Curso: Assistente Administrativo
Módulo 3
TÉCNICAS DE
ARQUIVAMENTO
O QUE É ARQUIVO?
É o conjunto de documentos
produzidos e acumulados
por um órgão ou entidade,
pública ou privada, pessoa
ou família, no desempenho
de suas atividades.
Classificação de arquivo
É a organização dos
documentos de um arquivo,
de acordo com um plano ou
código de classificação.
O trabalho arquivístico é realizado
com base no conteúdo do
documento, o qual reflete a
atividade que o gerou e determina o
uso da informação nele contida.
A classificação é a atividade mais
importante do processo de gestão
de documentos de arquivo, e esta
inclui procedimentos e rotinas
específicas que possibilitam maior
eficiência e agilidade no
gerenciamento e controle das
informações.
Classificação de arquivo quanto aos
seus objetivos
• Segundo a entidade
• Segundo a natureza dos documentos
• Segundo aos estágios de evolução
• Segundo a extensão de atuação
SEGUNDO A ENTIDADE
É uma forma de organizar os documentos de acordo com a
origem e a natureza da instituição que os produziu ou
recebeu. Existem quatro classificações básicas nesse sentido:
arquivos públicos, arquivos privados, arquivos comerciais e
arquivos pessoais.
• Arquivos públicos
Pertencem a órgãos e entidades públicas.
Funções:
• Preservar a memória e a informação do Estado.
• Garantir os direitos dos cidadãos.
• Subsidiar as atividades administrativas, legislativas e
judiciárias.
• Arquivos institucionais / privados:
Mantidos por entidades privadas, que exercem atividades
de caráter econômico, social, cultural ou religioso.
Exemplos:
Arquivos de empresas, sindicatos, partidos políticos, igrejas,
associações, fundações, etc.
• Arquivos comerciais
São aqueles que pertencem a empresas, corporações,
companhias ou outras entidades que exercem
atividades de caráter econômico. Eles são formados por
documentos que registram as transações, as operações,
as relações comerciais.
Exemplos:
Contratos, comprovantes, relatórios, notas fiscais, recibos,
faturas, balanços, etc.
• Arquivos pessoais
São conjuntos de documentos produzidos ou recebidos
por pessoas físicas.
Podem ter valor histórico, científico, artístico ou sentimental.
Exemplos:
Cartas, fotografias, diários, diplomas, etc.
SEGUNDO A NATUREZA DO DOCUMENTO
• Arquivo especial:
São aqueles que requerem tratamento especial de
armazenamento, caso contrário, podem deteriorar os
documentos (temperatura, luminosidade, umidade, etc).
Exemplos:
fotografias, filmes, fitas, discos, mapas, plantas.
• Arquivo especializado:
Trata de um assunto específico, independente da forma física
dos documentos. Pode conter documentos textuais,
audiovisuais, filmográficos, cartográficos, iconográficos etc,
desde que sejam relacionados a um tema ou área de
conhecimento.
Exemplo:
Arquivo médico, que contém documentos sobre a saúde e o
histórico clínico dos pacientes.
SEGUNDO OS ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO
• Arquivo corrente:
Arquivo de primeira idade, de
uso frequente. São mantidos no
próprio departamento ou em
local próximo a ele.
• Arquivo intermediário:
Arquivo de segunda idade.
Formado por arquivos que
deixaram de uso ou consulta
frequente.
Os documentos podem ser
guardados entre 15 e 30 anos.
• Arquivo permanente:
Arquivo de terceira idade.
São documentos que perderam
seu valor administrativo ou
jurídico , mas são mantidos pelo
seu valor histórico e
comprobatório.
Documentação arquivada acima
de 30 anos.
SEGUNDO A EXTENSÃO DE ATUAÇÃO
• Arquivos gerais
ou centrais:
Centralizam as atividades
de um arquivo corrente de
vários departamentos; de
primeira idade, que ainda
possuem valor legal e
administrativo.
• Arquivos setoriais:
Fazem a gestão documental
de arquivos produzidos no
próprio departamento.
Porém, a gestão permanente
desses documentos será
feita pelo arquivo central.
SISTEMAS OU TIPOS DE
CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS
Os arquivos dos departamentos podem ser
classificados em:
• Sistemas Orgânicos
• Sistemas por funções
• Sistemas por assuntos/ temáticos
• Sistemas Orgânicos:
Considera a estrutura
organizacional da
empresa para classificar
os documentos.
• Sistemas por funções:
Faz a classificação do
documento de acordo com as
funções e atividades da
empresa.
• Sistemas por
assuntos/temáticos:
Classifica os
documentos de acordo
com o assunto.
1 Classificação alfabética
OUTROS 2 Classificação numérica
SISTEMAS DE 3 Classificação alfanumérica
CLASSIFICAÇÃO: 4 Classificação cronológica
5 Classificação geográfica
6 Classificação ideológica
7 Classificação decimal
7
1 Classificação alfabética:
• É o mais utilizado e conhecido de
todos os sistemas de classificação.
• Consiste em ordenar os documentos
pelo nome de pessoas, instituições,
lugares ou assuntos, seguindo a
ordem das letras do alfabeto.
• Pode surgir problemas de
homônimos.
2 Classificação numérica:
• Consiste em atribuir um número
a cada documento ou grupo de
documentos, seguindo uma
ordem crescente ou decrescente.
É um método seguro e preciso,
mas exige um índice alfabético
para facilitar a localização dos
documentos.
3 Classificação alfanumérica:
• Consiste em
combinar letras e
números para
classificar os
documentos.
4 Classificação cronológica:
• Consiste em ordenar os
documentos pela data
de sua produção ou
recepção, seguindo
uma ordem crescente
ou decrescente.
5 Classificação geográfica:
• Consiste em agrupar
os documentos pela
sua origem ou destino
geográfico, podendo
usar nomes de países,
estados, cidades ou
regiões.
6 Classificação ideológica:
• Consiste em classificar
os documentos pelo
seu conteúdo temático,
usando palavras-chave
ou descritores que
representam os
assuntos abordados
nos documentos.
7 Classificação decimal:
• Organiza documentos em
categorias baseadas em seus
assuntos, usando números
decimais para representar cada
categoria. É muito usado em
bibliotecas e outras instituições
que lidam com grandes
quantidades de informação.
O sistema de Classificação decimal:
é subdividido em
• Classificação Decimal Universal - CDU
• Classificação Decimal de Dewey - CDD
• Classificação automática
• Classificação Decimal
Universal - CDU
Os documentos são
classificados de acordo com o
assunto principal e são
arrumados na estante com o
número de CDU que lhes é
atribuído.
• Classificação Decimal de Dewey - CDD
A Classificação decimal de Dewey é um sistema de
classificação de biblioteca composta de dez principais
classes ou categorias, cada uma dividida em dez classes
secundárias ou subcategorias, cada uma com dez
subdivisões.
• Classificação Automática:
Muito utilizado em hospitais, é um processo que utiliza
técnicas computacionais para atribuir categorias ou
etiquetas aos documentos, sem a intervenção humana.
Pode utilizar diferentes critérios para definir as categorias,
como o assunto, o autor, o tipo, a data, etc.
CATOLOGAÇÃO DE DOCUMENTOS
É o processo de identificar,
classificar e descrever os
documentos de acordo com
um sistema padronizado, a
fim de facilitar sua
recuperação e acesso.
Pode ser feita de forma
manual ou automatizada.
DIVISÃO DA CATOLOGAÇÃO DE DOCUMENTOS
1. Localização: Informa sobre as condições do documento,
sua disponibilidade, números de cópias e eliminação dos
originais.
2. Identificação: Contém a informação de como o
documento é apresentado, sejam documentos textuais
impressos ou manuscritos, documentos fotográficos,
documentos gráficos, etc.
DIVISÃO DA CATOLOGAÇÃO DE DOCUMENTOS
3. Descrição física: Descreve o volume, a extensão, a
paginação,as dimensões e o formato do documento.
4. Acesso e utilização: Informa sobre as condições de direito do
autor, que limita o acesso ao documento original e suas
reproduções.
DIVISÃO DA CATOLOGAÇÃO DE DOCUMENTOS
5. Conteúdo e estrutura: Relata o tema do documento.
6. Edição: Contém informações da cidade e país da editora, data
da publicação e edição.
7. Contexto: Contém informação sobre a origem do documento.
DIVISÃO DA CATOLOGAÇÃO DE DOCUMENTOS
8. Notas: Contém informações especiais e de caráter
complementar.
9. Controle: Contém a informação a respeito de quem elaborou
a descrição.
ESTRUTURA BÁSICA DO ARQUIVO
Recursos Humanos:
• Profissionais da área arquivista e documentalista.
• Profissionais administrativos.
• Técnicos para higienização de documentos.
• Estagiários em arquivologia e biblioteconomia.
• Profissionais de informática.
• Serviços de higienização e limpeza.
ESTRUTURA BÁSICA DO ARQUIVO
Instalações:
• Controle de temperatura.
• Sistema antifogo. e portas corta-fogo.
• Estantes, etc.
RECURSOS MATERIAIS NECESSÁRIOS
• Mobiliário: adequado ao formato dos documentos.
• Acessórios: pastas, caixas, de acordo com o documento.
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
• Levantamento de dados.
• Análise de dados coletados.
• Planejamento.