APOSTILA

Gestão de
Compras
 GESTÃO DE COMPRAS
Capítulo 1 – Ciclo da Atividade de Compras..................................................02
Capítulo 2 - Recebimento da Ordem de Compra............................................05
Capítulo 3 – Pesquisa dos Fornecedores.......................................................09
Capítulo 4 – Consulta e Análise das Cotações...............................................12
Capítulo 5 – A Negociação com os Fornecedores.........................................15
Capítulo 6 – Avaliação das Cotações e Tomada de Decisão........................19
Capítulo 7 – Indicadores de Desempenho para o Processo de Compras...22
Capítulo 8 – Aspectos Tributários na Operação de Compras.......................25
Capítulo 9 – Organização da Área de Compras.............................................28
Capítulo 10 – Centralização e Descentralização de Compras......................32
BIBLIOGRAFIA.................................................................................................35
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CAPÍTULO 1 – CICLO DA ATIVIDADE DE COMPRAS

No presente estudo, iremos entender como funciona a gestão de compras,
dentro de empresas e setores comerciais. Quando falamos em compras,
devemos pensar não somente em bens palpáveis, como suprimentos, mas
também em serviços, que quase sempre estão atrelados ao produto (isso
quando não são o próprio produto). Para entendermos melhor como funciona o
setor de compras e suas necessidades, começaremos nossos estudos
justamente pelas definições de produto.
• Produto: é o produto ou serviço que a empresa fornece ao mercado. Esse
produto ou serviço deve atender as necessidades dos consumidores para
quem são destinados. A empresa deve também conhecer bem a
concorrência e o que ela oferece.
De acordo com Kotler (2006), um produto pode ser entendido como tudo que
pode ser disponibilizado a um determinado público para satisfazer suas
necessidades, seus desejos, usando combinações do tangível e do intangível.
Na verdade, existe uma série de itens que se caracterizam como sendo um
produto: bens físicos, serviços, eventos, lugares, pessoas, organizações etc.
 Produtos Intangíveis: o que é oferecido não é palpável, como os
serviços;

 Produtos Tangíveis: são objetos, geralmente classificados como bens

duráveis (geladeira, carro, casa, móveis, etc.), que tem vida útil maior, e
bens não-duráveis, que devem ser consumidos imediatamente (comida,
roupas, calçados, maquiagem, etc.).
O produto de uma empresa é o responsável pela sua imagem e pelo seu lucro,
e esse lucro está atrelado ao preço. Para obter lucro, a empresa precisa
precificar seu produto de forma precisa e isso só é possível quando consegue
parceiros adequados, tanto no fornecimento de matéria-prima, quanto de
serviços prestados a ela.
• Preço: o quanto a empresa cobra por seus produtos ou serviços. É
preciso identificar corretamente o público-alvo e o que ele procura, para
que o valor do produto se justifique. Oferecer ao cliente um produto que
tenha valor agregado fará com que esse consumidor seja leal à marca,
gerando uma relação duradoura e lucrativa.
O preço representa o que será dado pelo cliente em troca de um produto ou
serviço. Este preço pode ser pago em moeda ou serviços. Por isso, esta empresa
precisa administrar o preço de seus produtos com eficiência, para obter lucros,
mas ao mesmo tempo não extrapolar no valor que cobra. O preço é um
agregador de valor, não só em termos de lucros para a empresa, mas também
por representar qualidade.
• A Importância da Gestão de Compras para a Empresa
Para que a empresa alcance então esses objetivos, ou seja, consiga oferecer
um produto de qualidade com preços acessíveis e que lhe proporcionem lucros,
é fundamental ter uma equipe responsável pela gestão de compras. A gestão de
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compras irá garantir a eficiência do processo de compras, usando para isso uma
série de estratégias que otimizem a aquisição de:
 Insumos de produção, no caso da indústria;
 Mercadorias, no caso do varejo e de distribuidores;
 Materiais de escritório;
 Suprimentos;
 Serviços de logística.
Além destes, também outros itens necessários para o funcionamento e
manutenção da empresa. Para essa otimização, a gestão de compras é
responsável por realizar negociações com fornecedores, tendo a missão de,
sempre que possível, reduzir custos e manter a qualidade dos materiais
adquiridos, garantido assim, que a empresa atinja seus objetivos no mercado.
Caso ocorra falhas na gestão de compras, vários setores podem ser
prejudicados, desde a fabricação até o ponto de venda. Portanto, para ser
assertiva em suas estratégias e ações, a gestão de compras deve (Fonte:
[Link]
pratica):
 Planejar as aquisições, determinando as especificações de compra e
detalhando qualidade, quantidade, tempo e lugar da entrega;

 Selecionar os fornecedores adequados para cada serviço ou produto;

 Negociar os termos e condições de compra;

 Emitir os pedidos;

 Registrar todas as negociações e cotações;

 Organizar e determinar o destino dos produtos;

 Calcular as despesas com estocagem e depreciação dos produtos

adquiridos;

 Manter o fluxo contínuo de mercadorias e suprimentos necessários para

a produção;

 Fazer o checklist de recebimento e o relatório de uso na empresa.

A eficiência da gestão de compras está ligada a um ciclo também eficiente da
atividade de compras. Este ciclo se inicia na demanda de um item e só termina
com sua aquisição e aplicação. Parece simples, mas é algo que precisa ser
cuidadosamente planejado, estudado e executado.
• O Ciclo de Compras
O departamento de compras é quem geralmente inicia a demanda para a
aquisição de um item necessário à empresa. Este item pode ser um serviço,
outro produto, matéria-prima ou mercadoria. Feita a relação do item ou itens,
inicia-se a cotação com os fornecedores, que envolve: preço, qualidade, prazo
de entrega e alguns outros fatores. Esse processo é chamado de negociação.
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Quando a negociação é concluída, o contrato é fechado (compra e venda). O

item é então entregue, utilizado e avaliado. Todas essas etapas serão estudadas
mais detalhadamente nos capítulos futuros.
Veja abaixo o Ciclo de Compras (Fonte: [Link]
de-compras/):
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CAPÍTULO 2 – RECEBIMENTO DA ORDEM DE COMPRA

Todo o processo de compra se inicia com a necessidade de determinado item.
Constatada essa necessidade, é emitida uma Ordem de Compra – OC, pelo
departamento que tem a necessidade do item. Através das ordens de compra,
as empresas entendem e contabilizam todos os bens ou serviços que foram
solicitados. Dessa forma, a gestão usa esses documentos para manter o controle
sobre informações relevantes para cada setor, como quantidade de produtos,
detalhes de entrega, custo, termos e data solicitada.
Podemos entender então, a OC, como um documento formal, que ajudar a dar
credibilidade ao processo de compra. Neste capítulo, iremos descrever a forma
da ordem de compra, como ela funciona, qual é a diferença entre ordem de
compra e requisição, como formatar uma ordem de compra e como otimizar a
sua emissão, reduzindo as possibilidades de falhas nesse processo.
• O que é e para que serve a Ordem de Compra – OC
Podemos definir a ordem de compra (ou pedido de compra) como um tipo de
documento legal que as empresas compradoras enviam aos fornecedores, de
produtos ou serviços, para registrar a aquisição do item necessitado. O objetivo
de emitir uma ordem de compra é formalizar um acordo entre compradores
e fornecedores.
Neste documento, constam as especificidades da transação, detalhes do item,
quantidades, preços e termos, fornecendo uma referência para ambas as partes
e garantindo atendimento, entrega e pagamento precisos e do pedido. Além de
garantir a formalidade do processo, a OC pode ser arquivada, armazenando
informações que podem ser acessadas pela gestão de compras sempre que
necessário, inclusive para medir desempenho e passar por auditorias.
É importante, no entanto, não confundir a ordem de compra com uma requisição
de compra, sendo que cada uma delas tem funções diferentes dentro do
departamento de compras. Sendo assim, vamos às definições (Fonte:
[Link]
 Requisição de Compra: é uma solicitação formal enviada por um
departamento interno, setor ou colaborador à gestão de compras. Ela
descreve a necessidade de bens ou serviços específicos, incluindo a
descrição de itens, as quantidades e as justificativas para a aquisição. É
através da requisição que a gestão de compras se torna ciente das
necessidades da empresa;

 Ordem de Compra: é um pedido que, baseado na requisição de compra,

é emitido pelo departamento responsável pelas compras da empresa,
contendo detalhes específicos sobre o item, tais como: especificações do
item, quantidades, preços, prazos de entrega e informações do
fornecedor. Uma vez emitida, a OC funciona como um acordo
juridicamente vinculativo entre o comprador e o fornecedor, descrevendo
os termos sob os quais os bens ou serviços serão fornecidos.
Resumindo, uma requisição de compra é uma solicitação interna de aquisição,
enquanto a ordem de compra é o documento oficial emitido pela equipe de
compras a um fornecedor. A partir dela, as negociações ocorrem e as parcerias
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são formadas, com o objetivo de construir relações que garantam um bom preço
e qualidade para os produtos e serviços oferecidos pela empresa.
Além disso, a gestão de compras que mantém uma organização adequada das
ordens emitidas, com arquivamento eficiente, garante não apenas transparência
a seu trabalho, como otimiza a parte burocrática. Um processo de compras bem
estruturado, com um registro dos fluxos de caixa eficiente, organização de
informações úteis, como os responsáveis pelas solicitações, as mercadorias e
os custos, faz com que bancos, auditores e departamentos jurídicos vejam a
empresa com credibilidade.
Internamente, a gestão de compras eficiente garante que nenhum dos processos
administrativos da empresa seja afetado, ao contrário, melhora os mesmos, já
que mantém os estoques abastecidos e melhora a logística. Isso minimiza riscos
e garante com mais segurança as condições ideais para que o trabalho de todos
os departamentos não sofra com escassez de produtos ou serviços
fundamentais. Antes de continuarmos, convém entender a estrutura da
organização empresarial.
• Organização Empresarial
Uma organização empresarial pode se estruturar de diversas formas, de modo
a garantir a eficiência e estabilidade de seus processos produtivos e
administrativos. Os níveis funcionais são estabelecidos pelo organograma e com
base nas funções e nas tarefas dos colaboradores. Atualmente, uma empresa
pode se estruturar da seguinte forma:

Fonte: [Link]
Dependendo da estrutura escolhida, a empresa organiza seus setores, a equipe
gestora e as responsabilidades de cada um. Essa estrutura serve de base para
a distribuição de cada equipe dentro das funções administrativas: planejar,
organizar, coordenar e controlar. Observe a imagem abaixo:
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Fonte: site Passei Direto

• A Requisição de Compras
Voltando ao setor responsável pelas compras, como vimos, ele recebe de cada
departamento requisições para suprir as necessidades de cada um. Esta
requisição deve conter as seguintes informações (Fonte:
[Link]
 Identificação completa do requisitante contendo: data/hora,
assinatura autorizada, aprovação e conta na qual será debitado o custo;

 Especificação completa do material requisitado;

 Quantidade e unidade de medida;

 Prazo: data e local de entregue;

 Outras informações pertinentes que não deixem nenhuma margem de

dúvida.
Após receber a requisição, cabe à gestão de compras verificar se o item pedido
é realmente necessário e se a justificativa para a aquisição é pertinente.
• Modelo de Ordem de Compra
Após o recebimento da requisição de compras, é preciso então formular a ordem
de compra, para poder dar início ao processo de seleção de fornecedores (que
veremos no capítulo a seguir). Cada empresa pode ter um modelo específico
para ser usado, que se adeque às suas necessidades e produtos, mas abaixo
podemos ver informações gerais, que costumam constar na maioria das OC
(Fonte: [Link]
 Cabeçalho: inclui os nomes, endereços, detalhes de contato e a data de
emissão do comprador e do fornecedor;

 Número da ordem de compra: é um identificador atribuído ao pedido de

compra para fins de rastreamento e referência;
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 Detalhes do pedido: nesta parte são descritos os itens ou serviços

adquiridos, com quantidades, preços unitários e valores totais;

 Informações de entrega: deve constar a data de entrega desejada, o

endereço da empresa e outras instruções relacionadas à entrega;

 Condições de pagamento: contém as condições de pagamento

acordadas na negociação, incluindo datas de vencimento, moeda em que
se dará o pagamento, com possíveis descontos ou penalidades
aplicáveis;

 Informação de faturamento: o endereço de faturamento para onde o

fornecedor deverá enviar a nota fiscal, se for diferente do endereço de
envio;

 Termos e condições adicionais: termos, condições ou requisitos legais

específicos que se apliquem à compra;

 Assinaturas: espaço para as pessoas indicadas pela empresa

compradora assinarem, indicando sua concordância com os termos;

 Anexos: Documentos de apoio, como especificações de produtos,

desenhos ou contratos, que fornecem contexto adicional ao pedido.
A ordem de compra pode ter diferentes prazos de validade, mas a validade de
uma ordem de compra não costuma passar de um ano. Se for necessário um
prazo maior que este, ele é especificado em contrato. Uma ordem de compra
pode ser rejeitada ou cancelada, caso falte informações ou estas não sejam
coerentes. A gestão de compras deve estar atenta a isso, para não atrasar o
processo de aquisição.
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CAPÍTULO 3 - PESQUISA DE FORNECEDORES

Agora que sabemos o que é uma ordem de compra e como fazê-la, é importante
conhecermos as melhores formas de pesquisar os fornecedores, para conseguir
bons preços e produtos de qualidade. Ao encontrar bons fornecedores, a
empresa pode manter as relações com eles de forma contínua, então esta
pesquisa se torna mais esporádica. Se um fornecedor entrega bens, serviços e
matérias-primas de qualidade, dentro do prazo e com preços justos, não é
preciso procurar outros, aliás, é até arriscado. Portanto, uma pesquisa bem
realizada pode estabelecer uma parceria de sucesso, duradoura e vantajosa
para todas as partes envolvidas.
Antes de iniciar a pesquisa, é preciso que seja feita uma lista com todas as
condições desejadas para se fechar um negócio e escolher determinado
fornecedor. Para elaborar essa lista, é interessante ouvir as necessidades de
todos os setores da empresa, já que todos serão afetados pelas escolhas da
gestão de compras. A seguir, apresentaremos as principais características que
um bom fornecedor deve apresentar e também as principais formas de pesquisar
o mercado.
• Características dos Bons Fornecedores
Após as reuniões necessárias, a empresa pode construir listas de qualidades
desejadas em seus possíveis fornecedores. As mais comuns ao se pesquisar
um bom parceiro são (fonte: SEBRAE):
 Oferecer serviços de qualidade: cumprir prazos de entrega, sem
danificar produtos, com preços justos, embalagens seguras;

 Estar disposto a negociar: muitos fornecedores são inflexíveis, isso

pode complicar o processo de aquisição de itens;

 Possibilidade de estabelecer relação de longo prazo;

 Qualidade: oferecer produto ou serviço com as especificações técnicas

exigidas por leis ou regulamentações;

 Produção: é preciso que a capacidade produtiva atenda às necessidades

e expectativas da empresa, produzindo a maior quantidade no menor
tempo possível, sem prejudicar a qualidade, gerando defeitos e não
conformidades;

 Localização: considerar a distância entre sua empresa e o fornecedor,

pois caso não tenha um estoque grande, será preciso reposições mais
frequentes;

 Confiança: caso não bem o fornecedor, verifique seu histórico,

reputação, estabilidade e saúde financeira. Isso reduz os riscos de que
ele deixe de entregar os pedidos e prejudique o negócio;