Programa de Excel para Negócios

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portanto, não representa registro completo do que foi abordado na referida
apresentação.

O emprego de todas logomarcas possui caráter estritamente ilustrativo, não

indicando parceria, promoção ou qualquer vínculo entre as organizações citadas e
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Nenhuma das partes deste documento pode ser veiculada, transcrita ou

reproduzida sob qualquer forma ou por quaisquer meios — eletrônico, fotocópia,
gravação ou outros — sem prévio consentimento por escrito da BTC.

Programa de Excel para Negócios 2

 Por que Excel?

O Excel é uma planilha de cálculo. No entanto, dependendo da habilidade do usuário, o programa pode exercer papel muito
mais amplo que apenas execução de cálculos.

Principais softwares da Microsoft Excel reúne as principais características de todos

Dentro de certas limitações, o Excel consegue

Banco de dados atender aos objetivos dos outros softwares (Access,
Word e PowerPoint), além da própria função de
planilha de cálculo.

Apresentações Editor de texto

Programa de Excel para Negócios 3

Visão geral do Excel

Novo layout à partir da versão 2007

Barra de acesso
Nome do arquivo
rápido Barra de fórmulas Novo menu - Ribbon
Botão office

Área de
trabalho

Colunas

Linhas

Zoom

Nomes das planilhas

Modo de exibição Barras de rolagem

Programa de Excel para Negócios 4

 Manipulando as planilhas (1/4)

Mudando a quantidade inicial de planilhas

Passo 1: Clique no
Botão Office e
selecione opções do Quantidade default de
Excel. planilhas é 3.

Passo 2: Em Mais Usados,

altere o número de
planilhas em Incluir este
número de planilhas

Programa de Excel para Negócios 5

Manipulando as planilhas (2/4)

Renomeando planilhas

Duplo click na aba onde se

quer mudar o nome. Após
a marcação, basta
Modo 1 renomear

Modo 2
Botão direito do mouse
acima da aba que se quer
mudar o nome, selecione
Renomear e inserir o novo
nome

Programa de Excel para Negócios 6

 Manipulando as planilhas (3/4)

Movimentando as planilhas

Click e segure, mova o

mouse e uma indicação
mostrará onde a aba será
Modo 1 posicionada

Modo 2
Botão direito do mouse
acima da aba que se quer
mudar o nome, selecione
Renomear e inserir o novo
nome

Programa de Excel para Negócios 7

Manipulando as planilhas (4/4)

Inserir e deletar planilhas

Click no botão após as

abas, ou pressionado Shift
Modo 1 + F11

Modo 2
Botão direito do mouse
acima da aba que se quer
mudar o nome, selecione
Inserir e escolha uma
nova planilha

Programa de Excel para Negócios 8

 Atalhos básicos (1/2)

Navegação com Alt

Pressionando Alt as teclas

de atalho do Ribbon para
os grupos de funções
aparecerão

No exemplo, pressionando
C outras teclas aparecerão
para acessar as funções
do grupo Início

Pressionando P, será
Pressionando 1, será
acessado a função
acessado a função negrito
porcentagem

Programa de Excel para Negócios 9

Atalhos básicos (2/2)

Atalhos são úteis para ganhar tempo na navegação da planilha, utilizando menos o mouse.

Atalhos Função

Ctrl-Home Seleciona a célula A1

Ctrl-End Seleciona a última célula preenchida na diagonal da planilha

Page Up Navega a planilha para cima (tela por tela)

Page Down Navega a planilha para baixo (tela por tela)

Alt-Page Up Navega a planilha para esquerda (tela por tela)

Alt-Page Down Navega a planilha para direita (tela por tela)

Ctrl-Page Up Navega para a planilha anterior

Ctrl-Page Down Navega para a próxima planilha

Ctrl-Tab Move para o próximo Workbook

Programa de Excel para Negócios 10

 Imprimindo planilha

Existem dois métodos simples para imprimir

Selecione a área que se

quer imprimir e selecione
a função Definir área de
impressão
Ou selecione o modo de
visualização Quebra de
Página e ajuste as bordas
da área de impressão

Programa de Excel para Negócios 11

Salvando pasta de trabalho

No Excel 2007 e 2010, existem tipos de arquivo diferentes aos das versões anteriores

Caso o arquivo já exista e

apenas se quer salvar as
Click no botão office
alterações, selecione Salvar,
ou Ctrl-S

Se for a primeira vez que

será salvo, pode-se
selecionar diversos tipos de
versões (tipos) de arquivos

Após selecionar o tipo

pretendido, escolha o local e
nome do arquivo

Programa de Excel para Negócios 12

 Células e Ranges

A versão 2007 e 2010 do Excel contém 1.048.576 linhas e 16.384 colunas, mais de 17 milhões de células. Comparando, a
versão 2003 contém 65.536 linhas e 256 colunas.

Célula Range

Nome A1 B2:D6

Seleção
Clicar Clicar e arrastar
mouse

Navegação e
Direcional, Ctrl (navegação) e Shift
seleção sem Direcional
(seleção)
mouse

Programa de Excel para Negócios 13

Dividindo a tela

Para visualizar áreas diferentes da planilha ao mesmo tempo, existe a função de divisão de tela, que pode ser vertical,
horizontal ou ambos.

Botões que devem ser

arrastados até o local de
divisão de tela (horizontal e
vertical). Outra opção é
acessar o menu Exibição e
função Dividir

Arrastando ambos, a tela

fica dividida em quatro

Programa de Excel para Negócios 14

 Selecionando todos os dados

Existem diversos modos para selecionar todas as células de um banco de dados em Excel. Além de utilizar o clicar e arrastar,
que pode ser complicado e demorado, apresenta-se algumas opções melhores.

Utilizando atalho, Ctrl-T ou

Clicar no botão de Ctrl-Shift-Espaço
intersecção
Navegação com Ctrl e Shift
pressionados

Programa de Excel para Negócios 15

Selecionando células específicas

Para selecionar células específicas, existem duas formas simples: Caixa de nome e o botão F5.

Digitar a célula que se quer

selecionar

Pressionando F5, o menu Ir

Para aparecerá e na
referência inserir a célula
que se quer selecionar A função especial do F5
disponibiliza mais opções de
seleção com nível de
complexidade maior

Programa de Excel para Negócios 16

 Preenchendo séries de dados

Preenchendo Criando séries

Para criar série, digite em células, vá

para opções do Excel e selecione Editar
Listas Personalizadas, selecione o
intervalo digitado e importe

Inicie a sequência, pressione o botão de

intersecção da seleção e arraste. Clique
no botão e selecione Preencher Série

Programa de Excel para Negócios 17

Copiar, colar e recortar (mover)

Pressionando o botão direito do mouse Funções

Move os dados e referências das células selecionadas para

Recortar
outro local da planilha. Atalho: Ctrl-X

Copia os dados selecionados, mantendo a estrutura de

Copiar
referências. Atalho: Ctrl-C

Após recortar ou copiar, a função colar determina o local

Colar onde serão preenchidos os dados em memória. Atalho:
Ctrl-V

Colar Oferece maior opções de colagem de dados. Como

exemplo pode ser colado apenas a formatação das células,
especial
sem movimentar os dados.

Programa de Excel para Negócios 18

 Desfazendo comandos e limpando conteúdos de células

Desfazendo Apagando

Selecione os dados e pressione o botão

Limpar, escolhendo que tipo de ação
tomar. Por exemplo, para limpar tanto
conteúdo quando formatação, escolha
Limpar tudo

Utilize o botão voltar e veja os últimos

comandos executados, selecionando Para conteúdo, a opção mais
onde se quer retornar. Atalho: Ctrl-Z rápida é utilizar o botão Delete

Programa de Excel para Negócios 19

Manipulando linhas, colunas e células

Inserindo e Excluindo linhas e colunas

Clicar na barra lateral com o número da

linha (no na barra superior de coluna) e
pressionar botão direito, selecionar
Inserir.

Ou vá para o menu Início, submenu

Células, opções Inserir (Atalho: Ctrl +)
e Excluir (Atalho: Ctrl -)

No caso de inserção de célula, um menu

aparecerá solicitando a nova ação de
deslocamento das outras células

Programa de Excel para Negócios 20

 Formatando linhas, colunas e células (1/2)

Tamanho, cores e conteúdo

Selecionar o que se quer formatar

(Linha, Coluna ou Célula), clicar botão
direito e verificar opções de formação
(Objeto e conteúdo)
Para ajustar o tamanho, clicar na borda
da linha ou coluna e ajustar o tamanho.
Para ajustar ao tamanho do texto da
célula, duplo clique na borda da barra
de linha e coluna

Programa de Excel para Negócios 21

Formatando linhas, colunas e células (2/2)

Tamanho, cores e conteúdo

Caso atendida uma ou

mais condições, formatar
preenchimento ou
conteúdo
Formatação de célula
(Preenchimento, borda,
alinhamento vertical e
horizontal) Formatação de números
Formatação de fonte
(casas decimais, moeda,
(Tipo, cor, tamanho, etc.)
etc.)

O pincel copia
toda formatação
de uma linha,
coluna ou célula e
transporta para
outra

Para acessar o menu de formatação,

pode-se clicar com o botão direito do
mouse e selecionar Formatar Célula,
clicar no botão abaixo de todo
submenu, ou com o atalho: Ctrl-1

Programa de Excel para Negócios 22

 Ocultando dados

Esconder (ocultar) e exibir Agrupar e desagrupar

Selecione a quantidade
de linhas ou colunas que
se quer esconder, clicar
com o botão direito do Selecione a quantidade de
mouse e selecionar linhas ou colunas que se quer
Ocultar. Para reexibir, esconder, ir em Dados e
selecione um local onde Opção de mostrar agrupamento utilizar a função Agrupar. Para
existem linhas ou de dados ou não. retirar a função, utilizar
colunas ocultas e Desagrupar
selecionar Reexibir

Programa de Excel para Negócios 23

Iniciando fórmulas

O principal atributo do Excel é a possibilidade de executar diversas operações com dados (números, letras, etc.) ao mesmo
tempo. O usuário poderá criar suas operações e/ou utilizar funções pré definidas no próprio software.

A Barra de Fórmula é o local

onde se insere as expressões
ou funções, iniciando com “=“.
Isso se deve para diferenciar
dados de expressões/funções.

Para acessar e inserir as funções pré

programadas no Excel, pode-se utilizar três
modos: Botão Inserir Função no Menu
Fórmulas; botão fx ao lado da barra de
fórmula; digitar o comando diretamente

Programa de Excel para Negócios 24

 Operadores e funções

Expressões Funções

• Soma (+ ou & para strings)

• Subtração (-) No momento de inserção da função,
o Excel orienta o usuário para
Operadores • Multiplicação (*) referenciar os dados corretamente,
• Divisão (/) passo a passo.
• Expoente (^)

1. Parênteses
2. Expoente
3. Divisão Formato
Hierarquia =NomedaFunção(Arg1;Arg2;...ArgN)
4. Multiplicação básico
5. Adição
6. Subtração

Programa de Excel para Negócios 25

Funções básicas

Funções mais utilizadas (exemplos)

Soma =SOMA(G5:G9)

Multiplicação =MULT(C5;E5;(1-F5))-MULT(C5;D5) Aplicação

2
2

Média =MÉDIA(G5:G9)

1
3
3
4
5
6
Máximo =MÁXIMO(G5:G9)

Mínimo =MÍNIMO(G5:G9) Notar que o argumento pode

ser um Range, não somente
5 uma célula. Isso vale para
diversas funções.

Multiplicar e
=SOMARPRODUTO(C5:C9;E5:E9)
somar
6

Programa de Excel para Negócios 26

 Funções condicionais , operadores lógicos e contagem

Estrutura

Condicional
=SE(teste lógico;verdadeiro;falso)
simples
1

Operadores =E(teste 1; teste 2;...;testen) Aplicação

lógicos =OU(teste 1; teste 2;...;testen)
2
1e2

Contagem
=[Link](Intervalo;”teste”)
condicional
3

Contagem de
=[Link](intervalo) 3
valores
4e6
4
5

Contagem de
=[Link](intervalo)
vazios
5

Contagem de
=CONT.NÚM(intervalo)
números
6

Programa de Excel para Negócios 27

Funções condicionais e tratamento de erros

Estrutura

Soma
=SOMASE(intervalo;teste;intervalo de soma)
condicional
1

Média
=MÉDIASE(intervalo;teste;intervalo de média)
condicional 1
2 2

Tratamento de erros

• #DIV/0!: Divisão por zero Identificando

=ÉERROS(referência)
erro
• #N/D: Dado não encontrado
Exemplos de
erros • #REF!: Referência inválida

• #NOME?: Função não identificada Tratamento

=SEERRO(referência;verdadeiro)
de erro
• #VALOR!: Operação com dados incorretos

Deve-se tratar os erros pois eles

impossibilitam operações quando
estão em intervalos utilizados por
operações

Programa de Excel para Negócios 28

 Funções de strings

Lidar com strings, além de ajudar na consolidação de dados, também é fundamental para manter as planilhas flexíveis a
alterações de variáveis.

exemplo primeiro segundo

Juntar strings =CONCATENAR(texto1;texto2;...texton) exemploprimeirosegundo

Strings a
=ESQUERDA(texto;nº caractere) exemp
esquerda

Strings a direita =DIREITA(texto;nº caractere) undo

Strings internas =[Link](texto;nº caractere inicial;final) rimei

Procurar
posição de =PROCURAR(item procurado; texto;caractere inicial) (procurando x em exemplo) 2
string

Primeira string
=[Link]ÚSCULA(texto) Exemplo
maiúscula

Todas strings
=MAIÚSCULA(texto) EXEMPLO
maiúsculas

Todas strings
=MINÚSCULA(texto) exemplo
minúsculas

Programa de Excel para Negócios 29

Buscando dados (1/2)

As funções de busca de informações ajudam a cruzar informações entre bases de dados.

Coluna de busca
(esquerda)

Matriz (ex. A2:C10)

Busca
=PROCV(item procurado;matriz;índice;opção)
vertical

Tipo de busca: Falso –

Matriz (ex. A2:C10) exato, Verdadeiro -
aproximado

1 n
índice

Coluna de busca Matriz (ex. A2:C10) Busca

(acima)
=PROCH(item procurado;matriz;índice;opção)
horizontal

índice

Programa de Excel para Negócios 30

 Buscando dados (2/2)

As funções de busca de informações ajudam a cruzar informações entre bases de dados.

Coluna de busca,
porém pode ser
linha

Se estiver buscando
a posição do dado
15, retornará 3

Posição do
=CORRESP(item procurado;matriz;opção)
dado

Tipo de busca: Falso –

exato, Verdadeiro -
aproximado

Matriz de busca. Busca de

Retorna valor da
dado a partir
célula específica =ÍNDICE(matriz;linha;coluna)
de uma
posição
1

linha

1 n n
coluna

Programa de Excel para Negócios 31

Filtros e classificações

Ao manipular uma base de dados grande, o Excel disponibiliza funções simples para tornar a busca de dados mais rápida e
intuitiva.
No menu Dados existem
diversas opções de funções para
manipulação de banco de dados

Ao incluir filtro em um conjunto de

dados, pode-se escolher visualizar
apenas os dados que interessam,
além de reunir também todas as
funções de classificação

As opções de classificar
ordenam os dados a partir
de uma determinada
variável da base de dados.
Pode-se classificar por
valores e cores

Programa de Excel para Negócios 32

 Gráficos (1/5)

Os gráficos são formas mais intuitivas de apresentar dados. Em negócios, para que todos compreendam melhor o que se está
tentado transmitir, os gráficos são aliados para alcançar os resultados esperados.

No menu Inserir, existe um

campo com diversos tipos
de gráficos. Acessando
todas as opções, o menu é
separado por tipo.

Programa de Excel para Negócios 33

Gráficos (2/5)

Formatar área de plotagem Formatar linhas de grade

Ao clicar com o botão direito sobre a área do gráfico, sobre

Ao clicar com o botão direito sobre a área do gráfico uma das linhas de grade

Altera tipo de gráfico

Dados do gráfico podem ser

alterados

Permite alteração na cor do

preenchimento, bordas, etc.

Programa de Excel para Negócios 34

 Gráficos (3/5)

Formatar eixo vertical Formatar eixo horizontal

Ao clicar com o botão direito sobre o eixo vertical, opção Ao clicar com o botão direito sobre o eixo horizontal , opção
formatar eixo formatar eixo

Intervalo entre as
Escala pode ser
marcas de escala
automática ou
escolhida
manualmente
Intervalo entre os
rótulos

Mudança dos
valores do eixo Seleção de tipo
para milhares, de eixo (texto ou
milhões, etc. valores)

Marcas e rótulos
Marcas e rótulos no eixo
no eixo

Valor no qual o
Valor no qual o eixo vertical
eixo horizontal cruza o
cruza o vertical horizontal

Eixo vertical
cruza na marca
de escala ou
entre marcas

Programa de Excel para Negócios 35

Gráficos (4/5)

Formatar rótulo de dados Formatar série de dados

Ao clicar com o botão direito sobre o gráfico, opção formatar Ao clicar com o botão direito sobre o gráfico, opção formatar
rótulos de dados série de dados

Escolha de Sobreposição
conteúdo: nome da série:
da série ou valor sobreposto
(colunas sobre
as outras) ou
separado
(colunas lado a
Volta o texto
lado)
original
(vinculado à
fonte)

Espaçamento
entre as séries
para diferentes
Posição do rótulo valores no eixo
no gráfico: horizontal
centro, parte
inferior, parte
superior, parte
externa
Série
selecionada
pode ser
plotada em um
eixo
secundário,
com outro tipo
de gráfico

É possível alterar manualmente os

rótulos, no entanto, a opção “vincular à
fonte” no menu Número deve estar
sempre selecionada

Programa de Excel para Negócios 36

 Gráficos (5/5)

Tipos de gráficos mais usados

Tipo de gráfico Principais usos Exemplos de usos

• Colunas lado a lado: série de natureza distintas

• Veículos fabricados no Brasil e na China em
nas quais o total entre elas não é importante
2010
• Colunas sobrepostas: séries de mesma natureza
Colunas • Veículos fabricados no Brasil em 2010,
nas quais o total entre elas é importante
populares + sedans + utilitários
• Colunas base 100%: séries nas quais é
• Evolução da frota brasileira novos + usados
importante saber a evolução do market share

• Evolução temporal • Evolução do total de veículos em circulação no

Brasil
Linhas
• Nunca usar em séries cujos valores do eixo • Valor 1: veículos em circulação no Brasil; valor
horizontal não tem relação entre si 2: veículos em circulação na China

• Market share veículo em circulação no Brasil em

Pizza • Market share; série única, sem evolução
2010

• Mesmo uso de colunas; geralmente usado quando

Barras há várias séries e visualização em barras é melhor • Veículos fabricados em 2010 em vários países
do que em colunas

• Evolução temporal com mais de uma série para

Área • Evolução da frota brasileira novos + usados
comparação

• Veículos novos em 2010 vs. Crescimento do PIB

Bolhas • Gráficos com 3 dimensões de dados
vs. PIB per capita

Programa de Excel para Negócios 37

Tabela dinâmica (1/2)

A Tabela Dinâmica tem como objetivo a manipulação rápida de dados de uma base, além de reunir as principais funções e
operações do Excel.

Banco de dados Disposição rápida de

Informação (relatório)
dados (análise)

A tabela dinâmica, como o próprio

nome pressupõe, dinamiza essas
duas etapas no processo de análise
e apresentação dos dados

Inserindo uma tabela dinâmica

Após selecionar o banco de dados,

pode-se inserir a tabela dinâmica na
própria planilha ou em uma nova
planilha

Programa de Excel para Negócios 38

 Tabela dinâmica (2/2)

Estrutura da tabela dinâmica

Atualiza dados da
Filtro Tabela Dinâmica
Campos Escolhe base de
horizontais dados
Campos verticais

Campos da base

Resultados numéricos: Para incluir os campos na Tabela Dinâmica, pode-

-Soma se arrastar os campos até a área da tabela, clicar
no check ou arrastar para a área abaixo da lista
-Contagem
de campos
-Média
-etc..

Programa de Excel para Negócios 39

Estruturas matriciais

Quando existe a necessidade de realizar uma operação (ex. soma) utilizando múltiplas condições, com testes que podem ser na
horizontal e/ou na vertical, utiliza-se estruturas matriciais.

As funções devem ser inseridas no Exemplo

Excel com os seguintes botões
pressionados: Ctrl+Shift+Enter

Soma
=SOMA(SE(condição 1;SE(condição 2;área de valores)))
matricial

Na base de dados acima, pede-se para somar a

quantidade líquida vendida de uma vendedora
específica, em um mês específico, de uma linha
específica e de um grupo específico dentro dessa
linha.

Média
=MÉDIA(SE(condição 1;SE(condição 2;área de valores)))
matricial =SOMA(SE(A1:A100=“Nome”;SE(C1:C100=“Jan”
;SE(E1:E100=“Linha”;SE(F1:F100=“Grupo”;G1:
G100)))))

Notar que todos os intervalos

devem ter a mesma dimensão

Programa de Excel para Negócios 40

 Funções avançadas – Referência de dados (1/3)

Algumas funções são extremamente úteis para fins específicos, mesmo não sendo utilizadas com tanta frequência quanto as
mais tradicionais.

Caso você queira travar linha,

coluna, ambos ou nenhum

Endereço de
=ENDEREÇO(nº da linha, nº da coluna, travamento, tipo, referência)
dados

Referênciapor
Comando
=INDIRETO(texto, tipo)
string
indireta

A1 ou L1C1

O deslocamento positivo é para baixo e

lado direito. # Linhas e Colunas refere-se
a Ranges. Utilizado com funções como
SOMA, MÉDIA, etc..

Referência
=DESLOC(referência, deslocamento linha, deslocamento coluna, # linhas, # colunas)
deslocada

Programa de Excel para Negócios 41

Funções avançadas – Subtotal (2/3)

A função subtotal ajuda a consolidar alguns dados de uma lista, podendo realizar diversas operações e destacando o resultado
de forma rápida e fácil de acessar pelo usuário.

A função Subtotal permite

fazer consolidações de
quaisquer dados em relação
a uma referência específica.

Neste caso, para cada

variação de ANO, existe um
subtotal somando os dados.
A função cria os subtotais e
agrupamentos de dados.

Programa de Excel para Negócios 42

 Funções avançadas – Nomes / Validação de dados (3/3)

Ao utilizar nomes, o usuário consegue ter mais claro que tipo de operações e dados estão sendo utilizados, facilitando a
auditoria das fórmulas na planilha.

A função gerenciador de nomes tem

como finalidade nomear range de
dados de forma que o usuário tenha
mais informação sobre o que está
fazendo. Por exemplo, ao invés de
usar SOMA(A1:A30) pode ser
utilizado SOMA(Vendas_Mensais)

A função validação de dados

restringe os dados que podem ser
inclusos em uma célula.

Ao utilizar uma lista, a célula fica em

formato drop-down, mostrando uma
lista de dados que podem ser
selecionados.

Programa de Excel para Negócios 43

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