TEXTO COMPLEMENTAR
Disciplina: Elaboração e Análise de Projetos
Professor: Carlos Guimarães
Como criar uma WBS
Vamos detalhar a situação em que a equipe do projeto define processos que
permitem completar as tarefas e atribuições de trabalho. Por exemplo, as equipes
de projeto podem concordar com um processo de decomposição usando uma
estrutura de quebra de trabalho (Work Breakdown Structure – WBS), tarefas ainda
não completadas ou quadro de tarefas por começar.
A WBS pode ser criada totalmente ou reutilizar partes de uma outra WBS ou de
modelos (templates) da organização. Ela deve conter subprodutos necessários ao
gerenciamento do projeto, tais como relatórios, planos, documentação
administrativa, treinamento etc.
Vale lembrar que o escopo de um projeto começa a ser definido anteriormente à
elaboração da WBS, em documentos tais como Project Charter e Declaração de
Escopo, que são gerados, respectivamente, nos processos de Iniciação e
Planejamento de Escopo.
Enquanto, em algumas áreas, a WBS tem frequentemente consistido de uma
hierarquia de 3 níveis, esse número não é apropriado para todas as situações. A
profundidade da WBS depende do tamanho e complexidade do projeto e da
necessidade de detalhe necessário para o planejamento e gerenciamento.
Os elementos não decompostos em uma WBS são chamados de pacotes de
trabalho (Work Packages). Os Pacotes de Trabalho devem ser descritos no
Dicionário da WBS.
Os seguintes passos podem ser usados para a elaboração de uma WBS:
Veremos a seguir uma estratégia para elaboração de uma WBS, utilizando a
técnica top-down (de cima para baixo), em que usaremos, a título de ilustração,
um projeto de uma nova bicicleta.
1. Colocar no primeiro nível (nível O) da WBS o nome do projeto.
Projeto Bicicleta
2. Colocar no segundo nível (nível 1, também chamado de primeiro
nível de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de vida do
projeto.
Este é o mais comum e mais fácil método de desenvolver a WBS. Uma grande
vantagem é que a WBS resultante pode ser usada como modelo (template) para
muitos projetos. O PMBOK® sugere que as fases do ciclo de vida do projeto
podem ser usadas como primeiro nível de decomposição, com os subprodutos
do projeto repetidos no segundo nível. Porém, não quer dizer que esta seja
sempre a melhor forma de decompor inicialmente o projeto.
Além de ter a possibilidade de ser por fases, a decomposição inicial, assim como
a decomposição em qualquer nível, pode ser por subprodutos (ex.: decompor
uma bicicleta em suas partes principais), por sistema funcional (ex.: sistema
elétrico, sistema hidráulico, sistema mecânico...), por localização física (ex.
região nordeste, região sul...), por unidade administrativa a executar (ex.:
divisões, departamentos...) ou até mesmo por cliente (ex.: de acordo com a
fiscalização).
3. Acrescentar um elemento, no segundo nível (também chamado de
primeiro nível de decomposição), para conter os deliverables
(subprodutos) necessários ao gerenciamento do projeto.
O segundo nível da WBS com o elemento para o gerenciamento do
projeto
Não devemos nos esquecer de que necessitamos gerar subprodutos que
propiciem planejamento, controle e encerramento do projeto. O trabalho de
gerenciamento deve ser previsto no escopo do projeto e, portanto, na WBS.
4. Identificar os subprodutos necessários para que seja alcançado o
sucesso do projeto em cada fase (ou outra forma de decomposição citada
acima, no item 2).
Nessa hora, devemos consultar os documentos de alto nível que guiam o escopo
do projeto (Project Charter e Declaração de Escopo) assim como entrevistar
clientes e usuários, de forma a identificarmos os subprodutos de cada fase. Caso
o número de subprodutos no nível filho fique muito grande (mais de 8), eles devem
ser agrupados, aumentando em mais um nível a WBS.
Em relação ao gerenciamento do projeto, devemos identificar os subprodutos que
serão necessários aos macroprocessos de iniciação, planejamento, controle,
execução e encerramento do projeto. O Plano do Projeto é o grande deliverable
do planejamento do projeto. É trabalho do gerente do projeto definir se o plano
será mais ou menos detalhado.
Para o controle do projeto, podem ser necessários, por exemplo:
Reuniões, tais como as de partida do projeto (kick-off meeting) e de
acompanhamento (walktroughs);
Relatórios de desempenho;
Análise EVM – Earned Value Management;
Para o encerramento do projeto, podemos gerar:
Relatório final do projeto;
Relatório de lições aprendidas; comemorações;
Apresentação do projeto completo.
5. Para cada subproduto, verificar se as estimativas de custo e tempo,
assim como a identificação de riscos, podem ser desenvolvidas nesse nível
de detalhe e se é possível atribuir a responsabilidade para a execução do
mesmo. Se a resposta for negativa, decompor o elemento da WBS,
subdividindo-o em componentes menores, mais manejáveis, até que os
subprodutos estejam definidos em detalhe suficiente para suportar o
desenvolvimento dos processos de gerenciamento do projeto (planejar,
executar, controlar e encerrar).
Os elementos nos níveis mais baixos da WBS (aqueles que não foram
decompostos) são denominados pacotes de trabalho (work packages), sendo a
base lógica para a definição de atividades, designação de responsabilidades,
estimativa de custos e planejamento de riscos. Atenção: não é necessário que a
WBS seja simétrica, ou seja, que todos os subprodutos sejam decompostos até o
mesmo nível.
Quando um determinado elemento da WBS for ser contratado por uma empresa
externa ao projeto, ele não necessita ser decomposto na WBS em subprodutos,
uma vez que é incumbência do fornecedor/prestador de serviço fazê-lo. Da mesma
forma, não são detalhados os elementos da WBS em que o gerente do projeto
decida delegar o gerenciamento dele a algum membro da equipe, transformando-
o em um subprojeto. É responsabilidade do gerente desse subprojeto efetuar o
detalhamento. Algumas vezes, o gerente do projeto, mesmo para elementos da
WBS terceirizados ou subprojetos, decide incorporar o detalhamento deles na
WBS do projeto mestre. Esta decisão, de detalhar ou não, nos dois exemplos
citados, dependerá do rigor necessário de controle. Esse rigor aumenta ou diminui
em função dos fatores "custos", prazos e "riscos" associados.
6. Rever e refinar a WBS até que o planejamento do projeto possa ser
completado
Após seguirmos os passos acima, teremos uma primeira versão da WBS. Esta
WBS será utilizada como entrada para o planejamento de outras áreas do
gerenciamento do projeto.
Após termos uma versão da WBS em que foram levadas em consideração as
necessidades das outras áreas de gerenciamento, devemos realizar uma
validação da estrutura gerada. Em outro artigo, citaremos alguns mandamentos
que nos ajudam nessa validação.
Artigo elaborado por C. Magno Xavier
Fonte: [Link] Acesso
em: 26 dez. 2022.