FACULDADE IDEAL-FACI
SISTEMA DE INFORMAÇÃO
AQUILES PEIXOTO LEITE FILHO
ERP SISTEMA DE GESTÃO PARA EMPRESAS
BELÉM
2021
O que é ERP? ......................................................................................................................... 3
História ................................................................................................................................. 3
Quais são os principais módulos do ERP? ........................................................................ 6
Processo de implantação ...................................................................................................... 6
Definição do projeto ........................................................................................................... 6
Avaliação criteriosa sobre o fornecedor.......................................................................... 7
Escolha da equipe de acompanhamento ....................................................................... 7
Gestão ativa do projeto...................................................................................................... 7
Análise sobre o impacto no negócio................................................................................ 7
Treinamento eficiente ........................................................................................................ 8
O que é ERP?
A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão
integrado. Essa tecnologia auxilia o gestor da empresa a melhorar os processos
internos e integrar as atividades de diferentes setores, como vendas, finanças,
estoque e recursos humanos.
A partir da centralização das informações em uma plataforma única, o fluxo de
dados corporativos se torna mais fluido e é compartilhado com facilidade. Ao
mesmo tempo, essas soluções eliminam a duplicidade de informações.
Com isso, a solução se mantém como uma base única e íntegra. O resultado é
o acesso a insights valiosos, que contribuem para uma tomada de
decisão acertada.
História
O desenvolvimento do sistema ERP começou há mais de 100 anos. O
engenheiro Ford Whitman Harris criou um modelo EOQ (Economic Order
Quantity) para programar a produção. Ele foi utilizado por décadas até que a
fabricante de ferramentas Black & Decker adotou outra solução para planejar as
necessidades de materiais.
O novo método ficou conhecido como MRP (Material Requirements Planning).
Na prática, alguns conceitos do EOQ foram utilizados e integrados a um
computador. Essa ferramenta foi usada por muitos anos até ser desenvolvida
uma nova metodologia em 1983, a MRP II (Manufacturing Resource Planning).
Nessa evolução, foram adotados módulos diferenciados e componentes da
arquitetura de software para integrar as atividades da companhia relacionadas
às compras e ao gerenciamento de contratos. A MRP II também permitiu a
integração de dados e o compartilhamento de informações entre os diversos
departamentos da companhia, a fim de melhorar a produção e reduzir os
desperdícios.
A tecnologia evoluiu nas décadas de 1970 e 1980, e a MRP II também. Seus
conceitos foram empregados em diferentes atividades empresariais. Tanto que
a nova ferramenta passou a incorporar os setores de finanças, RH e vendas. Em
1990, esse sistema foi denominado ERP.
É importante compreender que as soluções tecnológicas estão em constante
evolução para oferecer cada vez mais funcionalidades e benefícios aos negócios.
Sendo assim, a ferramenta tende a passar por atualizações frequentes, com o
objetivo de acompanhar as mudanças do mercado.
Como o ERP atua nas empresas?
Agora que você já sabe o que é ERP e a sua história de desenvolvimento, é
importante conhecer como ele pode ser aplicado à rotina empresarial. Em um
primeiro momento, o sistema ajuda o gestor a: administrar as contas a pagar e
a receber, monitorar as vendas e acompanhar os pedidos de compras.
A ferramenta também contribui para a gestão de pessoas, por meio da oferta de
informações sobre a produtividade da equipe, por exemplo. Dessa maneira, o
sistema ERP facilita o gerenciamento das informações de diversos setores da
organização.
Essa característica aumenta o controle e o acompanhamento dos processos.
Afinal, se cada departamento utilizar um software diferente, podem ser gerados
erros nas informações que comprometerão a capacidade produtiva.
Por sua vez, a integração dos dados aumenta a eficiência da gestão e dá rapidez
aos procedimentos. A comunicação entre as equipes também passa a ser mais
efetiva e os problemas podem ser resolvidos com agilidade. A consequência são
menos impasses com clientes ou fornecedores.
Quer entender como esse processo funciona na prática? Por exemplo: o ERP
identifica que uma matéria-prima foi encaminhada ao setor de produção. De
maneira automática, esse item é retirado do estoque e as informações do setor
de compras são atualizadas. Desse modo, há mais facilidade para controlar a
necessidade de aquisição de materiais.
Além disso, o sistema pode auxiliar os departamentos de RH e finanças. Por
exemplo: o gestor de recursos humanos lança os dados dos colaboradores,
enquanto o financeiro insere as informações de pagamentos. Nesse processo, a
solução faz o controle de todo o ciclo para evitar erros nos valores repassados.
Por fim, o setor de marketing também pode utilizar o software de gestão. Ao
perceber que um produto apresenta queda nas vendas, você pode realizar uma
campanha específica para mudar a situação e evitar um prejuízo. Ainda existem
outras funcionalidades oferecidas pelo ERP, entre elas:
simplificação de processos operacionais;
união de inteligência e qualidade para as informações;
controle de estoque e de custos;
gestão integrada dos dados;
controle e cumprimento dos prazos;
aumento da produtividade.
Desse modo, fica claro que todos os setores são beneficiados. No entanto, saber
o que é o ERP é apenas o primeiro passo. Mais que as aplicabilidades já
destacadas, essa solução também fornece mais transparência às ações
executadas.
Como saber se a empresa precisa de um sistema ERP?
Cada negócio tem um perfil e diferentes desafios. Contudo, alguns sinais ajudam
o gestor a identificar se a sua empresa passa por dificuldades. Essas indicações
sinalizam a hora de buscar soluções mais efetivas para a organização.
• Conheça os fatores que mostram que a companhia precisa de um sistema
inteligente para melhorar os processos:
• a equipe gasta muito tempo em tarefas que poderiam ser automatizadas;
• o gestor não tem acesso aos dados e precisa ser informado pelos demais
colaboradores sobre decisões importantes para o negócio;
• a empresa atua com vários fornecedores, de diferentes regiões do País
ou do mundo;
• a companhia tem diversos softwares que foram implantados ao longo dos
anos, mas eles não estão conectados uns aos outros;
• a equipe não identifica quais são os níveis exatos de estoque disponível;
• o gestor perde muito tempo buscando informações sobre a empresa e
tentando encontrar soluções para aumentar a produtividade e a eficiência;
• os colaboradores não conseguem compartilhar as informações com
facilidade, situação que deixa a companhia suscetível a erros;
• o gestor tem dificuldade para cumprir as normas vigentes e já recebeu
multa por falha em compliance;
• os problemas demoram para serem identificados e a equipe não
consegue ser proativa para resolver situações simples.
Se você perceber que algumas dessas situações ocorrem na sua empresa, é o
momento de investir em um sistema ERP. Por isso, vale a pena entender como
funciona a sua adoção.
Quais são os principais módulos do ERP?
Um sistema ERP completo apresenta diversos módulos que podem fazer parte
do modelo padrão ou indexados conforme as necessidades da companhia.
Conheça os principais:
• faturamento;
• financeiro;
• compras;
• estoque;
• RH;
• fiscal;
• gerenciamento de projetos;
• produção.
Vale a pena destacar que existe, portanto, a possibilidade de personalização,
conforme veremos mais para frente.
Processo de implantação
O processo de implantação do sistema precisa ser planejado com cuidado para
evitar problemas, como o que ocorreu com a Shane Co., uma joalheria do
Colorado, nos Estados Unidos. O projeto extrapolou o custo inicial estimado para
a implantação da ferramenta e ela precisou fechar as suas portas.
A HP, também dos Estados Unidos, sofreu problemas sérios com a implantação
do software de gestão. A falha gerou uma queda de 400 milhões de dólares no
faturamento em um de seus trimestres.
Além disso, os profissionais precisaram recorrer a processos manuais para
etiquetar remessas de equipamentos. Os executivos de altos cargos ainda
tiveram que parar as suas atividades para realizarem aprovações de urgência
para pedidos de 50 dólares, pois o sistema estava inoperante.
Como evitar esse tipo de situação? Mais que saber o que é o ERP, é importante
buscar ferramentas inteligentes e compatíveis com o segmento do seu negócio.
Além disso, é necessário contar com uma equipe especializada para implantar
o sistema de acordo com as necessidades da companhia.
A equipe especializada irá por em pratica os seguintes processos
Definição do projeto
Os ajustes deverão ser feitos antes da implantação do novo sistema. Ainda
assim, haverá outras correções, que deverão ser realizadas ao final do
procedimento. De toda forma, é fundamental conversar com a equipe que
realizará a tarefa.
O objetivo é definir as etapas de implantação da ferramenta, a migração de
dados e os backups necessários para iniciar o processo. Perceba que alguns
erros simples prejudicam tarefas básicas, como a emissão da folha de
pagamento ou de um pedido do cliente.
Avaliação criteriosa sobre o fornecedor
O gestor precisa fazer uma pesquisa aprofundada sobre os fornecedores de
tecnologia para escolher o melhor ERP para o negócio. É recomendável buscar
uma organização com experiência no mercado, pois os profissionais já têm um
conhecimento aprofundado para fazer a implantação do sistema.
Além disso, é imprescindível verificar se a solução se encaixa no perfil da
companhia e se ela oferece módulos complementares, passíveis de adição ao
longo do tempo. Por fim, opte por um software que recebe atualizações
frequentes.
Assim, ele evolui conforme o surgimento de novas tecnologias no mercado. Ao
mesmo tempo, o gestor tem a chance de acrescentar módulos e funções à
medida que a organização cresce.
Escolha da equipe de acompanhamento
A próxima etapa é a seleção de alguns profissionais da companhia para fazerem
o acompanhamento da implantação do sistema. Muitas vezes, é
recomendável direcionar um colaborador de cada área, pois o fornecedor
precisa compreender as particularidades do negócio, a fim de atender às
demandas internas.
Gestão ativa do projeto
O processo de implantação do sistema ERP exige uma atenção efetiva da equipe
e do gestor escolhidos para fazer o acompanhamento. Tenha em mente que o
sucesso do procedimento está baseado nos detalhes e nas informações
repassadas pelos colaboradores para o fornecedor do serviço.
Sendo assim, é fundamental transmitir um feedback sobre os progressos
percebidos ou os problemas encontrados no uso da solução. Só assim será
possível chegar ao sucesso da implantação.
Análise sobre o impacto no negócio
O sistema ERP pode gerar muitos impactos nas atividades da companhia. Por
isso, é fundamental avaliar a ferramenta oferecida pelo fornecedor e identificar
como ela poderá ser utilizada para promover melhorias nos processos. Muitas
vezes, será necessário realizar algumas mudanças em procedimentos
internos para alcançar todos os benefícios oferecidos pela tecnologia.
Treinamento eficiente
A finalização da implantação do software exige a execução de um treinamento
para a equipe, a fim de que todos compreendam como funciona a solução. Se
esse processo for realizado de forma inadequada, os colaboradores tendem a
apresentar dificuldade no uso do sistema.
Em situações mais extremas, esse obstáculo gera, até mesmo, o fracasso do
projeto. Portanto, cabe ao gestor solicitar uma capacitação ao fornecedor que
seja suficiente para os usuários saberem utilizar todas as funcionalidades do
software de gestão