídicas são classificados respeitando sua razão social ou
nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfin, Corsetería Francesa,
Ópticas Devlin, etc.
ARCHIVO NUMÉRICO. Los expedientes se ordenan por número progresivo. El
número do expediente será atribuído a cada pessoa física ou jurídica conforme se
vão 'abrindo'.
Os Sistemas de Arquivo podem ser usados em combinação. Por exemplo:Nome e
Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha. El sistema de archivo
mais comum ou utilizado pelas instituições é o de Número progressivo e Alfabético,
chamado também Alfanumérico.
2. No caso de os sobrenomes conterem monossílabos, devem ser considerados como parte do
mesmo nome. Exemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio,
De los Monteros Espinosa Jorge.
3. Os nomes de pessoas jurídicas são classificados respeitando sua razão social ou
nome. Exemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corseteria Francesa,
Ópticas Dublín, etc.
Arquivo Alfabético
Siga uma sequência lógica, baseada na disposição dos nomes de acordo com o
alfabeto, muito similar ao usado nos dicionários. Este sistema se ajusta a quase
todos os negócios.
Ventajas
A organização de pastas e guias é simples; não precisa de um arquivo auxiliar;
os sobrenomes e nomes se agrupam com facilidade em estrito ordem alfabética.
 COMO SE ORGANIZAM OS ARQUIVOS
De cara a uma boa organização do arquivo de escritório,
é preciso diferenciar entre os documentos de arquivo
propriamente ditos e os documentos de apoio
informativo, uma vez que os documentos de arquivo serão
conservados, enquanto os documentos de apoio
habrán de ser eliminados uma vez que haja finalizado
sua função informativa.
Os documentos de arquivo: são conjuntos
orgânicos de documentos que respondem a
dinâmica do escritório que os produz, são
fontes primárias de informação e exemplares únicos que testemunham a
atividade da Universidade, os quais, uma vez transcorridos os prazos
estabelecidos de validade administrativa, legal, fiscal e informativa, deverão ser
transferidos al Archivo Central.
Os documentos de apoio informativo: são aqueles que servem de ajuda à
gestão administrativa, tais como boletins oficiais, revistas, publicações
os informes elaborados por outras instituições, etc. Não serão transferidos ao
Arquivo Central e serão destruídos na própria oficina.
A organização dos arquivos de escritório deve basear-se no Quadro de
Classificaçãoy Calendario de Conservación Documental de la Universidad.
A eliminação de documentação no arquivo do escritório deve ser sempre feita
de maneira controlada, tendo em conta o disposto pela legislação sobre
proteção de dados de caráter pessoal, de maneira que será utilizado para isso um
máquina destruidora.
Em casos excepcionais, e após consultar com o Arquivo Central, este pode aceitar
o que denominaremos uma transferência extraordinária, ou seja, a remissão
eventual de documentos por parte do arquivo de escritório, motivada por
circunstâncias que impeçam sua organização, custódia, conservação, controle ou
serviço. Mas essas transferências extraordinárias devem ser documentadas
cumpridamente mediante um ato de entrega.
Por último, uma vez que o valor administrativo dos documentos prescreveu, é
possível que estes possuam outros valores (históricos, testimoniais...) que levantem a
necessidade de sua conservação permanente, caso em que serão transferidos para
Arquivo Central.
No suposto de que uma unidade produtora desapareça do organograma
institucional sem que suas funções sejam assumidas por outra, a documentação que
haja produzido até sua extinção será transferido para o Arquivo Central, seja qual for
sua antiguidade.
Arquivo alfabético
Este sistema de Arquivo, a documentação
correspondente a cada assunto, se agrupa
ao redor dos nomes das pessoas físicas
o morais cujos nomes são, neste caso, o
fator o elemento preponderante. De tal maneira,
cada expediente se forma com os documentos
que se referem às pessoas físicas ou jurídicas.
Esses arquivos são então ordenados por
rigoroso orden alfabético de arranjo sucessivo de
palavras; ou seja, a ordem alfabética se reduz às letras de cada palavra e não
de as letras sucessivas de duas ou mais palavras: terminado o arranjo da primeira
palavra, arruma-se o segundo e depois o terceiro, por exemplo.
INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDOS CONTÁBEIS
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE MONTERREY
López, Andrés
López, Apolonio
López, López, Aurélio
López, Martínez, Carlos
López, Martínez, Crispín
Esta REGRA GERAL DE ALFABETIZAÇÃO é aplicável aos processos e a
as cédulas de catálogos, registros ou índices, pelo que em sistemas e em diferentes
classes de cédulas, que devem ser organizadas com os sinais do alfabeto, será obrigatória
sua aplicação. Alfabetizar palavra por palavra, é norma invariable e inolvidável do
Archivista e do Catalogador.
Para a colocação dos processos nas gavetas dos móveis, são usadas guias.
divisionárias a cinco cortes, que têm em seus apêndices ou abas as letras do
alfabeto ; no primeiro corte a letra principal, e nas seguintes, de acordo com as
necessidades e extensão do Arquivo, combinações de duas ou três letras, também
em série alfabética; exemplo:
A (Guia Principal)
Ag. Am. Ar. At. (Guias Auxiliares)
C (Guia Principal)
Cal. Cer. Cle. Cru. (Guías Auxiliares)
ARQUIVO. MATERIAIS.
Generalidades. Um sistema de arquivo está
conformado por todos os elementos e materiais
necessários para conservar, retirar e usar a
informação que se necessite, assim se tem:
Carpetas: Cartolinas dobradas em duas, com aba
na folha de trás. Na aba escreve-se o rótulo,
que indica o conteúdo da pasta. As pastas
são utilizadas para colocar documentos relacionados
com uma pessoa, assinatura ou instituição ou referidos a um
mesmo assunto. Em geral, utilizam-se dois tipos de
carpetas: Pastas individuais e pastas
miscelâneas. Decide-se o tipo de pasta a usar, dependendo do volume de
correspondência que se recebe no período de arquivo, que pode ser de seis
meses a um ano.
Pastas individuais: São aquelas que são atribuídas a correspondentes ativos ou
pessoas com as quais se mantém comunicação constante e a qual se faz
necessário referir-se frequentemente. ordena-se alfabeticamente atrás de cada guia
primária. Dentro da pasta, os papéis são organizados cronologicamente para
arriba, por ordem de data, a mais recente na frente. Para abrir a pasta individual, o
corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.
Pastas diversas: Usadas para arquivar documentos de aqueles
correspondentes com os quais não é frequente a comunicação. Esta pasta
contém papéis de vários correspondentes, uma vez que é onde se coloca a
correspondência inativa, até considerá-la de importância para abrir-lhe a pasta
individual. É o lar "temporário" de toda a correspondência.
Guías:Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una
aba na parte superior onde aparece o título, nome ou assunto. São usados para
dividir las gavetas en secciones e indicar dónde deben archivarse o localizarse los
documentos.
Rótulo:Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica
cada guia, descrevendo o que aparece ou deve ser arquivado atrás dela.
Usos gerais do sistema alfabético
a) Nas pequenas empresas, para o arquivamento dos currículos.
b) Nos departamentos de investigações científicas, onde a documentação
é solicitada por áreas ou temas.
c) Os executivos, profissionais, professores e donas de casa, para seus assuntos
profissionais sociais ou profissionais.
SISTEMA ALFABÉTICO VARIADEX
O sistema variadex foi patenteado pela casa
Remington Rand, Inc. consiste em um jogo de
guias, alfabéticas (25) que cobre o alfabeto
completo. No entanto, pode ser utilizado um
número variable de guías secundarias, si el
o volume de documentos assim o requer.
guias também se encontram à venda.
En este archivo las guías principales están en
primeira opção. As pastas diversas na 2ª posição. As pastas
individuais na 3ª posição. Na quarta posição vão as guias especiais.
É um sistema de controle duplo, pois tem agregado o uso de cores o que
permite mais facilidade ao colocar documentos. Imediatamente notaríamos que
estamos colocando mal una carpeta, porque el color de ésta es distinto al de la guía
que a precede.
A cor é determinada pela segunda letra da primeira unidade de arquivo. Em um
porcentagem elevada, a segunda letra é uma vogal. Ou seja, que cada letra consiste em
as cinco cores usadas, ou seja, estará dividida em cinco partes cada uma de
cor distinto.
Los colores van en el orden del arco-iris:
Laranja a, b, c, d
Amarelo e, f, g, h
Verde i, j, k, l, m, n, ñ,
Azul o, p, q,
Violeta r, s, t, u, v, w, x, y, z,
Nota: quando um nome começa com uma inicial, esta ficará na cor alaranjada.
Exemplo:
Pacheco Mirna laranja
Pérez Juan amarelo
Pineda Consuelo verde
Ponce Marina azul
Putzeys Mario violeta
Organização de um sistema de arquivo
Refere-se às diferentes maneiras em que
pode ser organizada a informação dos
arquivos, assim como as diferentes maneiras em
que esta pode ser acessada. Dado que há
2 níveis de visão dos arquivos (físico e
lógico), também se pode falar de 2
aspectos de organização de
archivos:Organización de arquivos
lógicos y de archivos físicos.
O sistema de arquivos está relacionado
especialmente com a administração do
espaço de armazenamento secundário, fundamentalmente com o armazenamento
dedisco.
Uma forma de organização de um sistema de arquivos pode ser a seguinte:
Utiliza-se uma "raiz" para indicar em que parte do disco começa
o "diretório raiz".
O "diretório raiz" aponta para os "diretórios de usuários".
Um "diretório de usuário" contém uma entrada para cada um dos
arquivos do usuário.
Cada entrada de arquivo aponta para o local do disco onde está armazenado o
archivo referenciado.
Os nomes de arquivos só precisam ser únicos dentro de um diretório de
usuário dado.
O nome do sistema para um arquivo dado deve ser único para o sistema de
arquivos.
Em sistemas de arquivos "hierárquicos", o nome do sistema para um arquivo costuma
estar formado como o "nome da trajetória" do diretório raiz ao arquivo.
Organização lógica
A maioria dos computadores organiza os arquivos em hierarquias chamadas
pastas, diretórios ou catálogos. (O conceito é o mesmo independentemente de
a terminologia usada.) Cada pasta pode conter um número arbitrário de
arquivos, e também pode conter outras pastas.
SISTEMA DE ARQUIVO NUMÉRICO
A leitura nos fala basicamente sobre os cuidados
e passos que devemos ter ao folhear
y/o organizar o arquivo no campo da
correspondência e porta-cartões.

O sistema de arquivo numérico é um dos

métodos más recomendables a la hora d e archivar
os documentos, se os correspondentes são
numéricos e é semelhante a forma de arquivar, em
este caso é mais difícil manter a ordem
numérico, este sistema se ordena según su
número este número é atribuído pelos correspondentes este sistema tem
diferentes usos em escritórios.
É um sistema indireto, porque para localizar um documento primeiro é necessário
consultar um cartório e determinar o código ou número atribuído a este
documento o expediente, para melhorar e aumentar a eficácia do sistema numérico,
é necessário estabelecer padrões numéricos, os quais facilitariam a localização e
identificación del caso o asunto.
VENTAJAS
O sistema numérico possui várias vantagens, como por exemplo

A confidencialidade, identificação rápida da sequência, expansão limitada, usos

múltiplos do índice do sistema do tarjetero, as referências não recarregam o arquivo
principal, números que identificam os correspondentes, os padrões numéricos
facilitam a identificação de dados, o uso dos números reduz a largura do rótulo,
los números son identificados particular.
Estas são as diferentes vantagens que nos oferece e possui sobre os outros sistemas
de organização do arquivo numérico.
Para arquivos de correspondência e cartões, utiliza-se o sistema numérico e é muito
utilizado pelas diferentes entidades devido ao seu alto grau de confidencialidade e fácil
expansão.
Os componentes do sistema numérico são compostos por quatro partes básicas:
* Ao arquivo principal
O arquivo miscelâneo alfanumérico
O cartão de índice
* El registro de números asignados
Arquivo numérico
É muito utilizado pelas diferentes entidades devido ao seu alto
grado de confidencialidad y fácil expansión.
Os componentes do sistema numérico são compostos
por quatro partes básicas:
Ø O arquivo principal.
Ø O arquivo alfanumérico misto.
Ø O tarjetero índice.
Ø O registro de números atribuídos.
O arquivo principal mantém apenas as pastas individuais dos correspondentes
dos arquivos.
Este sistema se fundamenta en cada correspondente o assunto e o número que lhe
corresponde a um registro de maneira que as guias e pastas são identificadas por
as cifras que levam nas suas abas e se ordenam com frequência numérica.
Está formada por:
Índice alfabético de Tarjetas
Arquivo Numérico Principal
Arquivo Numérico Miscelâneo
Formas de operarlo Se utiliza el índice alfabético de tarjetas para localizar los
documentos guardados pelo arquivo, a cada correspondente ativo e inativo com o
nombre como se archivaría alfabéticamente, la dirección y el No. de la carpeta en
o Ativo. Se estiver inativo, adiciona-se um M para indicar que o documento está
miscelâneo. Este contém guias e processos que levam o cabeçalho.
Passos para poder arquivar de forma numérica:
1. Revisar a correspondência e inspecionar o documento
2. Anotar o nome registrado sob o qual o documento será arquivado. Indica
o nome para referência utilizada e marcada
3. Observe se o nome aparece no porta-cartões e se aparece o seguinte:
Se ativo, escreve-se o número correspondente na margem superior
direita.
Se inativo, escreve-se um M no canto superior direito do
documento e a letra que deve ser arquivada.
4. Ao determinar a edificação e clarificação, são arquivados, tanto os ativos como
os inativos
SISTEMA NUMÉRICO DUPLEX
é um termo utilizado em telecomunicações para definir um sistema que é capaz
de manter uma comunicação bidirecional, enviando e recebendo mensagens de
forma simultâneaa.

A capacidade de retransmitir em modo duplo é condicionada por vários níveis:

Meio físico (capaz de transmitir em ambos os sentidos)
Sistema de transmisión (capaz de enviar y recibir a la vez)
Protocolo norma de comunicação empregado pelos equipamentos terminais
significa que el transmisor y el receptor operan a diferentes frecuencias portadoras.
O termo é usado frequentemente entreos radioamadoresonde um operador
está tentando contatar un repetidor.A estação deve ser capaz de enviar e
receber ao mesmo tempo, e faz isso alterando ligeiramente a frequência com que
envia e recebe. Este modo de operação é referido como duplex confortável ou modo
complemento. Diz-se que as sub-bandas de uplink e downlink estão separadas
pelo complemento de frequência. A duplexação por divisão de frequência pode
ser eficiente no caso de tráfego simétrico. Nesse caso, a duplexação por divisão
de tiempo tiende a desperdiciar banda durante el cambio de transmisión recepción,
tem uma latência inerente maior, e pode exigircircuitariamais complexa. Outra
A vantagem da duplexação por divisão de frequência é que facilita o planejamento.
de rádio muito mais fácil e mais eficiente, porque as estações base não se
"escutam" entre elas (transmitem e recebem em diferentes sub-bandas) e portanto
normalmente não se interferem entre si. Outra vantagem da duplexação em
frequência sobre a de tempo é que na duplexação por divisão de tempo se
devem usar tempos de guarda entre estações base vizinhas (o que diminui
a eficiência no uso do espectroo se precisa sincronizar estações base, para
que possam transmitir e receber ao mesmo tempo (o que aumenta a complexidade e
Portanto, o custo e reduz a flexibilidade de uso da largura de banda, porque todas
as estações base e setores estarão forçados a usar a mesma relação
uplink/downlink) Exemplos de sistemas de duplicação por divisão de frequência
filho