gestão empresarial
Organização, Sistemas e Métodos
Sistemas de
Informações Gerenciais
2
Organização, Sistemas
e Métodos
Sistemas de
Informações Gerenciais
Objetivos da Unidade de aprendizagem
Ao final da Unidade o aluno deverá ser capaz de com-
preender o processo decisório em uma organização, uti-
lizando o sistema de informações gerenciais.
Competências
Visualizar a abordagem sistêmica dentro de uma orga-
nização.
Habilidades
Identificar sistemas e subsistemas em empresas; tomar
decisões em função das informações disponíveis no sis-
tema de informações gerenciais.
Apresentação
A teoria de sistemas vista na UA anterior é aplicada aqui.
Você vai ver o que é um sistema de informações geren-
ciais, que é um sistema utilizado para a tomada de deci-
são. Ele é de grande importância, pois as decisões podem
mudar o rumo de uma organização. Você verá também
quais são as fases de um processo decisório, isto é, a de-
cisão passa por várias fazes para que ela seja a melhor
possível. Nunca sabemos se a nossa decisão é a melhor,
pois as consequências dela é que vão dizer. No entanto,
precisamos nos precaver de que a chance de que ela es-
teja errada seja a menor possível. Sendo assim, a fidelida-
de das informações são importantíssimas, pois, com in-
formações erradas, certamente, as decisões serão ruins.
Bons estudos nesta Unidade!
Para Começar
Na UA anterior você viu o que são sistemas e como iden-
tificá-los.
O que é mesmo um sistema? Responda e anote.
Viu também o conceito de entrada, transformação e
saída. Estes conceitos você vai utilizar em sistemas de
informações gerenciais, tema desta UA.
Agora que você já é capaz de identificar sistemas, você
acha que uma empresa é um sistema?
Figura 1.
Representação de
uma empresa.
Observe no contexto da Figura 1, os compartimentos, as máquinas, as
pessoas e um monte de outras coisas. Será que isso é um sistema?
Vejamos.
A resposta que você anotou logo acima deve ser parecida com essa,
que é o conceito de sistema visto na UA 1.
Conceito
Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdepen-
dentes, que conjuntamente, formam um todo unitário com
determinado objeto e efetuam função específica.
A Figura 1, que representa uma empresa, tem um conjunto de partes que
interagem e tem um objetivo comum, que é o lucro. Portanto, uma em-
presa é um sistema.
As várias partes da empresa são subsistemas, pois estas partes, vistas
isoladamente, obedecem à mesma definição de sistema.
Dica
Uma empresa é um sistema. As várias partes da empresa
são subsistemas.
Fundamentos
As empresas estão em todo momento tomando decisões, pois sua sobre-
vivência requer que os executivos estejam sempre analisando a situação
em que ela se encontra e decidir que rumo tomar. Estas decisões podem
levá-las a ampliar ou diminuir sua atividade, ou, talvez, fechar ou ser ven-
dida para outro grupo.
Mas como tomar essas decisões?
Na vida particular de cada um de nós, frequentemente, temos que to-
mar decisões.
Muitas vezes tomamos decisões por impulso, sem uma análise correta
e erramos e, depois, nos arrependemos.
Organização, Sistemas e Métodos / UA 02 Sistemas de Informações Gerenciais 4
Nas empresas isso não pode acontecer porque, muitas vezes, um erro
pode ser desastroso e irremediável. As decisões em uma empresa devem
ser tomadas com muito critério, pois seu futuro está em jogo.
É de bom senso imaginar que uma decisão só pode ser tomada, base-
ada em informações.
Por exemplo, por que alguém tomaria a decisão de tirar seu filho de
uma escola?
Ao ver que seu filho não apresenta um bom aprendizado, ele vai come-
çar a tirar informações sobre a escola. Essas informações podem revelar,
por exemplo, que seus professores não estão em um nível de formação
adequado, que o material didático não é bom, que seu filho não anda em
boas companhias etc. Essas são informações que fazem com que ele con-
clua que essa escola não é boa para seu filho e decide tirá-lo.
Essa decisão foi baseada em informações.
Digamos que essas informações tenham sido colhidas pelo irmão
mais velho.
Em uma empresa, ele seria equivalente ao nível intermediário e o pai a
alta administração.
Então são as informações que chegam de baixo para cima que levam a
alta administração a tomar decisões.
Portanto:
Atenção
São as informações disponibilizadas à alta administração que
definem o destino de uma empresa.
Imagine que uma empresa recebe informações de que suas vendas caí-
ram. Em função dessa informação ela precisa tomar alguma decisão. Tal-
vez diminuir o preço do produto ou investir para melhorar a qualidade.
Veja que ela toma uma decisão baseada em informações vindas de algum
lugar. É o que veremos a seguir.
Antes, porém, precisamos de algumas definições importantes.
1. Definições importantes
Inicialmente, você precisa saber algumas definições importantes: dados,
informação e conhecimento.
Stair (2002) define estes três elementos da seguinte forma:
→→ Dados consistem em fatos não trabalhados;
Organização, Sistemas e Métodos / UA 02 Sistemas de Informações Gerenciais 5
→→ Informação é uma coleção de fatos organizados de modo que adqui-
rem um valor adicional além do valor dos próprios fatos;
→→ Conhecimento, por sua vez, representa a percepção e a compreen-
são de um conjunto de informações e de como estas informações
podem ser úteis para uma tarefa específica.
O conceito de dados e informação pode ser ilustrado na seguinte situa-
ção, por exemplo, você se pesa em uma farmácia e observa o valor regis-
trado na balança. Isso é um dado.
Se você se pesa cinco vezes e percebe que seu peso está aumentando
isso é uma informação, pois ela tem um significado e serve de alerta para
que você pense em fazer uma dieta.
Outro exemplo, se você tem o hábito de ir ao supermercado e anotar
os preços dos produtos em um caderno, então você tem um sistema de
informações: o caderno.
Os preços são os dados.
Quando você analisa o caderno e vê que determinado supermercado
está subindo muito os preços, você tem uma informação: o supermercado
X está muito caro.
Você transformou dado em informação.
Essa transformação, chamaremos de: sistema de informação.
Portanto:
Conceito
Sistema de informação é um sistema que transforma dado
em informação.
Entram dados no sistema e sai informação.
Em uma organização todos os dados que entram devem ser armazenados
e processados de forma que sua recuperação para análise possa ser feita
de forma eficiente. O responsável por todo este processo é chamado de
sistema de informações. Ele serve de apoio às funções operacionais e ge-
renciais para a tomada de decisão em uma organização. (CRUZ Jr, 2003)
O sistema de informações atua em três níveis hierárquicos em
uma organização:
→→ Nível operacional: o nível operacional de uma organização é o
responsável pelas operações de rotina. O sistema de informações
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fornece as informações necessárias para que estas operações se-
jam feitas;
→→ Nível tático: o nível tático supervisiona e coordena as operações. O
sistema de informações fornece as informações para que elas sejam
executadas de forma satisfatória;
→→ Nível estratégico: no nível estratégico o sistema de informações
fornece as informações para que a alocação de recursos seja feita
de forma adequada para atingir os objetivos organizacionais.
Um sistema de informações tem como componentes: informações, pes-
soas, equipamentos e métodos de trabalho.
A literatura estabelece a seguinte tipologia dos sistemas de informação:
→→ Sistemas processadores de transações (SPT);
→→ Sistemas de informações gerenciais (SIG);
→→ Sistemas de apoio à decisão (SAD);
→→ Sistemas especialistas (SE).
Sistemas processadores de transações (SPT)
Estes sistemas foram desenvolvidos para agilizar o processamento das
atividades e reduzir custos desenvolvendo a automação de rotinas. O sis-
tema atende diversas áreas funcionais. Ele coleta e armazena os dados,
organiza-os, disponibiliza-os para consulta e gera relatórios.
Sistemas de informações gerenciais (SIG)
Uma organização pode ter diversos sistemas processadores de transação.
O sistema de informações gerenciais tem por objetivo integrar os diversos
sistemas processadores de transação provenientes de vários setores, sin-
tetizando as informações de forma a ajudar os administradores em suas
decisões de forma rápida e segura.
Dessa forma, integrando os sistemas, ele transforma os dados em in-
formações. Essas informações são utilizadas no planejamento operacio-
nal, tático e estratégico. Os gerentes utilizam estas informações e os rela-
tórios gerados para comparar o desempenho da organização com o que
foi planejado. O SIG será visto com detalhes mais adiante.
Sistemas de apoio à decisão (SAD)
Muitas vezes as informações produzidas pelos sistemas de informações
gerenciais não são suficientes para tomar decisões. Nesse caso é neces-
sário trabalhar com as informações laçando mão da matemática e da
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estatística. O sistema de apoio à decisão é esse conjunto de técnicas asso-
ciadas às informações provenientes do sistema de informações gerenciais.
Sistemas especialistas (SE)
Os sistemas especialistas são sistemas que têm a capacidade de tirar con-
clusões e dar sugestões. Ele trabalha como um profissional especialista.
Eles armazenam e disseminam conhecimento e experiências que uma
pessoa especialista tem em alguma área do conhecimento.
O conhecimento que o sistema especialista tem pode ser repetido para
pessoas com menos experiência de forma que elas possam resolver pro-
blemas que ainda não estão ao seu alcance. Utilizam mecanismos de in-
ferência integrados às bases de conhecimento para resolver problemas,
podendo incluir ou excluir novos conhecimentos.
Por outro lado, estes sistemas são limitados. Todas as soluções dos pro-
blemas devem ser estruturadas e armazenadas no sistema (STAIR, 2002).
A Figura 2, mostras esses conceitos de forma esquemática.
Figura 2. Sistema matemática
de informações estatística
gerenciais e sistema
de apoio à decisão.
+
Fonte: adaptado
de Menezes (2005).
dados SIG informação SAD decisão
Esta Unidade vai se preocupar essencialmente com o sistema de informa-
ções gerenciais (SIG).
Você entendeu como o SIG se encaixa dentro do processo decisório?
2. Sistema de informações gerenciais
Segundo Stair (2002), um sistema de informações gerenciais é um agrupa-
mento organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispo-
sitivos usados para oferecer informações de rotina aos administradores e
tomadores de decisões.
Cruz (2000) afirma que os sistemas de informações gerenciais são con-
cebidos para que as organizações possam ter segurança no seu processo
administrativo. A utilização dos seus dados é necessária para que as orga-
nizações continuem produzindo e, quando esses dados são transforma-
dos em informações, servirão de apoio às decisões dos executores.
Oliveira (2010) define sistema de informações gerenciais como o pro-
cesso de transformação de dados em informações que serão utilizadas
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na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação
administrativa para otimizar os resultados esperados.
Portanto, a ideia do SIG é transformar dados em informações que se-
rão utilizadas para a tomada de decisões.
Figura 3. Esquema
de um sistema
de informações
gerenciais. sistema de
Fonte: autor. dados informação decisão
informação
SIG
A Figura 3 mostra o esquema do sistema de informações gerenciais e sua
relação com a decisão.
Observa-se que os dados entram no sistema de informação, são pro-
cessados em um computador ou, em casos mais simples, pelo próprio
cérebro de quem está trabalhando. Este processamento gera uma infor-
mação que será utilizada para se tomar uma decisão.
As decisões podem ser em várias esferas. Podem ser coisas simples,
corriqueiras, como comprar ou não um equipamento; ou decisões impor-
tantes como ampliar ou fechar uma empresa.
Por exemplo, se você é o chefe de sua família e um filho seu chega com
a informação de que o supermercado X está muito caro e o supermercado
Y está abaixando os preços, você pode decidir não comprar mais no X e,
sim, no Y. Este é um exemplo doméstico, mas uma empresa segue a mes-
ma lógica em se tratando de seus fornecedores. Ela pode trocar de forne-
cedores da mesma forma que o chefe de família troca de supermercado.
Esse sistema que é composto por você, sua família, caderno, calculado-
ra etc.; é um sistema de informações gerenciais, pois entrou uma informa-
ção e saiu uma decisão.
Nas empresas é assim. Como foi dito anteriormente, uma empresa
pode decidir ampliar suas atividades baseadas em informações obtidas
que favorecem esta ampliação. É o SIG que decide sobre essa questão.
Se o SIG não estiver bem estruturado, as empresas podem tomar deci-
sões equivocadas, comprometendo seu futuro.
A Figura 4 mostra um esquema de fluxo de informações para a tomada
de decisão.
Organização, Sistemas e Métodos / UA 02 Sistemas de Informações Gerenciais 9
Figura 4. Esquema resultados
de fluxo de
informações para a
tomada de decisão.
ações
decisões
controle e avaliação
informação
tratamento
dados
2.1. Importância de um SIG
Como já foi visto, o SIG ocupa grande importância no processo decisório
de uma empresa.
Segundo Oliveira (2010) pode-se afirmar que os sistemas de informa-
ções gerenciais podem, sob determinadas condições, trazer os seguintes
benefícios para as empresas:
→→ Reduzir custos operacionais, pois se tem informações mais rápidas
e precisas;
→→ Melhoria no acesso às informações: o sistema facilita este acesso;
→→ Aumentar a produtividade por ter informações mais confiáveis
e rapidamente;
→→ Melhoria dos serviços realizados e oferecidos;
→→ Melhoria no processo de tomada de decisões, por meio do forneci-
mento de informações mais rápidas e precisas;
→→ Estímulo para maior integração entre os tomadores de decisão pois
a decisão está ligada à informação;
→→ Fornecimento de melhores projeções e análise dos efeitos das de-
cisões pois as decisões sempre estão aliadas a novas informações;
Organização, Sistemas e Métodos / UA 02 Sistemas de Informações Gerenciais 10
→→ Melhoria na estrutura organizacional e nos métodos administrativos.
Para facilitar o fluxo de informações para construir um bom SIG a es-
trutura organizacional tem que ser melhorada;
→→ Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para
aqueles que entendem e controlam o sistema – isso porque informa-
ção representa poder;
→→ Redução do grau de centralização de decisões na empresa isso por-
que o acesso à informação é mais fácil;
→→ Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimen-
tos não previstos, porque com informações mais rápidas e precisas
é mais fácil reagir.
É evidente que o SIG traz muitos benefícios pontuais como os citados aci-
ma. Resumindo todos eles, podemos concluir que o SIG melhora o desem-
penho da organização.
Para que o SIG sirva de suporte para esta melhoria no desempenho, ele
tem que ser composto por várias áreas funcionais. Oliveira (2010) cita as
seguintes áreas funcionais:
→→ Administração de marketing: informa o grau de satisfação do cliente;
→→ Administração da produção: fornece o índice de produtividade no
processo de produção;
→→ Administração financeira: o capital disponível para negociar pa-
gamentos;
→→ Administração de materiais: a quantidade de matéria prima
em estoque;
→→ Administração recursos humanos: quantidade de faltas e atrasos;
→→ Administração de serviços: frequência de utilização do serviço de
pós-venda;
→→ Gestão empresarial: lucratividade da empresa.
Os sistemas de informação geram relatórios sobre várias áreas da empre-
sa. Entre elas, podemos destacar:
→→ Marketing: dá informações de mercado como: aceitação do produto
ou serviço pelo cliente, nível de vendas, possibilidades de aumentar
a fatia de mercado;
→→ Produção/operações: fornece o índice de produtividade no proces-
so de produção e das operações;
→→ Finanças: reflete a saúde financeira da empresa;
→→ Contabilidade: dá uma visão do fluxo de caixa;
Organização, Sistemas e Métodos / UA 02 Sistemas de Informações Gerenciais 11
→→ Administração de recursos humanos: mostra o funcionamento
dos recursos humanos de uma forma geral e indica se há necessida-
des de mudanças.
As decisões devem ser tomadas com base nos relatórios. Entretanto, elas
devem seguir um critério, uma espécie de roteiro.
3. O processo decisório
A tomada de decisão precisa ser criteriosa para que não haja atropelos.
Decisões erradas podem custar caro às empresas.
3.1. Fases de um processo decisório
1. Disponível em: As decisões passam por várias fases descritas a seguir:1
<[Link]
[Link].
br/tutoriais/ →→ Identificar o problema;
lucineiagomes / →→ Analisar o problema;
[Link]#>. →→ Estabelecer soluções alternativas;
Acesso em 20
set. 2011.
→→ Analisar e comparação das soluções alternativas;
→→ Avaliar a alternativa selecionada;
→→ Selecionar as alternativas mais adequadas;
→→ Implantar alternativa selecionada.
Como já vimos, o SIG pode atuar nos três níveis da organização: estraté-
gico, tático e operacional.
As decisões também ocorrem nestes níveis.
As decisões operacionais são as decisões tomadas no dia a dia. Por
exemplo, quando falta, inesperadamente um funcionário. O que fazer?
No nível tático são decisões um pouco mais importantes e que po-
dem afetar a produtividade da empresa como, por exemplo, a falta de
matéria-prima.
As decisões mais importantes ficam ao nível estratégico que muda o
destino da empresa como, por exemplo, emitir ações no mercado.
As decisões estratégicas, que são tomadas pela alta administração, po-
dem ter importantes consequências como:
→→ Modificar ou retirar um produto ou serviço do mercado;
→→ Alterar o preço do seu produto ou serviço;
→→ Trocar de fornecedor de matéria prima;
→→ Contratar novos funcionários;
→→ Melhorar a qualidade de seu produto ou serviço;
→→ Outros tipos de decisão.
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Como você pode observar:
Dica
Os rumos de uma empresa podem ser profundamente alte-
rado em função de decisões com base no sistema de infor-
mações gerenciais.
Portanto, a empresa deve dar muita importância ao seu sistema de in-
formações gerenciais para que ela possa caminhar em um rumo certo
conforme seu planejamento.
Papo Técnico
Uma empresa sobrevive das decisões tomadas por ela. Por-
tanto, as informações que a gerência recebe deve ser o mais
precisa e confiável possível.
Organização, Sistemas e Métodos / UA 02 Sistemas de Informações Gerenciais 13
antena
parabólica
Governo amplia sistema de informações nos portos,
aeroportos e fronteiras1
O Sistema de Informações Gerenciais de Importação e
1. Ministério da
Agricultura - http:// Exportação (SIGVIG) do Ministério da Agricultura, Pecu-
[Link]. ária e Abastecimento registrou crescimento no número
br/comunicacao/
de operações desde o início da sua implantação, no ano
noticias/2011/07/
novo-sistema-facilita- passado. Em janeiro de 2011, o uso obrigatório do siste-
fluxo-de-produtos- ma tornou-se obrigatório. O banco de dados informati-
agropecuarios.
zado gerencia as informações relativas ao recebimento e
Acesso em 17
dez. 2016. envio de produtos e insumos agropecuários.
Até o dia 25 de julho, aproximadamente 118 mil proces-
sos haviam sido formalizados dentro do programa, que já
está em funcionamento em 15 pontos do Brasil, entre por-
tos, aeroportos, postos de fronteiras e aduanas especiais.
No porto de Santos – onde o SIGVIG foi instalado de forma
opcional em agosto de 2010 – mais de 50 mil formulários
já foram encaminhados pela internet neste ano.
“Em novembro do ano passado, já estávamos com
50% das operações dentro do modelo eletrônico, que
trouxe ganhos como o acompanhamento online dos
requerimentos e a unificação de procedimentos para a
coordenação de todos os locais de fiscalização”, avalia
o chefe do Serviço de Vigilância Agropecuária (SVA) do
porto de Santos, Daniel Rocha.
O programa está sendo implantado por módulos e as
próximas etapas preveem a utilização da certificação di-
gital na fiscalização. O mecanismo será adotado para ba-
gagens de passageiros em aeroportos e portos, na emis-
são de termos e certificados fitossanitários e no controle
de produtos de madeira e de animais de companhia.
“Os números comprovam que o sistema funciona e
atende às nossas necessidades. O SIGVIG oferece se-
gurança, transparência e ganho gerencial. O próximo
desafio será integrá-lo com outros sistemas da Secre-
tária de Defesa Agropecuária”, salienta a fiscal federal
agropecuária da Coordenação-geral do Vigiagro, Rogéria
Oliveira Conceição.
A estimativa do Vigiagro é alcançar 250 mil procedi-
mentos pela internet até o final de 2011 e estender o novo
sistema às 71 unidades do serviço. Nos locais onde a fer-
ramenta ainda não está disponível, o procedimento ainda
é feito em formulários de papel, na forma convencional.
Saiba mais
O SIGVIG é utilizado no gerenciamento e controle do re-
cebimento, envio das informações relativas à fiscalização
das mercadorias importadas e exportadas por meio dos
portos, aeroportos e fronteiras, com um cadastro único
dos estabelecimentos, representantes autorizados e de
requerimentos de importação e exportação com seus
respectivos termos.
Atualmente, o sistema está em funcionamento em
Santos (SP), Paranaguá (PR), Rio Grande (RS), Chuí (RS),
Itajaí (SC), Navegantes (SC), Foz do Iguaçu (PR), Rio de Ja-
neiro (RJ), Nova Iguaçu (RJ), Resende (RJ), Corumbá (MS),
Mundo Novo (MS), Itaguaí (RJ), Vitória (ES) e Dionísio
Cerqueira (SC).
Dependendo da sua origem e/ou destino, cada produ-
to tem requisitos específicos para importação e exporta-
ção. O sistema fornece essa informação em tempo real
aos interessados, que podem fazer o requerimento de
fiscalização via internet.
Os dados estatísticos armazenados são utilizados para
o gerenciamento dos procedimentos de controle do trân-
sito internacional de produtos e insumos agropecuários.
E agora, José?
Nesta Unidade você viu a aplicação da Teoria de Siste-
mas em uma empresa. Viu também o que é sistema de
informação (SI), sistema de informações gerenciais (SIG),
sua importância e o processo decisório de uma empresa.
Será que você achou o SIG importante mesmo? Você
acha que uma empresa pode passar sem ele?
Pense sobre isto. Observe em seu trabalho.
Na próxima Unidade estudaremos Gestão de Pro-
cessos. Veja como o sistema de informações gerenciais
será utilizado.
Glossário
Sistema: é um conjunto de partes interagentes
e interdependentes que, conjuntamente,
formam um todo unitário com determinado
objetivo e efetuam determinada função.
Bibliográficas
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LTC – Livros Técnicos e Científicos Editora
S.A. 2002. 496 p.
Organização, Sistemas e Métodos / UA 02 Sistemas de Informações Gerenciais 17