Produtividade: hábitos e práticas para o dia a dia Produtividade:

hábitos e práticas para o dia a dia

Aula 1
Vamos conhecer a história da Renata. Ela trabalha no departamento de web
design da Apeperia, uma empresa que cria aplicativos mobile.
A Renata é uma pessoa muito proativa, sempre que alguém precisa de ajuda, ela
está disponível. Por exemplo, ela ajudou sua amiga a organizar o chá de bebê de
uma amiga de infância, cuidar do gato de outra amiga que vai viajar, e outros
pequenos favores que exigem sua atenção.
Ela também gosta de conversar com seus amigos pelo Whatsapp e pelo
Facebook, além de responder aos e-mails que recebe dos clientes e dos colegas
da empresa. Atualmente é comum nos depararmos com um cenário semelhante a
este.
Mas vale ressaltar que Renata é freelancer! Além do trabalho na Apeperia e das
atividades que costuma fazer para ajudar seus amigos, ela recebe e-mails de
propostas e interage com esses contatos porque assim se sente uma pessoa útil.
Em consequência, por ter que conciliar tantas coisas, ela se sente esgotada.
Renata precisa constantemente se dedicar:

 às tarefas do trabalho;
 aos estudos da faculdade;
 às entregas do freelas;
 às responsabilidades sociais com amigos e familiares.
A sensação que a Renata tem (e que você pode ter se identificado) é que 24 horas
não são suficientes. Mas se o dia tivesse 50 horas, será que ela teria mais tempo
livre?
Renata gosta de fazer muitas coisas ao mesmo tempo, mas é fácil entender por
que ela se sente estressada. Existem tantas pessoas para dar atenção, tantos
trabalhos para concluir que, às vezes, ela pensa "não aguento mais!".
Durante uma conversa com uma amiga, Renata comentou sobre seu
esgotamento. A amiga perguntou:
— Qual é a sua prioridade? Por que você precisa fazer tudo isso?
A Renata pensou por um instante e concluiu que tudo tem importância em sua
vida. Ela teme deixar seus amigos seus amigos e clientes decepcionados, por
isso, ajuda-os constantemente e, por isso, aceita todas as propostas que chegam.
A rotina corrida da Renata faz com que a sua casa fique bem desorganizada,
apesar da justificativa "eu consigo encontrar tudo o que preciso nessa bagunça".
Faremos uma observação acerca da história da nossa personagem: nosso
objetivo não é criticar a Renata, nem definí-la como uma pessoa desorganizada.
Cada pessoa tem o direito de viver como quiser, mas esperamos que ela entenda
o que está por trás desse comportamento. Desta forma, ela terá a oportunidade de
avaliar se esse comportamento está sendo positivo ou ruim.
Continuaremos narrando a rotina da Renata.
Quando ela chega em casa, começa a arrumar o quarto, faz uma pausa para
preparar o jantar, afinal está faminta. Enquanto a comida está no fogo, aproveita
para responder e-mails pendentes. Acaba se lembrando que precisa terminar uma
apresentação para a reunião do dia seguinte, na qual apresentará os resultados
do primeiro trimestre aos gestores da empresa.
Após o jantar, já é tarde para continuar a arrumação na casa e terminar a
apresentação, então, decide tomar banho e dormir — afinal, ela precisa se
levantar cedo para a reunião.
Esse é um típico comportamento de Renata: começa muitas coisas e não termina
quase nada.
Depois de apresentar este cenário, o que você acha? Considera esse
comportamento saudável?
O fato de a Renata querer "abraçar o mundo", fazer tudo o que é solicitada, e
muitas vezes não conseguir realizar tudo. E repare que são exemplos do
cotidiano, nada com alto nível de complexidade. Mas se tem dificuldade em lidar
com esses tipos de situações, como ela pode pensar em fazer mais coisas?
Fica a pergunta: o que você acha que está faltando? Provavelmente, você
responder foco, e eu concordo com essa ideia.
Perceba que a Renata tem muita iniciativa, deseja fazer muitas coisas, mas
não consegue concluí-las. Isso traz um sentimento de frustração, ela tenta se
consolar: "tudo bem, eu faço tanta coisa, é normal não dar conta de tudo".
Mas quando um cliente deixa de ser atendido ou um relatório não é terminado, a
Renata continua se sentindo proativa?

 Como ela lidar de forma diferente com isso?

 Vale a pena fazer tantas atividades e não consigo terminá-las?
 Que imagem ela passa perante o outro quando se compromete a fazer algo
e não consegue?
A notícia boa é que temos algumas sugestões que podem ajudá-la a se organizar
e, se você se identificou com o relato da Renata, espero que se lembre de
implementar no seu dia a dia também.
Vamos lá?
Tomar as rédeas da sua vida
Como ela fará isso? Primeiramente, ela precisará desejar essa melhoria, mudar a
maneira como lida com as coisas do cotidiano, caso contrário, seus resultados
serão insatisfatórios. Fórmulas mágicas são inúteis, a solução é que ela queira
reverter a situação.
Mas a Renata quer melhorar e deseja mudar o fato de estar sempre atarefada,
sem conseguir terminar tudo. A Renata deve pensar além, ter mais organização ou
prioridades definidas são pontos importantes, mas não será o suficiente.
Revisaremos a situação comentada anteriormente:
A Renata precisa organizar a sua casa, preparar o jantar, responder e-mails,
concluir o material para a apresentação do dia seguinte.
Novas tarefas foram surgindo com o passar do tempo, o que pode acontecer, mas
será era preciso fazer todas? Se ela deseja melhorar o fluxo de tarefas, o primeiro
passo será modificar a forma como captura o que chama a sua atenção.
É importante saber o que precisa ser capturado e como fazer isso de forma eficaz.
Mas qual o significado de "Capturar"? Trata-se de relacionar tudo o que se
pretende fazer em um determinado período. Por exemplo, a Renata precisa
preparar o jantar, terminar os slides e organizar sua casa.
Além de estabelecer prioridades e ter clareza sobre o que precisa ser feito, ela
precisa de algo mais:
 Libertar sua mente da necessidade de ficar atenta a tudo. Às vezes, a
Renata fica preocupada antes de dormir, pensando: "será que fiz tudo o
que precisava ser feito hoje?"
Talvez a Renata considere que captura todas as tarefas que poderiam ter sido
feitas e que não precisa se preocupar se algo importante faltou, afinal ela pode
realizá-las durante o dia. Mas apenas entender esse conceito é o suficiente? Nem
sempre.
A vida seria mais fácil se suas únicas preocupações se resumissem a terminar os
slides, preparar jantar e organizar a casa. Para evitar a sensação de que ficaram
algumas tarefas inconclusas no fim do dia, vamos ampliar o significado de
capturar.
Nossa personagem tem que capturar tudo o que precisa de fato fazer, tanto no
âmbito pessoal como no profissional, tudo aquilo que for grande ou pequeno. Por
exemplo, organizar uma viagem de férias pode ser considerado uma tarefa grande
porque envolve vários fatores, no entanto, organizar um jantar para os amigos em
casa pode ser considerada uma tarefa pequena.
Exemplos de tarefas urgentes ou secundárias podem ser: Renata pode considerar
renovar sua habilitação como uma tarefa urgente, mas comprar um tênis novo
pode ser algo secundário.
Renata deve avaliar se uma ação exigirá maior empenho para concluir. Ou seja,
quando ela pensa "preciso fazer os slides, não posso esquecer de organizar meus
comprovantes do banco", ela vai consumindo sua energia. Neste caso, ela deve
dar maior atenção às tarefas que precisam ser feitas. E fazer, não deixando
apenas no campo das ideias.

A Renata entendeu a importância da captura e assim terá mais iniciativa para

realizar as coisas que se propôs a fazer. Agora ela pretende fazer imediatamente
tarefas como "ligar para o contador" em vez de postergá-las.
E como ela fará para não se esquecer das coisas? Existem vários tipos de
ferramentas, eletrônicas ou não, que podem ser usadas para capturar tais
pendências.
É factível usá-los cotidianamente, mas a Renata prefere adotar essas ferramentas
na organização de assuntos de trabalho. Ela tentou organizar suas coisas
pessoais, mas não conseguiu adotar o hábito. Isto é algo que pode passar com
você também, às vezes, temos mais familiaridade usando uma ferramenta do que
outra. Para ajudarmos a Renata, vamos oferecer mais opções.
##Bloco de anotações e cadernos, eletrônicos ou não
Folhas soltas e cadernos, fichas pautadas e blocos de papel de todas as formas e
tamanhos podem capturar ideias aleatórias, informações, tarefas e outros itens.
Talvez uma caderneta pequena seja interessante porque ela conseguirá deixar na
bolsa e poderá fazer as anotações sempre que se lembrar de algo importante,
sem importar o local em que estiver.
Renata tem a liberdade de usar qualquer recurso que goste e se encaixe em suas
necessidades, de acordo com suas logísticas.
Dispositivos eletrônicos
Existem outros recursos eletrônicos como aplicativos ou o bloco de nota do
seu celular.
Vamos pensar em uma situação específica: Renata estava com pressa e teve uma
ideia de tema para escrever no seu blog, em vez de anotar na caderneta, como
estava no carro com muito trânsito, ela acessou o gravador do celular e começou
a gravar o possível tema. Ela gravou os assuntos que ela poderia abordar em um
artigo.
Computadores, tablets, smartphones e todos os dispositivos eletrônicos podem
ser usados para capturar notas e preservar registros provisórios do que
desejamos lembrar posteriormente.
Sobre esta sugestão, talvez, a Renata pense "já sei que esses recursos existem e
já usei várias vezes".
Nosso objetivo não é subestimar nossa personagem, a ideia é lembrar que
independente do recurso ser eletrônico, essas ferramentas funcionam como
caixas de entrada, capturando informações, compromissos, pensamento e
acordos. Essas informações podem ser úteis na fase da ação.
De acordo com especialista, nosso cérebro guarda apenas fragmento de
informações, por isso, é fácil esquecermos coisas do dia a dia. Se adotamos
recursos eletrônicos para melhorar a organização das capturas que fazemos, é
uma boa estratégia.
A Renata achou essa ideia interessante, mas pensou "isto não é uma novidade
para mim".
Ficamos contentes por ela já conhecer este recurso, a questão é: por que ela
sempre se atrapalha na realização das coisas e fica com a sensação de
esgotamento?
Entender a relação entre "caixa de entrada de e-mails" e "informações que
lembramos durante o dia" pode não ser o suficiente para termos mais acabativa.
Se a Renata tenta guardar muitas coisas na memória, talvez ela não se sinta
motivada a processar e esvaziar sua "caixa de entrada" de forma adequada. Ela
ainda está aprendendo a lidar de um modo diferente com a realização de suas
tarefas. Então o ponto é: essas ferramentas de captura precisam integrar o estilo
de vida da pessoa.
Ela deve tentar ter essas ferramentas de anotação sempre acessíveis, para que
se tornem tão indispensáveis como produtos de higiene ou seus documentos.
Desta forma, ela terá a segurança de que todas as tarefas e ideias úteis serão
lembradas e terá um ótimo estímulo para gerar novas ideias.
O desafio da Renata nesse caso será manter todas as coisas dentro ou fora de
seus pensamentos. Se parte das informações se perderem pelo caminho, a
Renata não poderá confiar em nenhuma delas. As ideias anotadas na caderneta
são mais importantes do que aquelas lembradas durante o dia?
Após a Renata criar o hábito de usar anotações, o que ela deve fazer com aquilo
que não foi executado? Se a Renata não fizer nada com os itens capturados, esse
processo - e estilo de vida - não funcionará.
O significado de esvaziar a caixa de entrada é diferente de concluir todas as
coisas anotadas, mas sim, definir o melhor momento, a melhor maneira para
realizá-las e, então, organizar as pendências. Assim nossa personagem
vai buscar o melhor momento e maneira de concluir suas tarefas.

Aula 2
Continuamos a conhecer a jornada da Renata para adotar novos hábitos
e aumentar sua produtividade. Quando falamos de produtividade, devemos
pensar que isto vai além de uma execução de tarefas de forma mais rápida,
utilizando menos recursos. É preciso começar a perceber as pequenas
interrupções cotidianas.
Mas o que fazemos com todas essas informações? Veremos algumas opções que
podem contribuir neste processo de esclarecimento, para que Renata se
conscientize sobre o que está acontecendo e como corrigir.
E qual será o próximo passo?
Como a Renata deve se comportar ao receber um e-mail, mensagem no whatsapp
ou recado na caixa postal? O que ela pode fazer com as anotações feitas durante
uma reunião?
Imagine a situação em que a Renata tem as seguintes tarefas:
 Ligar para a Patrícia e pedir o contato da oficina que ela indicou;
 Esboçar ideias para a reunião de orçamento;
 Conversar com o Adriano sobre um novo sistema de pagamento que
precisa ser implementado.
 Pesquisar na internet cursos de pintura.
Perceba que estas são ações isoladas, mas de relevância para Renata. E agora,
por onde ela deve começar?
Para ajudá-la, vamos fazê-la pensar sobre três pontos de vista. A ideia desse
exemplo é entendermos mais profundamente o que está por trás da maneira como
agimos.
A Renata pode:
Fazer: Se a ação levar menos de dois minutos, ela deve ser feita quando for
definida. Por exemplo, ligar para a Patrícia e pedir o contato da oficina.
Agora se a ação for mais demoRAda, como conversar com o Adriano sobre o novo
sistema de pagamento, a Renata pode parar e se perguntar "eu sou a pessoa
certa para fazer isso?". Se a resposta for não, ela deve delegar.
Neste caso, ela pode pedir para seu colega de trabalho responsável por fazer o
levantamento de requisitos com os clientes, assim, terá um panorama do que é
necessário para começar o projeto.
E no caso de a Renata pesquisar na internet sobre cursos de pintura?
Provavelmente tomará mais de dois minutos do seu tempo porque ela precisa
pesquisar as escolas mais próximas, analisar os estilos de aulas, professores.
Neste caso, ela pode adiar a tarefa e incluí-la em uma lista de “Próximas ações”,
assim ela não se esquecerá da tarefa e poderá se dedicar a cumprir outras
tarefas.
Depois que a Renata definiu o que deve ser feito com cada uma das tarefas da
sua lista, o que ela precisa fazer?
Ela pode checar quais itens foram realizados e marcar as outras tarefas que fará
depois. E se ela esquecer de alguma coisa? Fazer o acompanhamento das
tarefas postergadas também é importante. Ela precisa criar um mecanismo de
acompanhamento destas tarefas.
O ideal para evitar que a Renata não perca quais tarefas precisam ser feitas ou
acompanhadas, é a criação de uma lista com lembretes que serão revisados no
futuro.
Existem várias maneiras de fazer isso, uma delas é usando o Google Keep, que
pode ser acessado pelo celular ou pelo computador. A Renata pode criar as
tarefas, pedir para ser lembrada, escrever notas sobre essa tarefa.
A Renata gostou do Google Keep e vai passar a usá-lo porque acha que ele vai
ajudá-la a não se esquecer das coisas e manter uma rotina mais assertiva,
definindo em quais horários as ações serão feitas.
E se ela não conseguir manter a rotina? Todos nós estamos sujeitos a isso. No
começo, a Renata pode achar tudo incrível, mas com o passar do tempo, vai se
tornando menos disciplinada até que para de fazer o acompanhamento e a
produtividade volta à estaca zero.
A Renata vai precisar ter muita disciplina. Criar listas, atualizá-las, revisá-las. É um
processo que toma tempo, mas que ela pode considerar como um investimento.
Ao seguir esta rotina, em breve, o novo hábito será incorporado e as coisas
passarão a ser feitas "automaticamente".
Capturar as tarefas que precisam ser feitas, organizá-las e ação!
Além da disciplina, existe outro fator que a Renata precisa considerar: para manter
a produtividade sempre em alto nível, além de anotar as tarefas e organizá-las
para definir quando e como fazer, ela precisa revisar as listas.
É recomendável fazer esta revisão diariamente, porque ela continuará se
lembrando de novos itens constantemente. Além dessas atualizações diárias, a
Renata deverá fazê-la semanalmente.
Qualquer item que demanda ação deve ser revisado com frequência suficiente
para evitar que a mente da Renata retome o hábito de ficar se lembrando dele:
"Será que preciso fazer reuniões essa semana? Quando devo definir o orçamento
do novo projeto? Tenho que criar o relatório de vendas hoje?"
Caso ela anote algo e não cheque a lista depois, pode descobrir que deixou uma
tarefa importante esquecida pelo caminho.
Quando fazemos essas revisões semanais das tarefas temos a oportunidade de
garantir que nosso cérebro esteja mais consciente e que todas as pendências dos
últimos dias tenham sido capturadas, esclarecidas e organizadas.
A Renata já conseguiu identificar alguns mecanismos que podem contribuir na sua
produtividade e organização de suas tarefas. Vimos algumas ações que são
realizadas continuamente em sua rotina.
Por exemplo, ela faz ligações com frequência para os clientes, prepara propostas,
responde e-mails, entre outras atividades. Nosso objetivo é que a Renata se sinta
mais segura a respeito das suas escolhas.
Várias vezes a Renata recebeu convite de amigas, colegas da faculdade para sair
para jantar, conhecer outra cidade, ir para um bar e a resposta da Renata sempre
é: "vou ver minha agenda e confirmo". Qual era o resultado? O convite caia no
"limbo do esquecimento".
Como ela não fazia anotações em sua agenda e não dava retorno para seus
colegas, que ficavam sem qualquer resposta. Renata começou a ser chamada de
“sumida” ou “ocupada”. Isto a incomodava porque deixou de ser convidada aos
encontros, considerando que ela nunca ia aos encontros.
Mas ela precisa ter mais clareza, organizar suas atividades, ela pode passar da
esperança para a confiança em suas ações, aumentando imediatamente sua
energia e eficácia. Desta forma, se alguém a convidar para sair durante a semana,
no mesmo instante ela pode abrir a agenda do celular e verificar sua
disponibilidade. Se estiver livre, ela já pode anotar o novo compromisso.
Antes a Renata considerava sua agenda apenas para assuntos profissionais, mas
agora ela vai anotar tudo, assim não vai se esquecer.
A Renata poderia anotar seus compromissos numa agenda física, mas ela prefere
a agenda do Google por considerar esta ferramenta mais prática. Vamos anotar
alguns compromissos em sua agenda:

 Ela recebeu um e-mail do RH da Apeperia para confirmar três

entrevistas com candidatos;
 Jantar com as amigas da faculdade;
 Aula de pintura;
 Visita ao Masp - Exposição da Wanda Pimentel: Envolvimentos.

No caso das entrevistas, além dela inserir o nome do candidato e o local onde a
entrevista vai acontecer, ela também pode escolher uma cor para caracterizar o
evento. A vantagem de usar esse recurso é que ao olhar sua agenda, ela saberá
quais eventos estão relacionados com sua vida profissional ou pessoal.
Outro recurso é a criação de notificações. Por exemplo, ela quer ser avisada 15
minutos antes das entrevistas com os candidatos, assim poderá concluir suas
atividades ou se preparar para a entrevista. Ela pode definir uma cor para
classificar o tipo de evento, assim como convidar as pessoas que participarão
e sincronizar a agenda de todos. Isto também evita perguntas como "onde
vamos mesmo? Que horas nos encontramos?"
E como atuar com compromissos recorrentes, como as aulas de pintura da
Renata? Ela deve criar o evento conforme fizemos anteriormente e, depois, clicar
no item "Repetir". Os próximos passo é definir as datas, por exemplo, toda terça-
feira. EM seguida, basta clicar em concluir.
O dia em que não para a aula, ela acessa o evento, clica em "Repetir" e edita o
término. Assim, Renata vai economizar tempo com esse recurso, porque não terá
que fazê-la manualmente toda a semana.
Nosso objetivo não é demonstrar os recursos do aplicativo do Google, mas sim,
que a Renata entenda a importância de se manter organizada e que existem
recursos bem fáceis de serem usados para ajudá-la.
Toda ação de agir é intuitiva. O desafio é passar da esperança de que seja a
escolha certa para a confiança de que se trata da escolha certa.
A Renata espera ter mais confiança nas escolhas que faz. Mas como ela pode
tomar decisões e fazer a escolha certa? Segundo David Allen, a resposta é
simples: confie em sua intuição.
Se ela capturar as tarefas e compromissos, e estas
estiverem esclarecidas e organizadas, poderá reforçar seu julgamento intuitivo
com algumas ideias inteligentes e práticas sobre seu trabalho e seus valores.
Mas por onde a Renata pode começar? Existem alguns modelos que auxiliam a
gestão de tempo e priorização. Ela pode experimentá-los e ver quais se adequam
a sua vida.
A Renata tem a seguinte lista de tarefas:

 Planejar férias.
 Organizar a agenda da semana no trabalho.
 Entrevistas com novos designers.
 Reforma da cozinha.
 Atualizar o portfólio.

Ela pode escolher uma tarefa e analisá-la sobre quatro aspectos para verificar
a viabilidade de realizar imediatamente ou depois.
A Renata - e podemos nos identificar - está sempre limitada pelo que é capaz de
fazer em determinado momento. Se ela precisa esboçar uma ideia sobre um
projeto com lápis e papel, por exemplo, ou terminar um logo usando o software
Illustrator, ela precisará definir quais recursos serão utilizados.
A maioria das tarefas de nossa personagem não exigem um local específico, às
vezes, ela gosta de trabalhar em algum café, ou em outros lugares com acesso à
internet.
Estes são os primeiros fatores que limitam suas escolhas do que pode ser feito no
momento. Por exemplo, se a Renata precisa usar o Illustrator para terminar uma
arte, ela terá que usar seu computador - o uso do celular não é uma opção.
E quando a Renata tiver que fazer outra coisa, como uma reunião que começa em
cinco minutos? Isto a impedirá de executar qualquer ação que exija mais tempo. O
tempo disponível também é um critério que deverá ser considerado, porque
começar uma atividade e interrompê-la para começar outra não é indício de boa
produtividade.
A Renata vai sempre se lembrar que é mais importante ter "acabativa" do que
apenas iniciativas.
Se for necessário que a Renata pense em um plano de ação para a equipe de
designers entregarem mais jobs, isso pode demandar uma reserva de energia
mental e criatividade. Será que seu trabalho vai render durante a noite, se na
verdade o período em que a Renata está mais descansada é durante a manhã?
Caso seja algo urgente, ela realizará a atividade no horário que for possível, mas
como ela é mais ativa durante a manhã, será interessante organizar essas tarefas
que exigem atenção e criatividade durante este período.
Outro fator a ser considerado é a quantidade de energia disponível. Algumas
atividades requerem mais capacidade física, por exemplo, Crossfit. A Renata pode
praticar crossfit à noite, quando mentalmente está mais esgotada, mas seu corpo
ainda está disposto a trabalhar.
Ela precisará se observar para poder tomar tais decisões, não existem receitas
prontas. Quanto maior o entendimento sobre essas questões simples, melhores
serão suas decisões. Ao sentir que tem uma maior capacidade de concluir as
ações, da melhor maneira possível, mais útil ela se sentirá.
Por último, além de refletir sobre a ferramenta, o tempo e a energia disponível,
devemos considerar quais das ações restantes lhe darão mais retorno?
Imagine que a Renata está no escritório com seu telefone e computador e ela tem
uma hora livre. Digamos que a sua energia, em uma escala de 0 a 10, sua nota
é 7,3.
Ela precisa:
 Retornar a ligação de um cliente;
 Trabalhar em uma proposta;
 Organizar os e-mails;
 Conversar com o seu namorado e perguntar como foi seu dia.
É uma lista simples, mas por onde a Renata deve começar?
Ela pode trabalhar na proposta de serviços por 30 minutos e produzir o máximo
que conseguir. Depois, pode ligar para o cliente, para o namorado e, por último,
organizar seus e-mails.
Ele usou como critério a hierárquia de importância, isto contribuiu para evitar a
procrastinação e deixar de fazer o mais importante. Essa ordem fez sentido para
Renata, porque ela começou pela tarefa de maior importância e que exigia mais
energia, seguindo depois para as mais simples.
E no seu caso, como você costuma priorizar as suas tarefas? Com o conteúdo
dessa aula, vai experimentar outra maneira de priorizar sua agenda? A ideia é te
fazer ver como é sua forma de agir e o que pode fazer para melhorar.
Imagine a seguinte situação: ela marcou um jantar com suas amigas depois do
horário de trabalho, por isso, saiu às 18h e levará quase 1 hora para chegar ao
restaurante. Depois de passar algumas horas com suas amigas, ela vai voltar para
casa, em torno das 23h.
Quando finalmente retornar, ela terá algumas tarefas para fazer, como organizar
as roupas e separar as que levará para a academia no dia. Ficou pouca coisa para
ser feita por ela, então vai tomar um banho e dormir, deixando para o dia seguinte
aquilo que faltou.
A Renata precisa melhorar a maneira com que ela planeja e buscar o equilíbrio
entre manter sua vida social sem se esquecer das coisas que ela precisa fazer por
ela.
Tomar decisões pode ser complicado para a Renata - não apenas as mais
complexas, como aceitar uma nova oferta de trabalho ou qual especialização
profissional fazer. Ela sente dificuldades também sobre as escolhas simples, como
onde almoçar ou qual destino viajar no próximo feriado.
O planejamento é fundamental para a Renata se organizar melhor.
Ela tentou se planejar melhor antes, mas não funcionou. Renata criava muitas
listas, cronometrava minuciosamente a execução das suas tarefas e em um
determinado momento ela começou a se sentir angustiada. Perceba que ela foi
muito extremista, apesar de ter sido motivada a agir assim porque gostaria de
conseguir fazer tudo o que precisa ser feito.
Depois dessa experiência ela foi deixando de se preocupar e fazia tudo conforme
dava e conseguia. Resultado: ela se sentia mal porque as coisas não rendiam o
quanto esperavam.
Vamos ajudá-la? A rotina da Renata é bem atarefada, mas será que ela tem que
aceitar tudo o que recebe ou dizer sim para todas as solicitações? Esta é uma
importante reflexão que deve fazer.
Se nós partirmos do princípio de que quanto menos a Renata tiver para fazer
(tarefas, objetivos, problemas), menos ela precisará organizar. A dica é, na medida
do possível, elimine o supérfluo e o excessivo. Renata também adora fazer
compras. Ir ao shopping e fazer compras é uma das coisas que ela mais gosta de
fazer, geralmente, ela emenda com um jantar e vai ao cinema.
É importante ter esse momento no qual fazemos o que gostamos, é saudável essa
distração, mas neste caso, não é saudável no aspecto financeiramente. O armário
de roupas da Renata já tem muitas peças e toda semana tem novas coisas para
guardar.
Talvez seja hora para rever esse comportamento. Será que é importante ela ir
tanto ao shopping? A Renata pode ir menos ao shopping e usar mais seu dinheiro
em investimentos - como viagens de férias ou guardar na poupança.
Agora que ela tem consciência do quanto compra, sendo que um dos seus novos
objetivos é manter a casa mais organizada. Seu lema será: cada item no devido
lugar. Ela terá que fazer um exercício de desapego apesar de ser uma pessoa que
adora guardar objetos.
Mas ela entende que dedica muito tempo para manter a organização de suas
coisas, sendo que a maioria não tem utilidade.
Vimos diversos exemplos que envolvem organização e este é um dos principais
objetivos, por exemplo, se nos focamos apenas na organização do trabalho e
deixamos a nossa vida pessoal abandonada, isso pode ser prejudicial. É preciso
encontrar o equilíbrio.
Estes são alguns pontos que a Renata percebeu que precisa melhorar. Você
conseguiu pensar em algo que requer sua atenção para se manter mais
organizado?

Aula 3
Depois de acompanharmos várias situações do cotidiano da Renata, vamos
pensar em mais alternativas com as quais ela se sentirá mais produtiva e de fato
será mais produtiva?
Existem alguns gatilhos que podem nos ajudar tanto a reforçar novos hábitos
como melhorar nossa produtividade.
Por exemplo, o autor David Allen comenta em seu livro sobre o método GTD
(Getting Things Done) no qual as pessoas mais produtivas têm alguns truques
para ajudar a manter o ritmo. Por exemplo, ele gosta de praticar exercícios físicos,
então quando coloca sua roupa de praticar exercícios, ele se sente mais motivado
para treinar.
Quando ele não usa a roupa de academia, sente vontade de fazer outras coisas.
Ao perceber esses gatilhos, começou a usar a favor de sua estratégia para ser
mais produtivo ou manter seus hábitos em dia.
A Renata sentiu isso na prática quando precisou concluir suas tarefas do trabalho
em casa. Em vez de chegar em casa, tomar um banho, jantar e depois começar a
trabalhar, ela vai experimentar fazer o que é necessário e então realizar as outras
ações.
Percebeu como é simples? Lembre-se que tratamos da importância de encontrar
o equilíbrio e não focar apenas nas redes sociais e ignorar as coisas do trabalho
e vice-versa.
Outra situação que costuma deixar a Renata tensa, é quando ela precisa refazer
um logo. Talvez seja assim porque falta organização ou clareza das etapas
percorridas para a conclusão de todo esse processo.
Como podemos minimizar essa sensação? Uma alternativa é anotar as etapas
requeridas na criação de um novo logo, por exemplo:
  Pedir referências para o cliente;
 Checar quais mudanças a empresa está fazendo (missão, valores,
público...);
 Rascunhar;
 Enviar três opções para a escolha do cliente.
O cliente recebeu os três logos e respondeu que não gostou de nenhum. Então a
Renata rascunhou novas ideias, o que lhe causa a sensação de que as coisas
nunca terminam.
Então o que ela pode fazer? Ela pode experimentar mandar apenas um logo.
Vamos analisar: se ela enviar muitas opções, pode gerar incerteza no cliente que
tomará uma decisão baseado na dúvida. E quem garante que ele vai se manter
satisfeito por muito tempo?
Renata vai perder tempo, sem alcançar uma solução definitiva. Talvez o truque
para que Renata mantenha a sua produtividade alta seja testar mandar um logo.
Ela pode até rascunhar outras ideias, assim caso o cliente peça ajustes, seguirá
trabalhando nos outros modelos - em vez de criar novas opções e correr o risco de
desagradar o cliente várias vezes.
E você, consegue pensar em algum truque para melhorar a sua produtividade?
A Renata chegou na Apeperia com a intenção realizar todas as tarefas da sua
agenda e sair no horário certo. Assim, ela poderá ir tranquilamente para sua aula
de pintura. A intenção foi boa, mas na prática, ela não teve muito sucesso.
O telefone tocou enquanto ela estava elaborando uma proposta, quando um
cliente pediu uma informação urgente e ela parou suas atividades para atendê-lo.
E no momento em trabalhava nisso, uma colega do trabalho começou a contar
algo inesperado: foi pedida em casamento na noite anterior e estava tão
empolgada que nem se deu conta que a Renata estava ocupada.
Mas a Renata pensou: "Ah! Ela é minha amiga, deixa ela contar, não quero
parecer indiferente". O resultado foi:
 por um lado, a Renata se sentiu bem por escutar sua amiga sobre o pedido
de casamento;
 ela também pensou que era melhor responder o e-mail do cliente antes que
ele ligasse novamente.
De repente, o celular tocou e era tarde, porque o cliente estava cobrando a
resposta.
Distrações não se limitam às tecnológicas como notificações das redes sociais e
whatsapp. Muitas vezes o ambiente onde trabalhamos também pode nos distrair:
seja pelo barulho ou a presença de alguma pessoa, que esteja interessada em
conversar. Este pode ser o momento inapropriado para aquele diálogo.
A Renata achava que aquele acontecimento não tinha problema, afinal ela se
considera atenciosa, que gosta de estar com as pessoas, ouvi-las. Estas são
características positivas, mas quando ela está atarefada, é importante saber dosar
quais são as necessidades daquele momento, sem prejudicar seu trabalho e nem
comprometer sua relação com seus colegas.
Você sabe quais são as razões que nos levam às distrações?
Segundo autor do livro "O cérebro com foco e disciplina", Renato Alves, as
distrações podem acontecer por algumas razões:
 Preguiça;
 Desmotivação;
 Rotina entre outras.
Trazendo isso para a realidade da Renata, talvez ela se distraia porque a conversa
com as amigas faz parte da rotina do seu dia. Ou quando sua amiga contou a
novidade, ela estava com preguiça de responder o e-mail do cliente e, por isso, de
forma inconsciente pode ter pensado: "ótimo, vamos fazer uma pausa, afinal é
mais legal ouvir uma história da amiga do que trabalhar".
Quer ver outro tipo de distração?
Imagine que a Renata adora usar brincos, tem vários pares, de diferentes estilos e
modelos. Toda manhã ela se arruma para ir ao trabalho e a parte mais difícil
enquanto se arruma é a escolha de qual brinco ela vai usar. E então ela começa a
pensar em várias questões:
 Qual brinco combina mais com essa roupa?
 Já usei este muitas vezes.
 Qual brinco usei ontem mesmo?
 Esse não ficou bom, melhor escolher outro.
 Esse sim, gostei!
Todos os dias, há uma tomada de decisão que gera uma breve perda de tempo e
que desencadeia um processo de distração.
Talvez a Renata pense: “Mas é um tempo insignificante”. Possívelmente é
verdade, no entanto, não se trata apenas da questão do tempo, mas também o
desvio de atenção e a perda de foco, que deveriam estar destinados a objetivos
mais importantes.
Por exemplo, devido a essa tomada de decisão (ou distração), a Renata poderia
se esquecer de pegar o material do curso de pintura e isso sim, geraria uma perda
de tempo e prejuízo no seu dia, ao ter que voltar em casa para ou ir sem os
objetos necessários para aula.
Além do desgaste desnecessário de energia mental devido o pensamento de
“por que esqueci meu material? Sou muito desatenta”.
Perceba que a rotina da Renata é complexa, ela possui várias tarefas e rotinas
que demandam de sua atenção. Podemos concluir que ela precisa tomar várias
decisões durante o dia: da contratação de novos designers até a escolha do brinco
que vai usar.
Para a Renata tomar decisões mais assertivas é importante que ela mantenha seu
foco em alto nível, caso contrário ela sofrerá com os prejuízos das distrações, que
incluem a perda de tempo, o "retrabalho" e a baixa produtividade.
Parece que falar de distrações levou a Renata a observar mais o seu
comportamento no trabalho.
Acompanhar a timeline do seu Facebook e tomar café com os colegas são
algumas das coisas que gosta de fazer. É saudável e comum, mas a questão é:
com que regularidade ela faz isso? Se a resposta for "muito tempo" é hora de
tentar entender o que está por trás disso. Será que ela está cansada, desmotivada
ou já faz parte da rotina dela e, por isso, não vê problema em gastar tanto tempo
com essas atividades?
Neste caso, a sugestão para Renata é: Estabeleça um tempo para se dedicar a
essas outras tarefas. Talvez estabelecer que duas idas à copa para tomar café é o
suficiente, ela pode ir uma vez no período da manhã e outra, à tarde.
Em outros cursos da Alura, comentei que as notificações das redes sociais
podem ser grandes inimigos do foco porque sempre nos distrai, mas a Renata
entende que é importante não acessar seus perfis quando estiver fazendo alguma
tarefa da sua lista. Além disso, ela pode colocar o celular no silencioso quando
estiver trabalhando ou estudando.
Vamos imaginar como é a aula de pintura que ela frequenta. Renata precisa de
tranquilidade para se concentrar, mas isso se torna mais difícil com os avisos de
emails ou mensagens no whatsapp chegando.
Mas isso não significa que ela deva deixar de usar seu celular, mas ela pode
estabelecer períodos de acesso: antes do trabalho, no horário do almoço e à noite.
Pode ter dias em que a Renata se sinta sobrecarregada no trabalho e pense que
conversas com alguém pelo whatsapp pode ajudá-la a ficar mais disposta a voltar
ao trabalho.
O objetivo desse exemplo não é culpar totalmente as redes sociais e o celular,
mas sim demonstrar que podemos ter autocontrole e não usar esses recursos
como fugas do trabalho. Essa mudança vai exigir disciplina e pode requerer um
grande esforço.
Um dia a Renata estava cheia de pendências para resolver, era uma segunda-
feira complicada. Ela estava enfrentando uma semana com vários dias
compplicados. Problemas com os clientes, ajudar a sua equipe a trabalhar num
projeto complexo, definição de orçamento para o próximo semestre, integrar novos
profissionais no time e outras questões.
Sua fisionomia sempre expressava tensão, o que era natural, afinal ela se sentia
muito pressionada. Em um determinado momento ela falou com o seu time em um
tom de voz ríspido, demorou para dar algumas respostas importantes aos clientes.
Uma colega observou as atitudes da Renata e foi até sua sala para conversar:
 Renata, o que está acontecendo com você? Não te reconheço. Você é
sempre tão disposta, amigável, otimista… Respire fundo e conte até dez e
vai dar tudo certo”.
A iniciativa da amiga da Renata foi boa, é reconfortante receber alento quando nos
sentimos pressionados, mas será que contar até dez e respirar fundo é suficiente?
Podemos associar autocontrole com isso, mas o que a Renata deve fazer para
diminuir a tensão e tomar atitudes mais assertivas e, consequentemente, sentir-se
mais produtiva porque conseguiu resolver situações e problemas? Por mais que a
Renata saiba que é importante manter a tranquilidade, não descontar a raiva nos
demais, ela tem achado difícil evitar esse sentimento.
Isto não é algo que a Renata vai conseguir mudar do dia para a noite, mas a boa
notícia é que existem algumas ações que podem ser adotadas. Desta forma, ela
se manterá mais tranquila e, consequentemente, terá uma melhora na sua
produtividade, assertividade e na maneira como lida com a pressão e com os
problemas.
Para você, o que é ter autocontrole?
A Renata, por exemplo, considera a habilidade de "tomar as rédeas" das suas
emoções, em especial as mais fortes, como a raiva.
Certa vez, a Renata levou uma bronca da sua mãe e isso foi suficiente para que
ela se exaltasse e as duas discutissem. Este é um exemplo de ocasião na qual ela
se lembra de ter perdido o autocontrole, mas existiram outros vários.
A Renata entende que por mais que se sinta injustiçada, o ideal é manter a calma
e não piorar a situação. Na teoria faz muito sentido, mas na prática, ela tem
dificuldade em se controlar.
Outro exemplo de autocontrole lembrado por ela, foi quando precisou fazer uma
atividade, como revisar uma planilha de custos. Ela tentou manter o foco da tarefa
e vencer a vontade de acessar o seu Facebook ou mandar alguma mensagem.
Ela está exercendo seu autocontrole.
Mas o que acontece quando a Renata se sente sobrecarregada? Como ela pode
manter o autocontrole e focar no que precisa ser feito?
Dificilmente a Renata vai acordar um dia e pensar: "pronto! A partir de hoje serei
uma nova mulher, autocontrole será meu sobrenome. Não importa o que
acontecer, vou ser racional e focada".
Então ela deve exercitar o autocontrole e pensar em algumas metas que a
ajudará a enfrentar confrontos e crises nas relações pessoais e profissionais.
Assim ela conseguirá estabelecer um ambiente mental livre das pressões
profissionais e afetivas que normalmente orbitam a sua mente, criando
desequilíbrio e perda de foco.
Constantemente a Renata observa a maneira com que seus colegas de trabalho
fazem. O Alexandre é sempre disposto, se dá muito bem com a equipe e os
projetos apresentados são sempre elogiados pelos clientes e diretoria da
empresa.
A Camila que trabalha no Recursos Humanos é outro exemplo admirado por
Renata. Ela consegue fazer ótimas contratações, encontrar os candidatos ideias
para as vagas divulgadas.
Por meio dessas observações que a Renata faz em relação aos seus colegas de
trabalho, além da admiração, muitas vezes pensa: "eu gostaria de ser assim
também".
Mas como a Renata se sente pressionada em seu trabalho, sente que não é
capaz de se superar e de ser admirável como seus colegas.
Viver em sociedade é, de certa forma, viver em comparação. Mas
destacaremos um fator importante: quando nos comparamos a outra pessoa ou
fazemos comparações entre situações, surgem constatações, que quando mal
interpretadas podem gerar angústias, frustrações, irritações ou prazer.
A Renata precisa tomar cuidado quando se compara com outras pessoas, pois ela
pode experimentar sentimentos de desejo (como "eu queria ser como a Camila")
ou inveja ("o Alexandre se acha o melhor").
Mas as comparações também podem gerar sentimentos positivos como
 amor;
 compaixão;
  altruísmo;
 cooperação.
Fazer comparações é inevitável, mas ao prestar atenção sobre qual tipo de
sentimentos temos, pode deixar as coisas mais leves. Principalmente, se nosso
desejo é nos tornarmos pessoas melhores.

Aula 4
A Renata sempre escutou que a empatia é fundamental em nossos
relacionamentos, principalmente quando ela começou a ser líder de equipe.
Quando a Renata era mais jovem, as pessoas lhe diziam que era importante tratar
os outros da mesma forma como gostaria de ser tratada. Ela sempre tentou seguir
esse conselho e tentou tratar as pessoas da melhor maneira possível.
Vários profissionais estão sob a sua liderança na Apeperia e quando um se atrasa
ou não conclui alguma tarefa dentro do prazo esperado, por exemplo, antes de se
irritar ou dar alguma bronca, procura saber o que aconteceu e entender as
motivações daquela pessoa.
A Renata deve ser parabenizada! Tem vezes que ela acha que o profissional não
agiu bem, mas nem por isso ela é dura com a pessoa. Parece que ela está
conseguindo desenvolver bem o seu autocontrole.
Às vezes, ela perde um pouco a paciência com um profissional que sempre atrasa
as entregas, afinal Renata é um ser humano e está sujeita a ter altos e baixos.
Mas no geral, ela está se disciplinando cada vez mais para não ser explosiva ou
descontar nos outros quando se sente pressionada.
Então é nítido que a Renata busca ser uma pessoa dedicada, prestativa e
compreensiva.
Quando ela não consegue realizar alguma tarefa que foi delegada, às vezes,
descobre que nem todas as pessoas estão familiarizadas com a empatia.
Por exemplo, ontem a Renata precisava concluir uma lista de tarefas para o time
trabalhar durante as duas próximas semanas, mas ela não conseguiu terminar no
prazo proposto. Sabe o que aconteceu? Ela foi criticada duramente pelo seu
chefe.
Não tentaremos entender por que ele fez isso, nosso objetivo é que Renata
mantenha o foco e não ache que está sendo injustiçada, por sempre ter empatia
com o seu time.
Existe um dito popular que diz:
“Trate os outros como gostaria de ser tratado”.
E a Renata gostaria de acrescentar: “... mas não ache que todos vão retribuir”.
Destaco esse tipo de situação porque são coisas assim que podem desmotivar
nossa personagem. E o que acontece quando uma pessoa fica desmotivada?
Dentre outras coisas, a produtividade pode cair e isso é justamente o que a
Renata não espera que aconteça.
A Renata está determinada a sempre superar as expectativas dos seus clientes e
gosta de incentivar as pessoas do seu time a fazerem sempre o melhor porque
isso é importante para o cliente. Ela está certa em ter essa mentalidade! Todos
ganham:
 os profissionais ficam motivados a darem o seu melhor;
 os clientes ficam satisfeitos por receberem algo que supera suas
expectativas
 E a empresa fica feliz por ter seus clientes satisfeitos.
Consequentemente, aumentam-se as chances de que a Apeperia seja contratada
para novos projetos.
Mas o que acontece com a Renata se ela entrega um projeto e não recebe
nenhum comentário do cliente, nem de aprovação, nem de desaprovação? A
Renata fica profundamente decepcionada.
“Como assim o cliente não mandou nenhum feedback?”, pensa a Renata. Triste e
desmotivada, ela acaba refletindo na sua produtividade e percebe que leva mais
tempo para realizar as tarefas, deixa de responder aos clientes com tanto
entusiasmo e nem consegue motivar sua equipe com entusiasmo característico.
Para ajudar a Renata entender o que está por trás desse comportamento, tem
uma fala do Renato Alves, do seu livro "O cérebro com foco e disciplina" na qual é
dito o seguinte: “A origem do sofrimento está na necessidade de reconhecimento”.
Uma pessoa bem resolvida, que entrega um projeto convicto de que fez o seu
melhor, não tem necessidade de reconhecimento. Por isso ele não sofre.
Entenda: resistir à ânsia de ser reconhecido é um comportamento muito nobre e a
ideia aqui não é julgar a Renata, ela tem características que a torna uma
profissional muito boa, mas precisa melhorar em outros aspectos, como qualquer
um de nós.
Uma maneira adequada para trabalhar essa questão é que ela aprenda a
importância de não ceder à vaidade e ao reconhecimento. Se trabalhar focada nos
bastidores, garantindo que o melhor sempre seja feito, respeitando os limites das
pessoas e o seu próprio limite, ela terá mais sucesso porque entende que o
melhor foi feito.
Conforme a Renata incorpore essa filosofia na sua forma de trabalhar e na sua
maneira de ser, mais produtiva ela se sentirá e quem não quer se sentir assim?
Renata reservou um horário em sua agenda para jantar com uma amiga, mas
como ela ficou entretida com uma tarefa no trabalho, perdeu a hora. Um colega de
trabalho tem acompanhado essa mudança no comportamento da Renata, onde
ela busca criar listas, priorizar tarefas para aproveitar melhor o tempo e pensa:
“Nossa! Agora a rotina dela é apenas criar listas… E mesmo assim perdeu um
compromisso, ela se tornou escrava da agenda, mas ainda assim se esquece das
coisas. Isso não funciona.”
Será? Ele pode pensar isso porque não tem uma rotina parecida com a da Renata
ou porque ele consegue se autogerenciar de outra maneira. Cada um de nós
busca maneiras mais apropriada para lidar com as nossas questões. Mas como a
Renata vê sua mudança?
A cada etapa que avança, ela entende melhor que tudo o que temos aprendido por
esse curso faz com que seu cérebro se exercite, criando condições para que fique
livre para experimentar atividades mais interessantes, produtivas e criativas.
Agora ela pode se dedicar em atividades de seus interesses, por exemplo, a
pintura.
A Renata considera que os resultados têm sido muito positivos, mas que para ela
não virar refém de compromissos infindáveis e conquistar sua liberdade, ela
precisa se engajar na iniciativa.
Caso isso não aconteça, ela pode cair no "looping da autocrítica" que nos
desmotiva. Autocrítica só é positiva se nos leva ao desejo de melhorar, de nos
superar.
O que ela deve fazer para este sistema se tornar consistente, onde a mente dela
possa pensar e gerenciar informações em um nível mais elevado? Provavelmente
você respondeu revisar. Esta é a resposta certa!
A Renata precisa ter atitude para manter suas atividades no fluxo que a ajude a
manter-se organizada, sentindo-se mais produtiva também.
Se o calendário da Renata estiver certinho e a lista de tarefas for confiável, talvez
estes sejam os únicos materiais que ela precisa consultar com maior frequência.
Mas qual seria essa frequência? A cada dois dias ou três dias?
Se ela fizer uma revisão semanal pode esvaziar sua mente de novo e orientar
para as próximas semanas.
No começo do curso falamos das fases do gerenciamento do fluxo de trabalho,
lembra-se? Capturar, esclarecer, organizar e revisar todos seus compromissos
e intenções.
A produtividade não se restringe apenas a criar lista e nem a sua realização. Isso
é importante, mas a Renata não pode se esquecer que precisa estimular a sua
criatividade.
É comum as pessoas se julgarem sem criatividade, mas o David Allen falou algo
que considero relevante: “O desafio não é ser criativo, mas eliminar todas as
barreiras ao fluxo natural da nossa energia criativa”.
Transportando isso para a realidade da Renata, devemos buscar sair da rotina,
ainda seja preciso realizar tarefas repetitivas durante o dia. O importante é que ela
tenha novas ideias: “Só eu quem falo nas reuniões com a equipe, agora vou abrir
espaço para eles se expressarem também. Comentarem o que lhes pareceu bom
e algo que não foi tão legal.”
Observe que nesse exemplo, ela manteve a reunião, mas alterou a forma como é
feita.
A ideia é despertar vários momentos “arrá!” na Renata. Isso significa que ela
conseguiu externalizar seu pensamento e refletir sobre ele, isso é um indicador de
que o processo do fluxo de gerenciamento de trabalho está se tornando mais
natural.

Aula 5
A Renata aprendeu bastante e acha que ao colocar em prática tudo o que vimos
até aqui, vai conseguir se manter mais produtiva, organizada e terá tempo para se
dedicar às coisas que gosta de fazer fora do horário de trabalho.
No entanto, ela tem alguns picos na Apeperia que a faz sentir que quanto mais
trabalha, mais coisas têm para fazer e isso faz com que ela se sinta esgotada.
Às vezes, a Apeperia ganha várias concorrências e Renata fica sobrecarregada.
Em outros dias, as coisas são mais tranquilas.
Quando tudo está sob controle, fica fácil para ela manter a energia elevada, tudo
fica devidamente anotado e organizado, mas e quando acontece essa explosão de
trabalho?
Geralmente, nestas situações, a Renata estende as horas de trabalho, então em
vez de ficar 8 horas, ela precisa ficar 10, 11 ou até 12 horas. Ainda que esse
esforço possa parecer justificável, vale a pena lembrar que a energia da Renata é
esgotável. Ela deve ser cuidadosa sobre isso.
Além de tentar manter a calma, existem alguns hábitos que se ela praticar, podem
ajudá-la a recarregar sua energia. Ela poderá também fortalecer a sua resistência
física, emocional e mental.
Quando falamos em energia física, a Renata logo pensa que precisa fazer mais
atividades físicas para melhorar seu condicionamento e está correta sobre o
assunto. Existem outras opções?
Ela dorme cinco horas por noite e já percebeu que ao dormir sete ou oito horas,
seu dia é mais produtivo e ela se sente mais disposta. Então ela vai buscar dormir
mais para se sentir com um alto nível de energia.
Um dos primeiros itens que a Renata risca da sua lista de prioridade quando está
com muita coisa para fazer é o sono. “Não tenho tempo para o dormir” é uma das
frases que a Renata mais diz quando está muito atarefada. É melhor ela ficar
alerta e rever este aspecto.
Talvez a Renata diga que "não adianta, não consigo dormir cedo!"
Pense nas ocasiões em que você precisava dormir, porque sabe que está tarde e
no dia seguinte acordará cedo. Isso acontece frequentemente com a Renata e ela
fica pensando: "não sinto sono, como vou dormir?" Ela pode não sentir sono, mas
tem alguns truques que mudam esse cenário.
Se sempre nos deitarmos na cama pensando que será difícil dormir, nosso
cérebro só pensará nisso. Desta forma, o ideal é praticarmos alguma atividade
relaxante, por exemplo:
 Ler um livro;
 Praticar meditação;
 Escutar uma música agradável;
 Escrever um diário.
Neste momento, o mais importante é fazer algo que lhe dê prazer e desvie o foco
da falta de sono. O momento ideal para se aproximar da cama é quando o sono
começar a chegar. Vale a pena lembrar que o contato com telas de TV, celulares,
tablets, são pouco recomendáveis pois a luz emitida pelos dispositivos atrapalha a
produção dos hormônios e facilitam o início do sono.
O objetivo é informar ao nosso cérebro que ele deve adormecer. Mas Renata
está cética, desconfia que pode ajudá-la, porque costuma dormir mais horas no
fim de semana para compensar o cansaço e acredita que isso ajudará a manter o
sono regulado. Mas será que isso é saudável?
Esta forma de tentar compensar o sono não é recomendada pois altera o nosso
metabolismo e a produção de hormônios. A Renata precisa ter clareza sobre o que
é prioritário e encarar o sono como uma rotina, da mesma forma como nos
alimentamos bem e praticamos exercícios.
Dito isso, Renata vai tentar se adaptar a essas novas rotinas e melhorar seu sono.
Ela vai experimentar várias estratégias: da pintura à escrita de um diário. No caso
extremo, se depois de tentar tudo isso, ela ainda não conseguir dormir melhor,
pode considerar procurar um especialista e ver se ela consegue melhorar esta
situação.
Você já pensou nos "truques" que vimos durante este curso e podem ser
adotadas?
A Renata tentou fazer o exercício, então começou a rascunhar em uma folha
algumas ideias para experimentar.
Ela pensou por alguns instantes e depois, não teve mais ideias. Então ela
aproveitou que alguns colegas estavam conversando no refeitório e perguntou:
"estou buscando maneiras diferentes para lidar com as minhas tarefas do dia a
dia. Meu objetivo é melhorar a minha produtividade. Pensei em alguns truques,
mas preciso de mais opções. Vocês podem me ajudar?"
Em seguida, ela leu para os colegas os itens anotados:
 Listas de tarefas;
 Fazer pequenos intervalos antes de começar novas tarefas;
 Definir períodos para checar e-mails;
 Criar recompensas após completar as listas.
Você tem alguma técnica ou "truque" que te ajude a manter o foco e melhorar a
sua produtividade - sem refletir se faz sentido ou não. Às vezes algo que me ajuda
não faz tanto efeito com outra pessoa, minha sugestão é que você experimente o
que te faz mais sentido.
O Fábio disse que costuma deixar o celular no modo avião e desativa a internet
por 30 minutos todos os dias. Ele acha que isso o ajuda a controlar a
compulsividade de olhar suas redes sociais e e-mails continuamente. Já Maria
prefere não ter um local fixo no trabalho, trabalhar em diferentes ambientes parece
ajudá-la a focar.
A Patrícia teve que aprender a dizer não, este aprendizado foi fundamental
porque ela teve a chance de entender que não precisava justificar. Ela mantém a
cordialidade nestas situações e mesmo que as pessoas não gostem da sua
negativa, ela prefere ser transparente e evita se comprometer com situações que
serão insatisfatórias.
Enquanto a Patrícia apenas respondia "sim" para todas as solicitações, ela se
sentia exausta, sem conseguir finalizar suas tarefas. Foi então que ela entendeu o
poder do não.
O Lucas também disse algo interessante: pense no seu tempo livre. Quem termina
tudo no prazo certo tem mais tempo livre. Portanto, as recompensas que você
anotou na lista podem te ajudar a não cair em tentações, como procrastinar na
conclusão do trabalho. Desta forma, você poderá aproveitar melhor os momentos
saudáveis, como ir ao parque, se reunir com seus amigos ou dedicar mais tempo
à sua família, por exemplo.
A Maria lembrou de algo que a ajuda a manter sua produtividade sempre elevada:
Beba muita água. Tomar um copo de água assim que acorda. Com esse simples
hábito, você aumenta o metabolismo e consegue ser mais produtivo pela manhã.
Além disso, quem bebe água durante o dia sente menos fome e reduz a chance
de contrair doenças. E quanto maior a quantidade de água você beber, mais faz
pausas para o banheiro – e com isso, você se levanta e movimenta o corpo, dá
aquele break para seu cérebro e quando voltar para a tarefa vai se sentir mais
leve.
Após anotar aquelas dicas, a Renata perguntou se o Rafael tinha alguma
sugestão para compartilhar. Então ele sugeriu: "as pessoas acham exagero na
preocupação com a alimentação, mas já que todo mundo está falando, vou
compartilhar meus truques também. Não exagere no almoço. Faça isso mais
pela produtividade, do que pela estética ou saúde. Observe que quando você
ingere uma quantidade maior de alimento no almoço, a sua produtividade cai
durante a tarde.
Lembre-se de dar preferência às verduras, aos vegetais e não exagere na
proteína. Quantas dicas legais a Renata captou por meio dessa breve conversa
com os colegas.
Você pode experimentar essa prática também: anote as práticas que você quer
adotar e quando as ideias esgotarem, pergunte para seus amigos, por exemplo.
Você pode deixar um bloco de notas reservado no celular para anotar as ideias
que recebe ou tem durante o dia.

Parabéns! Fico feliz que você tenha chegado ao fim desse curso, espero que você
tenha aprendido bastante e melhorado a sua produtividade. Agora faremos uma
previsão sobre os principais aspectos discutidos durante este curso.
Nós conhecemos a história da Renata, durante os altos e baixos de sua vida. No
entanto, apesar de se sentir perdida em algumas situações, com a sensação de
esgotamento, ela buscou maneiras de melhorar sua forma de trabalhar.
Um dos temas abordados foi a importancia de assumirmos o controle e tormarmos
as "rédeas de nossas vidas". Muitas vezes, automatizamos nossa vida de uma
forma sem nos darmos conta de que algo pode ser feito de outra forma, quando
temos consciência de que algo pode ser melhorado , nos apropriamos de uma
consciência e buscamos alternativas para lidar com isso.
Nós vimos a importância do Gerenciamento do fluxo de trabalho, e evitar o fato
de iniciarmos tarefas com muita frequência. Para evitarmos o processo de "muita
iniciativa e pouco acabativa", lembre-se das seguintes etapas:
 Capturar;
 Esclarecer;
 Organizar;
 Revisar.
Estas etapas nos ajudam no processo de organização. Para evitarmos a sensação
de esquecimento e liberarmos a mente para pensar em outros temas, evitando
esquEcimentos. Nós podemos também experimentar alguns recursos como:
 Bloco de anotações;
 Cadernos;
 Agenda.
Essas ferramentas - eletrônicas ou manuais - têm um papel importante no
melhoramento da organização. E quando temos muitas tarefas, por onde
começamos? A dica é: se a ação puder ser concluída em menos de dois
minutos, faça naquele momento! Caso leve mais tempo para ser executada,
devemos delegá-la ou reprogramá-la para a realização em outro momento.
Falamos do papel fundamental da disciplina, caso contrário, fazer cursos ou
experimentar novas ferramentas é irrelevante. Se desejamos mudar algum hábito
precisamos ficar atentos e nos "policiar".
Utilize a disciplina a seu favor.
Revisar também é fundamental, começamos a criar inúmeras listas, mas sem
avaliar o que foi feito ou não, podemos deixar coisas sem continuidade. É
justamente isso que queremos evitar.
As revisões podem ser diárias ou semanais, assim saberemos o que podemos
fazer naquele dia ou na semana, conseguiremos mudar nossos planos quando
acontece uma solicitação nova, apareça um projeto novo. Quando surge uma
nova demanda, estamos preparados para remanejarmos a nossa agenda, essa
revisão também nos ajudará a reduzir a ansiedade e a incerteza sobre o dia
seguinte acabará com a adoção da manutenção das listas de tarefas.
Falamos também sobre a distração, que tem um papel fundamental quando
pensamos em produtividade. A preguiça, a rotina e desmotivação podem ser
elementos que nos fazem perder a vontade as coisas. Às vezes é mais
interessante conversar com um amigo do que terminar um relatório. Porém, para a
empresa, o que tem maior relevância?
Nós precisamos levar em consideração que as distrações podem ser saudáveis,
porque fazemos algo que nos relaxa, mas será positivo apenas se retomarmos a
tarefa em seguida. Se usamos como subterfúgio para esquecermos a vida, a
situação pode ficar complicada.
Falamos sobre prejuízos com:
 Perda de tempo;
 Retrabalho;
 Baixa produtividade.
Estes são grandes vilões das distrações, se você passa muito tempo olhando para
o celular, se está fazendo outras coisas que não precisam ser feitas naquele
momento, esteja consciente que isso pode prejudicar sua produtividade.
Outro assunto tratado foi sobre o pouco tempo dedicado ao descanso. Muitas
pessoas argumentam que sentem dificuldade em dormir, mas existem truques que
podem melhorar o sono das pessoas. Por exemplo, tirar o foco do problema
"insônia" pode ajudar o cérebro a deixar de pensar na falta de sono. Vimos que
existem alguns recursos que nos ajudam a tirar esse foco:
 ler um livro;
 meditar;
 ouvir uma música relaxante;
 escrever um diário.
Estas são algumas ferramentas que contribuem a baixar a agitação e nos permita
dormir melhor, porque nosso dia estará cheio no dia seguinte.
Espero que você tenha gostado do curso, coloque tudo em prática, lembrando que
você pode deixar sua avaliação. Vou ficar contente se você deixar o seu feedback,
isto ajuda tanto a mim com a equipe da Alura para criarmos conteúdo do seu
agrado, cada vez mais úteis. Muito obrigada, e nos encontraremos num próximo
curso!