Nome da Escola / Instituição: SENAI Areias
Curso: Assistente Administrativo
Professor(a): João Marcelo
Disciplina: Organização e Controle de Documentos
Data de Entrega:18/03/2025
Nome dos Alunos:Jeferson Antoni, Wendell Santos,
Alisson Cortez, Vitor Matheus
[Link]:
Início
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V
Solicitação de Criação de Contrato
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V
Setor Comercial
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V
Criar Rascunho do Contrato
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V
Setor Jurídico
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V
Revisar Contrato
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V
Aprovação do Contrato?
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| V
| Rejeitar Contrato
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| V
| Notificar Setor Comercial
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| V
| Fim
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V
Setor de Gestão
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V
Aprovar Contrato
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V
Assinar Contrato
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V
Setor de Arquivo
|
V
Armazenar Contrato em Sistema
|
V
Fim
Descrição das Etapas e Setores Envolvidos
1. Solicitação de Criação de Contrato: O processo tem início com a solicitação
feita pelo cliente ou pelo setor comercial.
2. Setor Comercial: O setor responsável por captar a demanda cria o rascunho
inicial do contrato.
3. Criar Rascunho do Contrato: Elaboração do contrato com todas as cláusulas
necessárias.
4. Setor Jurídico: O rascunho é enviado para o setor jurídico para revisão.
5. Revisar Contrato: O setor jurídico analisa o contrato, ajustando cláusulas
conforme necessário.
6. Aprovação do Contrato: O contrato revisado é enviado para aprovação.
o Se aprovado: O processo segue para a assinatura.
o Se rejeitado: O setor jurídico notifica o setor comercial sobre as alterações
necessárias.
7. Setor de Gestão: Após a aprovação, o contrato é enviado para o setor de gestão
para a formalização da assinatura.
8. Assinar Contrato: O contrato é assinado pelas partes envolvidas.
9. Setor de Arquivo: Após a assinatura, o contrato é enviado ao setor de arquivo.
10. Armazenar Contrato em Sistema: O contrato é digitalizado e armazenado em
um sistema de gerenciamento de documentos.
Resposta da Pergunta:
Ferramentas ou Softwares para Facilitar o Processo:
Software de Gerenciamento de Documentos: Para armazenar, organizar e
facilitar o acesso aos contratos, como DocuWare, M-Files ou SharePoint.
Ferramentas de Colaboração: Para facilitar a comunicação entre os setores,
como Slack, Microsoft Teams, ou Google Workspace.
Plataformas de Assinatura Eletrônica: Para agilizar o processo de assinatura
de contratos, como DocuSign, Adobe Sign ou HelloSign.
Software de Gestão de Projetos: Para acompanhar o progresso do fluxo de
trabalho, como Trello, Asana ou [Link].
Software de Processos e Fluxos de Trabalho: Para modelar e automatizar o
fluxo de documentos, como Zapier, [Link] ou ProcessMaker.
[Link] Básico para Atendimento
ao Cliente
Este é um protocolo básico que a TechSolutions pode seguir para garantir um
atendimento ao cliente eficaz, desde o primeiro contato até a resolução do problema.
1. Primeiro Contato
o Recepção do Cliente: Cumprimente o cliente de forma amigável e profissional.
o Identificação do Cliente: Pergunte o nome do cliente e, se aplicável, o número
do protocolo de atendimento.
o Escuta Ativa: Ouça atentamente a solicitação ou problema apresentado pelo
cliente.
2. Registro da Solicitação
o Documentação: Registre a solicitação em um sistema de gerenciamento de
atendimento, incluindo detalhes como data, hora, nome do cliente e descrição do
problema.
o Geração de Protocolo: Crie um número de protocolo para acompanhamento e
informe ao cliente.
3. Análise do Problema
o Identificação da Solução: Avalie a solicitação e determine a melhor forma de
resolver o problema.
o Consulta a Recursos: Se necessário, consulte manuais, FAQs ou outros
colaboradores para encontrar a solução.
4. Comunicação da Solução
o Informar o Cliente: Comunique a solução ao cliente de forma clara e objetiva.
o Orientações Adicionais: Se necessário, forneça instruções adicionais para que o
cliente possa seguir.
5. Resolução do Problema
o Implementação da Solução: Execute a solução proposta, se aplicável, ou
encaminhe para o setor responsável.
o Confirmação de Satisfação: Pergunte ao cliente se a solução atendeu às suas
expectativas.
6. Encerramento do Atendimento
o Agradecimento: Agradeça ao cliente pela interação e pela oportunidade de
ajudar.
o Feedback: Pergunte se o cliente gostaria de deixar um feedback sobre o
atendimento.
7. Registro Final
o Atualização do Sistema: Atualize o sistema de gerenciamento com o resultado
do atendimento e feche o protocolo.
o Armazenamento de Dados: Armazene todas as informações relevantes para
futuras referências.
Garantindo a Conformidade com os
Protocolos:
Para garantir que todos os colaboradores sigam os protocolos corretamente, a
Techsolutions pode implementar as seguintes estratégias:
Treinamento Regular: Oferecer treinamentos periódicos sobre os protocolos de
atendimento e a importância de segui-los.
Documentação Acessível: Manter um manual de atendimento ao cliente
acessível a todos os colaboradores, com exemplos práticos e diretrizes claras.
Supervisão e Feedback: Designar supervisores para monitorar as interações e
fornecer feedback construtivo aos colaboradores.
Sistema de Avaliação: Implementar um sistema de avaliação de desempenho
que considere a adesão aos protocolos de atendimento.
Incentivos: Criar um programa de incentivos para colaboradores que se destacam
no cumprimento dos protocolos e na satisfação do cliente.