Programa “5S”
Prof. Marcelo Couto
O Ambiente da Qualidade
O ambiente organizacional deve demonstrar a necessidade de mudança nas
práticas de desenvolvimento pessoal para que a empresa possa permanecer
competitiva e assegurar sua sobrevivência numa era em que o conhecimento
humano é o maior fator competitivo e a verdadeira razão de sua existência.
Motivação não é algo que possa ser diretamente observado. Inferimos a
existência da motivação observando o comportamento dos indivíduos.
Um comportamento motivado se caracteriza pela energia nele contida e está sempre
dirigido para o alcance de uma meta ou a realização de um objetivo.
Motivo pode ser definido como “algo interno que leva o indivíduo a manter um
comportamento orientado para um objetivo”.
A motivação só é possível em ambientes em que a confiança e a lealdade estejam no
centro das relações da empresa. Onde prevaleça a ética e o respeito entre as pessoas.
Onde haja esforço contínuo para compatibilizar objetivos pessoais com os objetivos
empresariais.
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Premissas do Programa
Antes de iniciar as atividades do programa “5S”, a primeira coisa a
fazer é registrar através de fotografias ou filmes, a situação atual em
que se encontra o local de trabalho. Este material será útil quando
comparado futuramente, demonstrando os benefícios da implantação
do programa.
É importante definir claramente o local das fotografias ou filmagens
para que cada uma delas seja tirada na mesma posição e ângulo,
antes e depois de executada a implantação do programa “5S”.
• Para facilitar a referência deve-se escrever o nome do local e a data
da filmagem ou da fotografia. Utilizar somente filmes coloridos
capazes de registrar com maior clareza a sujeira e as cores utilizadas
no ambiente.
O que é o Programa “5S” ?
O Programa “5S” é um poderoso método de trabalho
desenvolvido no Japão após a Segunda Guerra Mundial,
praticado com sucesso no mundo inteiro pelas empresas,
contribuindo com excelentes resultados na melhoria da
qualidade e no aumento da produtividade e eficácia nas
organizações.
Ele consiste na adoção de metodologias de trabalho muito
simples e práticas, que podem ser implementadas de
imediato. Basta compreender o significado destes
conceitos, formar equipes de trabalhos e partir para sua
implementação.
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O que é o Programa “5S” ?
As empresas que buscam o caminho da inovação devem estar
preparadas para conseguirem um diferencial mercadológico
frente aos concorrentes, tomando atitudes proativas de
mudanças para a criação de um ambiente adequado para
aplicações de conhecimentos que suscitem reestruturações em
todos os seus processos .
Para um primeiro nivelamento do conceito de gestão da
qualidade, e o despertar da importância, entendimento,
motivação e comprometimento de todos os níveis
organizacionais, se faz necessário a preparação de equipes
colaboradoras para a realização dessas mudanças e do
sucesso da implementação do Programa “5S”.
O que é o Programa “5S” ?
Sua principal contribuição não se limita à melhoria das
condições físicas do ambiente organizacional, vai muito
além disso, possibilita a conscientização do indivíduo para
a busca permanente da melhoria, do desenvolvimento da
responsabilidade individual e do espírito de equipe,
motivando a participação espontânea das pessoas,
formando a base para o desenvolvimento da qualidade de
vida na família, no trabalho e na sociedade.
No Japão, o conceito de “5S” é ensinado de Pai / Mãe para
as filhas e filhos, quando ainda crianças, passando por
toda fase escolar, alcançando a fase adulta e
acompanhando eles / elas, durante o seu trabalho nas
empresas e por toda a sua vida.
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Porque “5S”?
Por causa das iniciais de cinco palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seisou,
Seiketsu e Shitsuke, sendo que no Brasil, o Programa “5S” foi adaptado para:
Senso de Utilização, Senso de Ordenação, Senso de Limpeza, Senso de
Saúde e Senso de Autodisciplina.
Alguns autores utilizam outras interpretações para cada senso:
• - Seiri: utilização, arrumação, organização e seleção;
• - Seiton: ordenação, sistematização e classificação;
• - Seisou: limpeza e zelo;
• - Seiketsu: saúde, asseio, higiene integridade;
• - Shitsuke: autodisciplina, educação e comprometimento
Obs.: Senso, segundo o Aurélio, é a “faculdade de apreciar, de julgar” - significa,
também “entendimento, juízo, tino”.
Objetivos
Melhorar a qualidade dos produtos e serviços
desenvolvidos;
Aumentar a produtividade e a competitividade;
Melhorar o aproveitamento dos recursos internos
disponíveis;
Reduzir os custos internos causados por trabalhos
ineficazes e desperdícios;
Prevenir ocorrência de problemas de saúde e acidentes
de trabalho;
Melhorar a qualidade de vida e o bem dos empregados;
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Objetivos
Elevar a moral dos empregados incentivando a participação e a
criatividade;
Desenvolver a responsabilidade individual e o espírito de equipe
Melhorar o clima organizacional e a satisfação pelo trabalho;
Manter limpas e conservadas as instalações e os equipamentos de
trabalho;
Satisfazer os empregados com melhores condições de trabalho,
valorização profissional e crescimento do ser humano;
Satisfazer os clientes internos e externos, assegurando o fornecimento de
produtos/serviços com garantia de qualidade;
Satisfazer os acionistas através do aumento da produtividade e do lucro;
Contribuir para a melhoria da qualidade de vida da comunidade em geral.
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Senso de Utilização
É aqui que você começa a pôr seu trabalho em ordem. Ter senso de
utilização é, antes de qualquer coisa, saber identificar o que é
necessário e o que é desnecessário.
Por mais que se tenha cuidado, várias coisas vão sendo
acumuladas no local de trabalho (materiais, ferramentas,
documentos, papel velho, etc.). Tudo isso só serve para atrapalhar e
tomar o espaço que você precisa. Assim, quando você vai procurar
um material ou documento, acaba perdendo o seu tempo e sua
paciência.
Em sentido amplo significa “utilizar os recursos disponíveis, com
bom senso e equilíbrio, evitando ociosidades e carências”.
Já em sentido restrito, para possibilitar ação imediata, significa
“manter, no ambiente considerado, somente os recursos
necessários”.
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Benefícios
Ganho de mais espaço no local de trabalho;
Eliminação do excesso de armários, estantes, dados e
informações;
Redução de tempo de procura dos materiais, ferramentas
e informações;
Redução de burocracia;
Diminuição de riscos de acidentes.
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Como Praticar
Coloque perto de seu equipamento, bancada, mesa ou
posto de trabalho o material que você usa toda hora;
Coloque próximo do seu local de trabalho o material que
você utiliza poucas vezes no dia;
Coloque no armário, arquivo ou depósito, aquele material
que você usa de vez em quando.
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Senso de Ordenação
É aqui que você começa a pôr seu trabalho em ordem. Ter senso de
ordenação é, antes de qualquer coisa, saber identificar o que é
necessário e o que é desnecessário.
Por mais que se tenha cuidado, várias coisas vão sendo
acumuladas no local de trabalho (materiais, ferramentas,
documentos, papel velho, etc.). Tudo isso só serve para atrapalhar e
tomar o espaço que você precisa. Assim, quando você vai procurar
um material ou documento, acaba perdendo o seu tempo e sua
paciência.
Em sentido amplo significa “utilizar os recursos disponíveis, com
bom senso e equilíbrio, evitando ociosidades e carências”.
Já em sentido restrito, para possibilitar ação imediata, significa
“manter, no ambiente considerado, somente os recursos
necessários”.
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Benefícios
Possibilidade de conhecer imediatamente se os materiais,
objetos, ferramentas, documentos, peças, dados e
informações estão faltando ou em excesso;
Melhoria na disposição dos moveis, equipamentos,
utensílios e ferramentas;
Agilidade na execução do trabalho;
Melhoria da qualidade do ambiente e da segurança do
trabalho, reduzindo acidentes.
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Como Praticar
Padronizar: tudo o que for igual deve ser colocado no mesmo
lugar;
Identificar: com a comunicação visual, você facilita a localização
(use cores visíveis, símbolos conhecidos, palavras ou desenhos
em tamanho legível);
Guardar após o uso, todos os documentos, materiais,
ferramentas, etc., nos mesmos lugares de onde foram tirados;
Melhorar o leiaute de forma a facilitar o fluxo das atividades e
pessoas.
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Senso de Limpeza
Para os vários significados que o Dicionário Aurélio dá à
palavra limpeza, destacam-se: “qualidade de limpo, de
asseado, esmero, aprimoramento, coisa bem feita, dentre
outros”.
Portanto, ter um senso de limpeza é praticar a limpeza de
maneira habitual e rotineira e, sobretudo, não sujar.
Consiste em deixar um ambiente de trabalho, máquinas,
equipamentos, móveis, ferramentas, documentos e objetos
sempre limpos e em condições de uso, praticando a limpeza
periódica, combatendo e eliminando as suas causas.
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Benefícios
Boas impressões ao cliente;
Facilidade de inspeção dos equipamentos, móveis,
utensílios, ferramentas, instalações, serviços, etc.;
Prevenção de acidentes;
Melhoria da qualidade;
Aumento do espaço físico e da motivação para
trabalhar;
Ambiente mais agradável e confortável.
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Como Praticar
• Definindo as atividades de limpeza diária e
responsabilidades para as áreas específicas;
• Organizando e distribuindo material de limpeza;
• Executando a limpeza do ambiente e dos equipamentos;
• Elaborando, junto com os operadores, listas de verificação
de todos os pontos dos equipamentos que mereçam atenção
especial durante as inspeções periódicas;
• Distribuindo, amplamente, recipientes de coleta de lixo.
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Senso de Saúde
Senso de saúde significa cuidar bem da nossa parte
física e mental. É ter uma visão do homem como um
todo, de bem com seu “corpo são”.
Saúde, no Aurélio, tem, entre outros, os seguintes
significados: “salvação, conservação da vida, estado do
indivíduo cujas funções orgânicas, físicas e mentais se
acham em situação normal, estado do que é sadio ou
são”.
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Benefícios
• Sensação de bem estar pessoal;
• Disposição para o trabalho;
• Melhoria de segurança e de convivência entre os
empregados;
• Conservação e aperfeiçoamento dos sensos de utilização,
ordenação e limpeza;
• Melhoria do ambiente de trabalho e das áreas comuns da
empresa;
• Diminuição do “tourn-over" e do absenteísmo;
• Diminuição de acidentes e de doenças;
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Como Praticar
• Cuidando de sua higiene pessoal;
• Seguindo os procedimentos de trabalho e de segurança;
• Mantendo o ambiente limpo e organizado;
• Procurando trabalhar bem em equipe, respeitando as
opiniões do colegas e colaborando sempre;
• Eliminando ou controlando os riscos ambientais existentes
nos locais de trabalho;
• Estimulando um clima de confiança, amizade e
solidariedade.
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Senso de Autodisciplina
O “Aurélio” não registra a palavra autodisciplina, mas ela pode ser encontrada
em dicionários da língua inglesa com o significado de “autodomínio, controle
sobre si mesmo”. Portanto, ela pode ser associada ao mais alto grau de
desenvolvimento atingido pelo ser humano, capacitando-o a comunicar-se
consigo mesmo e com o semelhante, de forma cooperativa.
Autodisciplina é você saber das suas responsabilidades em cada tarefa e não
precisar ser lembrado disto.
Se fosse possível desenvolver nas pessoas apenas o senso de autodisciplina,
não seria necessário fazer qualquer referência ao desenvolvimento dos outros
sensos, pois a pessoa autodisciplina da toma a iniciativa para fazer o que deve
ser feito.
Senso de autodisciplina consiste em manter os empregados comprometidos
com o cumprimento espontâneo dos procedimentos operacionais, padrões
éticos e morais estabelecidos pela organização, em busca do aperfeiçoamento
contínuo tanto a nível pessoal quanto organizacional
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Benefícios
Cumprimento dos procedimentos operacionais, visando à
produtividade, à qualidade e à segurança no trabalho;
Constante desenvolvimento pessoal e profissional;
Estímulo à participação de todos os empregados nos resultados
da empresa;
Melhoria das relações humanas;
Previsibilidade de resultados;
Despertar as pessoas para o benefício da adoção de novos
hábitos.
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Como Praticar
• Assumindo a sua responsabilidade;
• Procurando formar novos hábitos;
• Procurando acertar naturalmente;
• Padronizando a forma de executar os trabalhos comuns;
• Disseminando informações e divulgando as suas
experiências;
• Despertando o seu interesse e dando contribuições;
• Criando um clima de confiança, amizade e solidariedade;
• Desenvolvendo trabalhos em equipes;
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Como Praticar
•Assumindo a sua responsabilidade;
•Procurando formar novos hábitos;
•Procurando acertar naturalmente;
•Padronizando a forma de executar os trabalhos comuns;
•Disseminando informações e divulgando as suas
experiências;
•Despertando o seu interesse e dando contribuições;
•Criando um clima de confiança, amizade e solidariedade;
•Desenvolvendo trabalhos em equipes;
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Lançamento do Programa
A alta administração deverá estar sensibilizada e comprometida
para com o programa;
Não estabelecer metas e/ou objetivos que não possam ser
cumpridos;
Formar uma equipe de facilitadores bem treinada e motivada;
Ter os recursos disponíveis;
Utilizar da comunicação para o lançamento do programa
(cartazes, cartilhas, panfletos, faixas informativas com
mensagens que despertem expectativas nas pessoas);
Criar a semana ou jornada “5S”;
Filmar ou fotografar os locais da empresa antes de iniciar o
programa.
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Implantação do Programa
Preparar a organização;
Conscientizar sobre o Programa “5S”;
Educar e treinar;
-Implantar os sensos de utilização, ordenação e
limpeza;
Conscientizar para a implantação dos sensos de
saúde e autodisciplina;
Acompanhar o desenvolvimento das etapas de
implementação do Programa “5S”.
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Maiores Dificuldades
Resistência das pessoas às inovações (paradigmas);
Falta de engajamento da alta administração e dos
facilitadores;
Apego a coisas materiais, amor ao passado;
Disponibilidade financeira da empresa;
Conciliação de agendas;
Retomada do processo caso a chama se apague.
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Estratégias para Manutenção e Melhoria
• Avaliação do Programa;
• Método de Solução de Problemas Simplificado:
• Incentivos para a Melhoria Contínua
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Conclusão
• O homem evolui em autodisciplina na medida em que segue
padrões, melhora padrões e cria padrões. Esse crescimento não
segue exatamente essa ordem, pois é possível seguir, melhorar e
criar, simultaneamente, diferentes tipos de padrões e ideias.
• Um Programa como o “5S” apresenta uma oportunidade para
disseminar formas de pensamento criativo. Basta incentivar o
homem a pensar seguindo certa estratégia que leve à criatividade.
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Conclusão
• A sugestão é incentivar as pessoas para que estejam sempre
inquietas com a situação atual e em permanente busca da
promoção de melhoria.
• Portanto, deve-se ressaltar que o Programa “5S” não nasce
espontaneamente e nem é possível mantê-lo sem um intenso
esforço e persistência. A liderança, a partir da alta gerência e
fluindo por toda a empresa, tem um papel fundamental na sua
implementação.
• Entretanto, se sua filosofia for bem compreendida, pode
representar a força propulsora para o início de uma administração
de reconciliação do homem com o homem pelo exercício de
atributos tais como: “respeito, humildade, confiança, humor e
criatividade”.
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