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1. OBJETIVO
Este procedimento tem por objetivo descrever a sistemática dos processos de compras de
materiais indiretos e contratação de serviços da PrimeTech.
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Este procedimento aplica-se à todas as áreas que fazem solicitações de compra de materiais
indiretos e/ou serviços.
3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
Política da Qualidade;
Manual da Qualidade;
Procedimentos;
PO XX NOME.
4. DEFINIÇÕES E SIGLAS
PDI - Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação;
GEC - Gestão de Experiência do Cliente;
DAD - Departamento Administrativo;
DAS - Departamento Assistencial;
GRC - Gestão de Riscos, Governança e Compliance;
GMC - Gestão de Melhoria Contínua;
GEF - Gestão Econômica – Financeiro;
DHO - Desenvolvimento Humano e Organizacional;
CLI - Centro de Logística Integrada;
CCS - Centro de Compras e Suprimento;
GME - Gestão de Marketing Estratégico;
GEP - Gestão de Ensino e Pesquisa;
EGV - Escritório de Geração de Valor;
GTD - Gestão de Tecnologia e Transformação Digital;
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5. DEFINIÇÕES
DOCUMENTOS: Informação e seu meio de suporte (ex.: procedimentos,
instruções de trabalho, políticas, protocolos).
REGISTRO: Evidência objetiva de atividades realizadas ou resultados obtidos
(ex.: relatórios de auditoria, prontuários digitalizados, checklists, clickup,
vituz).
INFORMAÇÃO DOCUMENTADA: Termo usado pela ISO 9000 para abranger
tanto documentos quanto registros.
6. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
Abaixo, na Figura 01, segue fluxo das principais atividades/ etapas do processo.
Figura 01
6.1. SOLICITAÇÃO/REQUISIÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS
As solicitações de compra e serviços são realizadas via e-mail, pelos usuários, mediante o
preenchimento da planilha de SOLICITAÇÃO DE COMPRAS. Para tanto, o solicitante deve
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especificar detalhadamente o produto ou serviço, podendo o setor de compras reprovar/retornar
a solicitação por falta de informações suficientes para a próxima etapa.
Todas as solicitações/requisições serão aprovadas pela área solicitante, conforme hierarquia.
6.2. COTAÇÕES E NEGOCIAÇÕES
O comprador deve realizar e enviar por e-mail no mínimo, 3 (três) cotações no processo de
compras. As cotações devem ficar disponíveis para possíveis consultas e auditorias.
Os processos de compras que tiverem fornecedores, serviços ou materiais exclusivos podem
ser justificados no e-mail e, dessa forma, dispensados das três cotações. Nesses casos o
comprador deve incluir a justificativa ou o motivo consultas futuras. E, o gestor de suprimentos
recebe uma notificação referente a justificativa ou motivo informado.
Caso, no momento da prospecção de fornecedores, não seja possível realizar três cotações
(prazos, intemperes, impactos na produção/faturamento), o comprador deve incluir e/ou anexar a
justificativa e o gestor de suprimentos recebe uma notificação referente a justificativa ou motivo
informada.
O comprador realizará as negociações com os fornecedores, considerando qualidade do
produto ou serviço, credibilidade/qualificação do fornecedor, prazo de entrega, preço, frete e
forma de pagamento.
NOTA: Durante o processo de negociação conduzido pela área de suprimentos, a área solicitante
não deve fazer contatos em paralelo com os fornecedores que possam influenciar ou prejudicar
as negociações.
6.3. HOMOLOGAÇÃO E CADASTRO DE FORNECEDORES
6.4. PEDIDOS DE COMPRAS
Após as negociações, o fornecedor com melhor custo-benefício/conformidade será
selecionado e o comprador enviará o pedido de compras (com base nas informações da
requisição e cotação selecionada).
Caso, no momento da geração do pedido, não seja escolhido o fornecedor com o menor
preço, o comprador deve incluir a justificativa ou o motivo via sistema e o gestor de suprimentos
recebe uma notificação referente a justificativa ou motivo informado.
Após a geração, o pedido de compras será aprovado pelo gestor da área solicitante,
considerando a hierarquia e alçadas de aprovação cadastradas no sistema. Em seguida, o
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pedido será enviado ao fornecedor. Caso haja necessidade de alguma alteração de valor,
quantidade e narrativa do pedido após a aprovação, o pedido deve seguir novamente o fluxo de
alçada de aprovação cadastrado no sistema.
NOTA: Para as compras ou contratações que envolvam riscos relevantes, deverá ser firmado um
contrato entre as partes, com o apoio e validação setor jurídico da empresa. Este fluxo é
contemplado e registrado via sistema.
6.5 RECEBIMENTO DE MATERIAIS OU SERVIÇOS
Após o envio do pedido, o setor de compras deverá fazer o acompanhamento das entregas
realizadas pelo fornecedor, conforme previsto no pedido e/ou contrato, se for o caso.
NOTA: É de responsabilidade da área de suprimentos acompanhar o cumprimento da data de
entrega do pedido.
A partir da chegada do material nas dependências da empresa, é de responsabilidade da área
de recebimento de materiais realizar a conferência dos materiais no momento do recebimento,
seguido do recebimento físico e fiscal no sistema. As divergências serão tratadas pelas equipes
de Almoxarifado e Suprimentos.
No caso de serviços a responsabilidade do registro da nota fiscal é da área solicitante ou
executante. O responsável pelo registro da Nota Fiscal deve realizar uma confirmação da
realização/medição do serviço prestado antes do registro da Nota Fiscal no sistema
6.6 INTEGRIDADE CORPORATIVA
Toda e qualquer contratação e gestão de terceiros devem ser conduzidas com integridade e
ética, respeitando as leis nacionais e internacionais cabíveis, bem como o Código de Conduta, a
Política de Contratação de Terceiros, a Política de Combate à Fraude e Corrupção e as demais
normas internas de integridade da empresa.
Durante o processo de compras, deverá ser verificado os potenciais conflitos de interesse,
especialmente em situações que se tenha ligações direta ou indireta entre as partes
interessadas. O colaborador, que tiver algum conflito de interesse na negociação e escolha de um
fornecedor, deverá se retirar totalmente desse processo de contratação em específico, não
exercendo quaisquer influências sobre essa escolha.
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Durante o processo de negociação, é vedado aos colaboradores, sejam da área de
suprimentos ou da área solicitante, participar de festas/confraternizações/eventos promovidos
pelos fornecedores envolvidos, bem como receber brindes e presentes que estejam em
desacordo com a Política Brindes, Presentes e Hospitalidades da empresa.
É considerado violação deste procedimento e conduta antiética, estando o colaborador sujeito
a medidas disciplinares e penalidades/ sanções previstas em lei, a divulgação de informações
confidenciais para terceiros, que possam influenciar o processo de negociação, como por
exemplo, orçamento disponível para a compra, informações históricas de compras,
valores/propostas de outros concorrentes.
Durante o processo de compras deverão ser empreendidos esforços para que seja
adequadamente tratado os dados pessoais do fornecedor/terceiro, com finalidade legítima,
específica e amparada na Lei Geral de Proteção de Dados, conforme Política de Corporativa de
Privacidade e Proteção de Dados Pessoais.
Para quaisquer violações deste procedimento e/ou conduta antiética/ ilegal na relação com
terceiros a empresa disponibiliza um Canal de Ética independente, administrado por empresa
terceirizada e especializada, garantindo a confidencialidade das informações recebidas através
de website, e-mail, linha 0800 e caixa postal.
7. REGISTROS
Tempo
Títul Armazenament
Meio Recuperação Proteção Responsável de Disposição
o o / Preservação
retenção
8. INDICADORES DE DESEMPENHO
Não aplicável
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9. HISTÓRICO DE REVISÕES
Revisão Data Motivo
00 Elaboração do documento
10. APROVAÇÃO
Elaboração Análise Crítica Aprovação
Fiama Carla Martins de Sousa
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1. HISTÓRICO DE REVISÃO
Revisão Data Histórico
2. APROVAÇÃO
Elaboração Análise Crítica
Aprovação
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