Livro: Administração de Materiais – um enfoque prático
Viana, João José
Administração de materiais: um enfoque prático / João José Viana. - 1. ed. - 7. Reimpe -
São Paulo: Atlas, 2008.
Bibliografia.
ISBN 978-85-224-2395-8
1. Administração de materiais 1. Título
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1.1 Os dez mandamentos da boa administração
Como a Administração de Materiais é uma das especializações do administrador, é
necessário, agora, analisarmos os dez mandamentos da boa Administração, conforme
Marcelo Martinovich, consultor e professor do Sebrae (SP).
1. análise do mercado: informações precisas sobre fornecedores, clientes, concorrentes
e ambiente econômico auxiliam na identificação de oportunidades;
2. perfil do público: é preciso identificar as necessidades do consumi-dor para traçar os
objetivos e as formas de atuação da empresa, como estabelecimento de preços, canais de
venda etc.;
3. compras e estoques: é o ponto fundamental da gestão operacional da empresa. É
preciso saber quanto comprar e qual o estoque mínimo, para evitar falta de capital de
giro;
4. custos e formação de preços: pela análise dos custos, determi na-se o preço ideal
de venda do produto, o qual deve ser comparado com o mercado para avaliar a viabilidade
de sucesso;
5. fluxo de caixa: as informações sobre os movimentos de entrada, saída e saldos
permitem projetar estouros ou sobras de recursos. Vale a pena fazer esse controle
diariamente;
6. ponto de equilíbrio: o empresário deve saber o "faturamento míni-mo" capaz de pagar
todos os seus custos e despesas. Com base nisso, poderá estipular suas cotas mínimas;
7. planejamento tributário: é preciso saber quantos e quais impostos e tributos serão
recolhidos, quais os benefícios e seus efeitos sobre o custo da mercadoria;
8. estrutura comercial: é a estratégia de vendas adotada pelo empre sário que definirá o
grau de penetração do produto no mercado. Ela deve ser estudada caso a caso;
9. política de Recursos Humanos: mesmo as pequenas empresas devem ter divisão das
atividades, mas são necessários mecanismos de motivação dos funcionários;
10. informática: a informatização é uma condição exigida pelo mercado para que a
pequena empresa tenha agilidade e dinamismo; é preciso, porém, analisar com cuidado
os sistemas disponíveis.
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1.2 As empresas e seus recursos
Recurso é o meio pelo qual a empresa realiza suas operações. Os principais recursos
empresariais são:
a. recursos materiais: englobam os aspectos materiais e físicos que a empresa utiliza
para produzir;
b. recursos financeiros: constituem todos os aspectos relacionados com o dinheiro
utilizado pela empresa;
c. recursos humanos: constituem toda a forma de atividade humana na empresa;
d. recursos mercadológicos: constituem toda a atividade voltada para o atendimento
do mercado de clientes e consumidores da empresa;
e. recursos administrativos: constituem todo o esquema administrativo e gerencial da
empresa.
1.3 As empresas e a administração de materiais
Para melhor entendimento dos enunciados expostos, apresentamos as Figuras 1.1
e 1.2, que relacionam, na prática, esses conceitos com a Administração de Materiais:
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1.4 O administrador de materiais
Independentemente da habilitação selecionada, o administrador é o profissional a
quem cabe o gerenciamento, o controle e a direção de empresas na área de sua
habilitação, buscando os melhores resultados em termos de lucratividade e produtividade.
Dessa maneira, o administrador prevê, planeja, organiza, comanda e controla o
funcionamento da máquina administrativa privada ou pública, visando aumentar a
produtividade, rentabilidade e controle dos resultados. Determina os métodos gerais de
organização e planeja a utilização eficaz de mão-de-obra, equipamentos, material,
serviços e capital. Orienta e controla as atividades de organização, conforme os planos
estabelecidos e a política adotada, bem como as normas previstas nos regulamentos da
empresa. Elabora rotinas de trabalho, tendo em vista a implantação de sistemas que
devem conduzir a melhores resultados com menores custos, o que demanda a utilização
de organogramas, fluxogramas e outros instrumentos de trabalho.
1.5 Procedimentos fundamentais de administração de materiais
Com base no exposto, podemos afirmar que administrar com eficiência e exatidão
o movimento de entradas e saídas dos materiais necessários à empresa -o quê, quanto,
quando e como comprar - não é tarefa simples. A Figura 1.3 aprofunda esse raciocínio.
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Existem diferentes razões que recomendam atenção especial das empresas à função
abastecimento:
a. de seu desempenho dependem inúmeros órgãos (vendas, produção, manutenção,
setores administrativos etc.);
b. necessidade de gerenciar grande variedade de itens, geralmente em consideráveis
quantidades, ao menor risco de falta e ao menor custo possível;
c. a exigência de grande número de informações, rápidas e precisas, a qualquer instante;
d. fato de os estoques representarem parcela razoável do ativo torna-os uma inversão
demasiadamente vultosa para que seja ignorada, o que merece grandes cuidados, pois,
muitas vezes, os lucros ficam retidos nos estoques excessivos, os quais, contudo, nem
sempre garantem adequado atendimento das necessidades da empresa.
É necessário, porém, salientar que nenhum modelo ou sistema pode substituir ou
prescindir da análise do administrador, pois as características de consumo, importância,
valor e métodos de compra dos materiais são muito variáveis.
Agora, podemos, então, definir:
a. material: Todas as coisas contabilizáveis que entram como elementos constituídos ou
constituintes na linha de atividade de uma empresa;
b. administração de Materiais: planejamento, coordenação, direção e controle de todas as
atividades ligadas à aquisição de materiais para a formação de estoques, desde o
momento de sua concepção até seu consumo final.
02Na verdade, todos nós somos Administradores de Materiais, só que não
percebemos. Pense no abastecimento de sua própria casa: comprar mantimentos,
produtos de limpeza, de higiene pessoal, vestuário etc. Para isso é necessário:
a. saber comprar, para garantir a qualidade e a quantidade do que será consumido, ao
menor custo;
b. controlar, para evitar consumo desnecessário e não correr risco de falta;
c. armazenar adequadamente, para evitar perdas.
Administrar materiais é uma tarefa bastante semelhante a essa, só que em
proporção maior. Assim, já se pode analisar, em maior profundidade, a amplitude da
Administração de Materiais identificada esquematicamente na Figura 1.4.
1.5.1 CADASTRAMENTO
A atividade cadastramento de materiais visa cadastrar os materiais necessários à
manutenção e ao desenvolvimento da empresa, o que implica o reconhecimento perfeito
de sua classificação, estabelecimento de codificação e determinação da especificação,
objetivando a emissão de catálogo para utilização dos envolvidos nos procedimentos de
Administração de Materiais.
1.5.2 GESTÃO
A atividade gestão visa ao gerenciamento dos estoques por meio de técnicas que permitam
manter o equilíbrio com o consumo, definindo parâmetros e níveis de ressuprimento e
acompanhando sua evolução.
1.5.3 COMPRAS
A atividade compras tem por finalidade suprir as necessidades da empresa mediante a
aquisição de materiais e/ou serviços, emanadas das solicitações dos usuários, objetivando
identificar no mercado as melhores condições comerciais e técnicas.
1.5.4 RECEBIMENTO
A atividade recebimento visa garantir o rápido desembaraço dos materiais adquiridos pela
empresa, zelando para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na época certa,
ao preço contratado e na qualidade especificada nas encomendas.
1.5.5 ALMOXARIFADO
A atividade almoxarifado visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados pela empresa,
objetivando sua preservação e integridade até o consumo final.
1.5.6 INVENTÁRIO FÍSICO
A atividade inventário físico visa ao estabelecimento de auditoria permanente de estoques
em poder do Almoxarifado, objetivando garantir a plena confiabilidade e exatidão de
registros contábeis e físicos, essencial para que o sistema funcione com a eficiência
requerida.
2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Em face da ausência de uniformidade na terminologia adotada para identificar a
composição ou estrutura administrativa, não utilizamos os termos tradicionais em vigor,
como setor, seção, divisão ou departamento, pois o que para uma empresa é divisão para
outra pode vir a ser setor, e assim por diante. Logo, as estruturas a serem analisadas
propositadamente omitem essa particularidade.
A Administração de Materiais, em algumas empresas, encontra-se subordinada a setores
industriais e comerciais, ou subdividida entre estes dois, contrariando o antigo conceito
de Administração de que "quem produz não controla" ou, ampliado para nosso campo,
"quem planeja não compra, quem compra não recebe, quem guarda não inventaria". O
organograma demonstrado na Figura 1.5 ilustra o inusitado.
3 EVOLUÇÃO E MUDANÇAS SIGNIFICATIVAS NA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
Embora não seja parte do escopo desta obra, é importante mencionar alguns importantes
avanços, como a logística, as técnicas de administração japonesa, o código de barras e a
informática e suas consequências para a Administração de Materiais, especialidade que,
como se vê, proporciona constantes evoluções, visando otimizar suas atividades.
3.1 A logística e a administração de materiais
Logística é uma operação integrada para cuidar de suprimentos e distribuição de produtos
de forma racionalizada, o que significa planejar, coordenar e executar todo o processo,
visando à redução de custos e ao aumento da competitividade da empresa.
Merece destaque a afirmação de Ronald H. Ballou, em Logística empresarial (1995: 24):
"A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem,
que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto
de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em
movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a
um custo razoável."
Em consequência, deve ser estimulado não só o conhecimento pleno desse processo, como
também o desenvolvimento de novos modelos, naturalmente com base em um ponto de
vista logístico, para uma moderna e apropriada administração, culminando em estudar o
impacto de tais mudanças. Assim, pretende-se apresentar sistema que facilite as relações
cliente/fornecedor, contribuindo, dessa forma, na divulgação da Logística, bem como
oferecendo às empresas método moderno e eficaz de gerenciamento de estoques. Em face
do quadro de mudanças no cenário econômico, a Logística surge como ferramenta
fundamental a ser utilizada para produzir vantagens competitivas. Já é hora de se
estabelecer o organograma de Administração de Materiais para atender ao moderno
enfoque logístico, conforme demonstrado na Figura 1.7.