Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.

E-Palmas
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos da
Prefeitura Municipal de Palmas - TO

MANUAL DO USUÁRIO
Módulo Processos

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ÍNDICE
1. – INTRODUÇÃO 3
2. MÓDULO DE PROCESSOS 4
2.1. ALTERAR 6
2.2. ARQUIVAR 9
2.3. CADASTRO DE PROCESSO 13
2.4. CANCELAR TRAMITAÇÃO 22
2.5. COMENTAR 23
2.6. DISTRIBUIR 26
2.7. EMPRESTAR 32
2.8. EXPEDIR 35
2.9. FICHA DE ACOMPANHAMENTO 43
2.10. FOLLOWUP 44
2.11. GUIAS 47
2.12. ANEXAR / APENSAR 57
2.13. LISTAGEM 62
2.14. PALAVRA - CHAVE 81
2.15. PESQUISA AVANÇADA 83
2.16. PESQUISA SIMPLES 86
2.17. RECEBER TRAMITAÇÃO 88
2.18. RECEBER DISTRIBUIÇÃO 92
2.19. RECEBER EMPRÉSTIMO 93
2.20. RELATÓRIOS 94
2.21. TRAMITAR 1
2.22. VOLUMES 1
3. 3 - TECLAS DE ATALHO 1
4. 4- FECHAMENTO 1

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1. – INTRODUÇÃO

Este documento foi elaborado com o objetivo de orientar os

Administradores/Gestores e os demais usuários do E-Palmas quanto à operacionalização
do Módulo de Processo. Este manual apresenta os procedimentos operacionais que
permitirão a utilização plena deste recurso na instituição.
Para facilitar a interação sistema-usuário, este manual demonstra a composição das
funcionalidades e ações do Módulo de Processo e a facilidade da navegabilidade e
usabilidade por meio de descrições sucintas dos procedimentos e dos resultados que serão
alcançados.
O manual do Módulo de Processo descreve as funcionalidades disponibilizadas no
sistema para a gestão da documentação. Ações como cadastro de novos processos,
inclusão de arquivos digitais e tramitação são contempladas neste módulo.
O acesso às funcionalidades deste módulo é definido pelos perfis atribuídos aos
usuários. Algumas ações são permitidas apenas aos administradores/gestores do sistema .

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2. MÓDULO DE PROCESSOS

O Módulo de Processo é destinado às funcionalidades de gerenciamento de

processos produzidos e recebidos pela instituição ao longo de suas atividades rotineiras. O
sistema apresenta telas com menus que quando acionados possibilita ao(s) usuários a
realização de várias ações necessárias para o fluxo das atividades por meio dos processos.
A tela principal do Módulo de Processo apresenta as seguintes funcionalidades.

FUNCIONALIDADE DESCRIÇÃO

Alterar Altera os dados de um registro de processo.

Arquivar Ação de atribuir a localização de arquivamento de um processo no departamento.

Permite o cadastro de um novo processo. Esta funcionalidade também possibilita imprimir

Cadastro de Processo
etiqueta de processos, imprimir a ficha de acompanhamento e imprimir capa de processo.

Cancela a tramitação de um processo. Esta funcionalidade só é válida desde que a

Cancelar Tramitação
departamento de destino ainda não tenha recebido o processo.

Distribuir Distribui um processo para um funcionário do departamento.

Possibilita o empréstimo de um processo para um usuário desde que, o mesmo esteja

Emprestar
arquivado ou sobrestado.

Ficha de
Permite gerar e imprimir a ficha de acompanhamento de um(s) processo(s).
Acompanhamento

Follow UP Lista os prazos de respostas dos processos.

Guias Permite gerar as Guias de tramitação, de remessa e de expedição.

Permite que o usuário realize a ação de juntar/anexar e apensar processos/processos a

Juntar/Anexar/Apensar
outros processos.

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Lista todos os protocolos na carga do departamento e do usuário. Permite a execução de
atividades de acordo com as permissões do usuário. Por meio da listagem é possível
Listagem
executar diversas ações como, por exemplo, alterar, imprimir etiquetas, ver histórico além
de outras.

Palavra-chave Inclui uma palavra-chave que auxiliará em consultas futuras.

Recupera um ou mais processos a partir de diversos parâmetros de pesquisa informados

Pesquisa Avançada nos filtros do relatório. Quanto mais refinada é a busca mais eficaz é o resultado da
pesquisa.

Pesquisa Simples Recupera um processo a partir do seu número de protocolo.

Permite a inclusão dos dados da publicação de determinado ato oficial no registro do

Publicação
processo.

Receber Distribuição Permite receber um processo que foi distribuído dentro do departamento para um usuário.

Receber Empréstimo Permite receber um empréstimo de um protocolo.

Emite relatórios de algumas ações realizadas com os processos cadastrados no sistema,

Relatórios como por exemplo, de Classificação Arquivística, dos Interessados associados, a
Produção Documental, as Distribuições entre outros.

Tramitar Tramita um processo de um departamento para outro.

Volumes Possibilita o encerramento e a abertura de volumes de processos

Painel Gerencial Apresenta o Painel Gerencial de processos no departamento.

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2.1. Alterar

A funcionalidade Alterar destina - se à alteração de uma série de informações

referentes ao processo. As informações são atualizadas através de preenchimento de
campos ou seleção de opções em caixas de listagem.

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico
▪ Acionar o botão PESQUISAR.

▪ O sistema disponibiliza a tela abaixo, com os dados do processo anteriormente

preenchidos e prontos para alterações.
▪ Alterar as informações dos campos abertos para edição conforme desejar;

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▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ Para visualizar as ações que podem ser realizadas no processo é necessário acionar
o botão DADOS CADASTRAIS, onde o sistema irá direcionar para a tela de
visualização do cadastro do registro, onde o sistema permitirá realizar as ações de
incluir arquivo digital, fazer distribuição, fazer comentário, incluir palavra-chave,
arquivar, visualizar entre outras.

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2.2. Arquivar

A funcionalidade Arquivar destina-se ao arquivamento de um processo quando

cessado a sua tramitação. Ao arquivar um processo deve-se informar no sistema o local em
que este ficará arquivado. Por esta funcionalidade também podem ser desfeitas as ações de
arquivamento de processo.

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico
▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’.

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para arquivar mais de um

processo ao mesmo tempo;
▪ Informar a localização física de arquivamento do processo se, o mesmo tiver o tipo de
suporte “papel”;
▪ Se o tipo de suporte do processo for “digital” o sistema informa no campo
Módulo/Localização “PROCESSO DIGITAL”.
o O(s) processos(s) pode(m) ser arquivado(s) diretamente em uma caixa do
Módulo Arquivos. Acionar o botão + no campo ‘CAIXA’ para selecionar uma;
o É preciso preencher um dos campos;
o Não é preciso preencher todos os campos.
▪ Selecionar a conclusão do processo;
▪ Informar o motivo do arquivamento;

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▪ Acionar o botão ‘ARQUIVAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ O sistema atualizará a tela com a nova situação do processo.

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Após o arquivamento, o processo continua sendo acessado pelo módulo de

processo. Para acessá-lo o usuário deverá selecionar a situação ‘ARQUIVADO’ na
Listagem de processo do departamento.
Desarquivar:

▪ Acionar o botão ‘DESARQUIVAR’ para desfazer o arquivamento do processo.

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2.3. Cadastro de Processo

A funcionalidade Cadastro de Processo destina-se ao cadastro no sistema de

processos produzidos ou recebidos pela PMP no exercício de suas atividades.

Navegando na tela inicial da funcionalidade:

▪ Selecionar a opção CADASTRAR PROCESSO para registrar um novo processo

produzido internamente ou recebido pela PMP;
▪ Selecionar a opção IMPRIMIR CAPA DE PROCESSO para substituir a capa do
processo original;
▪ Selecionar a opção IMPRIMIR ETIQUETAS para gerar etiquetas de identificação dos
processos cadastrados no sistema;
▪ Selecionar a opção IMPRIMIR FOLHA DE DESPACHO para gerar uma ficha de
acompanhamento de despachos dados a um processo cadastrado no sistema;

AÇÃO: Cadastrar Processo Geral:

A funcionalidade Cadastrar Processo Geral destina-se ao cadastro no sistema de

processos produzidos ou recebidos pela PMP no exercício de suas atividades.

Procedimentos:

▪ Preencher o formulário de cadastro com as informações que permitirão a gestão deste

processo e o acesso à informação nele registrada. Os campos assinalados com
asterisco vermelho são de preenchimento obrigatório;

▪ Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetuar a ação;

o Processo Interno

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o Processo Externo

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CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO

Campo onde o usuário deve escolher se o processo a ser cadastrado tem
Tipo de Processo
origem interna (da instituição) ou externa (fora da instituição).
Tipo de processo interno: Este campo não é editável, o número do processo
será gerado automaticamente pelo sistema.
Número
Tipo de processo externo: Campo editável, informar o número do processo. O
sistema não permite informar o código do processo da instituição.
Informar neste campo a data real em que o processo foi gerado. Aceita data
Data do Processo
atual ou retroativa.

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Informar a data de recebimento do processo externo na instituição. Este campo
Data de Recebimento
somente é apresentado para os processos do tipo externo.
Se o processo a ser gerado terá alguma peça documental física circulando,
Tipo de Suporte escolher a opção PAPEL. Se o processor gerado for totalmente virtual,
selecionar a opção DIGITAL.
Informar qual setor irá gerir este processo diretamente. Este campo somente
Departamento Gestor
é apresentado para os processos do tipo interno.
Informar a instituição de origem do processo. Este campo somente é
Origem
apresentado para os processos do tipo externo.
Acesso Campo para definir restrições de acesso ao processo.
Processo prioritário Informar se o processo é prioritário ou não.

Utilizar este campo para informar se o que o processo que está sendo
registrado possui referências a outros protocolos.
Referência Este é um campo de preenchimento livre, podendo receber letras, números e
sinais. Recomendado para referenciar protocolos que não estejam
cadastrados no sistema ou cujos números de protocolo sejam reconhecidos.
Prazo de Resposta Informar o prazo final para resposta do processo.
Código derivado de um plano de classificação utilizado para organização dos
Classificação Arquivística
processos de um arquivo e determinar o seu prazo de guarda.
Sigla do Processo Selecionar a sigla do processo.
Informar palavras referentes ao processo que serão utilizadas para futuras
Palavras-Chave
pesquisas.
Campo para descrever o conteúdo do processo. Campo de preenchimento
Justificativa
livre, podendo receber letras, números e sinais.
Utilizar este campo para informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s)
interessada(s) no conteúdo do processo que está sendo registrado.
Requerente
Este campo utiliza informações previamente cadastradas no Módulo Mala
Direta do sistema. Acionar o botão + para selecionar um interessado.
Utilizar este campo para informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) que
originou o conteúdo do processo que está sendo registrado.
Procedência
Este campo utiliza informações previamente cadastradas no Módulo Mala
Direta do sistema. Acionar o botão + para selecionar um interessado.
Utilizar este campo para informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s)
destinatárias do processo recebido.
Destinatário Este campo utiliza informações previamente cadastradas no Módulo Mala
Direta do sistema. Acionar o botão + para selecionar um interessado. Este
campo somente é apresentado para os processos do tipo externo.
Número de Volumes /Folhas Informar a quantidade de volumes, folhas e anexos que possui o processo
/Anexos cadastrado.
A funcionalidade deve ser utilizada caso o usuário deseja tramitar o processo
Tramitar Para
imediatamente após se clicar no botão INCLUIR.

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Permite informar o nome do destinatário para recebimento do processo, no
Aos Cuidados De
caso de uma tramitação imediata.
Ao preencher e selecionar as informações acione o botão INCLUIR para
Incluir
efetivar o cadastro do processo no sistema.
Limpar Permite apagar todos os dados alimentados na tela.
Voltar Retornar para a tela anterior.

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação. O

número 00000.9.000000/2020 é o Número Único de Protocolo (NUP) atribuído pelo
sistema ao processo. O usuário utilizará este número para realizar ações dentro do
sistema.

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AÇÃO: Imprimir Capa de Processo

A funcionalidade Imprimir Capa de Processo destina-se à geração de uma nova

capa para substituir a capa do processo original após alguma alteração das informações
cadastrais do processo em questão.

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico;
▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ O sistema irá emitir a seguinte mensagem de confirmação do sucesso da ação .

▪ O sistema substituirá a capa existente por uma nova com as informações cadastrais
atualizadas.

AÇÃO: Imprimir Etiquetas

A funcionalidade Imprimir Etiqueta é destinada à geração de etiquetas de

identificação de processos registrados no sistema.

Procedimentos:

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▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico.

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ O sistema encaminhará o usuário para a tela em que selecionará o tipo de etiqueta

para processo que deseja gerar;
o Não é necessário alterar as configurações das etiquetas. Ao selecionar o
tipo o sistema trará automaticamente as configurações previamente
definidas;
o Selecionar se deseja gerar etiquetas para todos os volumes do processo
ou somente para o selecionados.

▪ Acionar o botão ‘GERAR’ para efetuar a ação;

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▪ O sistema gerará uma etiqueta como a seguir.

Endereço do portal errado (IMAGEM TEMPORÁRIA)

AÇÃO: Imprimir Folha de Despacho

A funcionalidade Imprimir Folha de Despacho é destinada à geração de folhas de

despacho para registro de ações realizadas com um processo nos departamentos por onde
tramitar dentro da instituição.

Ver tópico 2.10 Ficha de Acompanhamento, neste manual.

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2.4. Cancelar Tramitação

A funcionalidade Cancelar Tramitação destina-se ao cancelamento da

movimentação de processos quando o mesmo ainda não foi recebido no departamento de
destino. Uma tramitação só pode ser cancelada pelo departamento que a realizou.

Procedimentos:

▪ Selecionar, entre os processos listados, o(s) processos(s) cuja(s) tramitação(ões)

deseja cancelar;
o O sistema listará os processos tramitados pelo departamento do usuário e
ainda não recebidos pelo departamento de destino;
▪ Acionar o botão ‘CANCELAR’;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação .

Observação Importante: após cancelada a tramitação, o processo retorna para Listagem de processos
correntes do departamento do usuário.

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2.5. Comentar

A funcionalidade Comentar destina-se à inserção de um comentário no cadastro de

um processo registrado no sistema. Por esta funcionalidade também podem ser excluídos
os comentários já registrados.

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico.

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NUP´S ADICIONAIS’, para inserir o mesmo comentário

em mais de um processo ao mesmo tempo;

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▪ Inserir o comentário que desejar;

▪ Acionar o botão ‘COMENTAR’ para efetuar a ação ;

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▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação

▪ A seguir, é disponibilizada a lista dos comentários referentes ao processo.

Excluir comentário:

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▪ Selecionar com um ‘tick’ na coluna ‘excluir’ o(s) comentário(s) que desejar apagar;
▪ Acionar o botão ‘EXCLUIR’ para efetuar a ação.

▪ O sistema emite a mensagem solicitando a confirmação da ação

▪ Ao confirmar, o sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da

ação

Observação Importante: os comentários só podem ser excluídos pelo usuário que os cadastrou.

2.6. Distribuir

A funcionalidade Distribuir destina-se à atribuição da responsabilidade de um

processo a um usuário do departamento em que está. Por esta funcionalidade também
podem ser desfeitas a distribuição.

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico.
▪ Acionar o botão PESQUISAR.

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▪ Acionar o botão +, na opção ‘NUP’S ADICIONAIS’, para distribuir mais de um

processo ao mesmo tempo para um usuário;

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o Selecionar o funcionário para quem deseja distribuir o(s) processo(s);

o Informar o motivo da distribuição;
o Informar às providências que devem ser tomadas quanto ao(s) processo(s)
distribuído(s);

▪ Acionar o botão ‘DISTRIBUIR’ para efetuar a ação;

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▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ O sistema atualizará a tela com a nova distribuição, ativa;

Para que uma distribuição seja efetivada, o usuário pra quem o processo foi distribuído deve
Receber a Distribuição. Somente o usuário que realizou a distribuição pode desfazer.

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Desfazer distribuição:

▪ Acionar o botão ‘DESFAZER’ para tornar a distribuição inativa;

▪ Informar a justificativa e acionar o botão ‘CONFIRMAR’.

▪ O sistema irá alterar o campo Ativo de SIM para NÃO.

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2.7. Emprestar

A funcionalidade Emprestar destina-se ao empréstimo de processo(s) em situação

de ‘ARQUIVADO’ ou ‘SOBRESTADO’. Nesta funcionalidade também são registradas as
devoluções dos processos emprestados.
O empréstimo registra que o processo foi retirado do arquivo do departamento para
consulta por um usuário de outro departamento. O empréstimo é diferente da tramitação,
ele não altera o departamento de carga do processo, apenas sua situação.

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico;

▪ Acionar o botão PESQUISAR:

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para emprestar mais de um

processo ao mesmo tempo;

▪ Selecionar o departamento do usuário para o qual o processo será emprestado;

▪ Selecionar o usuário para o qual o(s) processo(s) será(ão) emprestado(s);

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 31 de 107

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▪ Informar se o empréstimo será completo ou não. Ao selecionar a opção NÃO o

sistema solicita que especifique a parte do processo que será emprestada.

▪ Acionar o botão ‘EMPRESTAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ O sistema atualizará a tela com o novo empréstimo ativo ;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 32 de 107

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Registrar a devolução de um processo emprestado

▪ Acionar o botão ‘DEVOLVER’ para tornar registrar a devolução do processo pelo

usuário a quem o empréstimo fora realizado;

▪ O sistema irá alterar o campo Ativo de SIM para NÃO.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 33 de 107

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2.8. Expedir

A funcionalidade Expedir destina-se à movimentação de processos para fora da

instituição.

A expedição pode ser realizada entre departamentos de secretarias distintas que

compõem o quadro de secretarias da prefeitura que utilizam o sistema ou instituições
externas ao sistema.

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico;

▪ Acionar o botão PESQUISAR:

▪ Selecionar a opção que deseja realiza a expedição

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 34 de 107

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AÇÃO: Expedição Externa

A ação Expedição externa é destinada ao registro da movimentação do processo

para instituições que não utilizam o sistema.

Procedimentos:

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NUP´S ADICIONAIS’, para expedir mais de um processo

ao mesmo tempo.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 35 de 107

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▪ Selecionar o ‘TIPO DE REMESSA’ se trata, DIGITAL ou EM MÃOS.

▪ Informar o ‘NÚMERO DE REMESSA’ do envio, se não houver número, preencher o

campo com s/n (Sem Numeração).

▪ Informar o DESTINO.

▪ Os campos peso e valor da correspondência não são obrigatórios.

▪ Selecionar a opção imprimir guia se desejar gerar a guia de expedição dos

processos.

▪ Acionar o botão ‘EXPEDIR’ para efetuar a ação.

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 36 de 107

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▪ Se for selecionada a opção Imprimir Guia, ao realizar a expedição o sistema irá

apresentar a guia de expedição para impressão.

Cancelar Expedição:

▪ Acionar o botão ‘Alterar’ para alterar algum dado da expedição;

▪ Acionar o botão ‘Cancelar Expedição’ para cancelar a expedição do processo;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 37 de 107

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▪ O sistema mostrará a seguinte tela, apresentando o processo não ativo;

Se o processo tiver algum documento com pendência de assinatura o sistema não irá permitir realizar a
expedição externa.

AÇÃO: Expedição Outros Protocolos

A ação Expedição outros protocolos é destinada a movimentação do processo

entre departamentos de secretarias distintas que compõem o quadro de secretarias da
prefeitura que utilizam o sistema.

Procedimentos:

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para expedir mais de um

processo ao mesmo tempo.
▪ Selecionar o ‘TIPO DE REMESSA’ se trata, DIGITAL ou EM MÃOS.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 38 de 107

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▪ Informar o ‘NÚMERO DE REMESSA’ do envio, se não houver número, preencher o

campo com s/n (Sem Numeração).
▪ Selecionar a unidade organizacional (secretaria de destino).
▪ Selecionar o departamento de destino. Este campo apresenta todos os
departamentos configurados como DEPARTAMENTO PROTOCOLIZADOR no seu
cadastro.
▪ Selecionar aos cuidados de qual usuário o processo ficará.
▪ Selecionar a opção imprimir guia se desejar gerar a guia de expedição dos
processos.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 39 de 107

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▪ Acionar o botão ‘EXPEDIR’ para efetuar a ação .

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 40 de 107

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▪ Se for selecionada a opção Imprimir Guia, ao realizar a expedição o sistema irá

apresentar a guia de expedição para impressão.

Depois de expedido, o processo permanecerá na listagem de tramitados e não recebidos na tela inicial
do departamento emissor. Enquanto um usuário do setor de destino não receber a movimentação, a mesma
ainda poderá ser desfeita, fazendo com que o processo retorne para a listagem de correntes de emissor.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 41 de 107

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2.9. Ficha de Acompanhamento

A funcionalidade Ficha de Acompanhamento de Processos – FAP destina-se à

geração de folhas de despacho para registro de ações realizadas com um processo nos
departamentos por onde tramitar dentro da instituição.

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico para qual deseja gerar a guia ou um intervalo entre vários processos;

▪ Selecionar a geração da frente, do verso ou de ambos os lados da folha de despacho;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ O sistema abrirá na tela a(s) folha(s) de despacho solicitada(s), como no modelo

abaixo;

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2.10. FollowUp

A funcionalidade Follow-up destina-se ao acompanhamento dos prazos de resposta

estabelecidos para processos tramitados de um departamento para outro. Por esta
funcionalidade é possível, também, fazer o acompanhamento dos prazos de resposta
emitidos pelo departamento em processos tramitados por ela.

Para “dar baixa” nos prazos de resposta, o departamento de destino deve RECEBER
A TRAMITAÇÃO e dar encaminhamento no documento realizando uma NOVA
TRAMITAÇÃO para o departamento que solicitou o prazo de resposta. Esta última ação
consolida o prazo de resposta como atendido.

Procedimentos:

▪ O sistema listará os processos cujos prazos de atendimento estabelecidos para o

departamento venceram, vencem no dia e irão vencer;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 43 de 107

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▪ Utilizar a ‘BARRA DE AÇÃO’ para ‘TRAMITAR’, ‘VISUALIZAR’ os detalhes dos seus

dados cadastrais ou ‘ATUALIZAR’ estes dados alterando-os.

▪ Acionar a opção ‘FOLLOW-UP – EMITIDOS’ para acessar o relatório de prazos de

atendimento emitidos pelo departamento;

▪ Utilizar os filtros do relatório para visualizar os prazos emitidos conforme desejar;

▪ Processos destacados em vermelho estão com os prazos de resposta vencidos;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 44 de 107

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2.11. Guias
A funcionalidade Guias destina-se à geração de guias para controle e ateste de
tramitação, remessa e expedição de processos.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade GUIAS.

▪ O sistema disponibiliza a lista de guias que podem ser impressas.

Navegando na tela inicial da funcionalidade:

▪ Selecionar a opção Guias de Tramitação para gerar guias de controle de envio de

processos para outros departamentos ativos no sistema;

▪ Selecionar a opção Guias de Remessa para gerar guias de controle do envio de

malotes de remessa de processo.

▪ Selecionar a opção Guias de Expedição – Externo para gerar guias de controle de

envio de processo para pessoas físicas e jurídicas externas à PMC;

▪ Selecionar a opção Guias de Expedição – Outras Secretarias para gerar guias de

controle de envio de processo para departamentos de outras secretarias que utilizam
o sistema

▪ Selecionar a opção Guias de Expedição – Em Mãos para gerar guias de controle de

envio de processos em mãos para pessoas físicas e jurídicas externas à PMC;

AÇÃO: Guias de Tramitação

A funcionalidade Guia de tramitação é destinada à geração de guias de controle de

protocolos tramitados entre departamentos da mesma empresa no sistema.

Procedimentos:

▪ Selecionar o tipo de guia que deseja gerar: guia de tramitação por departamento ou
guia de tramitação por protocolo.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 46 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
Guias de Tramitação por Departamento

Procedimentos:

▪ Preencher o formulário com as informações necessárias para a localização dos

protocolos que serão incluídos na guia. Os campos assinalados com asterisco
vermelho são de preenchimento obrigatório;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema listará o(s) processos tramitados pelo departamento de acordo com os

parâmetros informados no formulário.

▪ Selecionar o(s) protocolo que deseja incluir na guia;

▪ Acionar o botão ‘IMPRIMIR GUIA’;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 47 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema gerará uma guia como a seguir.

Guias de Tramitação por Protocolo

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo cujo histórico de tramitação deseja acessar;

▪ Acionar o botão ‘BUSCAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema listará os trâmites localizados;

▪ Selecionar o(s) trâmite(s) que deseja listar na guia;

▪ Acionar o botão ‘IMPRIMIR GUIA’ para efetuar a ação.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 48 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema gerará uma guia como a seguir .

AÇÃO: Guias de Remessa

A funcionalidade Guia de Remessa é destinada à geração de guias de controle de

envio de malotes de remessa de processo.

Procedimentos:

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 49 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ Preencher o formulário com as informações necessárias para a localização dos

protocolos que serão incluídos na guia. Os campos assinalados com asterisco
vermelho são de preenchimento obrigatório.

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

▪ Selecionar os registros que deseja incluir na guia e acionar o botão IMPRIMIR GUIA.

▪ O sistema irá exibir a Guia de Remessa conforme a tela abaixo.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 50 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

AÇÃO: Guia de Expedição - Externo

A funcionalidade Guia de Expedição – Externo é destinada à geração de guias de

controle de protocolos enviados para pessoas ou instituições externas à PMC.

Procedimentos:

▪ Preencher o formulário com as informações necessárias para a localização dos

protocolos que serão incluídos na guia;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema listará o(s) protocolo(s) localizado(s) de acordo com os parâmetros

utilizados na pesquisa;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 51 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ Selecionar o(s) protocolo que deseja incluir na guia;

▪ Acionar o botão ‘IMPRIMIR GUIA’;

▪ O sistema gerará uma guia como a seguir:

AÇÃO: Guias de Expedição - Outras Secretarias

A funcionalidade Guia de Expedição – Outras Secretarias é destinada à geração

de guias de controle de protocolos enviados para outras secretarias que utilizam o sistema.

Procedimentos:

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 52 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ Preencher o formulário com as informações necessárias para a localização dos

protocolos que serão incluídos na guia;

▪ O campo destino apresenta todos os departamentos das demais secretarias.

Selecionar o departamento que deseja gerar a guia;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema listará o(s) protocolo(s) localizado(s) de acordo com os parâmetros

utilizados na pesquisa;

▪ Selecionar o(s) protocolo que deseja incluir na guia;

▪ Acionar o botão ‘IMPRIMIR GUIA’;

▪ O sistema gerará uma guia como a seguir :

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 53 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

AÇÃO: Guia de Expedição – Em Mãos

A funcionalidade GUIA DE EXPEDIÇÃO – EM MÃOS é destinada à geração de

guias de controle de protocolos enviados em mãos a pessoas e instituições externas à PMC.

Procedimentos:

Ver tópico - Guias de Expedição.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 54 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
2.12. Anexar / Apensar

A funcionalidade Juntar/Anexar/Apensar destina-se a juntar um processo a outro

processo por meio da anexação ou apensação e juntar um documento a um processo. Por
esta funcionalidade também podem ser desfeitas as juntadas de processo.

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico do processo principal ao qual deseja anexar outros protocolos;

▪ Acionar o botão PESQUISAR;

▪ Informar o tipo de juntada (processo ou documento).

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NUP’, para selecionar o(s) documento(s) ou processo(s)

que deseja anexar.

▪ Informar o tipo de operação (anexação ou apensação) se o tipo de juntada for

processo. Para documento somente estará disponível a operação anexação.

▪ No campo NUP:
o Clicar no + do campo nup;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 55 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
o Selecionar com um ‘click’ o(s) documento(s) ou processo(s) que serão
juntados;
o Acionar o botão ‘ADICIONAR’;

▪ Em seguida o sistema mostrará uma relação dos protocolos que serão juntados ao
processo.

▪ Acionar o botão ‘ANEXAR’.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 56 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá a seguinte mensagem;

DESFAZER JUNTADA/ANEXAÇÃO/APENSAÇÃO

▪ Selecionar o documento ou processo que deseja desmembrar ou desentranhar;

▪ Acionar o botão ‘DESMEMBRAR’ para retirar o(s) documento(s) ou processo(s) da

juntada atual e reutilizar em seguida, ou ‘DESENTRANHAR’ para retirar o(s)
documento(s) ou processo(s) da juntada atual e deixá-lo(s) na listagem de correntes
para utilizar em ações futuras;

▪ Inserir uma justificativa para a desanexação;

▪ Se possuir o TERMO adicionar;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 57 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ Acionar o botão “CONFIRMAR DESMEMBRAMENTO” ou CONFIRMAR

“DESENTRANHAMENTO’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 58 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 59 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
2.13. Listagem

A funcionalidade Listagem destina-se à visualização e ao acesso às ações

disponíveis com os processos que estão na carga do departamento. Pela listagem o usuário
localiza o processo com o qual deseja trabalhar e em seguida a ação que deseja executar
com o processo escolhido.

Navegando na tela inicial da funcionalidade:

▪ Utilizar o campo ‘ANO’ para filtrar a exibição dos processos na listagem de acordo
com o ano em que foram registrados no sistema;
▪ Utilizar o campo ‘PENDÊNCIA’ para filtrar a exibição dos processos na listagem pelo
tipo de pendência que um processo possui. Os tipos de pendências são: ACEITA,
AGUARDANDO ANÁLISE, AGUARDANDO ENVIO, AGUARDANDO RESPOSTA,
CANCELADA, NÃO ACEITA, RESPONDIDO E NÃO ENVIADO;
▪ Utilizar o campo ‘SITUAÇÃO’ para filtrar a exibição da listagem de acordo com sua
situação (CORRENTES, CADASTRADOS, ARQUIVADOS, CANCELADOS,
EXPEDIDOS, SOBRESTADO, RECUSADOS, SOBRESTADOS e MIGRADOS);
▪ Selecionar a opção ‘PESSOAL’ para exibir apenas os processos distribuídos para a
responsabilidade do usuário;
▪ Selecionar a opção ‘MOSTRAR JUNTATOS’ para exibir na listagem os processos que
estão juntados a outros processos. Por padrão, o sistema os ocultará;
▪ Selecionar a opção ‘PROCESSOS DIGITAIS’ para exibir apenas os processos
digitais, os quais exibem a coloração amarela de fundo;
▪ Utilizar o campo ‘PESQUISAR’ para localizar um processo dentro da listagem de
processos exibida na tela;
▪ Utilizar a ‘BARRA DE AÇÃO’ para realizar alterações, inclusão de arquivos digitais,
tramitação, geração de etiquetas e outras ações com o processo;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 60 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

BARRA DE AÇÃO: Alterar

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Juntar / Anexar /

Apensar descrita no tópico 2.9 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Anexar / Apensar

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Juntar / Anexar /

Apensar descrita no tópico 2.9 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Arquivar

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Arquivar, descrita no

tópico 2.1 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Cancelar

A ação Cancelar destina-se ao cancelamento do registro de um processo no

sistema. Os processos cancelados não serão eliminados do sistema, mas serão
redirecionados para uma listagem de processos cancelados distinguindo-os dos que estão
na listagem de correntes.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação CANCELAR;

▪ Informar o motivo do cancelamento;

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para cancelar mais de um

processo ao mesmo tempo;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 61 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ Acionar o botão ‘CANCELAR’;

▪ O sistema atualizará a tela com a situação atual do processo: CANCELADO.

Após o cancelamento, o PROCESSO pode ser recuperado para a listagem de processos correntes. Para acessar
o cadastro de um processo cancelado, selecionar a situação ‘CANCELADO’ na Listagem de processos do departamento,
na barra de ação do processo desejado clicar em cancelar. A tela acima aparecerá, clicar no botão RECUPERAR
PROCESSO para que o mesmo, retorne à listagem de correntes.

Recuperar o Processo

▪ Acionar o botão ‘RECUPERAR PROCESSO’ para desfazer o cancelamento e reativar o

protocolo.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 62 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

BARRA DE AÇÃO: Distribuir

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Distribuir, descrita no

tópico 2.4 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Eventos

A ação Eventos é destinada ao cadastramento de eventos em processos

cadastrados no sistema.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação EVENTOS;

▪ Acionar o botão ‘+’, na opção ‘NUP´S ADICIONAIS’, para cadastrar um evento em

mais de um processo ao mesmo tempo;

▪ Informar o evento;

▪ Informar a data de ocorrência do evento;

▪ Preencher o campo de detalhamento do evento;

▪ Acionar o campo ‘INCLUIR’ para efetuar a ação.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 63 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema atualiza a tela com o novo evento do processo.

O sistema somente permite excluir o evento o usuário que cadastrou.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 64 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
Excluir evento:

▪ Marcar a caixa da coluna e acionar o botão ‘EXCLUIR’ para retirar o evento;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir solicitando que confirme a operação;

▪ O sistema atualiza mostrando a tela sem o evento;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 65 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
Finalizar evento:

▪ Marcar a caixa da coluna e acionar o botão ‘FINALIZAR’ para encerrar o evento;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir solicitando que confirme a operação.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 66 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema atualiza mostrando a tela com evento NÃO ATIVO;

BARRA DE AÇÃO: Expedir

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Expedir, descrita no

tópico 2.8 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: FAP

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Ficha de

Acompanhamento, descrita no tópico 2.6 deste manual.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 67 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
BARRA DE AÇÃO: Histórico

A funcionalidade Histórico é destinada à visualização dos históricos de tramitação e

prazo de resposta e de um processo. Esta tela não possui ações próprias .

BARRA DE AÇÃO: Incluir Documento

A ação Incluir Documento destina-se ao cadastro de um novo documento no

sistema anexando-o ao processo em que o usuário solicitou a inclusão.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação Incluir Documento Geral.

▪ O sistema irá apresentar a tela de cadastro de documento interno.

▪ Alguns dados já viram preenchidos com as informações que contam no processo que
está sendo respondido.

▪ Complementar os dados do formulário de cadastro com as informações que permitirão

a gestão deste documento e o acesso à informação nele registrada.

▪ Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetuar a ação ;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 68 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO

Será preenchido automaticamente com o número de protocolo do documento gerado pelo
NÚMERO
sistema após a inclusão.

DATA DO Inserir a data de criação da peça documental a ser cadastrada, somente pode ser
DOCUMENTO preenchido com a data atual ou com uma data retroativa.

Indicar neste campo se o documento a ser inserido será de caráter totalmente digital ou
TIPO DE SUPORTE
se alguma peça física dele circulará, escolhendo entre as opções DIGITAL e PAPEL.

Inserir o número de um processo já cadastrado no sistema PROTUS que seja correlato ao

NÚMERO DO PROTUS
documento que será cadastrado, se houver (campo não obrigatório).

TIPO DOCUMENTAL Inserir o tipo de documentos a ser cadastrado. Ex: Ofício, Despacho Ata...etc.

Se o documento a ser cadastrado possuir um número próprio Ex: Ofício nº01, inserir neste
NÚMERO DE ORIGEM campo, ou digitar S/N para documentos sem numeração, pois este campo é obrigatório e
necessita estar preenchido antes de se clicar em INCLUIR.

Definir neste campo em que nível de acesso ao documento está caracterizado. Se a opção
PÚBLICO for escolhida, todas as informações deste documento poderão ser visualizadas
ACESSO por qualquer usuário interno do sistema. Se outras opções de nível de acesso forem
cadastradas, somente usuários cadastrados com o mesmo nível poderão visualizar as
informações do documento em questão.

É preenchido automaticamente com o número do processo que deu origem ao documento

REFERÊNCIA
a ser cadastrado.

Inserir neste campo um número já cadastrado no SIGED que seja correlato ao documento
RESPOSTA AO
a ser cadastrado, se houver (campo não obrigatório).

PRAZO PREVISTO DE Inserir neste campo um prazo para o atendimento a este documento, se
TÉRMINO necessário (campo não obrigatório).
CLASSIFICAÇÃO Código derivado de um plano de classificação utilizado para organização dos processos de
ARQUIVISTICA um arquivo e determinar o seu prazo de guarda.

Indicar uma ou mais palavras correlatas ao documento a ser inserido, para facilitar buscas
PALAVRAS-CHAVE futuras dentro do sistema, se necessário (campo não obrigatório). As palavras-chave
devem ser pré-cadastrados.

ASSUNTO Detalhar neste campo o assunto/objeto do conteúdo do documento a ser cadastrado.

Acionar o botão + e escolher uma pessoa física ou jurídica que irá figurar como interessado
INTERESSADO direto do documento, ou seja, o documento será cadastrado em nome desta pessoa física
ou jurídica

Indicar neste campo quem entregou a documentação para cadastro, ou seja, de onde
procedem as peças documentais a serem cadastradas no sistema. Pode ser que o
PROCEDÊNCIA
interessado também figure como a procedência ou um representante legal daquele
interessado pode assumir este papel

Manter acionada a checkbox SIM para que após se clicar em INCLUIR, o sistema redirecione
ARQUIVO DIGITAL
o usuário à tela de inserção de arquivo digital

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 69 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
Preencher os campos deste item para que ao se clicar em INCLUIR, o documento seja
automaticamente tramitado para o departamento escolhido. Recomenda-se o não
TRAMITAR PARA
preenchimento destes campos pois, neste caso, o que será tramitado é o processo e não
o documento juntado a ele

Ao preencher e selecionar as informações acione o botão INCLUIR para efetivar o cadastro

INCLUIR
do processo no sistema.

LIMPAR Permite apagar todos os dados alimentados na tela.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 70 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação. E

anexará o documento ao processo.

▪ Ao deixar marcado a opção incluir arquivo digital SIM, após a mensagem de sucesso
da inclusão o sistema irá direcionar o usuário para a tela de incluir arquivo digital .

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 71 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
BARRA DE AÇÃO: Palavra-chave

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Palavra-chave,

descrita no tópico 2.11 deste manual.

BARRA DE AÇÃO: Responsáveis

A funcionalidade Responsáveis é destinada à atribuição de responsabilidade de um

processo a um usuário do sistema. O usuário e o processo precisam estar no mesmo
departamento para que a responsabilidade seja atribuída.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação RESPONSÁVEIS.

Cadastrar responsáveis técnicos:

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para dar a um usuário

responsabilidade sobre mais de um processo ao mesmo tempo;

▪ Informar o nome do usuário;

▪ Acionar o botão ‘INCLUIR’ para efetuar a ação;

▪ Ao selecionar a opção ‘RECEBER EMAIL DE TRAMITAÇÃO’ o sistema envia um e-

mail para o técnico responsável que foi associado.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 72 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá uma mensagem como a mensagem a seguir em confirmação ao

sucesso da ação.

▪ Após a mensagem o sistema exibirá a lista de responsáveis cadastrados.

▪ O usuário definido como responsável será alertado da existência de um processo

‘Pessoal Processos’ na página inicial do sistema, conforme imagem abaixo:

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 73 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

Excluir responsáveis técnicos:

▪ O responsável pode EXCLUIR ou FINALIZAR o acompanhamento do protocolo;

▪ Para excluir ou finalizar o acompanhamento o responsável precisa selecionar a ação

a ser excluída e acionar o botão ‘EXCLUIR’ ou ‘FINALIZAR’ para efetuar a ação;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 74 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
BARRA DE AÇÃO: Sobrestar

A ação Sobrestar destina-se ao sobrestamento de um processo registrado no

sistema (colocar um protocolo “em espera” enquanto aguarda alguma definição, criação ou
“chegada” de um outro protocolo). Ao ser sobrestado, o processo passa de situação
‘Corrente’ para ‘Sobrestado’. Por esta funcionalidade também podem ser desfeitas ações de
sobrestamento de processo.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação SOBRESTAR.

Sobrestar processo

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para sobrestar mais de um

processo ao mesmo tempo;

▪ Informar a localização física de armazenamento do processo;

o O(s) processos(s) pode(m) ser sobrestado(s) diretamente em uma caixa do
Módulo Arquivos. Acionar o botão + no campo ‘CAIXA’ para selecionar uma;
o Não é preciso preencher todos os campos;

▪ Selecionar a conclusão do processo;

▪ Informar o motivo/despacho do sobrestamento;

▪ Acionar o botão ‘SOBRESTAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 75 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema atualizará a tela com a nova situação do processo.

Após o sobrestamento, o processo continua sendo acessado pelo módulo de processo. Para acessá-lo o
usuário deverá escolher a situação ‘SOBRESTADO’ na Listagem de processos do departamento.

Desfazer sobrestamento:

▪ Acionar o botão ‘DESFAZER’ para desfazer o sobrestamento do processo.

BARRA DE AÇÃO: Tramitar

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Tramitar, descrita no

tópico 2.21 deste manual.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 76 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

BARRA DE AÇÃO: Volumes

Este é outro caminho possível para acessar a funcionalidade Volumes, descrita no

tópico 2.22 deste manual.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 77 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
2.14. Palavra - Chave

A funcionalidade Palavra-Chave destina-se à vinculação de palavras-padrão para a

descrição do conteúdo de um processo registrado no sistema.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade LISTAGEM barra de ação PALAVRA-CHAVE;

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico ao qual deseja vincular a palavras-chave.

▪ Acionar o botão PESQUISAR.

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NUP´S ADICIONAIS’, para inserir a(s) mesma(s)

palavra-chave(s) em mais de um processo ao mesmo tempo;

▪ Acionar o botão +, na opção ‘PALAVRA-CHAVE’, para pesquisar a(s) palavra(s)

desejada(s);
o Selecionar com um ‘tick’ a(s) palavra(s);
o Acionar o botão ‘INCLUIR’;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 78 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema atualizará a tela com a(s) palavra(s) selecionada(s);

▪ Acionar o botão ‘INSERIR’ para efetuar a ação;

Excluir palavra-chave:

▪ Para retirar uma palavra-chave, selecionar o item com um ‘tick’ na última coluna;

▪ Acionar o botão ‘EXCLUIR’ para iniciar a ação.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 79 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

2.15. Pesquisa Avançada

A funcionalidade Pesquisa-Avançada é destinada à busca por processos

cadastrados no sistema utilizando os campos das descrições utilizadas no registro deles.

Procedimentos:

▪ Preencher os campos do formulário de pesquisa com as informações das quais

dispõe;
o Para um resultado mais amplo, utilizar menos critérios;
o Para um resultado mais refinado, combinar mais critérios;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 80 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema listará o(s) protocolo(s) localizado(s) de acordo com os parâmetros

utilizados na pesquisa;

▪ Para acessar um processo clique no link do número do processo ou na coluna

NÚMERO/AÇÃO selecione uma das funções da lista.

▪ Acionar a opção ‘REFINAR PESQUISA’ para fazer nova busca utilizando também os
padrões utilizado na última pesquisa;

▪ Acionar a opção ‘NOVA PESQUISA’ para fazer nova busca em tela com todos os
campos em branco;

Informação Importante: O usuário deve utilizar esta funcionalidade informando o máximo de campos possíveis,
pois quanto menos refinada for a pesquisa maior serão número de processos apresentados e, consequentemente o
tempo de resposta da pesquisa será demorado. A recuperação das informações será efetuada informando um ou mais
campos ao mesmo tempo e, quanto mais campos estiverem preenchidos, mais preciso será o resultado da pesquisa.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 81 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 82 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
2.16. Pesquisa Simples

A funcionalidade Pesquisa Simples destina-se à busca de processos registrados

no sistema utilizando o número de protocolo como critério de busca. A pesquisa simples
direciona o usuário para a tela de dados cadastrais do processo.

A tela de dados cadastrais apresenta os dados que descrever o conteúdo e as

principais informações sobre ações realizadas com o processo.

Procedimentos:

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico do processo ao qual deseja pesquisa;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

▪ O sistema disponibilizará os dados do processo apenas para consulta. Para ver todas
as informações do processo, navegar na página rolando a barra vertical à direita da
tela.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 83 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema disponibiliza diversos botões de ações que podem ser feitas no processo
caso o mesmo, esteja com carga no departamento do usuário. Se o processo que
está sendo consultado estiver em outro departamento o sistema só disponibiliza, na
tela de cadastro, os botões ‘ETIQUETAS’ e ‘VISUALIZAR’.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 84 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
2.17. Receber Tramitação

A funcionalidade Receber Tramitação destina-se ao recebimento da tramitação de

ou um mais processos. O sistema disponibiliza a lista dos processos movimentados para o
departamento e que ainda não foram recebidos.

Ou

Procedimentos:

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 85 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico do processo principal ao qual deseja anexar outros protocolos;

▪ Selecionar, entre os processos listados, o(s) protocolos(s) cuja(s) tramitação(ões)

deseja receber.

▪ Acionar o botão ‘RECEBER’ para efetuar a ação;

o Acionar o botão ‘RECEBER/ARQUIVAR’ para ser redirecionado para a tela de
arquivamento de processos imediatamente após o recebimento;
o Acionar o botão ‘RECEBER/DISTRIBUIR’ para ser redirecionado para a tela
de distribuição de processos imediatamente após o recebimento;
o Acionar o botão ‘RECEBER/LISTAGEM’ para ser redirecionado para a
listagem de processos correntes do departamento;
o Acionar o botão ‘RECEBER/SOBRESTAR’ para ser redirecionado para a tela
de sobrestamento de processos;
o Acionar o botão ‘RECEBER/TRAMITAR’ para ser redirecionado para a tela de
tramitação de processos imediatamente após o recebimento;
o Acionar o botão ‘RECUSAR’ para recusar o recebimento de um processo, o
qual retornará à origem;

▪ O sistema apresenta três opções para o recebimento dos processos, além da opção
de recusa:
o Informar o número do processo e acionar o botão RECEBER;
o Marcar somente o(s) processo(s) que deseja receber clicando sobre a(s)
caixa(s) correspondente e acionando o botão RECEBER.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 86 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

o Além das opções de recebimento o sistema ainda dá a oportunidade de

RECUSAR o recebimento de um processo, o que faz com que esse processo
retorne à origem. Basta marcar a checkbox RECUSAR, informar a justificativa
para a recusa acionar o botão RECUSAR;

▪ O sistema emitirá uma a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 87 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ Enquanto um processo não for recebido via sistema este aparece com a cor vermelha
na Listagem de processos do departamento.

▪ Na listagem ao clicar na ação receber o sistema irá receber o processo

automaticamente.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 88 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0
2.18. Receber Distribuição

A funcionalidade Receber Distribuição destina-se ao recebimento da distribuição

da responsabilidade sobre um ou mais processos dada a um usuário do sistema.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade RECEBER DISTRIBUIÇÃO;

▪ Selecionar, entre os processos listados, o(s) processo(s) cuja(s) distribuição(ões)

deseja receber;
o O sistema listará nesta tela todos os processos distribuídos para o usuário;

▪ Acionar o botão ‘RECEBER’;

o O sistema atualizará a tela com os dados a serem inseridos;

o Informar o servidor responsável pelo recebimento e o motivo;

▪ Em seguida o sistema emitirá a mensagem de confirmação de sucesso da ação;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 89 de 107

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2.19. Receber Empréstimo

A funcionalidade Receber Empréstimo destina-se ao recebimento de empréstimos

de um ou mais processos arquivados e emprestados para o departamento e ainda não foram
recebidos.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade RECEBER EMPRÉSTIMO;

▪ Selecionar, entre os processos listados, o(s) processo(s) cujo(s) o empréstimo(s)

deseja receber;
o O sistema listará nesta tela todos os processos emprestados para o
departamento;

▪ Acionar o botão ‘RECEBER’;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 90 de 107

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2.20. Relatórios

A funcionalidade Relatórios destina-se à geração de relatórios das atividades

realizadas com processos no sistema. O usuário deve combinar os filtros e campos de busca
disponíveis em cada relatório para obter as informações que deseja.

Atualmente, estão disponíveis os relatórios de: Arquivo Setorial, Classificação

Arquivística, Comentários, Distribuição, Eficiência, Estatísticas Gerais, Juntada,Palavras-
Chave, Prazo de Atendimento, Prazo de Guarda, Prazo de Resposta, Produção, Produção
com Todos os Departamentos com Gráfico, Produção por Departamento com Gráfico,
Quantitativo de Protocolos por Departamento, Responsáveis, Relatório de Andamento de
Processos, Tempo de Tramitação e Tramitação.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade RELATÓRIOS:

▪ Selecionar o relatório desejado, digitar ou selecionar os campos para a filtragem e

acionar o botão PESQUISAR. Abaixo o exemplo de relatório de Produção.

Exemplo:

GERAR RELATÓRIO PRODUÇÃO

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 91 de 107

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▪ Preencher os campos do formulário de busca;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’ para efetuar a ação;

CAMPOS PARA SELEÇÃO E PREENCHIMENTO

Campo Descrição do Campo
Cadastrado no departamento Selecionar para filtragem dos dados a partir do departamento de cadastro do
processo. Campo preenchido com os departamentos do sistema.
Selecionar para incluir na pesquisa os departamentos subordinados ao
Incluir departamento subordinado
departamento selecionado no campo departamento de cadastro.
Selecionar para filtragem dos dados a partir da unidade demandante.
Unidade demandante
Campo preenchido com os departamentos do sistema.
Cadastrado por Selecionar para filtragem o usuário que procedeu com o cadastro do processo.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 92 de 107

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Campo preenchido com os usuários vinculados ao departamento de cadastro
selecionado.
Selecionar para filtragem dos dados a partir do departamento de onde foi tramitado
Tramitado de o processo. (Informar o departamento de origem do tramite).
Campo preenchido com os departamentos do sistema.
Selecionar para filtragem dos dados a partir de para onde foi tramitado o processo.
Tramitado para (Informar o departamento de destino do tramite)
Campo preenchido com os departamentos do sistema.
Informar para filtragem dos dados a partir do período inicial do cadastro do processo.
Cadastrados Entre (Início)
Campo preenchido com o primeiro dia do mês vigente.
Informar para filtragem dos dados a partir do período final do cadastro do processo.
Cadastrados Entre (Fim)
Campo preenchido com último dia do mês vigente.
Tramitado Entre (Início) Informar para filtragem dos dados a partir do período inicial de tramitação. (Período
inicial que o processo sofreu tramitações)
Tramitado Entre (Fim) Informar para filtragem dos dados a partir do período final de tramitação. (Período
final que o processo sofreu tramitações)
Recebido Entre (Início) Informar para filtragem dos dados a partir do período inicial de recebimento da
tramitação
Recebido Entre (Fim) Informar para filtragem dos dados a partir do período final de recebimento de
tramitação.
Selecionar a opção SIM para a pesquisa exibir somente os processos que não têm
Recebimento pendência de recebimento de tramitação e NÃO para exibir os que possuem
pendência de recebimento de tramitação.
Departamento atual Selecionar para filtragem dos dados a partir do departamento atual do processo.

Classificação Arquivística Selecionar para filtragem dos dados a partir da classificação arquivística do processo.

Incluir classificação arquivísticas Selecionar para filtragem dos dados a partir das classificações arquivísticas
subordinadas subordinadas a selecionada no campo Classificação Arquivística.

Selecionar para filtragem dos dados a partir do tipo de acesso do processo.

Acesso
Campo preenchido com os tipos de acesso do sistema.
Requerente Selecionar para da filtragem dos dados a partir do interessado do processo.

Campo Livre Informar para filtragem dos dados a partir do campo livre.
Este campo realiza a pesquisa pelo assunto do processo.
Considerar Processo Recebido Selecionar para considerar os processos externos como produzidos e aparecer no
como produzido resultado da pesquisa.

Selecionar para da filtragem dos dados a partir da situação do processo.

Situação O sistema apresenta os seguintes valores para seleção: Todas; (Default); Correntes;
Arquivados; Cancelados; Expedidos; Sobrestados; Eliminados; Recusados.
Evento Selecionar para filtrar os processos que possui evento associado.

Opções – Ver Tramitações Selecionar para que no resultado da pesquisa sejam exibidas as tramitações.

Opções – Mostrar Formulário Selecionar para se após a pesquisa exibir o formulário de pesquisa.

Opções – Exibir Selecionar para que no resultado da pesquisa sejam exibidos o CPF/CNPJ e
CPF/CNPJ/Endereço Endereço do interessado.

Selecionar para serem exibidos no resultado do relatório todos os campos ou

Exibir Campos
somente os campos selecionados.

Exibir Campos – Somente

Campos exibidos somente se a opção “somente selecionados” for selecionada.
Selecionados
Apresenta os campos a serem selecionados para exibição no resultado da pesquisa.
Campo
Valores apresentados no SOMENTE SELECIONADOS: Data do processo; Data de

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 93 de 107

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Abertura; Número de origem; Classificação Arquivística; Interessado(s);
Departamento Atual.

▪ O sistema atualizará a tela com uma relação de protocolos encontrados de acordo

com os critérios de busca utilizados.

CAMPOS APRESENTADOS NO RESULTADO DA PESQUISA

CAMPO DESCRIÇÃO DO CAMPO
Quantitativo Apresenta a quantidade de registros encontrados que correspondem ao critério de pesquisa
utilizado.
Apresenta o número do processo.
Processo
Ao clicar no número do processo, o sistema irá apresentar os detalhes do processo.
Formalização Em Apresenta o departamento em que o processo foi cadastrado.
Formalizado Por Apresenta o usuário que realizou a formalização do processo.
Data do Processo Apresenta a data do processo.
Data de Abertura Apresenta a data de abertura do processo. (Data de cadastro do processo no sistema).

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 94 de 107

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Classificação Apresenta a classificação arquivística do processo.
Arquivística

Interessado(s) Apresenta os interessados do processo com as informações do seu CPF se for pessoa física
ou CNPJ se for pessoa jurídica.
Endereço Apresenta o endereço dos interessados do processo.

Situação Apresenta a situação atual do processo.

Departamento Atual Apresenta o departamento atual do processo.

Data da Tramitação Apresenta a data de tramitação do processo.

Departamento de Apresenta o departamento de origem das tramitações do processo.

Origem
Departamento de Apresenta o departamento de destino das tramitações do processo.
Destino
Despacho Apresenta o despacho dado ao processo no momento das tramitações.

RELATÓRIOS MÓDULO PROCESSOS

RELATÓRIO DESCRIÇÃO CAMPOS

✔ Classificação arquivística
✔ Departamento atual
✔ Localização
Relatório para
✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”
controle dos prazos
Arquivo de guarda dos ✔ Data de expiração corrente
Setorial processos
✔ Data de expiração intermediária
arquivados em um
departamento. ✔ Ano
✔ Números dos processos
✔ Conclusão
✔ Opções de filtro para exibição do resultado
Relatório para ✔ Departamento de cadastro
controle das
✔ Tipo de documento
classificações
Classificação arquivísticas ✔ Classificação arquivística
atribuído a
Arquivística ✔ Data de cadastro dos documentos
processos
cadastrados no ✔ Acesso
sistema. ✔ Opções de filtro para exibição do resultado
Relatório para ✔ Data de cadastro dos comentários
controle de inclusões
Comentários de comentários em ✔ Usuário que fez os comentários
processos. ✔ Campo livre para busca no texto dos comentários
✔ Departamento atual dos processos
✔ Usuário pelo qual foi feita distribuição
Relatório para
controle de ✔ Usuário para o qual foi feita distribuição
Distribuição distribuições de ✔ Data da distribuição
processos a usuários
do sistema. ✔ Data de vencimento da distribuição
✔ Distribuição ativa “sim” ou “não”
✔ Distribuição recebida “sim” ou “não”

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 95 de 107

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✔ Opções de filtro para exibição do resultado
Relatório para
✔ Empresa que deseja verificar a eficiência
verificação da
eficiência dos ✔ Departamento que deseja verificar a eficiência
Eficiência departamentos em ✔ Data que deseja verificar a eficiência.
um determinado
período. ✔ Intervalo da eficiência.
Apresenta
estatísticas
Estatísticas quantitativas
N/A
Gerais gerais para
determinado
período.
✔ Departamento atual dos documentos
✔ Tipo de documento juntado
Relatório para
controle de ✔ Data de cadastro dos processos
Juntada processos anexados
✔ Retornar: Todos, Juntados ou Não Juntados.
a processos.
✔ Data da juntada.
✔ Usuário que realizou a juntada.
Relatório para ✔ Palavras-chave cadastrada
Palavras- controle de inclusões
chave de palavras-chave ✔ Usuário que realizou a inclusão
em processos. ✔ Data de cadastro das palavras-chave
✔ Opções de filtro para exibição do resultado
Relatório para
Prazo de controle dos prazos ✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”
Atendimento de atendimento dos
✔ Departamento atual
processos.
✔ Data de atendimento
✔ Exibir no relatório apenas “prazo de guarda vencido” ou “todos”
✔ Classificação arquivística,
Relatório para
Prazo de controle dos prazos ✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”
Guarda de guarda de
✔ Departamento atual
processos.
✔ Data de expiração corrente
✔ Data de expiração intermediária
✔ Mostrar Prazos “todos”, “compridos” e “não compridos”
Relatório para
✔ Departamento para a qual foi emitido prazo de resposta
controle de prazos
Prazo de de resposta ✔ Prazos “vencidos”, “vencendo” e “a vencer”
informados na
Resposta ✔ Departamento atual
tramitação de
documentos. ✔ Situação dos processos.
✔ Data inicial e final do prazo de resposta.
Relatório para
✔ Filtros explicados na exemplificação do relatório.
Produção controle da produção
de processos.
Produção com Relatório para ✔ Departamento de cadastro dos processos
Todos os controle de cadastro
Departamento de processos por ✔ Data de cadastro dos processos
s com Gráfico departamentos.
Relatório para
Produção Por ✔ Departamento atual
controle da situação
Departamento dos protocolos por
Com Gráfico departamento.
Relatório para
Quantitativo ✔ Tipo de departamento “interno”, “externo” e “próprio”.
controle de
de Protocolos quantidade de ✔ Situação do departamento

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 96 de 107

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por protocolos
✔ Somente exibir protocolos correntes
Departamento atualmente por
departamento.
✔ Empresa
✔ Departamento atual dos processos para exibir no resultado da pesquisa
✔ Departamento de cadastro dos processos para filtro.
✔ Exibir departamentos subordinados no resultado da pesquisa
✔ Agrupar departamentos subordinados no resultado da pesquisa.
✔ Departamento de cadastro dos processos para exibir no resultado da
pesquisa
Relatório para
controle de ✔ Departamento atual dos processos dos processos para filtro
Relatório de
Andamento de
Processos ✔ Exibir departamentos subordinados no resultado da pesquisa
cadastrados no
Processos sistema e sua ✔ Agrupar departamentos subordinados no resultado da pesquisa
situação atua. ✔ Situação dos processos
✔ Pendência “todos”, “aguardando envio”, “cancelada”,
“respondida e não enviada”, “aguardando análise”, “aguardando resposta”,
“aceita” e “não aceita”
✔ Origem do processo “Web”, “presencial” e “migrado”
✔ Permanência do processo no departamento
✔ Data permanência no departamento
✔ Data de cadastro do processo
✔ Departamento de atribuição
Relatório para ✔ Usuário que atribuiu
Responsáveis controle de ✔ Usuário a quem foi atribuído
responsáveis
✔ Data da atribuição
✔ Opções de filtro para exibição do resultado

Relatório para ✔ Departamento atual

Tempo de controle de tempo de ✔ Incluir departamentos subordinados
Tramitação tramitação.
✔ Data de tramitação

✔ Departamento de origem
✔ Departamento de destino
✔ Motivo da tramitação
✔ Tramitação recebida “sim” ou “não”
Relatório para
controle das ✔ Data da tramitação
Tramitação tramitações sofridas
✔ Horário da tramitação
por processos
✔ Situação dos processos
✔ Classificação Arquivística
✔ Incluir classificações arquivísticas subordinadas
✔ Opções de filtro para exibição do resultado

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 97 de 107

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2.21. Tramitar

A funcionalidade Tramitar destina-se à tramitação (movimentação) de processo de um

departamento para outro no sistema.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade TRAMITAR;

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número cívico que deseja
tramitar;

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’;

▪ Acionar o botão +, na opção ‘NÚMEROS ADICIONAIS’, para adicionar mais processo à tramitação;

▪ Informar se o(s) processo(s) tramitado(s) possui prioridade de tratamento no departamento de

destino;

▪ Informar o departamento de destino do(s) processos(s) e aos cuidados de qual usuário;

▪ Informar o motivo pelo qual está realizando a tramitação;

▪ Informar um despacho acerca da tramitação do(s) processo(s);

▪ Informar se há prazo para a resposta da tramitação;

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 98 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ Acionar o botão ‘TRAMITAR’ para efetuar a ação.

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação.

▪ O trâmite poderá ser desfeito até o recebimento do processo pelo departamento para
onde ele foi tramitado.

NÚMEROS ADICIONAIS:

▪ Esta funcionalidade é utilizada para adicionar outros registros na tramitação com o

mesmo motivo e o mesmo despacho. Para adicionar novos registros acione o botão
(+):

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 99 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ Selecionar o registro de interesse e acionar o botão ADICIONAR:

▪ Para tramitar mais de um volume do mesmo processo, deve-se adicionar os demais

volumes ao tramite no campo números adicional.

▪ Para tramitar os processos para departamentos distintos selecionar a opção

TRÂMITE PARA DEPARTAMENTOS DISTINTOS no campo DESTINO.

▪ O sistema irá listas os processos para a seleção dos departamentos de destino de

cada um.

▪ Informar o número de folhas dos processos e acionar o botão ‘TRAMITAR’ para

efetuar a ação.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 100 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

A tramitação altera a situação do processo para ‘TRAMITANDO’, Assim, o protocolo só poderá sofrer outras ações
até o recebimento pelo departamento de destino ou até o cancelamento da tramitação pelo departamento de origem .

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 101 de 107

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2.22. Volumes

A funcionalidade Volumes destina-se ao encerramento e abertura de volumes de

processos. Para abrir um novo volume é preciso que o volume anterior esteja encerrado.

Procedimentos:

▪ Selecionar a funcionalidade VOLUMES.

▪ Informar o número do processo ou o ler o código de barras ou informar o número

cívico.

▪ Acionar o botão ‘PESQUISAR’.

▪ Se o processo já possuir um volume aberto o sistema exibirá a tela abaixo para

realizar o encerramento do volume.

▪ Acionar o botão ‘ENCERRAR VOLUME’.

▪ O sistema exibirá a tela abaixo com a opção de criar o Termo de Encerramento de

Volumes.

▪ Acionar o botão [+]

▪ Informar o número do protocolo do termo.

▪ Acionar o botão ‘ADICIONAR’.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 102 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema irá atualizar a tela de volumes com o número do protocolo do termo

incluído.

▪ Acionar o botão ‘CONFIRMAR’. Para confirmar o encerramento do volume.

▪ O sistema emitirá a mensagem a seguir em confirmação ao sucesso da ação

Criar volume

▪ Para criar um volume de processos acionar o botão ‘CRIAR NOVO VOLUME’.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 103 de 107

 Manual do usuário – Módulo Processos Versão 1.0

▪ O sistema exibirá a opção de criar o Termo de Abertura de Volumes.

▪ Informar o número do protocolo do termo.

▪ Acionar o botão ‘ADICIONAR’.

▪ Ou preencher os campos para a criação de novo termo

▪ Acionar o botão ‘INCLUR’.

▪ O sistema irá atualizar a tela de volumes com o número do protocolo do termo

incluído.

▪ O sistema emitirá a mensagem solicitando a confirmação da ação.

▪ O sistema retornará a tela de volumes habilitando novamente a opção de encerrar

volume.

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 104 de 107

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Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 105 de 107

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3. 3 - TECLAS DE ATALHO

As teclas de atalho são ferramentas a serem utilizadas para agilizar o acesso a determinada tela ou
funcionalidade do sistema. Para acessar uma das telas, abaixo, acione a tecla correspondente no teclado do
seu computador. Abaixo, segue a finalidade de cada tecla.

TECLA FUNCIONALIDADE
F1 MANUAIS E NORMAS > VISUALIZAR

F2 DOCUMENTOS>CADASTRO
F3 PROCESSOS>VOLUMES
F4 DOCUMENTOS>ANEXOS
F6 DOCUMENTOS> ETIQUETAS
F7 DOCUMENTOS> AUTUAR PROCESSO
F8 DOCUMENTOS> PESQUISA SIMPLES
F9 DOCUMENTOS> ARQUIVAR
F11 DOCUMENTOS> JUNTAR DOCUMENTO
[Ctrl] + [G] DOCUMENTOS> CONTROLE DE PRAZOS
[Ctrl] + [P] IMPRIMIR

Elaboração: IKHON-Tecnologia Página 106 de 107

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4. 4- FECHAMENTO

O presente manual destina-se a orientar os usuários na utilização do Módulo de Processos do E-

Palmas, como também, dotá-los de conhecimentos da navegabilidade, usabilidade e das funcionalidades para
a operacionalização e gerência do mesmo.

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