Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.

E-Palmas
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos da
Prefeitura Municipal de Palmas - TO

MANUAL DO USUÁRIO
Módulo Documentos
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Índice
1 - INTRODUÇÃO 4
2 - MÓDULO DOCUMENTOS 5
2.1 – Arquivar 8
Arquivar Documento: 8
Desarquivar: 10
2.2 - Arquivo Digital 11
Incluir Arquivo Digital: 11
Assinatura Digital: 13
Excluir Arquivo Digital: 17
2.3 - Cadastrar Documento Interno 18
AÇÃO: Cadastrar Documento Geral 18
AÇÃO: Modelos e Minutas 21
AÇÃO: Imprimir Etiquetas 21
AÇÃO: Imprimir Folha de Despacho 23
AÇÃO: Gerar Vias 24
2.4 - Cadastrar Documento Externo Geral 25
2.5 – Cadastrar Requerimento 29
2.6 - Cancelar Tramitação 32
2.7 - Cancelar/Reativar 32
Cancelar Documento: 33
Reativar Documento Cancelado: 35
2.8 - Comentar 36
Incluir Comentário: 36
Excluir Comentário: 37
2.9 - Distribuir 38
Distribuir Documento: 38
Desfazer distribuição: 39
2.10 – Emprestar 41
2.11 - Expedição por Lote 44
2.12 - Expedir 45
Expedição Entre Secretarias: 47
Expedição Externa: 49
Desfazer Expedição: 50
2.13 - Ficha de Acompanhamento 52
2.14 - Follow-up 54
2.15 - Guias 55
AÇÃO: Guias de Tramitação 56
AÇÃO: Guias de Remessa 61
AÇÃO: Guia de Expedição - Externo 64
AÇÃO: Guia de Expedição - Outras Secretarias 65
AÇÃO: Guia de Expedição – Em Mãos 68
2.16 – Juntar Documento 68
2.17 – Listagem 72
BARRA DE AÇÃO: Alterar 74
BARRA DE AÇÃO: Arquivar 75

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BARRA DE AÇÃO: Arquivo Digital 75
BARRA DE AÇÃO: Cancelar 75
BARRA DE AÇÃO: Comentário 75
BARRA DE AÇÃO: Distribuir 75
BARRA DE AÇÃO: Etiquetas 75
BARRA DE AÇÃO: Expedir 75
BARRA DE AÇÃO: FAD 75
BARRA DE AÇÃO: Formalizar Processo Geral 76
BARRA DE AÇÃO: Gerar via física 79
BARRA DE AÇÃO: Gerar via eletrônica 79
BARRA DE AÇÃO: Histórico 79
BARRA DE AÇÃO: Juntar Documento 80
BARRA DE AÇÃO: Manter Dados 80
BARRA DE AÇÃO: Palavra-chave 81
BARRA DE AÇÃO: Providências 81
BARRA DE AÇÃO: Responder 84
BARRA DE AÇÃO: Responsáveis 85
BARRA DE AÇÃO: Sobrestar 87
BARRA DE AÇÃO: Situação Internet 89
BARRA DE AÇÃO: Tramitar 90
2.18 – Listagem Pré-Cadastro 91
BARRA DE AÇÃO: Alterar 92
BARRA DE AÇÃO: Arquivo Digital 94
BARRA DE AÇÃO: Etiquetas 94
2.19 - Modelos e Minutas 95
BARRA DE AÇÃO: Arquivo Digital 96
BARRA DE AÇÃO: Excluir 99
BARRA DE AÇÃO: Histórico 99
BARRA DE AÇÃO: Protocolar 100
BARRA DE AÇÃO: Tramitar 100
2.20 - Palavra-Chave 101
2.21 - Pesquisa Avançada 104
2.22 - Pesquisa Simples 105
2.23 – Pré-Cadastro 107
2.24 - Pré-Protocolo 109
2.25 – Receber Tramitação 111
2.26 - Receber Distribuição 115
2.27 - Relatórios 116
2.28 - Tramitar 128
3 - TECLAS DE ATALHO 129
4 - FECHAMENTO 131

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1 - INTRODUÇÃO

Este documento foi elaborado com o objetivo de orientar os usuários do E-Palmas quanto
à operacionalização do Módulo de Documentos. Este manual apresenta os procedimentos
operacionais que permitirão a utilização plena deste recurso na Instituição.

Para facilitar a interação sistema-usuário, este manual demonstra a composição das

funcionalidades e ações do Módulo de Documentos e a facilidade da navegabilidade e usabilidade
por meio de descrições sucintas dos procedimentos e dos resultados que serão alcançados.

O manual do Módulo de Documentos descreve as funcionalidades disponibilizadas no

sistema para a gestão dos documentos em situação corrente. Ações como cadastro, inclusão de
arquivos digitais, exclusão, tramitação e recebimento de documentos são contempladas neste
módulo.

O acesso às funcionalidades deste módulo é definido pelos perfis atribuídos aos usuários.
Algumas ações são permitidas apenas aos administradores/gestores do sistema.

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2 - MÓDULO DOCUMENTOS

O MÓDULO DOCUMENTOS é destinado às funcionalidades de gerenciamento de

documentos (protocolos) pelo sistema. Os documentos no E-Palmas são como pastas virtuais onde
estarão inseridos os arquivos digitais. São identificados no NUP (Número Único de Protocolo) pelo
número .9. localizado logo antes do número sequencial final, o que o difere do documento que
apresenta .0. logo antes do número sequencial final.

Para navegar no Módulo Documentos o usuário deve posicionar o cursor do mouse sobre
o respectivo menu do módulo. O sistema habilitará a relação de funcionalidades disponíveis; o
usuário deverá clicar sobre a funcionalidade que deseja operar e o sistema o direcionará para lá.

FUNÇÃO DESCRIÇÃO
Lista todos os protocolos na carga do departamento. Permite a execução de atividades
de acordo com as permissões do usuário. Por meio da listagem é possível executar
Listagem
diversas ações como, por exemplo, armazenar, imprimir etiquetas, gerar via, ver
histórico, definir assinaturas, responder, sobrestar, além de outras, item 2.17.
Arquiva virtualmente o documento passível de arquivamento no setor em que a ação é
Arquivar
realizada.

Arquivo Digital Anexa um Arquivo Digital a um registro do documento.

Cadastrar
Permite o cadastro de documentos com seus respectivos arquivos digitais advindos
Documento
internamente do setor de cadastro.
Interno

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Cadastrar
Permite o cadastro de documentos externos. Documentos recebidos pelo setor de
Documento
cadastro.
Externo Geral
Cadastrar Permite o cadastramento de serviços disponíveis no portal diretamente pelo usuário
Requerimento interno.

Cancelar Cancela a tramitação de um documento. Esta funcionalidade só é válida desde que o

Tramitação departamento de destino ainda não tenha recebido o documento.

Permite que o usuário cancele um documento, ou seja, o documento fica com status
Cancelar/Reativar de cancelado no banco de dados e não aparece mais na carga do usuário. É possível
reativar esse registro cancelado, se necessário.

Comentar Permite inserir comentários nos documentos através da utilização de um campo texto.

Distribui um documento para um funcionário dentro do departamento organizacional, o

Distribuir
documento continua disponível na listagem do departamento.
Possibilita o empréstimo de um documento para um usuário desde que o mesmo esteja
Emprestar
arquivado ou sobrestado. (funcionalidade disponível para o Arquivo Geral).

Expedição por
Expede vários documentos ao mesmo tempo para Secretarias distintas.
Lote
Expedir Expede um documento para Secretarias distintas.

Ficha de
Permite gerar e imprimir a ficha de acompanhamento com os dados gerais do
Acompanhament
documento.
o
Fluxo de Trabalho Permite inserir documentos em fluxo automáticos de trabalho.

Guias Permite gerar as Guias de tramitação, de remessa e de expedição.

Juntar
Permite que o usuário realize a ação de anexar documentos a outros documentos.
Documento
Lista todos os protocolos na carga do departamento. Permite a execução de atividades
de acordo com as permissões do usuário. Por meio da listagem é possível executar
Listagem
diversas ações como, por exemplo, armazenar, imprimir etiquetas, gerar via, ver
histórico, definir assinaturas, responder, sobrestar, além de outras.

Listagem Pré-
Lista todos os documentos pré-cadastrados na carga do departamento do usuário.
Cadastro
Permite que o usuário escolha, edite e grave um modelo documental no sistema,
Modelos e
formatado de acordo com o Manual de Editoração da instituição, ou inclua uma minuta
Minutas de sua própria estação de trabalho nesse repositório.

Palavra-Chave Inclui uma palavra-chave que auxiliará em consultas futuras.

Recupera um ou mais documentos a partir de diversos parâmetros de pesquisa

Pesquisa
informados nos filtros da pesquisa. Quanto mais refinada é a busca mais eficaz é o
Avançada resultado da pesquisa.
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Pesquisa Simples Recupera um documento a partir do seu número de protocolo.

Permite o pré-cadastro rápido de um documento externo e a emissão da etiqueta de

Pré-Cadastro
protocolo correspondente para fins de atendimento em guichê.
Permite gerar etiquetas de documentos em lote para afixação nos documentos
Pré-Protocolo
recebidos pela instituição para posterior cadastramento do documento no sistema

Receber Permite receber os documentos que foram tramitados (encaminhados) para o

Tramitação departamento por outro(s) departamento(s).

Receber Permite receber um documento que foi distribuído para o usuário dentro do
Distribuição departamento.

Emite relatórios de algumas ações realizadas com os documentos cadastrados no

Relatórios sistema, como por exemplo, de Classificação Arquivística, dos Interessados
associados, a Produção Documental, as Distribuições entre outros.

Tramitar Tramita um documento de um departamento organizacional para outro.

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2.1 – Arquivar

A funcionalidade arquivar é destinada ao arquivamento de um documento registrado no

sistema. Por esta funcionalidade também podem ser desfeitas ações de arquivamento de
documentos.

Procedimentos:

Arquivar Documento:

▪ Informar o número do documento que deseja arquivar;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ Acionar o botão ‘+’, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para arquivar mais de um

documento ao mesmo tempo;

▪ Informar a localização física de arquivamento do documento;

o O(s) documento(s) pode(m) ser arquivado(s) diretamente em uma caixa do Módulo
Arquivos. Acionar o botão + no campo ‘CAIXA’ para selecionar uma;
o É preciso preencher um dos campos;
o Não é preciso preencher todos os campos;

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▪ Acionar o botão ‘ARQUIVAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ O sistema atualizará a tela com a nova situação do documento.

Após o arquivamento, o documento continua sendo acessado pelo módulo de documentos. Para
acessá-lo o usuário deverá selecionar a situação ‘ARQUIVADO’ na Listagem de documentos do
departamento.

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Desarquivar:

▪ Acionar o botão ‘DESARQUIVAR’ para desfazer o arquivamento do documento.

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2.2 - Arquivo Digital

A funcionalidade Arquivo Digital é destinada à inclusão, visualização e exclusão de um

arquivo digital nos documentos registrados no sistema.

Procedimentos:

▪ Informar o número do documento no qual deseja inserir um arquivo digital;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

Incluir Arquivo Digital:

▪ Acionar o botão ‘ESCOLHER ARQUIVO’ para localizar no computador o arquivo que deseja
carregar;
o O sistema aceita upload apenas de arquivos em formato PDF;

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▪ Selecionar o arquivo que deseja anexar;

▪ Acionar o botão ‘ABRIR’;

▪ Acionar o botão ‘ANEXAR’ para carregar o arquivo selecionado;

▪ O sistema atualizará a página com o arquivo digital carregado;

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Assinatura Digital:

▪ Por meio da ação ARQUIVO DIGITAL, informar o NUP, pesquisar e em seguida Acionar o
botão ‘ASSINATURA DIGITAL’.

▪ Escolher a forma pela qual será assinado o documento.

ATRAVÉS DE CERTIFICADO DIGITAL

▪ Clicar o cursor do mouse sobre ATRAVÉS DE CERTIFICADO DIGITAL;

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▪ O sistema apresentará a tela para selecionar o certificado digital;

▪ Selecionar o arquivo digital a ser assinado;

▪ Acionar o botão ‘ASSINAR’;

▪ Após a assinatura acionar o botão ‘FECHAR’.

▪ O sistema atualizará a página com o arquivo digital carregado e assinado;

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▪ Visualizando um documento assinado. O sistema apresenta o QR Code e endereço para

verificar a autenticidade da assinatura.

ATRAVÉS DE LOGIN E SENHA

▪ Clicar o cursor do mouse sobre ATRAVÉS DE LOGIN E SENHA

▪ O sistema apresentará a tela para selecionar o(s) arquivo(s) para assinatura; a identificação
já está disponível, pois é a mesma de login de acesso ao sistema, digite a senha em seguida
acione o botão assinar para proceder com a assinatura digital.

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▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ Visualizando um documento assinado. O sistema apresentará o QR Code e endereço para

verificar a autenticidade da assinatura.

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Excluir Arquivo Digital:

▪ Selecionar com um ‘tick’ na coluna ‘excluir’ o arquivo que deseja excluir;

▪ Acionar o botão ‘EXCLUIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema atualizará a tela sem o arquivo digital e habilitará a combo para carregamento de
outro arquivo, se o usuário desejar;

Somente poderá excluir um arquivo digital o usuário que incluiu e somente até a próxima tramitação.
Após, o sistema não permite a exclusão.

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2.3 - Cadastrar Documento Interno

A funcionalidade Cadastrar Documento Interno é destinada ao cadastro no sistema de

documentos produzidos pelo usuário do E-Palmas no exercício de suas atividades.

Navegando na tela inicial da funcionalidade:

▪ Selecionar a opção Cadastrar Documento Geral para registrar um novo documento

produzido internamente;

▪ Selecionar a opção Modelos e Minutas para registrar um novo documento utilizando

modelos pré-cadastrados ou para criar minutas de documentos;

▪ Selecionar a opção Imprimir Etiquetas para gerar etiquetas de identificação dos

documentos cadastrados no sistema;

▪ Selecionar a opção Imprimir Folha de Despacho para gerar uma ficha de

acompanhamento e de despachos dados a um documento cadastrado no sistema;

▪ Selecionar a opção Gerar Vias para criar vias de um documento cadastrado no sistema;

AÇÃO: Cadastrar Documento Geral

A funcionalidade Cadastrar Documento Geral é destinada ao cadastro no sistema de

documentos produzidos pelo usuário do E-Palmas no exercício de suas atividades.

Procedimentos:

▪ Preencher o formulário de cadastro com as informações que permitirão a gestão deste

documento e o acesso à informação nele registrada. Os campos assinalados com asterisco
vermelho são de preenchimento obrigatório;

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▪ Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá uma mensagem como a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso

da ação. O número 00000.9.000058/2022 é o Número Único de Protocolo (NUP) atribuído
pelo sistema ao documento. O usuário utilizará este número para realizar ações dentro do
sistema.

CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO

Número Único de Protocolo (NUP) que será gerado automaticamente após a finalização
NUP do cadastro. Este número identifica o documento registrado no sistema.
Utilizar este campo para informar a numeração de controle da criação de documentos
Número do de um mesmo tipo documental. Ex.: Ofício 35/2013. Caso não exista número de origem,
Documento preencher com S/N (sem número). Campo obrigatório.
Utilizar este campo para informar a data de criação/assinatura do documento que está
Data do sendo registrado. Diferente da data de abertura, que é a data em que o documento foi
Documento cadastrado no sistema.
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Utilizar este campo para informar a configuração do conteúdo (informação) do
Tipo Documental documento, a estrutura lógica do documento. Ex.: carta, ofício, memorando.
Utilizar este campo para informar o suporte físico em que a informação está registrada,
Tipo de Suporte a estrutura física em que o documento está gravado. O sistema trará o campo
preenchido com a opção DIGITAL, por padrão.
Utilizar este campo para definir o nível de acesso de um documento. Documentos
Acesso públicos podem ser acessados por todos os usuários do sistema; documentos
sigilosos podem ser acessados apenas por usuários com permissão para acessá-los.
Utilizar este campo para informar à relação que o documento que está sendo registrado
possui com outros documentos.
Referência Este é um campo de preenchimento livre, podendo receber letras, números e sinais.
Recomendado para referenciar documentos que não estejam cadastrados no sistema
ou cujos números de protocolo não sejam reconhecidos.
Utilizar campo para informar à relação que o documento que está sendo registrado
possui com outros documentos também registrados no sistema.
Resposta Ao Este é um campo mascarado e só aceita números no formato padrão de número único
de protocolo do sistema. Ex. 2014.11209.15296.9.000001.

Prazo de Resposta Utilizar este campo para informar o prazo final para resposta do documento.
Utilizar este campo para dar uma classificação arquivística ao documento.
Classificação A classificação arquivística organiza os documentos de arquivo e estabelece os seus
Arquivística prazos para guarda.
Utilizar este campo para atribuir ao registro do documento palavra-chave que
descrevam o conteúdo do documento. As palavras-chaves podem ser utilizadas como
Palavras-Chave parâmetro de busca.
Acionar o botão + para selecionar uma palavra-chave.
Utilizar este campo para descrever o conteúdo do documento. Este é um campo de
preenchimento livre, podendo receber letras, números e sinais. É possível utilizar
Assunto assuntos pré-cadastrados. Acionar o botão + para selecionar um assunto pré-
cadastrado.
Utilizar este campo para informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) interessadas no
conteúdo do documento que está sendo registrado.
Interessado Este campo utiliza informações previamente cadastradas no Módulo Mala Direta do
sistema. Acionar o botão + para selecionar um interessado.
Utilizar este campo para informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) das quais advêm
os arquivos digitais a serem inseridos no documento que está sendo registrado (quem
Procedência entrega a documentação).
Este campo utiliza informações previamente cadastradas no Módulo Mala Direta do
sistema. Acionar o botão + para selecionar um interessado.
Utilizar este campo para que, imediatamente após o cadastro do documento, o sistema
Tramitar Para execute o trâmite deste para outro departamento.
Utilizar este campo para registrar uma pessoa do departamento selecionado no campo
Aos Cuidados De ‘Tramitar Para’ a quem o se destina.
Utilizar este campo para registrar um motivo pelo qual se está movimentando este
Motivo documento para o departamento escolhido no campo Tramitar Para.
Utilizar este campo para que, ao final do cadastro do documento, o sistema redirecione
Arquivo Digital o usuário para uma tela em que poderá inserir arquivos digitais no cadastro do
documento.

Botão Incluir Acionar o botão ‘INCLUIR’ para concluir o cadastro do documento

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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

Botão Limpar Acionar o botão ‘LIMPAR’ para excluir todas as informações preenchidas no formulário.

AÇÃO: Modelos e Minutas

A funcionalidade Modelos e Minutas é destinada à geração de novos documentos

utilizando modelos pré-cadastrados no sistema ou a partir da criação de minutas de documentos
em processo de produção.

Ver tópico 2.19 Modelos e Minutas, neste manual.

AÇÃO: Imprimir Etiquetas

A funcionalidade Imprimir Etiquetas é destinada à geração de etiquetas de identificação

de documentos registrados no sistema.

Procedimentos:

▪ Informar o número do documento para o qual deseja gerar a etiqueta ou um intervalo entre
vários documentos;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema encaminhará o usuário para a tela em que escolherá o tipo de etiqueta

para documentos que deseja gerar;
o Não é preciso alterar as configurações das etiquetas. Ao selecionar o tipo o
sistema trará automaticamente as configurações previamente definidas;

▪ Acionar o botão ‘GERAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema gerará uma etiqueta como a seguir.

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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

AÇÃO: Imprimir Folha de Despacho

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Ficha de
Acompanhamento, descrita no tópico 2.13 deste manual.

AÇÃO: Gerar Vias

A funcionalidade Gerar Vias é destinada à criação de vias (cópias) para

documentos já registrados no sistema. As vias são registros independentes com conteúdo
e metadados de descrição iguais aos de seu original.
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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Procedimentos:

▪ Informar o número do documento para o qual deseja gerar vias;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ Informar a quantidade de vias que deseja gerar;

▪ Acionar o botão ‘GERAR VIAS’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ As guias geradas estarão acessíveis da Listagem de documentos correntes do

departamento. Cada via é um registro independente e, como tal, pode ser tramitada,
expedida, arquivada, entre outras ações.

2.4 - Cadastrar Documento Externo Geral

A funcionalidade Cadastrar Documento Externo Geral é destinada ao cadastro

de documentos recebidos de pessoas e outras instituições pelos usuários do sistema.
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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Procedimentos: Preencher o formulário de cadastro com as informações que permitirão a
gestão deste documento e o acesso à informação nele registrada. Os campos assinalados
com asterisco vermelho são de preenchimento obrigatório;

▪ Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá uma mensagem como a apresentada a seguir em confirmação ao

sucesso da ação. O número 00000.9.000070/2022 é o Número Único de Protocolo
(NUP) atribuído pelo sistema ao documento. O usuário utilizará este número para
realizar ações dentro do sistema.

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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO

Número Único de Protocolo (NUP) que será gerado automaticamente após a finalização
NUP do cadastro. Este número identifica o documento registrado no sistema.
Utilizar este campo para informar a data de criação/assinatura do documento que está
Data do
sendo registrado. Diferente da data de abertura, que é a data em que o documento foi
Documento cadastrado no sistema.

Data de
Utilizar este campo para informar a data em que o documento chegou à instituição.
Recebimento
Tipo de Remessa Utilizar este campo para informar o modo como o documento chegou à instituição.

Número da
Utilizar este campo para informar o número de controle do tipo de remessa, caso exista.
Remessa
Utilizar este campo para definir o nível de acesso de um documento.
Documentos ostensivos podem ser acessados por todos os usuários do sistema;
Acesso
documentos sigilosos podem ser acessados apenas por usuários com permissão para
acessá-los.
Utilizar este campo para informar a configuração do conteúdo (informação) do
Tipo Documental documento, a estrutura lógica do documento. Ex.: carta, ofício, memorando.
Utilizar este campo para informar a numeração de controle da criação de documentos
Número do de um mesmo tipo documental. Ex.: Ofício 35/2013/PRESIDÊNCA.
Documento Caso não exista número de origem, preencher com S/N (sem número).
Utilizar este campo para informar o suporte físico em que a informação está registrada,
Tipo de Suporte a estrutura física em que o documento está gravado. O sistema trará o campo
preenchido com a opção DIGITAL, por padrão.
Utilizar este campo para informar a relação que o documento que está sendo registrado
possui com outros documentos.
Referência Este é um campo de preenchimento livre, podendo receber letras, números e sinais.
Recomendado para referenciar documentos que não estejam cadastrados no sistema
ou cujos números de protocolo sejam reconhecidos.
Utilizar campo para informar a relação que o documento que está sendo registrado
possui com outros documentos também registrados no sistema.
Resposta Ao
Este é um campo mascarado e só aceita números no formato padrão de número único
de protocolo do sistema. Ex. 2016.11209.15296.000001.

Prazo de Resposta Utilizar este campo para informar o prazo final para resposta do documento.
Utilizar este campo para informar a classificação arquivística do documento.
Classificação
A classificação arquivística organiza os documentos de arquivo e estabelece os seus
Arquivística prazos para guarda.

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Ao selecionar o TIPO DE DOCUMENTO e a CLASSIFICAÇÃO ARQUIVISTICA o
Documentos
sistema irá apresentar uma série de campos para o atendente informar à documentação
entregues pelo que o contribuinte apresentou para o serviço solicitado. Ex: CPF, RG, DOCUMENTO
contribuinte. DO IMÓVEL, entre outros.

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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Utilizar este campo para atribuir ao registro do documento palavra-chave que
descrevam o conteúdo do documento. As palavras-chave podem ser utilizadas como
Palavras-Chave parâmetro de busca.
Acionar o botão + para selecionar uma palavra-chave.
Utilizar este campo para descrever o conteúdo do documento.
Este é um campo de preenchimento livre, podendo receber letras, números e sinais.
Assunto
É possível utilizar assuntos pré-cadastrados. Acionar o botão + para selecionar um
assunto pré-cadastrado.
Utilizar este campo para informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) interessadas no
conteúdo do documento que está sendo registrado.
Interessado
Este campo utiliza informações previamente cadastradas no Módulo Mala Direta do
sistema. Acionar o botão + para selecionar um interessado.
Utilizar este campo para informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) da qual se origina
o documento que está sendo registrado.
Procedência
Este campo utiliza informações previamente cadastradas no Módulo Mala Direta do
sistema. Acionar o botão + para selecionar uma procedência.
Utilizar este campo para informar o departamento para o qual se destina o documento
Destinatário recebido.
Utilizar este campo para registrar uma pessoa do departamento selecionado no campo
Aos Cuidados De ‘Destinatário’ a quem o documento se destina.

Tramitar Após Utilizar este campo para que, imediatamente após o cadastro do documento, o sistema
Inclusão possa tramitá-lo para outro departamento.

Utilizar este campo para registrar uma pessoa do departamento selecionado no campo
Aos Cuidados De ‘Tramitar Após Inclusão’ a quem o documento se destina.
Selecionar esta opção para que o sistema traga os mesmos dados preenchidos no
Manter Dados formulário para o cadastro de outro documento, na sequência.
Utilizar este campo para informar um atributo de documento específico de um
Atributos departamento da instituição.
Específicos Por
Os atributos são campos complementares que são habilitados pelo sistema mediante o
Departamento preenchimento de algum outro campo do formulário.
Utilizar este campo para que, ao final do cadastro do documento, o sistema redirecione
Arquivo Digital o usuário para uma tela em que poderá inserir arquivos digitais no cadastro do
documento.

Botão Incluir Acionar o botão ‘INCLUIR’ para concluir o cadastro do documento

Botão Limpar Acionar o botão ‘LIMPAR’ para excluir todas as informações preenchidas no formulário.

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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.5 – Cadastrar Requerimento

A funcionalidade Cadastrar Requerimento é destinada ao cadastro de serviços

disponíveis pelo portal, porém pelo usuário interno.

Procedimentos:

▪ Selecionar um ‘GRUPO DE SERVIÇO’;

▪ Selecionar um ‘SERVIÇO’;

▪ Informar a ‘INSCRIÇÃO IMOBILIÁRIA’, caso houver;

▪ Informar o CPF ou CNPJ do ‘REQUERENTE’ e acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ Informar o CPF ou CNPJ do ‘REQUERENTE’ o botão ‘INTERESSADO’;

▪ Informar o ‘ASSUNTO’;

▪ Selecionar o ‘DEPARTAMENTO DE DESTINO’ do requerimento;

▪ Selecionar o ‘ARQUIVO DIGITAL’;

▪ Selecionar a opção ‘FORMALIZAR PROCESSO’, caso desejar que o requerimento

já nasça como processo;

▪ Acionar o botão ‘INCLUIR DOCUMENTO’;

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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ O sistema redireciona o usuário para tela de dados cadastrais, informando os dados

do requerimento recém-cadastrado e sua destinação informada.

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2.6 - Cancelar Tramitação

A funcionalidade Cancelar Tramitação é destinada ao desfazimento da última

tramitação sofrida por um documento. Uma tramitação só pode ser cancelada pelo
departamento que a realizou.

Procedimentos:

▪ O sistema listará todos os documentos tramitados pelo departamento do usuário e

ainda não recebidos pelo departamento de destino;

▪ Selecionar, entre os documentos listados, aqueles cuja(s) tramitação(ões) deseja

cancelar;

▪ Acionar o botão ‘CANCELAR’;

▪ O sistema emitirá uma mensagem como a apresentada a seguir em

confirmação ao sucesso da ação.

A tramitação de um documento só pode ser cancelada antes do efetivo recebimento pelo departamento
de destino.

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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.7 - Cancelar/Reativar

A funcionalidade Cancelar/Reativar é destinada ao cancelamento do registro de um

documento no sistema, da mesma forma que a sua reativação para que possam voltar a tramitar
nos departamentos.

Procedimentos:

Cancelar Documento:

▪ Informar o número do documento que deseja cancelar ou recuperar;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ Informar o motivo do cancelamento;

▪ Acionar o botão ‘CANCELAR DOCUMENTO’;

32
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá uma mensagem como a apresentada a seguir em confirmação ao

sucesso da ação.

▪ Se o usuário efetuar uma pesquisa simples neste documento, o sistema retorna a

informação mostrando que ele foi cancelado.

Após o cancelamento, o NUP não desaparece do sistema. Para acessar o cadastro de um documento
cancelado, escolher a situação ‘CANCELADO’ na Listagem de documentos do departamento. É possível
recuperar um NUP cancelado.

33
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Reativar Documento Cancelado:

▪ Acionar o botão ‘RECUPERAR DOCUMENTO’ para desfazer o cancelamento e

reativar o documento.

▪ O sistema emitirá uma mensagem como a apresentada a seguir em confirmação ao

sucesso da ação.

34
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.8 - Comentar

A funcionalidade comentar é destinada à inserção de um comentário no cadastro

de um documento registrado no sistema. Por esta funcionalidade também podem ser
excluídos os comentários já registrados.

Procedimentos:

Incluir Comentário:

▪ Informar o número do documento que deseja comentar;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para inserir o mesmo

comentário e mais de um documento ao mesmo tempo;

▪ Inserir o comentário que desejar;

▪ Acionar o botão ‘COMENTAR’ para efetuar a ação;

35
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

Excluir Comentário:

▪ Selecionar com um ‘tick’ na coluna ‘excluir’ o(s) comentário(s) que desejar apagar;

▪ Acionar o botão ‘EXCLUIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema solicitará ao usuário a confirmação da ação.

Somente o usuário que incluiu o comentário poderá excluí-lo.

36
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.9 - Distribuir

A funcionalidade distribuir é destinada à atribuição da responsabilidade de um

documento a um usuário do departamento em que está. Por esta funcionalidade também
podem ser desfeitas a distribuição.

Procedimentos:

Distribuir Documento:

▪ Informar o número do documento que deseja distribuir;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para distribuir mais de um

documento ao mesmo tempo para um usuário;
o Selecionar o funcionário para quem deseja distribuir o(s) documento(s);
o Informar o motivo da distribuição;
o Informar às providências que devem ser tomadas quanto aos documentos
distribuídos;
o Indicar um prazo para resposta ao documento distribuído, se necessário.

▪ Acionar o botão ‘DISTRIBUIR’ para efetuar a ação;

37
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ O sistema atualizará a tela com a nova distribuição, ativa;

Desfazer distribuição:

▪ Acionar o botão ‘DESFAZER’ para tornar uma distribuição inativa;

38
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

Para que uma distribuição seja efetivada, o usuário para quem o documento foi distribuído deve
Receber a Distribuição. Somente o usuário que realizou a distribuição pode desfazê-la.

39
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.10 – Emprestar

A funcionalidade Emprestar é destinada ao empréstimo de documentos em

situação de ‘ARQUIVADO’ ou ‘SOBRESTADO. Por esta funcionalidade também são
registradas as devoluções dos documentos emprestados.
O empréstimo registra que o documento foi retirado do arquivo do departamento
para consulta por um usuário de outro departamento. O empréstimo é diferente da
tramitação, ele não altera o departamento de carga do documento, apenas sua situação.

Procedimentos:

Emprestar documento:

▪ Informar o número do documento que deseja emprestar;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para emprestar mais de um

documento ao mesmo tempo;

▪ Selecionar o departamento do usuário para o qual o documento será emprestado;

▪ Selecionar o usuário para o qual o(s) documento(s) será(ão) emprestado(s);

▪ Indicar a data limite para o retorno do documento, se necessário;

40
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Acionar o botão ‘EMPRESTAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ O sistema atualizará a tela com o novo empréstimo ativo;

41
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Registrar devolução de documento emprestado:

▪ Acionar o botão ‘DEVOLVER’ para registrar a devolução do documento pelo usuário

a quem o empréstimo fora realizado;

42
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.11 - Expedição por Lote

A funcionalidade Expedição por lote é destinada ao registro do envio em lote de

documentos para pessoas físicas e jurídicas externas à secretaria do departamento de
origem. A expedição altera a situação do documento de ‘Corrente’ para ‘Expedido’.

Procedimentos:

▪ Selecionar o(s) documento(s) que deseja expedir;

▪ Informar o ‘TIPO DE REMESSA’ pelo qual o documento será expedido;

▪ Acionar o botão ‘IMPRIMIR GUIA’ para gerar uma guia da expedição realizada.
Ver a opção Guias de Expedição, neste manual.

▪ O botão ‘GRAVAR’ permite gravar as informações já preenchidas para uma futura

expedição.

▪ Acionar o botão ‘EXPEDIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação

43
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.12 - Expedir

A funcionalidade expedir é destinada ao registro do envio de documentos para

pessoas físicas e jurídicas externas à PMBV. Por esta funcionalidade também podem ser
desfeitas expedições.

Procedimentos:

Expedir documento:

▪ Informar o número do documento que deseja expedir;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ O usuário deve escolher entre dois tipos de expedição:

o Expedição entre secretarias: Envio de protocolos para as instituições
vinculadas à Prefeitura.
o Expedição externa: Envio de protocolos para as instituições externas à
Prefeitura.

44
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Expedição Entre Secretarias:

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para expedir mais de um

documento ao mesmo tempo;

▪ Informar o DESTINO.

▪ Selecionar a opção ‘OUTROS PROTOCOLOS’ para registrar movimentações feitas

para departamentos de secretarias distintas que utilizam o sistema,

▪ Selecionar a opção ‘EXTERNO’ para registrar movimentações feitas para destinos

distintos e secretarias que ainda não utilizam o sistema.

▪ Para a opção de destino Outros Protocolos informar o ÓRGÃO (Secretaria) para

onde se quer enviar o documento, e também a ‘UNIDADE DE DESTINO’ do órgão
recebedor do envio.

▪ Para a opção Externo informar a descrição do destino.

▪ Os demais campos são de preenchimento opcional;

▪ Acionar o botão ‘EXPEDIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a seguinte mensagem;

45
Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

46
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Expedição Externa:

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NUP’S ADICIONAIS’, para expedir mais de um

documento ao mesmo tempo;

▪ Selecionar o ‘TIPO DE REMESSA’;

▪ Informar o ‘NÚMERO DE REMESSA’;

▪ Informar o ‘DESTINO’;

▪ Informar o ‘PESO’, se houver;

▪ Informar o ‘VALOR DA CORRESPONDÊNCIA’;

▪ Selecionar ‘IMPRIMIR GUIA’ caso deseje imprimir a guia de expedição a ser gerada;

▪ Acionar o botão ‘EXPEDIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

47
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

Após a expedição, o documento o continua sendo acessado pelo módulo de documentos. Para
acessá-lo o usuário deverá escolher a SITUAÇÃO ‘EXPEDIDO’ na Listagem de documentos do
departamento.

Desfazer Expedição:

▪ Se o documento foi expedido para outras secretarias, depois de expedido, o

documento se comporta como se tivesse sofrido uma tramitação, para desfazer a
movimentação o usuário deve ir à tela inicial do sistema, na parte de documentos no
item Tramitados e Não Recebidos.

▪ Selecionar o documento cuja movimentação será cancelada e acionar o botão

‘CANCELAR’ para efetuar a ação;

48
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

Quando a movimentação é cancelada o documento retorna para a listagem de correntes.

▪ Para a opção expedir EXTERNO, seguir o mesmo caminho percorrido para realizar
a expedição;

▪ Acionar o botão ‘CANCELAR EXPEDIÇÃO’ para cancelar uma expedição indevida

ou ‘RETORNAR EXPEDIÇÃO’ para tornar a expedição inativa.

49
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.13 - Ficha de Acompanhamento

A funcionalidade Ficha de Acompanhamento é destinada à geração de folhas de

despacho para registro de ações realizadas com um documento nos departamentos por
onde tramitar dentro da instituição.

Procedimentos:

▪ Informar o número do documento para o qual deseja gerar a guia ou um intervalo

entre vários documentos;

▪ Selecionar a geração da frente, do verso ou de ambos os lados da folha de

despacho;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ O sistema abrirá na tela a(s) folha(s) de despacho solicitada(s), como no modelo

abaixo;

50
Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

51
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.14 - Follow-up

A funcionalidade Follow-up é destinada ao acompanhamento dos prazos de

acompanhamento estabelecidos para documentos tramitados de um departamento para
outro. Por esta funcionalidade é possível fazer o acompanhamento também dos prazos de
resposta emitidos pelo departamento em documentos tramitados por ele.

Procedimentos:

▪ O sistema listará os documentos cujo prazo de atendimento estabelecido, para os

departamento, quando eles vencem, os vencidos e os que irão vencer;

▪ Selecionar a ação desejada com os protocolos listados;

▪ Acionar a opção ‘FOLLOW-UP – EMITIDOS’ para acessar o relatório de prazos de

atendimento emitidos pelo departamento;

52
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.15 - Guias

A funcionalidade Guias é destinada à geração de guias para controle e ateste de

tramitação, remessa e expedição de documentos.

Navegando na tela inicial da funcionalidade:

▪ Selecionar a opção Guias de Tramitação para gerar guias de controle de envio de

documentos para outros departamentos ativos no sistema;

▪ Selecionar a opção Guias de Remessa para gerar guias de controle do envio de

malotes de remessa de documentos;

▪ Selecionar a opção Guias de Expedição - Externo para gerar guias de controle de

envio de documentos para pessoas físicas e jurídicas externas à secretaria atual,
que não utilizam o E-Palmas ainda;

▪ Selecionar a opção Guias de Expedição – Outras Secretarias para gerar guias de

controle de envio de documentos para pessoas físicas e jurídicas externas à
secretaria atual, que já utilizam o E-Palmas;

▪ Selecionar a opção Guias de Expedição – Em Mãos para gerar guias de controle

de envio de documentos em mãos para pessoas físicas e jurídicas externas à PMBV;

53
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
AÇÃO: Guias de Tramitação

A funcionalidade Guia de tramitação é destinada à geração de guias de controle

de protocolos tramitados entre departamentos do sistema.

Procedimentos:

▪ Selecionar o tipo de guia que deseja gerar: guia de protocolos tramitados por um
departamento ou histórico de tramitação de um protocolo.

Guias de Tramitação por Departamento

Procedimentos:

▪ Preencher o formulário com as informações necessárias para a localização dos

protocolos que serão incluídos na guia. Os campos assinalados com asterisco
vermelho são de preenchimento obrigatório;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

54
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
O sistema listará o(s) documento(s) tramitado(s) pelo departamento de acordo com os
parâmetros informados no formulário.

▪ Selecionar o(s) protocolo que deseja incluir na guia;

▪ Acionar o botão ‘IMPRIMIR GUIA’;

▪ O sistema apresentará para impressão a guia gerada.

55
Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

56
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Guia de Tramitação por Protocolo

▪ Informar o NUP do documento que deseja emitir a guia;

▪ Acionar o botão ‘BUSCAR’;

▪ O sistema traz os dados do protocolo buscado;

▪ Selecionar a(s) movimentação(ões) que deseja gerar a guia em ‘HISTÓRICO DE

MOVIMENTAÇÃO’;

▪ Acionar o botão ‘IMPRIMIR GUIA’;

57
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ A guia solicitada é gerada;

AÇÃO: Guias de Remessa

A funcionalidade Guia de Remessa é destinada à geração de guias de controle de

envio de malotes de remessa de documento.

Procedimentos:

▪ Preencher o formulário com as informações necessárias para a localização dos

protocolos que serão incluídos na guia. Os campos assinalados com asterisco
vermelho são de preenchimento obrigatório;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

58
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Selecionar os registros que deseja incluir na guia e acionar o botão IMPRIMIR GUIA.

▪ O sistema irá exibir a Guia de Remessa conforme a tela abaixo.

59
Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

60
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
AÇÃO: Guia de Expedição - Externo

A funcionalidade Guia de Expedição – Externo é destinada à geração de guias

de controle de protocolos enviados para pessoas e instituições externas à PMC.

Procedimentos:

▪ Preencher o formulário com as informações necessárias para a localização dos

protocolos que serão incluídos na guia;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema listará o(s) protocolo(s) localizado(s) de acordo com os parâmetros

utilizados na pesquisa;

▪ Selecionar o(s) protocolo que deseja incluir na guia;

▪ Acionar o botão ‘IMPRIMIR GUIA’;

61
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema apresentará a guia gerada:

AÇÃO: Guia de Expedição - Outras Secretarias

A funcionalidade Guia de Expedição – Outras Secretarias é destinada à

geração de guias de controle de protocolos enviados para outras secretarias que utilizam
o sistema.

Procedimentos:

▪ Preencher o formulário com as informações necessárias para a localização dos

protocolos que serão incluídos na guia;

62
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

63
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema listará o(s) protocolo(s) localizado(s) de acordo com os parâmetros

utilizados na pesquisa;

▪ Selecionar o(s) protocolo que deseja incluir na guia;

▪ Acionar o botão ‘IMPRIMIR GUIA’;

▪ O sistema emitirá a mensagem de registro expedido:

▪ O sistema apresentará a guia gerada:

64
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

AÇÃO: Guia de Expedição – Em Mãos

A funcionalidade GUIA DE EXPEDIÇÃO – EM MÃOS é destinada à geração de

guias de controle de protocolos enviados em mãos a pessoas e instituições externas à
PMC.

Procedimentos:

Ver tópico - Guias de Expedição.

2.16 – Juntar Documento

A funcionalidade Juntar Documento é destinada à juntada de um documento a

outro por anexação. Por esta funcionalidade também podem ser desfeitas juntadas de
documentos.

A partir da anexação, o protocolo principal será o único passível de ações no

sistema. Os protocolos vinculados serão secundários e seguirão tudo o que for realizado
com o principal. Para trabalhar separadamente em algum dos protocolos juntados, é
necessário desfazer a anexação.

Procedimentos:

Anexar documentos:

▪ Informar o número do documento principal, ao qual deseja anexar outros números;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

65
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NUP, para selecionar o(s) documento(s) que deseja
anexar

o Informe o ‘NUP’ e acione o botão ‘ADICIONAR’;

66
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema atualizará a tela com o(s) documento(s) selecionado(s);

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

Desfazer anexação de documentos:

▪ Selecionar o documento que desejar desanexar;

▪ Acionar o botão ‘RETIRAR’ para iniciar a ação;

▪ Informar uma justificativa para a desanexação;

▪ Acionar o botão ‘CONFIRMAR DESANEXAÇÃO’ para efetuar a ação;

67
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

68
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.17 – Listagem

A funcionalidade Listagem é destinada à visualização e ao acesso às ações

disponíveis com os documentos que estão na carga do departamento. Pela listagem o
usuário localiza o documento com o qual deseja trabalhar e em seguida a ação que deseja
executar com o documento escolhido.

Navegando na tela inicial da funcionalidade:

▪ Utilizar os campos ‘ANO’ e ‘FILTRO’ de meses para filtrar a exibição dos documentos
na listagem de acordo com a data em que foram registrados no sistema;

▪ Utilizar o campo PENDÊNCIA para verificar os encaminhamentos do documento.

▪ Utilizar o campo ‘SITUAÇÃO’ para filtrar a exibição da listagem de acordo com sua
situação (CORRENTE, CADASTRADO, ARQUIVADO, CANCELADO, EXPEDIDO,
RECUSADO, SOBRESTADO, SOBRESTADO CONCLUIDO e MIGRADO);

▪ Selecionar a opção ‘PESSOAL’ para exibir apenas os documentos distribuídos para

a responsabilidade do usuário;

▪ Selecionar a opção ‘MOSTRAR JUNTADOS’ para exibir na listagem os documentos

que estão juntados a outros documentos. Por padrão, o sistema os ocultará;

▪ Selecionar a opção ‘DOCUMENTOS DIGITAIS’ para exibir apenas os documentos

digitais;

▪ Utilizar o campo ‘PESQUISAR’ para localizar um documento;

▪ Utilizar a ‘BARRA DE AÇÃO’ para realizar alterações, inclusão de arquivos digitais,

tramitação, geração de etiquetas e outras ações com o documento;

69
Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

70
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
BARRA DE AÇÃO: Alterar

A funcionalidade Alterar é destinada à alteração de dados do cadastro de um

documento.

Procedimentos:

▪ Alterar as informações dos campos abertos para edição conforme desejar;

▪ Acionar o botão ‘SALVAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

71
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
BARRA DE AÇÃO: Arquivar
Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Arquivar, descrita no
tópico 2.1 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Arquivo Digital

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Arquivo Digital,
descrita no tópico 2.2 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Cancelar

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Cancelar/Reativar,
descrita no tópico 2.7 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Comentário

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Comentar, descrita no
tópico 2.8 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Distribuir

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Distribuir, descrita no
tópico 2.9 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Etiquetas

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Imprimir Etiquetas,
descrita no tópico 2.3 – Cadastro de Documento Interno deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Expedir

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Expedir, descrita no
tópico 2.12 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: FAD

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Ficha de
Acompanhamento, descrita no tópico 2.13 deste manual.

72
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
BARRA DE AÇÃO: Formalizar Processo Geral

A funcionalidade Formalizar Processo Geral é destinada à autuação de um

documento registrado no sistema em um processo. Ela só estará habilitada para
‘departamentos protocoladores’ do sistema e após a inclusão de um arquivo digital no
protocolo.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação FORMALIZAR PROCESSO

GERAL;

▪ Preencher o formulário de cadastro de documento com as informações que

permitirão a gestão do documento e o acesso à informação nele registrada. Os
campos assinalados com asterisco vermelho são de preenchimento obrigatório;
o O sistema trará na tela de cadastro de documento as informações
previamente preenchidas no cadastro do documento que será autuado;

▪ Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetuar a ação;

73
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá uma mensagem como a apresentada a seguir em confirmação ao

sucesso da ação. O número 00000.0.000001/2020 é o Número Único de Protocolo
(NUP) atribuído pelo sistema ao PROCESSO. O usuário utilizará este número para
realizar ações dentro do sistema.

CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO

Este campo não é editável, o número do processo será gerado
NUP
automaticamente pelo sistema.
Inserir neste campo a data real em que o processo foi gerado. Aceita data
Data do Processo
atual ou retroativa.
Departamento Gestor Informar qual setor irá gerir este processo diretamente.
Se o processo a ser gerado terá alguma peça documental física circulando,
Tipo de Suporte escolher a opção PAPEL. Se o processor gerado for totalmente virtual,
selecionar a opção DIGITAL.
Acesso Campo para definir restrições de acesso ao processo.

Processo Prioritário Campo parar informar a prioridade do processo.

Utilizar este campo para informar se o que o processo que está sendo
registrado possui referências a outros protocolos. Este é um campo de
Referência preenchimento livre, podendo receber letras, números e sinais.
Recomendado para referenciar protocolos que não estejam cadastrados no
sistema ou cujos números de protocolo sejam reconhecidos.
Prazo de Resposta Informar o prazo final para resposta do processo.

Classificação Código derivado de um plano de classificação utilizado para organização dos

Arquivística processos de um arquivo e determinar o seu prazo de guarda.

Sigla Processo Informar a sigla do processo.

Deseja Incluir o
Processo em Fluxo de Campo para inserir o processo a ser autuado em um fluxo de trabalho.
Trabalho
Informar palavras referentes ao processo que serão utilizadas para futuras
Palavras-Chave
pesquisas.
Campo para descrever o conteúdo do processo. Campo de preenchimento
Assunto
livre, podendo receber letras, números e sinais.

74
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Utilizar este campo para informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s)
interessada(s) no conteúdo do processo que está sendo registrado. Este
Interessado
campo utiliza informações previamente cadastradas no Módulo Mala Direta
do sistema. Acionar o botão + para selecionar um interessado.
Utilizar este campo para informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) que
originou o conteúdo do processo que está sendo registrado. Este campo
Procedência
utiliza informações previamente cadastradas no Módulo Mala Direta do
sistema. Acionar o botão + para selecionar um interessado.
Número de
Informar a quantidade de volumes, folhas e anexos que possui o processo
Volumes/Folhas
cadastrado.
/Anexos
A funcionalidade deve ser utilizada caso o usuário deseja tramitar o processo
Tramitar Para
imediatamente após se clicar no botão INCLUIR.
Permite informar o nome do destinatário para recebimento do processo, no
Aos Cuidados De
caso de uma tramitação imediata.
Ao preencher e selecionar as informações acione o botão INCLUIR para
Incluir
efetivar o cadastro do processo no sistema.
Limpar Permite apagar todos os dados alimentados na tela.

BARRA DE AÇÃO: Gerar via física

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Gerar Vias, descrita
no tópico 2.3 – Cadastro de Documento Interno, deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Gerar via eletrônica

A geração de Vias eletrônicas de documentos cadastrados no sistema é semelhante
à geração de Vias físicas. A diferença entre estas funcionalidades se dá no TIPO DE
SUPORTE informado no cadastro do documento.

BARRA DE AÇÃO: Histórico

A funcionalidade Histórico é destinada à visualização dos históricos de tramitação

e de prazo de resposta de um documento. Esta tela não possui ações próprias.

75
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

BARRA DE AÇÃO: Juntar Documento

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Juntar Documento,
descrita no tópico 2.16 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Manter Dados

A funcionalidade Manter Dados é destinada ao cadastro de um novo documento

no sistema utilizando informações preenchidas anteriormente no cadastro de um
documento anterior.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação MANTER DADOS

76
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Complementar o formulário de cadastro com as informações que permitirão a gestão

deste documento e o acesso à informação nele registrada. Os campos assinalados
com asterisco vermelho são de preenchimento obrigatório;

▪ Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá uma mensagem como a apresentada a seguir em confirmação ao

sucesso da ação. O número 00000.9.000002/2020 é o Número Único de Protocolo
(NUP) atribuído pelo sistema ao documento. O usuário utilizará este número para
realizar ações dentro do sistema.

BARRA DE AÇÃO: Palavra-chave

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Palavra-chave,
descrita no tópico 2.20 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Providências

A funcionalidade Providências é destinada à inserção de uma providência que

deve ser realizada no cadastro de um documento registrado no sistema. Por esta
funcionalidade também podem ser excluídas as providências já registradas.

77
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação PROVIDÊNCIAS

Incluir providência:

▪ Informar à providência que deve ser realizada com o documento;

▪ Acionar o botão ‘INFORMAR’ para efetuar a ação;

Excluir providência:

▪ Selecionar com um ‘tick’ na coluna ‘excluir’ a(s) providência(s) que desejar apagar;

78
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Acionar o botão ‘EXCLUIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema solicitará ao usuário a confirmação da ação.

Somente o usuário que incluiu a providência poderá exclui-la.

79
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
BARRA DE AÇÃO: Responder

A funcionalidade Responder é destinada ao cadastro de um novo documento no

sistema vinculando-o a outro por referência. O usuário cria um documento em resposta ao
documento selecionado.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação RESPONDER

▪ Complementar o formulário de cadastro com as informações que permitirão a gestão

deste documento e o acesso à informação nele registrada. Os campos assinalados
com asterisco vermelho são de preenchimento obrigatório;

▪ Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá uma mensagem como a mensagem a seguir em confirmação ao

sucesso da ação. O número 00000.9.000003/2020 é o Número Único de Protocolo
(NUP) atribuído pelo sistema ao documento. O usuário utilizará este número para
realizar ações dentro do sistema.

80
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

A descrição dos campos está no tópico 2.3 Cadastro de Documento Interno deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Responsáveis

A funcionalidade Responsáveis é destinada a atribuição de responsabilidade

sobre um documento a um usuário do sistema. O usuário e o documento precisam estar no
mesmo departamento para que a responsabilidade seja atribuída.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação RESPONSÁVEIS;

Cadastrar responsáveis técnicos:

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para dar a um usuário

responsabilidade sobre mais de um documento ao mesmo tempo;

▪ Informar o nome do usuário;

81
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

82
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Excluir responsáveis técnicos:

▪ Selecionar com um ‘tick’ o(s) técnico(s) que desejar excluir;

▪ Acionar o botão ‘EXCLUIR’ para efetuar a ação;

BARRA DE AÇÃO: Sobrestar

A funcionalidade Sobrestar é destinada ao sobrestamento de um documento
registrado no sistema. Ao ser sobrestado, um documento passa de situação ‘Corrente’ para
‘Sobrestado’. Por esta funcionalidade também podem ser desfeitas as ações de
sobrestamento de documentos;

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação SOBRESTAR;

Sobrestar documento:

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para sobrestar mais de um

documento ao mesmo tempo;

▪ Informar a localização física de armazenamento do documento;

o O(s) documento(s) pode(m) ser sobrestado(s) diretamente em uma caixa do
Módulo Arquivos. Acionar o botão + no campo ‘CAIXA’ para selecionar uma;
o Não é preciso preencher todos os campos;

▪ Informar o motivo/despacho para o sobrestamento;

▪ Informar o período que o documento deve permanecer sobrestado;

83
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Acionar o botão ‘SOBRESTAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ O sistema atualizará a tela com a nova situação do documento.

Após o sobrestamento, o documento continua sendo acessado pelo módulo de documentos. Para
acessá-lo o usuário deverá escolher a situação ‘SOBRESTADO’ na Listagem de documentos do
departamento.

84
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Desfazer sobrestamento:

▪ Acionar o botão ‘DESFAZER’ para desfazer o sobrestamento do documento.

BARRA DE AÇÃO: Situação Internet

A ação Situação Internet é destinada a incluir a situação de um documento para

ser exibida na pesquisa externa do sistema.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação Situação Internet.

▪ Informar a situação do documento que deve ser apresentado na pesquisa externa

▪ Acionar o botão ‘INSERIR’.

85
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Excluir Situação

▪ Marcar a caixa da coluna e acionar o botão ‘EXCLUIR’ para retirar uma situação;

BARRA DE AÇÃO: Tramitar

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Tramitar, descrita

no tópico 2.28 deste manual.

86
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

2.18 – Listagem Pré-Cadastro

A funcionalidade Listagem de Pré-Cadastro é destinada à visualização e ao

acesso às ações disponíveis com os documentos pré-cadastrados que se encontram na
carga do departamento.

Navegando na tela inicial da funcionalidade:

87
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Utilizar os campos ‘ANO’ e ‘FILTRO’ de meses para filtrar a exibição dos documentos
sem situação de pré-cadastro;

▪ Utilizar o campo ‘PESQUISAR’ para localizar um registro na listagem;

▪ Utilizar a ‘BARRA DE AÇÃO’ para complementar o cadastro, incluir arquivos digitais

e gerar etiquetas;

BARRA DE AÇÃO: Alterar

A funcionalidade Alterar é destinada à complementação do cadastro dos

documentos em situação de pré-cadastro.

Procedimentos:

▪ Complementar o formulário de cadastro com as informações que permitirão a gestão

deste documento e o acesso à informação nele registrada. Os campos assinalados
com asterisco vermelho são de preenchimento obrigatório;

88
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Acionar o botão ‘SALVAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ Após a complementação do cadastro, o documento não será mais exibido na

Listagem Pré-Cadastro e sim na Listagem de documentos correntes do
departamento.

89
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
BARRA DE AÇÃO: Arquivo Digital

A funcionalidade Arquivo Digital é destinada à inclusão, visualização e exclusão

de um arquivo digital nos documentos em situação de pré-cadastro.
Ver tópico 2.1 Arquivo Digital, neste manual.

BARRA DE AÇÃO: Etiquetas

A funcionalidade Etiquetas destina-se à geração de etiquetas de identificação de

documentos registrados no sistema.
Ver tópico Imprimir Etiquetas, neste manual.

90
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.19 - Modelos e Minutas

A funcionalidade Modelos e Minutas é destinada à disponibilização de modelos de

tipos documentais pré-cadastrados na tabela auxiliar de tipos de documentos no sistema e
à criação de minutas de documentos em processo de elaboração.

Navegando na tela inicial da funcionalidade:

▪ Utilizar o campo ‘TIPO DE DOCUMENTO’ para visualizar somente as minutas

correspondentes àquele tipo documental específico;

▪ Utilizar o campo ‘PESQUISAR’ para encontrar a minuta desejada dentre as demais;

▪ Utilizar o campo ‘NOVA MINUTA’ para registrar uma nova minuta de documento.

Procedimentos:

Registrar nova minuta:

▪ Selecionar a ‘ESPÉCIE/TIPO DE DOCUMENTO’;

▪ Selecionar o ‘ARQUIVO’;

▪ Informar o ‘ASSUNTO’;

▪ Selecionar a ‘CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA’;

▪ Selecionar o ‘INTERESSADO’;

▪ Selecionar a ‘PROCEDÊNCIA’;
Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetivar o registro da minuta.

91
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema gerará uma mensagem de confirmação como a demonstrada abaixo.

▪ As minutas cadastradas podem sofrer determinadas ações até que o documento

esteja finalizado e possa ser protocolado. Seguem abaixo as descrições da
operacionalização de minutas de documento no sistema.

BARRA DE AÇÃO: Arquivo Digital

A funcionalidade Arquivo Digital é destinada à inclusão, visualização e exclusão de
arquivos digitais incluídos nas minutas cadastradas no sistema.

92
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Procedimentos:

Incluir arquivo digital:

▪ Acionar o botão ‘ESCOLHER ARQUIVO’ para localizar o arquivo digital que deseja
carregar;

▪ Acionar o botão ‘ANEXAR’ para efetuar a ação;

Está ação não substitui o arquivo digital anexado no momento da inclusão da

minuta.

Excluir Arquivo Digital

▪ Selecionar com um ‘tick’ na coluna ‘excluir’ o arquivo que deseja alterar ou apagar;

▪ Acionar o botão ‘EXCLUIR’ para efetuar a ação;

BARRA DE AÇÃO: Distribuir

93
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
A funcionalidade Distribuir é destinada a atribuir a responsabilidade de uma
minuta, a um usuário do sistema logado naquele departamento.

Procedimentos:

Distribuir minuta:

▪ Selecionar o Funcionário para o qual se direcionará a minuta;

▪ Indicar o motivo da distribuição;

▪ Registrar uma providencia para nortear as ações do destinatário;

▪ Acionar o botão ‘DISTRIBUIR’ para efetivar a ação.

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

Desfazer distribuição:

▪ Acionar o botão ‘DESFAZER’ para tornar uma distribuição inativa;

94
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

BARRA DE AÇÃO: Excluir

A ação Excluir destina-se a excluir uma minuta do sistema.

Procedimentos:

▪ O sistema solicitará ao usuário a confirmação da ação.

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

BARRA DE AÇÃO: Histórico

A funcionalidade Histórico é destinada à visualização do histórico de ações
realizadas com uma minuta. Esta tela não possui ações próprias.

95
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

BARRA DE AÇÃO: Protocolar

A funcionalidade Protocolar é destinada à protocolar uma minuta. A minuta será

registrada em documento no sistema.

▪ O sistema encaminhará o usuário para a tela de Cadastro de documento.

▪ A minuta protocolada receberá um NUP e deverá ser acessada pela Listagem de

documentos correntes do departamento em que foi protocolada.

BARRA DE AÇÃO: Tramitar

A funcionalidade Tramitar é destinada a movimentar uma minuta para outro
departamento.

Procedimentos:

Tramitar minuta:

▪ Indicar se a minuta a ser enviada é prioritária ou não;

▪ Indicar o departamento de destino;

▪ Indicar o motivo da distribuição;

▪ Registrar um despacho para nortear as ações do destinatário;

▪ Acionar o botão ‘TRAMITAR’ para efetivar a ação.

96
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

2.20 - Palavra-Chave

A funcionalidade Palavra-Chave é destinada à vinculação de palavras-padrão para

a descrição do conteúdo de um documento registrado no sistema. As palavras-chave são
cadastradas no sistema pelos usuários com perfil administrador.

Procedimentos:

▪ Informar o número do documento ao qual deseja vincular palavra-chave;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

Incluir Palavra-Chave

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NUPS ADICIONAIS’, para inserir a(s) mesma(s)

palavra-chave(s) em mais de um documento ao mesmo tempo;

▪ Acionar o botão +, na opção ‘PALAVRA-CHAVE’, para pesquisar a(s) palavra(s)

desejada(s);
o Selecionar com um ‘tick’ a(s) palavra(s);
o Acionar o botão ‘INCLUIR’;

97
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema atualizará a tela com o(s) documento(s) selecionado(s);

▪ Selecionar a opção ‘SIM’ para vincular palavras-chave às vias do documento, caso

elas existam;

▪ Acionar o botão ‘INSERIR’ para efetuar a ação;

Excluir Palavra-Chave

▪ Para retirar uma palavra-chave, selecionar o item com um ‘tick’ na última coluna;

▪ Acionar o botão ‘EXCLUIR’ para iniciar a ação;

98
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema solicitará ao usuário a confirmação da ação.

2.21 - Pesquisa Avançada

A funcionalidade Pesquisa Avançada é destinada à busca por documentos

cadastrados no sistema utilizando os campos de descrição utilizados no registro deles.

Procedimentos:

▪ Preencher os campos do formulário de pesquisa com as informações das quais

dispõe;
o Para um resultado mais amplo, utilizar menos critérios;
o Para um resultado mais específico, combinar mais critérios;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

99
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema listará o(s) protocolo(s) localizado(s) de acordo com os parâmetros

utilizados na pesquisa;

100
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Acionar a opção ‘REFINAR PESQUISA’ para fazer nova busca utilizando também os
padrões utilizados na última pesquisa;

▪ Acionar a opção ‘NOVA PESQUISA’ para fazer nova;

2.22 - Pesquisa Simples

A funcionalidade Pesquisa Simples é destinada à busca de documentos
registrados no sistema utilizando o número de protocolo como critério de busca. A pesquisa
simples direciona o usuário para a tela de dados cadastrais do documento.
A tela de dados cadastrais apresenta os dados que descrever o conteúdo e as
principais informações sobre ações realizadas com o documento.

Procedimentos:

▪ Informar o número do documento buscado;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

101
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema irá apresentar a tela de visualização do documento.

102
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.23 – Pré-Cadastro

A funcionalidade Pré-Cadastro é destinada à realização do cadastro rápido de

documentos. O formulário de cadastro utilizado nesta funcionalidade possui menos campos
de preenchimento obrigatório que o da funcionalidade Incluir – Cadastro de Documento.

Os documentos em pré-cadastro compõem a Listagem Pré-Cadastro, e só podem

ser tramitados entre os departamentos do sistema após o complemento dos dados
cadastrais.

Procedimentos:

▪ Preencher o formulário de pré-cadastro com as informações básicas que permitirão

a identificação do documento. Os campos assinalados com asterisco vermelho são
de preenchimento obrigatório;

▪ Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá uma mensagem como a apresentada a seguir em confirmação ao

sucesso da ação. O número 2018.00000.00000.9.000208 é o Número Único de
Protocolo (NUP) atribuído pelo sistema ao documento. O usuário utilizará este
número para realizar ações dentro do sistema.

103
Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

104
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.24 - Pré-Protocolo

A funcionalidade Pré-Protocolo é destinada a geração em lote de etiquetas antes

mesmo do registro dos documentos no sistema.

Procedimentos:

▪ Selecionar a quantidade de etiquetas que deseja gerar.

▪ Acionar o botão ‘GERAR ETIQUETAS’.

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir solicitando que confirme a operação

▪ O sistema criará automaticamente os números de protocolos de documentos a partir

da quantidade de etiquetas selecionadas pelo usuário e retornará a tela conforme
ilustrada abaixo com as etiquetas disponíveis para impressão.

▪ Os números de registros de documentos gerados ficam disponíveis na lista de

PROTOCOLOS PARA CADASTRO.

105
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Ao clicar sobre o número de um dos documentos da lista o sistema abrirá a tela para
complementar/incluir os dados de cadastro do documento. Para melhor explicação
dos passos de alterar o cadastro de documento consultar o tópico 2.3 deste manual.

▪ Quando um documento tem o seu cadastrado alterado o mesmo desaparece desta

lista e ficará disponível na listagem de documentos correntes da unidade.

2.25 – Receber Tramitação

A funcionalidade Receber tramitação destina-se ao recebimento da tramitação de

um ou mais documentos.

Procedimentos:

106
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Selecionar, entre os documentos listados, o(s) documento(s) cuja(s) tramitação(ões)

deseja receber;

▪ Acionar o botão ‘RECEBER’ para efetuar a ação;

o Acionar o botão ‘RECEBER/ARQUIVAR’ para ser redirecionado para a tela
de arquivamento de documentos imediatamente após o recebimento;
o Acionar o botão ‘RECEBER/FORMALIZAR PROCESSO’ para ser
redirecionado para a tela de autuação de documento imediatamente após o
recebimento;
o Acionar o botão ‘RECEBER/DISTRIBUIR’ para ser redirecionado para a tela
de distribuição de documentos imediatamente após o recebimento;
o Acionar o botão ‘RECEBER/LISTAGEM’ para ser redirecionado para a
listagem de documentos correntes do departamento;
o Acionar o botão ‘RECEBER/SOBRESTAR’ para ser redirecionado para a tela
de sobrestamento de documentos imediatamente após o recebimento;
o Acionar o botão ‘RECEBER/TRAMITAR’ para ser redirecionado para a tela de
tramitação de documentos imediatamente após o recebimento;
o Acionar o botão ‘RECUSAR’ após clicar na checkbox de recusa do lado direito
da listagem, para recusar o recebimento de um documento tramitado. Após
efetivada a recusa, o documento retorna à listagem de correntes do
departamento emissor;

▪ O sistema apresenta três opções para o recebimento dos documentos, além da

opção de recusa:
o Informar o número do documento e acionar o botão RECEBER; ou

107
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

o Marcar somente o(s) documento(s) que deseja receber clicando sobre a(s)
caixa(s) correspondente e acionando o botão RECEBER; ou

o Marcar a caixa para selecionar todos os documentos e acionar o botão

RECEBER;

108
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
o Além das opções de recebimento o sistema ainda dá a oportunidade de
RECUSAR o recebimento de um documento, o que faz com que esse
documento retorne à origem. Basta marcar a checkbox RECUSAR, informar
a justificativa para a recusa acionar o botão RECUSAR;

▪ Os documentos recebidos estarão acessíveis na listagem de documentos correntes

do departamento.

109
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
2.26 - Receber Distribuição

A funcionalidade Receber Distribuição é destinada ao recebimento da distribuição

da responsabilidade sobre um ou mais documentos dados a um usuário do sistema.

Procedimentos:

▪ Selecionar, entre os documentos listados, o(s) documento(s) cuja(s)

distribuição(ões) deseja receber;
o O sistema listará nesta tela todos os documentos para o usuário;

▪ Acionar o botão ‘RECEBER’;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação;

▪ O sistema atualizará a tela da funcionalidade e exibirá a funcionalidade de receber e

distribuir;

▪ O sistema apresenta as opções de Distribuir ou Recusar:

110
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

2.27 - Relatórios

A funcionalidade Relatórios é destinada à geração de relatórios das atividades

realizadas com documentos no sistema.
O usuário deve combinar os filtros e campos de busca disponíveis em cada relatório
para obter as informações que deseja.

111
Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

112
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Exemplo:

GERAR RELATÓRIO PRODUÇÃO

▪ Preencher os campos do formulário de busca;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

113
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO
Campo Descrição do Campo
Cadastrado no Selecionar para filtragem dos dados a partir do departamento de cadastro do
departamento documento.
Campo preenchido com os departamentos do sistema
Incluir departamento Selecionar para incluir na pesquisa os departamentos subordinados ao
subordinado departamento selecionado no campo departamento de cadastro.

Tipo documental Selecionar para filtragem dos dados a partir do tipo de documental.
Campo preenchido com os tipos documentais do sistema
Cadastrado por Selecionar para filtragem o usuário que procedeu com o cadastro do
documento.
Campo preenchido com os usuários vinculados ao departamento de cadastro
selecionado.
Tramitado de Selecionar para filtragem dos dados a partir do departamento de onde foi
tramitado o documento. (Informar o departamento de origem do tramite).
Campo preenchido com os departamentos do sistema.
Tramitado para Selecionar para filtragem dos dados a partir de para onde foi tramitado o
documento. (Informar o departamento de destino do tramite)
Campo preenchido com os departamentos do sistema.
Informar para filtragem dos dados a partir do período inicial do cadastro do
Cadastrados Entre (Início) documento.
Campo preenchido com o primeiro dia do mês vigente.
Informar para filtragem dos dados a partir do período final do cadastro do
Cadastrados Entre (Fim) documento.
Campo preenchido com último dia do mês vigente.
Informar para filtragem dos dados a partir do período inicial de tramitação.
Tramitado Entre (Início) (Período inicial que o documento sofreu tramitações)
Informar para filtragem dos dados a partir do período final de tramitação.
Tramitado Entre (Fim) (Período final que o documento sofreu tramitações)
Recebido Entre (Início) Informar para filtragem dos dados a partir do período inicial de recebimento.
Informar para filtragem dos dados a partir do período final de recebimento de
Recebido Entre (Fim) tramitação.
Recebimento Selecionar a opção SIM para a pesquisa exibir somente os documentos que
não tem pendência de recebimento de tramitação e NÃO para exibir os que
possuem pendência de recebimento de tramitação.
Departamento atual Selecionar para filtragem dos dados a partir do departamento atual do
documento
Classificação Arquivística Selecionar para filtragem dos dados a partir da classificação arquivística do
documento.
Incluir classificação Selecionar para filtragem dos dados a partir das classificações arquivisticas
arquivísticas subordinadas a selecionada no campo Classificação Arquivística.
subordinadas
Acesso Selecionar para filtragem dos dados a partir do tipo de acesso do
documento.
Campo preenchido com os tipos de acesso do sistema
Interessado Selecionar para da filtragem dos dados a partir do interessado do
documento.
Campo Livre Informar para filtragem dos dados a partir do campo livre.
Este campo realiza a pesquisa pelo assunto do documento.

114
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Considerar vias como Selecionar para considerar as vias (cópias) como documentos produzidos e
produzido exibi-los no resultado da pesquisa.

Considerar Documento Selecionar para considerar os documentos externos como produzidos e

Recebido como Produzido aparecer no resultado da pesquisa.
Situação Selecionar para da filtragem dos dados a partir da situação do documento.
O sistema apresenta os seguintes valores para seleção: Todas; (Default);
Correntes; Arquivados; Cancelados; Expedidos; Sobrestados; Eliminados;
Recusados.
Opções – Ver Tramitações Selecionar para que no resultado da pesquisa sejam exibidas as tramitações.

Opções – Mostrar Selecionar para se após a pesquisa exibir o formulário de pesquisa.

Formulário
Opções – Exibir Selecionar para que no resultado da pesquisa sejam exibidos o CPF/CNPJ e
CPF/CNPJ/Endereço Endereço do interessado.

Exibir Campos Selecionar para serem exibidos no resultado do relatório todos os campos ou
somente os campos selecionados.
Exibir Campos – Somente Campos exibidos somente se a opção “somente selecionados” for
Selecionados selecionado.

Apresenta os campos a serem selecionados para exibição no resultado da

pesquisa.
Campo Valores apresentados no SOMENTE SELECIONADOS: Data do documento;
Data de Abertura; Número de origem; Classificação Arquivística;
Interessado(s); Departamento Atual.

▪ O sistema atualizará a tela com uma relação de protocolos encontrados para os

padrões de busca utilizados;

CAMPOS APRESENTADOS NO RESULTADO DA PESQUISA

115
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
CAMPO DESCRIÇÃO DO CAMPO
Apresenta a quantidade de registros encontrados que correspondem ao critério
Quantitativo
de pesquisa utilizado.
Apresenta o número do documento e a via (cópia), se este possuir.
Documento Ao clicar no número do documento, o sistema irá apresentar os detalhes do
documento.
Formalização Em Apresenta o departamento em que o documento foi cadastrado
Formalizado Por Apresenta o usuário que realizou o cadastro do documento.
Data do Documento Apresenta a data do documento.
Apresenta a data de abertura do documento. (Data de cadastro do documento no
Data de Abertura
sistema).
Número de Origem Apresenta o número de identificação do documento.

Classificação Apresenta a classificação arquivística do documento.

Arquivística
Apresenta os interessados do documento com as informações do seu CPF se for
Interessado(s)
pessoa física ou CNPJ se for pessoa jurídica.
Endereço Apresenta o endereço dos interessados do documento.

Situação Apresenta a situação atual do documento

Departamento Atual Apresenta o departamento atual do documento.

Data da Tramitação Apresenta a data de tramitação do documento.

Departamento de Apresenta o departamento de origem das tramitações do documento.

Origem
Departamento de Apresenta o departamento de destino das tramitações do documento.
Destino
Despacho Apresenta o despacho dado ao documento no momento das tramitações.

▪ O sistema também tem a possibilidade de:

o ‘EXPORTAR’ o resultado para uma tabela; e

116
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
o ‘ACOMPANHAR’ para colocar o NUP do documento para
acompanhamento na tela inicial; e
o

o ‘IMPRIMIR’ para imprimir os resultados do relatório;

117
Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

118
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Seguem os demais relatórios do módulo de documentos:

RELATÓRIOS MÓDULO DOCUMENTO

RELATÓRIO DESCRIÇÃO CAMPOS
Permite verificar quais
✔ Cadastrado no departamento;
os registros de
documentos possuem ✔ Tipo Documental
arquivos digitais. ✔ Intervalo da data de cadastro;
Arquivo Digital ✔ Acesso;
✔ Possui Arquivo Digital;
✔ Intervalo de data de inclusão do arquivo digital;
✔ Produzidos/Recebidos;
✔ Classificação arquivística;
✔ Departamento atual;
✔ Localização;
Relatório para controle ✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”;
Arquivo dos prazos de guarda
✔ Data de expiração corrente;
Setorial dos documentos
arquivados em um ✔ Data de expiração intermediária;
departamento.
✔ Ano;
✔ Números dos documentos;
✔ Conclusão;
✔ Opções de filtro para exibição do resultado;
✔ Departamento de cadastro;
Relatório para controle
✔ Tipo de documento;
Classificação das classificações
arquivísticas atribuído a ✔ Classificação arquivística;
Arquivística documentos
✔ Data de cadastro dos documentos;
cadastrados no
sistema. ✔ Acesso;
✔ Opções de filtro para exibição do resultado;
Relatório para controle ✔ Data de cadastro dos comentários;
Comentários de inclusões de
comentários em ✔ Usuário que fez os comentários;
documentos. ✔ Campo livre para busca no texto dos comentários;
Relatório de ✔ Departamento de cadastro;
documentos
Departamento cadastrados que tem ✔ 1º período de cadastro;
como principal critério o
departamento de ✔ 2º período de cadastro;
cadastro. ✔ Mostrar apenas documentos ou “todos os tipos”.
✔ Departamento destinatário;
Relatório para controle
de destinatários (na ✔ Departamento de destino da primeira tramitação;
Destinatário SEMEF) de ✔ Data de cadastro;
documentos externos
recebidos. ✔ Data de tramitação;
✔ Possui resposta “sim”;
119
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
✔ Data de inclusão;
✔ Cadastro no departamento;
✔ Tipo Documental;
Relatório para controle ✔ Usuário que realizou a digitalização;
Digitalização da digitalização de
documentos. ✔ Classificação arquivística;
✔ Campo livre de conteúdo descritivo dos documentos;
✔ Situação dos documentos;
✔ Documento possui evento ativo associado.
✔ Departamento atual dos documentos;
✔ Usuário pelo qual foi feita distribuição;
✔ Usuário para o qual foi feita distribuição;
Relatório para controle
Distribuição de distribuições de ✔ Data da distribuição;
documentos a usuários
✔ Data de vencimento da distribuição;
do sistema.
✔ Distribuição ativa “sim” ou “não”;
✔ Distribuição recebida “sim” ou “não”;
✔ Opções de filtro para exibição do resultado;
Relatório para ✔ Empresa que deseja verificar a eficiência;
verificação da eficiência
Eficiência ✔ Departamento que deseja verificar a eficiência;
dos departamentos em
um determinado ✔ Data que deseja verificar a eficiência;
período. ✔ Intervalo da eficiência;
✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”;
Relatório para ✔ Departamento para a qual foi realizado empréstimo;
Empréstimo controle de ✔ Data inicial e final do empréstimo;
documentos
emprestados. ✔ Data inicial e final do retorno;
✔ Exibir no relatório apenas “empréstimos devolvidos” ou
“todos”.
Entrada Relatório para ✔ Departamento;
controlar a entrada
Mensal no de protocolos ✔ Ação que ocasionou a entrada do documento no
Departamento mensal de um departamento;
departamento. ✔ Período;
✔ Departamento em que foram expedidos;
✔ Justificativa;
✔ Data da expedição;
Relatório para
Expedição controle dos ✔ Horário da expedição;
documentos
✔ Tipo de remessa;
expedidos.
✔ Número da remessa;
✔ Destino da remessa;
✔ Expedição ativa “sim” ou “não”;

120
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
✔ Exibir documentos/ juntados a documentos expedidos;
✔ Departamento atual dos documentos;
✔ Tipo de documento juntado;
Relatório para controle
Juntada de documentos ✔ Data de cadastro dos documentos;
anexados a
✔ Retornar: Todos, Juntados ou Não Juntados;
documentos.
✔ Data da juntada;
✔ Usuário que realizou a juntada;
✔ Departamento de cadastro da minuta;
✔ Departamento de origem da minuta;
✔ Departamento de destino da minuta;
Relatório para controle ✔ Data de cadastro da minuta;
Minutas de minutas de
documentos ✔ Data de tramitação da minuta;
produzidas. ✔ Departamento atual da minuta;
✔ Minuta recebida “sim” ou “não”;
✔ Usuário que incluiu a minuta;
✔ Campo livre de conteúdo descritivo das minutas;
Palavras- Relatório para controle ✔ Palavras-chave cadastradas;
de inclusões de
chave palavras-chave em ✔ Usuário que realizou a inclusão;
documentos. ✔ Data de cadastro das palavras-chave;
✔ Opções de filtro para exibição do resultado;
Prazo de Relatório para controle
dos prazos de ✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”;
Atendimento atendimento dos
✔ Departamento atual;
documentos.
✔ Data de atendimento;
✔ Exibir no relatório apenas “prazo de guarda vencido” ou
“todos”;

Prazo de ✔ Classificação arquivística;

Relatório para controle
Guarda dos prazos de guarda ✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”;
de documentos.
✔ Departamento atual;
✔ Data de expiração corrente;
✔ Data de expiração intermediária;
✔ Mostrar Prazos “todos”, “compridos” e “não compridos”;
Relatório para controle ✔ Departamento para a qual foi emitido prazo de resposta;
Prazo de de prazos de resposta
✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”;
Resposta informados na
tramitação de ✔ Departamento atual;
documentos. ✔ Situação dos documentos;
✔ Data inicial e final do prazo de resposta;
Relatório para controle
Produção ✔ Filtros explicados na exemplificação do relatório;
da produção de
documentos.

121
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
Produção com
Todos os Relatório para controle
de cadastro de ✔ Departamento de cadastro dos documentos;
Departamento documentos por
✔ Data de cadastro dos documentos;
s com Gráfico departamentos.

Produção Por Relatório para controle

Departamento da situação dos
protocolos por ✔ Departamento atual;
Com Gráfico
departamento.

✔ Data de cadastro;
✔ Data de tramitação;
✔ Departamento em que foi cadastrado;
✔ Tipo de documento;
✔ Usuário de cadastro;
✔ Departamento de origem;
Relatório para controle
Recebimento do recebimento de ✔ Departamento de destino;
documentos externos.
✔ Classificação arquivística;
✔ Requerentes associado aos documentos;
✔ Tipo de remessa;
✔ Número de remessa;
✔ Campo livre;
✔ Opções de filtro para exibir comentários e mostrar
formulário;
✔ Departamento de atribuição;
✔ Usuário que atribuiu;
Responsáveis Relatório para controle
de responsáveis ✔ Usuário a quem foi atribuído;
✔ Data da atribuição;
✔ Opções de filtro para exibição do resultado;

122
 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0
✔ Grupo de Serviço;
✔ Serviço;
✔ Unidade Organizacional;
Serviços Relatório consolidado ✔ Departamento atual;
(consolidados) de solicitação de ✔ Formalizador;
serviços.
✔ Intervalo de data de cadastro;
✔ Situação;
✔ Tipo de Entrada;
✔ Opções de filtro para exibição do resultado;
✔ Grupo de Serviço;
✔ Serviço;
✔ Unidade Organizacional;
Serviços ✔ Departamento atual;
Relatório detalhado de
(detalhado) solicitação de serviços. ✔ Formalizador;
✔ Intervalo de data de cadastro;
✔ Situação;
✔ Tipo de Entrada;
✔ Opções de filtro para exibição do resultado;
✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”;
✔ Departamento atual;
Relatório para controle
Sobrestar do sobrestamento de ✔ Prazo inicial e final do sobrestamento;
documentos. ✔ Motivo do sobrestamento;
✔ Opções de filtro para exibir comentários e mostrar
formulário
Tempo de ✔ Departamento atual;
Relatório para controle
Tramitação de tempo de tramitação. ✔ Incluir departamentos subordinados;
✔ Data de tramitação;
✔ Departamento de origem;
✔ Departamento de destino;
✔ Motivo da tramitação;
✔ Tramitação recebida “sim” ou “não”;
Relatório para controle
Tramitação das tramitações ✔ Data da tramitação;
sofridas por
✔ Horário da tramitação;
documentos.
✔ Situação dos documentos;
✔ Classificação Arquivística;
✔ Incluir classificações arquivísticas subordinadas;
✔ Opções de filtro para exibição do resultado;
Relatório para controle
Validade do ✔ Classificação arquivística;
dos prazos de validade
Suporte de suportes de ✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”;
documentos.
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✔ Departamento;
✔ Data de validade do suporte.

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2.28 - Tramitar

A funcionalidade Tramitar é destinada à tramitação (movimentação) de

documentos de um departamento para outro no sistema.

Procedimentos:

▪ Informar o número do documento que deseja alterar;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para adicionar mais

documentos à tramitação;

▪ Informar se o(s) documento(s) tramitado(s) possui prioridade de tratamento no

departamento de destino;

▪ Informar o departamento de destino do(s) documento(s);

▪ Informar o motivo pelo qual;

▪ Informar um despacho acerca da tramitação do(s) documento(s);

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 Manual do usuário – Módulo Documentos Versão 1.0

▪ Acionar o botão ‘TRAMITAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

A tramitação altera a situação do documento para ‘TRAMITANDO’, Assim, o documento só poderá

sofrer outras ações até o recebimento pelo departamento de destino ou até o cancelamento da tramitação
pelo departamento de origem.

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3 - TECLAS DE ATALHO

As teclas de atalho são ferramentas a serem utilizadas para agilizar o acesso à

determinada tela ou funcionalidade do sistema. Para acessar uma das telas, abaixo, acione
a tecla correspondente no teclado do seu computador. Abaixo, segue a finalidade de cada
tecla.

TECLA FUNCIONALIDADE
F2 DOCUMENTOS> INCLUSÃO
F3 DOCUMENTOS> VOLUMES
F6 DOCUMENTOS> ETIQUETAS
F7 DOCUMENTOS> AUTUAR DOCUMENTO
F8 DOCUMENTOS> PESQUISA SIMPLES
F9 DOCUMENTOS> ARQUIVAR
F10 DOCUMENTOS> EMPRESTAR
F11 DOCUMENTOS> JUNTAR DOCUMENTO
[Ctrl] + [G] DOCUMENTOS> CONTROLE DE PRAZOS
[Ctrl] + [P] IMPRIMIR

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4 - FECHAMENTO

O presente manual é destinado a orientar os usuários na utilização do Módulo de

Documentos do E-Palmas, como também, dotá-los de conhecimentos da navegabilidade,
usabilidade e das funcionalidades para a operacionalização e gerência do mesmo.

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